「このフォームの回答って、共有されてる？」
「フォームの回答、見逃してた...」
そういった経験はありませんか？日々業務に追われる中で、つい後回しになりがちな情報の共有や確認作業。でも、積み重なると大きなトラブルの原因にも...。
そんな悩みの解消に、フォームとOutlookの連携がおすすめです！
連携することで、たとえば、フォームの回答データをOutlookへ自動通知したり、フォームで受信した内容をもとに予定を登録したり、タスクを作成することも可能です。
とはいえ、エンジニアがいないとそんなの無理。と、思いますよね？
そこで本記事では、ノーコードで、誰でも簡単にフォームとOutlookの連携を実現する方法をご紹介！
プログラミングは一切不要なので、非エンジニアの方もご安心ください。
時間をかけずに設定できるので、ぜひ最後までチェックして、日々の業務効率を改善する参考にしてみてくださいね。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookとフォームを使った、業務フローを自動化するためのテンプレートがすでに用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして早速スタートしましょう！
フォームで回答が送信されたら、Outlookに通知する
試してみる
■概要
フォームからの問い合わせやアンケート回答があった際、その内容を確認して関係者に通知する作業は、迅速な対応が求められる一方で手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能で回答が送信されると、指定した宛先にOutlookで自動で通知メールを送信するため、対応漏れや遅れといった課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせ内容を手動で確認し、関係部署に共有している営業担当者の方
- 社内アンケートやイベント申し込みなど、フォーム回答の通知を自動化したいと考えている方
- フォーム回答後の対応速度を向上させ、機会損失のリスクを軽減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに回答が送信されると自動でOutlookに通知が届くため、手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 通知メールの内容や宛先をあらかじめ設定しておくことで、手作業による連絡漏れや誤送信といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、「フォームで回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションで、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、フォームの回答内容を含んだ通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能の設定では、質問項目や選択肢などを自由にカスタマイズし、用途に合わせたフォームを作成してください。
- Outlookのメール送信アクションでは、任意の宛先や件名、本文を設定でき、フォームの回答内容を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookとフォームを連携してできること
Outlookと各種フォームのAPIを連携することで、フォーム回答データをOutlookに自動的に連携することが可能になります。
気になるテンプレートの「試してみる」をクリックし、Yoomのアカウントを作成するだけで、すぐにフォームとOutlookの連携を体験できます。
登録はわずか30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
フォームで回答が送信されたら、Outlookに通知する
Yoomフォームに回答が送信されると、Outlookに自動通知するフローです。
フォームの回答データがタイムリーにOutlookに自動通知されるため、回答の見落としを防ぎつつ、迅速な情報共有を実現できるでしょう。
また、自動通知だけでなく、フォーム回答者へサンクスメールを自動送信する活用方法もあります。
フォームで回答が送信されたら、Outlookに通知する
試してみる
■概要
フォームからの問い合わせやアンケート回答があった際、その内容を確認して関係者に通知する作業は、迅速な対応が求められる一方で手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能で回答が送信されると、指定した宛先にOutlookで自動で通知メールを送信するため、対応漏れや遅れといった課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせ内容を手動で確認し、関係部署に共有している営業担当者の方
- 社内アンケートやイベント申し込みなど、フォーム回答の通知を自動化したいと考えている方
- フォーム回答後の対応速度を向上させ、機会損失のリスクを軽減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに回答が送信されると自動でOutlookに通知が届くため、手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 通知メールの内容や宛先をあらかじめ設定しておくことで、手作業による連絡漏れや誤送信といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、「フォームで回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションで、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、フォームの回答内容を含んだ通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能の設定では、質問項目や選択肢などを自由にカスタマイズし、用途に合わせたフォームを作成してください。
- Outlookのメール送信アクションでは、任意の宛先や件名、本文を設定でき、フォームの回答内容を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleフォームの回答内容をもとに、Outlookに予定を登録する
Googleサービスを使用していれば、無料で幅広いデータ形式のフォームが作れる便利なGoogleフォームもOutlookと連携することができます。
フォームの回答内容をもとにOutlookに予定を登録することもでき、スケジュール管理に手間を感じている方におすすめのフローです。
Googleフォームの回答内容をもとに、Outlookに予定を登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた面接の予約やイベントの申し込みなどを、手作業でOutlookのカレンダーに一つひとつ登録していませんか？この作業は時間がかかる上に、日時の入力間違いや登録漏れといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を基にOutlookへ予定が自動で登録されるため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで面接や説明会などの日程調整を行っている採用担当者の方
- セミナーやイベントの参加申込をGoogleフォームで受け付けているマーケティング担当者の方
