【ノーコードで実現】Microsoft TeamsのチャットをDropboxに自動でバックアップする方法

とにかく早く試したい方へ

YoomにはMicrosoft Teamsに投稿されたメッセージをPDF化し、Dropboxに格納する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Microsoft Teamsに投稿されたメッセージをPDF化し、Dropboxに格納する

試してみる

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■概要
「Microsoft Teamsに投稿されたメッセージをPDF化し、バックアップファイルとしてDropboxに格納する」ワークフローは、Microsoft Teamsのチャット内容を自動でバックアップし、安全に保存する業務ワークフローです。日々のコミュニケーションがMicrosoft Teamsで行われる中、大切なメッセージや会話の履歴を手動で保存するのは手間がかかります。Yoomを活用したこのワークフローを導入すれば、Microsoft Teamsチャットのバックアップを自動化し、Dropboxに整理された形で保管することが可能です。情報の管理が容易になり、必要な時に迅速にアクセスできます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsでのチャット履歴を効率的にバックアップしたい企業のIT担当者
・チーム内のコミュニケーション記録を体系的に保存・管理したいプロジェクトマネージャー
・情報セキュリティやデータ保持に関するポリシーを遵守したい経営者
・Dropboxを既に活用しており、Teamsとの連携を強化したいユーザー
・手動でのバックアップ作業に時間を割きたくない業務効率化を目指すビジネスパーソン

■注意事項
・Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Microsoft Teamsでの日々のコミュニケーションが活発で、重要な情報やファイルがチャット内で頻繁にやり取りされる中で、「後で確認しようと思っていたチャット履歴が流れてしまって見つけられない…」「プロジェクトに関する大切なやり取りを確実に保存しておきたいけれど、一つ一つ手動でバックアップするのは手間がかかるし、忘れそうで不安…」といった悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか？
特に、複数のチャンネルや多数のメンバーが関わるプロジェクトでは、情報の散逸や確認漏れが業務の遅延につながることもあります。

もし、Teamsのチャットメッセージが自動的にDropboxのようなクラウドストレージにバックアップされる仕組みがあれば、こうした手作業の煩わしさや情報の見落としリスクから解放されます。
安心してコミュニケーションに集中できるだけでなく、必要な情報をいつでも迅速に参照できるようになるでしょう。

今回ご紹介する自動化フローは、専門的な知識がなくても簡単に設定でき、日々の業務負担を軽減してくれるので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！

Microsoft TeamsとDropboxを連携する自動化の方法

Microsoft TeamsとDropbox間で発生するチャットメッセージのバックアップや関連情報の共有を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、手作業によるバックアップの手間を削減し、重要なコミュニケーション履歴を確実に保存・管理できるようになるため、業務の効率化はもちろん、情報の保全性向上にも繋がるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

Microsoft TeamsのメッセージをPDF化してDropboxに自動で格納・通知する

Microsoft Teamsに投稿されたメッセージを自動的にPDFファイルへ変換し、指定したDropboxフォルダに格納したり、その処理が完了したことを関係者にメールで通知したりする一連のフローです。
重要なチャット内容の確実なバックアップと、必要に応じたスムーズな情報共有を実現することで、手作業での保存漏れや共有の手間を大幅に削減できます！

Microsoft Teamsに投稿されたメッセージをPDF化し、Dropboxに格納する

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■概要
「Microsoft Teamsに投稿されたメッセージをPDF化し、バックアップファイルとしてDropboxに格納する」ワークフローは、Microsoft Teamsのチャット内容を自動でバックアップし、安全に保存する業務ワークフローです。日々のコミュニケーションがMicrosoft Teamsで行われる中、大切なメッセージや会話の履歴を手動で保存するのは手間がかかります。Yoomを活用したこのワークフローを導入すれば、Microsoft Teamsチャットのバックアップを自動化し、Dropboxに整理された形で保管することが可能です。情報の管理が容易になり、必要な時に迅速にアクセスできます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsでのチャット履歴を効率的にバックアップしたい企業のIT担当者
・チーム内のコミュニケーション記録を体系的に保存・管理したいプロジェクトマネージャー
・情報セキュリティやデータ保持に関するポリシーを遵守したい経営者
・Dropboxを既に活用しており、Teamsとの連携を強化したいユーザー
・手動でのバックアップ作業に時間を割きたくない業務効率化を目指すビジネスパーソン

■注意事項
・Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Microsoft Teamsに投稿されたメッセージをPDF化してDropboxに格納し、メールを送信する

