とにかく早く試したい方へ
Yoomにはフォームで回答が送信されたら、Gmailに通知するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
フォームで回答が送信されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Webサイトからのお問い合わせやイベント申し込みなど、フォームからの回答に気づくのが遅れてしまった経験はありませんか。手動での確認作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能で回答が送信された瞬間にGmailへ自動で通知を送ることができ、こうした課題を解消し、スムーズな対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webサイトからの問い合わせに迅速に対応したいと考えているマーケティングや営業担当の方
- フォームからの申し込みや回答の見落としを防ぎ、機会損失をなくしたいと考えている方
- 手動での通知確認作業をなくし、本来の業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに回答が送信されるたびに自動で通知が届くため、都度確認する手間を省き、時間を有効活用することができます。
- 手動確認による見落としや対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォーム機能の「回答フォーム」を設定し、任意のアンケートや問い合わせフォームを作成します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、フォームの回答内容を本文に含めた通知メールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームの質問項目や選択肢は、問い合わせやアンケートなどの業務内容に合わせて自由にカスタマイズしてください。
- Gmailでの通知先メールアドレスは、担当者や関係部署のメーリングリストなど任意に設定でき、メールの件名や本文に回答内容を自動で挿入することも可能です。
■注意事項
「毎回、フォームの回答結果を手動でメールに転送するのが大変…」そんな悩みを抱えていませんか？
特に、複数のフォームからデータを集める仕事では、手作業が増えて煩雑になりがちです。
でも、実はこれを自動化することでフォーム回答をGmailに送信できるようになります。
これで、毎回の手作業から解放され、時間をもっと有効に使えるかもしれません。
Gmailとフォームを連携すれば、データ転送が素早く完了し、さらに大切な情報を見逃すことも減るでしょう。
さあ、これからその手間を解消する方法を詳しく見ていきましょう。
Gmailとフォームを連携してできること
Gmailと各種フォームのAPIを連携すれば、フォーム回答データをGmailに自動的に連携することが可能になります！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGmailとフォームの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
YoomフォームのデータをGmailに連携する
Yoomフォームの回答データをGmailに自動的に連携することができます。
Yoomフォームは回答データをそのまま使用できるため、複雑な操作が不要で簡単にデータ連携を実現できるところが魅力です。
フォームで回答が送信されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Webサイトからのお問い合わせやイベント申し込みなど、フォームからの回答に気づくのが遅れてしまった経験はありませんか。手動での確認作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能で回答が送信された瞬間にGmailへ自動で通知を送ることができ、こうした課題を解消し、スムーズな対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webサイトからの問い合わせに迅速に対応したいと考えているマーケティングや営業担当の方
- フォームからの申し込みや回答の見落としを防ぎ、機会損失をなくしたいと考えている方
- 手動での通知確認作業をなくし、本来の業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに回答が送信されるたびに自動で通知が届くため、都度確認する手間を省き、時間を有効活用することができます。
- 手動確認による見落としや対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォーム機能の「回答フォーム」を設定し、任意のアンケートや問い合わせフォームを作成します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、フォームの回答内容を本文に含めた通知メールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームの質問項目や選択肢は、問い合わせやアンケートなどの業務内容に合わせて自由にカスタマイズしてください。
- Gmailでの通知先メールアドレスは、担当者や関係部署のメーリングリストなど任意に設定でき、メールの件名や本文に回答内容を自動で挿入することも可能です。
■注意事項
GoogleフォームのデータをGmailに連携する
Googleフォームの回答データをGmailに自動的に連携することができます。
Googleサービスを使用していれば無料で幅広いデータ形式のフォームが作れるGoogleフォームもGmailと連携することができます。
Googleフォームで回答が送信されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Googleフォームにお問い合わせやアンケートの回答があった際、都度フォームを確認する手間や、重要な回答を見逃してしまうことはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、指定した宛先にGmailで通知を自動送信できます。これにより、回答を迅速に把握し、スピーディーな対応が可能になるため、機会損失のリスクを低減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けたお問い合わせに、より迅速な対応をしたいと考えている担当者の方
- フォームの回答内容を関係者へ速やかに共有し、業務連携をスムーズにしたいと考えている方
- 手動での回答確認による、対応漏れや確認の遅れといった課題を解消したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されるたびにGmailへ自動で通知されるため、手動で確認する手間を省き、時間を有効活用できます。
