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Microsoft Teamsでの日々のコミュニケーションが活発で、重要な情報やファイルがチャット内で頻繁にやり取りされる中で、「後で確認しようと思っていたチャット履歴が流れてしまって見つけられない…」「プロジェクトに関する大切なやり取りを確実に保存しておきたいけれど、一つ一つ手動でバックアップするのは手間がかかるし、忘れそうで不安…」といった悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか？
特に、複数のチャンネルや多数のメンバーが関わるプロジェクトでは、情報の散逸や確認漏れが業務の遅延につながることもあります。
もし、<span class="mark-yellow">Teamsのチャットメッセージが自動的にDropboxのようなクラウドストレージにバックアップされる仕組み</span>があれば、こうした手作業の煩わしさや情報の見落としリスクから解放されます。
安心してコミュニケーションに集中できるだけでなく、必要な情報をいつでも迅速に参照できるようになるでしょう。
今回ご紹介する自動化フローは、専門的な知識がなくても簡単に設定でき、日々の業務負担を軽減してくれるので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsに投稿されたメッセージをPDF化し、Dropboxに格納する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft TeamsとDropbox間で発生するチャットメッセージのバックアップや関連情報の共有を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、<span class="mark-yellow">手作業によるバックアップの手間を削減し、重要なコミュニケーション履歴を確実に保存・管理できるようになる</span>ため、業務の効率化はもちろん、情報の保全性向上にも繋がるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsに投稿されたメッセージを自動的にPDFファイルへ変換し、指定したDropboxフォルダに格納したり、その処理が完了したことを関係者にメールで通知したりする</span>一連のフローです。
重要なチャット内容の確実なバックアップと、必要に応じたスムーズな情報共有を実現することで、手作業での保存漏れや共有の手間を大幅に削減できます！
特定のキーワードを含むメッセージや、特定のチャンネル・ユーザーからの投稿など、<span class="mark-yellow">あらかじめ設定した条件に合致するMicrosoft Teamsのチャットメッセージのみを選別し、PDFファイルとしてDropboxに自動でバックアップする</span>フローです。
必要な情報だけを選択的にアーカイブし、ストレージ容量の節約や後から情報を探す際の検索性を高めるのに役立ちます！
それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsに新しいメッセージが投稿された際に、その内容をPDF化してDropboxに自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からMicrosoft Teamsを検索してください。
ログインするだけで連携完了です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
同様にGoogleドキュメントを検索してください。この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogleドキュメントのマイアプリ連携が完了します。
最後にDropboxを検索してください。
お使いのアカウントを選択、またはメールアドレスを入力し「続行」をクリックします。
パスワードを入力し「ログイン」をクリックしてください。
「許可」をクリックするとDropboxのマイアプリ連携が完了します！
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「チャネルにメッセージが送信されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にチームIDとチャネルIDを候補から選択してください。
最後にMicrosoft Teamsに移り、選択したチャネルにメッセージを投稿します。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻って「テスト」をクリックしましょう。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。
「書類を発行する」をクリック。
書類の連携をします。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。
次に雛形となるドキュメントのファイルIDを候補から選択しましょう。
最後に、発行する書類の格納先となるGoogle DriveのフォルダIDを選択します。
「出力ファイル名」は予め入力されているのでそのまま「次へ」をクリックしてください。
置換条件の設定に入ります。「置換対象の文字列」が雛形と異なる場合は「↻ 置換条件を再取得」をクリックして更新しましょう。
「置換後の文字列」はステップ3で取得したアウトプットを選択すると簡単に設定できます。
設定が完了したらテストしてください。
成功したらダウンロードします。Yoomの設定画面でも忘れずに「保存する」をクリックしてくださいね！
「ファイルをアップロード」をクリック。
ステップ3と同様、アクションはテンプレート通りに「ファイルをアップロード」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定という画面が表示されるので、まず任意でフォルダのパスを入力しましょう。
次にファイル名を拡張子含めて入力します。「ファイルの添付方法」と「ファイル」は予め設定されている通りで大丈夫なので、そのままテストしてください。
成功したら保存しましょう。
Dropboxに格納されましたね！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Microsoft Teamsに投稿されたメッセージをPDF化し、バックアップファイルとしてDropboxに格納する方法でした！
Microsoft TeamsやDropboxのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてください！
アンケート結果やデータ情報をMicrosoft Teamsに通知可能です！
Microsoft Teamsのメッセージ内容を基に、フォルダを作成することもできます。
締結後の書類やメールに添付されたファイルをDropboxに自動格納できます。
HubSpotのコンタクト情報を活用し、Dropboxでフォルダの作成が可能です！
Microsoft Teamsのチャット内容をDropboxへ自動でバックアップする仕組みを導入することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報保存の手間や、重要なやり取りが流れてしまうリスクを大幅に削減し、安心してコミュニケーションに集中できる環境を構築できるはずです。</span>
これにより、担当者は煩雑な記録作業から解放され、より創造的で価値の高い業務に取り組む時間を確保できるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単にMicrosoft TeamsとDropboxを連携するような業務フローを構築できますよ！
もしチャット情報の効率的な管理やバックアップ体制の強化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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