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【ノーコードで実現】Microsoft SharePointの情報を他のアプリに自動で連携する方法
■概要
Microsoft SharePointに新しいファイルが追加されるたび、内容確認とGoogle スプレッドシートへの手入力に時間を要していませんか？
手作業による入力ミスや確認漏れも、業務のボトルネックになりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がファイル内の文字情報を読み取ります。
さらに、Google スプレッドシートへ自動でデータを追加するため、業務の正確性と効率を高めることにつながります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointで受領する書類の内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 書類からのデータ抽出と入力の自動化で、ヒューマンエラーを減らし業務の正確性を高めたい方
- 定型的なデータ入力業務を効率化し、より戦略的な業務へ時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイル追加からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化され、手作業による転記時間を短縮します。
- データ入力の自動化により、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得するようにします。
- 次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定において、読み取り対象とするファイル内の特定領域や抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、OCR機能で抽出したどの情報をスプレッドシートのどの列に記録するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Microsoft SharePointに新しいファイルが追加されるたび、内容確認とGoogle スプレッドシートへの手入力に時間を要していませんか？
手作業による入力ミスや確認漏れも、業務のボトルネックになりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がファイル内の文字情報を読み取ります。
さらに、Google スプレッドシートへ自動でデータを追加するため、業務の正確性と効率を高めることにつながります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointで受領する書類の内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 書類からのデータ抽出と入力の自動化で、ヒューマンエラーを減らし業務の正確性を高めたい方
- 定型的なデータ入力業務を効率化し、より戦略的な業務へ時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイル追加からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化され、手作業による転記時間を短縮します。
- データ入力の自動化により、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得するようにします。
- 次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定において、読み取り対象とするファイル内の特定領域や抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、OCR機能で抽出したどの情報をスプレッドシートのどの列に記録するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
「あれ、また手入力ミス……」
「フォルダ作ったのに、共有が遅れて指摘されちゃった」
そんな経験ありませんか？Microsoft SharePointは便利なツールですが、ファイルの追加やフォルダ作成といった日常的な作業をいちいち手作業で処理していると、ミスや漏れが発生しがちです。でも、もしそれらの動作をトリガーにして、自動でデータをGoogle スプレッドシートに記録したり、チャットやメールで関係者に通知を飛ばしたりできたらどうでしょうか？
たとえば、ファイルがMicrosoft SharePointにアップされたらOCRで内容を読み取り、その情報をGoogle スプレッドシートへ自動登録。あるいは、新しくフォルダが作成されたら、すぐにチャットでメンバーへ共有するなどといった連携がノーコードで実現できます。
この記事では、「Microsoft SharePointの情報を他のアプリに自動で連携する方法」について画像付きで詳しく解説していきます。手間を減らし、チーム全体の動きをもっとスムーズにしたい方は、ぜひ最後までご覧ください！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft SharePointのファイルから情報を抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Microsoft SharePointに新しいファイルが追加されるたび、内容確認とGoogle スプレッドシートへの手入力に時間を要していませんか？
手作業による入力ミスや確認漏れも、業務のボトルネックになりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がファイル内の文字情報を読み取ります。
さらに、Google スプレッドシートへ自動でデータを追加するため、業務の正確性と効率を高めることにつながります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointで受領する書類の内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 書類からのデータ抽出と入力の自動化で、ヒューマンエラーを減らし業務の正確性を高めたい方
- 定型的なデータ入力業務を効率化し、より戦略的な業務へ時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイル追加からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化され、手作業による転記時間を短縮します。
- データ入力の自動化により、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得するようにします。
- 次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定において、読み取り対象とするファイル内の特定領域や抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、OCR機能で抽出したどの情報をスプレッドシートのどの列に記録するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Microsoft SharePointに新しいファイルが追加されるたび、内容確認とGoogle スプレッドシートへの手入力に時間を要していませんか？
手作業による入力ミスや確認漏れも、業務のボトルネックになりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がファイル内の文字情報を読み取ります。
さらに、Google スプレッドシートへ自動でデータを追加するため、業務の正確性と効率を高めることにつながります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointで受領する書類の内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 書類からのデータ抽出と入力の自動化で、ヒューマンエラーを減らし業務の正確性を高めたい方
- 定型的なデータ入力業務を効率化し、より戦略的な業務へ時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイル追加からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化され、手作業による転記時間を短縮します。
- データ入力の自動化により、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得するようにします。