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■概要
「Microsoft Teamsに投稿されたメッセージをPDF化してバックアップファイルとしてDropboxに格納し、メールを送信する」ワークフローは、Microsoft Teamsのチャットバックアップを自動化する効率的な業務ワークフローです。毎日のコミュニケーションを簡単に保存・共有できるため、情報管理の手間を軽減します。YoomのAPI連携機能を活用し、メッセージをPDFに変換後、Dropboxに自動保存できます。
さらに、関係者へメール通知することで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsでのチャット内容を定期的にバックアップしたい企業のIT担当者
・チームメンバーとのコミュニケーション記録を簡単に保存・共有したいプロジェクトマネージャー
・情報管理の効率化を図り、手動でのバックアップ作業を省きたいビジネスオーナー
・Dropboxを既に利用しており、Teamsのメッセージと連携させたいユーザー
・メッセージのPDF化や自動メール送信を通じて、チーム内外への情報共有を強化したい方

■注意事項
・Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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特定条件のMicrosoft TeamsメッセージをPDF化してDropboxに自動で格納する

特定のキーワードを含むメッセージや、特定のチャンネル・ユーザーからの投稿など、あらかじめ設定した条件に合致するMicrosoft Teamsのチャットメッセージのみを選別し、PDFファイルとしてDropboxに自動でバックアップするフローです。
必要な情報だけを選択的にアーカイブし、ストレージ容量の節約や後から情報を探す際の検索性を高めるのに役立ちます！

Microsoft Teamsに投稿された特定条件のメッセージをPDF化し、Dropboxに格納する

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■概要  
「Microsoft Teamsに投稿された特定条件のメッセージをPDF化し、バックアップファイルとしてDropboxに格納する」ワークフローは、Microsoft Teamsのチャット内容を効率的にバックアップする業務ワークフローです。日々のコミュニケーションで重要な情報が流れる中、特定の条件に合致するメッセージを自動でPDF化し、安全にDropboxに保存することで、情報の整理や検索が容易になります。
これにより、チーム内の情報管理がスムーズになり、必要な時に迅速にアクセスできる環境を整えます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsで頻繁に重要な情報がやり取りされているが、手動でのバックアップに手間を感じているチーム
・チャット内容を整理・保存し、後から参照できるようにしたいIT管理者
・Dropboxを既存のファイル管理ツールとして活用しており、Microsoft Teamsとの連携を図りたいビジネスパーソン
・情報の漏れや紛失を防ぎつつ、効率的なバックアップ方法を探している中小企業の経営者
・RPAやAPI連携を活用して業務の自動化を推進したい方

■注意事項
・Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Microsoft TeamsのチャットをPDF化してDropboxにバックアップするフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsに新しいメッセージが投稿された際に、その内容をPDF化してDropboxに自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Microsoft Teams、Googleドキュメント、Dropboxのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Microsoft Teamsのトリガー設定と、GoogleドキュメントおよびDropboxのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

Microsoft Teamsに投稿されたメッセージをPDF化し、Dropboxに格納する

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■概要
「Microsoft Teamsに投稿されたメッセージをPDF化し、バックアップファイルとしてDropboxに格納する」ワークフローは、Microsoft Teamsのチャット内容を自動でバックアップし、安全に保存する業務ワークフローです。日々のコミュニケーションがMicrosoft Teamsで行われる中、大切なメッセージや会話の履歴を手動で保存するのは手間がかかります。Yoomを活用したこのワークフローを導入すれば、Microsoft Teamsチャットのバックアップを自動化し、Dropboxに整理された形で保管することが可能です。情報の管理が容易になり、必要な時に迅速にアクセスできます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsでのチャット履歴を効率的にバックアップしたい企業のIT担当者
・チーム内のコミュニケーション記録を体系的に保存・管理したいプロジェクトマネージャー
・情報セキュリティやデータ保持に関するポリシーを遵守したい経営者
・Dropboxを既に活用しており、Teamsとの連携を強化したいユーザー
・手動でのバックアップ作業に時間を割きたくない業務効率化を目指すビジネスパーソン

■注意事項
・Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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ステップ1：Microsoft Teams、Googleドキュメント、Dropboxのマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。

Microsoft TeamsとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

GoogleドキュメントとYoomのマイアプリ登録

同様にGoogleドキュメントを検索してください。この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。

メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。

パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。

「続行」をクリックするとGoogleドキュメントのマイアプリ連携が完了します。

DropboxとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

ステップ2：テンプレートをコピー

Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

Microsoft Teamsに投稿されたメッセージをPDF化し、Dropboxに格納する

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■概要
「Microsoft Teamsに投稿されたメッセージをPDF化し、バックアップファイルとしてDropboxに格納する」ワークフローは、Microsoft Teamsのチャット内容を自動でバックアップし、安全に保存する業務ワークフローです。日々のコミュニケーションがMicrosoft Teamsで行われる中、大切なメッセージや会話の履歴を手動で保存するのは手間がかかります。Yoomを活用したこのワークフローを導入すれば、Microsoft Teamsチャットのバックアップを自動化し、Dropboxに整理された形で保管することが可能です。情報の管理が容易になり、必要な時に迅速にアクセスできます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsでのチャット履歴を効率的にバックアップしたい企業のIT担当者
・チーム内のコミュニケーション記録を体系的に保存・管理したいプロジェクトマネージャー
・情報セキュリティやデータ保持に関するポリシーを遵守したい経営者
・Dropboxを既に活用しており、Teamsとの連携を強化したいユーザー
・手動でのバックアップ作業に時間を割きたくない業務効率化を目指すビジネスパーソン

