DropboxにPDFファイルが格納されたら、RPAで圧縮してOutlookで送信する
試してみる
■概要
サイズの大きいPDFファイルをメールで送る際、都度圧縮ツールでファイルサイズを小さくする作業に手間を感じていませんか。
手作業による圧縮忘れや、送信ミスが発生することもあります。
このワークフローは、DropboxにPDFファイルが格納されると、RPAが自動でWeb上のツールでPDFをより小さいサイズ（to smaller size）に圧縮し、Outlookで自動送信します。
こうした定型業務を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
・PDFをより小さいサイズにするため、日常的に圧縮作業を手作業で行っている方
・DropboxとOutlookを利用しており、ファイル共有に関する一連の業務を効率化したい方
・手作業によるファイルの圧縮漏れやメールの送信ミスをなくしたいと考えている方
■注意事項
・DropboxとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
「大容量のPDFファイルをメールで送りたいのに、サイズが大きすぎて添付できない…」
「毎回オンラインの圧縮ツールを探して、ファイルをアップロードして、ダウンロードしてからメールに添付するのが面倒…」
このように、PDFファイルの容量に関する問題や、圧縮作業の手間に悩まされていませんか？
もし、ストレージサービスへの保存やフォームからの受信など、様々な方法で受け取ったPDFファイルを自動で圧縮し、そのまま指定のアドレスにメールで送信できる仕組みがあれば、ファイルサイズを気にすることなくスムーズにやり取りができ、手作業による圧縮の手間からも解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。ぜひ自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはPDFファイルを自動で圧縮する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
DropboxにPDFファイルが格納されたら、RPAで圧縮してOutlookで送信する
試してみる
■概要
サイズの大きいPDFファイルをメールで送る際、都度圧縮ツールでファイルサイズを小さくする作業に手間を感じていませんか。
手作業による圧縮忘れや、送信ミスが発生することもあります。
このワークフローは、DropboxにPDFファイルが格納されると、RPAが自動でWeb上のツールでPDFをより小さいサイズ（to smaller size）に圧縮し、Outlookで自動送信します。
こうした定型業務を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
・PDFをより小さいサイズにするため、日常的に圧縮作業を手作業で行っている方
・DropboxとOutlookを利用しており、ファイル共有に関する一連の業務を効率化したい方
・手作業によるファイルの圧縮漏れやメールの送信ミスをなくしたいと考えている方
■注意事項
・DropboxとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
PDFファイルの圧縮とメール送信を自動化する方法
ここからは、さまざまなツールを起点として、PDFファイルの圧縮とメールでの送信を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
普段の業務で発生するPDFファイルのやり取りを効率化できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ストレージサービスを起点にPDF圧縮・メール送信を自動化する
DropboxなどのストレージサービスにPDFファイルが格納されたタイミングで、自動で圧縮し、Outlookなどのメールツールから送信可能です。
これにより、大容量ファイルの圧縮・送信作業を自動化し、業務の手間を大幅に削減できます。
DropboxにPDFファイルが格納されたら、RPAで圧縮してOutlookで送信する
試してみる
■概要
サイズの大きいPDFファイルをメールで送る際、都度圧縮ツールでファイルサイズを小さくする作業に手間を感じていませんか。
手作業による圧縮忘れや、送信ミスが発生することもあります。
このワークフローは、DropboxにPDFファイルが格納されると、RPAが自動でWeb上のツールでPDFをより小さいサイズ（to smaller size）に圧縮し、Outlookで自動送信します。
こうした定型業務を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
・PDFをより小さいサイズにするため、日常的に圧縮作業を手作業で行っている方
・DropboxとOutlookを利用しており、ファイル共有に関する一連の業務を効率化したい方
・手作業によるファイルの圧縮漏れやメールの送信ミスをなくしたいと考えている方
■注意事項
・DropboxとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
フォームを起点にPDF圧縮・メール送信を自動化する
Yoomのフォーム機能を使って、PDFファイルが添付・送信されたことをトリガーに、自動で圧縮し、Gmailなどで即座に送信できます。
これにより、問い合わせや申し込みで受け取ったPDFの管理・共有フローを効率化し、対応漏れや遅延を防げます。
フォームでPDFファイルが送信されたら、RPAで圧縮しGmailで送信する
試してみる
■概要
フォームで受け取ったPDFファイルのサイズが大きく、メールでの送受信に手間がかかることはありませんか。
手作業で圧縮するのは面倒で、他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローは、フォームでPDFファイルが送信されたら、RPAで自動的に圧縮処理を行い、Gmailで指定の宛先に送信します。
手作業で行っていた`pdf to smaller size`（PDFのサイズを小さくする）といった一連の作業を自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォーム経由で受け取るPDFを手作業で圧縮・送信しており、手間を削減したい方
・`pdf to smaller size`などファイル圧縮に関連する定型業務の自動化に関心がある方
・RPAやGmailを活用して、ファイル送付業務の効率化やミスの削減を実現したい方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
チャットツールを起点にPDF圧縮・メール送信を自動化する
DiscordなどのチャットツールにPDFファイルが投稿されたことをトリガーに、自動でファイルを圧縮し、指定の宛先にメールで送信できます。
チーム内でのファイル共有や、外部への連携もスムーズになり、コミュニケーションの速度を向上させます。
DiscordでPDFファイルが送信されたら、RPAで圧縮しメールで送信する
試してみる
■概要
Discordで共有されたPDFのファイルサイズが大きく、メールで送る際に毎回圧縮ツールを開いて手作業で対応していませんか。
