OneDriveに保存する画像ファイル、一つひとつ手作業で圧縮するのは手間がかかりますし、ファイルサイズが大きいままでは、ストレージ容量を圧迫したり、共有に時間がかかったりして困ることがありますよね。
大量の画像を扱う場合は、その負担も大きくなります。
もし、OneDriveにアップロードされた画像を自動的に検知し、適切なサイズに圧縮して別のフォルダに整理してくれる仕組みがあれば、ファイル管理の手間が大幅に削減され、ストレージ容量を効率的に活用できるようになります。さらに、ファイル共有もスムーズになり、より重要な業務に集中するための時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能であり、時間や手間をかけずに導入できるので、ぜひこの機会に自動化を取り入れて、日々の画像管理業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOneDrive上の画像を自動で圧縮する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
OneDriveに格納された画像をRPAで圧縮して別のフォルダに格納する
試してみる
■概要
OneDriveに保存する画像が増え、ストレージ容量の圧迫や、手作業でのファイル圧縮に手間を感じていることはありませんか。また、圧縮忘れや保存先のミスといったヒューマンエラーも懸念点の一つです。このワークフローを活用することで、OneDriveの特定フォルダに画像が追加されるだけで、RPAが自動でファイルを圧縮し、別のフォルダへ格納するため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveの容量を節約するため、日常的に画像の圧縮作業を行っている方
- Webサイトや資料などで大量の画像を扱っており、手作業での管理に限界を感じている方
- RPAの活用に関心があり、ファイル整理などの定型業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 手作業で行っていた画像のダウンロード、圧縮、再アップロードといった一連の作業を自動化するため、ファイル管理にかかる時間を短縮します。
- 圧縮するファイルの種類や保存先フォルダをあらかじめ設定しておくことで、圧縮忘れや格納ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで「分岐する」を選択し、画像の拡張子など、圧縮したいファイルの条件を指定します。
- 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した画像ファイルを取得します。
- 続いて、「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインの画像圧縮ツールなどでの圧縮作業を記録・自動化します。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮された画像を任意のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性がありますのでご了承ください。
- 「ブラウザを操作する」オペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや「ブラウザを操作する」オペレーションを使用することができます。
OneDriveの画像圧縮を自動化する方法
OneDrive上の画像を自動で圧縮する方法について、具体的なテンプレートをいくつかご紹介します！これらのテンプレートを活用すれば、様々な起点からOneDriveへの画像圧縮プロセスを自動化し、ファイル管理を効率化できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールで受信した画像をOneDriveに圧縮・格納する
GmailやOutlookで受信したメールに添付された画像を自動的に抽出し、画像を圧縮したうえで、OneDriveの指定フォルダに自動保存できます。
メールからのファイル保存、圧縮、アップロードという一連の手作業をなくし、ファイル管理の手間を大幅削減に直結！
Gmailで受信した画像をRPAで圧縮してOneDriveに格納する
試してみる
■概要
Gmailに届く画像ファイルの管理に手間を感じていませんか。一つひとつ手動でダウンロードし、圧縮してOneDriveに保存する作業は時間がかかり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用することで、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信した際に、添付された画像をRPA機能で自動的に圧縮し、OneDriveの指定フォルダへ格納する一連のプロセスを自動化でき、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く大量の画像ファイルを手作業で圧縮し、OneDriveに保存している方
- 添付ファイルの保存忘れや格納場所の間違いといったミスをなくしたいと考えている方
- 定期的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信からOneDriveへの格納までが自動化され、手作業でのファイル圧縮やアップロードにかかっていた時間を短縮することができます。
- 手動での操作で起こりがちな、ファイルの保存漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、フローが起動するきっかけとなるメールの条件を指定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作」アクションを設定し、受信したメールから画像をダウンロードし、圧縮する操作を自動化します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作」では、操作対象とするサイトやページ、実行する具体的なアクション内容を、ユーザーの要件に合わせて設定してください。
- OneDriveの「ファイルをアップロード」では、アップロード先のフォルダを固定の値で指定したり、前段のGmailトリガーで取得した情報などを動的な値として設定することが可能です。
■注意事項
- Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Outlookで受信した画像をRPAで圧縮してOneDriveに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信した画像ファイルを、その都度手作業で圧縮しOneDriveへ格納する作業に手間を感じていませんか。このような定型的ながらも重要な作業は、時間がかかるだけでなく、保存漏れなどのミスを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付画像の圧縮からOneDriveへの格納までを自動化でき、ファイル管理の手間を軽減することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとOneDriveを用いており、画像ファイルの管理に手間を感じている方
- 手作業によるファイルの圧縮や保存にかかる時間を削減し、業務を効率化したい方
- ファイル管理におけるヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からファイル格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます。
