Microsoft SharePointでファイルが追加されたらOCRし、Google スプレッドシートに自動で追加する
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■概要
Microsoft SharePointに新しいファイルが追加されるたび、内容確認とGoogle スプレッドシートへの手入力に時間を要していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointで受領する書類の内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方 書類からのデータ抽出と入力の自動化で、ヒューマンエラーを減らし業務の正確性を高めたい方 定型的なデータ入力業務を効率化し、より戦略的な業務へ時間を活用したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル追加からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化され、手作業による転記時間を短縮します。 データ入力の自動化により、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得するようにします。 次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定のスプレッドシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクション設定において、読み取り対象とするファイル内の特定領域や抽出したい項目を任意で指定することが可能です。 Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、OCR機能で抽出したどの情報をスプレッドシートのどの列に記録するかを自由にマッピングできます。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
「あれ、また手入力ミス……」
そんな経験ありませんか？Microsoft SharePointは便利なツールですが、ファイルの追加やフォルダ作成といった日常的な作業をいちいち手作業で処理していると、ミスや漏れが発生しがちです。でも、もしそれらの動作をトリガーにして、自動でデータをGoogle スプレッドシートに記録したり、チャットやメールで関係者に通知を飛ばしたりできたらどうでしょうか？
たとえば、ファイルがMicrosoft SharePointにアップされたらOCRで内容を読み取り、その情報をGoogle スプレッドシートへ自動登録。あるいは、新しくフォルダが作成されたら、すぐにチャットでメンバーへ共有するなどといった連携がノーコードで実現できます。
この記事では、「Microsoft SharePointの情報を他のアプリに自動で連携する方法」について画像付きで詳しく解説 していきます。手間を減らし、チーム全体の動きをもっとスムーズにしたい方は、ぜひ最後までご覧ください！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft SharePointのファイルから情報を抽出する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft SharePointでファイルが追加されたらOCRし、Google スプレッドシートに自動で追加する
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■概要
Microsoft SharePointに新しいファイルが追加されるたび、内容確認とGoogle スプレッドシートへの手入力に時間を要していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointで受領する書類の内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方 書類からのデータ抽出と入力の自動化で、ヒューマンエラーを減らし業務の正確性を高めたい方 定型的なデータ入力業務を効率化し、より戦略的な業務へ時間を活用したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル追加からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化され、手作業による転記時間を短縮します。 データ入力の自動化により、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得するようにします。 次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定のスプレッドシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクション設定において、読み取り対象とするファイル内の特定領域や抽出したい項目を任意で指定することが可能です。 Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、OCR機能で抽出したどの情報をスプレッドシートのどの列に記録するかを自由にマッピングできます。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Microsoft SharePointの情報を連携・活用する自動化方法
Microsoft SharePointを活用する上で、ファイルの追加やフォルダ作成といった操作を起点に、他のツールへ情報を連携したり通知したりする業務は頻繁に発生します。これらの作業を自動化することで、手作業による手間やミスを削減し、業務効率を大幅に向上させることができます。ここでは、Yoomに用意されているMicrosoft SharePoint連携の自動化テンプレートをいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
データベースサービスとMicrosoft SharePointを連携する
Microsoft SharePoint上のファイル情報（例：OCRで抽出したテキスト）をGoogle スプレッドシートなどのデータベースサービスに自動で記録・更新する ことができるので、データの集約や分析作業を効率化し、手入力の手間やミスを削減できます。
Microsoft SharePointでファイルが追加されたらOCRし、Google スプレッドシートに自動で追加する
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Microsoft SharePointに新しいファイルが追加されるたび、内容確認とGoogle スプレッドシートへの手入力に時間を要していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointで受領する書類の内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方 書類からのデータ抽出と入力の自動化で、ヒューマンエラーを減らし業務の正確性を高めたい方 定型的なデータ入力業務を効率化し、より戦略的な業務へ時間を活用したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル追加からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化され、手作業による転記時間を短縮します。 データ入力の自動化により、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得するようにします。 次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定のスプレッドシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクション設定において、読み取り対象とするファイル内の特定領域や抽出したい項目を任意で指定することが可能です。 Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、OCR機能で抽出したどの情報をスプレッドシートのどの列に記録するかを自由にマッピングできます。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
チャットツールとSharePointを連携する
Microsoft SharePointでフォルダが作成された際などに、Discordのようなチャットツールへ自動で通知を送信する ことができるため、関係者への情報共有を迅速かつ確実に行い、コミュニケーションロスを防ぎます。
