【ノーコードで実現】フォームのデータをDocuSignと自動的に連携する方法

GoogleフォームのデータをDocuSignに連携する

Googleフォームの回答データも、DocuSignに自動で連携できます。
Googleアカウントさえあれば無料で使え、さまざまな形式のフォームを作成できるため、手軽に連携を試したい方にもぴったりです。

TypeformのデータをDocuSignに連携する

Typeformの回答データをDocuSignに自動的に連携することができます。
Typeformの直感的な操作性とDocuSignを連携することで、フォームの回答者、管理者ともにフォームの利用やデータ管理の体験が向上するでしょう。

JotformのデータをDocuSignに連携する

Jotformの回答データをDocuSignに自動的に連携することができます。
高いカスタム性が特徴のJotformですが、その回答データを余すことなくDocuSignに連携することで、詳細なデータ管理が実現できそうです。

TallyのデータをDocuSignに連携する

Tallyの回答データをDocuSignに自動的に連携することができます。
シンプルな機能が特徴のTallyですが、ミニマルなフォームでもデータをしっかり管理したい方におすすめです。

Zoho FormsのデータをDocuSignに連携する

Zoho Formsの回答データをDocuSignに自動的に連携することができます。
Zohoサービスを使用している方にとって馴染み深いフォームですが、こちらもDocuSignと連携して、回答データの管理効率の向上をサポートします。

DocuSignとフォームの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそくDocuSignとフォームの連携フローを作成してみましょう！

今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomのアカウント登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

この記事では、先程ご紹介した「フォームに回答されたら、DocuSignで署名依頼する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• DocuSignのマイアプリ登録
• テンプレートのコピー
• トリガーとなるフォームの設定と、DocuSignのエンベローブ作成・送付設定
• フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

この記事では、署名を依頼したいファイル（契約書や申請書など）と署名者の情報をフォームで送信して、それを元にDocuSignのエンベロープを作成・送信するという形で運用する、フローボットの設定手順を解説します。
これにより、経理だけがDocuSignを利用している環境でも、社員はフォームから申請書への署名依頼を出すことができますし、署名が必要な書類を取引先からフォームで受け取ることもできるようになるでしょう。

ぜひ本記事を参考にフローの設定を行い、活用してみてくださいね！

ステップ1：DocuSignのマイアプリ登録

まずはDocuSignをマイアプリに登録してYoomと連携します。

1. Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」を選択してください。
2. 右側に表示される「+新規接続」をクリックします。

3. 「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでDocuSignを検索して選択しましょう。

4. DocuSignのログイン画面が表示されます。
   Yoomと連携するDocuSignアカウントのメールアドレスを入力してください。

次に、アカウントのパスワードを入力します。

5. YoomからDocuSignへアクセス権限を求める画面が表示されるので、「アクセスの許可」をクリックしましょう。

「マイアプリ」の画面に戻り、DocuSignが追加されていれば連携完了です！

ステップ2：テンプレートのコピー

YoomとDocuSignの連携が完了したら、早速フローボットの設定を進めていきましょう！
簡単に設定ができるようにするため、テンプレートを活用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

クリックすると、テンプレートがご利用中のYoom画面に自動的にコピーされます。「OK」を選択し、次に進みましょう。

ステップ3：DocuSignのトリガー設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。

1. フォームトリガーの「回答フォーム」をクリックしてください。

2. DocuSignでエンベロープを作成するにあたって、必要な質問項目（受信者名、受信者_ID、メールアドレス、添付ファイル、ドキュメント_ID）がデフォルトで設定されています。
   フォームのタイトルや質問項目名などは自由にカスタマイズできるので、活用する業務内容に合わせて編集してみてくださいね！
   詳しくは、こちらのヘルプページをご参照ください。

3. 設定が完了したら、ページ下部の「次へ」をクリックします。

4. 「プレビューページ」や「完了ページ」をクリックすると、作成したフォームや完了ページの表示を確認できます。

5. 「取得した値」には、後ほどDocuSignのエンベロープ作成テストを行う際に使用する、サンプル値を設定してください。
   ※ 受信者が1人・添付ファイルが1つの場合、「受信者_ID」と「ドキュメント_ID」には「1」などの任意の数値を設定します。複数の受信者・添付ファイルを設定できるフォームにする場合には、重複することのない値を設定してください。
   ※ 「添付ファイル」にはPDFファイルを設定しましょう。
   ※一旦テスト用にサンプル値を入力していますが、フローボットを実際に運用開始した際には、フォームの回答情報がアウトプットとして反映されるようになります。
   
   ※アウトプットとは？
   ‍アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
   取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。

6. 最後に、ページ下部の「保存する」をクリックしてフォームの設定は完了です！

ステップ4：エンベロープを自動作成する設定

次に、ステップ3で取得した値を用いて、エンベロープを自動作成する設定を行います。

1. 「エンベロープを作成」をクリックしてください。

2. 連携アカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションはそのままにして「次へ」をクリックします。