- 次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定において、読み取り対象とするファイル内の特定領域や抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、OCR機能で抽出したどの情報をスプレッドシートのどの列に記録するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Microsoft SharePointの情報を連携・活用する自動化方法
Microsoft SharePointを活用する上で、ファイルの追加やフォルダ作成といった操作を起点に、他のツールへ情報を連携したり通知したりする業務は頻繁に発生します。これらの作業を自動化することで、手作業による手間やミスを削減し、業務効率を大幅に向上させることができます。ここでは、Yoomに用意されているMicrosoft SharePoint連携の自動化テンプレートをいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
データベースサービスとMicrosoft SharePointを連携する
Microsoft SharePoint上のファイル情報（例：OCRで抽出したテキスト）をGoogle スプレッドシートなどのデータベースサービスに自動で記録・更新することができるので、データの集約や分析作業を効率化し、手入力の手間やミスを削減できます。
■概要
Microsoft SharePointに新しいファイルが追加されるたび、内容確認とGoogle スプレッドシートへの手入力に時間を要していませんか？
手作業による入力ミスや確認漏れも、業務のボトルネックになりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がファイル内の文字情報を読み取ります。
さらに、Google スプレッドシートへ自動でデータを追加するため、業務の正確性と効率を高めることにつながります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointで受領する書類の内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 書類からのデータ抽出と入力の自動化で、ヒューマンエラーを減らし業務の正確性を高めたい方
- 定型的なデータ入力業務を効率化し、より戦略的な業務へ時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイル追加からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化され、手作業による転記時間を短縮します。
- データ入力の自動化により、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得するようにします。
- 次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定において、読み取り対象とするファイル内の特定領域や抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、OCR機能で抽出したどの情報をスプレッドシートのどの列に記録するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Microsoft SharePointに新しいファイルが追加されるたび、内容確認とGoogle スプレッドシートへの手入力に時間を要していませんか？
手作業による入力ミスや確認漏れも、業務のボトルネックになりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がファイル内の文字情報を読み取ります。
さらに、Google スプレッドシートへ自動でデータを追加するため、業務の正確性と効率を高めることにつながります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointで受領する書類の内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 書類からのデータ抽出と入力の自動化で、ヒューマンエラーを減らし業務の正確性を高めたい方
- 定型的なデータ入力業務を効率化し、より戦略的な業務へ時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイル追加からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化され、手作業による転記時間を短縮します。
- データ入力の自動化により、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得するようにします。
- 次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定において、読み取り対象とするファイル内の特定領域や抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、OCR機能で抽出したどの情報をスプレッドシートのどの列に記録するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
チャットツールとSharePointを連携する
Microsoft SharePointでフォルダが作成された際などに、Discordのようなチャットツールへ自動で通知を送信することができるため、関係者への情報共有を迅速かつ確実に行い、コミュニケーションロスを防ぎます。
■概要
Microsoft SharePointでフォルダが作成・更新された際、その情報をチームへ迅速に共有できず、業務に支障が出た経験はありませんか？
手作業での確認や通知は手間がかかる上に、見落としや連絡漏れが発生しやすく、プロジェクトの進行を妨げる一因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePoint上で特定のフォルダに新しいフォルダが作成または更新されたタイミングでDiscordへ自動で通知することが可能になり、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとDiscordを日常業務で利用し、情報共有の迅速化を求めている方
- フォルダが作成・更新されるたびに手動で通知する作業に非効率を感じている方
- リアルタイムでの情報伝達を通じて、チーム全体の業務効率向上を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointでのフォルダ作成や更新を自動で検知し、Discordへ即座に通知するため、これまで手作業で行っていた確認や連絡の時間を削減できます。
- 手動での通知作業が不要になることで、連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、より確実でスピーディーな情報共有体制を構築できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomに連携させます。
- 次に、トリガーとしてMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら」というアクションを設定し、対象とするフォルダを具体的に指定します。
- 続いて、分岐機能を追加し、特定の条件下でのみ通知を実行するなど、必要に応じた処理の分岐ルールを設定します。
- 最後に、Discordの「メッセージを送信」アクションを設定します。ここで、Microsoft SharePointから取得したフォルダ名や更新日時といった情報を盛り込んだ通知メッセージの内容や、通知先のチャンネルを詳細に指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能を用いることで、例えば特定のキーワードがフォルダ名に含まれている場合のみ通知を実行する、あるいは特定のユーザーによる更新の場合のみ通知するなど、より細やかな条件に基づいた通知処理を設定し、ワークフローの精度を高めることが可能です。
- Discordへの通知設定において、メッセージを送信するチャンネルは任意に選択可能です。また、通知メッセージの本文には、固定のテキストだけでなく、Microsoft SharePointのトリガー情報から取得したフォルダ名、作成者、更新日時といった動的なデータを変数として組み込むことで、状況に応じた柔軟な通知が実現できます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Microsoft SharePointでフォルダが作成・更新された際、その情報をチームへ迅速に共有できず、業務に支障が出た経験はありませんか？
