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■概要
PDFファイルのサイズが大きく、オンラインツールで都度圧縮する作業に手間を感じている方もいるかもしれません。特にオンラインツールを利用する場合、ファイルのアップロードから圧縮、ダウンロード、そして保存という一連の操作は、手作業では時間を要する業務です。このワークフローは、OneDriveにPDFファイルが保存されるだけで、RPAが自動で圧縮処理を行い指定の場所に格納するため、こうしたファイル管理の手間を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「PDFファイルのサイズが大きすぎてメールで送れない…」
「ストレージの容量を節約するために、毎回オンラインツールで圧縮作業をするのが面倒…」
このように、日々の業務で発生するPDFファイルのサイズに関する悩みを抱えていませんか？
もし、特定のフォルダに保存されたPDFやメールで受信したPDFのファイルサイズを自動で圧縮し、別の場所に保存できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、手作業による圧縮の手間を省き、よりスムーズなファイル管理を実現できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはストレージサービスに保存されたPDFファイルを自動で圧縮する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
PDFファイルのサイズが大きく、オンラインツールで都度圧縮する作業に手間を感じている方もいるかもしれません。特にオンラインツールを利用する場合、ファイルのアップロードから圧縮、ダウンロード、そして保存という一連の操作は、手作業では時間を要する業務です。このワークフローは、OneDriveにPDFファイルが保存されるだけで、RPAが自動で圧縮処理を行い指定の場所に格納するため、こうしたファイル管理の手間を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
普段お使いのツールを起点に、PDFファイルの圧縮作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
この自動化により、ファイルサイズを気にすることなく、スムーズな共有や効率的なストレージ管理が可能になります！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
OneDriveのようなストレージサービスにPDFファイルが追加されたら、そのファイルを自動で圧縮して別のフォルダに保存することができます。
手作業での圧縮やファイル移動の手間をなくし、ストレージ容量の管理を効率化できます！
■概要
PDFファイルのサイズが大きく、オンラインツールで都度圧縮する作業に手間を感じている方もいるかもしれません。特にオンラインツールを利用する場合、ファイルのアップロードから圧縮、ダウンロード、そして保存という一連の操作は、手作業では時間を要する業務です。このワークフローは、OneDriveにPDFファイルが保存されるだけで、RPAが自動で圧縮処理を行い指定の場所に格納するため、こうしたファイル管理の手間を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Gmailなどのメールツールで特定のPDFファイルを受信した際に、自動で圧縮してGoogle Driveなどのストレージサービスに格納することもできます。
メール添付ファイルの管理とバックアップ作業を同時に効率化します。
■概要
メールで受け取ったPDFファイルを手動でダウンロードし、オンラインの圧縮ツールで処理してから再度保存する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなります。特に、オンラインツールを探して毎回作業するのは非効率です。このワークフローは、Gmailで特定のPDFファイルを受信した際に、RPA機能が自動でファイルを圧縮し、Google Driveの指定フォルダへ格納する一連の流れを自動化し、こうしたファイル管理の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Discordといったチャットツールに投稿されたPDFファイルを検知し、自動で圧縮してからBoxなどの指定したストレージに保存するフローも構築できます。
コミュニケーションツール上のファイルも手間なく一元管理できます。
■概要
Discordで受け取ったPDFファイルの管理に手間を感じていませんか。特に、ファイルを圧縮するために都度オンラインツールを開いて手作業で処理するのは、時間がかかり面倒な作業です。このワークフローを活用すれば、Discordに特定のPDFファイルが送信されたことをきっかけに、RPAがオンラインツール上でファイルを自動で圧縮し、Boxの指定フォルダへ格納までの一連の業務を自動化し、ファイル管理の手間を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、OneDriveの特定フォルダにPDFファイルが格納されたら、RPAでファイルサイズを圧縮し、別のフォルダに自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
PDFファイルのサイズが大きく、オンラインツールで都度圧縮する作業に手間を感じている方もいるかもしれません。特にオンラインツールを利用する場合、ファイルのアップロードから圧縮、ダウンロード、そして保存という一連の操作は、手作業では時間を要する業務です。このワークフローは、OneDriveにPDFファイルが保存されるだけで、RPAが自動で圧縮処理を行い指定の場所に格納するため、こうしたファイル管理の手間を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
注意事項▼
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
また、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
なお、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができるので、ぜひお試しください！
Yoomにログイン後、画面左上のマイアプリ→新規接続の順で進みましょう。
アプリ一覧でOneDriveを選択してください。
連携するアカウントをクリックします。
パスワードを入力し、サインインをクリックしてください。
これでOneDriveのマイアプリ登録が完了です。
今回ブラウザを操作するというアクションで必要なため登録します。
マイアプリをクリックし、「ブラウザ操作用アカウント」→「新規接続」の順でクリックしてください。
サービス名サービス名・識別名は任意の値を入力します。
アカウント名はGoogleChromeのログインアカウント、パスワードはGoogleChromeのパスワードを入力しましょう。
ここではテンプレートを活用してフローボットを設定します。
あらかじめ大枠が組まれているので、簡単に作成できます。
それでは下のバナーをクリックしてください。
■概要
