DropboxにPDFファイルが格納されたら、RPAで圧縮してOutlookで送信する
試してみる
■概要
サイズの大きいPDFファイルをメールで送る際、都度圧縮ツールでファイルサイズを小さくする作業に手間を感じていませんか。手作業による圧縮忘れや、送信ミスが発生することもあります。
■このテンプレートをおすすめする方
PDFをより小さいサイズにするため、日常的に圧縮作業を手作業で行っている方 DropboxとOutlookを利用しており、ファイル共有に関する一連の業務を効率化したい方 手作業によるファイルの圧縮漏れやメールの送信ミスをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFを圧縮してメールで送信する一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 自動で処理が実行されることで、圧縮忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFファイルを取得します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、任意のPDF圧縮サイトでファイルをアップロードし、サイズを小さくする操作を設定します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、圧縮されたファイルを添付して指定の宛先に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能では、PDF圧縮に利用するWebサイトや、そのサイト上でのクリックやファイル選択といった一連の操作を、ユーザーの環境に合わせて任意に設定可能です。 Outlookのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスを自由に設定できます。また、件名や本文に固定のテキストを用いたり、ファイル名といった動的な情報を差し込んだりすることも可能です。 ■注意事項
DropboxとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
「大容量のPDFファイルをメールで送りたいのに、サイズが大きすぎて添付できない…」PDFファイルの容量に関する問題や、圧縮作業の手間に悩まされていませんか？
もし、ストレージサービスへの保存やフォームからの受信など、様々な方法で受け取ったPDFファイルを自動で圧縮し、そのまま指定のアドレスにメールで送信できる仕組み があれば、ファイルサイズを気にすることなくスムーズにやり取りができ、手作業による圧縮の手間からも解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。ぜひ自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはPDFファイルを自動で圧縮する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
DropboxにPDFファイルが格納されたら、RPAで圧縮してOutlookで送信する
試してみる
■概要
サイズの大きいPDFファイルをメールで送る際、都度圧縮ツールでファイルサイズを小さくする作業に手間を感じていませんか。手作業による圧縮忘れや、送信ミスが発生することもあります。
■このテンプレートをおすすめする方
PDFをより小さいサイズにするため、日常的に圧縮作業を手作業で行っている方 DropboxとOutlookを利用しており、ファイル共有に関する一連の業務を効率化したい方 手作業によるファイルの圧縮漏れやメールの送信ミスをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFを圧縮してメールで送信する一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 自動で処理が実行されることで、圧縮忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFファイルを取得します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、任意のPDF圧縮サイトでファイルをアップロードし、サイズを小さくする操作を設定します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、圧縮されたファイルを添付して指定の宛先に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能では、PDF圧縮に利用するWebサイトや、そのサイト上でのクリックやファイル選択といった一連の操作を、ユーザーの環境に合わせて任意に設定可能です。 Outlookのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスを自由に設定できます。また、件名や本文に固定のテキストを用いたり、ファイル名といった動的な情報を差し込んだりすることも可能です。 ■注意事項
DropboxとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
PDFファイルの圧縮とメール送信を自動化する方法
ここからは、さまざまなツールを起点として、PDFファイルの圧縮とメールでの送信を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
普段の業務で発生するPDFファイルのやり取りを効率化できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ストレージサービスを起点にPDF圧縮・メール送信を自動化する
DropboxなどのストレージサービスにPDFファイルが格納されたタイミングで、自動で圧縮し、Outlookなどのメールツールから送信可能です。
これにより、大容量ファイルの圧縮・送信作業を自動化し、業務の手間を大幅に削減できます。
DropboxにPDFファイルが格納されたら、RPAで圧縮してOutlookで送信する
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■概要
サイズの大きいPDFファイルをメールで送る際、都度圧縮ツールでファイルサイズを小さくする作業に手間を感じていませんか。手作業による圧縮忘れや、送信ミスが発生することもあります。
■このテンプレートをおすすめする方
PDFをより小さいサイズにするため、日常的に圧縮作業を手作業で行っている方 DropboxとOutlookを利用しており、ファイル共有に関する一連の業務を効率化したい方 手作業によるファイルの圧縮漏れやメールの送信ミスをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFを圧縮してメールで送信する一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 自動で処理が実行されることで、圧縮忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFファイルを取得します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、任意のPDF圧縮サイトでファイルをアップロードし、サイズを小さくする操作を設定します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、圧縮されたファイルを添付して指定の宛先に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能では、PDF圧縮に利用するWebサイトや、そのサイト上でのクリックやファイル選択といった一連の操作を、ユーザーの環境に合わせて任意に設定可能です。 Outlookのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスを自由に設定できます。また、件名や本文に固定のテキストを用いたり、ファイル名といった動的な情報を差し込んだりすることも可能です。 ■注意事項
DropboxとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
フォームを起点にPDF圧縮・メール送信を自動化する
Yoomのフォーム機能を使って、PDFファイルが添付・送信されたことをトリガーに、自動で圧縮し、Gmailなどで即座に送信できます。
これにより、問い合わせや申し込みで受け取ったPDFの管理・共有フローを効率化し、対応漏れや遅延を防げます。
フォームでPDFファイルが送信されたら、RPAで圧縮しGmailで送信する
試してみる
■概要
フォームで受け取ったPDFファイルのサイズが大きく、メールでの送受信に手間がかかることはありませんか。手作業で圧縮するのは面倒で、他の業務を圧迫することもあります。
■このテンプレートをおすすめする方
フォーム経由で受け取るPDFを手作業で圧縮・送信しており、手間を削減したい方 `pdf to smaller size`などファイル圧縮に関連する定型業務の自動化に関心がある方 RPAやGmailを活用して、ファイル送付業務の効率化やミスの削減を実現したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへのファイル送信を起点に、PDFの圧縮からメール送信までが自動化され、手作業にかかっていた時間を短縮できます 手動でのファイル操作やメール作成が不要になるため、圧縮忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、GmailをYoomと連携します 次に、トリガーでフォーム機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。この際、ファイル添付が可能な項目を作成してください 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、任意のPDF圧縮サイトでファイルを圧縮する操作を記録します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、圧縮されたPDFファイルを添付して任意の宛先に送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能の設定では、普段利用しているPDF圧縮サイトや、そのサイト上での操作内容を任意で設定することが可能です Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。また、件名や本文は固定のテキストだけでなく、フォームで受け取った内容を変数として埋め込むことも可能です ■注意事項
GmailとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
チャットツールを起点にPDF圧縮・メール送信を自動化する
DiscordなどのチャットツールにPDFファイルが投稿されたことをトリガーに、自動でファイルを圧縮し、指定の宛先にメールで送信できます。
チーム内でのファイル共有や、外部への連携もスムーズになり、コミュニケーションの速度を向上させます。
DiscordでPDFファイルが送信されたら、RPAで圧縮しメールで送信する
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■概要
Discordで共有されたPDFのファイルサイズが大きく、メールで送る際に毎回圧縮ツールを開いて手作業で対応していませんか。この一連の作業は地味に時間を要し、手間に感じることもあるかと思います。このワークフローを活用すれば、Discordへのファイル投稿をきっかけに、RPAでPDFのファイルサイズを小さくし（pdf to smaller size）、指定のアドレスへ自動でメール送信します。面倒な手作業から解放され、よりスムーズなファイル共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Discordで頻繁にPDFファイルを共有し、その都度圧縮する作業に手間を感じている方 手作業によるPDFファイルの圧縮やメール送信のプロセスを自動化したいと考えている方 ファイルサイズを小さくする（pdf to smaller size）作業を効率化し、チームの業務を円滑にしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Discordへの投稿からPDF圧縮、メール送信までが自動化されるため、手作業で対応していた時間を短縮できます 手動での圧縮忘れや送信先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、DiscordをYoomと連携します 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションの分岐機能で、メッセージにファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むよう設定します 続いて、オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定します 次に、オペレーションのRPA機能で、任意のPDF圧縮サイトを操作し、ダウンロードしたファイルを圧縮するアクションを設定します 最後に、オペレーションのメール機能で、圧縮したファイルを添付して指定の宛先にメールを送信するよう設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能では、PDF圧縮に利用するWebサイトやクリックなどの操作内容を、ユーザーの環境に合わせて任意で設定することが可能です メールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを自由に設定できます。また、メールの本文に固定のテキストを入力したり、トリガーで取得したメッセージ内容などの変数を埋め込んだりすることも可能です ■注意事項
DiscordとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
PDFを圧縮し、メールで自動送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、DropboxにPDFファイルが格納された際に、RPAで自動的にファイルを圧縮し、Outlookで送信するフロー を解説していきます！こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
DropboxとOutlookのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Dropboxのトリガー設定とRPA・Outlookのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
DropboxにPDFファイルが格納されたら、RPAで圧縮してOutlookで送信する
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■概要
サイズの大きいPDFファイルをメールで送る際、都度圧縮ツールでファイルサイズを小さくする作業に手間を感じていませんか。手作業による圧縮忘れや、送信ミスが発生することもあります。
■このテンプレートをおすすめする方