- 回答の見落としや担当者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速で確実な対応の実現に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、通知先のメールアドレスや本文などを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 通知のきっかけとなるGoogleフォームは、お問い合わせやアンケートなど、業務内容に合わせて自由に項目をカスタムしてください。
- Gmailでメールを送るアクションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定できます。また、件名や本文に、フォームの回答内容を埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用する際、回答内容の取得方法をご参照ください。
TypeformのデータをGmailに連携する
Typeformの回答データをGmailに自動的に連携することができます。
Typeformの直感的なフォーム操作とGmailを連携することで、フォームの回答者、管理者ともにフォームの利用やデータ管理の体験が向上するでしょう。
Typeformで回答が送信されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Typeformに寄せられたお問い合わせやアンケートの回答は、迅速に確認したいものですが、手動での確認や関係者への共有には手間がかかり、対応の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Typeformでフォームが送信されると同時に、Gmailで指定の宛先に自動で通知を送ることができるため、回答の見落としを防ぎ、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Typeformの回答を基に、迅速な顧客対応を行いたいと考えている営業やCS担当者の方
- セミナーやイベントの申込状況を、関係者にリアルタイムで共有したいと考えている担当者の方
- フォームからの問い合わせ内容を、手動で確認・転送する作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Typeformに回答が送信されると即座にGmailで通知が届くため、確認や対応までの時間を短縮することができます。
- 手動での確認作業が不要になることで、通知の対応漏れや共有ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、TypeformとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定することで、指定したフォームに新しい回答があった際にフローが起動します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい宛先や件名、本文などを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Typeformのトリガー設定では、通知の対象としたいフォームを任意で設定してください。
- Gmailで送信するメールの宛先、件名、本文は自由に設定できます。本文には固定のテキストだけでなく、Typeformの回答内容を動的に埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Typeform、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Typeformの回答内容を取得する方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
JotformのデータをGmailに連携する
Jotformの回答データをGmailに自動的に連携することができます。
Jotformの豊富なウィジェットで作成したフォームの回答データを余すことなくGmailに連携することができます。
Jotformで回答が送信されたら、Gmailで通知する
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■概要
Jotformで集めた問い合わせやアンケートの回答を、都度確認して関係者にメールで共有する作業に手間を感じていませんか。手作業での通知は対応の遅れや連絡漏れのリスクにも繋がります。このワークフローを活用すれば、Jotformに新しい回答が送信されたタイミングで、内容を記載したメールをGmailから自動で送信し、これらの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで集めた回答を、手作業で関係部署や担当者に共有している方
- フォームからの問い合わせに対して、迅速な一次対応や情報共有を実現したい方
- 重要なフォームからの回答の見落としを防ぎ、対応漏れのリスクをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformへの回答送信をきっかけに自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていたメール作成や転記の時間を短縮できます。
- 手動での対応が不要になることで、通知の送信忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、通知先のメールアドレスや件名、本文などを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガーでは、通知のきっかけとしたい任意のフォームを設定できます。業務内容に合わせたフォームをご利用ください。
- Gmailで送信するメールの宛先は任意のアドレスに設定可能です。また、本文には固定のテキストに加え、Jotformで取得した回答内容を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Jotform、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
TallyのデータをGmailに連携する
Tallyの回答データをGmailに自動的に連携することができます。
シンプルなフォームのTallyもAPIを使うことで、Gmailにデータ連携することができます。ミニマルなフォームでもデータをしっかり管理したい方におすすめです。
Tallyで回答が送信されたら、Gmailで通知する
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■概要
Tallyでアンケートや問い合わせフォームを運用しているものの、新しい回答が送信されてもすぐに気づけず、対応が遅れてしまうことはないでしょうか。また、回答があるたびに関係者へ手動で共有する作業は、手間がかかるだけでなく見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Tallyに新しい回答が送信されると同時に、Gmailで指定した宛先に通知を自動送信できるため、回答の見落としを防ぎ、スムーズな初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Tallyで受け付けた問い合わせやアンケートの確認作業を効率化したいと考えている方