- 手作業で起こりうるファイルの保存忘れや誤った場所への格納といった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の条件に合致するメールのみを対象とすることも可能です。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと、「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン画像圧縮ツールなどを操作して、ダウンロードしたファイルを圧縮します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮されたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、利用する画像圧縮サイトの指定や、ファイルのアップロードから圧縮、ダウンロードまでの一連の操作を任意に設定できます。
- OneDriveへのファイルアップロード時には、保存先のフォルダを指定したり、ファイル名に受信日時や送信者名などの動的な情報を含めたりといった設定が可能です。
■注意事項
- OutlookとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
フォームで受け取った画像をOneDriveに圧縮・格納する
GoogleフォームやYoomの独自フォームを通じて収集した画像ファイルを、自動で圧縮処理し、整理された状態でOneDriveに格納することが可能に。
アンケートや申請などで集めた画像を効率的に管理し、後続の作業をスムーズに進められます！
Googleフォームで受け取った画像をRPAで圧縮し、OneDriveに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームでイベント申し込みやアンケートと一緒に画像を受け取る際、一つひとつ手動でダウンロードし、ファイルサイズを圧縮して特定のフォルダに保存する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、RPA機能で自動的に画像を圧縮し、指定したOneDriveのフォルダへ格納までの一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した画像の保存や管理に手間を感じているご担当者の方
- 画像の圧縮やリネーム、フォルダへの格納といった手作業を効率化したい方
- RPAを活用して、様々なWebサイト上での定型的なブラウザ操作を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで受け取った画像のダウンロードから圧縮、OneDriveへの格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや圧縮忘れ、格納場所の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された画像ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインの画像圧縮サイトなどでファイルを圧縮する操作を自動化します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮後のファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」では、利用する画像圧縮サイトのURLや、ファイルのアップロード、圧縮、ダウンロードといった一連の操作手順を任意で設定してください。
- OneDriveにファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダやファイル名を任意の値で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
フォームで受け取った画像をRPAで圧縮し、OneDriveに格納する
試してみる
■概要
フォームで画像を受け取る際、ファイルサイズが大きくストレージ管理に困ったり、手動での圧縮作業に手間がかかっていませんか？また、手作業によるアップロードは、ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームで受け取った画像をRPAで自動的に圧縮し、指定のOneDriveフォルダに格納するため、ファイル管理に関する様々な課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集した画像の圧縮や、ストレージへの格納を手作業で行っている方
- ファイルサイズを気にすることなく、効率的に画像を収集・保管したいと考えている方
- OneDriveをファイルの保管場所としており、格納までのプロセスを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの情報送信を起点に、画像の圧縮からOneDriveへの格納までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による画像の圧縮忘れや、別のフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、画像アップロード項目を含んだフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、オンラインの画像圧縮サイトなどで画像を圧縮する操作を設定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮された画像を任意のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」では、利用する画像圧縮サイトのURLや、ファイルのアップロードからダウンロードまでの一連の操作手順を任意で設定してください。
- OneDriveの「ファイルをアップロード」では、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定します。フォームの入力内容をファイル名に含めることも可能です。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
他のストレージサービス上の画像をOneDriveに圧縮・格納する
Dropboxのような他のクラウドストレージに保存されている画像を自動的に検知・圧縮し、OneDriveの指定フォルダに転送・保存することで、複数のストレージサービスに散らばる画像をOneDriveに集約しつつ、ストレージ容量を節約しながら一元管理を実現できます！
OneDriveに格納された画像をRPAで圧縮して別のフォルダに格納する
試してみる
■概要
OneDriveに保存する画像が増え、ストレージ容量の圧迫や、手作業でのファイル圧縮に手間を感じていることはありませんか。また、圧縮忘れや保存先のミスといったヒューマンエラーも懸念点の一つです。このワークフローを活用することで、OneDriveの特定フォルダに画像が追加されるだけで、RPAが自動でファイルを圧縮し、別のフォルダへ格納するため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveの容量を節約するため、日常的に画像の圧縮作業を行っている方
- Webサイトや資料などで大量の画像を扱っており、手作業での管理に限界を感じている方
- RPAの活用に関心があり、ファイル整理などの定型業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 手作業で行っていた画像のダウンロード、圧縮、再アップロードといった一連の作業を自動化するため、ファイル管理にかかる時間を短縮します。
- 圧縮するファイルの種類や保存先フォルダをあらかじめ設定しておくことで、圧縮忘れや格納ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで「分岐する」を選択し、画像の拡張子など、圧縮したいファイルの条件を指定します。
- 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した画像ファイルを取得します。
