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「Gmailで受け取った長文メールの内容を把握するのが大変…」「問い合わせメールへの返信文を、毎回ChatGPTに内容を貼り付けて考えている…」
このように、日々の業務でGmailとChatGPTを行き来する作業に、時間や手間を感じていませんか？定型的な作業でありながら、少しずつ時間を奪われ、本来集中すべき業務の妨げになっているケースは少なくありません。
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで受信したメールの内容をChatGPTが自動で処理し、要約や返信案を作成してくれる仕組み</span>があれば、情報収集や文章作成にかかる時間を大幅に削減し、より創造的で重要な業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとChatGPTを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとChatGPTのAPIを連携すれば、Gmailで受信したメールの情報をトリガーに、ChatGPTで要約や文章作成などを自動で行うことが可能になります。手作業によるコピー＆ペーストや、アプリ間の画面切り替えといった手間が一切なくなり、業務効率を大幅に向上させることができます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
日々大量に届くメール、特に海外からの長文メールやレポートなどを読むのに時間がかかっていませんか？この連携を使えば、特定の条件を満たすメールをGmailで受信した際に、その内容を自動でChatGPTに送り、指定した言語で要約させることができます。作成された要約は、指定のアドレスにメールで自動送信されるため、<span class="mark-yellow">長文メールの要点を即座に把握し、迅速な意思決定や対応が可能</span>になります。この連携は、Gmailから取得した情報をAIで処理し、再度Gmailでアクションを実行する、データ加工を含む自動化の一例です。
お客様からの発注依頼メールをもとに、手作業で請求書を作成していませんか？この自動化は、Gmailで受信した依頼メールの内容をChatGPTが読み取り、会社名、金額、品目といった必要な情報を抽出して、請求書の草案を自動で作成するものです。これにより、<span class="mark-yellow">請求書作成にかかる工数を大幅に削減し、転記ミスなどのヒューマンエラーを防止</span>できます。メール本文からAIが必要な情報を抽出し、新たな文章を生成する高度な連携パターンを活用することで、定型的ながらも重要な書類作成業務を効率化します。
それでは、さっそく実際にGmailとChatGPTを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとChatGPTの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Gmailで受信した内容をChatGPTで要約し、要約メールを自動返信する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
画面右側の「新規接続」をクリックし、検索窓にChatGPTと入力します。
表示された候補をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されるので、内容に従って入力しましょう。
ChatGPTのマイアプリ登録についてはこちらをご確認ください。
マイアプリにChatGPTが表示されたら完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
特定のキーワードを含むメールを受信したことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
キーワードには以下のように、任意のキーワードを入力します。
実際に要約対象のメールを送信し、「テスト」をクリックしましょう。
以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
※今回は架空のメール内容を作成してフローボットを起動しています。
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
メールの内容をChatGPTで要約するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するChatGPTのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
メッセージ内容には以下のように取得した値からGmailの本文を選択し入力しましょう。
ロールはデフォルトではユーザーとなりますが、任意で選択しましょう！
temperatureは値が高いとランダムで予測しにくい出力が多く、面白く、斬新な提案がされることが多く、値が低いとより一貫した、明確で安定した出力が得られます。
今回はようやくなので、明確な答えに近いよう「0.5」を入力しました。
最大トークン数は実用的な範囲で考えると、 入力文（元のメール）のトークン数は約1,000トークン以内に収めると、要約の精度も保たれやすいです。
今回は200と入力しました。
モデルは「gpt-4o」を入力することをお勧めします。
入力ができたら「テスト」をクリックしましょう！
入力後「アウトプット」に、要約された文章が表示されていれば設定完了です。（実際には、指定した通りの要約内容が反映されています。）
テスト成功したことを確認後「保存する」をクリックしましょう！
要約内容をGmailで送信するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
メール内容を入力しましょう。
宛先、CCなど入力を進めます。ここは自由に設定できますが、以下を参考にしてください。
件名には取得した値を使用して要約結果であることを分かりやすくしました。
本文には以下のようにChatGPTの返答内容を入力しましょう。
設定後「次へ」をクリックし、確認画面を開きます。
「テスト」をクリックし、実際にメールを送信してみましょう。
以下のように要約内容が送信できていることを確認出来たら「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
GmailやChatGPTをうまく活用すれば、日々の情報整理や返信対応がぐっとラクになります。複雑な処理もノーコードで自動化できるので、非エンジニアの方でもすぐに始められます。
Gmailを起点にした自動化は、業務の効率化に直結します。
例えば、受信メールに基づいて自動で返信したり、ChatGPTを使って要約した内容を関係者に展開したりすることで、情報整理やリアルタイム共有がスムーズに行えます。
日常的なやり取りを仕組み化することで、対応の抜け漏れや手間を軽減できるのが大きなメリットです。
ChatGPTを活用すれば、問い合わせの分類や文章の要約、メール文面の作成まで自動でこなせます。情報の整理やチーム内共有をスムーズにし、日々の対応工数を大幅に削減できます。
GmailとChatGPTの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容の転記や要約作業から解放され、ヒューマンエラーのない迅速な情報処理を実現します。</span>
これにより、大量のメール対応に追われる時間を削減し、企画立案や顧客対応といった、より付加価値の高い業務にリソースを集中させることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できますので、もし業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録し、その効果を体験してみてください！
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