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「フォームに添付されてた資料、どこいった？」
「フォームに回答があるたびにDropboxにアップロードするの、結構手間...」
もし、こんな悩みを抱えているのであれば、朗報です！
実は、フォームの回答データや添付ファイルを、Dropboxに自動的にアップロードする方法があるんです。
自動化することで、手作業の手間を省けるのはもちろん。対応の抜け漏れといったミスを防ぎ、データ管理の精度も向上できるのは大きなメリットですよね。
そこで本記事では、各種フォームとDropboxを、ノーコードで誰でもラクラク設定できる方法をご紹介します。
設定手順はシンプルで、時間をかけずに完了するので、ぜひ最後までチェックしてみてくださいね！
Yoomには、Dropboxとフォームを使って、業務フローを自動化できるテンプレートがすでに用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして早速スタートしましょう！
■概要
フォームから送信された応募書類や資料などを、一つひとつ手作業でDropboxに保存していませんか？この作業は単純ですが件数が増えると手間がかかり、保存漏れやファイル名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に、添付されたファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、こうしたファイル管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Dropboxと各種フォームのAPIを連携すれば、フォーム回答データをDropboxに自動的に連携することが可能になります！
気になるテンプレートの「試してみる」をクリックして、Yoomのアカウントを作成するだけで、すぐにDropboxとフォームの連携を体験できます。
登録はわずか30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Yoomフォームの回答データをDropboxに自動的に連携することができます。
Yoomフォームは回答データをそのまま使用できるため、複雑な操作が不要で簡単にデータ連携を実現できるところが魅力です。
■概要
フォームから送信された応募書類や資料などを、一つひとつ手作業でDropboxに保存していませんか？この作業は単純ですが件数が増えると手間がかかり、保存漏れやファイル名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に、添付されたファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、こうしたファイル管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Googleフォームの回答データをDropboxに自動的に連携することができます。
Googleアカウントさえあれば無料で使え、さまざまな形式のフォームを作成できるため、手軽に連携を試したい方にもぴったりです。
■概要
Googleフォームで収集した回答をもとに、手作業で書類を作成してDropboxへ保存する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、その内容を元にしたPDF書類が自動で発行され、Dropboxの指定フォルダに格納されます。定型的な書類作成業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Typeformの回答データをDropboxに自動的に連携することができます。
Typeformの直感的なフォーム操作とDropboxを連携することで、フォームの回答者、管理者ともにフォームの利用やデータ管理の体験が向上するでしょう。
■概要
Typeformで収集したアンケートや申込情報を、手作業で書類に転記し、Dropboxへ保存する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は単純ですが、入力ミスや保存漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすい側面もあります。このワークフローを活用すれば、Typeformのフォーム送信をきっかけに、書類の自動発行からDropboxへの保存までが完了するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Jotformの回答データをDropboxに自動的に連携することができます。
高いカスタム性が特徴のJotformですが、その回答データを余すことなくDropboxに連携することで、詳細なデータ管理が実現できそうです。
■概要
Jotformで収集したアンケートや申込情報を、都度手作業で書類に転記し、Dropboxへ保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、入力ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると、その情報をもとに書類を自動で発行しDropboxに保存までの一連の流れを自動化でき、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Tallyの回答データをDropboxに自動的に連携することができます。
シンプルな機能が特徴のTallyですが、ミニマルなフォームでもデータをしっかり管理したい方におすすめです。
■概要
Tallyで受け付けた申し込み情報を元に、手作業で見積書や申込書を作成していませんか。こうした手作業による書類作成や管理は、入力ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの原因となり、業務の非効率を招くこともあります。このワークフローを活用すれば、Tallyのフォームが送信されると、Google ドキュメントで自動で書類が発行され、指定のDropboxフォルダに保存されるため、一連の作業を自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Zoho Formsの回答データをDropboxに自動的に連携することができます。
Zohoサービスを使用している方にとって馴染み深いフォームですが、こちらもDropboxと連携して、回答データの管理効率の向上をサポートします。
■概要
Zoho Formsで集めた申込情報やアンケート結果を基に、手作業で書類を作成しDropboxへ保存する業務に手間を感じていませんか？この手作業は、入力ミスや保存漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho Formsへのフォーム送信をきっかけに、書類発行からDropboxへの保存までの一連の流れを自動化し、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、さっそくDropboxとフォームの連携フローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「フォームで送信されたファイルをDropboxに保存する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下のとおりです。
■概要
フォームから送信された応募書類や資料などを、一つひとつ手作業でDropboxに保存していませんか？この作業は単純ですが件数が増えると手間がかかり、保存漏れやファイル名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に、添付されたファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、こうしたファイル管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
はじめに、使用するアプリのマイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませてYoomと連携しておくと、その後のフローの設定をスムーズに進めることができます。
(1)早速、Dropboxをマイアプリ登録していきます。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「新規接続」をクリックしましょう。
(2)検索窓でDropboxを検索し、アプリ一覧に表示されるアイコンを選択してください。
(3)Yoomと連携するDropboxアカウントのメールアドレスを入力し、「続行」をクリックします。
(4)アカウントのパスワードを入力しましょう。
(5)認証コードの入力が求められる場合があります。
連携するDropboxアカウントのメールアドレス宛にコードが送信されるので、コードを入力しましょう。
