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「OneDriveに重要なファイルをアップロードしたのに、関係者への連絡を忘れてしまった…」
「特定のプロジェクトフォルダにファイルが追加されるたびに、手動でGmailを作成して共有するのは手間がかかる…」
このように、クラウドストレージとメールツール間の手作業による情報共有に、非効率さや連絡漏れのリスクを感じていませんか？
そこでオススメなのが、<span class="mark-yellow">OneDriveへのファイルアップロードをきっかけに、指定した宛先へGmailで自動通知する仕組み</span>！
こうした日々の定型業務から解放され、情報共有のスピードと正確性を高め、より創造的な業務に集中できる貴重な時間を生み出せるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっとスムーズにしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OneDriveとGmailを連携し、様々な業務フローを自動化できる</span>テンプレートが多数用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
OneDriveとGmailのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたファイル共有に関する様々な通知業務を自動化できます。
例えば、OneDriveに特定のファイルがアップロードされたことを検知し、そのファイル情報を含んだメールをGmailから自動で送信することが可能になり、情報共有の漏れや遅延防止に役立つでしょう。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックして試してみてくださいね！
OneDriveの指定したフォルダに新しいファイルがアップロードされると、そのファイル名やリンクを記載したメールをGmailから関係者に自動で送信するフローです。
これにより、<span class="mark-yellow">都度行っていた共有のためのメール作成の手間を削減し、タイムリーな情報共有の実現</span>をサポートします。
フローは自由にカスタマイズできるので、特定のファイル名や拡張子を持つファイルがアップロードされた場合のみ通知するといった、分岐処理を含む柔軟な設定も可能です。
請求書や契約書といった書類のPDFファイルがOneDriveにアップロードされた際に、OCR（光学的文字認識）機能がファイル内のテキストを自動で読み取り、その内容（例：取引先名、金額など）をGmailで担当者に通知するフローです。
この仕組みを構築することで、<span class="mark-yellow">わざわざファイルを開いて内容を確認する手間が省け、迅速な処理や承認フローへと繋げる</span>ことができるでしょう。
それでは、さっそく実際にOneDriveとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOneDriveとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「OneDriveにファイルがアップロードされたらGmailに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずは下図をご覧ください。
それではさっそく、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法について解説していきます。
検索窓でOneDriveを検索し、表示された候補からアプリを選択します。
※「Microsoft 365（旧称 Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoftのサインイン画面が表示されるので、Yoomと連携するアカウントのメールアドレスか電話番号（またはSkype）の情報を入力し、「次へ」を押してください。
すでにMicrosoftアカウントにサインイン済みの場合は、下図のようなアカウント選択画面が表示されるので、Yoomと連携する該当のアカウントを選択してくださいね！
Microsoftアカウントにサインイン（もしくはアカウント選択）後、自動的にYoomとの連携が完了します。
先ほど同様に検索窓にGmailと入力し、表示された候補から選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomとの連携を進めていきましょう！
Googleのアカウント選択画面が表示されるので、Yoomと連携するアカウントを選択してください。
もしフローで使用したいアカウントが表示されていない場合は、「別のアカウントを使用」を押して、該当のアカウントにログインしてくださいね！
YoomがGoogleアカウントにアクセスすることに対する権限許可画面が表示されるので、「続行」を押します。
以上でGoogleアカウントとYoomの連携は完了です！
※画面右上にある青枠部分に「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合は、「すべて選択」にチェックを入れてください。
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるようにするために、テンプレートを使用しています。
以下のバナーをクリックして、まずはテンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、OneDriveの特定のフォルダ内にファイルが作成（または更新）された際に、フローが起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するもので間違いないかを確認しましょう。
連携するアカウント情報は、基本的にステップ1で連携した情報が反映されていますよ！
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをおすすめします。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択します。
候補はYoomと連携しているアカウントに紐づいて表示されるので、フローで使用する該当のドライブを選択してくださいね！
「フォルダID」も「ドライブID」と同様に、候補から選択してください。
ここで設定したフォルダ内にファイルが作成（もしくは更新）されると、フローが起動するようになりますよ！
設定完了後は動作チェックのためにテストを行いますので、「フォルダID」に設定したフォルダ内に、テスト用のファイルをアップロードしてください。
今回は下図のようなファイルをアップロードしました。
テスト用なので、架空の情報（「Sample請求書」や「テスト契約書」など）でOKです！
アップロードしたらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほどアップロードしたファイル情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、OneDriveにアップロードされたファイル情報を、Gmailで通知する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
タイトルは任意で変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであることを確認しましょう。
次に、メール送信の詳細設定です。
「From」には、メールを送信するGmailアカウントのアドレスを設定します。
入力欄をクリックするとYoomと連携しているアカウントに紐づいた候補が表示されるので、候補から選択するか、該当のメールアドレスを手入力して設定してください。
「To」にはメール送信先のアドレスを設定し、「BCC」「CC」は必要に応じて適宜設定しましょう。
「件名」はフローを活用する業務内容に合わせて自由に設定し、次に進みます。
最後に、送信するメールの内容を「本文」に設定していきましょう！
「OneDriveにファイルがアップロードされました。」など、毎回同じ文章を使用する定型的なテキストは直接入力し、「URL」などOneDriveから取得した情報を引用する部分は、アウトプットを使って設定してくださいね！
設定が完了したら「次へ」をクリックし、設定したメールの内容を確認します。
内容に問題がなければ「テスト」をクリックして、動作チェックを行いましょう！
この時、先ほど「To」に設定したメールアドレス宛に実際にメールが送信されるため、テストメールを送信しても差し支えのないアドレスに一旦変更しておくと安心です。
「テスト成功」と表示されると、「To」に設定したアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認してみましょう。
OneDriveの情報を引用した状態で、「本文」に設定した通りのメールが届いていましたよ！
確認後はYoomの画面に戻り、「保存する」を押したら設定完了です。
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が「OneDriveにファイルがアップロードされたらGmailに通知する」フローの作成手順でした！
今回はOneDriveからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからOneDriveへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
特定の条件（差出人、件名など）に一致するメールをGmailで受信した際に、添付されているファイルを自動でOneDriveの指定フォルダに格納するフローです。
この連携により、<span class="mark-yellow">重要な添付ファイルの保存漏れを防ぎ、手作業でのダウンロードとアップロードの手間を省く</span>ことで、チーム内でのファイル管理を効率化できるでしょう。
お客様からの依頼メールなどをGmailで受信したのをきっかけに、メール本文の情報（会社名、品名、金額など）を基にして見積書や請求書などの書類を自動で作成し、指定のOneDriveフォルダにPDF形式で保存することも可能です。
この一連のプロセスを自動化することで、<span class="mark-yellow">書類作成から保管までの時間を短縮し、転記ミスなどのヒューマンエラーを効果的に防止する</span>ことが期待できます。
今回ご紹介した連携以外でも、OneDriveやGmailのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
ファイルがアップロードされたら、チャットツールに通知を送ったり、別のクラウドストレージに同じファイルを格納したりすることが可能です。
また、顧客管理ツールにレコードが登録されたら自動でフォルダを作成したり、別のクラウドストレージからファイルを保存したりすることも可能です。
これにより、ファイル管理や情報共有の手間を削減し、業務効率を向上させます。
受信した内容をトリガーに、プロジェクト管理ツールにタスクを自動作成したり、ドキュメントでマニュアルを作成したりします。
また、特定のキーワードを含むメールを受信したら、スプレッドシートに内容を追加する連携も可能です。
これにより、手動でのデータ入力や情報共有の手間を削減し、業務効率を向上させます。
いかがでしたか？
OneDriveとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル共有の連絡や、受信メールに添付されたファイルの保存作業といった定型業務を削減し、関連するヒューマンエラーを防ぐことが期待できます。</span>
これにより、担当者は情報共有の遅延や漏れといった心配から解放され、迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
Yoomを使えば、一見複雑そうな自動化設定がノーコードで実現できるのも魅力ですよね。
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも…」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。
登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限大！
この機会にぜひ自社の業務に合った最適なフローを構築し、日々の業務効率を改善する第一歩を踏み出してみてください。
Q：ファイル名で通知を分ける方法は？
A：「分岐条件」の設定をトリガー直下に入れることで実現可能です。
分岐条件を「アイテム名」が「通知対象にしたいファイル名」の値と等しい(含む)場合に、後続のアクションに繋げるといった設定ができるようになりますよ！
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっています。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください！
Q：Slackなど他のツールも組み合わせた連携は可能？
A：はい、可能です。
今回ご紹介したテンプレートでは、Gmailを使って通知する設定を行いましたが、通知先をSlackにすることもできますし、GmailとSlackの両方に通知するといった設定もできます。
また、OneDriveにアップしたファイルを他のストレージにバックアップをとった上でSlackなどに通知する、といった自動化フローの構築もできますので、ぜひ気軽に試してみてくださいね！
Q：フローがうまく動かない時の確認点は？
A：Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に、フローがエラーとなった旨の通知が届きます。
エラーになる原因は様々なため、こちらのヘルプページを参考に対応しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口も活用ください。
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