【プログラミング不要】スキャンされたPDFを読み取り可能なPDFへ自動変換する方法

Gmailで受信したファイルをOCRし、PDFを発行してBoxに格納する

試してみる

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■概要
取引先からGmailで受信した請求書や申込書が画像ベースのPDFで、内容の確認や転記作業に手間を感じていませんか。
手作業でのテキスト化は時間がかかる上、入力ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したスキャンPDFを自動でOCR処理し、テキストが読み取り可能なPDF（readable PDF）に変換してBoxへ格納する一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するスキャンPDFを、手作業で読み取り可能なPDFに変換している方
・Boxを文書管理に利用しており、手動でのファイルアップロード作業を効率化したい方
・定型的な書類の処理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方

■注意事項
・Gmail、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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「請求書をスキャンしてPDFにしたけれど、テキストをコピーできず手入力している…」「紙書類をデータ化したい。でも、一つ一つ文字起こしするのは面倒…」

このように、PDFの扱いにくさや非効率な手作業に悩んでいませんか？

もし、PDFファイルから自動でテキストを抽出し、「読み取り可能なPDF」に変換できる仕組みがあれば、面倒な作業から解放されます。

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、書類のデータ化作業を効率化してみてください。

とにかく早く試したい方へ

YoomにはスキャンされたPDFを読み取り可能なPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Gmailで受信したファイルをOCRし、PDFを発行してBoxに格納する

試してみる

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■概要
取引先からGmailで受信した請求書や申込書が画像ベースのPDFで、内容の確認や転記作業に手間を感じていませんか。
手作業でのテキスト化は時間がかかる上、入力ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したスキャンPDFを自動でOCR処理し、テキストが読み取り可能なPDF（readable PDF）に変換してBoxへ格納する一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するスキャンPDFを、手作業で読み取り可能なPDFに変換している方
・Boxを文書管理に利用しており、手動でのファイルアップロード作業を効率化したい方
・定型的な書類の処理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方

■注意事項
・Gmail、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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スキャンされたPDFを読み取り可能なPDFに変換する自動化パターン

様々なツールで受け取ったスキャンPDFを、自動でOCR（光学的文字認識）処理し、「読み取り可能なPDF」に変換する自動化の方法を、具体的なテンプレートを用いてご紹介します。

メールで受信したスキャンPDFを読み取り可能なPDFに変換する

Gmailなどで受け取ったスキャンPDFをトリガーにして、自動でOCR処理を行い、読み取り可能なPDFを生成します。

この連携により、メールで届く請求書や契約書などの管理・検索を楽にすることが可能です。

Gmailで受信したファイルをOCRし、PDFを発行してBoxに格納する

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■概要
取引先からGmailで受信した請求書や申込書が画像ベースのPDFで、内容の確認や転記作業に手間を感じていませんか。
手作業でのテキスト化は時間がかかる上、入力ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したスキャンPDFを自動でOCR処理し、テキストが読み取り可能なPDF（readable PDF）に変換してBoxへ格納する一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するスキャンPDFを、手作業で読み取り可能なPDFに変換している方
・Boxを文書管理に利用しており、手動でのファイルアップロード作業を効率化したい方
・定型的な書類の処理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方

■注意事項
・Gmail、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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チャットツールで受信したスキャンPDFを読み取り可能なPDFに変換する

Discordなどで共有されたスキャンPDFを自動で認識し、読み取り可能なPDFに変換することで、スムーズな情報共有とデータ活用を促進できます。

Discordで受信したPDFファイルをOCRし、PDFを発行してDropboxに格納する

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‍■概要
Discordで受け取った請求書などのスキャンPDFを、手作業で内容を確認しテキスト化する業務は手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Discordの特定チャンネルに投稿されたスキャンPDFを自動でOCR処理し、テキスト情報を含む読み取り可能なPDFに変換して（convert scanned pdf to readable pdf）、Dropboxに格納できます。
これにより、手作業によるファイル変換や保存の手間を解消し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Discordで受け取るスキャンPDFを手作業でテキスト化し、管理している方
・スキャンされたPDFを読み取り可能なPDFに変換する作業を自動化したい方
・PDFからの情報抽出とファイル保存のプロセスを効率化したいと考えている方

