【ノーコードで実現】Microsoft ExcelとOutlookを連携してメール送信やタスク登録を自動化する方法

フォームの回答をもとにMicrosoft ExcelとOutlookにタスクを追加する

GoogleフォームやJotformなど、Webフォームで受け付けた問い合わせや申し込み情報を自動でMicrosoft Excelリストに追加し、同時にOutlookにもタスクとして登録します。

フォーム回答後のデータ転記やタスク作成の手間がなくなるため、迅速な対応につながりますね。

チャットツールの投稿をもとにMicrosoft ExceとOutlookにタスクを追加する

SlackやMicrosoft Teamsでのコミュニケーションの中で発生したタスク依頼や重要な情報を、自動でMicrosoft Excelリストに記録しOutlookにもタスクとして登録します。

これにより、チャットでの指示の見逃しや、後でMicrosoft Excelにまとめ直すといった手間を省き、効率的なタスク管理を実現できるでしょう！

指定日時にMicrosoft Excelから情報を取得してOutlookで定型文を送信するフローを作ってみよう

<span class="mark-yellow">ここでは例として、「指定した日時にMicrosoft Exceファイルから情報を取得し、Outlookで定型メールを自動送信する」フローの作成手順をご紹介します。</span>
このような自動化は、ノーコードツールYoomを使うことで、専門知識がなくても手軽に実現できます。‍

もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は大きく分けて以下の流れで設定を進めていきます。

• Microsoft ExcelとOutlookのアカウントをYoomに連携
• テンプレートをコピーする
• スケジュールトリガーとアクション（Microsoft Excelからの情報取得、Outlookでのメール送信）の設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1:Microsoft ExcelとOutlookのマイアプリ連携

マイアプリ画面から「＋新規接続」ボタンをクリックしましょう。

今回使用するアプリは両方ともMicrosoft社のものなので連携方法は同じです！
検索窓が表示されるので、Microsoft ExcelおよびOutlookを検索してください。

下記画面が表示されたら、メールアドレスを入力してください。

パスワードを入力して、サインインをクリックします。

これで、Microsoft ExcelとOutlookのマイアプリ登録完了です！

※注意事項：「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

ステップ2:テンプレートのコピー

ここからは、いよいよフローの作成手順をご説明していきます！
Yoomでは簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはこちらをコピーしましょう。

以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

下記画面のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。

ステップ3:指定したスケジュールになったら起動するトリガーの設定

まず最初に、「指定したスケジュールになったら」という項目をクリックして設定していきましょう！

次に表示されるページでは、フローを起動させるタイミングを設定することができますよ。‍

デフォルトの設定では日付指定機能を使用し、毎月1日の9時にフローボットを起動するように設定しています。
他には曜日や時間など、任意で変更することが可能です。
設定が完了したら「保存する」を押しましょう！

※参照：Cron設定では、実行頻度をより細かく調整することも可能です。設定方法の詳細は、こちらのヘルプページをご確認ください。

ステップ4:Microsoft Excelに複数のレコードを取得する

次に、Microsoft Excelアイコンの「複数のレコードを取得する（最大１０件）」という項目をクリックしてください。

このステップでは、Microsoft Excelに記載されたレコードを取得する設定を行っていきます。
まだ、Microsoft Excelの準備が出来ていない場合はこのタイミングで作成しましょう！

今回は、契約期限が来月末になっている企業に自動メールを送るために、下記のような顧客情報をまとめたシートを準備しました。

Microsoft Excelの準備ができたら、Yoom画面に戻ります。

下記画面は初期設定済みです。
必要であればタイトルを修正し、アカウント情報を確認したら「次へ」をクリックしましょう。

続いて、ファイルの保存場所を選択します。
ドライブIDは、枠内をクリックし表示される候補から連携したいIDを選択しましょう。

アイテムIDとシート名も、同様に候補から任意で選択してください。

次に、テーブル範囲を設定します。
今回は下記範囲で設定してみました。
※参照：テーブル範囲については、こちらのヘルプページの「テーブル範囲」および「Excelを用いた場合のテーブル範囲の注意点について」をご確認ください。

