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【簡単設定】オンラインでPDFファイルを自動で圧縮する方法
■概要
PDFファイルのサイズが大きく、オンラインツールで都度圧縮する作業に手間を感じている方もいるかもしれません。特にオンラインツールを利用する場合、ファイルのアップロードから圧縮、ダウンロード、そして保存という一連の操作は、手作業では時間を要する業務です。このワークフローは、OneDriveにPDFファイルが保存されるだけで、RPAが自動で圧縮処理を行い指定の場所に格納するため、こうしたファイル管理の手間を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- オンラインツールを利用し、手作業でPDFの圧縮を行っている方
- OneDriveで管理している大容量のPDFファイルを、効率的に取り扱いたいと考えている方
- RPAを活用して、ファイル操作などの定型的なブラウザ業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル格納をトリガーに自動で圧縮と保存が完了するため、これまで手作業で行っていたファイル圧縮の時間を削減することに繋がります
- 手動での圧縮作業で起こりうる、ファイルの圧縮し忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します
- オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、RPA機能でオンラインのPDF圧縮ツールを操作し、ダウンロードしたファイルをアップロード、圧縮、再度ダウンロードする一連のブラウザ操作を設定します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、圧縮されたファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーおよびファイルをアップロードするOneDriveのオペレーションでは、対象とするドライブIDやフォルダIDなどを任意に設定してください
- 分岐機能では、ファイル名に「.pdf」が含まれている場合のみ処理を実行するなど、後続のオペレーションを起動させる条件を自由に設定可能です
- RPA機能では、実際に操作するオンラインPDF圧縮ツールのURLや、クリックするボタン、ファイルをアップロードする箇所などを、ユーザーの利用環境に合わせて設定してください
- 圧縮後のファイルをOneDriveにアップロードする際、ファイル名に「_compressed」といった特定の文字列を追加するなど、動的にファイル名を変更することも可能です
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
■概要
PDFファイルのサイズが大きく、オンラインツールで都度圧縮する作業に手間を感じている方もいるかもしれません。特にオンラインツールを利用する場合、ファイルのアップロードから圧縮、ダウンロード、そして保存という一連の操作は、手作業では時間を要する業務です。このワークフローは、OneDriveにPDFファイルが保存されるだけで、RPAが自動で圧縮処理を行い指定の場所に格納するため、こうしたファイル管理の手間を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- オンラインツールを利用し、手作業でPDFの圧縮を行っている方
- OneDriveで管理している大容量のPDFファイルを、効率的に取り扱いたいと考えている方
- RPAを活用して、ファイル操作などの定型的なブラウザ業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル格納をトリガーに自動で圧縮と保存が完了するため、これまで手作業で行っていたファイル圧縮の時間を削減することに繋がります
- 手動での圧縮作業で起こりうる、ファイルの圧縮し忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します
- オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、RPA機能でオンラインのPDF圧縮ツールを操作し、ダウンロードしたファイルをアップロード、圧縮、再度ダウンロードする一連のブラウザ操作を設定します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、圧縮されたファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーおよびファイルをアップロードするOneDriveのオペレーションでは、対象とするドライブIDやフォルダIDなどを任意に設定してください
- 分岐機能では、ファイル名に「.pdf」が含まれている場合のみ処理を実行するなど、後続のオペレーションを起動させる条件を自由に設定可能です
- RPA機能では、実際に操作するオンラインPDF圧縮ツールのURLや、クリックするボタン、ファイルをアップロードする箇所などを、ユーザーの利用環境に合わせて設定してください
- 圧縮後のファイルをOneDriveにアップロードする際、ファイル名に「_compressed」といった特定の文字列を追加するなど、動的にファイル名を変更することも可能です
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
「PDFファイルのサイズが大きすぎてメールで送れない…」
「ストレージの容量を節約するために、毎回オンラインツールで圧縮作業をするのが面倒…」
このように、日々の業務で発生するPDFファイルのサイズに関する悩みを抱えていませんか？
もし、特定のフォルダに保存されたPDFやメールで受信したPDFのファイルサイズを自動で圧縮し、別の場所に保存できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、手作業による圧縮の手間を省き、よりスムーズなファイル管理を実現できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはストレージサービスに保存されたPDFファイルを自動で圧縮する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
PDFファイルのサイズが大きく、オンラインツールで都度圧縮する作業に手間を感じている方もいるかもしれません。特にオンラインツールを利用する場合、ファイルのアップロードから圧縮、ダウンロード、そして保存という一連の操作は、手作業では時間を要する業務です。このワークフローは、OneDriveにPDFファイルが保存されるだけで、RPAが自動で圧縮処理を行い指定の場所に格納するため、こうしたファイル管理の手間を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- オンラインツールを利用し、手作業でPDFの圧縮を行っている方
- OneDriveで管理している大容量のPDFファイルを、効率的に取り扱いたいと考えている方
- RPAを活用して、ファイル操作などの定型的なブラウザ業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル格納をトリガーに自動で圧縮と保存が完了するため、これまで手作業で行っていたファイル圧縮の時間を削減することに繋がります
- 手動での圧縮作業で起こりうる、ファイルの圧縮し忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します
- オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、RPA機能でオンラインのPDF圧縮ツールを操作し、ダウンロードしたファイルをアップロード、圧縮、再度ダウンロードする一連のブラウザ操作を設定します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、圧縮されたファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーおよびファイルをアップロードするOneDriveのオペレーションでは、対象とするドライブIDやフォルダIDなどを任意に設定してください
- 分岐機能では、ファイル名に「.pdf」が含まれている場合のみ処理を実行するなど、後続のオペレーションを起動させる条件を自由に設定可能です
- RPA機能では、実際に操作するオンラインPDF圧縮ツールのURLや、クリックするボタン、ファイルをアップロードする箇所などを、ユーザーの利用環境に合わせて設定してください
- 圧縮後のファイルをOneDriveにアップロードする際、ファイル名に「_compressed」といった特定の文字列を追加するなど、動的にファイル名を変更することも可能です
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
■概要