■注意事項
・Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

ステップ3：Microsoft Teamsのトリガー設定

「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリック。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「チャネルにメッセージが送信されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。

※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

次にチームIDとチャネルIDを候補から選択してください。

最後にMicrosoft Teamsに移り、選択したチャネルにメッセージを投稿します。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻って「テスト」をクリックしましょう。

成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。

ステップ4：Googleドキュメントのアクション設定

「書類を発行する」をクリック。

書類の連携をします。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。

次に雛形となるドキュメントのファイルIDを候補から選択しましょう。

「書類を発行する」の設定方法

最後に、発行する書類の格納先となるGoogle DriveのフォルダIDを選択します。
「出力ファイル名」は予め入力されているのでそのまま「次へ」をクリックしてください。

置換条件の設定に入ります。「置換対象の文字列」が雛形と異なる場合は「↻ 置換条件を再取得」をクリックして更新しましょう。
「置換後の文字列」はステップ3で取得したアウトプットを選択すると簡単に設定できます。

設定が完了したらテストしてください。

成功したら保存しましょう。ダウンロードして書類を確認することもできます。

ステップ5：Dropboxのアクション設定

「ファイルをアップロード」をクリック。

ステップ3と同様、アクションはテンプレート通りに「ファイルをアップロード」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

API接続設定に移るので、まず任意でフォルダのパスを入力しましょう。今回は例としてtestフォルダに格納します。

次に「ファイル名」の欄に「書類を発行する」の「発行した書類」を選択してください。

「ファイルの添付方法」と「ファイル」は予め設定されている通りで大丈夫なので、そのままテストしましょう。

成功したら保存します。

Dropboxに格納されましたね！

ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。

以上が、Microsoft Teamsに投稿されたメッセージをPDF化し、バックアップファイルとしてDropboxに格納する方法でした！

Microsoft TeamsやDropboxのAPIを使ったその他の自動化例

Microsoft TeamsやDropboxのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてください！

Microsoft Teamsを使った自動化例

アンケート結果やデータ情報をMicrosoft Teamsに通知可能です！
Microsoft Teamsのメッセージ内容を基に、フォルダを作成することもできます。

Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが送信されたらSlackに通知する

試してみる

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■概要
Microsoft TeamsとSlackを併用している環境で、情報の確認漏れやツール間の手作業による転記に手間を感じることはないでしょうか。
重要なメッセージを見逃したり、都度コピー＆ペーストで共有する作業は、コミュニケーションの遅延や非効率の原因となります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をトリガーに、Slackの指定チャネルへ自動で通知できるため、ツールを横断した情報共有を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとSlackを併用しており、情報共有の漏れや手間をなくしたいと考えている方
・部署やチーム間で利用するチャットツールが異なり、円滑な連携に課題を感じている方
・手作業による情報伝達を自動化し、コミュニケーションロスを防ぎたいと考えている方

■注意事項
・Microsoft Teams、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
1. Microsoft Teamsを利用してメンバーとコミュニケーションを取っている方
・日々のメッセージ内容を効率的に管理し、必要な情報をすぐにアクセスできるようにしたい方
・メンバーとのやり取りを整理し、情報の共有漏れを防ぎたいと考える方

2. OneDriveを活用してファイル管理を行っている方
・ファイルを手動で整理する手間を省き、自動化によって業務効率を向上させたい方
・メッセージ内容に基づいて自動的にフォルダを作成し、重要な情報を漏れなく保存したい方

■注意事項
・Microsoft TeamsとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Salesforceのリードオブジェクトにレコードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する

試してみる

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■概要
「Salesforceのリードオブジェクトにレコードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローは、営業チームの迅速な対応を支援する業務ワークフローです。
新しいリードがSalesforceに登録されるたびに、自動的にMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、チーム全体がリアルタイムで情報を共有できます。
これにより、リードフォローアップのタイミングを逃さず、効率的な営業活動が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用してリード管理を行っている営業担当者の方
・Microsoft Teamsでチームコミュニケーションを強化したい営業マネージャーの方
・リードの迅速なフォローアップを自動化し、営業効率を向上させたい企業の経営者
・Yoomを利用してSalesforceとMicrosoft Teamsの連携を簡単に設定したいIT担当者の方