- GoogleフォームとOutlookを利用した業務の転記作業を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をきっかけにOutlookへ自動で予定が登録されるため、手作業で情報を転記する時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業で発生しがちな日時の入力間違いや予定の登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、フォームの回答内容と連携させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- Outlookのイベント登録アクションでは、件名や開始・終了日時、場所といった各項目に、固定のテキストだけでなく、Googleフォームで取得した回答内容を埋め込んで設定することが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Typeformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する
Typeformの回答データをOutlookに連携することも可能です。
Typeformの直感的なフォーム操作とOutlookを連携することで、フォームの回答者、管理者ともにフォームの利用やデータ管理の簡素化が期待できそうですね。
Typeformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する
試してみる
■概要
Typeformで収集した問い合わせやアンケートの回答を、都度Outlookでタスク化していませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Typeformのフォームが送信されると同時にOutlookにタスクを自動作成するため、こうした課題を解消してスムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Typeformで受けた問い合わせや依頼内容をOutlookでタスク管理している方
- 手作業でのデータ転記による対応漏れや入力ミスを防ぎたいと考えているチーム
- フォームからのリード情報を迅速かつ確実に担当者へ割り振りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Typeformへのフォーム送信後、自動でOutlookにタスクが作成されるため、手作業での転記やタスク作成にかかる時間を削減できます。
- 手動での対応で起こりがちなタスクの作成漏れや、内容の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、TypeformとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、Typeformから取得した情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Typeformのトリガー設定で、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- Outlookのタスク作成オペレーションでは、件名や本文、期日などの各項目に、固定のテキストやTypeformで取得した回答内容などを自由に設定できます。
■注意事項
- Typeform、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Jotformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する
Jotformの豊富なウィジェットで作成したフォームの回答データを、余すことなくOutlookに連携することができます。
たとえば、回答データをもとにOutlookにタスクを作成することも可能。回答データを効率的に有効活用でき、業務パフォーマンスの向上に寄与できるでしょう。
Jotformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する
試してみる
■概要
オンラインフォームのJotformで収集した情報を、手作業でOutlookにタスクとして登録していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されたタイミングで、Outlookへ自動でタスクが作成されるため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで得た回答をもとに、Outlookでタスク管理を行っている方
- フォーム回答後のタスク作成における抜け漏れや、対応の遅れをなくしたい方
- 手作業による情報登録を自動化し、より生産性の高い業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformへのフォーム送信をきっかけに、Outlookのタスクが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、取得した情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定で、連携の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- Outlookのタスク作成オペレーションでは、タスクの件名やタスクの詳細などに、固定のテキストだけでなく、Jotformから取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Jotform、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Tallyの内容をPDF化して、Outlookに送付する
シンプルなフォームのTallyもOutlookにデータを連携することができます。
たとえば、回答データを自動でPDF化して、そのデータをOutlookに自動送付することも可能。回答データをPDFでパッと確認できるため、データ確認を簡略化したい方におすすめのフローです。
Tallyの内容をPDF化して、Outlookに送付する
試してみる
■概要
Tallyで受け付けたアンケートや申し込みの回答を、手作業でPDFにまとめ、Outlookで個別にメールを送付する作業に手間を感じていませんか。この定型的ながらも重要な業務は、時間や手間がかかるだけでなく、転記ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Tallyのフォームが送信されると、その内容が自動でPDF化され、Outlookから指定の宛先にメールが送信されるため、こうした一連の作業を自動化し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Tallyで受け付けた回答内容を、手作業でPDF化し関係者に共有している方
- Outlookを使った定型的な報告や連絡業務を効率化したいと考えている担当者の方