PDFファイルのサイズが大きく、オンラインツールで都度圧縮する作業に手間を感じている方もいるかもしれません。特にオンラインツールを利用する場合、ファイルのアップロードから圧縮、ダウンロード、そして保存という一連の操作は、手作業では時間を要する業務です。このワークフローは、OneDriveにPDFファイルが保存されるだけで、RPAが自動で圧縮処理を行い指定の場所に格納するため、こうしたファイル管理の手間を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- オンラインツールを利用し、手作業でPDFの圧縮を行っている方
- OneDriveで管理している大容量のPDFファイルを、効率的に取り扱いたいと考えている方
- RPAを活用して、ファイル操作などの定型的なブラウザ業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル格納をトリガーに自動で圧縮と保存が完了するため、これまで手作業で行っていたファイル圧縮の時間を削減することに繋がります
- 手動での圧縮作業で起こりうる、ファイルの圧縮し忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します
- オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、RPA機能でオンラインのPDF圧縮ツールを操作し、ダウンロードしたファイルをアップロード、圧縮、再度ダウンロードする一連のブラウザ操作を設定します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、圧縮されたファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーおよびファイルをアップロードするOneDriveのオペレーションでは、対象とするドライブIDやフォルダIDなどを任意に設定してください
- 分岐機能では、ファイル名に「.pdf」が含まれている場合のみ処理を実行するなど、後続のオペレーションを起動させる条件を自由に設定可能です
- RPA機能では、実際に操作するオンラインPDF圧縮ツールのURLや、クリックするボタン、ファイルをアップロードする箇所などを、ユーザーの利用環境に合わせて設定してください
- 圧縮後のファイルをOneDriveにアップロードする際、ファイル名に「_compressed」といった特定の文字列を追加するなど、動的にファイル名を変更することも可能です
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
PDFのファイル圧縮を自動化する方法
普段お使いのツールを起点に、PDFファイルの圧縮作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
この自動化により、ファイルサイズを気にすることなく、スムーズな共有や効率的なストレージ管理が可能になります！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ストレージサービスを起点にPDFを圧縮する
OneDriveのようなストレージサービスにPDFファイルが追加されたら、そのファイルを自動で圧縮して別のフォルダに保存することができます。
手作業での圧縮やファイル移動の手間をなくし、ストレージ容量の管理を効率化できます！
■概要
PDFファイルのサイズが大きく、オンラインツールで都度圧縮する作業に手間を感じている方もいるかもしれません。特にオンラインツールを利用する場合、ファイルのアップロードから圧縮、ダウンロード、そして保存という一連の操作は、手作業では時間を要する業務です。このワークフローは、OneDriveにPDFファイルが保存されるだけで、RPAが自動で圧縮処理を行い指定の場所に格納するため、こうしたファイル管理の手間を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- オンラインツールを利用し、手作業でPDFの圧縮を行っている方
- OneDriveで管理している大容量のPDFファイルを、効率的に取り扱いたいと考えている方
- RPAを活用して、ファイル操作などの定型的なブラウザ業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル格納をトリガーに自動で圧縮と保存が完了するため、これまで手作業で行っていたファイル圧縮の時間を削減することに繋がります
- 手動での圧縮作業で起こりうる、ファイルの圧縮し忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します
- オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、RPA機能でオンラインのPDF圧縮ツールを操作し、ダウンロードしたファイルをアップロード、圧縮、再度ダウンロードする一連のブラウザ操作を設定します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、圧縮されたファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーおよびファイルをアップロードするOneDriveのオペレーションでは、対象とするドライブIDやフォルダIDなどを任意に設定してください
- 分岐機能では、ファイル名に「.pdf」が含まれている場合のみ処理を実行するなど、後続のオペレーションを起動させる条件を自由に設定可能です
- RPA機能では、実際に操作するオンラインPDF圧縮ツールのURLや、クリックするボタン、ファイルをアップロードする箇所などを、ユーザーの利用環境に合わせて設定してください
- 圧縮後のファイルをOneDriveにアップロードする際、ファイル名に「_compressed」といった特定の文字列を追加するなど、動的にファイル名を変更することも可能です
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
■概要
PDFファイルのサイズが大きく、オンラインツールで都度圧縮する作業に手間を感じている方もいるかもしれません。特にオンラインツールを利用する場合、ファイルのアップロードから圧縮、ダウンロード、そして保存という一連の操作は、手作業では時間を要する業務です。このワークフローは、OneDriveにPDFファイルが保存されるだけで、RPAが自動で圧縮処理を行い指定の場所に格納するため、こうしたファイル管理の手間を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- オンラインツールを利用し、手作業でPDFの圧縮を行っている方
- OneDriveで管理している大容量のPDFファイルを、効率的に取り扱いたいと考えている方
- RPAを活用して、ファイル操作などの定型的なブラウザ業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル格納をトリガーに自動で圧縮と保存が完了するため、これまで手作業で行っていたファイル圧縮の時間を削減することに繋がります
- 手動での圧縮作業で起こりうる、ファイルの圧縮し忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します
- オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、RPA機能でオンラインのPDF圧縮ツールを操作し、ダウンロードしたファイルをアップロード、圧縮、再度ダウンロードする一連のブラウザ操作を設定します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、圧縮されたファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーおよびファイルをアップロードするOneDriveのオペレーションでは、対象とするドライブIDやフォルダIDなどを任意に設定してください
- 分岐機能では、ファイル名に「.pdf」が含まれている場合のみ処理を実行するなど、後続のオペレーションを起動させる条件を自由に設定可能です
- RPA機能では、実際に操作するオンラインPDF圧縮ツールのURLや、クリックするボタン、ファイルをアップロードする箇所などを、ユーザーの利用環境に合わせて設定してください
- 圧縮後のファイルをOneDriveにアップロードする際、ファイル名に「_compressed」といった特定の文字列を追加するなど、動的にファイル名を変更することも可能です
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
メールツールを起点にPDFを圧縮する
Gmailなどのメールツールで特定のPDFファイルを受信した際に、自動で圧縮してGoogle Driveなどのストレージサービスに格納することもできます。
メール添付ファイルの管理とバックアップ作業を同時に効率化します。
■概要
メールで受け取ったPDFファイルを手動でダウンロードし、オンラインの圧縮ツールで処理してから再度保存する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなります。特に、オンラインツールを探して毎回作業するのは非効率です。このワークフローは、Gmailで特定のPDFファイルを受信した際に、RPA機能が自動でファイルを圧縮し、Google Driveの指定フォルダへ格納する一連の流れを自動化し、こうしたファイル管理の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取るPDFファイルを、オンラインツールで都度圧縮している方
