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「あれ、また手入力ミス……」
「フォルダ作ったのに、共有が遅れて指摘されちゃった」
そんな経験ありませんか？Microsoft SharePointは便利なツールですが、ファイルの追加やフォルダ作成といった日常的な作業をいちいち手作業で処理していると、ミスや漏れが発生しがちです。でも、もしそれらの動作をトリガーにして、自動でデータをGoogle スプレッドシートに記録したり、チャットやメールで関係者に通知を飛ばしたりできたらどうでしょうか？
たとえば、ファイルがMicrosoft SharePointにアップされたらOCRで内容を読み取り、その情報をGoogle スプレッドシートへ自動登録。あるいは、新しくフォルダが作成されたら、すぐにチャットでメンバーへ共有するなどといった連携がノーコードで実現できます。
この記事では、「Microsoft SharePointの情報を他のアプリに自動で連携する方法」について画像付きで詳しく解説していきます。手間を減らし、チーム全体の動きをもっとスムーズにしたい方は、ぜひ最後までご覧ください！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointのファイルから情報を抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft SharePointを活用する上で、ファイルの追加やフォルダ作成といった操作を起点に、他のツールへ情報を連携したり通知したりする業務は頻繁に発生します。これらの作業を自動化することで、手作業による手間やミスを削減し、業務効率を大幅に向上させることができます。ここでは、Yoomに用意されているMicrosoft SharePoint連携の自動化テンプレートをいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Microsoft SharePoint上のファイル情報（例：OCRで抽出したテキスト）をGoogle スプレッドシートなどのデータベースサービスに自動で記録・更新する</span>ことができるので、データの集約や分析作業を効率化し、手入力の手間やミスを削減できます。
<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointでフォルダが作成された際などに、Discordのようなチャットツールへ自動で通知を送信する</span>ことができるため、関係者への情報共有を迅速かつ確実に行い、コミュニケーションロスを防ぎます。
<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointでのフォルダ作成といったイベントをトリガーに、Gmailなどのメールツールから関係者へ自動で通知メールを送信する</span>ことで、重要な更新情報を見逃すことなく、スムーズな情報共有を実現します。
それではここから代表的な例として、Microsoft SharePointにファイルが追加された際に、そのファイル内容をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で情報を追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Microsoft SharePointの場合】
Microsoft SharePointを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
※なお、Microsoft 365（旧Office 365）には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
【Google スプレッドシートの場合】
Google スプレッドシートを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)トリガーの起動間隔を選択し、サイトIDとフォルダIDを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
サイトIDはボックスをクリックすると連携済みのサイトIDが表示されるので、使用したいサイトIDを選択してください。
また、フォルダIDはサイトIDを設定することで選択可能となります。
使用するサイトIDおよびフォルダIDを選択してください。
テストが成功したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロード」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)サイトIDとドライブIDを入力します。
先ほどと同様に候補から選択してください。
アイテムIDは取得した値（アウトプット）を使用して入力してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
入力が完了したら、「テスト」をクリック。
テストが完了したら、「保存」します。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
1) フローに戻り、「画像・PDFから文字を読み取る」のアイコンをクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2) アクションはアクションは「任意のPDFや画像ファイルから文字情報を読み取る(10タスク)」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用」「ダウンロードしたファイル」を選択し、抽出したい項目が「すべての文字列」となっていることを確認します。
また、使用するAIや言語は必要に応じて選択してください。
入力できたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
1) フローに戻り、「データベースを操作する レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「レコードを追加する」が選択されていることを確認し、ステップ4の時と同じように「データベースの連携」を入力していきます。
スプレッドシートIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので事前に準備しておいたスプレッドシートを候補から選択してください。
同様にフォルダIDも選択してください。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
3)追加するレコードの値はアウトプットを使用して入力します。
入力できたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」すれば完了です。
これで【Microsoft SharePointでファイルが追加されたらOCRし、Google スプレッドシートに自動で追加する】というフローが完成しました。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Microsoft SharePointのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Outlookで受信した添付ファイルを自動でアップロードしたり、DocuSignで契約が完了したタイミングで関連書類を格納したりできます。また、SalesforceやNotionに取引先が登録された際にSharePoint上に専用フォルダを自動作成することも可能です。
この記事では、「Microsoft SharePointの情報を他のアプリに自動で連携する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的なフローをご紹介しました。
Microsoft SharePointでのファイル追加やフォルダ作成をトリガーとして、通知やデータ登録を自動化することで、作業ミスの防止や情報共有のスピードアップが期待できます。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したSharePointとの連携以外にも、日々の業務を効率化するためのテンプレートが多数用意されています。</span>スケジュールに応じた実行やチャットツールとの連携など、使い方に合わせて自由にカスタマイズできる点も魅力です。
「ファイル共有のたびに手間がかかる」「通知漏れが不安」「もっとスムーズに連携したい」と感じている方は、ぜひテンプレートを活用して自動化を体験してみてください。専門知識がなくてもすぐに始められます。
まずはテンプレートを試して、業務の変化を実感してみませんか？
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