Microsoft SharePointでフォルダが作成されたら、Discordに自動で通知する
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■概要
Microsoft SharePointでフォルダが作成・更新された際、その情報をチームへ迅速に共有できず、業務に支障が出た経験はありませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとDiscordを日常業務で利用し、情報共有の迅速化を求めている方 フォルダが作成・更新されるたびに手動で通知する作業に非効率を感じている方 リアルタイムでの情報伝達を通じて、チーム全体の業務効率向上を目指している方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointでのフォルダ作成や更新を自動で検知し、Discordへ即座に通知するため、これまで手作業で行っていた確認や連絡の時間を削減できます。 手動での通知作業が不要になることで、連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、より確実でスピーディーな情報共有体制を構築できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomに連携させます。 次に、トリガーとしてMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら」というアクションを設定し、対象とするフォルダを具体的に指定します。 続いて、分岐機能を追加し、特定の条件下でのみ通知を実行するなど、必要に応じた処理の分岐ルールを設定します。 最後に、Discordの「メッセージを送信」アクションを設定します。ここで、Microsoft SharePointから取得したフォルダ名や更新日時といった情報を盛り込んだ通知メッセージの内容や、通知先のチャンネルを詳細に指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能を用いることで、例えば特定のキーワードがフォルダ名に含まれている場合のみ通知を実行する、あるいは特定のユーザーによる更新の場合のみ通知するなど、より細やかな条件に基づいた通知処理を設定し、ワークフローの精度を高めることが可能です。 Discordへの通知設定において、メッセージを送信するチャンネルは任意に選択可能です。また、通知メッセージの本文には、固定のテキストだけでなく、Microsoft SharePointのトリガー情報から取得したフォルダ名、作成者、更新日時といった動的なデータを変数として組み込むことで、状況に応じた柔軟な通知が実現できます。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
メールツールとSharePointを連携する
Microsoft SharePointでのフォルダ作成といったイベントをトリガーに、Gmailなどのメールツールから関係者へ自動で通知メールを送信する ことで、重要な更新情報を見逃すことなく、スムーズな情報共有を実現します。
Microsoft SharePointでフォルダが作成されたら、Gmailで自動で通知する
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■概要
Microsoft SharePointで新しいフォルダが作成された際、関係者への通知を手作業で行うのは手間がかかり、また通知漏れのリスクも伴うのではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointでのフォルダ作成を担当者に迅速に周知したいと考えている方 手作業によるGmailでの通知作成や送信の手間を削減したい方 情報共有の抜け漏れを防ぎ、チーム全体の業務効率を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointでフォルダが作成されると、Gmailへの通知が自動で行われるため、手作業による連絡の手間と時間を削減できます。 通知が自動化されることで、連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、YoomにMicrosoft SharePoint、Gmailを連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら」というアクションを設定します。この際、対象のサイトURLやフォルダを指定します。 次に、分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理に進むようにします。 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを選択し、フォルダ作成の通知メールを自動送信するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、通知の対象としたいサイトのURLやフォルダパスを任意で指定してください。 分岐機能では、例えば特定のフォルダ名が含まれる場合のみ通知するなど、どのような条件でGmail通知の処理を分岐させるか任意に設定・追加が可能です。 Gmailで送信する通知メールは、通知先のメールアドレスを任意に設定できるほか、メールの件名や本文に固定のテキストを入れたり、Microsoft SharePointから取得したフォルダ名や作成日時といった情報を変数として埋め込んだりするなどのカスタムが可能です。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートを連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Microsoft SharePointにファイルが追加された際に、そのファイル内容をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で情報を追加するフローを解説していきます！こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Microsoft SharePointのトリガー設定とOCR、Google スプレッドシートのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Microsoft SharePointでファイルが追加されたらOCRし、Google スプレッドシートに自動で追加する
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■概要
Microsoft SharePointに新しいファイルが追加されるたび、内容確認とGoogle スプレッドシートへの手入力に時間を要していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointで受領する書類の内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方 書類からのデータ抽出と入力の自動化で、ヒューマンエラーを減らし業務の正確性を高めたい方 定型的なデータ入力業務を効率化し、より戦略的な業務へ時間を活用したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル追加からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化され、手作業による転記時間を短縮します。 データ入力の自動化により、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得するようにします。 次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定のスプレッドシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクション設定において、読み取り対象とするファイル内の特定領域や抽出したい項目を任意で指定することが可能です。 Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、OCR機能で抽出したどの情報をスプレッドシートのどの列に記録するかを自由にマッピングできます。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ登録の流れ
1) Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
2) Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Microsoft SharePointの場合】 Microsoft SharePointを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
【Google スプレッドシートの場合】 Google スプレッドシートを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
3) 登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
Microsoft SharePointでファイルが追加されたらOCRし、Google スプレッドシートに自動で追加する
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■概要
Microsoft SharePointに新しいファイルが追加されるたび、内容確認とGoogle スプレッドシートへの手入力に時間を要していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointで受領する書類の内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方 書類からのデータ抽出と入力の自動化で、ヒューマンエラーを減らし業務の正確性を高めたい方 定型的なデータ入力業務を効率化し、より戦略的な業務へ時間を活用したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル追加からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化され、手作業による転記時間を短縮します。 データ入力の自動化により、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得するようにします。 次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定のスプレッドシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクション設定において、読み取り対象とするファイル内の特定領域や抽出したい項目を任意で指定することが可能です。 Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、OCR機能で抽出したどの情報をスプレッドシートのどの列に記録するかを自由にマッピングできます。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
1) 最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
ステップ3：Microsoft SharePointで指定フォルダにファイルが作成または更新されたら起動するトリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。1) まずは「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3) トリガーの起動間隔を選択し、サイトIDとフォルダIDを入力します。各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help) 特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
サイトIDはボックスをクリックすると連携済みのサイトIDが表示されるので、使用したいサイトIDを選択してください。
テストが成功したら「保存」します。
ステップ4：ファイルをダウンロードするアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロード」を選択して、「次へ」をクリックします。
3) サイトIDとドライブIDを入力します。アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
入力が完了したら、「テスト」をクリック。
ステップ5：画像・PDFから文字を読み取るアクションを設定
1) フローに戻り、「画像・PDFから文字を読み取る」のアイコンをクリックします。
2) アクションはアクションは「任意のPDFや画像ファイルから文字情報を読み取る(10タスク)」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3) 必須事項を入力します。
ステップ6：Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションを設定
1) フローに戻り、「データベースを操作する レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「レコードを追加する」が選択されていることを確認し、ステップ4の時と同じように「データベースの連携」を入力していきます。
スプレッドシートIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので事前に準備しておいたスプレッドシートを候補から選択してください。
3) 追加するレコードの値はアウトプットを使用して入力します。
入力できたら、「テスト」をクリックします。
これで【Microsoft SharePointでファイルが追加されたらOCRし、Google スプレッドシートに自動で追加する 】というフローが完成しました。
ステップ7：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
Microsoft SharePointのAPIを使ったその他の自動化例 Microsoft SharePointのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Microsoft SharePointを使った自動化例 Outlookで受信した添付ファイルを自動でアップロードしたり、DocuSignで契約が完了したタイミングで関連書類を格納したりできます。また、SalesforceやNotionに取引先が登録された際にSharePoint上に専用フォルダを自動作成することも可能です。
Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
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■概要
Outlookで受信する請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でMicrosoft SharePointに保存していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルをMicrosoft SharePointへ自動でアップロードでき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに格納している方 ファイルのダウンロードやアップロード作業に時間を取られ、業務効率に課題を感じている方 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信からMicrosoft SharePointへのファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのファイル操作が不要になることで、保存漏れや誤った場所への格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、特定のフォルダに届いたメールのみを自動化の対象にできます。 分岐機能の設定では、メールの件名や送信元アドレスなどの情報をもとに、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理を実行するようカスタマイズが可能です。 Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、保存先のサイトID、ドライブID、フォルダ名などを任意で指定できます。 アップロードするファイル名は、元のファイル名のまま保存するだけでなく、受信日時などの情報と組み合わせて動的に命名することも可能です。 ■注意事項
Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書や重要文書を頻繁に扱う方
法務担当者や契約管理担当者 営業担当者や営業マネージャー プロジェクトマネージャー 2.文書の管理と共有を効率化したいと考えている方
