Gmailで受信したファイルをOCRし、PDFを発行してBoxに格納する
試してみる
■概要
取引先からGmailで受信した請求書や申込書が画像ベースのPDFで、内容の確認や転記作業に手間を感じていませんか。手作業でのテキスト化は時間がかかる上、入力ミスの原因にもなりかねません。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信するスキャンPDFを、手作業で読み取り可能なPDFに変換している方 Boxを文書管理に利用しており、手動でのファイルアップロード作業を効率化したい方 定型的な書類の処理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのファイル受信を起点に、OCR処理からBoxへの格納までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データの正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、受信したメールの添付ファイルを対象にOCR処理を実行するよう設定します 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、OCRで抽出したテキストデータをもとに読み取り可能なPDFを発行します 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の設定では、請求書番号や合計金額など、読み取りたいファイルの抽出項目を任意でカスタムすることが可能です。 Boxへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダを指定したり、ファイル名に日付や取引先名など前段のフローで取得した情報を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です。 ■注意事項
Gmail、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「請求書をスキャンしてPDFにしたけれど、テキストをコピーできず手入力している…」「紙書類をデータ化したい。でも、一つ一つ文字起こしするのは面倒…」
このように、PDFの扱いにくさや非効率な手作業に悩んでいませんか？
もし、PDFファイルから自動でテキストを抽出し、「読み取り可能なPDF」に変換できる仕組み があれば、面倒な作業から解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、書類のデータ化作業を効率化してみてください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはスキャンされたPDFを読み取り可能なPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで受信したファイルをOCRし、PDFを発行してBoxに格納する
試してみる
■概要
取引先からGmailで受信した請求書や申込書が画像ベースのPDFで、内容の確認や転記作業に手間を感じていませんか。手作業でのテキスト化は時間がかかる上、入力ミスの原因にもなりかねません。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信するスキャンPDFを、手作業で読み取り可能なPDFに変換している方 Boxを文書管理に利用しており、手動でのファイルアップロード作業を効率化したい方 定型的な書類の処理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのファイル受信を起点に、OCR処理からBoxへの格納までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データの正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、受信したメールの添付ファイルを対象にOCR処理を実行するよう設定します 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、OCRで抽出したテキストデータをもとに読み取り可能なPDFを発行します 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の設定では、請求書番号や合計金額など、読み取りたいファイルの抽出項目を任意でカスタムすることが可能です。 Boxへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダを指定したり、ファイル名に日付や取引先名など前段のフローで取得した情報を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です。 ■注意事項
Gmail、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
スキャンされたPDFを読み取り可能なPDFに変換する自動化パターン
様々なツールで受け取ったスキャンPDFを、自動でOCR（光学的文字認識）処理し、「読み取り可能なPDF」に変換する自動化の方法を、具体的なテンプレートを用いてご紹介します。
メールで受信したスキャンPDFを読み取り可能なPDFに変換する
Gmailなどで受け取ったスキャンPDFをトリガーにして、自動でOCR処理を行い、読み取り可能なPDFを生成 します。
この連携により、メールで届く請求書や契約書などの管理・検索を楽にすることが可能です。
Gmailで受信したファイルをOCRし、PDFを発行してBoxに格納する
試してみる
■概要
取引先からGmailで受信した請求書や申込書が画像ベースのPDFで、内容の確認や転記作業に手間を感じていませんか。手作業でのテキスト化は時間がかかる上、入力ミスの原因にもなりかねません。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信するスキャンPDFを、手作業で読み取り可能なPDFに変換している方 Boxを文書管理に利用しており、手動でのファイルアップロード作業を効率化したい方 定型的な書類の処理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのファイル受信を起点に、OCR処理からBoxへの格納までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データの正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、受信したメールの添付ファイルを対象にOCR処理を実行するよう設定します 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、OCRで抽出したテキストデータをもとに読み取り可能なPDFを発行します 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の設定では、請求書番号や合計金額など、読み取りたいファイルの抽出項目を任意でカスタムすることが可能です。 Boxへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダを指定したり、ファイル名に日付や取引先名など前段のフローで取得した情報を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です。 ■注意事項
Gmail、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
チャットツールで受信したスキャンPDFを読み取り可能なPDFに変換する
Discordなどで共有されたスキャンPDFを自動で認識し、読み取り可能なPDFに変換する ことで、スムーズな情報共有とデータ活用を促進できます。
Discordで受信したPDFファイルをOCRし、PDFを発行してDropboxに格納する
試してみる
■概要
Discordで受け取った請求書などのスキャンPDFを、手作業で内容を確認しテキスト化する業務は手間がかかるのではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Discordで受け取るスキャンPDFを手作業でテキスト化し、管理している方 スキャンされたPDFを読み取り可能なPDFに変換する作業を自動化したい方 PDFからの情報抽出とファイル保存のプロセスを効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Discordにファイルが投稿されると、OCR処理からDropboxへの格納までが自動で実行されるため、手作業でのファイル変換や保存の時間を削減できます 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、OCR処理の漏れ、保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます ■フローボットの流れ
