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「PDFファイルのサイズが大きすぎてメールで送れない…」
「ストレージの容量を節約するために、毎回オンラインツールで圧縮作業をするのが面倒…」
このように、日々の業務で発生するPDFファイルのサイズに関する悩みを抱えていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">特定のフォルダに保存されたPDFやメールで受信したPDFのファイルサイズを自動で圧縮し、別の場所に保存できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、手作業による圧縮の手間を省き、よりスムーズなファイル管理を実現できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ストレージサービスに保存されたPDFファイルを自動で圧縮する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのツールを起点に、PDFファイルの圧縮作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
この自動化により、ファイルサイズを気にすることなく、スムーズな共有や効率的なストレージ管理が可能になります！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">OneDriveのようなストレージサービスにPDFファイルが追加されたら、そのファイルを自動で圧縮して別のフォルダに保存する</span>ことができます。
手作業での圧縮やファイル移動の手間をなくし、ストレージ容量の管理を効率化できます！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで特定のPDFファイルを受信した際に、自動で圧縮してGoogle Driveなどのストレージサービスに格納する</span>こともできます。
メール添付ファイルの管理とバックアップ作業を同時に効率化します。
<span class="mark-yellow">Discordといったチャットツールに投稿されたPDFファイルを検知し、自動で圧縮してからBoxなどの指定したストレージに保存する</span>フローも構築できます。
コミュニケーションツール上のファイルも手間なく一元管理できます。
それではここから代表的な例として、OneDriveの特定フォルダにPDFファイルが格納されたら、RPAでファイルサイズを圧縮し、別のフォルダに自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
注意事項▼
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
また、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
なお、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができるので、ぜひお試しください！
Yoomにログイン後、画面左上のマイアプリ→新規接続の順で進みましょう。
アプリ一覧でOneDriveを選択してください。
連携するアカウントをクリックします。
パスワードを入力し、サインインをクリックしてください。
これでOneDriveのマイアプリ登録が完了です。
今回ブラウザを操作するというアクションで必要なため登録します。
マイアプリをクリックし、「ブラウザ操作用アカウント」→「新規接続」の順でクリックしてください。
サービス名サービス名・識別名は任意の値を入力します。
アカウント名はGoogleChromeのログインアカウント、パスワードはGoogleChromeのパスワードを入力しましょう。
ここではテンプレートを活用してフローボットを設定します。
あらかじめ大枠が組まれているので、簡単に作成できます。
それでは下のバナーをクリックしてください。
「このテンプレートを試す」を選択してください。
「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットを設定しましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択に進みます。
こちらは事前に設定が完了していますので、以下の点を確認して次へをクリックしましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定を行いましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしておきます。
ドライブIDは候補から選択してください。
フォルダIDは候補から選択しましょう。
設定後OneDriveに移動して、トリガーアクション（特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら）を実行してください。
その後Yoomに戻りテストボタンをクリックします。
テストが成功したら、アウトプットが取得できます。
取得した値があっているか確認したら、保存してください。
次に「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
分岐条件を指定しましょう。
ここでは最終更新日時が作成日時と等しい場合にのみフローボットを起動するように設定します。
ここまでできたら保存してください。
次に「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択は設定が済んでいますので、以下を確認して次へをクリックしましょう。
API接続設定を行います。ドライブIDは候補から選択してください。
ファイルのアイテムIDはOneDriveのトリガーの取得した値（アイテムID）を選択しましょう。
テストが成功し、OneDriveのダウンロードしたファイル情報を取得できたら保存します。
ブラウザを操作するアクションの設定の前に事前準備を行いましょう。
まずはこちらにアクセスし、「chromeに追加」を選択してください。
「拡張機能を追加」をクリックします。
Chromeの拡張機能を追加できたら、Chromeの管理画面に移動し、シークレットモードの実行を許可します。
ブラウザ操作の詳細設定を行います。
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
ここではオペレーションの一例をご紹介しますので参考に設定してください。
「クリックする」はブラウザ上でクリックが必要な場面で使用するアクションです。
ファイルのアップロードする時間を任意の時間待機して、エラーを防止するために必要なオペレーションです。
設定後、テストを実行しましょう。
テストが成功したら、保存しましょう。
次に「ファイルをアップロード」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択は設定ができていますので、以下の点を確認しましょう。
API接続設定を行いましょう。
ドライブIDは候補から選択してください。
格納先フォルダのアイテムIDは候補から選択してください。
ファイル名はOneDriveのトリガーで取得した値（アイテム名）を選択しましょう。
圧縮済みなどと記載しておくとわかりやすいですね。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用する」、ファイルは「ダウンロードしたファイル」を選択しておきましょう。
設定後、テストをクリックします。
テストが成功し、OneDriveにファイルをアップロードできたら保存しましょう。
最後にトリガーをONにして、動作をチェックしておきましょう。
これでフローボットの設定ができました。
Outlookは、受信メールや添付ファイルをトリガーに、ファイル変換やクラウド連携を自動化できる実用的なメールアプリです。
たとえば、送信されたPNGファイルをPDFに変換しOneDriveに保存することで、形式統一やファイル管理を効率化できます。
他アプリと組み合わせることで、手作業の削減と業務の自動化が一気に進みます！
PDFの圧縮作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">ファイルサイズを気にすることなくスムーズなファイル共有が可能になり、ストレージ容量の圧迫も防ぐことができます。</span>
これにより、ファイル管理にかかる時間や手間を大幅に削減し、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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