「フォームに添付されてた資料、どこいった？」
「フォームに回答があるたびにDropboxにアップロードするの、結構手間...」
もし、こんな悩みを抱えているのであれば、朗報です！
実は、フォームの回答データや添付ファイルを、Dropboxに自動的にアップロードする方法があるんです。
自動化することで、手作業の手間を省けるのはもちろん。対応の抜け漏れといったミスを防ぎ、データ管理の精度も向上できるのは大きなメリットですよね。
そこで本記事では、各種フォームとDropboxを、ノーコードで誰でもラクラク設定できる方法をご紹介します。
設定手順はシンプルで、時間をかけずに完了するので、ぜひ最後までチェックしてみてくださいね！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、Dropboxとフォームを使って、業務フローを自動化できるテンプレートがすでに用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして早速スタートしましょう！
フォームで送信されたファイルをDropboxに保存する
試してみる
■概要
「フォームで送信されたファイルをDropboxに保存する」ワークフローは、オンラインフォームからアップロードされたファイルを自動的にDropboxに保管する仕組みです。
ワークフローを活用すれば、フォームで受け取ったファイルを自動的にDropboxに保存し、整理整頓が簡単になります。
業務ワークフローの自動化で、時間と労力を大幅に削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・オンラインフォームを頻繁に利用し、アップロードされたファイルの管理に手間を感じている方
・Dropboxを既に業務で活用しており、データの一元管理を目指しているチーム
・業務ワークフローの自動化を通じて、作業効率を向上させたいと考えているビジネスオーナー
・フォームからのデータを安全かつ整理された形で保存したいと望んでいるIT担当者
■注意事項
・DropboxとYoomを連携してください。
Dropboxとフォームを連携してできること
Dropboxと各種フォームのAPIを連携すれば、フォーム回答データをDropboxに自動的に連携することが可能になります！
気になるテンプレートの「試してみる」をクリックして、Yoomのアカウントを作成するだけで、すぐにDropboxとフォームの連携を体験できます。
登録はわずか30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
YoomフォームのデータをDropboxに連携する
Yoomフォームの回答データをDropboxに自動的に連携することができます。
Yoomフォームは回答データをそのまま使用できるため、複雑な操作が不要で簡単にデータ連携を実現できるところが魅力です。
フォームで送信されたファイルをDropboxに保存する
試してみる
■概要
「フォームで送信されたファイルをDropboxに保存する」ワークフローは、オンラインフォームからアップロードされたファイルを自動的にDropboxに保管する仕組みです。
ワークフローを活用すれば、フォームで受け取ったファイルを自動的にDropboxに保存し、整理整頓が簡単になります。
業務ワークフローの自動化で、時間と労力を大幅に削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・オンラインフォームを頻繁に利用し、アップロードされたファイルの管理に手間を感じている方
・Dropboxを既に業務で活用しており、データの一元管理を目指しているチーム
・業務ワークフローの自動化を通じて、作業効率を向上させたいと考えているビジネスオーナー
・フォームからのデータを安全かつ整理された形で保存したいと望んでいるIT担当者
■注意事項
・DropboxとYoomを連携してください。
GoogleフォームのデータをDropboxに連携する
Googleフォームの回答データをDropboxに自動的に連携することができます。
Googleアカウントさえあれば無料で使え、さまざまな形式のフォームを作成できるため、手軽に連携を試したい方にもぴったりです。
Googleフォームの内容からPDF書類を発行してDropBoxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集した回答をもとに、手作業で書類を作成してDropboxへ保存する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、その内容を元にしたPDF書類が自動で発行され、Dropboxの指定フォルダに格納されます。定型的な書類作成業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで収集した情報をもとに、手作業で書類を作成している方
・書類の作成から保管までの一連の作業を自動化し、業務効率を改善したい方
・手作業による入力ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方
■注意事項
・GoogleフォームとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
TypeformのデータをDropboxに連携する
Typeformの回答データをDropboxに自動的に連携することができます。
Typeformの直感的なフォーム操作とDropboxを連携することで、フォームの回答者、管理者ともにフォームの利用やデータ管理の体験が向上するでしょう。
Typeformで送信された情報で書類を発行し、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