■注意事項
・Discord、Dropbox、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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フォームで送信されたスキャンPDFを読み取り可能なPDFに変換する

Yoomのフォーム機能などを通じてアップロードされたスキャンPDFファイルを起点に、自動で読み取り可能なPDFを生成することも可能です。

申請書や申込書などの受付業務を効率化します。

フォームで送信されたファイルをOCRし、PDFを発行してMicrosoft SharePointに格納する

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■概要
フォームで受け取った請求書や申込書などのスキャンされたPDFファイルは、そのままではテキスト検索やデータの再利用ができず、手作業での転記や確認に手間がかかっていませんか。
このワークフローを活用すれば、フォーム送信をトリガーとして、スキャンされたPDFを読み取り可能なPDFへ自動で変換（convert scanned pdf to readable pdf）し、Microsoft SharePointへ格納するまでの一連の流れを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・フォームで受け取ったスキャン済みPDFファイルを手作業でデータ化している方
・スキャンされたPDFを検索・編集可能なreadable pdfへ変換する作業を効率化したい方
・Microsoft SharePointへのファイル格納作業を自動化し、手入力の手間をなくしたい方

■注意事項
・Googleドキュメント、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Gmailで受信したスキャンPDFを読み取り可能なPDFに変換するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Gmailで特定のメールを受信した際、添付されたスキャンPDFをOCR処理し、テキスト検索可能なPDFとしてBoxに自動で保存するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GmailとGoogleドキュメント、Boxのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定とBoxのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Gmailで受信したファイルをOCRし、PDFを発行してBoxに格納する

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■概要
取引先からGmailで受信した請求書や申込書が画像ベースのPDFで、内容の確認や転記作業に手間を感じていませんか。
手作業でのテキスト化は時間がかかる上、入力ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したスキャンPDFを自動でOCR処理し、テキストが読み取り可能なPDF（readable PDF）に変換してBoxへ格納する一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するスキャンPDFを、手作業で読み取り可能なPDFに変換している方
・Boxを文書管理に利用しており、手動でのファイルアップロード作業を効率化したい方
・定型的な書類の処理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方

■注意事項
・Gmail、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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ステップ1：GmailとGoogleドキュメント、Boxのマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
まずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。

Gmail

Googleドキュメント

Googleドキュメントを検索・選択後、「Sign in with Google」をクリックします。

次に、アカウントを選択してください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、先に進むとマイアプリ登録の完了です。

Box

ステップ2：テンプレートをコピー

使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。

Gmailで受信したファイルをOCRし、PDFを発行してBoxに格納する

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■概要
取引先からGmailで受信した請求書や申込書が画像ベースのPDFで、内容の確認や転記作業に手間を感じていませんか。
手作業でのテキスト化は時間がかかる上、入力ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したスキャンPDFを自動でOCR処理し、テキストが読み取り可能なPDF（readable PDF）に変換してBoxへ格納する一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するスキャンPDFを、手作業で読み取り可能なPDFに変換している方
・Boxを文書管理に利用しており、手動でのファイルアップロード作業を効率化したい方
・定型的な書類の処理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方

■注意事項
・Gmail、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。

※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。

続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！

• タイトル：任意設定
• トリガーアクション：「特定のラベルのメールを受信したら」を選択

次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「ラベル」は候補から選択します。

【要確認】トリガーの起動間隔について

• トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
  ご利用のプランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、ご注意ください。
  基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

【要確認】テストを行う際の注意点

• テストを行う際は、トリガーとなるメールが必要です。以下のように、Gmailでメールを作成し、送信してみてください。

この記事では、サンプルとして以下の画像ファイル（PNG）を添付しています。

テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。

「件名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：文字の読み取り設定

Gmailで受信したファイルから文字を読み取るための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「OCRで文字を抽出」をクリックしてください。

