【ノーコードで実現】Sansanの名刺情報から担当営業を自動で振り分ける方法

担当者を決定し、チャットツールに通知する

<span class="mark-yellow">Sansanに登録された名刺情報をもとに担当者を自動で決定し、SlackやDiscordといったチャットツールに即時通知する</span>ことで、担当者は新しいリード情報をリアルタイムで把握でき、迅速なアクションが可能になるので、対応漏れを防ぎ、営業機会の損失を最小限に抑えましょう！

担当者を決定し、メールで通知する

<span class="mark-yellow">Sansanの名刺情報から担当者を決定し、その担当者宛にGmailやOutlookで自動的にメール通知を送る</span>フローを構築できるので、普段メールを中心に業務連絡を行っているチームでもスムーズにリード情報を共有し、担当者は割り当てられたリードの詳細をすぐに確認できます！

Sansanの名刺情報を担当者に振り分け、Google スプレッドシートに記録するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Sansanに名刺情報が登録された際に、担当者を自動で決定し、その情報をGoogle スプレッドシートに記録するフローを解説していきます！このフローを使えば、誰がどのリードを担当するのかが一目で分かり、管理も容易になります。

今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

作成の流れは大きく分けて以下です。

• SansanとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Sansanのトリガー設定およびGoogle スプレッドシートのアクション設定
• トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認

ステップ1:SansanとGoogle スプレッドシートをマイアプリ登録

SansanとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。

Sansanのマイアプリ登録

1.まず初めにSansanのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

アプリ一覧からSansanを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。

2. 任意のアカウント名と、Yoomと連携したいアカウントのアクセストークンを入力します。

※「アクセストークン」は、Sansan管理画面から取得します。「設定＞外部サービス連携設定＞API Key」と進み、APIキーを取得してください。

Google スプレッドシートのマイアプリ登録

3.次はGoogle スプレッドシートをマイアプリに登録します。
(1)と同じように、Yoomの「新規接続一覧」の中からGoogle スプレッドシートをクリックして追加します。

Googleアカウントを選択して「次へ」をクリックします。

4.以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。

Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！

ステップ2:テンプレートをコピーする

1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3:Sansanのトリガーアクション設定

1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。

2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「名刺情報が登録されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

3.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。
※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。

4.続いて、テスト用にSansanに実際に名刺情報を登録してください。
※テストなので、仮の会社名や名前（例：「テスト株式会社」「テスト太郎」など）でOKです！

設定が完了したらテストを行います。

5.設定後、「テスト」をクリックしてください。テストが成功した場合は、アウトプットが取得できます。
こちらの値は次のフロー設定時に活用するので、取得された内容を確認しましょう。

ステップ4:生成AIを利用してテキストを作成する設定

続いて、「テキストを生成する」をクリックします。

2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」に進みましょう。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「変換タイプ」→テキストを生成｜500文字以内（3タスク）

3.「プロンプト」にAIへの指示内容をテキストで設定します。

※プロンプトにSansanの名刺を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「名刺情報が登録されたら」から設定します。
※テキストを生成するオペレーションの詳細は、こちらのヘルプページを確認してください。

今回は例として、以下のような内容で入力しました！

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4.設定後に「テスト」を実行します！

スクロールすると、先ほどの様にアウトプットが表示されます。

確認できたら、「保存する」をクリックしてください。

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ステップ5:Google スプレッドシートに記録する設定

1.あっという間に最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。

2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。

先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「レコードを追加する」のまま下にスクロールします。

5.「スプレッドシートID」、「シートID」は候補から選択してください。

6.任意の「テーブル範囲」を入力しましょう。

設定後に「次へ」に進みます！

7.「追加するレコードの値」の項目に、先ほど取得した生成結果を選択します。

8.入力後に、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、Google スプレッドシートに記録ができていることを確認しましょう！

確認後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ6:トリガーをONに設定して動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。

設定お疲れさまでした！

SansanのAPIを使ったその他の自動化例

SansanのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Sansanを使った自動化例

Outlookで受信したメール内容をもとにSansanに名刺情報を登録したり、Googleフォームからの情報をSansanに追加したりできます。また、Sansanのデータを基幹システムに連携したり、Salesforceのリード情報をSansanに登録することも可能です。

まとめ

この記事では、「Sansanの名刺情報から担当営業を自動で振り分ける方法」について、プログラミング不要で実現する具体的なアプローチをご紹介しました。
Sansanに登録された名刺情報をもとに、担当者を自動で決定し、管理ツールへ記録・通知する自動化は、リード対応のスピード向上だけでなく、割り振りミスの防止にも効果的です。

<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介した担当者振り分けの自動化以外にも、様々な業務を効率化するためのテンプレートが豊富に用意されています。</span>スプレッドシートへの記録、チャット通知、フォーム送信データとの連携など、日々の業務に合わせた自動化を柔軟に選べる点も大きな魅力です。
「リード対応をもっと早くしたい」「営業チームの負担を減らしたい」「名刺管理の手間を減らしたい」と考えている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用した自動化にトライしてみてください。難しい操作は不要で、すぐに始められますよ！

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