Dropboxに音声ファイルが格納されたら、RPAでMP3に変換する
試してみる
■概要
会議の録音データなど、音声ファイルの形式を手作業で変換する業務は手間がかかるものです。特にオンラインのMP3変換サイトなどを利用する場合、都度サイトを開いてファイルをアップロードする作業は非効率に感じるかもしれません。
このワークフローは、Dropboxに音声ファイルが格納されるだけで、RPAが自動でファイル変換処理を行い、変換後のMP3ファイルを再びDropboxに保存します。これにより、ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、より重要な業務に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで管理している音声ファイルを、手作業でMP3に変換している方
- オンラインのファイル変換サイトなどを使った定型作業をなくし、効率化したい方
- ファイル変換作業を自動化し、議事録作成といった後続タスクを円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル格納を起点としてファイル変換が自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することに繋がります。
- ファイル変換の手順がシステム化されることで、担当者による作業のばらつきや手順間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Dropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知した音声ファイルをダウンロードします。
- 続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のMP3変換サイトを操作し、ダウンロードしたファイルをアップロードして変換処理を行います。
- データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」で、変換後のMP3ファイルのダウンロードURLなどを取得します。
- 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロードする」アクションで、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるファイルの監視対象フォルダを任意で指定してください。
- RPA機能の設定では、実際に操作するMP3変換サイトのURLや、クリックする要素、入力するテキストなどを環境に合わせてカスタマイズしてください。
- 正規表現によるデータの抽出では、RPAが操作したページから抽出したい情報（変換後のダウンロードURLなど）を任意で設定可能です。
- ファイルをアップロードするDropboxのアクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を任意で設定でき、前段の情報を変数として利用することも可能です。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924sv
「会議の録音データやインタビュー音源など、音声ファイルの形式がバラバラで管理が大変…」
「WAVやM4A形式のファイルを一つ一つ手作業でMP3に変換するのは時間がかかる上に、変換ミスも起こりがち…」
このように、音声ファイルの形式変換や管理に手間と時間を取られていませんか？
もし、特定のフォルダに保存されたさまざまな音声ファイルを自動検知し、MP3形式に変換できる仕組みがあれば、手作業による手間やヒューマンエラーから解放され、より創造的な業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには音声ファイルをMP3形式に自動変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Dropboxに音声ファイルが格納されたら、RPAでMP3に変換する
試してみる
■概要
会議の録音データなど、音声ファイルの形式を手作業で変換する業務は手間がかかるものです。特にオンラインのMP3変換サイトなどを利用する場合、都度サイトを開いてファイルをアップロードする作業は非効率に感じるかもしれません。
このワークフローは、Dropboxに音声ファイルが格納されるだけで、RPAが自動でファイル変換処理を行い、変換後のMP3ファイルを再びDropboxに保存します。これにより、ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、より重要な業務に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで管理している音声ファイルを、手作業でMP3に変換している方
- オンラインのファイル変換サイトなどを使った定型作業をなくし、効率化したい方
- ファイル変換作業を自動化し、議事録作成といった後続タスクを円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル格納を起点としてファイル変換が自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することに繋がります。
- ファイル変換の手順がシステム化されることで、担当者による作業のばらつきや手順間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Dropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知した音声ファイルをダウンロードします。
- 続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のMP3変換サイトを操作し、ダウンロードしたファイルをアップロードして変換処理を行います。
- データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」で、変換後のMP3ファイルのダウンロードURLなどを取得します。
- 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロードする」アクションで、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるファイルの監視対象フォルダを任意で指定してください。
- RPA機能の設定では、実際に操作するMP3変換サイトのURLや、クリックする要素、入力するテキストなどを環境に合わせてカスタマイズしてください。
- 正規表現によるデータの抽出では、RPAが操作したページから抽出したい情報（変換後のダウンロードURLなど）を任意で設定可能です。
- ファイルをアップロードするDropboxのアクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を任意で設定でき、前段の情報を変数として利用することも可能です。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924sv
MP3変換を自動化する方法
ここでは、さまざまなツールを起点として、音声ファイルを自動でMP3に変換する具体的な連携テンプレートをご紹介します。
これにより、ファイル管理が効率化され、後の活用がスムーズになります。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ストレージサービスに保存された音声ファイルをMP3に変換する
Dropboxなどのストレージサービスに音声ファイルがアップロードされたことをトリガーに、自動でMP3形式に変換できるので、ストレージに保存するだけでファイル形式が統一され、手作業による変換の手間やミスをなくせます。
Dropboxに音声ファイルが格納されたら、RPAでMP3に変換する
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■概要
会議の録音データなど、音声ファイルの形式を手作業で変換する業務は手間がかかるものです。特にオンラインのMP3変換サイトなどを利用する場合、都度サイトを開いてファイルをアップロードする作業は非効率に感じるかもしれません。