3. 「アカウントID」にYoomと連携したDocuSignアカウントのIDを設定してください。
   アカウントIDは、DocuSignの画面右上にあるアイコンをクリックした際に表示される、「アカウント番号」から確認できます。

4. 「メールの件名」には任意の件名を設定しましょう。

5. 「受信者のメールアドレス」「受信者の名前」「受信者_ID」には、ステップ3の「取得した値」（質問項目に対する回答）がデフォルトで設定されています。
   フォームの質問項目を追加・変更している場合は、各項目の入力欄をクリックして表示されるメニューの、「回答フォーム」から適切な値を選択しましょう。

5. 複数の受信者を設定する場合には「受信者を追加」をクリックして、設定欄を増やしてくださいね。

7. 設定を終えたら、ページ下部の「テスト」をクリックします。
   ※ 各項目の入力欄に「←フォームのアウトプットを設定してください」というテキストが残っている場合は、削除してください。
8. 「テスト成功」と表示されると、「取得した値」に作成されたエンベロープのIDが抽出されます。

9. 最後に、ページ下部の「保存する」をクリックして設定完了です！

ステップ5：書類の追加設定

続いて、ステップ4で作成したエンベロープに書類を追加する設定を行います。

1. 「エンベロープに書類を追加・更新」をクリックしてください。

2. ステップ4同様に、連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリックします。
3. 「アカウントID」にステップ4と同一のアカウントIDを設定しましょう。
4. 「エンベロープID」には、ステップ4で取得したIDがデフォルトで設定されています。このままでOKです！
5. 「ドキュメントID」と「追加するドキュメント」にはステップ3で取得したIDと添付ファイルがデフォルトで設定されています。こちらもこのままの設定でOKです！
6. 設定を終えたら、ページ下部の「テスト」をクリックしてください。

7. テストが成功すると、「取得した値」に作成されたドキュメントの情報が抽出されます。これで、ステップ4で作成したエンベロープに書類が添付されました！

8. ページ下部の「保存する」をクリックして、次の設定に進みましょう。

ステップ6：エンベロープの送信設定

最後に、作成したエンベロープを自動送信する設定です。

1. 「エンベロープを送信」をクリックしてください。

2. これまでと同様に、連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリックします。
3. 「アカウントID」には、ステップ4・5と同一のアカウントIDを設定しましょう。
4. 「エンベロープID」にはステップ4で取得したIDがデフォルトで設定されています。このままの設定でOKです！
5. 設定を終えたら、ページ下部の「テスト」をクリックしてください。

6. 「テスト成功」の結果が表示されたら、エンベロープが実際に送信されているはずです。DocuSignの画面に移り、送信済みエンベロープの内容を確認しましょう。
   確認後、Yoomの画面に戻って「保存する」をクリックしてください。

ステップ7：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

全ての設定が完了すると、「全ての設定が完了しました！」というポップアップが表示されます。
早速設定したフローを稼働するのであれば、「トリガーをON」を選択しましょう！

あとで稼働させる場合は「あとで」を選択します。
稼働する際は、フローボット設定画面の左上にあるトリガースイッチから、「トリガーをON」にすることで稼働開始できます。

トリガーをONにすると、作成したフォームのリンクがコピーできるようになります。
実際にフォームを共有して、フォームに回答が送信されると、エンベロープが自動作成・送信されることを確認してみてくださいね！

今回ご紹介したフローボットの他にも、様々な業務プロセスの自動化が実現できます！
ぜひ、Yoomの便利な機能をこの機会にお試しください。

DocuSignを使ったその他の便利な自動化例

今回紹介したフォームとの連携以外でも、DocuSignの証明書や契約書をデータベースに格納する、契約完了時に通知する、CRMツールで管理している商談状況に応じて契約書を送付する、といった自動化も可能です。
このように、DocuSignのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することができるので、もし気になるものがあれば、ぜひこちらも試してみてください。

終わりに 

いかがでしたか？DocuSignと色々なフォームを連携することで、これまで手作業だった申請や契約業務などがもっとスムーズに、スピーディーに進められるようになります。
あらかじめ書類に必要な情報をフォームに設定しておくだけで、その回答データをもとに書類の作成から送付までを自動化できるのは、手間をグッと削減できそうですよね！
これまで手作業に使っていた時間を他のコアな業務に充てられることで、業務全体の効率アップが期待できます。

Yoomを使えば、一見複雑そうなDocuSignとフォームの連携も、ノーコードで誰でも簡単に実現可能。
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。

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フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で使い方無限大！自社の業務に合った最適なフローを構築してみてくださいね。

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業務効率を改善する第一歩として、まずは一つ、本記事を参考にDocuSignとフォームの連携を体験してみてください。