続いて、アクションを選択に進みます。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。

【要確認】OCRについて

• OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうため、ご注意ください。 
  チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションも全てお使いいただけますので、気になる機能をぜひお試しください。

次に、詳細を設定に移ります。

以下を参考に必要項目を設定し、「テスト」をクリックしてください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5：PDFの発行設定

ファイルから読み取った文字を、PDFにするための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「書類を発行する」をクリックしてください。

続いて、書類の連携に進みます。
まずは、各項目の確認・入力をしてください。

「雛形書類の連携」は、候補から選択します。
※このオペレーションでは、PDFを作成するための雛形書類が必要です。雛形書類がない場合は、Googleドキュメントで作成してみてください。

雛形書類の例

「格納先のGoogle DriveフォルダID」を候補から選択し、「出力ファイル名」は取得した値から選択します。
※取得した値を使用することで、毎回最新のファイルをPDFとして発行することが可能です。

設定後、「次へ」をクリックしましょう。

次に、置換条件の設定です。

「置換対象の文字列」は、作成した雛形書類の値が入力されていますので、そのままにしておきましょう。
※書類の内容を追加したいときや更新した場合は、「置換条件を再取得」をクリックしてください。

「置換後の文字列」を、取得した値からそれぞれ選択します。

テストが成功すると、以下のように表示されます。

実際に、「ダウンロード」をクリックして、指定したとおりに置換できているかどうか確認してみましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ6：Boxのアクション設定

作成したPDFをBoxに格納するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「ファイルをアップロード」をクリックしてください。

続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。

次に、API接続設定です。
「ファイル名」を取得した値から選択し、「格納先フォルダのコンテンツID」は手動で入力します。

「ファイルの添付方法」「ファイル」を確認後、「テスト」をクリックしてください。

テストを実行し、BoxにPDFがアップロードされていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。

ステップ7：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。

OCRやGmailを活用したその他の自動化例

OCR機能やGmailを使った自動化は、今回ご紹介したWebページのスクリーンショット以外にも様々な業務に応用できます。

ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。

OCRを使った便利な自動化例

フォームのPDFやメールの見積書をOCRで読み取り、ExcelやGoogleスプレッドシートにデータ化し、Workplaceに通知できます。

また、ファイルをOCRで解析し、DeepLで翻訳したり、Groqで要約してドキュメントに追加したり、SalesforceなどのCRMでリードを作成したりと、書類処理を効率化します。

メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してGoogle スプレッドシートに追加する

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■概要
メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。‍‍

■このテンプレートをおすすめする方
・メールで受け取った見積書の内容をGoogle スプレッドシートで管理している方
・手動による見積書の項目の転記作業が手間だと感じている方
・海外企業の顧客とやり取りを行っている営業担当者の方

■注意事項
・DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

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Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する

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■概要
「Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する」ワークフローは、メール管理と営業活動を効率化する業務ワークフローです。
Gmailに届いた添付ファイルを自動でOCR処理し、必要な情報を抽出してDynamics 365 Salesにリードとして登録します。
これにより、手動でのデータ入力を減らし、迅速な営業対応が可能になります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを活用して多くの営業リードを管理している営業担当者の方
・添付ファイルから情報を手動でDynamics 365 Salesに入力している方
・業務の自動化を通じて営業プロセスを効率化したいと考えている企業のIT担当者の方
・OCR技術を用いてデータ入力の精度を向上させたいと考えている方

■注意事項
・Gmail、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Groqで要約してGoogle スプレッドシートに追加する

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■概要
「Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Groqで要約してGoogle スプレッドシートに追加する」フローは、ファイルの内容を自動で解析・要約し、整理された形でスプレッドシートに反映させる業務ワークフローです。
Google Drive内のドキュメントをOCR技術でテキスト化し、AIツールGroqを用いて要約を生成。その結果をGoogle スプレッドシートに自動登録することで、情報管理の効率化を図ります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Drive上の多数のファイルを効率的に管理したい方
・OCR機能を活用して文書データをデジタル化したい方
・Groqによる要約作成を利用して情報整理を効率化したいビジネスパーソン
・Google スプレッドシートを用いたデータ管理を行っている方
・業務プロセスの自動化を推進したいIT担当者
・日常業務で大量の文書処理が必要なチームリーダー