このワークフローは、Dropboxに音声ファイルが格納されるだけで、RPAが自動でファイル変換処理を行い、変換後のMP3ファイルを再びDropboxに保存します。これにより、ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、より重要な業務に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで管理している音声ファイルを、手作業でMP3に変換している方
- オンラインのファイル変換サイトなどを使った定型作業をなくし、効率化したい方
- ファイル変換作業を自動化し、議事録作成といった後続タスクを円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル格納を起点としてファイル変換が自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することに繋がります。
- ファイル変換の手順がシステム化されることで、担当者による作業のばらつきや手順間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Dropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知した音声ファイルをダウンロードします。
- 続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のMP3変換サイトを操作し、ダウンロードしたファイルをアップロードして変換処理を行います。
- データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」で、変換後のMP3ファイルのダウンロードURLなどを取得します。
- 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロードする」アクションで、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるファイルの監視対象フォルダを任意で指定してください。
- RPA機能の設定では、実際に操作するMP3変換サイトのURLや、クリックする要素、入力するテキストなどを環境に合わせてカスタマイズしてください。
- 正規表現によるデータの抽出では、RPAが操作したページから抽出したい情報（変換後のダウンロードURLなど）を任意で設定可能です。
- ファイルをアップロードするDropboxのアクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を任意で設定でき、前段の情報を変数として利用することも可能です。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924sv
フォームで受信した音声ファイルをMP3に変換する
Google フォームなどで音声ファイルが送信された際に、自動でMP3に変換し指定のストレージサービスに格納することも可能です。
ファイル収集から形式変換、保存までの一連の流れを自動化できます。
Googleフォームから音声ファイルが送信されたら、RPAでMP3に変換しBoxに格納する
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■概要
会議の録音データなど、音声ファイルをMP3に変換する作業に手間を感じていませんか。都度オンラインのファイル変換サイトを探して手作業で変換し、ストレージに格納するのは非効率な場合があります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに音声ファイルが送信されるだけで、RPAが自動でMP3形式に変換し、指定のBoxフォルダに格納します。ファイル変換のような定型業務を自動化し、本来の業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webサイトのファイル変換などを使い、音声ファイルを手作業で変換している方
- Googleフォームで受け取った音声ファイルをBoxで管理しており、一連の業務を自動化したい方
- ファイル形式の変換作業を効率化し、議事録作成などの後続業務に早く着手したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへのファイル送信を起点にMP3への変換とBoxへの格納が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手作業によるファイルの変換忘れや格納先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信された音声ファイルを指定します
- 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンラインmp3 convertorサイトを操作し、ダウンロードしたファイルをアップロードして変換処理を実行します
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションで、変換後のMP3ファイルのダウンロードURLなどを抽出します
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換・抽出したMP3ファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、起動の対象としたいフォームを任意で指定してください
- Google Driveでファイルをダウンロードする際、対象のファイルIDは前段のトリガーで取得した情報を変数として設定します
- RPA機能では、操作対象のmp3 convertorサイトのURLや、ファイルアップロードや変換ボタンなどの操作対象を任意に設定可能です
- AI機能では、RPAで操作したページから抽出したい項目（例：変換後のファイルURL）を自由に設定できます
- Boxへファイルをアップロードする際、格納先のフォルダやファイル名は、固定値または前段のフローで取得した情報を変数として設定可能です
■注意事項
メールで受信した音声ファイルをMP3に変換する
Microsoft Outlookなどのメールツールで音声ファイルを受信した際に、自動でMP3に変換し指定のストレージサービスに格納する設定も可能です。
メールでのファイルの受け取りが多い場合に便利かつ、業務効率を向上させます。
Outlookで音声ファイルを受信したら、RPAでMP3に変換しBoxに格納する
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■概要
会議の録音やボイスメモなど、音声ファイルを扱う機会は多いものの、手作業でのファイル変換や管理に手間を感じていませんか。特に、専用ツールを使わずにオンラインのMP3変換サイトで都度対応していると、時間もかかり非効率です。
このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した音声ファイルをRPAが自動でMP3に変換し、Boxへ格納する一連の業務を自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消し、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する音声ファイルを、手作業でMP3に変換し管理している方
- オンラインのファイル変換作業を自動化したい方
- Boxでのファイル管理を徹底しており、音声データも自動で一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで音声ファイルを受信後、RPAによるMP3への変換からBoxへの格納までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- ファイル変換のし忘れや格納先の間違いといったヒューマンエラーを防止し、業務フローを標準化することで属人化を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 分岐機能を設定し、添付ファイルの有無に応じて後続の処理を分岐させます。