手作業での確認や通知は手間がかかる上に、見落としや連絡漏れが発生しやすく、プロジェクトの進行を妨げる一因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePoint上で特定のフォルダに新しいフォルダが作成または更新されたタイミングでDiscordへ自動で通知することが可能になり、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとDiscordを日常業務で利用し、情報共有の迅速化を求めている方
- フォルダが作成・更新されるたびに手動で通知する作業に非効率を感じている方
- リアルタイムでの情報伝達を通じて、チーム全体の業務効率向上を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointでのフォルダ作成や更新を自動で検知し、Discordへ即座に通知するため、これまで手作業で行っていた確認や連絡の時間を削減できます。
- 手動での通知作業が不要になることで、連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、より確実でスピーディーな情報共有体制を構築できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomに連携させます。
- 次に、トリガーとしてMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら」というアクションを設定し、対象とするフォルダを具体的に指定します。
- 続いて、分岐機能を追加し、特定の条件下でのみ通知を実行するなど、必要に応じた処理の分岐ルールを設定します。
- 最後に、Discordの「メッセージを送信」アクションを設定します。ここで、Microsoft SharePointから取得したフォルダ名や更新日時といった情報を盛り込んだ通知メッセージの内容や、通知先のチャンネルを詳細に指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能を用いることで、例えば特定のキーワードがフォルダ名に含まれている場合のみ通知を実行する、あるいは特定のユーザーによる更新の場合のみ通知するなど、より細やかな条件に基づいた通知処理を設定し、ワークフローの精度を高めることが可能です。
- Discordへの通知設定において、メッセージを送信するチャンネルは任意に選択可能です。また、通知メッセージの本文には、固定のテキストだけでなく、Microsoft SharePointのトリガー情報から取得したフォルダ名、作成者、更新日時といった動的なデータを変数として組み込むことで、状況に応じた柔軟な通知が実現できます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
メールツールとSharePointを連携する
Microsoft SharePointでのフォルダ作成といったイベントをトリガーに、Gmailなどのメールツールから関係者へ自動で通知メールを送信することで、重要な更新情報を見逃すことなく、スムーズな情報共有を実現します。
■概要
Microsoft SharePointで新しいフォルダが作成された際、関係者への通知を手作業で行うのは手間がかかり、また通知漏れのリスクも伴うのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointでフォルダが作成されると自動でGmailへ通知が送信されるため、情報共有の遅延や確認漏れといった課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointでのフォルダ作成を担当者に迅速に周知したいと考えている方
- 手作業によるGmailでの通知作成や送信の手間を削減したい方
- 情報共有の抜け漏れを防ぎ、チーム全体の業務効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointでフォルダが作成されると、Gmailへの通知が自動で行われるため、手作業による連絡の手間と時間を削減できます。
- 通知が自動化されることで、連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、YoomにMicrosoft SharePoint、Gmailを連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら」というアクションを設定します。この際、対象のサイトURLやフォルダを指定します。
- 次に、分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理に進むようにします。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを選択し、フォルダ作成の通知メールを自動送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、通知の対象としたいサイトのURLやフォルダパスを任意で指定してください。
- 分岐機能では、例えば特定のフォルダ名が含まれる場合のみ通知するなど、どのような条件でGmail通知の処理を分岐させるか任意に設定・追加が可能です。
- Gmailで送信する通知メールは、通知先のメールアドレスを任意に設定できるほか、メールの件名や本文に固定のテキストを入れたり、Microsoft SharePointから取得したフォルダ名や作成日時といった情報を変数として埋め込んだりするなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Microsoft SharePointで新しいフォルダが作成された際、関係者への通知を手作業で行うのは手間がかかり、また通知漏れのリスクも伴うのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointでフォルダが作成されると自動でGmailへ通知が送信されるため、情報共有の遅延や確認漏れといった課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointでのフォルダ作成を担当者に迅速に周知したいと考えている方
- 手作業によるGmailでの通知作成や送信の手間を削減したい方
- 情報共有の抜け漏れを防ぎ、チーム全体の業務効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointでフォルダが作成されると、Gmailへの通知が自動で行われるため、手作業による連絡の手間と時間を削減できます。
- 通知が自動化されることで、連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、YoomにMicrosoft SharePoint、Gmailを連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら」というアクションを設定します。この際、対象のサイトURLやフォルダを指定します。
- 次に、分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理に進むようにします。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを選択し、フォルダ作成の通知メールを自動送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、通知の対象としたいサイトのURLやフォルダパスを任意で指定してください。
- 分岐機能では、例えば特定のフォルダ名が含まれる場合のみ通知するなど、どのような条件でGmail通知の処理を分岐させるか任意に設定・追加が可能です。
- Gmailで送信する通知メールは、通知先のメールアドレスを任意に設定できるほか、メールの件名や本文に固定のテキストを入れたり、Microsoft SharePointから取得したフォルダ名や作成日時といった情報を変数として埋め込んだりするなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートを連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Microsoft SharePointにファイルが追加された際に、そのファイル内容をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で情報を追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Microsoft SharePointのトリガー設定とOCR、Google スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
