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■概要
「Gmailで受信した内容をChatGPTで要約し、要約メールを自動返信する」フローは、日々大量に届くメールの対応を効率化する業務ワークフローです。
Gmailに届いたメールを自動的にChatGPTで要約し、その要約内容を元に自動で返信メールを送信します。
これにより、メール対応にかかる時間を大幅に削減し、重要な業務に集中できる環境を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
「Gmailで受け取った長文メールの内容を把握するのが大変…」「問い合わせメールへの返信文を、毎回ChatGPTに内容を貼り付けて考えている…」
このように、日々の業務でGmailとChatGPTを行き来する作業に、時間や手間を感じていませんか？定型的な作業でありながら、少しずつ時間を奪われ、本来集中すべき業務の妨げになっているケースは少なくありません。
もし、Gmailで受信したメールの内容をChatGPTが自動で処理し、要約や返信案を作成してくれる仕組みがあれば、情報収集や文章作成にかかる時間を大幅に削減し、より創造的で重要な業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと効率化しましょう！
YoomにはGmailとChatGPTを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
「Gmailで受信した内容をChatGPTで要約し、要約メールを自動返信する」フローは、日々大量に届くメールの対応を効率化する業務ワークフローです。
Gmailに届いたメールを自動的にChatGPTで要約し、その要約内容を元に自動で返信メールを送信します。
これにより、メール対応にかかる時間を大幅に削減し、重要な業務に集中できる環境を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
GmailとChatGPTのAPIを連携すれば、Gmailで受信したメールの情報をトリガーに、ChatGPTで要約や文章作成などを自動で行うことが可能になります。手作業によるコピー＆ペーストや、アプリ間の画面切り替えといった手間が一切なくなり、業務効率を向上させることができます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
日々大量に届くメール、特に海外からの長文メールやレポートなどを読むのに時間がかかっていませんか？この連携を使えば、特定の条件を満たすメールをGmailで受信した際に、その内容を自動でChatGPTに送り、指定した言語で要約させることができます。
作成された要約は、指定のアドレスにメールで自動送信されるため、長文メールの要点を即座に把握し、迅速な意思決定や対応が可能になります。
この連携は、Gmailから取得した情報をAIで処理し、再度Gmailでアクションを実行する、データ加工を含む自動化の一例です。
■概要
「Gmailで受信した内容をChatGPTで要約し、要約メールを自動返信する」フローは、日々大量に届くメールの対応を効率化する業務ワークフローです。
Gmailに届いたメールを自動的にChatGPTで要約し、その要約内容を元に自動で返信メールを送信します。
これにより、メール対応にかかる時間を大幅に削減し、重要な業務に集中できる環境を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
お客様からの発注依頼メールをもとに、手作業で請求書を作成していませんか？この自動化は、Gmailで受信した依頼メールの内容をChatGPTが読み取り、会社名、金額、品目といった必要な情報を抽出して、請求書の草案を自動で作成するものです。
これにより、請求書作成にかかる工数を大幅に削減し、転記ミスなどのヒューマンエラーを防止できます。
メール本文からAIが必要な情報を抽出し、新たな文章を生成する高度な連携パターンを活用することで、定型的ながらも重要な書類作成業務を効率化します。
■概要
日々の業務で受信する大量のGmailの中から、請求書発行の依頼を探し出し、手作業で内容を転記して草案を作成するプロセスに手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Gmailで特定の依頼メールを受信した際に、その内容をAIが自動的に読み取り、ChatGPTが請求書の草案を作成するため、一連の作業を効率化し、迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、さっそく実際にGmailとChatGPTを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとChatGPTの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Gmailで受信した内容をChatGPTで要約し、要約メールを自動返信する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
「Gmailで受信した内容をChatGPTで要約し、要約メールを自動返信する」フローは、日々大量に届くメールの対応を効率化する業務ワークフローです。
Gmailに届いたメールを自動的にChatGPTで要約し、その要約内容を元に自動で返信メールを送信します。
これにより、メール対応にかかる時間を大幅に削減し、重要な業務に集中できる環境を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
画面右側の「新規接続」をクリックし、検索窓にChatGPTと入力します。
表示された候補をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されるので、内容に従って入力しましょう。