はじめに、DiscordとDropboxをYoomと連携します 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージにファイルが添付されている場合のみ後続の処理を実行するようにします 次に、オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定します 次に、OCR機能でダウンロードしたファイルを読み取り、テキストデータを抽出します 次に、書類発行機能でOCRで抽出したテキストデータを含む新しいPDFを発行します 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行したPDFを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の設定では、PDFファイルから抽出したい項目を任意で指定することが可能です Dropboxへファイルをアップロードする際に、ファイル名や保存先のフォルダを任意で指定したり、OCR機能で取得した値を変数としてファイル名に埋め込むなどの設定が可能です ■注意事項
Discord、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
フォームで送信されたスキャンPDFを読み取り可能なPDFに変換する
Yoomのフォーム機能などを通じてアップロードされたスキャンPDFファイルを起点に、自動で読み取り可能なPDFを生成する ことも可能です。
申請書や申込書などの受付業務を効率化します。
フォームで送信されたファイルをOCRし、PDFを発行してMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
フォームで受け取った請求書や申込書などのスキャンされたPDFファイルは、そのままではテキスト検索やデータの再利用ができず、手作業での転記や確認に手間がかかっていませんか。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をトリガーとして、スキャンされたPDFを読み取り可能なPDFへ自動で変換（convert scanned pdf to readable pdf）し、Microsoft SharePointへ格納するまでの一連の流れを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け取ったスキャン済みPDFファイルを手作業でデータ化している方 スキャンされたPDFを検索・編集可能なreadable pdfへ変換する作業を効率化したい方 Microsoft SharePointへのファイル格納作業を自動化し、手入力の手間をなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームが送信されると、OCR処理からMicrosoft SharePointへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 自動で処理されるため、ファイルの保存漏れやOCR結果の転記ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データ管理の正確性が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します 次に、トリガーでフォーム機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームで受け取ったファイルを対象に「OCRする」アクションを設定します 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、OCRで抽出したテキスト情報をもとに「書類を発行する」アクションを設定します 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行したPDFファイルを指定の場所に格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の設定では、読み取るファイルの中からどの項目のテキストを抽出するかを任意で設定することが可能です。 Microsoft SharePointへファイルをアップロードする設定では、保存先のフォルダやファイル名に固定の値を設定したり、フォームの入力内容やOCRで取得した値を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタムができます。 ■注意事項
Googleドキュメント、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Gmailで受信したスキャンPDFを読み取り可能なPDFに変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のメールを受信した際、添付されたスキャンPDFをOCR処理し、テキスト検索可能なPDFとしてBoxに自動で保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとGoogleドキュメント、Boxのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定とBoxのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで受信したファイルをOCRし、PDFを発行してBoxに格納する
試してみる
■概要
取引先からGmailで受信した請求書や申込書が画像ベースのPDFで、内容の確認や転記作業に手間を感じていませんか。手作業でのテキスト化は時間がかかる上、入力ミスの原因にもなりかねません。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信するスキャンPDFを、手作業で読み取り可能なPDFに変換している方 Boxを文書管理に利用しており、手動でのファイルアップロード作業を効率化したい方 定型的な書類の処理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのファイル受信を起点に、OCR処理からBoxへの格納までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データの正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、受信したメールの添付ファイルを対象にOCR処理を実行するよう設定します 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、OCRで抽出したテキストデータをもとに読み取り可能なPDFを発行します 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の設定では、請求書番号や合計金額など、読み取りたいファイルの抽出項目を任意でカスタムすることが可能です。 Boxへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダを指定したり、ファイル名に日付や取引先名など前段のフローで取得した情報を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です。 ■注意事項
Gmail、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：GmailとGoogleドキュメント、Boxのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
Gmail
Googleドキュメント
Googleドキュメントを検索・選択後、「Sign in with Google」をクリックします。
次に、アカウントを選択してください。
Box
ステップ2：テンプレートをコピー
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
