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「毎月の経費精算、申請書の作成や領収書の管理が本当に面倒…」
「手作業でのデータ入力が多くて、ミスがないかいつも不安…」
このように、経費精算業務に多くの時間と手間を取られ、本来の業務に集中できないと感じているビジネスパーソンは少なくないのではないでしょうか。特に、申請内容をGoogle スプレッドシートやNotionのような情報管理ツールに転記する作業は、単純でありながらもミスが起きると影響が大きいため、大きな負担となりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">経費申請フォームへの入力内容が自動でNotionのデータベースに記録されたり、チャットツールに投稿された領収書情報が自動でリスト化されたりする仕組み</span>があればどうでしょう？これらの煩わしさから解放され、経費精算にかかる時間を大幅に削減し、より生産的な業務に取り組む時間を確保することができるはず！
今回ご紹介する方法は、専門知識がなくてもすぐに始められる自動化の設定です。これまで自動化に踏み出せなかった方でも安心して導入でき、日々の業務を格段に効率化できるでしょう。ぜひ最後までチェックしてみてくださいね！
Yoomには<span class="mark-yellow">フォームで受け付けた経費申請データをNotionに自動で記録・管理する</span>業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
普段利用している様々なツールを連携させ、経費精算業務を自動化する方法を具体的なテンプレートを交えてご紹介します。
今回は例としてNotionとの連携パターンを中心に解説していますが、他のツールにも応用が可能です。これにより、手作業による入力ミスや確認作業の負担を軽減し、経費処理全体のスピードアップと効率化を実現できるでしょう。
気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてください！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのフォームツールで受け付けた経費申請情報をNotionのデータベースへ自動で記録する</span>ことができます。
申請内容の転記ミスや入力漏れを防ぎ、経費精算業務の正確性と効率性を大幅に向上させることが期待できます。
<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートなどのデータベースやCRMサービスに記録された経費関連データを活用し、別のシステムへのデータ転記や更新を自動化する</span>こともできます。
二重入力の手間を省いてデータの一元管理を実現し、経費処理の迅速化をサポートします。
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールに日常的に投稿される領収書の画像や経費に関するテキスト情報をトリガーとして、AirtableやNotionといった社内の経費管理用データベースに自動で記録する</span>ことも可能です。
口頭やチャットでの簡単な経費申請もシステムに確実に反映させ、申請漏れを防ぎつつ、経理担当者の確認作業をスムーズにできるでしょう。
それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">「Googleフォームで経費情報が送信された際に、Notionのデータベースに自動でその内容を追加する」</span>フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
検索窓でGoogleフォームを検索し、表示された候補から該当のアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomと連携するGoogleアカウントを選択して連携完了です！
※認証時にGoogleフォームへの権限を全て許可してください。
※マイアプリ登録をする前に、フローで使用するデータベースを作成しておきましょう！マイアプリ登録後にフローで使用するデータベースを作成した場合は、マイアプリ登録を再度行う必要があるのでご注意ください。
先ほどと同様に検索窓にNotionと入力し、表示された候補から選択します。
Yoomと連携するアカウントのログイン情報を入力し、「ページを選択する」をクリックしてください。
Notionで作成済みのデータベース一覧が表示されるので、使用するデータベースにチェックを入れて「アクセスを許可する」をクリックすれば、連携は完了です！
ここから実際に、フローの設定を進めていきます。
簡単に設定できるようにテンプレートを利用しているので、下記のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、フォームに回答が送信された際に、フローボットが自動的に起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウントが使用するアカウントで誤りがないかを確認しましょう。アカウント情報は、ステップ1で連携した情報が反映されていますよ！
トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」のままにして、「次へ」をクリックしてください。
次にトリガーの起動間隔を設定します。
起動間隔は、プルダウンメニューから選択でき、5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できます。タイムリーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをおすすめします！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォームID」は入力欄下の注釈を参照し、手動で入力しましょう。ここで設定したフォームに回答が送信されると、フローボットが起動するようになりますよ！
設定が完了したら、動作チェックのためのテストを行います。
先ほど「フォームID」に設定したフォームに、テスト用に回答を送信してみましょう。
テストなので、回答は架空の情報（「テスト太郎」や「test@co.jp」など）でOKです！
今回は下図のようなフォームを用意し、テスト用の回答を送信しました。
テスト用に回答を送信したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、先ほど送信した回答データが、「取得した値」にアウトプットとして抽出されます。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
「取得した値」を確認してみると、「氏名」や「アドレス」など、重要な回答データの詳細はまだ抽出できていません…
フォームの各項目の回答情報を取得するためには、「取得する値を追加」から手動で追加する必要があります。「＋取得する値を追加」をクリックして、回答データを取得していきましょう！
「氏名」や「社員番号」など、フォームの回答から取得したい情報を、「＋ボタン」をクリックして追加します。取得したい情報を全て追加したら、右下の「追加」をクリックしましょう。
追加した項目がすべて「Value」という項目名で追加されました！
後のフローの設定時に、ここで取得したアウトプットを活用しますが、これだと何の値なのかが分かりにくいですよね...
各項目の値が何の情報なのかを分かりやすくするため、「鉛筆マーク」をクリックし、項目名を変更しておきましょう！
「項目名」を、「氏名」や「支払先」など分かりやすい項目名に変更し、「保存」をクリックします。
追加した項目の項目名を全て変更したら、保存しましょう。
※Google フォームをアプリトリガーとして使用した際に、回答情報を取得する方法について、詳しくはこちらをご参照ください。
続いて、ステップ3で取得した経費申請データを、Notionに追加する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
先ほど同様にタイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウントが使用するアカウントで合っているか確認しましょう。アクションは変更せず、「レコードを追加する」のままでOKです！
「データベースID」は、入力欄をクリックして表示される候補から、ステップ3で取得した経費申請データを追加する該当のデータベースを選択しましょう。
次に、各項目の追加するレコードの値を設定していきます。
それぞれ入力欄をクリックするとアウトプットを選択できるので、適切な値をアウトプットから設定していきましょう！
その他の必要項目も、同様に設定してみてくださいね！
※「追加するレコードの値」の項目は、連携しているNotionのデータベースに紐づいて表示されています。項目を編集したい場合は、Notionのデータベースを編集してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、実際にNotionにレコードが追加されることを確認しましょう。
確認後、「保存する」をクリックしたら設定完了です！
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が、「Googleフォームで経費情報が送信された際に、Notionのデータベースに自動でその内容を追加する」フローの作成手順でした！
経費申請の自動化をさらに進めたい方へ向けて、活用できるテンプレートをピックアップしました。
GoogleフォームやSlackで受け取った交通費情報を、Microsoft ExcelやNotionに自動追加する仕組みや、GoogleスプレッドシートとMicrosoft Excel間での連携も可能です。転記の手間やミスを削減し、処理スピードと精度の向上を実現できます。
使いやすいテンプレートばかりなので、ぜひ一度試してみてください！
いかがでしたか？経費精算業務の自動化は、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた申請情報の収集、転記、そして管理といった一連のプロセスにかかる時間と手間を大幅に削減し、同時にヒューマンエラーの発生リスクを低減させます。</span>これにより、従業員は煩雑な事務作業から解放され、より戦略的で付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整い、組織全体の生産性向上にも繋がるでしょう。
Yoomを使えば、一見複雑そうな自動化設定もノーコードで誰でも簡単にできるのは魅力ですよね！
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほど。すぐに業務自動化の設定を体験できます。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
この機会にぜひ自動化を取り入れて、日々の業務がどれだけ効率化されるのかを体験してみてくださいね！
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