- 手作業でのファイル圧縮やGoogle Driveへの保存に手間を感じている方
- 請求書や契約書といったPDFファイルの管理業務を自動化し、効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信をトリガーに、PDFの圧縮からGoogle Driveへの格納までが自動処理されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル操作に伴う圧縮忘れや保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、トリガーとなったメールに添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンラインPDF圧縮サービスを操作し、メールに添付されていたPDFファイルを圧縮します。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、圧縮されたファイルを指定のフォルダへアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールの件名や本文に含まれるキーワード（例：「請求書」）を任意で設定可能です。
- 分岐機能では、メールに添付されたファイル名やファイル形式といった情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます。
- RPA機能では、操作したいオンラインサービスのURLや具体的な操作内容を自由に設定でき、前段で取得した情報を変数として利用することも可能です。
- Google Driveへのアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を固定値で指定したり、メールの件名などの変数を用いて動的に設定したりできます。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
メールで受け取ったPDFファイルを手動でダウンロードし、オンラインの圧縮ツールで処理してから再度保存する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなります。特に、オンラインツールを探して毎回作業するのは非効率です。このワークフローは、Gmailで特定のPDFファイルを受信した際に、RPA機能が自動でファイルを圧縮し、Google Driveの指定フォルダへ格納する一連の流れを自動化し、こうしたファイル管理の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取るPDFファイルを、オンラインツールで都度圧縮している方
- 手作業でのファイル圧縮やGoogle Driveへの保存に手間を感じている方
- 請求書や契約書といったPDFファイルの管理業務を自動化し、効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信をトリガーに、PDFの圧縮からGoogle Driveへの格納までが自動処理されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル操作に伴う圧縮忘れや保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、トリガーとなったメールに添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンラインPDF圧縮サービスを操作し、メールに添付されていたPDFファイルを圧縮します。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、圧縮されたファイルを指定のフォルダへアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールの件名や本文に含まれるキーワード（例：「請求書」）を任意で設定可能です。
- 分岐機能では、メールに添付されたファイル名やファイル形式といった情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます。
- RPA機能では、操作したいオンラインサービスのURLや具体的な操作内容を自由に設定でき、前段で取得した情報を変数として利用することも可能です。
- Google Driveへのアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を固定値で指定したり、メールの件名などの変数を用いて動的に設定したりできます。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
チャットツールを起点にPDFを圧縮する
Discordといったチャットツールに投稿されたPDFファイルを検知し、自動で圧縮してからBoxなどの指定したストレージに保存するフローも構築できます。
コミュニケーションツール上のファイルも手間なく一元管理できます。
■概要
Discordで受け取ったPDFファイルの管理に手間を感じていませんか。特に、ファイルを圧縮するために都度オンラインツールを開いて手作業で処理するのは、時間がかかり面倒な作業です。このワークフローを活用すれば、Discordに特定のPDFファイルが送信されたことをきっかけに、RPAがオンラインツール上でファイルを自動で圧縮し、Boxの指定フォルダへ格納までの一連の業務を自動化し、ファイル管理の手間を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordで頻繁にPDFファイルを送受信し、その後の管理に手間を感じている方
- Webサービスを利用し、手作業でファイル圧縮を行っている方
- Boxなどのクラウドストレージへのファイル格納を自動化し、定型業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordへの投稿からBoxへの格納までが自動化され、手作業でのファイル圧縮やアップロードにかけていた時間を短縮することができます
- 手動での圧縮忘れや保存先の指定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます
■フローボットの流れ
- はじめに、DiscordとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージにPDFファイルが含まれている場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、任意のオンラインPDF圧縮サイトでファイルを圧縮するブラウザ操作を設定します
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定で、メッセージを監視したいサーバーIDやチャンネルIDを任意で設定してください
- 分岐機能では、ファイル名の拡張子など前段で取得した情報をもとに、後続のオペレーションを起動させる条件を自由にカスタマイズ可能です
- RPA機能では、操作対象のWebサイトのURLやクリックする要素、入力するテキストなどを柔軟に設定でき、前段で取得したファイル情報などを変数として活用することもできます
- Boxにファイルをアップロードする際に、格納先のフォルダやファイル名を、固定値や前段で取得した情報（ファイル名など）を変数として利用し、任意に設定してください
■注意事項
- Discord、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Discordで受け取ったPDFファイルの管理に手間を感じていませんか。特に、ファイルを圧縮するために都度オンラインツールを開いて手作業で処理するのは、時間がかかり面倒な作業です。このワークフローを活用すれば、Discordに特定のPDFファイルが送信されたことをきっかけに、RPAがオンラインツール上でファイルを自動で圧縮し、Boxの指定フォルダへ格納までの一連の業務を自動化し、ファイル管理の手間を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordで頻繁にPDFファイルを送受信し、その後の管理に手間を感じている方
- Webサービスを利用し、手作業でファイル圧縮を行っている方
- Boxなどのクラウドストレージへのファイル格納を自動化し、定型業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordへの投稿からBoxへの格納までが自動化され、手作業でのファイル圧縮やアップロードにかけていた時間を短縮することができます
- 手動での圧縮忘れや保存先の指定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます
■フローボットの流れ
- はじめに、DiscordとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージにPDFファイルが含まれている場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、任意のオンラインPDF圧縮サイトでファイルを圧縮するブラウザ操作を設定します