この一連の作業は地味に時間を要し、手間に感じることもあるかと思います。
このワークフローを活用すれば、Discordへのファイル投稿をきっかけに、RPAでPDFのファイルサイズを小さくし（pdf to smaller size）、指定のアドレスへ自動でメール送信します。面倒な手作業から解放され、よりスムーズなファイル共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Discordで頻繁にPDFファイルを共有し、その都度圧縮する作業に手間を感じている方
・手作業によるPDFファイルの圧縮やメール送信のプロセスを自動化したいと考えている方
・ファイルサイズを小さくする（pdf to smaller size）作業を効率化し、チームの業務を円滑にしたい方
■注意事項
・DiscordとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
PDFを圧縮し、メールで自動送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、DropboxにPDFファイルが格納された際に、RPAで自動的にファイルを圧縮し、Outlookで送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- DropboxとOutlookのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Dropboxのトリガー設定とRPA・Outlookのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
DropboxにPDFファイルが格納されたら、RPAで圧縮してOutlookで送信する
試してみる
■概要
サイズの大きいPDFファイルをメールで送る際、都度圧縮ツールでファイルサイズを小さくする作業に手間を感じていませんか。
手作業による圧縮忘れや、送信ミスが発生することもあります。
このワークフローは、DropboxにPDFファイルが格納されると、RPAが自動でWeb上のツールでPDFをより小さいサイズ（to smaller size）に圧縮し、Outlookで自動送信します。
こうした定型業務を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
・PDFをより小さいサイズにするため、日常的に圧縮作業を手作業で行っている方
・DropboxとOutlookを利用しており、ファイル共有に関する一連の業務を効率化したい方
・手作業によるファイルの圧縮漏れやメールの送信ミスをなくしたいと考えている方
■注意事項
・DropboxとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
ステップ1：DropboxとOutlookのマイアプリ登録とブラウザ操作用アカウントの登録をしよう
フローボットを設定する前に、Yoomと各アプリを連携していきます。
まずはYoomにログインして、画面の左上のマイアプリをクリックし、新規接続を選択しましょう。その後、マイアプリ一覧という画面に進み、連携するアプリ名を選択します。
新規アプリを登録する場合、この手順で進んでください。
Dropboxのマイアプリ登録手順
アプリ一覧でDropboxをクリックします。
登録しているメールアドレスを入力します。
パスワードを入力してください。
これでDropboxのマイアプリ登録が完了です。
Outlookのマイアプリ登録手順
▼Outlookの注意事項
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
アプリ一覧でOutlookを選択してください。
連携するアカウントをクリックします。
パスワードを入力して、サインインを選択しましょう。
これでOutlookのマイアプリ登録が完了です。
ブラウザ操作用アカウントの登録手順
今回ブラウザを操作するアクションを設定する時に必要ですので、登録しましょう。
画面左のマイアプリをクリックし、「ブラウザ操作用アカウント」→「新規接続」の順で選択します。
サービス名サービス名・識別名は「任意の値」を入力しましょう。
アカウント名は「Chromeのログインアカウント」、パスワードは「Chromeのパスワード」を設定してください。
これでブラウザ操作用アカウントの登録ができました！
ステップ2：テンプレートをコピーしよう
ここではYoomで用意されているテンプレートを活用して、設定を行います。
大枠があらかじめ作成されているので、その流れに沿って進めるだけで完成します。
それでは下のバナーをクリックしてください。
DropboxにPDFファイルが格納されたら、RPAで圧縮してOutlookで送信する
試してみる
■概要
サイズの大きいPDFファイルをメールで送る際、都度圧縮ツールでファイルサイズを小さくする作業に手間を感じていませんか。
手作業による圧縮忘れや、送信ミスが発生することもあります。
このワークフローは、DropboxにPDFファイルが格納されると、RPAが自動でWeb上のツールでPDFをより小さいサイズ（to smaller size）に圧縮し、Outlookで自動送信します。
こうした定型業務を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
・PDFをより小さいサイズにするため、日常的に圧縮作業を手作業で行っている方
・DropboxとOutlookを利用しており、ファイル共有に関する一連の業務を効率化したい方
・手作業によるファイルの圧縮漏れやメールの送信ミスをなくしたいと考えている方
■注意事項
・DropboxとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
「このテンプレートを試す」を選択します。
「OK」をクリックしてください。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
ステップ3：Dropboxのトリガーを設定しよう
次にフローボットの設定に進みましょう！
先ほどコピーしたテンプレートの「特定のファイル内でファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面は、設定ができていますので、以下の点を確認し、次へをクリックしてください。
- タイトルは変更できます。
- Dropboxと連携するアカウント情報を確認しておきます。
- トリガーアクションは「特定のファイル内でファイルが作成または更新されたら」が選択されています。
アプリトリガーのAPI接続設定に進んでください。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔に設定しておきましょう。
- 対象のフォルダのパスはDropboxのURLから取得します。
ファイル名はトリガーとなるファイル名のキーワードを設定してください。
ここではPDFファイルが格納された時にトリガーを起動させるフローボットにしたいので「.pdf」と設定しています。
設定後Dropboxに移動し、トリガーとなるイベント「特定のファイル内でファイルが作成または更新されたら」を実行したら、Yoomに戻ってテストをクリックしましょう。
テストが成功し、取得した値に情報が追加されたら、保存しましょう。
