「このフォームの回答って、共有されてる？」
「フォームの回答、見逃してた...」
そういった経験はありませんか？日々業務に追われる中で、つい後回しになりがちな情報の共有や確認作業。でも、積み重なると大きなトラブルの原因にも...。
そんな悩みの解消に、フォームとOutlookの連携がおすすめです！
連携することで、たとえば、フォームの回答データをOutlookへ自動通知したり、フォームで受信した内容をもとに予定を登録したり、タスクを作成することも可能です。
とはいえ、エンジニアがいないとそんなの無理。と、思いますよね？
そこで本記事では、ノーコードで、誰でも簡単にフォームとOutlookの連携を実現する方法をご紹介！
プログラミングは一切不要なので、非エンジニアの方もご安心ください。
時間をかけずに設定できるので、ぜひ最後までチェックして、日々の業務効率を改善する参考にしてみてくださいね。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookとフォームを使った、業務フローを自動化するためのテンプレートがすでに用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして早速スタートしましょう！
フォームで回答が送信されたら、Outlookに通知する
試してみる
■概要
「フォームで回答が送信されたら、Outlookに通知する」ワークフローは、フォームに入力された情報を即座にOutlookへ通知する業務ワークフローです。
これにより、フォームの回答内容を迅速に確認できるため、対応のスピードアップや情報共有がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを活用して顧客やチームからの回答を集めている方
・回答内容を迅速に確認し、対応したいビジネスパーソン
・Outlookを主なメールツールとして使用している企業の管理者
・業務の自動化を進めたいIT担当者
・フォームとメール連携を簡単に設定したい方
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookとフォームを連携してできること
Outlookと各種フォームのAPIを連携することで、フォーム回答データをOutlookに自動的に連携することが可能になります。
気になるテンプレートの「試してみる」をクリックし、Yoomのアカウントを作成するだけで、すぐにフォームとOutlookの連携を体験できます。
登録はわずか30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
フォームで回答が送信されたら、Outlookに通知する
Yoomフォームに回答が送信されると、Outlookに自動通知するフローです。
フォームの回答データがタイムリーにOutlookに自動通知されるため、回答の見落としを防ぎつつ、迅速な情報共有を実現できるでしょう。
また、自動通知だけでなく、フォーム回答者へサンクスメールを自動送信する活用方法もあります。
フォームで回答が送信されたら、Outlookに通知する
試してみる
■概要
「フォームで回答が送信されたら、Outlookに通知する」ワークフローは、フォームに入力された情報を即座にOutlookへ通知する業務ワークフローです。
これにより、フォームの回答内容を迅速に確認できるため、対応のスピードアップや情報共有がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを活用して顧客やチームからの回答を集めている方
・回答内容を迅速に確認し、対応したいビジネスパーソン
・Outlookを主なメールツールとして使用している企業の管理者
・業務の自動化を進めたいIT担当者
・フォームとメール連携を簡単に設定したい方
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleフォームの回答内容をもとに、Outlookに予定を登録する
Googleサービスを使用していれば、無料で幅広いデータ形式のフォームが作れる便利なGoogleフォームもOutlookと連携することができます。
フォームの回答内容をもとにOutlookに予定を登録することもでき、スケジュール管理に手間を感じている方におすすめのフローです。
Googleフォームの回答内容をもとに、Outlookに予定を登録する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容をもとに、Outlookに予定を登録する」ワークフローは、フォームからの情報を自動的にOutlookの予定表に反映させる業務ワークフローです。
イベントの申し込みやアンケート結果を手動でOutlookに入力するのは時間がかかり、ミスの原因になります。
このワークフローを活用することで、Googleフォームへの入力内容が自動的にOutlookの予定として登録され、効率的にスケジュール管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してイベントやアンケートを実施している方
・入力データをOutlookの予定表に手動で追加している方
・スケジュール管理の自動化を検討しているビジネスパーソン
・業務効率化を目指し、ワークフローの自動化を導入したい方
■注意事項
・Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Typeformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する
Typeformの回答データをOutlookに連携することも可能です。
Typeformの直感的なフォーム操作とOutlookを連携することで、フォームの回答者、管理者ともにフォームの利用やデータ管理の簡素化が期待できそうですね。
Typeformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する
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■概要
「Typeformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する」フローは、Typeformで収集したデータを自動的にOutlookのタスクとして登録する業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、フォーム入力からタスク管理までのプロセスをスムーズに連携させ、手動でのデータ入力や管理の手間を削減できます。
これにより、効率的な業務運営が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformで顧客アンケートやフィードバックを収集している方
・Outlookを使用してタスク管理を行っているビジネスプロフェッショナルの方
・データ入力の自動化を通じて業務効率を向上させたいチームリーダーの方
・フォームから直接タスクを生成し、管理業務をシンプルにしたいと考えている方
■注意事項
・Typeform、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Jotformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する
Jotformの豊富なウィジェットで作成したフォームの回答データを、余すことなくOutlookに連携することができます。
たとえば、回答データをもとにOutlookにタスクを作成することも可能。回答データを効率的に有効活用でき、業務パフォーマンスの向上に寄与できるでしょう。
Jotformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Jotformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する」ワークフローは、フォーム入力からタスク管理までのプロセスをスムーズに自動化する業務ワークフローです。
Jotformで収集した情報を活用して、Outlookに自動的にタスクを作成することで、手動でのデータ入力やタスク管理にかかる時間と労力を削減できます。
このワークフローを導入することで、効率的かつ正確なタスク管理が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformでのデータ収集をOutlookでのタスク管理に活用したいビジネスパーソン
・手動でのタスク作成に時間を取られているプロジェクトマネージャー
・複数のSaaSアプリ間のデータ連携を効率化したいIT担当者
・業務フローの自動化を検討中のチームリーダー
・正確なタスク管理を実現したい営業担当者
■注意事項
・Jotform、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Tallyの内容をPDF化して、Outlookに送付する
シンプルなフォームのTallyもOutlookにデータを連携することができます。
たとえば、回答データを自動でPDF化して、そのデータをOutlookに自動送付することも可能。回答データをPDFでパッと確認できるため、データ確認を簡略化したい方におすすめのフローです。
Tallyの内容をPDF化して、Outlookに送付する
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■概要
「Tallyの内容をPDF化して、Outlookに送付する」ワークフローは、会計データの共有や報告を効率化するための自動化プロセスです。
Tallyで管理している財務情報を簡単にPDF形式に変換し、Outlookを通じて関係者に迅速に送信できます。
これにより、手動でのデータ変換やメール送信の手間を省き、業務のスムーズな運営をサポートします。日常業務の中で、正確かつ迅速な情報共有が求められる場面で役立つワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Tallyを使用して財務データを管理している会計担当者の方
・定期的に財務報告書を作成し、関係者に共有する必要があるビジネスリーダーの方
・手動でのPDF化やメール送信に時間を取られ、業務効率化を図りたい方
・Outlookを活用して業務連絡を行っている事務担当者の方
・財務データの正確な共有と迅速な報告を実現したい中小企業の経営者の方
■注意事項
・Tally、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zoho Formsで回答が送信されたら、Outlookに通知する
Zohoサービスを使用している方に取って馴染み深いフォームですが、こちらもOutlookと連携して回答データの連携が可能です。
フォーム回答を自動通知できることで情報共有を円滑化し、チーム連携を強化できるでしょう。
Zoho Formsで回答が送信されたら、Outlookに通知する
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■概要
「Zoho Formsで回答が送信されたら、Outlookに通知する」フローは、フォームの回答を受け取った際に自動でOutlookに通知を送る業務ワークフローです。
これにより、重要な情報をリアルタイムで確認でき、迅速な対応が可能になります。Zoho FormsとOutlookの連携を活用して、効率的な情報管理を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Formsを活用して顧客や社員からのフィードバックを収集している方
・フォームの回答を見逃さず、迅速に対応したいと考えているビジネス担当者
・Outlookを日常的に使用しており、通知機能を強化したいオフィスワーカー
・業務の自動化を通じて効率化を図りたいIT管理者
■注意事項
・Zoho Forms、LINEのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookとフォームの連携フローを作ってみよう！
それでは、さっそくOutlookとフォームの連携フローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「フォームで回答が送信されたら、Outlookに通知する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Outlookをマイアプリ登録
