【ノーコードで実現】フォームのデータをOutlookと自動的に連携する方法

Googleフォームの回答内容をもとに、Outlookに予定を登録する

Googleサービスを使用していれば、無料で幅広いデータ形式のフォームが作れる便利なGoogleフォームもOutlookと連携することができます。
フォームの回答内容をもとにOutlookに予定を登録することもでき、スケジュール管理に手間を感じている方におすすめのフローです。

Typeformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する

Typeformの回答データをOutlookに連携することも可能です。
Typeformの直感的なフォーム操作とOutlookを連携することで、フォームの回答者、管理者ともにフォームの利用やデータ管理の簡素化が期待できそうですね。

Jotformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する

Jotformの豊富なウィジェットで作成したフォームの回答データを、余すことなくOutlookに連携することができます。
たとえば、回答データをもとにOutlookにタスクを作成することも可能。回答データを効率的に有効活用でき、業務パフォーマンスの向上に寄与できるでしょう。

Tallyの内容をPDF化して、Outlookに送付する

シンプルなフォームのTallyもOutlookにデータを連携することができます。
たとえば、回答データを自動でPDF化して、そのデータをOutlookに自動送付することも可能。回答データをPDFでパッと確認できるため、データ確認を簡略化したい方におすすめのフローです。

Zoho Formsで回答が送信されたら、Outlookに通知する

Zohoサービスを使用している方に取って馴染み深いフォームですが、こちらもOutlookと連携して回答データの連携が可能です。
フォーム回答を自動通知できることで情報共有を円滑化し、チーム連携を強化できるでしょう。

Outlookとフォームの連携フローを作ってみよう！

それでは、さっそくOutlookとフォームの連携フローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は、「フォームで回答が送信されたら、Outlookに通知する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• Outlookをマイアプリ登録
• テンプレートをコピーする
• Yoomフォームのトリガー設定およびOutlookのメール自動送信設定
• トリガーをONにして動作確認

ステップ1：使用するアプリのマイアプリ登録

はじめに、使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を行いYoomと連携しておくことで、後のフローの設定がスムーズになります。

Outlookのマイアプリ登録

Yoom画面左側の「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「新規接続」を選択します。Yoomと連携可能なアプリ一覧が表示されるので、Outlookを検索して選択してください。

Microsoftのログイン画面が表示されるので、Yoomと連携するアカウント情報を入力して次に進みましょう。

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、個人向けプランをご利用中の場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

アカウントのパスワードを入力して、サインインします。

マイアプリ欄にOutlookが表示されていれば、マイアプリ登録完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、実際にフローボットを作成していきます！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用します。下記バナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。

テンプレートのコピーが完了すると、下図の画面が表示されます。「OK」をクリックして、次に進んでください。

ステップ3：Yoomフォームのトリガー設定

まずはYoomフォームに回答が送信されたら、フローボットが自動的に起動するようにするため、フォームトリガーの設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「回答フォーム」をクリックしてください。

フォームの内容を作成していきましょう！
回答フォームの説明文は、下図の赤枠部分をクリックすると入力できます。
活用するフォームの内容に合わせて、自由に設定してください。

下図赤枠の「氏名」の部分が、質問項目のタイトルになります。

質問の補足説明が必要な場合は、「質問の補足分（任意）」から追加できます。

回答方法をプルダウンメニューから選択してください。
基本は「テキスト」で良いと思いますが、長文になりそうなものは「長文テキスト」、日付で答えて欲しい場合は「日付」など、適切なものを選択しましょう。

今回はテキストにしてみました！

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回答を必須にしたい場合は、必須ボタンを「ON」にしてくださいね。

質問項目を追加したい場合は、「+質問を追加」をクリックすると追加できます。

必要な質問項目を全て設定したら、回答完了ページを設定しましょう。

完了ページとは、回答者がフォームを送信した後に表示される画面のことです。
完了メッセージの見出しと説明文を任意で設定してください。

次に、アクセス権限を選択します。
許可されているIPアドレスのアクセスのみの閲覧に制限する場合は、アクセス制限を「ON」にしてください。

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共有フォーム利用時のフローボットの起動者を、プルダウンから選択しましょう。
今回はフローボットを作成したメンバーに設定してみました！

最後に、設定した回答フォームをプレビューページで確認してみましょう！
「表示を確認」から、「プレビューページ」をクリックすると確認できます。

修正したい質問などがあれば、ひとつ前のページに戻って修正してくださいね。

完了ページも同様に確認してみましょう。

確認後、次に進みます。

「取得した値」欄に、テスト用の回答のサンプル値を入力してください。

※フローボットを実際に運用開始した際には、先ほど設定したフォームに回答が送信されると、その回答情報が「取得した値」にアウトプットとして取得されます。
今回は、テストを行うために、回答用のサンプル値を入力しています。

※アウトプットとは？
‍アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。

入力後、「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ4：Outlookのメール自動送信設定

次に、Outlookのメール自動送信設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。

連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、下にスクロールします。

続いて、メールの内容を設定していきましょう。
Toに送り先のメールアドレスを入力します。

たとえば、フォームの回答データを引用して回答者のメールアドレスをToに設定すれば、サンクスメールの自動送信として活用できます。
また、社内のメールアドレスを直接入力することで、チームへの情報共有として活用することも可能です。

件名は設定例を参考に自由に設定してみてください。

メール本文も、フローボットを活用する業務内容に合わせて自由に設定しましょう。

たとえば、「フォームが回答されました。」など定型的な文章は直接入力し、「氏名」などフォームの回答データを引用したい部分は、「取得した値」からアウトプットを用いて入力してください。

設定完了後は「次へ」をクリックし、設定したメール内容を最終チェックします。修正があれば修正し、問題なければ「テスト」を実行しましょう。

※「テスト」をクリックすると、実際に「To」に設定したアドレス宛にメールが送信されます。一旦、テストメールを送信しても問題ないアドレスに変更しておくことをおすすめします。

テストが成功すると、下図のように「テスト成功」と表示されます。

実際に「To」に設定したアドレス宛にメールが届いているか、確認してみましょう。

設定した本文の内容でメールが届いていればOKです！
「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。

ステップ5：トリガーをONにして動作確認

設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。「トリガーをON」をクリックして、設定したフローボットの動作確認をしましょう。
これで全ての設定完了です！

Outlookを使った便利な自動化例

今回紹介したフォームとの連携以外でも、Outlookは様々なツールと連携することが可能です。
たとえば、Outlookで受信したメッセージをチャットツールに自動転送したり、添付ファイルをクラウドストレージに自動的に格納することもできます。また、多様なデータベースやCRMサービスのデータをOutlookに連携することも可能。
OutlookのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することができるので、もし気になるものがあれば、ぜひこちらも試してみてくださいね！

終わりに 

いかがでしたか？フォームとOutlookの連携を活用すれば、フォームのデータをタイムリーに自動通知でき、手動通知していた時よりも情報共有のスピードが大幅にアップするでしょう。また、情報を転記する手間を省きつつ、入力ミスや漏れといったヒューマンエラーを防止でき、正確な情報をスピーディーに共有できるのも大きなメリットです。

Yoomを使えば、ノーコードで時間をかけずにパッと設定できるのも魅力。
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フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で使い方は無限に広がります。自社の業務に合った、最適なフローを構築してみてくださいね！

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自動化は、日々忙しいビジネスパーソンだからこそ、まず試してほしい業務効率改善の第一歩です。
本記事を参考に、まずは一つ、自分の業務に合った自動化フローの設定から始めてみてください。