- 手作業による情報転記ミスやファイル添付漏れなどのリスクをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Tallyのフォーム送信をきっかけに、PDF作成からOutlookでのメール送信までが自動処理されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ転記やメール作成、ファイル添付といった作業がなくなるので、ヒューマンエラーのリスクを軽減し業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Tally、Googleドキュメント、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTallyを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定することで、フォーム回答をきっかけにフローが自動で起動するようにします。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションを設定し、Tallyの回答内容を反映させたPDFを作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、作成したPDFを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定することが可能です。
- メールの件名や本文に、Tallyのフォームで取得した氏名や会社名といった回答内容を変数として埋め込み、パーソナライズした内容で送信することもできます。
■注意事項
- Tally、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zoho Formsで回答が送信されたら、Outlookに通知する
Zohoサービスを使用している方に取って馴染み深いフォームですが、こちらもOutlookと連携して回答データの連携が可能です。
フォーム回答を自動通知できることで情報共有を円滑化し、チーム連携を強化できるでしょう。
Zoho Formsで回答が送信されたら、Outlookに通知する
試してみる
■概要
Zoho Formsに寄せられる問い合わせやアンケートの回答を、都度確認して関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。
手動での確認や通知作業は、対応の遅れや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴うでしょう。
このワークフローを活用すれば、Zoho Formsに回答が送信されると同時にOutlookへ自動で通知が届くため、作業の迅速化や情報の正確性向上が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Formsで受け付けた回答内容の確認や共有作業を効率化したいと考えている方
- Outlookを主要な連絡ツールとしており、フォームからの通知も集約させたい方
- フォームからの問い合わせに対する初動を早め、迅速な対応を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Formsに回答が送信されると即座にOutlookへ通知されるため、これまで手作業で行っていた確認や共有の時間を短縮することができます。
- システムが自動で通知を行うことで、重要な回答の見落としや担当者への連絡漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho FormsとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Formsの「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを選択し、フォームの回答内容を含んだ通知メールが送信されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「メールを送る」では、固定のテキストだけでなく、Zoho Formsのトリガーで取得した回答内容を変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- Zoho Forms、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoho FormsのWebhook設定方法については下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookとフォームの連携フローを作ってみよう！
それでは、さっそくOutlookとフォームの連携フローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「フォームで回答が送信されたら、Outlookに通知する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Outlookをマイアプリ登録
- テンプレートをコピーする
- Yoomフォームのトリガー設定およびOutlookのメール自動送信設定
- トリガーをONにして動作確認
フォームで回答が送信されたら、Outlookに通知する
試してみる
■概要
フォームからの問い合わせやアンケート回答があった際、その内容を確認して関係者に通知する作業は、迅速な対応が求められる一方で手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能で回答が送信されると、指定した宛先にOutlookで自動で通知メールを送信するため、対応漏れや遅れといった課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせ内容を手動で確認し、関係部署に共有している営業担当者の方
- 社内アンケートやイベント申し込みなど、フォーム回答の通知を自動化したいと考えている方
- フォーム回答後の対応速度を向上させ、機会損失のリスクを軽減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに回答が送信されると自動でOutlookに通知が届くため、手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 通知メールの内容や宛先をあらかじめ設定しておくことで、手作業による連絡漏れや誤送信といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、「フォームで回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションで、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、フォームの回答内容を含んだ通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能の設定では、質問項目や選択肢などを自由にカスタマイズし、用途に合わせたフォームを作成してください。
- Outlookのメール送信アクションでは、任意の宛先や件名、本文を設定でき、フォームの回答内容を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：使用するアプリのマイアプリ登録
はじめに、使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を行いYoomと連携しておくことで、後のフローの設定がスムーズになります。
Outlookのマイアプリ登録
Yoom画面左側の「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「新規接続」を選択します。Yoomと連携可能なアプリ一覧が表示されるので、Outlookを検索して選択してください。