「Typeformで送信された情報で書類を発行し、Dropboxに保存する」フローは、Typeformから収集したデータを基に書類を自動生成し、Dropboxに安全に保存する業務ワークフローです。
これにより、手動でのデータ入力やファイル管理の手間を省き、業務効率を向上させます。
フォームからの情報がスムーズに書類化され、クラウド上で整理整頓されるため、必要な時にすぐアクセス可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformを活用して顧客や社員から情報を収集している方
・書類の自動生成とファイル管理を効率化したい事務担当者の方
・Dropboxを利用して安全にデータを保存したい中小企業の経営者
・データ入力の手間を減らし、業務プロセスを自動化したい方
・フォームとクラウドストレージを連携させて業務を最適化したい方
■注意事項
・DropboxとTypeformのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーのアウトプット取得方法は下記を参考に行ってください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
JotformのデータをDropboxに連携する
Jotformの回答データをDropboxに自動的に連携することができます。
高いカスタム性が特徴のJotformですが、その回答データを余すことなくDropboxに連携することで、詳細なデータ管理が実現できそうです。
Jotformで送信された情報で書類を発行し、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
「Jotformで送信された情報で書類を発行し、Dropboxに保存する」フローは、フォーム送信から書類作成、そしてクラウド保存までを自動化する業務ワークフローです。
オンラインフォームを利用して収集したデータを基に、必要な書類を自動で生成し、その書類をDropboxに安全に保存します。
これにより、手動でのデータ入力やファイル管理の手間を大幅に削減し、業務の効率化を実現します。
特に、複数のSaaSアプリを連携させることで、煩雑な作業をシンプルにまとめることが可能です。
Yoomの強力なAPI連携、AI、OCR、RPA機能を活用したこのワークフローは、日々の業務をスムーズに進めたい方に最適です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformを活用して顧客情報を収集している企業の担当者
・書類作成やファイル保存に時間を取られているオフィスマネージャー
・複数のアプリ間でデータを手動で移動させているチームリーダー
・業務の効率化や自動化を検討している中小企業の経営者
・Dropboxを利用してファイルを一元管理したい方
・データ入力ミスを防ぎ、正確な書類管理を目指している事務担当者
■注意事項
・DropboxとJotformのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定と最新回答取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
TallyのデータをDropboxに連携する
Tallyの回答データをDropboxに自動的に連携することができます。
シンプルな機能が特徴のTallyですが、ミニマルなフォームでもデータをしっかり管理したい方におすすめです。
Tallyで送信された情報で書類を発行し、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
「Tallyで送信された情報で書類を発行し、Dropboxに保存する」フローは、フォームから収集したデータを活用して書類を自動生成し、Dropboxに安全に保管する業務ワークフローです。
Tallyで収集した情報を基に自動で書類を作成し、Dropboxに保存することで、業務の効率化とデータ管理の簡素化が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Tallyを使用して顧客や社内のデータを収集している担当者の方
・書類作成に時間を割かれ、業務効率化を図りたいビジネスパーソンの方
・Dropboxを既に活用しており、データの自動保存を検討している企業の方
・フォームデータを活用してレポートや契約書などの書類を定期的に生成する必要がある方
・手動でのデータ転記作業を減らし、ミスを防ぎたいチームリーダーの方
■注意事項
・DropboxとTallyのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoho FormsのデータをDropboxに連携する
Zoho Formsの回答データをDropboxに自動的に連携することができます。
Zohoサービスを使用している方にとって馴染み深いフォームですが、こちらもDropboxと連携して、回答データの管理効率の向上をサポートします。
Zoho Formsで送信された情報で書類を発行し、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
「Zoho Formsで送信された情報で書類を発行し、Dropboxに保存する」フローは、フォーム入力から書類作成、クラウド保存までを自動化する業務ワークフローです。
これにより、手動でのデータ転記やファイル管理の手間を省き、業務効率を向上させます。
Yoomを活用することで、Zoho FormsとDropboxの連携がスムーズに実現し、作業の迅速化と正確性の向上が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Formsを活用してデータ収集を行っているが、手動での書類作成に時間を取られている方
