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「大容量のPDFファイルをメールで送りたいのに、サイズが大きすぎて添付できない…」
「毎回オンラインの圧縮ツールを探して、ファイルをアップロードして、ダウンロードしてからメールに添付するのが面倒…」
このように、PDFファイルの容量に関する問題や、圧縮作業の手間に悩まされていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">ストレージサービスへの保存やフォームからの受信など、様々な方法で受け取ったPDFファイルを自動で圧縮し、そのまま指定のアドレスにメールで送信できる仕組み</span>があれば、ファイルサイズを気にすることなくスムーズにやり取りができ、手作業による圧縮の手間からも解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。ぜひ自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">PDFファイルを自動で圧縮する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここからは、さまざまなツールを起点として、PDFファイルの圧縮とメールでの送信を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
普段の業務で発生するPDFファイルのやり取りを効率化できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Dropboxなどの<span class="mark-yellow">ストレージサービスにPDFファイルが格納されたタイミングで、自動で圧縮し、Outlookなどのメールツールから送信可能です。</span>
これにより、大容量ファイルの圧縮・送信作業を自動化し、業務の手間を大幅に削減できます。
Yoomのフォーム機能を使って、<span class="mark-yellow">PDFファイルが添付・送信されたことをトリガーに、自動で圧縮し、Gmailなどで即座に送信できます。</span>
これにより、問い合わせや申し込みで受け取ったPDFの管理・共有フローを効率化し、対応漏れや遅延を防げます。
Discordなどの<span class="mark-yellow">チャットツールにPDFファイルが投稿されたことをトリガーに、自動でファイルを圧縮し、指定の宛先にメールで送信できます。</span>
チーム内でのファイル共有や、外部への連携もスムーズになり、コミュニケーションの速度を向上させます。
それではここから代表的な例として、DropboxにPDFファイルが格納された際に、RPAで自動的にファイルを圧縮し、Outlookで送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
フローボットを設定する前に、Yoomと各アプリを連携していきます。
まずはYoomにログインして、画面の左上のマイアプリをクリックし、新規接続を選択しましょう。その後、マイアプリ一覧という画面に進み、連携するアプリ名を選択します。
新規アプリを登録する場合、この手順で進んでください。
アプリ一覧でDropboxをクリックします。
登録しているメールアドレスを入力します。
パスワードを入力してください。
これでDropboxのマイアプリ登録が完了です。
▼Outlookの注意事項
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
アプリ一覧でOutlookを選択してください。
連携するアカウントをクリックします。
パスワードを入力して、サインインを選択しましょう。
これでOutlookのマイアプリ登録が完了です。
今回ブラウザを操作するアクションを設定する時に必要ですので、登録しましょう。
画面左のマイアプリをクリックし、「ブラウザ操作用アカウント」→「新規接続」の順で選択します。
サービス名サービス名・識別名は「任意の値」を入力しましょう。
アカウント名は「Chromeのログインアカウント」、パスワードは「Chromeのパスワード」を設定してください。
これでブラウザ操作用アカウントの登録ができました！
ここではYoomで用意されているテンプレートを活用して、設定を行います。
大枠があらかじめ作成されているので、その流れに沿って進めるだけで完成します。
それでは下のバナーをクリックしてください。
「このテンプレートを試す」を選択します。
「OK」をクリックしてください。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みましょう！
先ほどコピーしたテンプレートの「特定のファイル内でファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面は、設定ができていますので、以下の点を確認し、次へをクリックしてください。
アプリトリガーのAPI接続設定に進んでください。
ファイル名はトリガーとなるファイル名のキーワードを設定してください。
ここではPDFファイルが格納された時にトリガーを起動させるフローボットにしたいので「.pdf」と設定しています。
設定後Dropboxに移動し、トリガーとなるイベント「特定のファイル内でファイルが作成または更新されたら」を実行したら、Yoomに戻ってテストをクリックしましょう。
テストが成功し、取得した値に情報が追加されたら、保存しましょう。
次に「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択は設定ができていますので、以下を確認し、次へをクリックしてください。
API接続設定を行います。
設定後、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、ダウンロードしたファイル情報を取得できたら保存しましょう。
次にブラウザを操作する設定に進みます。
まずはこちらをクリックして、「chromeに追加」を選択してください。
「拡張機能を追加」をクリックします。
Chromeの管理画面に移動して、「シークレットモードでの実行を許可する」項目のトグルをONにしてください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用できます。
フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらを確認しましょう。
ここまでできたら、「ブラウザを操作する」をクリックして、フローボットの設定に戻ってください。
ブラウザ操作の詳細設定を設定していきましょう。ブラウザ操作を自動化するオペレーションを設定します。
1アクション実行につき、1タスク消費します。
▶詳しくはこちらを確認してください。
今回は操作例として、PDF変換サイトを使用しています。用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
アクション名と設定し、ファイルにはDropboxのファイルをアップロードで取得した値から「ダウンロードしたファイル」を選択してください。
ブラウザ上でクリックの操作が必要な場面で使用するアクションです。
アクション名とファイルの名称を任意で設定します。
待機時間は、ファイルをダウンロードする際にかかる時間を待機させることが可能です。
待機時間を設定していない場合、そのままオペレーションが進んで行くため、ファイルのダウンロードが間に合わずエラーが発生する可能性があります。
設定後、テストを実行してください。
テストが成功し、PDFのファイル情報を取得できたら保存します。
次に「メールを送る」をクリックしましょう。
メールの設定を行いましょう。
Toには、送信先のメールアドレスを設定してください。
件名は添付画像のように、任意で入力します。
本文の内容は通知したい内容を入力してください。
添付ファイルは、「取得した値を使用」、「ファイル」を設定し、次へをクリックしましょう。
メール送信のテストを行います。
メールの内容や送信先、添付ファイルがブラウザを操作するのアクションで圧縮したPDFファイルになっているか確認し、テストをクリックします。
テストが成功し、Outlookでメールの送信ができたら保存してください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正しく動作するか確認しておきましょう。
これでフローボットの設定ができました。
Yoomでは、Outlookと連携したさまざまな自動化を簡単に実現できます。
たとえば、Google DriveにアップロードされたPDFファイルをOCR処理したり、ファイルを自動変換したりすることが可能です。これにより、手作業の負担を減らし、効率的にチーム内での情報共有やデータ管理を行えます。
ここでは、Outlookを使った便利な自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
PDFファイルの圧縮とメール送信を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルの圧縮やメールへの添付といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぎながら業務を効率化できます。</span>
これにより、ファイルサイズを気にすることなく迅速に情報共有ができ、より付加価値の高い業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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