- 続いて、「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインの画像圧縮ツールなどでの圧縮作業を記録・自動化します。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮された画像を任意のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性がありますのでご了承ください。
- 「ブラウザを操作する」オペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや「ブラウザを操作する」オペレーションを使用することができます。
Dropboxに格納された画像をRPAで圧縮してOneDriveに格納する
試してみる
■概要
Dropboxに保存した画像を、手作業で圧縮してからOneDriveにアップロードする作業は、数が多くなるほど手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Dropboxに画像が格納されると、RPAがオンラインの圧縮ツールなどを利用してファイルを圧縮し、指定のOneDriveフォルダに自動で格納します。定型的なファイル管理業務を自動化し、作業時間の短縮を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとOneDriveを併用し、画像ファイルの手作業での移行に手間を感じている方
- ファイル圧縮やアップロード作業における、手順のばらつきや人的ミスをなくしたいチームリーダーの方
- RPAを活用して、ストレージサービスをまたいだファイル管理業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxに画像が格納されると自動で圧縮・格納処理が実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの圧縮漏れや、アップロード先の間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインの画像圧縮サイトなどを操作してファイルを圧縮します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮されたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」では、利用したい画像圧縮サイトのURLや、圧縮ボタンのクリックといった具体的な操作内容を任意で設定してください。
- OneDriveへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダを任意で指定したり、トリガーで取得したファイル名などを動的な値としてファイル名に設定したりできます。
■注意事項
- DropboxとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
OneDrive内の画像圧縮を自動でするフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、OneDriveの特定フォルダに新しい画像ファイルが追加された際に、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を使ってその画像を自動で圧縮し、別の指定フォルダに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
- 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OneDriveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- OneDriveのトリガー設定とRPA・OneDrive のアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
OneDriveに格納された画像をRPAで圧縮して別のフォルダに格納する
試してみる
■概要
OneDriveに保存する画像が増え、ストレージ容量の圧迫や、手作業でのファイル圧縮に手間を感じていることはありませんか。また、圧縮忘れや保存先のミスといったヒューマンエラーも懸念点の一つです。このワークフローを活用することで、OneDriveの特定フォルダに画像が追加されるだけで、RPAが自動でファイルを圧縮し、別のフォルダへ格納するため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveの容量を節約するため、日常的に画像の圧縮作業を行っている方
- Webサイトや資料などで大量の画像を扱っており、手作業での管理に限界を感じている方
- RPAの活用に関心があり、ファイル整理などの定型業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 手作業で行っていた画像のダウンロード、圧縮、再アップロードといった一連の作業を自動化するため、ファイル管理にかかる時間を短縮します。
- 圧縮するファイルの種類や保存先フォルダをあらかじめ設定しておくことで、圧縮忘れや格納ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで「分岐する」を選択し、画像の拡張子など、圧縮したいファイルの条件を指定します。
- 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した画像ファイルを取得します。
- 続いて、「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインの画像圧縮ツールなどでの圧縮作業を記録・自動化します。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮された画像を任意のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性がありますのでご了承ください。
- 「ブラウザを操作する」オペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや「ブラウザを操作する」オペレーションを使用することができます。
ステップ1：OneDriveのマイアプリ登録の流れ
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
OneDriveを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
OneDriveに格納された画像をRPAで圧縮して別のフォルダに格納する
試してみる
■概要
OneDriveに保存する画像が増え、ストレージ容量の圧迫や、手作業でのファイル圧縮に手間を感じていることはありませんか。また、圧縮忘れや保存先のミスといったヒューマンエラーも懸念点の一つです。このワークフローを活用することで、OneDriveの特定フォルダに画像が追加されるだけで、RPAが自動でファイルを圧縮し、別のフォルダへ格納するため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveの容量を節約するため、日常的に画像の圧縮作業を行っている方
- Webサイトや資料などで大量の画像を扱っており、手作業での管理に限界を感じている方
- RPAの活用に関心があり、ファイル整理などの定型業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 手作業で行っていた画像のダウンロード、圧縮、再アップロードといった一連の作業を自動化するため、ファイル管理にかかる時間を短縮します。
- 圧縮するファイルの種類や保存先フォルダをあらかじめ設定しておくことで、圧縮忘れや格納ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで「分岐する」を選択し、画像の拡張子など、圧縮したいファイルの条件を指定します。
- 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した画像ファイルを取得します。