Gmailで受信したファイルをOCRし、PDFを発行してBoxに格納する
試してみる
■概要
取引先からGmailで受信した請求書や申込書が画像ベースのPDFで、内容の確認や転記作業に手間を感じていませんか。手作業でのテキスト化は時間がかかる上、入力ミスの原因にもなりかねません。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信するスキャンPDFを、手作業で読み取り可能なPDFに変換している方 Boxを文書管理に利用しており、手動でのファイルアップロード作業を効率化したい方 定型的な書類の処理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのファイル受信を起点に、OCR処理からBoxへの格納までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データの正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、受信したメールの添付ファイルを対象にOCR処理を実行するよう設定します 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、OCRで抽出したテキストデータをもとに読み取り可能なPDFを発行します 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の設定では、請求書番号や合計金額など、読み取りたいファイルの抽出項目を任意でカスタムすることが可能です。 Boxへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダを指定したり、ファイル名に日付や取引先名など前段のフローで取得した情報を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です。 ■注意事項
Gmail、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
続いて、連携アカウントとアクションを選択 に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
タイトル：任意設定
トリガーアクション：「特定のラベルのメールを受信したら」を選択
次に、アプリトリガーのAPI接続設定 です。
【要確認】トリガーの起動間隔について
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 ご利用のプラン
【要確認】テストを行う際の注意点
テストを行う際は、トリガーとなるメールが必要です。以下のように、Gmailでメールを作成し、送信してみてください。
この記事では、サンプルとして以下の画像ファイル（PNG）を添付しています。
テストが成功すると、以下のように「取得した値
「件名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：文字の読み取り設定
Gmailで受信したファイルから文字を読み取るための設定をします。
続いて、アクションを選択 に進みます。
【要確認】OCRについて
OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうため、ご注意ください。
次に、詳細を設定 に移ります。
以下を参考に必要項目を設定し、「テスト」をクリックしてください。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：PDFの発行設定
ファイルから読み取った文字を、PDFにするための設定をします。
続いて、書類の連携 に進みます。
「雛形書類の連携」は、候補から選択します。
雛形書類の例
「格納先のGoogle DriveフォルダID」を候補から選択し、「出力ファイル名」は取得した値から選択します。
設定後、「次へ」をクリックしましょう。
次に、置換条件の設定 です。
「置換対象の文字列」は、作成した雛形書類の値が入力されていますので、そのままにしておきましょう。
「置換後の文字列」を、取得した値からそれぞれ選択します。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、指定したとおりに置換できているかどうか確認してみましょう。
ステップ6：Boxのアクション設定
作成したPDFをBoxに格納するための設定をします。
続いて、連携アカウントとアクションを選択 に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定 です。
「ファイルの添付方法」「ファイル」を確認後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、BoxにPDFがアップロードされていれば、設定完了です。
ステップ7：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
OCRやGmailを活用したその他の自動化例
OCR機能やGmailを使った自動化は、今回ご紹介したWebページのスクリーンショット以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
OCRを使った便利な自動化例 フォームのPDFやメールの見積書をOCRで読み取り、ExcelやGoogleスプレッドシートにデータ化し、Workplaceに通知できます。
また、ファイルをOCRで解析し、DeepLで翻訳したり、Groqで要約してドキュメントに追加したり、SalesforceなどのCRMでリードを作成したりと、書類処理を効率化します。
メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
海外の取引先からメールで届く見積書は、内容の確認や翻訳、手動でのデータ入力に手間がかかるのではないでしょうか。特に、言語の壁や手作業による転記ミスは、業務の遅延やトラブルのもとになりやすいものです。このワークフローを活用すれば、メール受信をきっかけに、添付された見積書をOCRで読み取り、DeepLで翻訳し、その内容を自動でGoogle スプレッドシートへ追加でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
海外との取引が多く、届いた見積書の内容確認や管理に手間を感じている方 DeepLとGoogle スプレッドシートを使い、手作業で見積書情報を翻訳・転記している方 見積書処理のヒューマンエラーを減らし、業務の標準化を進めたい担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信から翻訳、転記までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。 手作業による翻訳漏れや、スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、見積書データを正確に管理することができます。 ■フローボットの流れ
はじめに、DeepLとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 トリガーとして「メール受信」を設定し、特定条件のメール受信時にフローが起動するようにします。 OCR機能で、メールに添付された見積書ファイルからテキストを抽出します。 抽出されたテキストをDeepLで翻訳します（「テキストを翻訳」アクションを使用）。 翻訳された内容を、Google スプレッドシートの指定シートに自動で追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
メールトリガーの設定では、件名に含まれる特定の文字列や送信元メールアドレスを条件として指定し、意図したメールのみでフローを起動させることが可能です。 OCR機能の設定では、読み取るファイルの指定方法の変更や、見積金額や納期など、特定の項目のみを抽出するようカスタムできます。 DeepLの設定では、翻訳先の言語や、文章のトーン（フォーマル/インフォーマルなど）を任意で選択することが可能です。 Google スプレッドシートの設定では、データを出力するスプレッドシートやシートを指定し、どの列にどの情報を反映させるかを自由にカスタムできます。 ■注意事項
DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する
試してみる
■概要
