「請求書PDFから支払い金額を抜き出してリスト化する作業、時間がかかって大変！」「契約書PDFの内容を確認して、重要な情報をチャットで共有するのを忘れがち…」
このような悩みも、PDFファイルの内容をAIが自動で読み取り、指定した項目だけを抽出して、普段お使いのチャットツールやスプレッドシートなどに連携できるフロー があれば解決できるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはDeepSeekを使ってPDFから情報を抽出する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
BoxにPDFがアップロードされたら重要項目をDeepSeekで抽出し、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
DeepSeekでPDFの情報を抽出して活用する様々な方法
DeepSeekを活用してPDFファイルから必要な情報を自動で抽出し、その結果を様々なツールに連携させることで業務を効率化する方法を、具体的なテンプレートを交えてご紹介します！
抽出結果をチャットツールに通知する
ストレージサービスにアップロードされたPDFの内容をDeepSeekが自動で抽出し、その結果を指定のチャットツールに通知する ことができます。
関係者への迅速な情報共有や確認作業の効率化を実現し、コミュニケーションの漏れを防ぎましょう！
BoxにPDFがアップロードされたら重要項目をDeepSeekで抽出し、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
BoxにPDFがアップロードされたら重要項目をDeepSeekで抽出し、Google Chatに通知する
試してみる
抽出結果をメールで送信する
ストレージサービスにあるPDFからDeepSeekで抽出した重要情報を、自動でメール本文に記載して送信する フローです。
定期的な報告や関係部署への情報連携などを自動化し、メール作成の手間を削減しましょう！
BoxにPDFがアップロードされたら重要項目をDeepSeekで抽出し、Gmailで送信する
試してみる
BoxにPDFがアップロードされたら重要項目をDeepSeekで抽出し、Outlookで送信する
試してみる
抽出結果をデータベース/CRMサービスに記録する
ストレージサービス内のPDFからDeepSeekで抽出したデータを、Google スプレッドシートやMicrosoft Excelなどのデータベース・表計算ソフトに自動で追加・記録 できます。
手作業による転記ミスを防ぎ、データの蓄積・管理を効率化しましょう！
BoxにPDFがアップロードされたら重要項目をDeepSeekで抽出し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
BoxにPDFがアップロードされたら重要項目をDeepSeekで抽出し、Microsoft Excelに追加する
試してみる
受け取ったPDFからDeepSeekを使って情報を抽出し、通知するフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、BoxにPDFファイルがアップロードされた際に、DeepSeekがファイルから重要項目を抽出し、その結果をMicrosoft Teamsに自動で通知するフローを解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
使用するアプリ（Box・DeepSeek・Microsoft Teams）のマイアプリ連携
テンプレートのコピー
トリガーとなるフォルダと各アクション（OCR・抽出・通知）の設定
フロー稼働の準備
BoxにPDFがアップロードされたら重要項目をDeepSeekで抽出し、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
前準備：テストに使用するファイルの用意
テスト用に、要約したいPDFファイル（もしくは画像ファイル）をご用意ください。
ステップ1：使用するアプリのマイアプリ連携
先ずは、使用するアプリ（DeepSeek・Box・Microsoft Teams）のアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではDeepSeek）を検索して選択。
「アカウント名」に任意の名称を設定。
「API Key」にDeepSeek APIから取得したAPIキーを設定。APIキー管理ページ にアクセス。DeepSeekのドキュメント をご覧ください。
設定を終えたら「追加」をクリック。
「マイアプリ」にDeepSeekが追加されていることを確認してください。
次はBoxを連携していきましょう。
Boxアカウントでログイン。
YoomからBoxへのアクセス権限を確認し、「Boxへのアクセスを許可」をクリック。
「マイアプリ」にBoxが追加されていることを確認してください。
このまま、Microsoft Teamsも連携していきます。
任意のMicrosoftアカウントを入力し、「次へ」をクリック。
既にサインインしているアカウントがある場合は、以下のような画面が表示されます。
パスワードを入力し、「サインイン」をクリック。
使用する3つのアプリがマイアプリ画面に追加されていれば、このフローでのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
BoxにPDFがアップロードされたら重要項目をDeepSeekで抽出し、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、フローの設定画面が開きます。
ステップ3：Boxのトリガー設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
Boxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
ここでは例として、「連携用フォルダに契約書が追加されたら」に変更しています。
「フォルダのコンテンツID」にトリガーとして設定したいフォルダのコンテンツIDを設定。
「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、指定したフォルダにWebhookが作成されます。
「次へ」をクリック。
ここでは例として、「アプリ連携用」フォルダに「契約書サンプル.pdf」をアップロードしています。
「テスト」をクリック。
テストに成功すると、「取得した値」にファイルの情報が追加されます。
