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「また名刺情報を手作業で振り分けなきゃいけないのか…。」
「リード対応、もっとスピードアップできないかな。」
そんな悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか？たとえば、Sansanに登録された名刺情報をもとに担当者を自動で振り分けて、さらにその情報をGoogle スプレッドシートに自動記録することができたらどうでしょうか。このように自動化ができれば、誰がどのリードを担当しているかが一目で把握できて、リード管理が簡単になるはずです！手作業での割り振りミスやデータ入力のミスのようなヒューマンエラーを防ぐことができるのでおすすめです。
この記事では、Sansanを活用した、具体的な自動化フローの作り方をご紹介します。「もっと早く知りたかった！」と思うような、あなたにぴったりの自動化がきっと見つかるはずです。ぜひチェックしてみてください！
YoomにはSansanの名刺情報に基づいて担当者を振り分ける業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Sansanで管理している名刺情報を、都度Google スプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。また、担当者の割り振りや情報入力の際に、ミスや抜け漏れが発生することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Sansanへの名刺登録をきっかけに、AIが担当者を判断しGoogle スプレッドシートへ自動で記録するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Sansan、Google スプレッドシートをそれぞれYoomと連携させてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Sansanに登録された名刺情報をトリガーとして、適切な担当営業を自動で決定し、その情報を様々なツールへ連携する自動化の方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！この自動化により、リードへの対応速度が向上し、割り振りミスも防げるため、営業効率の改善が期待できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Sansanで取得した名刺情報と自動で割り振られた担当者情報を、Google スプレッドシートやNotionなどのデータベース・CRMツールに自動で記録・蓄積することが可能になるため、手作業でのデータ入力の手間を省き、常に最新のリード管理状況を維持できます！
■概要
Sansanで管理している名刺情報を、都度Google スプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。また、担当者の割り振りや情報入力の際に、ミスや抜け漏れが発生することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Sansanへの名刺登録をきっかけに、AIが担当者を判断しGoogle スプレッドシートへ自動で記録するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Sansan、Google スプレッドシートをそれぞれYoomと連携させてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Sansanで獲得した名刺情報を、一件ずつ担当者を確認してNotionに手入力していませんか？この作業は、時間と手間がかかる上に、転記ミスや担当者の割り振り間違いといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Sansanに名刺情報が登録されるだけで、AIがルールに基づいて担当者を自動で判断し、Notionのデータベースへ情報を記録するため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Sansan、NotionをそれぞれYoomと連携させてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Sansanに登録された名刺情報をもとに担当者を自動で決定し、SlackやDiscordといったチャットツールに即時通知することで、担当者は新しいリード情報をリアルタイムで把握でき、迅速なアクションが可能になるので、対応漏れを防ぎ、営業機会の損失を最小限に抑えましょう！
■概要
Sansanに新しい名刺が登録されるたび、担当者を割り振り関係者に連絡する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は、連絡漏れや対応の遅れに繋がり、機会損失の原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Sansanへの名刺登録をきっかけに担当者を自動で判定し、Slackへ即座に通知することが可能です。リードへの迅速なアプローチを実現し、営業活動を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Sansanに新しい名刺を登録した後、担当者の割り振りや関係部署への通知を手作業で行っていませんか。こうした手作業は対応の遅れや連絡漏れにつながる可能性があり、営業機会の損失にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Sansanへの名刺登録をきっかけとして、AIが自動で担当者を判断し、その結果をDiscordへ通知するため、リードへの迅速なアプローチを支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Sansan、DiscordをそれぞれYoomと連携させてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Sansanの名刺情報から担当者を決定し、その担当者宛にGmailやOutlookで自動的にメール通知を送るフローを構築できるので、普段メールを中心に業務連絡を行っているチームでもスムーズにリード情報を共有し、担当者は割り当てられたリードの詳細をすぐに確認できます！
■概要
Sansanで管理している名刺情報を、手作業で担当者に割り振り、都度メールで連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業による連絡では、対応漏れや遅れが起こる可能性も懸念されます。このワークフローを活用すれば、Sansanに新しい名刺が登録されると、AIが自動で担当者を判断し、Gmailで関係者に通知するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Sansan、GmailをそれぞれYoomと連携させてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Sansanに新しい名刺情報が登録されるたびに、担当者を割り当ててOutlookで通知する作業は、定型業務でありながらも手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Sansanへの名刺登録をきっかけに、AIが適切な担当者を判断し、Outlookで自動的に通知します。手作業による連絡の手間や遅延をなくし、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Sansan、OutlookをそれぞれYoomと連携させてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
それではここから代表的な例として、Sansanに名刺情報が登録された際に、担当者を自動で決定し、その情報をGoogle スプレッドシートに記録するフローを解説していきます！このフローを使えば、誰がどのリードを担当するのかが一目で分かり、管理も容易になります。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Sansanで管理している名刺情報を、都度Google スプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。また、担当者の割り振りや情報入力の際に、ミスや抜け漏れが発生することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Sansanへの名刺登録をきっかけに、AIが担当者を判断しGoogle スプレッドシートへ自動で記録するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Sansan、Google スプレッドシートをそれぞれYoomと連携させてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
SansanとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。