■注意事項
・Google Drive、Groq、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Google ドキュメントに追加する

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■概要
「Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Google ドキュメントに追加する」ワークフローは、メールで受信した画像やPDFファイルを自動でテキスト化し、Google ドキュメントに統合する業務ワークフローです。
Yoomを活用して、手間のかかるデータ入力を自動化し、情報の整理や共有をスムーズに行えます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで頻繁に添付ファイルを受信し、手動で整理しているビジネスパーソン
・受け取ったドキュメントをGoogle ドキュメントで一元管理したい方
・OCR機能を活用して画像やPDFから効率的にテキストを抽出したい方
・業務の自動化を進め、作業時間を削減したいIT担当者やチームリーダー
・情報の共有やコラボレーションを促進したいプロジェクトマネージャー

■注意事項
・Gmail、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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フォームに添付されたPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しWorkplaceに通知する

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Yoomフォームに添付されたPDFファイル（納品書や請求書など）をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しWorkplaceに通知するフローです。

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Gmailを使った便利な自動化例

Gmailで受信した添付ファイルをGoogle DriveやDropboxに自動でアップロードできます。

また、添付ファイルをAdobe Acrobat Signにアップロードして署名プロセスに連携することも可能です。SmartHRに従業員が登録されたらGmailで通知したり、お問い合わせメールを受信したらDifyで回答内容を作成して通知したりと、メールとファイル、そして外部サービスとの連携を効率化できます。

Gmailでお問い合わせメールを受信したら、回答内容をDifyで作成しGmailで通知する

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Gmailでお問い合わせメールを受信したら、回答内容をDifyで作成しGmailに通知するフローです。

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Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする

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Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードするフローです。

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Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

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■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
・取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
・手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方

■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Gmailの添付ファイルをAdobe Acrobat Signにアップロードする

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■概要
「Gmailの添付ファイルをAdobe Acrobat Signにアップロードする」フローは、Gmailで受信した添付ファイルを自動的にAdobe Acrobat Signに転送し、電子署名のプロセスを効率化する業務ワークフローです。手動でのファイル移動作業を省略し、迅速かつ正確な署名手続きを実現します。YoomのAPI連携やRPA機能を活用することで、日常業務の負担を軽減し、生産性向上に寄与します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多数の添付ファイルを日常的に扱うビジネスユーザー
・Adobe Acrobat Signを活用して電子署名業務を行っている担当者
・業務の自動化を検討しているチームリーダーや経営者

■注意事項
・Gmail、Adobe Acrobat SignのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailで送信する

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SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailに送信するフローです。

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まとめ

スキャンされたPDFを自動で読み取り可能なPDFに変換することで、手作業での転記や、目視での情報確認といった作業を減らすとともに、ヒューマンエラーのリスクも削減できます。

ノーコードツール「Yoom」を使えば、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：手書き文字や複雑なレイアウトの書類も読み取れますか？

A：YoomのOCRは、PDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
例えば、項目名が明確で値がユニーク、かつ文字数が6,500文字以内であれば高精度での抽出が可能ですが、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字などは精度が低下することがあります。
「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないこと

Q：請求書や契約書など、機密情報を含む書類をアップロードしても安全ですか？

A：Yoomでは、安心してご利用いただけるよう複数のセキュリティ対策を実装しています。

• データの保存・共有について

連携先アプリから取得したデータは、Yoom上に保存・共有されることはありません。連携処理の中でのみ使用されるため、機密情報が意図せず残ることはありません。
詳しくはこちらをご覧ください。

• ログイン時の認証対策

2要素認証や、SAML認証（エンタープライズプランのみ）など、アクセス制御の仕組みも備えています。
詳しくはこちらをご覧ください。

Q：連携に失敗した場合、どのように通知され、どう対処すればよいですか？

A：自動化フローでエラーが発生した場合、フローボット内でエラーとして記録され、通知設定をしておくとメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。
エラー時の対応方法について