ChatGPTのマイアプリ登録についてはこちらをご確認ください。
マイアプリにChatGPTが表示されたら完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
「Gmailで受信した内容をChatGPTで要約し、要約メールを自動返信する」フローは、日々大量に届くメールの対応を効率化する業務ワークフローです。
Gmailに届いたメールを自動的にChatGPTで要約し、その要約内容を元に自動で返信メールを送信します。
これにより、メール対応にかかる時間を大幅に削減し、重要な業務に集中できる環境を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
特定のキーワードを含むメールを受信したことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
キーワードには以下のように、任意のキーワードを入力します。
実際に要約対象のメールを送信し、「テスト」をクリックしましょう。
以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
※今回は架空のメール内容を作成してフローボットを起動しています。
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
メールの内容をChatGPTで要約するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するChatGPTのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
メッセージ内容には以下のように取得した値からGmailの本文を選択し入力しましょう。
ロールはデフォルトではユーザーとなりますが、任意で選択しましょう！
temperatureは値が高いとランダムで予測しにくい出力が多く、面白く、斬新な提案がされることが多く、値が低いとより一貫した、明確で安定した出力が得られます。
今回はようやくなので、明確な答えに近いよう「0.5」を入力しました。
最大トークン数は実用的な範囲で考えると、 入力文（元のメール）のトークン数は約1,000トークン以内に収めると、要約の精度も保たれやすいです。
今回は200と入力しました。
モデルは「gpt-4o」を入力することをお勧めします。
入力ができたら「テスト」をクリックしましょう！
入力後「アウトプット」に、要約された文章が表示されていれば設定完了です。（実際には、指定した通りの要約内容が反映されています。）
テスト成功したことを確認後「保存する」をクリックしましょう！
要約内容をGmailで送信するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
メール内容を入力しましょう。
宛先、CCなど入力を進めます。ここは自由に設定できますが、以下を参考にしてください。
件名には取得した値を使用して要約結果であることを分かりやすくしました。
本文には以下のようにChatGPTの返答内容を入力しましょう。
設定後「次へ」をクリックし、確認画面を開きます。
「テスト」をクリックし、実際にメールを送信してみましょう。
以下のように要約内容が送信できていることを確認出来たら「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
GmailやChatGPTをうまく活用すれば、日々の情報整理や返信対応がぐっとラクになります。複雑な処理もノーコードで自動化できるので、非エンジニアの方でもすぐに始められます。
Gmailを起点にした自動化は、業務の効率化に直結します。
例えば、受信メールに基づいて自動で返信したり、ChatGPTを使って要約した内容を関係者に展開したりすることで、情報整理やリアルタイム共有がスムーズに行えます。
日常的なやり取りを仕組み化することで、対応の抜け漏れや手間を軽減できるのが大きなメリットです。
■概要
Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
実際のフローボットの動き：https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
※無料トライアルでできることと開始方法および注意点：https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
■概要
Googleフォームに回答が行われたら、Googleカレンダーに予定を追加しメールを送るフローです。
フォームの回答のみでカレンダー追加からメール送信まで一貫して自動化することができます。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・Googleカレンダーの終了時間を設定するためにスプレッドシートの関数を用いて、開始時間から終了時間を算出する必要があります。
※今回は開始から1時後の時間を取得する関数を入れています。関数の設定次第では30分や1時間以上の設定も可能です。
※フローボットを起動させたときの実際の動きはこちら https://youtu.be/M-gZDyO5dp0
■概要
会社指定のフォームなどから回答された内容がメールに届いたらそれを元にフローボットを起動させ、自動でカレンダー予約するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
メールで受け取った予約情報を手動でGoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーに追加している方
GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーを普段からメインに利用しており、この２つのアプリを毎日何度も開いている方
■このテンプレートを使うメリット