PDFをより小さいサイズにするため、日常的に圧縮作業を手作業で行っている方 DropboxとOutlookを利用しており、ファイル共有に関する一連の業務を効率化したい方 手作業によるファイルの圧縮漏れやメールの送信ミスをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFを圧縮してメールで送信する一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 自動で処理が実行されることで、圧縮忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFファイルを取得します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、任意のPDF圧縮サイトでファイルをアップロードし、サイズを小さくする操作を設定します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、圧縮されたファイルを添付して指定の宛先に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能では、PDF圧縮に利用するWebサイトや、そのサイト上でのクリックやファイル選択といった一連の操作を、ユーザーの環境に合わせて任意に設定可能です。 Outlookのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスを自由に設定できます。また、件名や本文に固定のテキストを用いたり、ファイル名といった動的な情報を差し込んだりすることも可能です。 ■注意事項
DropboxとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
ステップ1：DropboxとOutlookのマイアプリ登録とブラウザ操作用アカウントの登録をしよう
フローボットを設定する前に、Yoomと各アプリを連携していきます。
まずはYoomにログインして、画面の左上のマイアプリをクリックし、新規接続を選択しましょう。その後、マイアプリ一覧という画面に進み、連携するアプリ名を選択します。
Dropboxのマイアプリ登録手順
アプリ一覧でDropboxをクリックします。
登録しているメールアドレスを入力します。
パスワードを入力してください。
これでDropboxのマイアプリ登録が完了です。
Outlookのマイアプリ登録手順
▼Outlookの注意事項
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
アプリ一覧でOutlookを選択してください。
連携するアカウントをクリックします。
パスワードを入力して、サインインを選択しましょう。
これでOutlookのマイアプリ登録が完了です。
ブラウザ操作用アカウントの登録手順
今回ブラウザを操作するアクションを設定する時に必要ですので、登録しましょう。
サービス名サービス名・識別名は「任意の値」を入力しましょう。
これでブラウザ操作用アカウントの登録ができました！
ステップ2：テンプレートをコピーしよう
ここではYoomで用意されているテンプレートを活用して、設定を行います。
DropboxにPDFファイルが格納されたら、RPAで圧縮してOutlookで送信する
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■概要
サイズの大きいPDFファイルをメールで送る際、都度圧縮ツールでファイルサイズを小さくする作業に手間を感じていませんか。手作業による圧縮忘れや、送信ミスが発生することもあります。
■このテンプレートをおすすめする方
PDFをより小さいサイズにするため、日常的に圧縮作業を手作業で行っている方 DropboxとOutlookを利用しており、ファイル共有に関する一連の業務を効率化したい方 手作業によるファイルの圧縮漏れやメールの送信ミスをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFを圧縮してメールで送信する一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 自動で処理が実行されることで、圧縮忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFファイルを取得します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、任意のPDF圧縮サイトでファイルをアップロードし、サイズを小さくする操作を設定します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、圧縮されたファイルを添付して指定の宛先に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能では、PDF圧縮に利用するWebサイトや、そのサイト上でのクリックやファイル選択といった一連の操作を、ユーザーの環境に合わせて任意に設定可能です。 Outlookのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスを自由に設定できます。また、件名や本文に固定のテキストを用いたり、ファイル名といった動的な情報を差し込んだりすることも可能です。 ■注意事項
DropboxとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
「このテンプレートを試す」を選択します。
「OK」をクリックしてください。
これでテンプレートのコピーができました。
ステップ3：Dropboxのトリガーを設定しよう
次にフローボットの設定に進みましょう！
連携アカウントとアクションを選択する画面は、設定ができていますので、以下の点を確認し、次へをクリックしてください。
タイトルは変更できます。
Dropboxと連携するアカウント情報を確認しておきます。
トリガーアクションは「特定のファイル内でファイルが作成または更新されたら」が選択されています。
アプリトリガーのAPI接続設定に進んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 ご利用プラン によって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔に設定しておきましょう。
対象のフォルダのパスはDropboxのURLから取得します。
ファイル名はトリガーとなるファイル名のキーワードを設定してください。
設定後Dropboxに移動し、トリガーとなるイベント「特定のファイル内でファイルが作成または更新されたら」を実行したら、Yoomに戻ってテストをクリックしましょう。
テストが成功し、取得した値に情報が追加されたら、保存しましょう。
ステップ4：Dropboxのアクションを設定しよう
次に「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択は設定ができていますので、以下を確認し、次へをクリックしてください。
タイトルは編集OKです。
Dropboxと連携するアカウント情報を確認しましょう。
トリガーアクションは「ファイルをダウンロード」が選択されています。
API接続設定を行います。
フォルダのパスはDropboxのURLから設定します。
ファイル名はDropboxのトリガーの取得した値から「ファイル名」を選択してください。
設定後、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、ダウンロードしたファイル情報を取得できたら保存しましょう。
ステップ5：ブラウザを操作する設定をしよう
次にブラウザを操作する設定に進みます。まずは こちら をクリックして、「chromeに追加」を選択してください。
「拡張機能を追加」をクリックします。
Chromeの管理画面に移動して、「シークレットモードでの実行を許可する」項目のトグルをONにしてください。
▼Chromeの拡張機能の注意事項
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用できます。こちら
ここまでできたら、「ブラウザを操作する」をクリックして、フローボットの設定に戻ってください。
ブラウザ操作の詳細設定を設定していきましょう。ブラウザ操作を自動化するオペレーションを設定します。▶詳しくは こちら を確認してください。
1.URLにアクセス
