「フォームの添付ファイルを毎回OneDriveに手動で保存するの、時間がかかる…」
「あれ、フォームに添付されてたファイル、保存したっけ？」
そんな経験、ありませんか？日々フォームに届く大切なデータ。適切に管理しつつ、余すことなく活用したいものですよね。
そこでおすすめなのが、フォームとOneDriveの連携です。
様々なフォームツールとOneDriveを連携することで、回答データや添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードすることが可能になります。
この連携を活用すれば、フォームのデータを1つ1つコピペして添付ファイルを格納して…そんな日々の”小さな手間”を削減でき、よりコアな業務に集中できる環境が整うはず。
本記事では、プログラミング不要で様々なフォームツールとOneDriveを連携する方法をご紹介。
設定は短時間で完了するので、ぜひ最後までチェックしてみてくださいね！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、OneDriveとフォームを使って業務フローを自動化できるテンプレートがすでに用意されています！
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして早速スタートしましょう！
フォームで添付されたファイルをOneDriveにアップロードする
試してみる
■概要
問い合わせフォームや申請フォームで受け取ったファイルを、都度ダウンロードしてOneDriveの特定のフォルダに格納する作業は、手間がかかるだけでなく、保存漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能でファイルが添付・送信されると同時に、添付ファイルをOneDriveへ自動でアップロードできるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 問い合わせフォームなどで受け取った添付ファイルを手作業で管理している方
- OneDriveをファイルストレージとして活用し、格納作業を効率化したいと考えている方
- ファイル提出や申請業務のフローを自動化し、人的ミスをなくしたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信と同時にファイルがOneDriveに自動アップロードされるため、手作業での格納にかかっていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル操作が不要になることで、ファイルの保存漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームで回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームの回答で添付されたファイルを選択します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveで「ファイルをアップロード」アクションを設定する際は、ファイルを保存するフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OneDriveとフォームを連携してできること
OneDriveと各種フォームのAPIを連携すれば、フォーム回答データをOneDriveに自動的に連携することが可能になります！
気になるテンプレートの「試してみる」をクリックして、Yoomのアカウントを作成するだけで、すぐにOneDriveとフォームの連携を体験できます。
登録はわずか30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
YoomフォームのデータをOneDriveに連携する
Yoomフォームの回答データをOneDriveに自動的に連携することができます。
Yoomフォームは回答データをそのまま使用できるため、複雑な操作が不要で簡単にデータ連携を実現できるところが魅力です。
フォームで添付されたファイルをOneDriveにアップロードする
試してみる
■概要
問い合わせフォームや申請フォームで受け取ったファイルを、都度ダウンロードしてOneDriveの特定のフォルダに格納する作業は、手間がかかるだけでなく、保存漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能でファイルが添付・送信されると同時に、添付ファイルをOneDriveへ自動でアップロードできるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 問い合わせフォームなどで受け取った添付ファイルを手作業で管理している方
- OneDriveをファイルストレージとして活用し、格納作業を効率化したいと考えている方
- ファイル提出や申請業務のフローを自動化し、人的ミスをなくしたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信と同時にファイルがOneDriveに自動アップロードされるため、手作業での格納にかかっていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル操作が不要になることで、ファイルの保存漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームで回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームの回答で添付されたファイルを選択します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveで「ファイルをアップロード」アクションを設定する際は、ファイルを保存するフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
GoogleフォームのデータをOneDriveに連携する
Googleフォームの回答データも、OneDriveに自動で連携できます。
Googleアカウントさえあれば無料で使え、さまざまな形式のフォームを作成できるため、手軽に連携を試したい方にもぴったりです。
Googleフォームの内容からPDF書類を発行してOneDriveに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで得た回答をもとに、手作業で見積書や申込書などの書類を作成し、ファイル名を変更して特定のフォルダに保存する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を反映したPDF書類が自動で発行され、指定のOneDriveフォルダに格納されます。定型的な書類作成業務を自動化し、ヒューマンエラーの削減と業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した情報をもとに、手作業で書類を作成している方
- 作成したPDF書類をOneDriveで管理しており、手動での格納作業に手間を感じている方
