【ラクラク設定】フォームのデータをDropboxと自動的に連携する方法

GoogleフォームのデータをDropboxに連携する

Googleフォームの回答データをDropboxに自動的に連携することができます。
Googleアカウントさえあれば無料で使え、さまざまな形式のフォームを作成できるため、手軽に連携を試したい方にもぴったりです。

TypeformのデータをDropboxに連携する

Typeformの回答データをDropboxに自動的に連携することができます。
Typeformの直感的なフォーム操作とDropboxを連携することで、フォームの回答者、管理者ともにフォームの利用やデータ管理の体験が向上するでしょう。

JotformのデータをDropboxに連携する

Jotformの回答データをDropboxに自動的に連携することができます。
高いカスタム性が特徴のJotformですが、その回答データを余すことなくDropboxに連携することで、詳細なデータ管理が実現できそうです。

TallyのデータをDropboxに連携する

Tallyの回答データをDropboxに自動的に連携することができます。
シンプルな機能が特徴のTallyですが、ミニマルなフォームでもデータをしっかり管理したい方におすすめです。

Zoho FormsのデータをDropboxに連携する

Zoho Formsの回答データをDropboxに自動的に連携することができます。
Zohoサービスを使用している方にとって馴染み深いフォームですが、こちらもDropboxと連携して、回答データの管理効率の向上をサポートします。

Dropboxとフォームの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそくDropboxとフォームの連携フローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は、「フォームで送信されたファイルをDropboxに保存する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下のとおりです。

• Dropboxをマイアプリ登録
• テンプレートをコピーする
• Yoomフォームのトリガー設定およびDropboxのアクション設定
• トリガーをONにして動作チェック

ステップ1：Dropboxをマイアプリ登録

はじめに、使用するアプリのマイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませてYoomと連携しておくと、その後のフローの設定をスムーズに進めることができます。

(1)早速、Dropboxをマイアプリ登録していきます。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「新規接続」をクリックしましょう。

(2)検索窓でDropboxを検索し、アプリ一覧に表示されるアイコンを選択してください。

(3)Yoomと連携するDropboxアカウントのメールアドレスを入力し、「続行」をクリックします。

(4)アカウントのパスワードを入力しましょう。

(5)認証コードの入力が求められる場合があります。
連携するDropboxアカウントのメールアドレス宛にコードが送信されるので、コードを入力しましょう。

(6)アクセス権限許可画面が表示されるので、「許可」をクリックしてください。

以上で、Dropboxのマイアプリ登録は完了です。

ステップ2：テンプレートをコピー

マイアプリ登録が完了したら、早速フローボットを設定していきましょう。
簡単に設定ができるようにするため、テンプレートを活用します。以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。

ステップ3：Yoomフォームのトリガー設定

(1)まずは、フローボットの起動対象となるYoomフォームの設定を行います！
テンプレートの1番上にある「ファイル送付フォーム」をクリックしましょう。

(2)活用する業務内容に合わせて、フォームの設定を行ってください。

 ※Yoomフォームの設定方法について、詳しくはこちらをご参照ください！

①フォームのタイトル設定
②フォームの説明文を必要に応じて設定
③質問項目を設定
④回答方法をテキスト形式やプルダウン、チェックボックスなどから適切なものを選択
⑤回答を必須にするか任意で設定
⑥左のアイコンで項目をコピー、右のアイコンで項目を削除できます

下記の設定も可能ですので、必要に応じて設定しましょう。
①質問を任意で追加（個数に制限あり）
②送信ボタンの上部にテキストを任意で設定（有料プランでのみ設定可能）
③フォームのページ下部に表示されるYoomロゴを非表示に設定（有料プランでのみ設定可能）

有料プランをご利用の場合、完了ページのカスタマイズやアクセス制限なども設定可能です！
フォームの設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。

(3)「表示を確認」からプレビュー画面を確認できます。
「プレビューページ」でフォームの画面を、「完了ページ」で回答送信後の画面を確認してみましょう。

今回は、請求フォームという想定でフォームを作成してみました！

(4)取得した値にサンプル値を設定し、「保存する」をクリックして設定完了です。
※ここで入力したサンプル値は、フローの運用時に影響しません。フロー運用時は、実際の回答内容が抽出されます。

ステップ4：Dropboxのアクション設定

(1)最後に、Dropboxにファイルを格納する設定を行います。
テンプレートの「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。

(2)「Dropboxと連携するアカウント情報」で連携したいDropboxのアカウント情報を選択します。アクションは「ファイルをアップロード」のままにして、次に進みましょう。

(3)「フォルダのパス」に格納したいDropboxのフォルダのパスを任意で設定します。
「/メインフォルダ名/サブフォルダ名/・・・」の順で設定しましょう。
未設定の場合、特定のフォルダに保存されることはありません。

(4)「ファイル名」にDropboxに格納するファイルの名前を設定します。
「取得した値」から「ファイル」を選択することで、フォームに送信されたファイル名をそのまま引用してDropboxに保存できます。

(5)「ファイルの添付方法」には「取得した値を利用する」を選択し、「ファイル」には「ファイル」を選択しましょう。
最後に「テスト」をクリックして、実際にDropboxにファイルが格納されるかテストを行ってください。

(6)テストが成功すると、Dropboxにファイルが格納されているはずなので確認します。
確認後、「保存する」をクリックして設定完了です！

ステップ5：トリガーをONにして動作チェック

以上で、すべての設定が完了しました。
設定完了後は以下のようなポップアップが表示されるので、「トリガーをON」にし、実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！

Dropboxを使った便利なその他の自動化例

今回紹介したフォームとの連携以外でも、様々なツールとDropboxを連携することができます。
Dropboxにファイルが格納されたことをコミュニケーションツールに自動通知したり、メールで受信したファイルをDropboxに自動格納したりすることも可能です。
このようにDropboxのAPIを使用して、さまざまな業務を自動化することができます。もし気になるものがあれば、ぜひこちらも試してみてくださいね！

終わりに 

いかがでしたか？Dropboxとフォームの連携を活用すれば、フォームで収集した情報がそのままDropboxに整理されて保存されるため、ミスや手間を大幅に削減できるでしょう。
フォームの回答を一つ一つ手動でダウンロードして、フォルダ分けして、アップロード…という手間のかかる作業とはお別れして、もっとクリエイティブな業務に集中できる環境を整えませんか？

Yoomを使えば、ノーコードで時間をかけずに、誰でもラクラク設定できるのも魅力ですよね。
「本当に簡単に設定できる？」「他にどんなことを自動化できるんだろう？」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。

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フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で使い方は無限に広がります。自社の業務に合った最適なフローを構築してみてくださいね。

Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。

業務効率を改善する第一歩として、ぜひこの機会に、自動化を取り入れてみてください。
そして何より、あなたの貴重な時間をよりクリエイティブな業務に使うための第一歩になるはずです。まずは一つ、本記事を参考にDropboxとフォームの連携からスタートしてみましょう！