PDFファイルのサイズが大きく、オンラインツールで都度圧縮する作業に手間を感じている方もいるかもしれません。特にオンラインツールを利用する場合、ファイルのアップロードから圧縮、ダウンロード、そして保存という一連の操作は、手作業では時間を要する業務です。このワークフローは、OneDriveにPDFファイルが保存されるだけで、RPAが自動で圧縮処理を行い指定の場所に格納するため、こうしたファイル管理の手間を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「このテンプレートを試す」を選択してください。
「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットを設定しましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択に進みます。
こちらは事前に設定が完了していますので、以下の点を確認して次へをクリックしましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定を行いましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしておきます。
ドライブIDは候補から選択してください。
フォルダIDは候補から選択しましょう。
設定後OneDriveに移動して、トリガーアクション（特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら）を実行してください。
その後Yoomに戻りテストボタンをクリックします。
テストが成功したら、アウトプットが取得できます。
取得した値があっているか確認したら、保存してください。
次に「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
分岐条件を指定しましょう。
ここでは最終更新日時が作成日時と等しい場合にのみフローボットを起動するように設定します。
ここまでできたら保存してください。
次に「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択は設定が済んでいますので、以下を確認して次へをクリックしましょう。
API接続設定を行います。ドライブIDは候補から選択してください。
ファイルのアイテムIDはOneDriveのトリガーの取得した値（アイテムID）を選択しましょう。
テストが成功し、OneDriveのダウンロードしたファイル情報を取得できたら保存します。
ブラウザを操作するアクションの設定の前に事前準備を行いましょう。
まずはこちらにアクセスし、「chromeに追加」を選択してください。
「拡張機能を追加」をクリックします。
Chromeの拡張機能を追加できたら、Chromeの管理画面に移動し、シークレットモードの実行を許可します。
ブラウザ操作の詳細設定を行います。
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
ここではオペレーションの一例をご紹介しますので参考に設定してください。
「クリックする」はブラウザ上でクリックが必要な場面で使用するアクションです。
ファイルのアップロードする時間を任意の時間待機して、エラーを防止するために必要なオペレーションです。
設定後、テストを実行しましょう。
テストが成功したら、保存しましょう。
次に「ファイルをアップロード」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択は設定ができていますので、以下の点を確認しましょう。
API接続設定を行いましょう。
ドライブIDは候補から選択してください。
格納先フォルダのアイテムIDは候補から選択してください。
ファイル名はOneDriveのトリガーで取得した値（アイテム名）を選択しましょう。
圧縮済みなどと記載しておくとわかりやすいですね。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用する」、ファイルは「ダウンロードしたファイル」を選択しておきましょう。
設定後、テストをクリックします。
テストが成功し、OneDriveにファイルをアップロードできたら保存しましょう。
最後にトリガーをONにして、動作をチェックしておきましょう。
これでフローボットの設定ができました。
Outlookは、受信メールや添付ファイルをトリガーに、ファイル変換やクラウド連携を自動化できる実用的なメールアプリです。
たとえば、送信されたPNGファイルをPDFに変換しOneDriveに保存することで、形式統一やファイル管理を効率化できます。
他アプリと組み合わせることで、手作業の削減と業務の自動化が一気に進みます！
■概要
Google DriveとOneDriveを併用する中で、ExcelファイルをPDFに変換して格納する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、変換漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをトリガーに、PDFへの自動変換からOneDriveへの格納までを実行し、ファイル管理業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
請求書や各種レポートなど、PDFで受信した書類の情報をExcelに一つひとつ転記する作業に、時間と手間がかかっていませんか。手作業での入力は、ミスの原因にもなり得ます。
このワークフローは、オンラインでPDFをExcelに変換する一連の作業を自動化します。OneDriveの指定フォルダにPDFファイルが格納されると、RPA機能が自動で変換処理を行いExcelファイルとして保存するため、面倒なデータ入力作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
OneDriveに保存した請求書や書類のデータを、手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルを追加するだけで、AI-OCRが自動で文字を読み取りGoogle スプレッドシートへデータを追加するため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
メールで送られてくるPNG画像を、都度手作業でPDFに変換して保存する業務に手間を感じていませんか。ファイルの数が多ければ多いほど作業は煩雑になり、保存ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたPNGファイルを自動でPDFに変換し、OneDriveの指定フォルダに格納します。手作業で行っていたファイル変換のプロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackで共有された動画ファイルなどを、手作業でGIFに変換していませんか？こうした作業は頻度が高いと手間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Slackの特定チャンネルにファイルが投稿されると、RPAがブラウザを操作して自動でGIFに変換（convert to gif）し、指定のOneDriveフォルダに格納します。手作業による変換と保存の手間を削減し、クリエイティブ制作などの業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
PDFの圧縮作業を自動化することで、ファイルサイズを気にすることなくスムーズなファイル共有が可能になり、ストレージ容量の圧迫も防ぐことができます。
これにより、ファイル管理にかかる時間や手間を大幅に削減し、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