Microsoft SharePointに新しいファイルが追加されるたび、内容確認とGoogle スプレッドシートへの手入力に時間を要していませんか？
手作業による入力ミスや確認漏れも、業務のボトルネックになりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がファイル内の文字情報を読み取ります。
さらに、Google スプレッドシートへ自動でデータを追加するため、業務の正確性と効率を高めることにつながります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointで受領する書類の内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 書類からのデータ抽出と入力の自動化で、ヒューマンエラーを減らし業務の正確性を高めたい方
- 定型的なデータ入力業務を効率化し、より戦略的な業務へ時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイル追加からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化され、手作業による転記時間を短縮します。
- データ入力の自動化により、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得するようにします。
- 次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定において、読み取り対象とするファイル内の特定領域や抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、OCR機能で抽出したどの情報をスプレッドシートのどの列に記録するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Microsoft SharePointに新しいファイルが追加されるたび、内容確認とGoogle スプレッドシートへの手入力に時間を要していませんか？
手作業による入力ミスや確認漏れも、業務のボトルネックになりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がファイル内の文字情報を読み取ります。
さらに、Google スプレッドシートへ自動でデータを追加するため、業務の正確性と効率を高めることにつながります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointで受領する書類の内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 書類からのデータ抽出と入力の自動化で、ヒューマンエラーを減らし業務の正確性を高めたい方
- 定型的なデータ入力業務を効率化し、より戦略的な業務へ時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイル追加からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化され、手作業による転記時間を短縮します。
- データ入力の自動化により、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得するようにします。
- 次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定において、読み取り対象とするファイル内の特定領域や抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、OCR機能で抽出したどの情報をスプレッドシートのどの列に記録するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ登録の流れ
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Microsoft SharePointの場合】
Microsoft SharePointを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
※なお、Microsoft 365（旧Office 365）には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
【Google スプレッドシートの場合】
Google スプレッドシートを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
■概要
Microsoft SharePointに新しいファイルが追加されるたび、内容確認とGoogle スプレッドシートへの手入力に時間を要していませんか？
手作業による入力ミスや確認漏れも、業務のボトルネックになりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がファイル内の文字情報を読み取ります。
さらに、Google スプレッドシートへ自動でデータを追加するため、業務の正確性と効率を高めることにつながります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointで受領する書類の内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 書類からのデータ抽出と入力の自動化で、ヒューマンエラーを減らし業務の正確性を高めたい方
- 定型的なデータ入力業務を効率化し、より戦略的な業務へ時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイル追加からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化され、手作業による転記時間を短縮します。
- データ入力の自動化により、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得するようにします。
- 次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定において、読み取り対象とするファイル内の特定領域や抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、OCR機能で抽出したどの情報をスプレッドシートのどの列に記録するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Microsoft SharePointに新しいファイルが追加されるたび、内容確認とGoogle スプレッドシートへの手入力に時間を要していませんか？
手作業による入力ミスや確認漏れも、業務のボトルネックになりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がファイル内の文字情報を読み取ります。
さらに、Google スプレッドシートへ自動でデータを追加するため、業務の正確性と効率を高めることにつながります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointで受領する書類の内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 書類からのデータ抽出と入力の自動化で、ヒューマンエラーを減らし業務の正確性を高めたい方
- 定型的なデータ入力業務を効率化し、より戦略的な業務へ時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイル追加からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化され、手作業による転記時間を短縮します。
- データ入力の自動化により、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得するようにします。
- 次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定において、読み取り対象とするファイル内の特定領域や抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、OCR機能で抽出したどの情報をスプレッドシートのどの列に記録するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：Microsoft SharePointで指定フォルダにファイルが作成または更新されたら起動するトリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)トリガーの起動間隔を選択し、サイトIDとフォルダIDを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