- 続いて、「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインの画像圧縮ツールなどでの圧縮作業を記録・自動化します。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮された画像を任意のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性がありますのでご了承ください。
- 「ブラウザを操作する」オペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや「ブラウザを操作する」オペレーションを使用することができます。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：ファイルが作成または更新されたら起動するトリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリと連携する 特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)トリガーの起動間隔を選択し、ドライブID、フォルダ名、フォルダIDを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
ドライブIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので候補から選択してください。
同様にフォルダIDも選択してください。
入力が完了したら、指定したドライブ内にファイルを格納してから「テスト」をクリックしましょう。
「取得した値」にファイルの内容が反映されていたら「保存」します。
ステップ4：分岐を設定
1) フローに戻り、「分岐 コマンドオペレーション」のアイコンをクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能です。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能を使用することができます。
2) 分岐対象のアウトプットのオペレーションは「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」、取得した値は「作成日時」を選択し、分岐条件が「作成日時」「値と等しい」「最終更新日時」になっていることを確認して「保存」をクリックします。
これで作成日時＝最終更新日時となっているファイルをダウンロードするようになります。（ファイルを更新して、作成日と更新日時が違うものはじかれるということです。）
なお、最終更新日時は先ほど取得したOneDriveのアウトプットから選択します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ステップ5：OneDriveのファイルをダウンロードする設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロード」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3) ファイルのアイテムIDは先ほど同様にアウトプットから選択してください。
入力できたら、「テスト」をクリックし、成功したことを確認したら「保存」します。
ステップ6：ブラウザを操作するアクションを設定
1) フローに戻り、「ブラウザを操作する」のアイコンをクリックします。
詳しくはこちらを参考にしてください。
「ブラウザを操作する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
2) Google Chromeの拡張機能が正しく設定されていればシークレットウィンドウが開くので、そこから1つずつアクションを設定していきましょう。
詳しくは、先ほどのヘルプページを参照してください。
3)1つずつアクション内容を確認し、問題なければテストをクリックします。
※なお、最初の「URLにアクセス」には画像圧縮用のサイトとして以下を使用しています。ご自身の使いやすいサイトで進めてみましょう！
テストが成功すると、一番最後の項目がアウトプットとして反映されます。問題点がなければ、「保存」します。
なお、画像の圧縮に時間がかかる場合があるので、ダウンロード前に待機アクションを入れています。
ステップ7：OneDriveへファイルをアップロードするアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをアップロードする」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをアップロードする」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
ドライブIDや格納先フォルダのアイテムIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので保存したい場所を候補から選択してください。
ファイルは「ダウンロードしたファイル」を選択してテストします。
テスト完了後、「保存」します。
これで【OneDriveに格納された画像をRPAで圧縮して別のフォルダに格納する】というフローが完成です。
ステップ8：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
OneDriveを使った便利な自動化例
今回紹介した「OneDrive上の画像を自動で圧縮する」以外にも、Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに保存したり、Gmailで受け取ったファイルを自動アップロードしたりすることも可能です。
また、Google スプレッドシートの情報をもとにフォルダのアクセス権限を設定したり、Salesforceの商談データに応じて自動でフォルダを作成するといった使い方もできます。
このように、OneDriveのAPIを活用することでファイル保存・共有・権限管理までを自動化できるため、手作業の負担を減らし、業務効率を大きく向上させることが可能です。
もし気になる自動化があれば、ぜひ以下のテンプレートもチェックしてみてください！
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信するメールの添付ファイル管理に手間を感じていませんか？重要なファイルを一つずつ手作業でダウンロードし、OneDriveにアップロードするのは時間がかかり、保存忘れのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoftのメールに届いた添付ファイルを自動でOneDriveにアップロードできるため、手作業による手間やミスを減らし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、手動でOneDriveに保存している方
- Microsoft製品を中心に業務を行い、メールの添付ファイルの自動アップロードに関心がある方
- ファイルの保存漏れや手作業によるミスを減らし、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信すると添付ファイルが自動でOneDriveにアップロードされるため、手作業での保存にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定して、そのフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、受信日時や送信元メールアドレスなどの情報と組み合わせて、任意の名称に設定することが可能です。
■注意事項
- OutlookとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
Gmailで受け取ったファイルをYoomメールに転送して、OneDriveに保存する
試してみる
■概要
Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GmailとOneDriveを業務で使用している方