■注意事項
・Salesforce、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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毎月の月末にフローボットを起動してMicrosoft Teamsに通知する

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毎月の月末に起動して通知するフローボットです。分岐後の右側にフローを追加してください。

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アンケートフォームに回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知する

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アンケートフォームに新しい回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加してMicrosoft Teamsに通知するフローです。

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Dropboxを使った自動化例

締結後の書類やメールに添付されたファイルをDropboxに自動格納できます。
HubSpotのコンタクト情報を活用し、Dropboxでフォルダの作成が可能です！

Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする

試してみる

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Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードするフローです。

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HubSpotにコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する

試してみる

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HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。

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Docusignで書類が締結したら、書類をDropboxに格納する

試してみる

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■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、完了証明書を手動でダウンロードし、Dropboxの指定フォルダに保存する作業は手間がかかる上に、失念するリスクも伴います。
特に契約件数が多い場合、この単純作業が大きな負担になることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープが完了したタイミングをトリガーに、完了証明書を自動でDropboxにアップロードできます。
手作業による契約管理の非効率を解消し、重要な書類を確実に保管します。

■このテンプレートをおすすめする方
・DocuSignで締結した契約の完了証明書をDropboxで管理している法務・総務担当者の方
・手作業でのファイルダウンロードやアップロードに時間を取られ、非効率だと感じている方
・契約関連書類の保存漏れを防ぎ、管理体制を強化したいと考えているマネージャーの方

■注意事項
・Docusign、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する

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■概要
「Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する」ワークフローは、ZoomとDropboxの連携を活用して、会議録画の管理を効率化します。
ミーティング終了後、自動的に録画データがDropboxに保存されるため、手動での転送作業やデータ管理の手間を軽減できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを頻繁に利用し、ミーティング録画を効率的に管理したいビジネスパーソン
・録画データの保存や共有に時間を取られているチームリーダー
・Dropboxを既に活用しており、他のツールとの連携を強化したい企業
・ミーティング後のデータ整理を自動化して、業務効率を向上させたい管理者
・手動でのデータ保存作業を減らし、よりクリエイティブな業務に集中したい方

■注意事項
・Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご確認ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存する

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■概要
フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
1.画像の圧縮を効率化したい方
・日常的に画像圧縮を行っているが、手動のため手間がかかると感じている方
・様々なフォーマットの画像を日々扱っており、効率的な圧縮手段を探している方

2.クラウドストレージとしてDropBoxを利用している方
・Dropboxを活用してファイルを一元管理しているが、手動でアップロードする作業に時間を取られている方
・大量の画像をスムーズにクラウドに保存したいと考えている方

■注意事項
・DropboxとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691

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まとめ

Microsoft Teamsのチャット内容をDropboxへ自動でバックアップする仕組みを導入することで、これまで手作業で行っていた情報保存の手間や、重要なやり取りが流れてしまうリスクを大幅に削減し、安心してコミュニケーションに集中できる環境を構築できるはずです。
これにより、担当者は煩雑な記録作業から解放され、より創造的で価値の高い業務に取り組む時間を確保できるようになります！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単にMicrosoft TeamsとDropboxを連携するような業務フローを構築できますよ！
もしチャット情報の効率的な管理やバックアップ体制の強化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

関連記事：【ノーコードで実現】Microsoft Teamsのチャット分析結果を自動で連携する方法

よくあるご質問

Q：大量のメッセージが投稿された場合の処理はどうなりますか？

A：トリガー設定の「保存する」の上に詳細設定があります。「1度に50件以上起動された場合の設定」から制限をかけるか否か選択可能です。
Yoomの無料プランでは月に100タスクまで利用できますが、レコードを50件以上追加する見込みがある場合、有料プランがおすすめです。

• 各プランの機能制限や使用上限の一覧
• 「タスク実行数」のカウント方法について

Q：保存するPDFのファイル名をカスタマイズできますか？

A：可能です！今回は「ファイル名」で「発行した書類」を選択し、「●●●●_バックアップ」というファイル名で保存しましたが、「取得した値」を利用してカスタマイズできます。
例えば、「【テスト】{{ファイル名}}{{today_%Y%m%d}}」と設定すれば、「【テスト】テスト用書類.pdf20250917」のようにファイルが作成されます。
この時、【テスト】は固定値ですが、{{ファイル名}}と日付の{{today_%Y%m%d}}は変数です。
固定値は変わらないため、作成されたどのファイルでも【テスト】になります。一方、変数の{{ファイル名}}は「取得した値」が反映され、{{today_%Y%m%d}}では、その日の日付が反映されます。

Q：バックアップに失敗した場合の通知や再実行はありますか？

A：連携エラーが発生すると通知が行われます。
連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。