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定で、メッセージを監視したいサーバーIDやチャンネルIDを任意で設定してください
- 分岐機能では、ファイル名の拡張子など前段で取得した情報をもとに、後続のオペレーションを起動させる条件を自由にカスタマイズ可能です
- RPA機能では、操作対象のWebサイトのURLやクリックする要素、入力するテキストなどを柔軟に設定でき、前段で取得したファイル情報などを変数として活用することもできます
- Boxにファイルをアップロードする際に、格納先のフォルダやファイル名を、固定値や前段で取得した情報（ファイル名など）を変数として利用し、任意に設定してください
■注意事項
- Discord、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDrive上のPDFを自動で圧縮するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、OneDriveの特定フォルダにPDFファイルが格納されたら、RPAでファイルサイズを圧縮し、別のフォルダに自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OneDriveのマイアプリ登録とブラウザ操作用アカウントの登録
- テンプレートをコピー
- OneDriveのトリガー設定とRPA、OneDriveのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
PDFファイルのサイズが大きく、オンラインツールで都度圧縮する作業に手間を感じている方もいるかもしれません。特にオンラインツールを利用する場合、ファイルのアップロードから圧縮、ダウンロード、そして保存という一連の操作は、手作業では時間を要する業務です。このワークフローは、OneDriveにPDFファイルが保存されるだけで、RPAが自動で圧縮処理を行い指定の場所に格納するため、こうしたファイル管理の手間を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- オンラインツールを利用し、手作業でPDFの圧縮を行っている方
- OneDriveで管理している大容量のPDFファイルを、効率的に取り扱いたいと考えている方
- RPAを活用して、ファイル操作などの定型的なブラウザ業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル格納をトリガーに自動で圧縮と保存が完了するため、これまで手作業で行っていたファイル圧縮の時間を削減することに繋がります
- 手動での圧縮作業で起こりうる、ファイルの圧縮し忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します
- オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、RPA機能でオンラインのPDF圧縮ツールを操作し、ダウンロードしたファイルをアップロード、圧縮、再度ダウンロードする一連のブラウザ操作を設定します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、圧縮されたファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーおよびファイルをアップロードするOneDriveのオペレーションでは、対象とするドライブIDやフォルダIDなどを任意に設定してください
- 分岐機能では、ファイル名に「.pdf」が含まれている場合のみ処理を実行するなど、後続のオペレーションを起動させる条件を自由に設定可能です
- RPA機能では、実際に操作するオンラインPDF圧縮ツールのURLや、クリックするボタン、ファイルをアップロードする箇所などを、ユーザーの利用環境に合わせて設定してください
- 圧縮後のファイルをOneDriveにアップロードする際、ファイル名に「_compressed」といった特定の文字列を追加するなど、動的にファイル名を変更することも可能です
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
■概要
PDFファイルのサイズが大きく、オンラインツールで都度圧縮する作業に手間を感じている方もいるかもしれません。特にオンラインツールを利用する場合、ファイルのアップロードから圧縮、ダウンロード、そして保存という一連の操作は、手作業では時間を要する業務です。このワークフローは、OneDriveにPDFファイルが保存されるだけで、RPAが自動で圧縮処理を行い指定の場所に格納するため、こうしたファイル管理の手間を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- オンラインツールを利用し、手作業でPDFの圧縮を行っている方
- OneDriveで管理している大容量のPDFファイルを、効率的に取り扱いたいと考えている方
- RPAを活用して、ファイル操作などの定型的なブラウザ業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル格納をトリガーに自動で圧縮と保存が完了するため、これまで手作業で行っていたファイル圧縮の時間を削減することに繋がります
- 手動での圧縮作業で起こりうる、ファイルの圧縮し忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します
- オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、RPA機能でオンラインのPDF圧縮ツールを操作し、ダウンロードしたファイルをアップロード、圧縮、再度ダウンロードする一連のブラウザ操作を設定します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、圧縮されたファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーおよびファイルをアップロードするOneDriveのオペレーションでは、対象とするドライブIDやフォルダIDなどを任意に設定してください
- 分岐機能では、ファイル名に「.pdf」が含まれている場合のみ処理を実行するなど、後続のオペレーションを起動させる条件を自由に設定可能です
- RPA機能では、実際に操作するオンラインPDF圧縮ツールのURLや、クリックするボタン、ファイルをアップロードする箇所などを、ユーザーの利用環境に合わせて設定してください
- 圧縮後のファイルをOneDriveにアップロードする際、ファイル名に「_compressed」といった特定の文字列を追加するなど、動的にファイル名を変更することも可能です
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
ステップ1：OneDriveのマイアプリ登録とブラウザ操作用アカウントの登録をしよう
注意事項▼
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
また、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
なお、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができるので、ぜひお試しください！
OneDriveのマイアプリ登録手順
Yoomにログイン後、画面左上のマイアプリ→新規接続の順で進みましょう。
アプリ一覧でOneDriveを選択してください。
連携するアカウントをクリックします。
パスワードを入力し、サインインをクリックしてください。
これでOneDriveのマイアプリ登録が完了です。
ブラウザ操作用アカウントの登録手順
今回ブラウザを操作するというアクションで必要なため登録します。
マイアプリをクリックし、「ブラウザ操作用アカウント」→「新規接続」の順でクリックしてください。
サービス名サービス名・識別名は任意の値を入力します。
アカウント名はGoogleChromeのログインアカウント、パスワードはGoogleChromeのパスワードを入力しましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここではテンプレートを活用してフローボットを設定します。
あらかじめ大枠が組まれているので、簡単に作成できます。
それでは下のバナーをクリックしてください。
■概要
PDFファイルのサイズが大きく、オンラインツールで都度圧縮する作業に手間を感じている方もいるかもしれません。特にオンラインツールを利用する場合、ファイルのアップロードから圧縮、ダウンロード、そして保存という一連の操作は、手作業では時間を要する業務です。このワークフローは、OneDriveにPDFファイルが保存されるだけで、RPAが自動で圧縮処理を行い指定の場所に格納するため、こうしたファイル管理の手間を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- オンラインツールを利用し、手作業でPDFの圧縮を行っている方
- OneDriveで管理している大容量のPDFファイルを、効率的に取り扱いたいと考えている方