サイトIDはボックスをクリックすると連携済みのサイトIDが表示されるので、使用したいサイトIDを選択してください。
また、フォルダIDはサイトIDを設定することで選択可能となります。
使用するサイトIDおよびフォルダIDを選択してください。
テストが成功したら「保存」します。
ステップ4：ファイルをダウンロードするアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロード」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)サイトIDとドライブIDを入力します。
先ほどと同様に候補から選択してください。
アイテムIDは取得した値（アウトプット）を使用して入力してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
入力が完了したら、「テスト」をクリック。
テストが完了したら、「保存」します。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ5：画像・PDFから文字を読み取るアクションを設定
1) フローに戻り、「画像・PDFから文字を読み取る」のアイコンをクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2) アクションはアクションは「任意のPDFや画像ファイルから文字情報を読み取る(10タスク)」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用」「ダウンロードしたファイル」を選択し、抽出したい項目が「すべての文字列」となっていることを確認します。
また、使用するAIや言語は必要に応じて選択してください。
入力できたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
ステップ6：Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションを設定
1) フローに戻り、「データベースを操作する レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「レコードを追加する」が選択されていることを確認し、ステップ4の時と同じように「データベースの連携」を入力していきます。
スプレッドシートIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので事前に準備しておいたスプレッドシートを候補から選択してください。
同様にフォルダIDも選択してください。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
3)追加するレコードの値はアウトプットを使用して入力します。
入力できたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」すれば完了です。
これで【Microsoft SharePointでファイルが追加されたらOCRし、Google スプレッドシートに自動で追加する】というフローが完成しました。
ステップ7：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Microsoft SharePointのAPIを使ったその他の自動化例
Microsoft SharePointのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Microsoft SharePointを使った自動化例
Outlookで受信した添付ファイルを自動でアップロードしたり、DocuSignで契約が完了したタイミングで関連書類を格納したりできます。また、SalesforceやNotionに取引先が登録された際にSharePoint上に専用フォルダを自動作成することも可能です。
■概要
Outlookで受信する請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でMicrosoft SharePointに保存していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルをMicrosoft SharePointへ自動でアップロードでき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに格納している方
- ファイルのダウンロードやアップロード作業に時間を取られ、業務効率に課題を感じている方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft SharePointへのファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル操作が不要になることで、保存漏れや誤った場所への格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。
- 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、特定のフォルダに届いたメールのみを自動化の対象にできます。
- 分岐機能の設定では、メールの件名や送信元アドレスなどの情報をもとに、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理を実行するようカスタマイズが可能です。
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、保存先のサイトID、ドライブID、フォルダ名などを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、元のファイル名のまま保存するだけでなく、受信日時などの情報と組み合わせて動的に命名することも可能です。
■注意事項
- Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要DocuSignでの電子契約は便利ですが、締結が完了した後の契約書の管理に手間を感じてはいないでしょうか。締結済みのファイルを都度ダウンロードし、Microsoft SharePointへ手動で格納する作業は、件数が増えるほど負担になり、格納漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープの締結が完了したタイミングをトリガーにして、契約ファイルと証明書を自動でMicrosoft SharePointに格納でき、契約管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignとMicrosoft SharePointを使い、手作業で契約書管理を行っている方
- 契約締結後のファイルのダウンロードや格納作業を自動化し、工数を削減したい方
- 手作業によるファイルの格納忘れや、誤った場所への保存などのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの締結完了後、自動でMicrosoft SharePointにファイルが格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの格納漏れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、契約管理の確実性を向上させます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、DocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定し、締結が完了したファイルの証明書を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したファイルを指定の場所に格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象とするアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでファイルをアップロードする際に、格納先のサイトやフォルダ、ファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項- DocuSign、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要Salesforceに新しい取引先情報を登録した後、関連書類を保管するためにMicrosoft