(6)アクセス権限許可画面が表示されるので、「許可」をクリックしてください。
以上で、Dropboxのマイアプリ登録は完了です。
マイアプリ登録が完了したら、早速フローボットを設定していきましょう。
簡単に設定ができるようにするため、テンプレートを活用します。以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
■概要
フォームから送信された応募書類や資料などを、一つひとつ手作業でDropboxに保存していませんか？この作業は単純ですが件数が増えると手間がかかり、保存漏れやファイル名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に、添付されたファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、こうしたファイル管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。
(1)まずは、フローボットの起動対象となるYoomフォームの設定を行います！
テンプレートの1番上にある「ファイル送付フォーム」をクリックしましょう。
(2)活用する業務内容に合わせて、フォームの設定を行ってください。
※Yoomフォームの設定方法について、詳しくはこちらをご参照ください！
①フォームのタイトル設定
②フォームの説明文を必要に応じて設定
③質問項目を設定
④回答方法をテキスト形式やプルダウン、チェックボックスなどから適切なものを選択
⑤回答を必須にするか任意で設定
⑥左のアイコンで項目をコピー、右のアイコンで項目を削除できます
下記の設定も可能ですので、必要に応じて設定しましょう。
①質問を任意で追加（個数に制限あり）
②送信ボタンの上部にテキストを任意で設定（有料プランでのみ設定可能）
③フォームのページ下部に表示されるYoomロゴを非表示に設定（有料プランでのみ設定可能）
有料プランをご利用の場合、完了ページのカスタマイズやアクセス制限なども設定可能です！
フォームの設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。
(3)「表示を確認」からプレビュー画面を確認できます。
「プレビューページ」でフォームの画面を、「完了ページ」で回答送信後の画面を確認してみましょう。
今回は、請求フォームという想定でフォームを作成してみました！
(4)取得した値にサンプル値を設定し、「保存する」をクリックして設定完了です。
※ここで入力したサンプル値は、フローの運用時に影響しません。フロー運用時は、実際の回答内容が抽出されます。
(1)最後に、Dropboxにファイルを格納する設定を行います。
テンプレートの「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
(2)「Dropboxと連携するアカウント情報」で連携したいDropboxのアカウント情報を選択します。アクションは「ファイルをアップロード」のままにして、次に進みましょう。
(3)「フォルダのパス」に格納したいDropboxのフォルダのパスを任意で設定します。
「/メインフォルダ名/サブフォルダ名/・・・」の順で設定しましょう。
未設定の場合、特定のフォルダに保存されることはありません。
(4)「ファイル名」にDropboxに格納するファイルの名前を設定します。
「取得した値」から「ファイル」を選択することで、フォームに送信されたファイル名をそのまま引用してDropboxに保存できます。
(5)「ファイルの添付方法」には「取得した値を利用する」を選択し、「ファイル」には「ファイル」を選択しましょう。
最後に「テスト」をクリックして、実際にDropboxにファイルが格納されるかテストを行ってください。
(6)テストが成功すると、Dropboxにファイルが格納されているはずなので確認します。
確認後、「保存する」をクリックして設定完了です！
以上で、すべての設定が完了しました。
設定完了後は以下のようなポップアップが表示されるので、「トリガーをON」にし、実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！
今回紹介したフォームとの連携以外でも、様々なツールとDropboxを連携することができます。
Dropboxにファイルが格納されたことをコミュニケーションツールに自動通知したり、メールで受信したファイルをDropboxに自動格納したりすることも可能です。
このようにDropboxのAPIを使用して、さまざまな業務を自動化することができます。もし気になるものがあれば、ぜひこちらも試してみてくださいね！
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで新しく登録されたコンタクト情報を基に、Dropboxで個別フォルダを作成し、顧客情報や関連資料を管理したいチーム
・顧客ごとにフォルダを作成し、ドキュメント管理を効率化したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・新規コンタクトがHubSpotに登録された際に、Dropboxでフォルダを自動生成し、顧客サポート資料ややり取りを一元管理したいチーム
3.マーケティング部門
・HubSpotで取得したリード情報に基づいて、Dropboxにフォルダを作成し、キャンペーン資料やマーケティング資料を整理したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・新規顧客やパートナー情報をHubSpotで管理し、関連するプロジェクト資料をDropboxで管理したいチーム
5.データ管理チーム
・HubSpotとDropbox間で顧客データの整合性を保ち、一貫した顧客管理を行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動でDropboxにフォルダが作成されるため、迅速に資料やドキュメントを整理することができます。
・顧客対応の進捗状況や関連資料をリアルタイムで共有できるため、ミスコミュニケーションが減少し、スムーズな業務進行が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを利用している企業やチーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのフォルダ作成やURL登録の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・顧客情報と関連ファイルが一元管理されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、営業活動や顧客対応がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Salesforce、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしDropboxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用している企業やチーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
3.契約プロセスの自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。
・証明書が安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Docusign、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
いかがでしたか？Dropboxとフォームの連携を活用すれば、フォームで収集した情報がそのままDropboxに整理されて保存されるため、ミスや手間を大幅に削減できるでしょう。
フォームの回答を一つ一つ手動でダウンロードして、フォルダ分けして、アップロード…という手間のかかる作業とはお別れして、もっとクリエイティブな業務に集中できる環境を整えませんか？
Yoomを使えば、ノーコードで時間をかけずに、誰でもラクラク設定できるのも魅力ですよね。
「本当に簡単に設定できる？」「他にどんなことを自動化できるんだろう？」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で使い方は無限に広がります。自社の業務に合った最適なフローを構築してみてくださいね。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に。
業務効率を改善する第一歩として、ぜひこの機会に、自動化を取り入れてみてください。
そして何より、あなたの貴重な時間をよりクリエイティブな業務に使うための第一歩になるはずです。まずは一つ、本記事を参考にDropboxとフォームの連携からスタートしてみましょう！
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