・Dropboxに書類を一元管理したいと考えているビジネスユーザー
・業務プロセスの自動化を検討しており、効率化を図りたい中小企業の担当者
・データの正確な転記と保存を重視し、エラーを減らしたい管理者の方
■注意事項
・DropboxとZoho FormsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708
Dropboxとフォームの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそくDropboxとフォームの連携フローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「フォームで送信されたファイルをDropboxに保存する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下のとおりです。
- Dropboxをマイアプリ登録
- テンプレートをコピーする
- Yoomフォームのトリガー設定およびDropboxのアクション設定
- トリガーをONにして動作チェック
フォームで送信されたファイルをDropboxに保存する
試してみる
■概要
「フォームで送信されたファイルをDropboxに保存する」ワークフローは、オンラインフォームからアップロードされたファイルを自動的にDropboxに保管する仕組みです。
ワークフローを活用すれば、フォームで受け取ったファイルを自動的にDropboxに保存し、整理整頓が簡単になります。
業務ワークフローの自動化で、時間と労力を大幅に削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・オンラインフォームを頻繁に利用し、アップロードされたファイルの管理に手間を感じている方
・Dropboxを既に業務で活用しており、データの一元管理を目指しているチーム
・業務ワークフローの自動化を通じて、作業効率を向上させたいと考えているビジネスオーナー
・フォームからのデータを安全かつ整理された形で保存したいと望んでいるIT担当者
■注意事項
・DropboxとYoomを連携してください。
ステップ1：Dropboxをマイアプリ登録
はじめに、使用するアプリのマイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませてYoomと連携しておくと、その後のフローの設定をスムーズに進めることができます。
(1)早速、Dropboxをマイアプリ登録していきます。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「新規接続」をクリックしましょう。
(2)検索窓でDropboxを検索し、アプリ一覧に表示されるアイコンを選択してください。
(3)Yoomと連携するDropboxアカウントのメールアドレスを入力し、「続行」をクリックします。
(4)アカウントのパスワードを入力しましょう。
(5)認証コードの入力が求められる場合があります。
連携するDropboxアカウントのメールアドレス宛にコードが送信されるので、コードを入力しましょう。
(6)アクセス権限許可画面が表示されるので、「許可」をクリックしてください。
以上で、Dropboxのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
マイアプリ登録が完了したら、早速フローボットを設定していきましょう。
簡単に設定ができるようにするため、テンプレートを活用します。以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
フォームで送信されたファイルをDropboxに保存する
試してみる
■概要
「フォームで送信されたファイルをDropboxに保存する」ワークフローは、オンラインフォームからアップロードされたファイルを自動的にDropboxに保管する仕組みです。
ワークフローを活用すれば、フォームで受け取ったファイルを自動的にDropboxに保存し、整理整頓が簡単になります。
業務ワークフローの自動化で、時間と労力を大幅に削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・オンラインフォームを頻繁に利用し、アップロードされたファイルの管理に手間を感じている方
・Dropboxを既に業務で活用しており、データの一元管理を目指しているチーム
・業務ワークフローの自動化を通じて、作業効率を向上させたいと考えているビジネスオーナー
・フォームからのデータを安全かつ整理された形で保存したいと望んでいるIT担当者
■注意事項
・DropboxとYoomを連携してください。
Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。
ステップ3：Yoomフォームのトリガー設定
(1)まずは、フローボットの起動対象となるYoomフォームの設定を行います！
テンプレートの1番上にある「ファイル送付フォーム」をクリックしましょう。
(2)活用する業務内容に合わせて、フォームの設定を行ってください。
※Yoomフォームの設定方法について、詳しくはこちらをご参照ください！
①フォームのタイトル設定
②フォームの説明文を必要に応じて設定
③質問項目を設定
④回答方法をテキスト形式やプルダウン、チェックボックスなどから適切なものを選択
⑤回答を必須にするか任意で設定
⑥左のアイコンで項目をコピー、右のアイコンで項目を削除できます
下記の設定も可能ですので、必要に応じて設定しましょう。
①質問を任意で追加（個数に制限あり）
②送信ボタンの上部にテキストを任意で設定（有料プランでのみ設定可能）
③フォームのページ下部に表示されるYoomロゴを非表示に設定（有料プランでのみ設定可能）