- RPAを活用して、ファイル操作などの定型的なブラウザ業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル格納をトリガーに自動で圧縮と保存が完了するため、これまで手作業で行っていたファイル圧縮の時間を削減することに繋がります
- 手動での圧縮作業で起こりうる、ファイルの圧縮し忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します
- オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、RPA機能でオンラインのPDF圧縮ツールを操作し、ダウンロードしたファイルをアップロード、圧縮、再度ダウンロードする一連のブラウザ操作を設定します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、圧縮されたファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーおよびファイルをアップロードするOneDriveのオペレーションでは、対象とするドライブIDやフォルダIDなどを任意に設定してください
- 分岐機能では、ファイル名に「.pdf」が含まれている場合のみ処理を実行するなど、後続のオペレーションを起動させる条件を自由に設定可能です
- RPA機能では、実際に操作するオンラインPDF圧縮ツールのURLや、クリックするボタン、ファイルをアップロードする箇所などを、ユーザーの利用環境に合わせて設定してください
- 圧縮後のファイルをOneDriveにアップロードする際、ファイル名に「_compressed」といった特定の文字列を追加するなど、動的にファイル名を変更することも可能です
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
■概要
PDFファイルのサイズが大きく、オンラインツールで都度圧縮する作業に手間を感じている方もいるかもしれません。特にオンラインツールを利用する場合、ファイルのアップロードから圧縮、ダウンロード、そして保存という一連の操作は、手作業では時間を要する業務です。このワークフローは、OneDriveにPDFファイルが保存されるだけで、RPAが自動で圧縮処理を行い指定の場所に格納するため、こうしたファイル管理の手間を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- オンラインツールを利用し、手作業でPDFの圧縮を行っている方
- OneDriveで管理している大容量のPDFファイルを、効率的に取り扱いたいと考えている方
- RPAを活用して、ファイル操作などの定型的なブラウザ業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル格納をトリガーに自動で圧縮と保存が完了するため、これまで手作業で行っていたファイル圧縮の時間を削減することに繋がります
- 手動での圧縮作業で起こりうる、ファイルの圧縮し忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します
- オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、RPA機能でオンラインのPDF圧縮ツールを操作し、ダウンロードしたファイルをアップロード、圧縮、再度ダウンロードする一連のブラウザ操作を設定します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、圧縮されたファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーおよびファイルをアップロードするOneDriveのオペレーションでは、対象とするドライブIDやフォルダIDなどを任意に設定してください
- 分岐機能では、ファイル名に「.pdf」が含まれている場合のみ処理を実行するなど、後続のオペレーションを起動させる条件を自由に設定可能です
- RPA機能では、実際に操作するオンラインPDF圧縮ツールのURLや、クリックするボタン、ファイルをアップロードする箇所などを、ユーザーの利用環境に合わせて設定してください
- 圧縮後のファイルをOneDriveにアップロードする際、ファイル名に「_compressed」といった特定の文字列を追加するなど、動的にファイル名を変更することも可能です
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
「このテンプレートを試す」を選択してください。
「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
ステップ3：OneDriveのトリガー設定をしよう
次にフローボットを設定しましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択に進みます。
こちらは事前に設定が完了していますので、以下の点を確認して次へをクリックしましょう。
- タイトルは変更できます
- OneDriveと連携するアカウント情報を確認しておきます
- トリガーアクションは「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」が選択しましょう
アプリトリガーのAPI接続設定を行いましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしておきます。
ドライブIDは候補から選択してください。
フォルダIDは候補から選択しましょう。
設定後OneDriveに移動して、トリガーアクション（特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら）を実行してください。
その後Yoomに戻りテストボタンをクリックします。
テストが成功したら、アウトプットが取得できます。
取得した値があっているか確認したら、保存してください。
ステップ4：コマンドオペレーションを設定しよう
次に「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
分岐条件を指定しましょう。
ここでは最終更新日時が作成日時と等しい場合にのみフローボットを起動するように設定します。
- タイトルは変更できます
- オペレーションは「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」、取得した値は「作成日時」を選択します
- 分岐条件は「作成日時が最終更新日時と等しい」とします
ここまでできたら保存してください。
ステップ5：OneDriveのアクションを設定しよう
次に「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択は設定が済んでいますので、以下を確認して次へをクリックしましょう。
- タイトルは変更できます
- OneDriveと連携するアカウント情報を確認しておきましょう
- アクションは「ファイルをダウンロード」が選択されています
API接続設定を行います。ドライブIDは候補から選択してください。
ファイルのアイテムIDはOneDriveのトリガーの取得した値（アイテムID）を選択しましょう。
テストが成功し、OneDriveのダウンロードしたファイル情報を取得できたら保存します。
ステップ6：ブラウザを操作する
ブラウザを操作するアクションの設定の前に事前準備を行いましょう。
まずはこちらにアクセスし、「chromeに追加」を選択してください。
「拡張機能を追加」をクリックします。
Chromeの拡張機能を追加できたら、Chromeの管理画面に移動し、シークレットモードの実行を許可します。
ブラウザ操作の詳細設定を行います。
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
ここではオペレーションの一例をご紹介しますので参考に設定してください。
1.URLにアクセス
- アクション名は任意の値を入力します
- 対象のURLには圧縮変換サイトなどを入力してください
2.ファイルをアップロード
- アクション名は任意で設定してください
- ファイルはOneDriveの「ファイルをダウンロードする」で取得したファイル情報を選択しましょう
3.クリックする
「クリックする」はブラウザ上でクリックが必要な場面で使用するアクションです。
- タイトルは任意で設定してください
4.待機
ファイルのアップロードする時間を任意の時間待機して、エラーを防止するために必要なオペレーションです。
- 待機時間を設定しましょう
5.ファイルをダウンロード
- アクション名とファイル名は任意で設定してください
設定後、テストを実行しましょう。
テストが成功したら、保存しましょう。
ステップ7：OneDriveのアクションを設定しよう
次に「ファイルをアップロード」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択は設定ができていますので、以下の点を確認しましょう。
- タイトルは変更できます
- OneDriveと連携するアカウント情報を確認しましょう
- アクションは「ファイルをアップロード」を選択してください
API接続設定を行いましょう。
ドライブIDは候補から選択してください。
格納先フォルダのアイテムIDは候補から選択してください。
ファイル名はOneDriveのトリガーで取得した値（アイテム名）を選択しましょう。