- フォームに回答があるたびに手作業で関係者に通知しており、手間を感じている方
- Tallyからの回答をすぐに把握し、顧客対応のスピードを向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Tallyに回答が送信されると即座にGmailで通知が届くため、都度Tallyを確認する手間を省き、本来の業務に集中する時間を確保できます。
- 自動で通知が実行されることで、手動での対応時に起こりがちな確認漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TallyとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTallyを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、通知のきっかけとなるフォームを指定します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい宛先や件名、本文などを設定します。本文にはTallyから取得した回答内容を含めることも可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailで通知を送信するアクションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定できます。特定の担当者だけでなく、チームで利用しているメーリングリストなどを指定することも可能です。
- 通知メールの本文には、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したTallyのフォーム回答内容を変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- Tally、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoho FormsのデータをGmailに連携する
Zoho Formsの回答データをGmailに自動的に連携することができます。
Zohoサービスを使用している方に取って馴染み深いフォームですが、こちらもGmailと連携して回答データの連携を実現できます。
Zoho Formsで回答が送信されたら、Gmailで通知する
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■概要
Zoho Formsで集めたお問い合わせやアンケートの回答に気づくのが遅れてしまったり、確認を忘れてしまったりすることはないでしょうか。都度Zoho Formsを確認する作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクにも繋がります。このワークフローを活用すれば、Zoho Formsで回答が送信されたタイミングで、自動でGmailに通知を送ることができ、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Formsで集めた問い合わせやアンケート回答の確認を効率化したいと考えている方
- フォーム回答後の対応漏れや遅延を防ぎ、迅速な対応を実現したいチームの担当者の方
- 日々の手動での確認作業をなくし、本来注力すべきコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Formsに回答が送信されると自動でGmailに通知が届くため、これまで手動で行っていた確認作業に費やす時間を短縮できます。
- リアルタイムで通知を受け取ることで、対応漏れや確認忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho FormsとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定することで、特定のフォームへの回答送信をフローボット起動のきっかけにします。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Zoho Formsで受け取った回答内容などを記載した通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho Formsのトリガー設定では、通知の対象としたいフォームを任意で選択できます。お問い合わせやアンケートなど、目的に合わせて作成した特定のフォームをトリガーにすることが可能です。
- Gmailで送信する通知メールは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定できます。Zoho Formsの回答内容を本文に差し込むことで、より詳細な通知を作成できます。
■注意事項
Gmailとフォームの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailとフォームの連携フローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はフォームで回答が送信されたら、Gmailに通知するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Gmailをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Yoomフォームのトリガー設定およびGmailのアクション設定
- トリガーをONにして動作チェック
フォームで回答が送信されたら、Gmailで通知する
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■概要
Webサイトからのお問い合わせやイベント申し込みなど、フォームからの回答に気づくのが遅れてしまった経験はありませんか。手動での確認作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能で回答が送信された瞬間にGmailへ自動で通知を送ることができ、こうした課題を解消し、スムーズな対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webサイトからの問い合わせに迅速に対応したいと考えているマーケティングや営業担当の方
- フォームからの申し込みや回答の見落としを防ぎ、機会損失をなくしたいと考えている方
- 手動での通知確認作業をなくし、本来の業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに回答が送信されるたびに自動で通知が届くため、都度確認する手間を省き、時間を有効活用することができます。