業務の自動化や効率化を目指している企業の管理者 契約書の保管とアクセスを簡便化したい方 共有フォルダへの手動アップロードを減らしたい方 3.DocuSignとMicrosoft SharePointを日常的に活用している方
DocuSignを使用して契約書の締結を行っている企業 Microsoft SharePointを利用して文書の管理と共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・契約書や重要文書が自動的にSharePointに格納されることで、手動でのアップロード作業の手間を省くことができます。
・契約書の管理と共有が効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・DocuSign、Microsoft SharePointそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Salesforceに取引先が登録されたらSharePointにフォルダを作成する
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◼️概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、SharePointに取引先名のフォルダを新たに作成し、作成したフォルダのURLをSalesforceに登録するフローボットで
す。
こちらのフローボットを利用することで、Salesforceに取引先が登録されたら自動的にフォルダを作成し、取引先に関連するファイルをSharePointで管理することが可能です。
設定内容を自由に変更してご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとSharePointを併用しており、普段から頻繁に2つのアプリケーションを切り替えている方。
このフローボットを利用すると、Salesforce上でのイベントに応じてSharePointに任意のフォルダを作成することができます。
◼️注意事項
・SharePointとSalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・Salesforceに取引先を登録してから5~15分後にフローボットが起動します。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Slackのチャンネルに投稿されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
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※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackの特定チャンネルで共有される重要なファイルを、都度Microsoft SharePointに手動でアップロードするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業によるアップロード漏れは、後々の情報共有に支障をきたす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Slackのチャンネルにファイルが投稿されるだけで、指定したMicrosoft SharePointのフォルダへ自動でアップロードされるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackで共有されたファイルをMicrosoft SharePointへ手動で移している方 ファイルの保存漏れや手作業によるミスを防ぎ、情報管理を徹底したい方 チーム内のファイル共有プロセスを自動化し、業務効率を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへのファイル投稿をトリガーに自動でSharePointへ保存するため、手作業でのアップロードに費やしていた時間を短縮できます。 手動でのアップロード作業が不要になることで、ファイルの保存漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、対象のチャンネルを指定します。 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackのトリガー設定では、フローボットを起動させたい特定のチャンネルを任意で設定してください。 Microsoft SharePointのファイルアップロード設定では、ファイルの保存先となるサイトやフォルダを任意で指定することが可能です。 また、ファイル名に投稿日時や投稿者名など、前段のSlackトリガーで取得した情報（変数）を埋め込むといったカスタムも可能です。 ■注意事項
Slack、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Notionで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Notionで管理している取引先情報を、Microsoft SharePointにも反映させていますか？案件ごとにフォルダを作成する際、手作業でのコピー＆ペーストは手間がかかる上に、入力ミスやフォルダの作成漏れといった課題にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionに新しい取引先データが登録されるとMicrosoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
NotionとMicrosoft SharePointで取引先情報を管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方 取引先ごとのフォルダ作成漏れや命名規則の間違いなど、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方 情報システム部門やDX推進担当で、各部署のデータ連携を自動化する仕組みを探している方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionに取引先情報を登録するだけで、Microsoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、手作業の時間を短縮できます 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとMicrosoft SharePointをYoomと連携します トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーの起動が「作成」によるものだった場合のみ後続の処理に進むようにします 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページの詳細情報を取得します 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報を元にフォルダを作成します ■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースIDを任意で設定してください Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、フォルダ名にNotionから取得した取引先名を含めるなど、動的な情報を組み合わせて設定できます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■注意事項
Notion、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ この記事では、「Microsoft SharePointの情報を他のアプリに自動で連携する方法」 について、プログラミング不要で実現できる具体的なフローをご紹介しました。
Yoomには、今回ご紹介したSharePointとの連携以外にも、日々の業務を効率化するためのテンプレートが多数用意されています。 スケジュールに応じた実行やチャットツールとの連携など、使い方に合わせて自由にカスタマイズできる点も魅力です。
「ファイル共有のたびに手間がかかる」「通知漏れが不安」「もっとスムーズに連携したい」 と感じている方は、ぜひテンプレートを活用して自動化を体験してみてください。専門知識がなくてもすぐに始められます。
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