圧縮済みなどと記載しておくとわかりやすいですね。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用する」、ファイルは「ダウンロードしたファイル」を選択しておきましょう。
設定後、テストをクリックします。
テストが成功し、OneDriveにファイルをアップロードできたら保存しましょう。
ステップ8：動作を確認しよう
最後にトリガーをONにして、動作をチェックしておきましょう。
これでフローボットの設定ができました。
Outlookを使った便利な自動化例
Outlookは、受信メールや添付ファイルをトリガーに、ファイル変換やクラウド連携を自動化できる実用的なメールアプリです。
たとえば、送信されたPNGファイルをPDFに変換しOneDriveに保存することで、形式統一やファイル管理を効率化できます。
他アプリと組み合わせることで、手作業の削減と業務の自動化が一気に進みます！
■概要
メールで送られてくるPNG画像を、都度手作業でPDFに変換して保存する業務に手間を感じていませんか。ファイルの数が多ければ多いほど作業は煩雑になり、保存ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたPNGファイルを自動でPDFに変換し、OneDriveの指定フォルダに格納します。手作業で行っていたファイル変換のプロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する画像ファイルの管理や変換作業を効率化したいと考えている方
- 日常的に発生するPNGファイルからPDFへの変換作業を自動化したい方
- OneDriveでのファイル管理を徹底し、手作業による保存ミスや格納漏れを防ぎたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に、PNGからPDFへの変換、OneDriveへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理が実行されるよう条件を設定します。
- 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、条件に合致したPNGファイルをダウンロードします。
- RPA機能でブラウザを操作し、ダウンロードしたPNGファイルをPDFへ変換します。
- データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、保存するファイル名を任意の形式に整えます。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・整形したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理の対象とするメールのフォルダや、件名・本文に含まれるキーワードを任意に設定できます。
- 分岐機能では、添付ファイルのファイル名など、前段で取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズ可能です。
- RPA機能では、ファイル変換に利用するWebサイトのURLや操作対象のボタン、入力するテキストなどを柔軟に設定できます。
- データ変換機能では、正規表現を用いてファイル名を変更するなど、置換対象や置換後の文字列を前段の情報も活用しながら自由に設定可能です。
- OneDriveへのファイルアップロードでは、保存先のフォルダやファイル名を、固定値または前段で取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
■概要
Google DriveとOneDriveを併用する中で、ExcelファイルをPDFに変換して格納する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、変換漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをトリガーに、PDFへの自動変換からOneDriveへの格納までを実行し、ファイル管理業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとOneDrive間で、手作業によるファイル変換や移動を行っている方
- Excelファイルを共有・保管するたびに、PDFへ変換する手間を省きたいと考えている方
- ファイル管理におけるヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのアップロードを起点にPDF変換からOneDriveへの格納までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になることで、変換忘れや保存先の間違いといったミスを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のファイルが作成または更新されたら」アクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがMicrosoft Excel形式の場合のみ、後続の処理に進むように条件を設定します。
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「エクセルファイルをスプレッドシートに変換する」アクションを設定します。
- Google Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード」アクションで、変換したファイルをPDF形式でダウンロードするように設定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい監視対象のフォルダIDを任意で設定してください。
- 分岐条件では、ファイル名に「.xlsx」が含まれる場合など、処理対象としたいファイルの条件を具体的に設定します。
- Google Driveでのファイル変換やダウンロードの各アクションでは、先行するアクションで取得したファイルIDなどを動的に設定し、ファイルタイプの指定では「PDF」を選択してください。
- OneDriveにファイルをアップロードする際は、格納先のドライブIDやフォルダのアイテムID、任意のファイル名などを指定してください。
■注意事項
- Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
OneDriveに保存した請求書や書類のデータを、手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルを追加するだけで、AI-OCRが自動で文字を読み取りGoogle スプレッドシートへデータを追加するため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveに保存したスキャンデータの内容を、手作業で転記している方
- 紙の請求書や書類のデータ化に時間がかかり、課題を感じている担当者の方
- 手入力による転記ミスをなくし、データ管理の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル追加を起点に、OCR処理から転記までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を維持できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件下（例：ファイルの種類など）で後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 続けて、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能（OCR）はYoomのチームプラン・サクセスプランでご利用いただけます。フリープランやミニプランではエラーとなるためご注意ください。
- チームプランやサクセスプランは2週間の無料トライアルが可能で、トライアル期間中はOCR機能を含む全ての機能をお試しいただけます。
- OneDriveとの連携では、Microsoft 365の一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）のアカウントが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する場合があります。
■概要
請求書や各種レポートなど、PDFで受信した書類の情報をExcelに一つひとつ転記する作業に、時間と手間がかかっていませんか。手作業での入力は、ミスの原因にもなり得ます。
このワークフローは、オンラインでPDFをExcelに変換する一連の作業を自動化します。OneDriveの指定フォルダにPDFファイルが格納されると、RPA機能が自動で変換処理を行いExcelファイルとして保存するため、面倒なデータ入力作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- PDF形式で受け取った帳票などをExcelで管理しており、手入力の作業をなくしたい方
- オンラインのファイル変換ツールを日常的に利用しており、一連の業務を自動化したい方