- 書類作成から格納までを自動化し、入力ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に、書類発行からOneDriveへの格納までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記ミスやファイル名の付け間違い、保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogleドキュメントとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームの回答があったら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続けて、オペレーションで書類発行機能を選択し、「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションで、フォームの回答内容を反映したPDFを作成します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションで、発行したPDFファイルを指定のフォルダに格納するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームでは、見積依頼や申込受付など、用途に合わせて自由に質問項目を設定することが可能です。
- 書類発行機能では、請求書や契約書など、あらかじめ用意したGoogleドキュメントのテンプレートを雛形として設定でき、フォームで取得した回答を変数として差し込めます。
- OneDriveでは、ファイルを保存するフォルダを任意で指定できます。またファイル名に、フォームの回答に含まれる会社名や日付などの情報を変数として設定することも可能です。
■注意事項
- GoogleフォームとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
TypeformのデータをOneDriveに連携する
Typeformの回答データをOneDriveに自動的に連携することができます。
Typeformの直感的なフォーム操作とOneDriveを連携することで、フォームの回答者、管理者ともにフォームの利用やデータ管理の体験が向上するでしょう。
Typeformの回答をもとにOneDriveでフォルダを作成する
試してみる
■概要
Typeformでアンケートや問い合わせを受け付けた後、回答者ごとに手動でOneDriveにフォルダを作成する作業は手間がかかる上に、作成漏れや名称の間違いといったミスが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Typeformのフォームが送信されると、その回答内容をもとにOneDriveへ自動でフォルダが作成されます。これにより、手作業による手間やヒューマンエラーをなくし、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Typeformで集めた回答をもとに、手作業でOneDriveのフォルダ管理をしている方
- 顧客からの申し込みや問い合わせ管理で、手作業による情報整理に課題を感じている方
- 属人化しがちな事務作業を自動化し、チーム全体の業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Typeformのフォーム送信をきっかけに、自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、作成漏れや回答者名の入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TypeformとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveを選択し、「フォルダを作成」のアクションを設定します。ここで、フォルダ名にTypeformの回答内容を動的に指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのオペレーションでは、作成するフォルダの保存先となる親フォルダを任意で設定することが可能です。案件の種類や年月ごとなど、管理したい階層に合わせて柔軟に設定してください。
■注意事項
- TypeformとOneDriveとYoomを連携してください。
- トリガーでのアウトプット取得方法はこちらを参考にしてください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
JotformのデータをOneDriveに連携する
Jotformの回答データをOneDriveに自動的に連携することができます。
高いカスタム性が特徴のJotformですが、その回答データを余すことなくOneDriveに連携することで、詳細なデータ管理が実現できそうです。
Jotformの回答をもとにOneDriveでフォルダを作成する
試してみる
■概要
Jotformで収集した回答を管理するために、都度OneDriveにフォルダを手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな手間となり、フォルダ名のミスや作成漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Jotformへの回答送信をトリガーに、指定した形式でOneDriveにフォルダを自動で作成し、こうした情報管理の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで集めた情報をOneDriveで管理している担当者の方
- 手作業によるフォルダ作成の手間や、命名規則の不統一に課題を感じている方
- フォーム回答後の情報管理プロセスを自動化し、効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されるたび、自動でOneDriveにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、回答者ごとのフォルダ名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、管理精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーとなったフォームの回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した回答内容をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveでフォルダを作成するオペレーションでは、作成したフォルダを格納する親フォルダを任意で設定することが可能です。案件ごとや年月ごとなど、管理体系に合わせて保存先を指定してください。
■注意事項
- JotformとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
TallyのデータをOneDriveに連携する
Tallyの回答データをOneDriveに自動的に連携することができます。
シンプルな機能が特徴のTallyですが、ミニマルなフォームでもデータをしっかり管理したい方におすすめです。
Tallyの回答をもとにOneDriveでフォルダを作成する
試してみる
■概要
Tallyで集めたアンケートや申し込みの回答をもとに、関連ファイルを保管するためのフォルダをOneDriveに都度作成していませんか。この作業は単純ですが、回答ごとに手作業で行うと時間がかかり、フォルダ名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Tallyに新しい回答が送信されると、その内容に基づいてOneDriveにフォルダが自動で作成されるため、こうした手間やミスを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Tallyで集めた回答に基づき、OneDriveでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- 申し込みやアンケートごとにファイルを整理しており、フォルダの作成漏れを防ぎたい方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Tallyへの回答送信をトリガーにOneDriveのフォルダが自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、回答内容に応じた命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、TallyとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTallyを選択し、「フォームの回答があったら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、Tallyの回答内容をもとにしたフォルダ名で作成されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveでフォルダを作成するアクションでは、どの親フォルダ配下に作成するかを任意で指定できます。また、Tallyの回答内容を組み合わせてフォルダ名を自由に設定することも可能です。