有料プランをご利用の場合、完了ページのカスタマイズやアクセス制限なども設定可能です！
フォームの設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。
(3)「表示を確認」からプレビュー画面を確認できます。
「プレビューページ」でフォームの画面を、「完了ページ」で回答送信後の画面を確認してみましょう。
今回は、請求フォームという想定でフォームを作成してみました！
(4)取得した値にサンプル値を設定し、「保存する」をクリックして設定完了です。
※ここで入力したサンプル値は、フローの運用時に影響しません。フロー運用時は、実際の回答内容が抽出されます。
ステップ4：Dropboxのアクション設定
(1)最後に、Dropboxにファイルを格納する設定を行います。
テンプレートの「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
(2)「Dropboxと連携するアカウント情報」で連携したいDropboxのアカウント情報を選択します。アクションは「ファイルをアップロード」のままにして、次に進みましょう。
(3)「フォルダのパス」に格納したいDropboxのフォルダのパスを任意で設定します。
「/メインフォルダ名/サブフォルダ名/・・・」の順で設定しましょう。
未設定の場合、特定のフォルダに保存されることはありません。
(4)「ファイル名」にDropboxに格納するファイルの名前を設定します。
「取得した値」から「ファイル」を選択することで、フォームに送信されたファイル名をそのまま引用してDropboxに保存できます。
(5)「ファイルの添付方法」には「取得した値を利用する」を選択し、「ファイル」には「ファイル」を選択しましょう。
最後に「テスト」をクリックして、実際にDropboxにファイルが格納されるかテストを行ってください。
(6)テストが成功すると、Dropboxにファイルが格納されているはずなので確認します。
確認後、「保存する」をクリックして設定完了です！
ステップ5：トリガーをONにして動作チェック
以上で、すべての設定が完了しました。
設定完了後は以下のようなポップアップが表示されるので、「トリガーをON」にし、実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！
Dropboxを使った便利なその他の自動化例
今回紹介したフォームとの連携以外でも、様々なツールとDropboxを連携することができます。
Dropboxにファイルが格納されたことをコミュニケーションツールに自動通知したり、メールで受信したファイルをDropboxに自動格納したりすることも可能です。
このようにDropboxのAPIを使用して、さまざまな業務を自動化することができます。もし気になるものがあれば、ぜひこちらも試してみてくださいね！
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードするフローです。
HubSpotにコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
Docusignで書類が締結したら、書類をDropboxに格納する
試してみる
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、完了証明書を手動でダウンロードし、Dropboxの指定フォルダに保存する作業は手間がかかる上に、失念するリスクも伴います。
特に契約件数が多い場合、この単純作業が大きな負担になることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープが完了したタイミングをトリガーに、完了証明書を自動でDropboxにアップロードできます。
手作業による契約管理の非効率を解消し、重要な書類を確実に保管します。
■このテンプレートをおすすめする方
・DocuSignで締結した契約の完了証明書をDropboxで管理している法務・総務担当者の方
・手作業でのファイルダウンロードやアップロードに時間を取られ、非効率だと感じている方
・契約関連書類の保存漏れを防ぎ、管理体制を強化したいと考えているマネージャーの方
■注意事項
・Docusign、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
終わりに
いかがでしたか？Dropboxとフォームの連携を活用すれば、フォームで収集した情報がそのままDropboxに整理されて保存されるため、ミスや手間を大幅に削減できるでしょう。
フォームの回答を一つ一つ手動でダウンロードして、フォルダ分けして、アップロード…という手間のかかる作業とはお別れして、もっとクリエイティブな業務に集中できる環境を整えませんか？
Yoomを使えば、ノーコードで時間をかけずに、誰でもラクラク設定できるのも魅力ですよね。
「本当に簡単に設定できる？」「他にどんなことを自動化できるんだろう？」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
今すぐ無料でアカウントを発行する
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で使い方は無限に広がります。自社の業務に合った最適なフローを構築してみてくださいね。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に。
業務効率を改善する第一歩として、ぜひこの機会に、自動化を取り入れてみてください。
そして何より、あなたの貴重な時間をよりクリエイティブな業務に使うための第一歩になるはずです。まずは一つ、本記事を参考にDropboxとフォームの連携からスタートしてみましょう！
.avif)