今回は操作例として、PDF変換サイトを使用しています。用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
2.ファイルをアップロード
アクション名と設定し、ファイルにはDropboxのファイルをアップロードで取得した値から「ダウンロードしたファイル」を選択してください。
3.クリック
ブラウザ上でクリックの操作が必要な場面で使用するアクションです。
4.ファイルをダウンロード
アクション名とファイルの名称を任意で設定します。
設定後、テストを実行してください。
ステップ6：Outlookのアクションを設定しよう
次に「メールを送る」をクリックしましょう。
メールの設定を行いましょう。
タイトルは変更OKです。
Outlookと連携するアカウント情報を確認しましょう。
Toには、送信先のメールアドレスを設定してください。
本文の内容は通知したい内容を入力してください。
メール送信のテストを行います。
テストが成功し、Outlookでメールの送信ができたら保存してください。
ステップ7：動作をチェックしよう
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正しく動作するか確認しておきましょう。
これでフローボットの設定ができました。
Outlookを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Outlookと連携したさまざまな自動化を簡単に実現できます。
たとえば、Google DriveにアップロードされたPDFファイルをOCR処理したり、ファイルを自動変換したりすることが可能です。これにより、手作業の負担を減らし、効率的にチーム内での情報共有やデータ管理を行えます。
ここでは、Outlookを使った便利な自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信
試してみる
■概要
Salesforceの特定のリード詳細ページから、Outlookで定型メールを送信します。
メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。
また、添付資料なども自由に設定が可能です。
■注意事項
・Chrome拡張機能を使用するため、Chrome上でのみご利用いただけます。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する
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■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、Outlookを開いて手作業でフォローメールを送るのは手間がかかりませんか。また、対応が遅れたり、宛先を間違えたりといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのリード登録をきっかけに、Outlookから指定した内容のメールを自動で送信でき、リードへの迅速なアプローチが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
Salesforceのリード情報を基に、Outlookでメールを手動作成・送信している方 リード獲得後の初回アプローチの速度と正確性を向上させたいと考えている営業担当者の方 定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方 ■このテンプレートを使うメリット
Salesforceへのリード登録後、即座にメールが自動送信されるため、対応時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。 手作業によるメールの作成や送信が不要になるため、宛先間違いや内容の記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。 トリガーでSalesforceを選択し、「アプリトリガー」を設定して、リードが新規作成されたことを検知できるようにします。 次に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。 最後に、Salesforceから取得したリードのメールアドレスや氏名などの情報を活用し、送信するメールの宛先や本文を設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Salesforceのトリガー設定では、ご利用の環境に合わせてマイドメインURLや、対象となるオブジェクトのAPI参照名（例: Lead）を設定してください。 Outlookで送信するメールの件名や本文は自由に編集が可能です。Salesforceから取得した会社名や担当者名などを本文に差し込むことで、パーソナライズされたメールを送信できます。 ■注意事項
SalesforceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信
試してみる
◼️概要
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信するフローです。
メッセージを自動転送することにより漏れを防ぐことができ、業務効率化を図れます。
◼️注意事項
・ Outlook、SlackそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方 チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方 請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信からDropboxへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動での保存作業がなくなることで、ファイルの保存忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。 さらに、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダを「受信トレイ」や特定のサブフォルダなど、候補から任意で選択することが可能です。 Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を自由にカスタマイズでき、ファイル名には固定のテキストだけでなく、メールの件名や受信日時などの情報を変数として設定できます。 ■注意事項
OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
試してみる
■概要
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
Microsoft Excelへの集計処理や毎月の請求書発行処理など、様々な用途でご活用ください。
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐をするはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
PDFファイルの圧縮とメール送信を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルの圧縮やメールへの添付といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぎながら業務を効率化できます。
これにより、ファイルサイズを気にすることなく迅速に情報共有ができ、より付加価値の高い業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ こちら から無料登録して 、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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