・Gmailを使用して顧客とのやりとりをしている担当者
・OneDriveを使用してファイル管理をしている担当者
・GmailとOneDriveを連携した効率化を検討している方
2.手動によるファイル保存の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・手動作業が多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Gmailで受け取ったファイルを自動的にOneDriveへ保存することで、業務の効率化を図ることができます。
・ファイルを自動的にOneDriveへ保存できるため、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
・Gmailからファイルの保存作業をする必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
・フローボットをカスタマイズすることで、OneDriveへファイル保存後、コミュニケーションツールへ通知を出すこともできます。
■注意事項
・Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてOneDriveでファイルの権限を付与する
試してみる
■概要
新しい従業員が入社するたびに、Google スプレッドシートの情報をもとに手作業でOneDriveのアクセス権限を付与する業務は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じたOneDriveのフォルダ権限付与が自動で完了し、こうした管理業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとOneDriveで従業員のアクセス権限を管理している方
- 部署ごとの情報統制のため、手作業でフォルダの権限設定を行っている担当者の方
- 新メンバーの入社対応など、定型的なアカウント管理業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの情報追加だけでOneDriveの権限付与が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動での設定による権限の付与間違いや設定漏れを防ぎ、適切な情報アクセス管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定し、対象のシートを指定します。
- 次に、オペレーションで「進路切り替え機能」を設定し、スプレッドシートから取得した部署の情報をもとに処理を分岐させます。
- 最後に、分岐したそれぞれの進路でOneDriveの「フォルダやファイルの権限を付与する」アクションを設定し、対象の従業員に適切な権限を付与します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 進路切り替え機能では、Google スプレッドシートから取得した「部署」列の値などをもとに「営業部の場合」「開発部の場合」といった条件を設定し、その後の処理を分岐させることが可能です。
- OneDriveで権限を付与するアクションでは、対象とするフォルダやファイル、また付与する権限の種類（閲覧のみ、編集可能など）を任意で設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシートとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Salesforceで商談フェーズが締結完了になったらDiscordに通知する
試してみる
■概要
Salesforceで管理している商談が締結完了フェーズに進んだ際、都度内容を確認して手動でチームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、重要な受注報告が遅れたり、共有漏れが発生したりするリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズが「締結完了」に更新されたタイミングをトリガーとして、Discordへ自動で通知できます。これにより、リアルタイムでの確実な情報共有が実現し、報告業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceで案件管理を行い、Discordで情報共有をしている営業担当者の方
- 重要な受注情報をリアルタイムでチームに共有し、連携を強化したいマネージャーの方
- 手動での報告によるタイムラグや連絡漏れをなくし、営業活動を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの商談フェーズ更新を起点に自動で通知が実行されるため、これまで手動での確認や報告に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による報告の遅延や内容の伝え忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有体制を構築することに貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、更新された商談のフェーズが「締結完了」の場合にのみ後続のアクションが実行されるよう条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「Discordに通知する」アクションを設定し、締結完了した商談に関する情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、商談のフェーズだけでなく、前段のトリガーで取得した商談金額や商品カテゴリなどの情報を用いて、通知対象とする条件を任意に設定することが可能です。
- Discordへの通知メッセージは、通知先のチャンネルIDを自由に設定できます。また、本文には商談名や担当者名など、Salesforceから取得した情報を変数として埋め込み、より詳細な通知内容にカスタムできます。
■注意事項
・SalesforceとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.CRMツールとしてSalesforceを利用している企業
・Salesforceで顧客情報を一元管理している企業
2.ファイル管理としてOneDriveを利用している方
・ファイル管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを使うと、Salesforceに取引先が登録されたら、自動的にOneDriveにフォルダが作成されます。
これまで手動でフォルダを作成していた方は作業時間が短縮されます。
短縮できた時間は他の業務に充てることができるため、1日にこなせる仕事量が増えるでしょう。
また、手作業による業務が減るため人為的なミスも減ります。
フォルダを作成し忘れたり、重複して作成することが減るため、正確なファイル管理を実現できます。
■注意事項
・SalesforceとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
OneDrive上の画像圧縮作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル圧縮の手間や時間を大幅に削減し、ストレージ容量の圧迫を防ぎ、ファイル共有や活用の効率を高めることができます。
これにより、ファイル管理の負担から解放され、より重要な業務に専念できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ハイパーオートメーションツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に実現できます。
もし自動化による業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらすスムーズな業務フローを体験してみてください！