- 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- RPA機能を使い、オンラインでのファイル形式を変換するブラウザ操作を設定します。
- データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を利用し、Boxに格納するファイル名を任意のルールに沿って整形します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・整形したMP3ファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールのフォルダや件名、差出人などのキーワードを任意で設定してください。
- 分岐機能では、前段で取得した添付ファイルの形式などの情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズ可能です。
- RPA機能では、実際に操作するWebサイトのURLやクリックするボタン、入力するテキストなどを環境に合わせて設定してください。
- 正規表現によるデータの置換では、ファイル名を統一するために置換したい文字列やその条件などを、変数を用いて柔軟に設定できます。
- Boxへのアップロード設定では、格納先のフォルダIDやファイル名などを、固定値または前段のオペレーションで取得した情報を用いて設定します。
■注意事項
- Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Dropbox上の音声ファイルをMP3に自動変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Dropboxの指定フォルダに音声ファイルが格納されたら、RPA機能を利用して自動でMP3形式に変換するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Dropboxのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Dropboxのトリガー設定とRPAのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Dropboxに音声ファイルが格納されたら、RPAでMP3に変換する
試してみる
■概要
会議の録音データなど、音声ファイルの形式を手作業で変換する業務は手間がかかるものです。特にオンラインのMP3変換サイトなどを利用する場合、都度サイトを開いてファイルをアップロードする作業は非効率に感じるかもしれません。
このワークフローは、Dropboxに音声ファイルが格納されるだけで、RPAが自動でファイル変換処理を行い、変換後のMP3ファイルを再びDropboxに保存します。これにより、ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、より重要な業務に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで管理している音声ファイルを、手作業でMP3に変換している方
- オンラインのファイル変換サイトなどを使った定型作業をなくし、効率化したい方
- ファイル変換作業を自動化し、議事録作成といった後続タスクを円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル格納を起点としてファイル変換が自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することに繋がります。
- ファイル変換の手順がシステム化されることで、担当者による作業のばらつきや手順間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Dropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知した音声ファイルをダウンロードします。
- 続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のMP3変換サイトを操作し、ダウンロードしたファイルをアップロードして変換処理を行います。
- データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」で、変換後のMP3ファイルのダウンロードURLなどを取得します。
- 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロードする」アクションで、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるファイルの監視対象フォルダを任意で指定してください。
- RPA機能の設定では、実際に操作するMP3変換サイトのURLや、クリックする要素、入力するテキストなどを環境に合わせてカスタマイズしてください。
- 正規表現によるデータの抽出では、RPAが操作したページから抽出したい情報（変換後のダウンロードURLなど）を任意で設定可能です。
- ファイルをアップロードするDropboxのアクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を任意で設定でき、前段の情報を変数として利用することも可能です。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924sv
ステップ1：Dropboxのマイアプリ連携
まずは、Yoomと各アプリの連携からはじめます。画面左側にある「マイアプリ」から、「+新規接続」をクリックしてください。
右上の検索窓から、Dropboxを検索しましょう。
Dropboxを選択したら、ログインします。
認証コードを求められた場合は、認証コードを入力し、「続行」をクリックしてください。アクセス権限許可画面で、「許可」をクリックすると連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピー
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
Dropboxに音声ファイルが格納されたら、RPAでMP3に変換する
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会議の録音データなど、音声ファイルの形式を手作業で変換する業務は手間がかかるものです。特にオンラインのMP3変換サイトなどを利用する場合、都度サイトを開いてファイルをアップロードする作業は非効率に感じるかもしれません。
このワークフローは、Dropboxに音声ファイルが格納されるだけで、RPAが自動でファイル変換処理を行い、変換後のMP3ファイルを再びDropboxに保存します。これにより、ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、より重要な業務に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで管理している音声ファイルを、手作業でMP3に変換している方
- オンラインのファイル変換サイトなどを使った定型作業をなくし、効率化したい方
- ファイル変換作業を自動化し、議事録作成といった後続タスクを円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル格納を起点としてファイル変換が自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することに繋がります。
- ファイル変換の手順がシステム化されることで、担当者による作業のばらつきや手順間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Dropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知した音声ファイルをダウンロードします。
- 続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のMP3変換サイトを操作し、ダウンロードしたファイルをアップロードして変換処理を行います。
- データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」で、変換後のMP3ファイルのダウンロードURLなどを取得します。