- テンプレートをコピーする
- Yoomフォームのトリガー設定およびOutlookのメール自動送信設定
- トリガーをONにして動作確認
フォームで回答が送信されたら、Outlookに通知する
試してみる
■概要
「フォームで回答が送信されたら、Outlookに通知する」ワークフローは、フォームに入力された情報を即座にOutlookへ通知する業務ワークフローです。
これにより、フォームの回答内容を迅速に確認できるため、対応のスピードアップや情報共有がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを活用して顧客やチームからの回答を集めている方
・回答内容を迅速に確認し、対応したいビジネスパーソン
・Outlookを主なメールツールとして使用している企業の管理者
・業務の自動化を進めたいIT担当者
・フォームとメール連携を簡単に設定したい方
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：使用するアプリのマイアプリ登録
はじめに、使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を行いYoomと連携しておくことで、後のフローの設定がスムーズになります。
Outlookのマイアプリ登録
Yoom画面左側の「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「新規接続」を選択します。Yoomと連携可能なアプリ一覧が表示されるので、Outlookを検索して選択してください。
Microsoftのログイン画面が表示されるので、Yoomと連携するアカウント情報を入力して次に進みましょう。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、個人向けプランをご利用中の場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
アカウントのパスワードを入力して、サインインします。
マイアプリ欄にOutlookが表示されていれば、マイアプリ登録完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローボットを作成していきます！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用します。下記バナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
フォームで回答が送信されたら、Outlookに通知する
試してみる
■概要
「フォームで回答が送信されたら、Outlookに通知する」ワークフローは、フォームに入力された情報を即座にOutlookへ通知する業務ワークフローです。
これにより、フォームの回答内容を迅速に確認できるため、対応のスピードアップや情報共有がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを活用して顧客やチームからの回答を集めている方
・回答内容を迅速に確認し、対応したいビジネスパーソン
・Outlookを主なメールツールとして使用している企業の管理者
・業務の自動化を進めたいIT担当者
・フォームとメール連携を簡単に設定したい方
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
テンプレートのコピーが完了すると、下図の画面が表示されます。「OK」をクリックして、次に進んでください。
ステップ3：Yoomフォームのトリガー設定
まずはYoomフォームに回答が送信されたら、フローボットが自動的に起動するようにするため、フォームトリガーの設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「回答フォーム」をクリックしてください。
フォームの内容を作成していきましょう！
回答フォームの説明文は、下図の赤枠部分をクリックすると入力できます。
活用するフォームの内容に合わせて、自由に設定してください。
下図赤枠の「氏名」の部分が、質問項目のタイトルになります。
質問の補足説明が必要な場合は、「質問の補足分（任意）」から追加できます。
回答方法をプルダウンメニューから選択してください。
基本は「テキスト」で良いと思いますが、長文になりそうなものは「長文テキスト」、日付で答えて欲しい場合は「日付」など、適切なものを選択しましょう。
今回はテキストにしてみました！
回答を必須にしたい場合は、必須ボタンを「ON」にしてくださいね。
質問項目を追加したい場合は、「+質問を追加」をクリックすると追加できます。
必要な質問項目を全て設定したら、回答完了ページを設定しましょう。
完了ページとは、回答者がフォームを送信した後に表示される画面のことです。
完了メッセージの見出しと説明文を任意で設定してください。
次に、アクセス権限を選択します。
許可されているIPアドレスのアクセスのみの閲覧に制限する場合は、アクセス制限を「ON」にしてください。
共有フォーム利用時のフローボットの起動者を、プルダウンから選択しましょう。
今回はフローボットを作成したメンバーに設定してみました！
最後に、設定した回答フォームをプレビューページで確認してみましょう！
「表示を確認」から、「プレビューページ」をクリックすると確認できます。
修正したい質問などがあれば、ひとつ前のページに戻って修正してくださいね。
完了ページも同様に確認してみましょう。
確認後、次に進みます。
「取得した値」欄に、テスト用の回答のサンプル値を入力してください。
※フローボットを実際に運用開始した際には、先ほど設定したフォームに回答が送信されると、その回答情報が「取得した値」にアウトプットとして取得されます。
今回は、テストを行うために、回答用のサンプル値を入力しています。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
入力後、「保存する」をクリックして次に進みましょう。