手順8でアップロードしたファイルが取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。 これで、トリガーとなるファイルの設定が完了しました。
ステップ4：ファイルをダウンロードする設定
OCRアクションを行うにあたって、Boxのフォルダにアップロードされたファイルをダウンロードします。
Boxの「ファイルをダウンロード」をクリック。
「タイトル」を任意で変更。
連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
「コンテンツID」にはデフォルトで、ステップ3で取得したファイルのコンテンツIDが設定されています。こちらのヘルプページ をご覧ください。
変更は行わず、「テスト」をクリック。
テストに成功すると、対象のファイルがダウンロードされます。
ページ下部の「保存する」をクリック。 これで、ファイルのダウンロードは完了です。
ステップ5：ファイルから文字を読み取る設定
ダウンロードしたファイルからテキストを抽出しましょう。
※ OCRや音声の文字起こしといったAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
AIオペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
「タイトル」を任意で変更。
目的に応じて「アクション」を選択。
「次へ」をクリック。
OCRの対象となるファイルを設定する「ファイルの添付方法」には、デフォルトで「ダウンロードしたファイル」が設定されています。
「抽出したい項目」に、目的に応じて任意の項目を設定。
「使用するAI」を「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2(推奨)」から選択。こちらのヘルプページ で説明されています。
「言語」を「日本語」「英語」から選択。
OCRの詳しい設定方法は、こちらのヘルプページ をご覧ください。
テストに成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目の値がファイルから抽出され、「取得した値」に追加されます。
抽出したい情報が取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。 これで、ファイルからテキストが抽出できました。
ステップ6：重要項目の抽出
ステップ5で抽出したテキストからさらに、DeepSeekで重要項目を抽出していきます。
DeepSeekの「テキストを生成」をクリック。
「タイトル」を任意で変更。
連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
「モデルID」の入力欄をクリックし、表示される候補から抽出に使用するモデルを選択。DeepSeekのAPIガイド も合わせてご参照ください。
「コンテンツ」にステップ5で抽出したテキストと、重要項目の抽出にあたってのプロンプトを設定。
AIの挙動や応答スタイルを制御する「ロール」を「system」「user」「tool」「assistant」から選択。
その他、「参加者名」や「レスポンスフォーマット」など、必要に応じて各種設定が可能です。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
テストが成功すると、抽出された重要項目が「取得した値」の「メッセージ内容のリスト」に追加されます。
期待する項目が抽出できているかを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。 これで重要項目が抽出されました。
ステップ7：メッセージを送信する設定
最後に、抽出した重要項目を含むメッセージをMicrosoft Teamsに投稿します。
Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」をクリック。
「タイトル」を任意で変更。
連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
「チームID」は入力欄をクリックすると候補が表示されるため、対象となるチームを選択してください。
「チャネルID」も同様に候補から選択してください。
「メッセージ」に投稿する任意の内容を設定。
その他、必要に応じてメンション情報などの各種設定を行ってください。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
テストに成功したら、Microsoft Teamsの指定したチャネルにメッセージが投稿されていることを確認しましょう。
正しくメッセージが投稿されていれば、「保存する」をクリック。 ステップ8：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
DeepSeekを使った便利な自動化例
DeepSeekを使った自動化は、今回ご紹介した方法以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Googleフォームの回答をDeepSeekで分析しGoogle スプレッドシートに追加する
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Salesforceに新規リードが追加されたら、DeepSeekでフォローアップメールを生成し、メール送信する
試してみる
Yoomデータベースに追加した議事録をDeepSeekで要約してSlackに通知する
試してみる
Zoom会議の録画を文字起こし、DeepSeekで要約してNotionに追加する
試してみる
Zendeskでチケットが作成されたら、DeepSeekで分析しAsanaに追加する
試してみる
まとめ
DeepSeekを活用してPDFからの情報抽出を自動化することで、これまで手作業で行っていたPDFの内容確認や転記作業にかかる時間と手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。 これにより、担当者は情報入力のような単純作業から解放され、分析や企画立案といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。こちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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