- 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロードする」アクションで、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるファイルの監視対象フォルダを任意で指定してください。
- RPA機能の設定では、実際に操作するMP3変換サイトのURLや、クリックする要素、入力するテキストなどを環境に合わせてカスタマイズしてください。
- 正規表現によるデータの抽出では、RPAが操作したページから抽出したい情報（変換後のダウンロードURLなど）を任意で設定可能です。
- ファイルをアップロードするDropboxのアクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を任意で設定でき、前段の情報を変数として利用することも可能です。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924sv
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Dropboxのトリガー設定
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
- タイトル：任意設定
- トリガーアクション：「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を選択
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
以下の画像を参考に、「トリガーの起動間隔」「対象のフォルダのパス」「ファイル名」を設定します。
【要確認】トリガーの起動間隔について
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うため、ご注意ください。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
【要確認】テストを行う際の注意点
- テストを行う際は、トリガーとなるファイルの作成が必要です。
作成後、「テスト」をクリックしてください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
「ファイルID」や「ファイル名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Dropboxのアクション設定
Dropboxのアクションを設定し、トリガーで検知した音声ファイルをダウンロードします。
二つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
- タイトル：任意設定
- アクション：「ファイルをダウンロード」を選択
次に、API接続設定です。
以下の画像を参考に、「フォルダのパス」「ファイル名」を設定します。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：ブラウザの操作設定
RPA機能で任意のMP3変換サイトを操作し、ダウンロードしたファイルをアップロードして変換処理を行います。
三つ目のオペレーションにある、「ブラウザを自動操作する」をクリックしてください。
続いて、ブラウザ操作の詳細設定に進みます。
事前準備
画面に表示されている1〜5の設定をはじめるにあたって、まずは「ブラウザを操作する」の設定方法を参考にしながら、Chrome拡張機能をインストールしてください。
【要確認】ブラウザを操作するオペレーションについて
- ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるため、ご注意ください。
Chrome拡張機能をインストール後、「タイトル」を確認し、「1.URLにアクセス」をクリックします。
この記事では、操作例としてConvertioを使用していますが、社内ルールや用途に合わせてURLを適宜変更してください。
「2.ファイルをアップロード」以降は、各項目が予め設定されています。
それぞれの内容を確認し、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
ファイル形式がMP3に変換されているのを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
※任意のブラウザ操作に変更したいときなど、具体的な手順については、「ブラウザを操作する」の設定方法を参考にしてみてください。
ステップ6：データの操作・変換設定
データ抽出機能で、変換後のMP3ファイルのダウンロードURLなどを取得します。
四つ目のオペレーションにある、「正規表現によるデータの置換」をクリックしてください。
続いて、操作条件の設定に進みます。
以下の画像を参考に、「タイトル」「変換タイプ」「置換対象」を設定しましょう。
ページ下部の「置換箇所を正規表現で指定」を確認後、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると以下のように「取得した値」が表示されます。
内容を確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ7：ファイルのアップロード設定
Dropboxのアクションで、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
最後のオペレーションにある、「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
- タイトル：任意設定
- アクション：「ファイルをアップロード」を選択
次に、API接続設定です。
以下の画像を参考に、「フォルダのパス」「ファイル名」「ファイル」を設定します。
テストを実行し、DropboxにMP3ファイルがアップロードされていれば、設定完了です。
Dropboxを確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
ステップ8：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
Dropboxを活用したその他の自動化例
Yoomでは、ご紹介した事例以外にもDropboxを活用した様々な自動化を実現できます。
例えば、Gmailと連携ことで、受信したファイルを指定のフォルダに自動保存できます。
手動での保存作業が削減されるため、人為的ミスの削減や業務の効率化を図りたいときにおすすめの自動化です。
DropboxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書などのファイル内容を確認し、手作業でMicrosoft Teamsに通知していませんか？このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルが追加されるだけでOCR機能が自動で内容を読み取り、その結果をMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知できるため、手作業による確認や通知の手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとMicrosoft Teamsを利用した情報共有を手作業で行い、非効率を感じている方
- 請求書などの書類をOCRで読み取り、内容の確認と共有プロセスを自動化したい方
- 手作業による通知漏れや内容の転記ミスをなくし、業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からMicrosoft Teamsへの通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた確認や通知作成の時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による内容の見落としや転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- DropboxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- その後オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後にオペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報を指定のチャネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、画像やPDFファイルの中からどの箇所の情報を抽出するかを項目ごとに細かく設定可能です。