- OneDrive上でファイル管理を行っており、定型的なデータ入力業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveにPDFファイルを保存するだけで、Excelへの変換から保存までが自動で完結し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータのコピー＆ペーストや転記がなくなるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定し、PDFファイルを監視するフォルダを指定します。
- オペレーションの分岐機能で、格納されたファイルの作成日時と更新日時が一致する場合のみ、後続の変換処理に進むよう設定します。
- 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションで、トリガーで検知したPDFファイルをダウンロードします。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、オンラインの変換ツールなどを操作し、ダウンロードしたPDFファイルをExcelに変換します。
- データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、変換後のデータから不要な文字列を削除するなど、データを整形します。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、変換・整形されたExcelファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、PDFファイルを格納する監視対象のドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名に「請求書」という文字列が含まれる場合のみ処理を実行するなど、業務に合わせた実行条件を柔軟に設定できます。
- RPA機能では、操作対象とするWebサイトのURLや、テキストを取得したい箇所などを業務内容に合わせて自由にカスタマイズできます。
- 正規表現によるデータの置換では、変換後のデータから不要な文字列を削除したり、特定の形式に整形したりするなど、整形ルールを自由に設定可能です。
- 最終的にExcelファイルをアップロードするOneDriveのアクションでは、保存先のフォルダやファイル名を、固定の文字列や前のステップで取得した情報を使って自由に設定できます。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackで共有された動画ファイルなどを、手作業でGIFに変換していませんか？こうした作業は頻度が高いと手間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Slackの特定チャンネルにファイルが投稿されると、RPAがブラウザを操作して自動でGIFに変換（convert to gif）し、指定のOneDriveフォルダに格納します。手作業による変換と保存の手間を削減し、クリエイティブ制作などの業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 動画からGIFへの変換（convert to gif）作業を頻繁に行うマーケティングや広報の担当者の方
- Slackで共有された素材を、GIF形式でOneDriveに整理・保管しているチームの方
- 手作業でのファイル変換やアップロード作業をなくし、チーム全体の生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿を起点にGIFへの変換からOneDriveへの格納までを自動化し、これまで手作業で行っていたファイル操作の時間を短縮します
- 手動でのファイル変換やアップロード作業で起こりがちな、保存先の誤りや格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、対象のチャンネルを指定します
- オペレーションで、まずSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」するアクションを設定します
- 続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、ダウンロードしたファイルをGIFに変換する操作を設定します
- 次に、AI機能の「テキスト抽出」アクションを設定します
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたGIFファイルを格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、GIFへの変換（convert to gif）で使用するWebサイトのURLや、サイト上での操作内容を任意で設定してください
- OneDriveへファイルをアップロードするアクションでは、ファイルの格納先となるフォルダを任意で指定してください
■注意事項
- SlackとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
メールで送られてくるPNG画像を、都度手作業でPDFに変換して保存する業務に手間を感じていませんか。ファイルの数が多ければ多いほど作業は煩雑になり、保存ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたPNGファイルを自動でPDFに変換し、OneDriveの指定フォルダに格納します。手作業で行っていたファイル変換のプロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する画像ファイルの管理や変換作業を効率化したいと考えている方
- 日常的に発生するPNGファイルからPDFへの変換作業を自動化したい方
- OneDriveでのファイル管理を徹底し、手作業による保存ミスや格納漏れを防ぎたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に、PNGからPDFへの変換、OneDriveへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理が実行されるよう条件を設定します。
- 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、条件に合致したPNGファイルをダウンロードします。
- RPA機能でブラウザを操作し、ダウンロードしたPNGファイルをPDFへ変換します。
- データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、保存するファイル名を任意の形式に整えます。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・整形したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理の対象とするメールのフォルダや、件名・本文に含まれるキーワードを任意に設定できます。
- 分岐機能では、添付ファイルのファイル名など、前段で取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズ可能です。
- RPA機能では、ファイル変換に利用するWebサイトのURLや操作対象のボタン、入力するテキストなどを柔軟に設定できます。
- データ変換機能では、正規表現を用いてファイル名を変更するなど、置換対象や置換後の文字列を前段の情報も活用しながら自由に設定可能です。
- OneDriveへのファイルアップロードでは、保存先のフォルダやファイル名を、固定値または前段で取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
■概要
Google DriveとOneDriveを併用する中で、ExcelファイルをPDFに変換して格納する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、変換漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをトリガーに、PDFへの自動変換からOneDriveへの格納までを実行し、ファイル管理業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとOneDrive間で、手作業によるファイル変換や移動を行っている方
- Excelファイルを共有・保管するたびに、PDFへ変換する手間を省きたいと考えている方
- ファイル管理におけるヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのアップロードを起点にPDF変換からOneDriveへの格納までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になることで、変換忘れや保存先の間違いといったミスを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のファイルが作成または更新されたら」アクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがMicrosoft Excel形式の場合のみ、後続の処理に進むように条件を設定します。
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「エクセルファイルをスプレッドシートに変換する」アクションを設定します。