Microsoftのログイン画面が表示されるので、Yoomと連携するアカウント情報を入力して次に進みましょう。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、個人向けプランをご利用中の場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
アカウントのパスワードを入力して、サインインします。
マイアプリ欄にOutlookが表示されていれば、マイアプリ登録完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローボットを作成していきます！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用します。下記バナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
フォームで回答が送信されたら、Outlookに通知する
試してみる
■概要
フォームからの問い合わせやアンケート回答があった際、その内容を確認して関係者に通知する作業は、迅速な対応が求められる一方で手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能で回答が送信されると、指定した宛先にOutlookで自動で通知メールを送信するため、対応漏れや遅れといった課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせ内容を手動で確認し、関係部署に共有している営業担当者の方
- 社内アンケートやイベント申し込みなど、フォーム回答の通知を自動化したいと考えている方
- フォーム回答後の対応速度を向上させ、機会損失のリスクを軽減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに回答が送信されると自動でOutlookに通知が届くため、手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 通知メールの内容や宛先をあらかじめ設定しておくことで、手作業による連絡漏れや誤送信といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、「フォームで回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションで、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、フォームの回答内容を含んだ通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能の設定では、質問項目や選択肢などを自由にカスタマイズし、用途に合わせたフォームを作成してください。
- Outlookのメール送信アクションでは、任意の宛先や件名、本文を設定でき、フォームの回答内容を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
テンプレートのコピーが完了すると、下図の画面が表示されます。「OK」をクリックして、次に進んでください。
ステップ3：Yoomフォームのトリガー設定
まずはYoomフォームに回答が送信されたら、フローボットが自動的に起動するようにするため、フォームトリガーの設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「回答フォーム」をクリックしてください。
フォームの内容を作成していきましょう！
回答フォームの説明文は、下図の赤枠部分をクリックすると入力できます。
活用するフォームの内容に合わせて、自由に設定してください。
下図赤枠の「氏名」の部分が、質問項目のタイトルになります。
質問の補足説明が必要な場合は、「質問の補足分（任意）」から追加できます。
回答方法をプルダウンメニューから選択してください。
基本は「テキスト」で良いと思いますが、長文になりそうなものは「長文テキスト」、日付で答えて欲しい場合は「日付」など、適切なものを選択しましょう。
今回はテキストにしてみました！
回答を必須にしたい場合は、必須ボタンを「ON」にしてくださいね。
質問項目を追加したい場合は、「+質問を追加」をクリックすると追加できます。
必要な質問項目を全て設定したら、回答完了ページを設定しましょう。
完了ページとは、回答者がフォームを送信した後に表示される画面のことです。
完了メッセージの見出しと説明文を任意で設定してください。
次に、アクセス権限を選択します。
許可されているIPアドレスのアクセスのみの閲覧に制限する場合は、アクセス制限を「ON」にしてください。
共有フォーム利用時のフローボットの起動者を、プルダウンから選択しましょう。
今回はフローボットを作成したメンバーに設定してみました！
最後に、設定した回答フォームをプレビューページで確認してみましょう！
「表示を確認」から、「プレビューページ」をクリックすると確認できます。
修正したい質問などがあれば、ひとつ前のページに戻って修正してくださいね。
完了ページも同様に確認してみましょう。
確認後、次に進みます。
「取得した値」欄に、テスト用の回答のサンプル値を入力してください。
※フローボットを実際に運用開始した際には、先ほど設定したフォームに回答が送信されると、その回答情報が「取得した値」にアウトプットとして取得されます。
今回は、テストを行うために、回答用のサンプル値を入力しています。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
入力後、「保存する」をクリックして次に進みましょう。
ステップ4：Outlookのメール自動送信設定
次に、Outlookのメール自動送信設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、下にスクロールします。
続いて、メールの内容を設定していきましょう。
Toに送り先のメールアドレスを入力します。
たとえば、フォームの回答データを引用して回答者のメールアドレスをToに設定すれば、サンクスメールの自動送信として活用できます。
また、社内のメールアドレスを直接入力することで、チームへの情報共有として活用することも可能です。
件名は設定例を参考に自由に設定してみてください。
メール本文も、フローボットを活用する業務内容に合わせて自由に設定しましょう。
たとえば、「フォームが回答されました。」など定型的な文章は直接入力し、「氏名」などフォームの回答データを引用したい部分は、「取得した値」からアウトプットを用いて入力してください。
設定完了後は「次へ」をクリックし、設定したメール内容を最終チェックします。修正があれば修正し、問題なければ「テスト」を実行しましょう。
※「テスト」をクリックすると、実際に「To」に設定したアドレス宛にメールが送信されます。一旦、テストメールを送信しても問題ないアドレスに変更しておくことをおすすめします。
テストが成功すると、下図のように「テスト成功」と表示されます。
実際に「To」に設定したアドレス宛にメールが届いているか、確認してみましょう。
設定した本文の内容でメールが届いていればOKです！
「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。「トリガーをON」をクリックして、設定したフローボットの動作確認をしましょう。
これで全ての設定完了です！
Outlookを使った便利な自動化例
今回紹介したフォームとの連携以外でも、Outlookは様々なツールと連携することが可能です。
たとえば、Outlookで受信したメッセージをチャットツールに自動転送したり、添付ファイルをクラウドストレージに自動的に格納することもできます。また、多様なデータベースやCRMサービスのデータをOutlookに連携することも可能。
OutlookのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することができるので、もし気になるものがあれば、ぜひこちらも試してみてくださいね！
Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、Outlookを開いて手作業でフォローメールを送るのは手間がかかりませんか。また、対応が遅れたり、宛先を間違えたりといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのリード登録をきっかけに、Outlookから指定した内容のメールを自動で送信でき、リードへの迅速なアプローチが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceのリード情報を基に、Outlookでメールを手動作成・送信している方
- リード獲得後の初回アプローチの速度と正確性を向上させたいと考えている営業担当者の方
- 定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのリード登録後、即座にメールが自動送信されるため、対応時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手作業によるメールの作成や送信が不要になるため、宛先間違いや内容の記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。
- トリガーでSalesforceを選択し、「アプリトリガー」を設定して、リードが新規作成されたことを検知できるようにします。
- 次に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。
- 最後に、Salesforceから取得したリードのメールアドレスや氏名などの情報を活用し、送信するメールの宛先や本文を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、ご利用の環境に合わせてマイドメインURLや、対象となるオブジェクトのAPI参照名（例: Lead）を設定してください。
- Outlookで送信するメールの件名や本文は自由に編集が可能です。Salesforceから取得した会社名や担当者名などを本文に差し込むことで、パーソナライズされたメールを送信できます。
■注意事項
- SalesforceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信
試してみる
◼️概要
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信するフローです。
メッセージを自動転送することにより漏れを防ぐことができ、業務効率化を図れます。
◼️注意事項
・ Outlook、SlackそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
- チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
- 請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からDropboxへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での保存作業がなくなることで、ファイルの保存忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダを「受信トレイ」や特定のサブフォルダなど、候補から任意で選択することが可能です。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を自由にカスタマイズでき、ファイル名には固定のテキストだけでなく、メールの件名や受信日時などの情報を変数として設定できます。
■注意事項
- OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信するメールの添付ファイル管理に手間を感じていませんか？重要なファイルを一つずつ手作業でダウンロードし、OneDriveにアップロードするのは時間がかかり、保存忘れのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoftのメールに届いた添付ファイルを自動でOneDriveにアップロードできるため、手作業による手間やミスを減らし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、手動でOneDriveに保存している方
- Microsoft製品を中心に業務を行い、メールの添付ファイルの自動アップロードに関心がある方
- ファイルの保存漏れや手作業によるミスを減らし、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信すると添付ファイルが自動でOneDriveにアップロードされるため、手作業での保存にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定して、そのフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、受信日時や送信元メールアドレスなどの情報と組み合わせて、任意の名称に設定することが可能です。
■注意事項
- OutlookとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
試してみる
■概要
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
Microsoft Excelへの集計処理や毎月の請求書発行処理など、様々な用途でご活用ください。
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐をするはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
終わりに
いかがでしたか？フォームとOutlookの連携を活用すれば、フォームのデータをタイムリーに自動通知でき、手動通知していた時よりも情報共有のスピードが大幅にアップするでしょう。また、情報を転記する手間を省きつつ、入力ミスや漏れといったヒューマンエラーを防止でき、正確な情報をスピーディーに共有できるのも大きなメリットです。
Yoomを使えば、ノーコードで時間をかけずにパッと設定できるのも魅力。
「本当に短時間で設定できるの？」「どれくらい簡単なのか気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後はすぐに様々なツール間を連携した、業務プロセスの自動化設定を体験できます。
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フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で使い方は無限に広がります。自社の業務に合った、最適なフローを構築してみてくださいね！
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に。
自動化は、日々忙しいビジネスパーソンだからこそ、まず試してほしい業務効率改善の第一歩です。
本記事を参考に、まずは一つ、自分の業務に合った自動化フローの設定から始めてみてください。