Gmailに届く名刺などの添付ファイルを手作業でCRMに入力するのは、時間がかかる上にミスも起きやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをAI-OCRが自動で読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesにリード情報として登録します。面倒なデータ入力作業を自動化し、営業活動の初動を早めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとMicrosoft Dynamics365 Sales間で、手作業でのリード登録に手間を感じている方 展示会などで獲得した名刺のデータ化とCRMへの入力を効率化したい営業担当者の方 営業チームの定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を構築したいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailにファイルが添付されたメールが届くと自動で処理が開始されるため、これまで手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、会社名や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMicrosoft Dynamics365 SalesをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Dynamics365 Salesの「リードを作成」アクションを設定し、読み取った情報を元にリードを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のOCRでは、添付されたファイルから読み取りたい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定することが可能です。 Microsoft Dynamics365 Salesにリードを作成する際、前段のAI-OCRで読み取った情報をどの項目に登録するかを自由に設定できます。 ■注意事項
Gmail、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Groqで要約してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Google Driveに保存された請求書や議事録などの書類を確認し、その内容を手作業で要約して転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが追加されると、AIが自動でOCR処理からGroqによる要約まで行い、その結果をGoogle スプレッドシートに記録します。手作業による一連の業務を自動化し、情報の整理・管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで管理する書類の内容確認と転記に時間を要している管理部門の方 様々な書類からAIを活用して情報を抽出し、効率的に要約・整理したいと考えている方 Google スプレッドシートへの手入力作業を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルのアップロードからOCR、要約、転記までを自動化できるため、一連の作業にかかっていた時間を削減します。 手作業によるデータの転記ミスや、要約内容の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Drive、Groq、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 次に、YoomのAI機能である「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。 抽出したテキストをGroqの「テキストを生成」アクションに渡し、内容を要約するよう指示します。 最後に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、要約されたテキストを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、自動化の起点としたいフォルダを任意で指定してください。 OCR機能の設定では、読み取り対象のファイルや抽出したい項目、言語（日本語、英語など）を任意で設定します。 Groqでの要約設定では、使用するAIモデルや、「このテキストを箇条書きで要約して」といった具体的な指示（プロンプト）を自由にカスタマイズしてください。 Google スプレッドシートへの出力設定では、書き込み先のファイルやシート、どのセルにどの情報を入力するかを任意で指定します。 ■注意事項
Google Drive、Groq、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Google ドキュメントに追加する
試してみる
■概要
取引先からGmailに届く請求書や発注書などの添付ファイルを、都度手作業で確認し内容を転記する業務に手間を感じていませんか？こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信した際に添付ファイルを自動でOCR処理し、Google ドキュメントにテキストを追加できるため、これらの課題を解消し業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取る請求書などの添付ファイル管理に手間を感じている経理担当者の方 取引先から送られてくるPDFの注文書などを手作業で転記している営業担当者の方 紙の書類やPDF内の情報をデータ化し、Google ドキュメントで一元管理したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailに届いた添付ファイルを自動でOCR処理しテキスト化するため、これまで手作業で行っていた確認や転記の時間を短縮することができます。 手作業による転記が不要になるため、入力間違いや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します。 トリガーでGmailを選択し「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というトリガーアクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じてその後の処理を分岐させます。 オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、メールに添付されたファイルを読み取ります。 オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストをドキュメントに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローの起動条件となる件名や本文のキーワードを任意で設定してください。 分岐機能では、添付ファイルの有無といった条件を自由に設定してその後の処理を分けることができます。 OCR機能では、読み取った情報から特定の項目（請求金額、会社名など）のみを抽出するよう詳細に設定可能です。 Googleドキュメントにテキストを追加する際は、出力先となるドキュメントファイルを任意で指定してください。 ■注意事項
Gmail、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームに添付されたPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しWorkplaceに通知する
試してみる
■概要
Yoomフォームに添付されたPDFファイル（納品書や請求書など）をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しWorkplaceに通知するフローです。
取得したPDFデータの情報を、手作業でMicrosoft Excelのデータベースへ格納する必要がなく、フォームにPDFファイルを添付し送信されただけですべての工程を自動的に行うことができます。
そのため、手間が省ける他入力ミスと言った管理エラーを無くすこともできます。
■注意事項
・Microsoft Excel、WorkplaceそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