- Google Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード」アクションで、変換したファイルをPDF形式でダウンロードするように設定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい監視対象のフォルダIDを任意で設定してください。
- 分岐条件では、ファイル名に「.xlsx」が含まれる場合など、処理対象としたいファイルの条件を具体的に設定します。
- Google Driveでのファイル変換やダウンロードの各アクションでは、先行するアクションで取得したファイルIDなどを動的に設定し、ファイルタイプの指定では「PDF」を選択してください。
- OneDriveにファイルをアップロードする際は、格納先のドライブIDやフォルダのアイテムID、任意のファイル名などを指定してください。
■注意事項
- Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
OneDriveに保存した請求書や書類のデータを、手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルを追加するだけで、AI-OCRが自動で文字を読み取りGoogle スプレッドシートへデータを追加するため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveに保存したスキャンデータの内容を、手作業で転記している方
- 紙の請求書や書類のデータ化に時間がかかり、課題を感じている担当者の方
- 手入力による転記ミスをなくし、データ管理の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル追加を起点に、OCR処理から転記までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を維持できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件下（例：ファイルの種類など）で後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 続けて、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能（OCR）はYoomのチームプラン・サクセスプランでご利用いただけます。フリープランやミニプランではエラーとなるためご注意ください。
- チームプランやサクセスプランは2週間の無料トライアルが可能で、トライアル期間中はOCR機能を含む全ての機能をお試しいただけます。
- OneDriveとの連携では、Microsoft 365の一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）のアカウントが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する場合があります。
■概要
請求書や各種レポートなど、PDFで受信した書類の情報をExcelに一つひとつ転記する作業に、時間と手間がかかっていませんか。手作業での入力は、ミスの原因にもなり得ます。
このワークフローは、オンラインでPDFをExcelに変換する一連の作業を自動化します。OneDriveの指定フォルダにPDFファイルが格納されると、RPA機能が自動で変換処理を行いExcelファイルとして保存するため、面倒なデータ入力作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- PDF形式で受け取った帳票などをExcelで管理しており、手入力の作業をなくしたい方
- オンラインのファイル変換ツールを日常的に利用しており、一連の業務を自動化したい方
- OneDrive上でファイル管理を行っており、定型的なデータ入力業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveにPDFファイルを保存するだけで、Excelへの変換から保存までが自動で完結し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータのコピー＆ペーストや転記がなくなるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定し、PDFファイルを監視するフォルダを指定します。
- オペレーションの分岐機能で、格納されたファイルの作成日時と更新日時が一致する場合のみ、後続の変換処理に進むよう設定します。
- 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションで、トリガーで検知したPDFファイルをダウンロードします。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、オンラインの変換ツールなどを操作し、ダウンロードしたPDFファイルをExcelに変換します。
- データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、変換後のデータから不要な文字列を削除するなど、データを整形します。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、変換・整形されたExcelファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、PDFファイルを格納する監視対象のドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名に「請求書」という文字列が含まれる場合のみ処理を実行するなど、業務に合わせた実行条件を柔軟に設定できます。
- RPA機能では、操作対象とするWebサイトのURLや、テキストを取得したい箇所などを業務内容に合わせて自由にカスタマイズできます。
- 正規表現によるデータの置換では、変換後のデータから不要な文字列を削除したり、特定の形式に整形したりするなど、整形ルールを自由に設定可能です。
- 最終的にExcelファイルをアップロードするOneDriveのアクションでは、保存先のフォルダやファイル名を、固定の文字列や前のステップで取得した情報を使って自由に設定できます。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackで共有された動画ファイルなどを、手作業でGIFに変換していませんか？こうした作業は頻度が高いと手間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Slackの特定チャンネルにファイルが投稿されると、RPAがブラウザを操作して自動でGIFに変換（convert to gif）し、指定のOneDriveフォルダに格納します。手作業による変換と保存の手間を削減し、クリエイティブ制作などの業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 動画からGIFへの変換（convert to gif）作業を頻繁に行うマーケティングや広報の担当者の方
- Slackで共有された素材を、GIF形式でOneDriveに整理・保管しているチームの方
- 手作業でのファイル変換やアップロード作業をなくし、チーム全体の生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿を起点にGIFへの変換からOneDriveへの格納までを自動化し、これまで手作業で行っていたファイル操作の時間を短縮します
- 手動でのファイル変換やアップロード作業で起こりがちな、保存先の誤りや格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、対象のチャンネルを指定します
- オペレーションで、まずSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」するアクションを設定します
- 続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、ダウンロードしたファイルをGIFに変換する操作を設定します
- 次に、AI機能の「テキスト抽出」アクションを設定します
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたGIFファイルを格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、GIFへの変換（convert to gif）で使用するWebサイトのURLや、サイト上での操作内容を任意で設定してください
- OneDriveへファイルをアップロードするアクションでは、ファイルの格納先となるフォルダを任意で指定してください
■注意事項
- SlackとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
PDFの圧縮作業を自動化することで、ファイルサイズを気にすることなくスムーズなファイル共有が可能になり、ストレージ容量の圧迫も防ぐことができます。
これにより、ファイル管理にかかる時間や手間を大幅に削減し、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