ここまで設定が完了したら、「次へ」ボタンをクリックしてください。

‍次に、レコードを取得する条件を設定します。

今回設定しているケースでは、契約期限が翌月末日の会社情報を取得しメールを送りたいので、取得したいレコードの条件は「契約期限」「等しい」を選択し、下記画像の通り日付のタブから「翌月末日」を選択しましょう。

今回設定した以外にも、業務やシート内容に合わせて条件を設定することができます。

設定できたら、テストを実行してください。

テストが成功すると、下記画像の通りMicrosoft Excelの情報がアウトプットに取得されます。
正しく取得できているのを確認したら設定を保存してください。

※参照：アウトプットについては、こちらのページをご欄ください。

ステップ5：処理の繰り返し設定

続いて「対象の顧客情報を1件ずつ取得する」という項目をクリックし設定していきましょう。

※注意事項：繰り返し機能は、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
有料プランは2週間の無料トライアルができ、トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。

オペレーションは、プルダウンから「複数のレコードを取得する」が、取得した値は「会社名」が選択されています。

「部署・役職」「氏名」「メールアドレス」も同様に設定されていることを確認しましょう。
※これらの項目は、Microsoft Excelで設定している項目により異なるため、Outlookで自動送信したい内容に合わせて設定を変更してOKです！

設定が完了したら、「保存する」ボタンをクリックしましょう。

ステップ6:Outlookにメールを送る

続いて、Outlookアイコンの「メールを送る」をクリックして、アクションの設定を行いましょう。

「Outlookと連携するアカウント情報」に誤りが無いか確認してください。

宛先は、下記画面の通り「メールアドレスのループ変数」を選択してください。
このように設定することで、Microsoft Excelから自動で条件（今回の場合は、契約期限が来月月末の場合）に合った顧客のメールアドレスを引用することができますよ！

件名は、用途に合わせて任意で入力しましょう。

メッセージ内容は、取得した値を活用して作成していきます。
例えば、下記画面の通り設定すると「会社名」「部署・役職」「氏名」を入力できるため、値をその都度入力しメールを作成する手間を省くことができます！

尚、下記画面のように契約期限を自動入力したい場合は、添付画像のように設定してください。
設定が完了したら、次のページに進みましょう。

メールの内容を確認したら、テストを実行してください。

Outlookにメッセージが届いたのを確認したら、設定を保存してください。

ステップ7:トリガーをONにする

フローを有効化するためにスイッチをONにしましょう。
これで「指定した日時にMicrosoft Exceファイルから情報を取得し、Outlookで定型メールを自動送信する」フローの設定は完了です！
設定したスケジュールになると、自動でExcelから情報が取得され、Outlookからメールが送信されるようになりますよ！

Microsoft ExcelやOutlookを活用するその他の自動化テンプレート事例

Microsoft ExcelやOutlookは多くの業務で中心的な役割を担っています。Yoomには、これらを活用した、さらに多様な自動化テンプレートが用意されています。

Microsoft Excelを使った便利な自動化例

アンケート結果や顧客情報、チケット対応履歴など、さまざまなデータをMicrosoft Excelに自動で取り込み一覧化。

情報の集約・可視化が進むことで、社内での共有や進捗管理もスムーズに行えるようになります。

Outlookを使った便利な自動化例

受信メールをもとにファイル保存やSlack通知、タスク作成まで自動化。

Outlookを起点にすることで、対応の抜け漏れや手作業の負担を減らし、スピーディな情報共有と業務処理を実現できます。

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まとめ

この記事では、Microsoft ExcelとOutlookをノーコードで連携する具体的な手順とテンプレート例をご紹介しました。

Microsoft Excelのデータを手作業でOutlookに入力したり、定型メールを繰り返し作成・送信したりする作業は、時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりがちです。
ですがYoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、「スケジュールをトリガーにしたメール送信」や「フォーム回答と連携したタスク登録」、「チャットツールからの情報集約」といった自動化が手軽に実現できます。

これにより、日々のルーチンワークから解放され、より重要な業務に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介したテンプレートは今日からすぐに試せます。まずは気になるテンプレートをコピーして、Microsoft ExcelとOutlookの連携自動化を体験してみませんか？

繰り返しの作業は自動化に任せて、よりスマートな働き方を始めましょう。