メール内の特定の文字列をAIを用いて抽出して、Googleスプレッドシートへの情報追加および発行したURLの自動返信を一貫して実施できますので、人が行う業務の時間を短縮できます。
また、自動で行うため人による転記ミスや対応漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・今回使用しているAI機能を使ったデータ抽出はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
※無料トライアルでできることと開始方法および注意点 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
■概要
Yoomデータベースに新しいレコードが作成されたときに、Gmailを利用して自動的にメールを送信します。
送信先のアドレスや送信者名、件名や本文も自由にカスタマイズ可能です。
■設定方法
・Yoomデータベース、GmailそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・「レコードが新たに作成されたら」というトリガーで、対象のYoomデータベースを設定してください。
・Gmailの「メールを送る」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、送信先のメールアドレス、メールの件名、本文などを設定してください。
・Yoomデータベースで新しいレコードが作成されるとフローボットが起動し、指定したメールアドレス宛にメールが送信されます。
■注意事項
・Gmailアカウントとの連携設定が必要です。
・メール内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
・レコードの作成が検知されると自動的にメールが送信されます。
ChatGPTを活用すれば、問い合わせの分類や文章の要約、メール文面の作成まで自動でこなせます。情報の整理やチーム内共有をスムーズにし、日々の対応工数を大幅に削減できます。
◼️概要
お問い合わせメールを受信した際、ChatGPTを使用して問い合わせ内容を自動分類し、適切なSlackチャンネルに通知します。
これにより、お問い合わせに対する迅速な対応が可能となります。
◼️設定方法
1.お問い合わせメールを受信したらフローボットが起動するメールトリガーを設定します。
2.問い合わせ用メールアドレスをYoomで設定したメールアドレスに転送する設定をしてください。
3.ChatGPTの「会話する」アクションでメール本文から問い合わせ内容を抽出し、自動分類します。
4.メッセージ内容を適切に設定してください。コマンドオペレーションで切り替え条件を設定します。
5.ChatGPTの返答内容によってメールを振り分けたい項目を設定してください。
6.各項目ごとにSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで投稿先のチャンネルIDやメッセージ内容を設定してください。
◼️注意事項
・ChatGPTとSlackとYoomを連携してください。
・問い合わせ内容によっては、特別な処理や担当者へのアサインが必要な場合があるため、フローを追加して対応できます。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
GitHubで新しいIssueが作成されるたびに、内容を把握し、優先順位を判断するのは手間がかかる作業です。特に多くのIssueが同時に発生すると、重要な情報を見落としたり、対応が遅れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、新しいIssueの作成をトリガーに、ChatGPTがその内容を自動で分析しコメントを追加するため、Issueの内容把握を迅速化し、開発プロセスの効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストに対し、一件ずつメールを作成して送信する作業は、時間がかかる上に単純作業で負担に感じていないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行を追加するだけで、ChatGPTがリストの情報に基づいた案内メールを自動で生成し、指定のアドレスへ送信します。
定型的なメール送信業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「フォームの内容をDeepLで翻訳し、ChatGPTで要約する」フローは、多言語対応や情報整理が求められる業務に最適なワークフローです。
これにより、効率的かつ正確な情報処理が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■概要
Webサイトのフォームから寄せられた貴重なご意見や情報を、記事コンテンツとして活用する際に、内容の整理やWordPressへの転記作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、その内容をChatGPTが自動で記事形式に整理し、WordPressに下書きとして保存します。コンテンツ制作の初動を自動化し、より創造的な業務に時間を割くことが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
GmailとChatGPTの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記や要約作業から解放され、ヒューマンエラーのない迅速な情報処理を実現します。
これにより、大量のメール対応に追われる時間を削減し、企画立案や顧客対応といった、より付加価値の高い業務にリソースを集中させることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できますので、もし業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録し、その効果を体験してみてください！