- Microsoft Teamsへの通知アクションでは、メッセージを送信するチャネルや、OCRで読み取った情報を含めたメッセージ内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Dropboxに音声データがアップロードされたら、文字起こしして、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
会議やインタビューの音声データを一つひとつ手作業で文字起こししていませんか？この作業は時間がかかり、他の重要な業務を圧迫する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、指定のDropboxフォルダに音声ファイルをアップロードするだけでAIが自動で文字起こしを行い、そのテキストをGoogle スプレッドシートに記録します。面倒な文字起こしと転記作業から解放され、スムーズな情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 会議や打ち合わせの音声を録音し、手作業で議事録を作成している方
- インタビューやセミナーの音声データをテキスト化し、管理している担当者の方
- DropboxとGoogle スプレッドシートを活用した情報管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロードを起点に、文字起こしから転記までが自動で実行され、作業時間を削減できます。
- 手作業による文字の聞き間違いや、Google スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取得します。
- オペレーションでYoomのAI機能である「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルをテキスト化します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストデータを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定において、フローボットの起動条件となる対象フォルダを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの設定では、テキストデータを追加する対象のスプレッドシートやシート名、またどの列にどの内容を追加するかを自由にカスタマイズ可能です。
■注意事項
- Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。
■注意事項
- Gmail、DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する
試してみる
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データを手動でダウンロードし、Dropboxなどのストレージサービスに保存する作業は、件数が増えると大きな手間になるのではないでしょうか。また、保存のし忘れやファイル名の付け間違いといったミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画データを自動でDropboxに保存できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、録画データのダウンロードや共有に手間を感じている方
- 手作業によるファイルのアップロードで、保存漏れなどのミスを防ぎたい方
- ZoomとDropboxを連携させ、議事録やナレッジの管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティングが終了すると、録画データが自動でDropboxに保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのアップロード作業が不要になることで、保存のし忘れやファイル名の誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、録画情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomの各オペレーションでは、トリガーで取得した情報をもとに、対象となるミーティングIDやレコーディングのダウンロードURLを設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名は固定のテキストだけでなく、ミーティングのトピックや開催日時といった情報を組み合わせて任意に設定することが可能です。
■注意事項
- Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
- クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご確認ください。
フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
フォームで受け取った画像ファイルの管理、特に圧縮してから特定の場所に保存する作業に手間を感じていませんか。一つ一つ手作業で対応していると時間がかかるだけでなく、圧縮漏れや保存先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローは、フォームに投稿された画像をRPA機能が自動で圧縮し、Dropboxの指定フォルダに保存するため、こうした一連の作業を自動化し、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集した画像の圧縮やファイル管理に手間を感じているご担当者の方
- RPAとDropboxを連携させ、手作業によるファイル保存業務を自動化したい方
- オンラインストレージの容量を節約するため、画像を圧縮して保存したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム投稿を起点に画像の圧縮から保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの圧縮漏れや、指定フォルダへの保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイルアップロード項目を設けます。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、フォームから受け取った画像をオンライン圧縮サイトなどで圧縮する一連のブラウザ操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、RPAによって圧縮、保存されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定するフォームは、画像ファイル以外にもテキスト入力欄など、業務に必要な項目を自由に追加・編集できます。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、利用したい画像圧縮サイトのURLや、操作対象のボタンなどを任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
まとめ
音声ファイルのMP3変換を自動化することで、ファイル管理の効率を飛躍的に高められます。
これにより、担当者は面倒な作業から解放され、音声コンテンツの分析や活用といった、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし音声ファイル管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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