Sansanのマイアプリ登録
1.まず初めにSansanのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からSansanを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。
2. 任意のアカウント名と、Yoomと連携したいアカウントのアクセストークンを入力します。
※「アクセストークン」は、Sansan管理画面から取得します。「設定＞外部サービス連携設定＞API Key」と進み、APIキーを取得してください。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録
3.次はGoogle スプレッドシートをマイアプリに登録します。
(1)と同じように、Yoomの「新規接続一覧」の中からGoogle スプレッドシートをクリックして追加します。
Googleアカウントを選択して「次へ」をクリックします。
4.以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Sansanで管理している名刺情報を、都度Google スプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。また、担当者の割り振りや情報入力の際に、ミスや抜け漏れが発生することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Sansanへの名刺登録をきっかけに、AIが担当者を判断しGoogle スプレッドシートへ自動で記録するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Sansan、Google スプレッドシートをそれぞれYoomと連携させてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「名刺情報が登録されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。
※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
4.続いて、テスト用にSansanに実際に名刺情報を登録してください。
※テストなので、仮の会社名や名前（例：「テスト株式会社」「テスト太郎」など）でOKです！
設定が完了したらテストを行います。
5.設定後、「テスト」をクリックしてください。テストが成功した場合は、アウトプットが取得できます。
こちらの値は次のフロー設定時に活用するので、取得された内容を確認しましょう。
続いて、「テキストを生成する」をクリックします。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」に進みましょう。
3.「プロンプト」にAIへの指示内容をテキストで設定します。
※プロンプトにSansanの名刺を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「名刺情報が登録されたら」から設定します。
※テキストを生成するオペレーションの詳細は、こちらのヘルプページを確認してください。
今回は例として、以下のような内容で入力しました！
↓
↓
4.設定後に「テスト」を実行します！
スクロールすると、先ほどの様にアウトプットが表示されます。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
1.あっという間に最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「レコードを追加する」のまま下にスクロールします。
5.「スプレッドシートID」、「シートID」は候補から選択してください。
6.任意の「テーブル範囲」を入力しましょう。
設定後に「次へ」に進みます！
7.「追加するレコードの値」の項目に、先ほど取得した生成結果を選択します。
8.入力後に、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、Google スプレッドシートに記録ができていることを確認しましょう！
確認後、「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
SansanのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Outlookで受信したメール内容をもとにSansanに名刺情報を登録したり、Googleフォームからの情報をSansanに追加したりできます。また、Sansanのデータを基幹システムに連携したり、Salesforceのリード情報をSansanに登録することも可能です。
■概要
Googleフォームに登録された情報をSansanに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.フォーム運用を担当している方
・顧客向けのアンケートや問い合わせ用のフォームをGoogleフォームで運用している方
2.CRMツールで顧客データを管理している方
・Sansanを活用して顧客データを一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームはビジネスニーズに合わせてフォームを作成することができ、データ収集の効率化に役立ちます。
また、対面での名刺交換が難しい状況においてGoogleフォームを活用することで、場所を問わず連絡先の交換や収集をすることができます。
しかし、収集した名刺データをSansanに手動で登録している場合、1件ずつ手動で登録するのは時間がかかり非効率的です。
このテンプレートを利用することで、名刺データの件数が多い場合でも、Sansanへのデータ登録はシームレスに行われるため、管理業務の負担を軽減することが可能です。
■注意事項
・Googleフォーム、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、Sansanにも手動で情報を入力していませんか。こうした繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceにリードが登録されると、その情報が自動でSansanにも追加されます。これにより、面倒なデータ入力作業から解放され、顧客情報管理の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Outlookで受信したメールに記載されている署名情報などを、都度手作業でSansanへ登録する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動でメール本文から会社名や氏名、連絡先といった情報を抽出し、Sansanへ名刺情報として登録する処理を自動化します。手入力の手間や転記ミスをなくし、顧客情報の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Sansanで管理している名刺情報を、基幹システムへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。一つ一つの作業は単純でも、件数が増えると大きな負担になり、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Sansanの名刺情報ページからワンクリックで情報を取得し、お使いの基幹システムへ自動で登録できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Sansanで新しい名刺情報を登録した際、その情報をチームメンバーに都度共有するのは手間がかかりますよね。
手作業で行うとなると、共有の遅延や漏れといったミスにつながることもあります。
このワークフローを活用すれば、Sansanへの名刺情報の登録をトリガーに、自動でMicrosoft Teamsに通知が送信されるようになります。
ヒューマンエラーを防ぎ、迅速かつ正確な情報共有が実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
この記事では、「Sansanの名刺情報から担当営業を自動で振り分ける方法」について、プログラミング不要で実現する具体的なアプローチをご紹介しました。
Sansanに登録された名刺情報をもとに、担当者を自動で決定し、管理ツールへ記録・通知する自動化は、リード対応のスピード向上だけでなく、割り振りミスの防止にも効果的です。
Yoomには、今回ご紹介した担当者振り分けの自動化以外にも、様々な業務を効率化するためのテンプレートが豊富に用意されています。スプレッドシートへの記録、チャット通知、フォーム送信データとの連携など、日々の業務に合わせた自動化を柔軟に選べる点も大きな魅力です。
「リード対応をもっと早くしたい」「営業チームの負担を減らしたい」「名刺管理の手間を減らしたい」と考えている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用した自動化にトライしてみてください。難しい操作は不要で、すぐに始められますよ！
まずはテンプレートを試してみて、その効果を実感してみませんか？
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