SharePointへ手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、フォルダの命名規則を間違えたり、作成そのものを忘れてしまったりといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceへの取引先登録をトリガーとして、Microsoft SharePointに関連フォルダを自動で作成できるため、こうした課題を解消し、スムーズな顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- SalesforceとMicrosoft SharePointを併用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 顧客ごとのドキュメント管理を効率化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- Salesforceへのデータ入力に付随する後続作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Salesforceに取引先が登録されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、SalesforceとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、Salesforceから取得した取引先名などを基にフォルダを作成します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォルダ作成の履歴などを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Salesforceとの連携設定の際に、ご自身の環境のマイドメインURLを設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの作成場所や命名規則などを、固定値やSalesforceから取得した情報を用いて任意に設定できます。
- Salesforceにレコードを追加するアクションでは、記録対象のオブジェクトや項目、記録する内容などを、固定値や前段で取得した情報を変数として任意に設定可能です。
■注意事項・Salesforce、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。・データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackの特定チャンネルで共有される重要なファイルを、都度Microsoft SharePointに手動でアップロードするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業によるアップロード漏れは、後々の情報共有に支障をきたす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Slackのチャンネルにファイルが投稿されるだけで、指定したMicrosoft SharePointのフォルダへ自動でアップロードされるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで共有されたファイルをMicrosoft SharePointへ手動で移している方
- ファイルの保存漏れや手作業によるミスを防ぎ、情報管理を徹底したい方
- チーム内のファイル共有プロセスを自動化し、業務効率を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのファイル投稿をトリガーに自動でSharePointへ保存するため、手作業でのアップロードに費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのアップロード作業が不要になることで、ファイルの保存漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、対象のチャンネルを指定します。
- 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、フローボットを起動させたい特定のチャンネルを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointのファイルアップロード設定では、ファイルの保存先となるサイトやフォルダを任意で指定することが可能です。
- また、ファイル名に投稿日時や投稿者名など、前段のSlackトリガーで取得した情報（変数）を埋め込むといったカスタムも可能です。
■注意事項
- Slack、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要Notionで管理している取引先情報を、Microsoft SharePointにも反映させていますか？案件ごとにフォルダを作成する際、手作業でのコピー＆ペーストは手間がかかる上に、入力ミスやフォルダの作成漏れといった課題にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionに新しい取引先データが登録されるとMicrosoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- NotionとMicrosoft SharePointで取引先情報を管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 取引先ごとのフォルダ作成漏れや命名規則の間違いなど、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- 情報システム部門やDX推進担当で、各部署のデータ連携を自動化する仕組みを探している方
■このテンプレートを使うメリット- Notionに取引先情報を登録するだけで、Microsoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、手作業の時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとMicrosoft SharePointをYoomと連携します
- トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーの起動が「作成」によるものだった場合のみ後続の処理に進むようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報を元にフォルダを作成します
■このワークフローのカスタムポイント- Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースIDを任意で設定してください
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、フォルダ名にNotionから取得した取引先名を含めるなど、動的な情報を組み合わせて設定できます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項- Notion、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Outlookで受信する請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でMicrosoft SharePointに保存していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルをMicrosoft SharePointへ自動でアップロードでき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに格納している方
- ファイルのダウンロードやアップロード作業に時間を取られ、業務効率に課題を感じている方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft SharePointへのファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル操作が不要になることで、保存漏れや誤った場所への格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。
- 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、特定のフォルダに届いたメールのみを自動化の対象にできます。
- 分岐機能の設定では、メールの件名や送信元アドレスなどの情報をもとに、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理を実行するようカスタマイズが可能です。