- OneDriveとの連携では、Microsoft 365の一般法人向けプラン（Microsoft 365 Businessなど）のアカウントが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する可能性があるためご注意ください。
Zoho FormsのデータをOneDriveに連携する
Zoho Formsの回答データをOneDriveに自動的に連携することができます。
Zohoサービスを使用している方にとって馴染み深いフォームですが、こちらもOneDriveと連携して、回答データの管理効率化をサポートします。
Zoho Formsの回答をもとにOneDriveでフォルダを作成する
試してみる
■概要
Zoho Formsで収集した問い合わせや申し込み情報をもとに、手動でOneDriveにフォルダを作成する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。
特に、顧客や案件ごとにフォルダを管理している場合、この定型的な作業は業務のボトルネックになることもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoho Formsに新しい回答が送信されると、自動でOneDriveに指定のフォルダが作成されるため、こうした課題を解消し、情報管理の効率化と迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Formsで得た回答に基づき、OneDriveでフォルダを手作業で作成している方
- フォーム回答と関連ファイルを一元管理し、チーム内の情報共有を円滑にしたいと考えている方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Formsに回答が送信されると自動でOneDriveにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、フォームの回答内容と異なるフォルダ名を設定してしまうといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho FormsとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、自動化の対象となるフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、Zoho Formsの回答内容をもとにフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveの「フォルダを作成」オペレーションでは、フォルダを作成したいドライブIDや、格納先となる親フォルダの場所を任意で設定してください。
- 作成するフォルダの名称には、Zoho Formsから取得した回答内容（例：会社名や氏名など）を動的に設定し、任意のフォルダ名を作成することが可能です。
■注意事項
- Zoho FormsとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoho FormsのWebhook設定方法については下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OneDriveとフォームの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそくOneDriveとフォームの連携フローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「フォームで添付されたファイルをOneDriveにアップロードする」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下のとおりです。
- OneDriveをマイアプリ登録
- テンプレートをコピーする
- Yoomフォームのトリガー設定およびOneDriveのアクション設定
- トリガーをONにして動作確認
フォームで添付されたファイルをOneDriveにアップロードする
試してみる
■概要
問い合わせフォームや申請フォームで受け取ったファイルを、都度ダウンロードしてOneDriveの特定のフォルダに格納する作業は、手間がかかるだけでなく、保存漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能でファイルが添付・送信されると同時に、添付ファイルをOneDriveへ自動でアップロードできるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 問い合わせフォームなどで受け取った添付ファイルを手作業で管理している方
- OneDriveをファイルストレージとして活用し、格納作業を効率化したいと考えている方
- ファイル提出や申請業務のフローを自動化し、人的ミスをなくしたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信と同時にファイルがOneDriveに自動アップロードされるため、手作業での格納にかかっていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル操作が不要になることで、ファイルの保存漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームで回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームの回答で添付されたファイルを選択します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveで「ファイルをアップロード」アクションを設定する際は、ファイルを保存するフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：マイアプリ登録
はじめに、使用するアプリのマイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませてYoomと連携しておくと、その後のフローの設定をスムーズに進めることができます。
それでは早速、ご利用中のOneDriveとYoomを連携していきます。
Yoom画面の左側にあるマイアプリを選択し、右側に表示される「新規接続」を選択してください。
検索窓で、OneDriveと検索します。
サインイン画面が表示されるので、Yoomと連携するアカウントのメールアドレス・パスワードを入力しましょう。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。一般法人向けプランに加入していない場合、Yoomとの連携に失敗する可能性があるので、ご注意ください。
マイアプリ欄にOneDriveが表示されていれば、Yoomとの連携完了です！