ステップ4：Dropboxのアクションを設定しよう
次に「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択は設定ができていますので、以下を確認し、次へをクリックしてください。
- タイトルは編集OKです。
- Dropboxと連携するアカウント情報を確認しましょう。
- トリガーアクションは「ファイルをダウンロード」が選択されています。
API接続設定を行います。
- フォルダのパスはDropboxのURLから設定します。
- ファイル名はDropboxのトリガーの取得した値から「ファイル名」を選択してください。
設定後、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、ダウンロードしたファイル情報を取得できたら保存しましょう。
ステップ5：ブラウザを操作する設定をしよう
次にブラウザを操作する設定に進みます。
まずはこちらをクリックして、「chromeに追加」を選択してください。
「拡張機能を追加」をクリックします。
Chromeの管理画面に移動して、「シークレットモードでの実行を許可する」項目のトグルをONにしてください。
▼Chromeの拡張機能の注意事項
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用できます。
フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらを確認しましょう。
ここまでできたら、「ブラウザを操作する」をクリックして、フローボットの設定に戻ってください。
ブラウザ操作の詳細設定を設定していきましょう。ブラウザ操作を自動化するオペレーションを設定します。
1アクション実行につき、1タスク消費します。
▶詳しくはこちらを確認してください。
1.URLにアクセス
今回は操作例として、PDF変換サイトを使用しています。用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
2.ファイルをアップロード
アクション名と設定し、ファイルにはDropboxのファイルをアップロードで取得した値から「ダウンロードしたファイル」を選択してください。
3.クリック
ブラウザ上でクリックの操作が必要な場面で使用するアクションです。
4.ファイルをダウンロード
アクション名とファイルの名称を任意で設定します。
待機時間は、ファイルをダウンロードする際にかかる時間を待機させることが可能です。
待機時間を設定していない場合、そのままオペレーションが進んで行くため、ファイルのダウンロードが間に合わずエラーが発生する可能性があります。
設定後、テストを実行してください。
テストが成功し、PDFのファイル情報を取得できたら保存します。
ステップ6：Outlookのアクションを設定しよう
次に「メールを送る」をクリックしましょう。
メールの設定を行いましょう。
- タイトルは変更OKです。
- Outlookと連携するアカウント情報を確認しましょう。
Toには、送信先のメールアドレスを設定してください。
件名は添付画像のように、任意で入力します。
本文の内容は通知したい内容を入力してください。
添付ファイルは、「取得した値を使用」、「ファイル」を設定し、次へをクリックしましょう。
メール送信のテストを行います。
メールの内容や送信先、添付ファイルがブラウザを操作するのアクションで圧縮したPDFファイルになっているか確認し、テストをクリックします。
テストが成功し、Outlookでメールの送信ができたら保存してください。
ステップ7：動作をチェックしよう
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正しく動作するか確認しておきましょう。
これでフローボットの設定ができました。
Outlookを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Outlookと連携したさまざまな自動化を簡単に実現できます。
たとえば、Google DriveにアップロードされたPDFファイルをOCR処理したり、ファイルを自動変換したりすることが可能です。これにより、手作業の負担を減らし、効率的にチーム内での情報共有やデータ管理を行えます。
ここでは、Outlookを使った便利な自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信
試してみる
Salesforceのリード詳細ページから、Outlookで定型メールを送信します。メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。
Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
「Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する」ワークフローは、顧客のフォローアップを迅速化します。
顧客情報が登録されたと同時に自動でメールが送信されるので、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを利用して営業活動を行っている方
・Salesforceに登録されたリード情報を迅速に確認し、迅速に行動に移したいと考えている方
・メールクライアントとしてOutlookを活用している企業
・リード情報が登録された際に、手動でメールを送信する手間を省きたい方
・営業チーム全体でリード情報を効率的に共有し、スピーディに対応したい方
・新しい営業リードを逃さず、営業機会を最大化したいと考える方
■注意事項
・SalesforceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信
試してみる
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信するフローです
Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。
この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
・チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
・請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■注意事項
・OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
試してみる
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
まとめ
PDFファイルの圧縮とメール送信を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルの圧縮やメールへの添付といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぎながら業務を効率化できます。
これにより、ファイルサイズを気にすることなく迅速に情報共有ができ、より付加価値の高い業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
