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「Googleドキュメントで作成した資料の共有リンクを、毎回Bitlyにコピー＆ペーストして短縮している」
「リンクが多くて管理が大変だし、たまに間違ったリンクを共有してしまわないか心配…」
このような、GoogleドキュメントとBitlyを使ったリンク共有作業に、手間や不安を感じていませんか？
特に、複数の資料やレポートを扱う場合、この単純作業が積み重なって大きな負担になりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">Googleドキュメントに記載したURLを自動で抽出し、Bitlyの短縮URLを生成する仕組み</span>があれば、こうした日々の繰り返し作業から解放されます。
さらに、コピーミスなどのヒューマンエラーを防ぎながら、より創造的な業務に割く貴重な時間を確保可能です。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
ぜひこの機会に導入して、面倒なリンク管理業務を効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GoogleドキュメントとBitlyを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GoogleドキュメントとBitlyのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたURLの短縮作業を自動化できます。
これにより手作業による手間やミスを削減し、情報共有のスピードと正確性を向上させます。
今回ご紹介するテンプレートを使えば、アカウント登録後すぐに連携を体験できるので、ぜひ「試してみる」をクリックしてみてください！
Googleドキュメント内に記載したURLを手動でコピーし、Bitlyの画面を開いてペースト、短縮URLを生成するという一連の作業を自動化する連携です。
この連携は、任意のドキュメント内の特定のテキスト情報を抽出して処理を実行する仕組みになっており、<span class="mark-yellow">手作業によるURLのコピー＆ペーストの手間を排除し、短縮リンクの作成ミスを防ぎます。</span>
これにより、資料共有やSNS投稿などの際に、素早く正確に短縮URLを用意できるようになります。
それでは、実際にGoogleドキュメントとBitlyを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleドキュメントとBitlyの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleドキュメント／Bitly
[Yoomとは]
今回はGoogleドキュメントからBitlyでリンクを短縮するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
マイアプリ＞新規接続よりGoogleドキュメントを検索し、クリックします。
Googleドキュメントへの連携確認ページが出るので、サインインのボタンをクリックします。
任意のアカウントを選択し、ログインを行っていきます。
ログイン後、Yoomにアクセスを許可するとマイアプリ連携が完了します。
マイアプリ＞新規接続よりBitlyを検索し、クリックします。
Yoomへの権限許可のページが出るので、許可をして先に進むとマイアプリ登録が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「Googleドキュメント上から起動」というアクションを設定していきましょう。
Chrome拡張機能をこちらからインストールしておき、アプリのWebページを開いた状態で拡張機能からYoomのフローボットを起動します。
※Google Chromeでのみご利用いただけます。詳しくはこちらをご確認ください。
拡張機能をインストールし終わったら連携アカウントとアクションを確認します。
特に問題なければ次へ進みます。
Googleドキュメントでテスト用のドキュメントを用意しておきます。
短縮したいURLを載せておきましょう。
起動ページのURLサンプル欄に、テスト用ドキュメントのURLを入れます。
テストボタンを押します。
問題なくテストが成功し、取得した値が入れば成功です。
「保存する」ボタンより保存を行ってください。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
次にドキュメントからURLを抽出していきます。
「テキストを抽出」をクリックしてください。
アクションを選択します。
変換タイプは、利用状況にあわせて設定しましょう。
タイトルを変更したい場合はここで行ってください。
問題なければ「次へ」で進んでください。
URL部分のテキスト抽出をAIにお願いします。
今回は以下のように設定しました。
指定できたらテストボタンを押します。
テストが成功し、取得した値にURLが入ればOKです。
画面下、「保存する」ボタンより保存を完了してください。
BitlyでURLを短縮していきます。
「リンクを短縮する」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションの確認をします。
タイトルをわかりやすいものに変えたい場合変えて構いません。
問題なければ「次へ」で進みます。
対象のURLを入力します。
すでに入力されている場合もありますが、入っていない場合は取得した値から入力してください。
また、URL以外の文言が入っている場合削除しておいてください。
その後の値に影響する場合があります。
ドメインやグループGUIDも任意で設定し、テストボタンを押します。
テストが成功し、取得した値が入れば完了です。
ここまで済んだら、画面一番下、保存ボタンより保存を行ってください。
実際にGoogleドキュメントの文末にテキストを入れていきます。
「文末にテキストを追加」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションの確認を行ってください。
タイトルをわかりやすいものに変えてもOKです。
「次へ」で進みます。
ドキュメントIDを取得した値から入れていきます。
実際Googleドキュメントに追加する文面もここで編集します。
取得した値も使えるので、わかりやすく入れてみてください。
今回は例に沿って入れました。
テストボタンを押します。
テストが成功したら設定は問題なく行えています。
当該のGoogleドキュメントも見に行き、URLと文言が追加されていたら成功です。
お疲れ様でした！
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
起動の際は、該当のGoogleドキュメントの右上、拡張機能より起動してください。
GoogleドキュメントやMiroのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、数ある中から複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
Google Meetなどのミーティングツールと連携することで、会議情報の文字起こしと記録を自動化できます。
これにより、議事録の作成を自動化できるため、業務を効率化したいときは、以下のテンプレートを利用してみてください！
また、Googleドキュメントの雛形を利用して書類を発行する自動化もあります。
GoogleフォームやZoomと連携することで、フォームの回答が送信されたらミーティングを作成し、ミーティングのリンクをBitlyで短縮して通知する作業を自動化できます。
テンプレートを設定するだけでリンクの短縮漏れを防げるため、人為的ミスを削減したいときにおすすめです！
他にも、メールの受信にあわせてBitlyで作成したリンクを削除することもできます。
GoogleドキュメントとBitlyの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたドキュメント内のURLをBitlyで短縮する作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は単純な繰り返し作業に時間を奪われることなく、より迅速かつ正確に情報共有を行えるようになります。
また、資料のコンテンツ作成や分析といった本来注力すべきコア業務に集中できるはずです！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：ドキュメント更新時に全自動で実行できますか？
A：こちらのフローは必要時に適宜実行するフローなので、全自動では行われません。
また、Googleドキュメントのトリガーアクションに、更新に関するアクションはございません。
そのため、更新時の自動化を導入したい場合は、Google スプレッドシートなど、更新のトリガーアクションがある他のアプリを利用した連携をお試しください。
Q：短縮URLをSlackやGoogle スプレッドシートに記録できますか？
A：別のフローを使えば可能です。
Googleドキュメントの更新をトリガーとし、SlackやGoogle スプレッドシートに流すフローを作れば記録できますので、是非お試しください。
幅広いテンプレートをご用意しておりますので、こちらもご確認ください。
以下は、Slackに通知するフローボットの構成です。
Q：特定のURLだけを抽出する条件は指定できますか？（「共有用：」など特定のキーワードに続くURLのみを対象にしたい）
A：はい、可能です。
URL抽出の際、AIに指示するときに「共有用：」に続く部分を抜き出してください。などと指示すると、特定のURLを抜き出してくれますので、お試しください。
もし解決しない場合は、こちらのヘルプページを確認してみてください。
また、お問い合わせ窓口を利用することもできます。
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