ステップ2：テンプレートのコピー
ここから、実際にフローボットの設定を進めていきます。
簡単に設定ができるようにするため、テンプレートを活用しましょう。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
フォームで添付されたファイルをOneDriveにアップロードする
試してみる
■概要
問い合わせフォームや申請フォームで受け取ったファイルを、都度ダウンロードしてOneDriveの特定のフォルダに格納する作業は、手間がかかるだけでなく、保存漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能でファイルが添付・送信されると同時に、添付ファイルをOneDriveへ自動でアップロードできるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 問い合わせフォームなどで受け取った添付ファイルを手作業で管理している方
- OneDriveをファイルストレージとして活用し、格納作業を効率化したいと考えている方
- ファイル提出や申請業務のフローを自動化し、人的ミスをなくしたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信と同時にファイルがOneDriveに自動アップロードされるため、手作業での格納にかかっていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル操作が不要になることで、ファイルの保存漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームで回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームの回答で添付されたファイルを選択します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveで「ファイルをアップロード」アクションを設定する際は、ファイルを保存するフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
クリックすると、テンプレートがご利用中のYoom画面に自動的にコピーされます。「OK」を選択し、次に進みましょう。
※テンプレートは「マイプロジェクト」に自動的に保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できるので、使いやすいタイトルにしてお使いください！
Yoom画面左側にある「マイプロジェクト」をクリックして表示される、「テンプレート」内に先ほどコピーしたテンプレートが格納されています。
右側の三点リーダー(…)をクリックし、「編集する」を選択するとタイトルを変更できます。
ステップ3：Yoomフォームのトリガー設定
それでは、フォームトリガーを設定していきます。
ここでは、フォームに回答が送信された際に、自動的にフローボットを起動するための設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「フォームで回答が送信されたら」を選択しましょう。
デフォルトで質問項目が設定されていますが、活用する業務内容に合わせて編集してください。
「質問を追加」をクリックすると、質問項目を増やすことができます。
Yoomフォームの設定方法について、詳しくはこちらをご参照ください！
完了ページについても、必要に応じて設定しましょう。
その他の項目も任意で設定してみてくださいね！
設定が完了したら次に進み、「取得した値」にテスト用の添付ファイルを設定します。
「Browse」をクリックすると、テスト画像を設定できます。
※フローボットを実際に運用開始した際には、フォームに添付されているファイルを自動的に取得しますが、一旦テストのために、手作業で添付ファイルを設定しています。
設定完了後、「保存する」をクリックして次に進みましょう！
ステップ4：OneDriveにアップロードする設定
続いて、フォームに添付されたファイルをOneDriveに自動アップロードする設定を行います。
「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
アクションは「ファイルをアップロード」のままにして、次に進みましょう。
必須項目を設定していきます。
-
ドライブID：入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されます。フォームの添付ファイルを格納する対象のドライブを候補から選択してください。
-
格納先フォルダ名：「格納先フォルダのアイテムID」に候補が表示されない場合に活用してください。
-
格納先フォルダのアイテムID：ドライブID同様に候補が表示されるので、候補から選択しましょう。
-
ファイル名：アップロードする際のファイル名を設定します。今回はサンプルで下図のように入力しました。
-
ファイルの添付方法：「取得した値を使用する」を選択します。
-
ファイル：「添付ファイル」を選択しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、下図のように「取得した値」にアイテムIDなどが反映されます。
実際にOneDriveにファイルがアップロードされるので、確認してみましょう。
確認後、保存してください。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
全ての設定が完了すると、下図のポップアップが表示されます。
「トリガーをON」にして、フォームに添付されたファイルがOneDriveにアップロードされることを確認しましょう。
以上が「フォームで添付されたファイルをOneDriveにアップロードする」フローボットの設定手順でした。
OneDriveを使った便利な自動化例
今回紹介したフォームとの連携以外でも、OneDriveにアップロードされたデータを自動通知したり、メールに届いた添付ファイルをOneDriveに自動保存することも可能です。
このように、OneDriveのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することができるので、もし気になるものがあれば、ぜひこちらも試してみくださいね！
Gmailで受け取ったファイルをYoomメールに転送して、OneDriveに保存する
試してみる
■概要
Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GmailとOneDriveを業務で使用している方
・Gmailを使用して顧客とのやりとりをしている担当者
・OneDriveを使用してファイル管理をしている担当者
・GmailとOneDriveを連携した効率化を検討している方
2.手動によるファイル保存の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・手動作業が多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Gmailで受け取ったファイルを自動的にOneDriveへ保存することで、業務の効率化を図ることができます。
・ファイルを自動的にOneDriveへ保存できるため、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
・Gmailからファイルの保存作業をする必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
・フローボットをカスタマイズすることで、OneDriveへファイル保存後、コミュニケーションツールへ通知を出すこともできます。
■注意事項
・Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
OneDriveにファイルがアップロードされたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
OneDriveに新しいファイルがアップロードされるたびに、関係者へSlackで通知する作業は、単純ですが重要な業務ではないでしょうか。しかし、手作業での通知は手間がかかる上に、対応が遅れたり、連絡を忘れてしまうといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダへのファイルアップロードを検知し、即座にSlackへ通知を自動送信するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとSlackを連携させ、ファイル共有に関する連絡を自動化したい方
- 手作業による通知に手間を感じ、連絡漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- チーム内での迅速な情報共有体制を構築し、業務の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードをきっかけに自動で通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での対応による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の実現に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、任意のチャンネルへ通知を送るように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルを任意のものに設定してください。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込むことで、動的に作成することが可能です。
■注意事項
- OneDriveとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Salesforceで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.CRMツールとしてSalesforceを利用している企業
・Salesforceで顧客情報を一元管理している企業
2.ファイル管理としてOneDriveを利用している方
・ファイル管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを使うと、Salesforceに取引先が登録されたら、自動的にOneDriveにフォルダが作成されます。
これまで手動でフォルダを作成していた方は作業時間が短縮されます。
短縮できた時間は他の業務に充てることができるため、1日にこなせる仕事量が増えるでしょう。
また、手作業による業務が減るため人為的なミスも減ります。
フォルダを作成し忘れたり、重複して作成することが減るため、正確なファイル管理を実現できます。
■注意事項
・SalesforceとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信するメールの添付ファイル管理に手間を感じていませんか？重要なファイルを一つずつ手作業でダウンロードし、OneDriveにアップロードするのは時間がかかり、保存忘れのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoftのメールに届いた添付ファイルを自動でOneDriveにアップロードできるため、手作業による手間やミスを減らし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、手動でOneDriveに保存している方
- Microsoft製品を中心に業務を行い、メールの添付ファイルの自動アップロードに関心がある方
- ファイルの保存漏れや手作業によるミスを減らし、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信すると添付ファイルが自動でOneDriveにアップロードされるため、手作業での保存にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定して、そのフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、受信日時や送信元メールアドレスなどの情報と組み合わせて、任意の名称に設定することが可能です。
■注意事項
- OutlookとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
メールで届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
メールで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.メールでのファイル受信を頻繁に行う企業やチーム
- 顧客やクライアントからのファイルがメールで届くことが多い業務担当者
- メールで受信したファイルを効率的に管理したい企業の管理者
2.OneDriveを利用している企業やチーム
- OneDriveを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- ファイルの一元管理やアクセス権限の管理を重要視している企業
3.Microsoft Teamsを利用している企業やチーム
- Microsoft Teamsを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者
- 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動でのファイル管理や通知作業の手間を省きたいIT担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したい業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのファイルのアップロードや通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・ファイルが安全にOneDriveに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、ファイル管理や情報共有がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・OneDrive、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
終わりに
いかがでしたか？フォームで取得したデータや添付ファイルを、自動でOneDriveに保存できるようになれば、これまで煩雑になりがちだったデータ管理もグッと楽になりそうですね。
これまで一件一件のデータをダウンロードして、OneDriveにアップロードしていたその作業…この機会にぜひ自動化してみてはいかがでしょう？
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フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で使い方は無限大！自社の業務に合った最適なフローを構築してみてくださいね。
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日々忙しさに追われているビジネスパーソンこそ、自動化を活用して、時間と心に生まれる余裕を体感してみてください。
本記事を参考に、まずは1つ、フォームとOneDriveの連携から業務効率化の一歩を踏み出してみましょう！