- 手動確認による見落としや対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォーム機能の「回答フォーム」を設定し、任意のアンケートや問い合わせフォームを作成します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、フォームの回答内容を本文に含めた通知メールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームの質問項目や選択肢は、問い合わせやアンケートなどの業務内容に合わせて自由にカスタマイズしてください。
- Gmailでの通知先メールアドレスは、担当者や関係部署のメーリングリストなど任意に設定でき、メールの件名や本文に回答内容を自動で挿入することも可能です。
■注意事項
ステップ1：Gmailをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下の手順をご参照ください。
以上で、Gmailのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
フォームで回答が送信されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Webサイトからのお問い合わせやイベント申し込みなど、フォームからの回答に気づくのが遅れてしまった経験はありませんか。手動での確認作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能で回答が送信された瞬間にGmailへ自動で通知を送ることができ、こうした課題を解消し、スムーズな対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webサイトからの問い合わせに迅速に対応したいと考えているマーケティングや営業担当の方
- フォームからの申し込みや回答の見落としを防ぎ、機会損失をなくしたいと考えている方
- 手動での通知確認作業をなくし、本来の業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに回答が送信されるたびに自動で通知が届くため、都度確認する手間を省き、時間を有効活用することができます。
- 手動確認による見落としや対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォーム機能の「回答フォーム」を設定し、任意のアンケートや問い合わせフォームを作成します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、フォームの回答内容を本文に含めた通知メールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームの質問項目や選択肢は、問い合わせやアンケートなどの業務内容に合わせて自由にカスタマイズしてください。
- Gmailでの通知先メールアドレスは、担当者や関係部署のメーリングリストなど任意に設定でき、メールの件名や本文に回答内容を自動で挿入することも可能です。
■注意事項
Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。
ステップ3：Yoomフォームのトリガー設定
(1)まずは、フローボットの起動対象となるYoomフォームの設定を行います！
テンプレートの1番上にある「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう。
(2)フォームの設定を行います。
①～③任意で設定
④回答方法をテキスト形式やプルダウン、チェックボックスなどから選択
⑤回答を必須にするか任意で設定
⑥左のアイコンで項目をコピー、右のアイコンで項目を削除
(3)下にスクロールすることで以下も設定できます。
①質問を任意で追加（個数に制限あり）
②送信ボタンの上部にテキストを任意で設定（有料プランの場合のみ）
③フォームのページ下部に表示されるYoomロゴを非表示に設定（有料プランの場合のみ）
(4)有料プランの場合のみ完了ページの設定やアクセス制限なども任意で設定できます。
フォームの設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
(5)「プレビューページ」からフォームのプレビュー画面を表示できます。
また、「完了ページ」からフォームの回答完了時の画面を表示可能です。
今回は、キャンペーンの応募フォームという想定でフォームを作成してみました！
(6)取得した値にサンプルとなる仮の回答を設定し、「保存する」をクリックして設定完了です。
※ここで入力したサンプル値は、フローの運用時に影響しません。フロー運用時は、実際の回答内容が抽出されます。
ステップ4：Gmailのアクション設定
(1)最後に、Gmailにデータを更新する設定を行います。
テンプレートの「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。
(2)「Gmailと連携するアカウント情報」で連携したいGmailのアカウント情報を選択します。
(3)「メール内容」に以下を設定します。（Toは必須）
- From：Gmailの送信元となるメールアドレス
- To：フォームが回答されたことを通知する管理者やチームメンバーのメールアドレス
- CC/BCC：To以外に通知したい人のメールアドレス
- 差出人の名前：通知時に表示される送信者名
(4)「件名」に通知の際に表示される件名を任意で設定します。
加えて、「本文」に通知の際に表示されるメッセージを任意で設定しましょう。
「取得した値」からフォームの回答をメッセージに引用できます。
※「取得した値」とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。取得した値は、この後のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に値は変動します。
詳しくはこちらをご参照ください。
(5)全ての設定が完了したら、「次へ」を入力して通知の内容を確認します。
問題がなければ、「テスト」をクリックしてテストを実行してみましょう。
テストに成功したら、実際にGmailにメールが送信されているか確認してみましょう。
問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ5：トリガーをONにして動作チェック
以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！
Gmailを使った便利な自動化例
今回紹介したフォームとの連携以外でも、Gmailで受信したメールの内容をチャットアプリに通知したり、問い合わせメールへの返信を自動ですることも可能です。
このように、GmailのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することができるので、もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。