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、保存先のサイトID、ドライブID、フォルダ名などを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、元のファイル名のまま保存するだけでなく、受信日時などの情報と組み合わせて動的に命名することも可能です。
■注意事項
- Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignとMicrosoft SharePointを使い、手作業で契約書管理を行っている方
- 契約締結後のファイルのダウンロードや格納作業を自動化し、工数を削減したい方
- 手作業によるファイルの格納忘れや、誤った場所への保存などのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの締結完了後、自動でMicrosoft SharePointにファイルが格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの格納漏れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、契約管理の確実性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、DocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定し、締結が完了したファイルの証明書を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したファイルを指定の場所に格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象とするアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでファイルをアップロードする際に、格納先のサイトやフォルダ、ファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- DocuSign、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとMicrosoft SharePointを併用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 顧客ごとのドキュメント管理を効率化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- Salesforceへのデータ入力に付随する後続作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceに取引先が登録されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、Salesforceから取得した取引先名などを基にフォルダを作成します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォルダ作成の履歴などを記録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定の際に、ご自身の環境のマイドメインURLを設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの作成場所や命名規則などを、固定値やSalesforceから取得した情報を用いて任意に設定できます。
- Salesforceにレコードを追加するアクションでは、記録対象のオブジェクトや項目、記録する内容などを、固定値や前段で取得した情報を変数として任意に設定可能です。
■注意事項
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackの特定チャンネルで共有される重要なファイルを、都度Microsoft SharePointに手動でアップロードするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業によるアップロード漏れは、後々の情報共有に支障をきたす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Slackのチャンネルにファイルが投稿されるだけで、指定したMicrosoft SharePointのフォルダへ自動でアップロードされるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで共有されたファイルをMicrosoft SharePointへ手動で移している方
- ファイルの保存漏れや手作業によるミスを防ぎ、情報管理を徹底したい方
- チーム内のファイル共有プロセスを自動化し、業務効率を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのファイル投稿をトリガーに自動でSharePointへ保存するため、手作業でのアップロードに費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのアップロード作業が不要になることで、ファイルの保存漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、対象のチャンネルを指定します。
- 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、フローボットを起動させたい特定のチャンネルを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointのファイルアップロード設定では、ファイルの保存先となるサイトやフォルダを任意で指定することが可能です。
- また、ファイル名に投稿日時や投稿者名など、前段のSlackトリガーで取得した情報（変数）を埋め込むといったカスタムも可能です。
■注意事項
- Slack、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- NotionとMicrosoft SharePointで取引先情報を管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 取引先ごとのフォルダ作成漏れや命名規則の間違いなど、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- 情報システム部門やDX推進担当で、各部署のデータ連携を自動化する仕組みを探している方
- Notionに取引先情報を登録するだけで、Microsoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、手作業の時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます
- はじめに、NotionとMicrosoft SharePointをYoomと連携します
- トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーの起動が「作成」によるものだった場合のみ後続の処理に進むようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報を元にフォルダを作成します
- Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースIDを任意で設定してください
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、フォルダ名にNotionから取得した取引先名を含めるなど、動的な情報を組み合わせて設定できます
■注意事項
- Notion、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
この記事では、「Microsoft SharePointの情報を他のアプリに自動で連携する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的なフローをご紹介しました。
Microsoft SharePointでのファイル追加やフォルダ作成をトリガーとして、通知やデータ登録を自動化することで、作業ミスの防止や情報共有のスピードアップが期待できます。
Yoomには、今回ご紹介したSharePointとの連携以外にも、日々の業務を効率化するためのテンプレートが多数用意されています。スケジュールに応じた実行やチャットツールとの連携など、使い方に合わせて自由にカスタマイズできる点も魅力です。
「ファイル共有のたびに手間がかかる」「通知漏れが不安」「もっとスムーズに連携したい」と感じている方は、ぜひテンプレートを活用して自動化を体験してみてください。専門知識がなくてもすぐに始められます。
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