・無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailを使った便利な自動化例 Gmailで受信した添付ファイルをGoogle DriveやDropboxに自動でアップロードできます。
また、添付ファイルをAdobe Acrobat Signにアップロードして署名プロセスに連携することも可能です。SmartHRに従業員が登録されたらGmailで通知したり、お問い合わせメールを受信したらDifyで回答内容を作成して通知したりと、メールとファイル、そして外部サービスとの連携を効率化できます。
Gmailでお問い合わせメールを受信したら、回答内容をDifyで作成しGmailで通知する
試してみる
■概要
日々寄せられるお問い合わせメールへの対応、特に返信文の作成に多くの時間を費やしていると感じることはないでしょうか。一つひとつ丁寧に対応していると、他の重要な業務に手が回らなくなることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のお問い合わせメールを受信した際に、Difyが自動で回答案を作成しGmailで担当者に通知するため、メール対応にかかる手間と時間を削減し、より迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信するお問い合わせへの返信作成を効率化したいカスタマーサポート担当者の方 DifyなどのAIを活用して、定型的なメール作成業務を自動化したいと考えている方 日々の問い合わせ対応にかかる時間を減らし、より戦略的な業務に集中したいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでメールを受信するだけでDifyが回答案を自動生成するため、返信文を一から作成する手間が省け、対応時間を短縮することができます。 AIが一次回答案を作成することで、担当者による回答品質のばらつきを防ぎ、業務の標準化と属人化の解消に貢献します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとDifyをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付けられたメールを起点にフローが起動します。 次に、オペレーションでDifyの「チャットメッセージを送信」アクションを設定し、受信したメール内容を基に回答案を生成するよう指示します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Difyが作成した回答案を指定した宛先にメールで通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailでメールを送信するオペレーションでは、通知先の宛先を任意で設定できます。担当者個人のアドレスや、チームで共有しているメーリングリストなどを指定することが可能です。 送信メールの件名や本文は自由にカスタマイズでき、前段のオペレーションでDifyが生成した回答内容などを変数として差し込むことで、具体的な内容を含んだ通知メールを作成できます。
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。 Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。 ■注意事項
Gmail、DropboxとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。 Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
Gmailの添付ファイルをAdobe Acrobat Signにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受け取る契約書などの添付ファイルを、都度手作業でAdobe Acrobat Signにアップロードしていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信した契約書をAdobe Acrobat Signで管理している営業や法務担当者の方 添付ファイルの手動アップロード作業に時間を取られ、本来のコア業務に集中できていない方 手作業によるファイルのアップロード漏れや、選択ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信をトリガーに添付ファイルが自動でアップロードされるため、これまで手作業に費やしていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。 手作業によるファイルの選択ミスやアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約業務の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとAdobe Acrobat SignをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでAdobe Acrobat Signの「書類ファイルをアップロード」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルをアップロードするように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。 Adobe Acrobat Signにファイルをアップロードする際、格納先のURLやアップロードするファイル名を任意で設定することが可能です。 ■注意事項
Gmail、Adobe Acrobat SignのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailで送信する
試してみる
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailに送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をGmailで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知メール作成の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用している経営者・管理者
・新規従業員登録を把握し、歓迎メッセージを送りたい方
・従業員情報をGmailで確認し、人事管理に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRへの登録と同時にGmailで通知を受け取ることで、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する必要がありましたが、Gmail通知によって情報伝達を自動化することができます。
・SmartHRに従業員が登録されたら、自動でGmailに通知メールが送信されるため、手作業での通知が不要となり業務効率が向上に繋がります。
■注意事項
・SmartHR、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
まとめ
スキャンされたPDFを自動で読み取り可能なPDFに変換することで、手作業での転記や、目視での情報確認といった作業を減らすとともに、ヒューマンエラーのリスクも削減 できます。
ノーコードツール「Yoom」を使えば、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、ぜひこちら
よくあるご質問
Q：手書き文字や複雑なレイアウトの書類も読み取れますか？
A：YoomのOCRは、PDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
Q：請求書や契約書など、機密情報を含む書類をアップロードしても安全ですか？
A：Yoomでは、安心してご利用いただけるよう複数のセキュリティ対策を実装しています。
連携先アプリから取得したデータは、Yoom上に保存・共有されることはありません。連携処理の中でのみ使用されるため、機密情報が意図せず残ることはありません。こちら
2要素認証や、SAML認証（エンタープライズプランのみ）など、アクセス制御の仕組みも備えています。こちら
Q：連携に失敗した場合、どのように通知され、どう対処すればよいですか？
A：自動化フローでエラーが発生した場合、フローボット内でエラーとして記録され、通知設定をしておくとメールなどで自動通知されます。