ステップ4：Outlookのメール自動送信設定
次に、Outlookのメール自動送信設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、下にスクロールします。
続いて、メールの内容を設定していきましょう。
Toに送り先のメールアドレスを入力します。
たとえば、フォームの回答データを引用して回答者のメールアドレスをToに設定すれば、サンクスメールの自動送信として活用できます。
また、社内のメールアドレスを直接入力することで、チームへの情報共有として活用することも可能です。
件名は設定例を参考に自由に設定してみてください。
メール本文も、フローボットを活用する業務内容に合わせて自由に設定しましょう。
たとえば、「フォームが回答されました。」など定型的な文章は直接入力し、「氏名」などフォームの回答データを引用したい部分は、「取得した値」からアウトプットを用いて入力してください。
設定完了後は「次へ」をクリックし、設定したメール内容を最終チェックします。修正があれば修正し、問題なければ「テスト」を実行しましょう。
※「テスト」をクリックすると、実際に「To」に設定したアドレス宛にメールが送信されます。一旦、テストメールを送信しても問題ないアドレスに変更しておくことをおすすめします。
テストが成功すると、下図のように「テスト成功」と表示されます。
実際に「To」に設定したアドレス宛にメールが届いているか、確認してみましょう。
設定した本文の内容でメールが届いていればOKです！
「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。「トリガーをON」をクリックして、設定したフローボットの動作確認をしましょう。
これで全ての設定完了です！
Outlookを使った便利な自動化例
今回紹介したフォームとの連携以外でも、Outlookは様々なツールと連携することが可能です。
たとえば、Outlookで受信したメッセージをチャットツールに自動転送したり、添付ファイルをクラウドストレージに自動的に格納することもできます。また、多様なデータベースやCRMサービスのデータをOutlookに連携することも可能。
OutlookのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することができるので、もし気になるものがあれば、ぜひこちらも試してみてくださいね！
Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
「Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する」ワークフローは、顧客のフォローアップを迅速化します。
顧客情報が登録されたと同時に自動でメールが送信されるので、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを利用して営業活動を行っている方
・Salesforceに登録されたリード情報を迅速に確認し、迅速に行動に移したいと考えている方
・メールクライアントとしてOutlookを活用している企業
・リード情報が登録された際に、手動でメールを送信する手間を省きたい方
・営業チーム全体でリード情報を効率的に共有し、スピーディに対応したい方
・新しい営業リードを逃さず、営業機会を最大化したいと考える方
■注意事項
・SalesforceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信
試してみる
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信するフローです
Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。
この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
・チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
・請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■注意事項
・OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
Outlookで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードするフローです。
毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
試してみる
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
終わりに
いかがでしたか？フォームとOutlookの連携を活用すれば、フォームのデータをタイムリーに自動通知でき、手動通知していた時よりも情報共有のスピードが大幅にアップするでしょう。また、情報を転記する手間を省きつつ、入力ミスや漏れといったヒューマンエラーを防止でき、正確な情報をスピーディーに共有できるのも大きなメリットです。
Yoomを使えば、ノーコードで時間をかけずにパッと設定できるのも魅力。
「本当に短時間で設定できるの？」「どれくらい簡単なのか気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後はすぐに様々なツール間を連携した、業務プロセスの自動化設定を体験できます。
今すぐ無料でアカウントを作成する
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で使い方は無限に広がります。自社の業務に合った、最適なフローを構築してみてくださいね！
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に。
自動化は、日々忙しいビジネスパーソンだからこそ、まず試してほしい業務効率改善の第一歩です。
本記事を参考に、まずは一つ、自分の業務に合った自動化フローの設定から始めてみてください。
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