- 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナー後のフォローメールを手作業で送信し、手間を感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なフォローで、エンゲージメントを高めたい担当者の方
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ウェビナー終了後、参加者リストを基にしたメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、参加者全員へ確実なフォローアップが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、終了したウェビナーの参加者情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「繰り返し」機能を利用し、取得した参加者一人ひとりに対して後続の処理を実行するよう設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にフォローメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomと連携するZoomアカウントおよびGmailアカウントは、実際に業務で使用しているアカウントに設定してください。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信するメールの件名や本文を自由に設定できます。Zoomから取得した参加者の氏名などの情報を差し込むことも可能です。
- フォローメールを送信する対象のウェビナーは、トリガー設定で任意に指定してください。
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
試してみる
■概要
日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ChatGPTを活用して、問い合わせメールへの一次対応を効率化したい方
- Gmailでの返信作成や送信の手作業を減らし、対応漏れを防ぎたい方
- 定型的なメール対応業務から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ChatGPTがメール内容に基づいた返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手動でのコピー＆ペーストや宛先設定のミスを防ぎ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定して、フローを起動させたいメールアドレスを指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容を基に「返信メールを作成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「返信メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを返信するアクションでは、本文や件名などを自由に設定できます。トリガーで受信したメールの情報や、前段のChatGPTで生成したテキストなどを変数として埋め込むことで、より柔軟な返信内容の作成が可能です。
■注意事項
- ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
試してみる
■概要
日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する重要なメールを、チームで利用しているSlackに共有したいと考えている方
- メールの手動確認による見落としや、対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方
- メールチェックの時間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のキーワードを含むメールだけが自動でSlackに通知されるため、手動で確認する手間を省き、業務時間を短縮することができます。
- 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者への迅速な情報共有と対応を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、通知の条件となるキーワードなどを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメール情報（件名、本文、送信者など）を任意のチャンネルに通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、通知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを自由にカスタマイズしてください。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、通知するメッセージには、固定のテキストに加え、Gmailで受信したメールの件名や送信者といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
Gmailとフォームを連携すれば、日々の業務をぐっと効率化できます。
Yoomを使って設定すれば、複雑な操作も必要なく、フォームの回答が届くたびに自動でメール通知を受け取ることができます。
これで、回答内容の確認や転送作業の負担を大幅に軽減できるでしょう。
さらに、手動でのミスも防げるので、よりスムーズに業務を進めることが可能です。
もし、手作業でフォームのデータを管理しているなら、今すぐ自動化の第一歩を踏み出してみてください。
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関連記事：GoogleフォームとSalesforceを連携して、Googleフォームで回答が送信されたらSalesforceに自動登録する方法
よくあるご質問
Q：フォーム回答者に対して、自動でサンクスメールを送ることはできますか？
A：はい。可能です。
Yoomでは、フォームに回答がされたら、自動で回答者にメールを送るテンプレートなども用意しています。
こちらを設定すれば、自動でサンクスメールを送信することができます。
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でメールを返信する
Q：回答内容によってメールの送信をすることはできますか？
A：はい。可能です。
フローに「分岐」を設定することで、フォームで特定の条件を満たす内容だけを限定してメールを送信することも可能です！
「分岐」の設定方法について、詳しくはこちらをご覧ください。
・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：連携が失敗した場合のエラー確認方法はありますか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。
連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
