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「Dropboxにアップロードした顧客向けの提案資料を、Pipedriveの取引情報に手動で紐付けている…」
「案件ごとにDropboxとPipedriveの両方で情報を更新するのが二度手間で、ミスも発生しやすい…」
このように、オンラインストレージとCRM/SFAツール間での手作業によるデータ連携に、非効率さや限界を感じていませんか？
そんな方におすすめしたいのが、ノーコードツールYoomの自動化フローボット！
これを使えば<span class="mark-yellow">Dropboxにファイルがアップロードされたタイミングで、関連情報が自動的にPipedriveに登録</span>できるようになるので、作業負担が一気に減るはず！
他にも、入力ミスや情報共有の漏れ抑制にもつながり、安心して業務を進められる環境が整うでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、これまで自動化を諦めていた方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に導入し、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">DropboxとPipedriveを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
DropboxとPipedriveのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたファイル共有や情報更新といった作業を自動化できます。
ファイルの共有漏れやCRMへの情報入力ミスの防止にも役立つので、営業活動の生産性の向上が期待できます。
これから具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、ご自身の業務に当てはまるものや気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Dropboxの特定フォルダに契約書や提案資料などのファイルがアップロードされた際に、そのファイルの共有リンクをPipedriveの関連する取引や組織にノートとして自動で追加します。
<span class="mark-yellow">手動でファイルリンクをコピー＆ペーストする手間が減る他、関連情報が常にPipedrive上で一元管理される</span>ため、スムーズな案件管理を実現します。
DropboxにアップロードされたファイルをPipedriveの取引情報に直接ファイルとして転送・添付する連携です。
この仕組みを導入することで、<span class="mark-yellow">顧客とのやり取りで使用した重要なファイルをPipedrive上で直接確認できるようになり、わざわざDropboxを開いてファイルを探す手間を削減</span>できます。
営業担当者は顧客情報と関連資料を一つの画面で確認できるため、より迅速かつ正確な対応ができるようになるはずです！
それでは、さっそく実際にDropboxとPipedriveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでDropboxとPipedriveの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Dropbox／Pipedrive
[Yoomとは]
今回は「Dropboxにファイルがアップロードされたら、Pipedriveにリンク記載のノートを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
まずはYoomとフローボットで使用するアプリを接続していきましょう。これをマイアプリ連携といいます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からアプリを検索してください。
以下の解説をご参照ください。
まずはDropboxの登録が完了しました。
以下の解説をご参照ください。
これでPipedriveの登録も完了！
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーが完了すると、以下のように表示されます。
コピーされたテンプレートは、Yoomアカウントの『マイプロジェクト』に格納されるので、こちらも確認してみてくださいね。
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Dropboxにファイルがアップロードされたら、Pipedriveにリンク記載のノートを追加する」をクリックしてください。（すぐに作成に着手する方は、コピー後の画面から始めましょう！）
以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
トリガー（フローボットの起点となるアクション）の「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
移行後の画面で連携するアカウント情報が正しいかを確認してください。
確認後、[次へ]をクリックして進みましょう。
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
起動間隔とは、トリガーとなるアクションの何分後にフローボットを起動するか、というものです。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次の画面で「フォルダのパス」に注釈に沿って【/フォルダ1/サブフォルダ1】という形式で情報を入力します。
「ファイル名」に起動条件となる文字列（キーワード）を入力します。
今回、以下のように設定してみました。情報を入力した後、フローボットの起動条件となるイベント（キーワードに合致するファイル名を指定したフォルダへ格納するアクション）を実行し、[テスト]をクリックします。
※このフローボットでは、Pipedriveにあらかじめ登録している組織・会社名を自動検索し、合致している項目に対してノートを追加します。
そのため、アップロードされるファイルの名称は登録している組織・会社名と相違がないように設定する必要があることをご留意ください。
テストが成功すると、以下のように表示されて格納したファイル内容が取得できました！
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
このステップで取得した値はこの後のステップで活用できます。
後続のアクションを設定する際に、変数として活用できるので、ここで得た情報をそのまま抽出対象として指定できたり、Pipedriveに反映できるようになります！
次に、2つ目の「テキストからデータを抽出する」をクリックします。抽出アクションの設定については、こちらのページにも記載されています。
こちらはすでに設定が完了しているアクションなので、内容を確認し、［次へ］をクリックしてください。
もし、アクションを変更したい場合には、『変更する』を押すと、その他の抽出アクションを選択できます。
次の画面で、抽出対象のテキストを設定します。
今回は、前ステップで取得した値「ファイル名」を指定し、「抽出したい項目」や「指示内容」を以下のように設定しました。（入力ボックスをクリックすると、以下のように【取得した値】が表示されます。）
設定後、[テスト]を押しましょう。テストに成功すると、指定した内容で情報を取得できました！
内容に問題がないことを確認して『保存する』を押します。
もしも文字数制限を超えた場合は、以下のような画面となりフローボットが停止してしまうので、この部分も留意しつつ運用してくださいね。
続いて、3つ目の「組織を検索」をクリックします。
連携するアカウント情報の入力を確認して[次へ]を押しましょう。
次の画面で「Exact Match」をプルダウンから選択します。
「Search Terms」は以下の画像のように、抽出結果で取得した値を設定しましょう。
設定が完了したら、[テスト]を行ってください。テストに成功したら、『保存する』を押して次のアクション設定に進みます。
最後に、4つ目の「ノートを追加」をクリックします。
連携するアカウント情報を確認して、[次へ]を押しましょう。
次の画面で「content」と「object_id」に情報を入力します。
以下の画像のように、前ステップで取得した値を設定しましょう。
このように取得した値を変数として引用することで、フローボット起動毎に異なる値が反映されます。
固定値を入れたまま設定してしまうと、毎回同じ値が登録されるのでご注意ください。
「object」はプルダウンから選択します。
情報を入力した後、[テスト]を押しましょう。以下のようにテストに成功すると、実際にPipedriveでノートが作成されます。
設定した内容が反映されましたか？
登録内容に問題がなければ、『保存する』をクリックします。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
以下の画面がポップアップ表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
今回はDropboxからPipedriveへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にPipedriveでのアクションをきっかけにDropboxへデータを連携したい場合には、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Pipedriveに新しい組織（顧客情報）が追加されたタイミングで、その組織名のフォルダをDropboxに自動で作成します。
<span class="mark-yellow">新規顧客が発生するたびに手動でフォルダを作成する手間が省け、契約書や関連資料を保管する場所が自動的に確保</span>できます。
ドキュメント管理の標準化と効率化が図れるでしょう。
Pipedriveで新しい取引（ディール）が追加された際に、その取引名のフォルダをDropboxに自動で作成する自動化です。
案件ごとに資料を整理・保管するフォルダが自動で生成されるため、<span class="mark-yellow">フォルダの作成忘れが防がれ、チーム内での情報共有の円滑化にも寄与します。</span>
後から案件に関する資料を探す際にも、すぐに見つけ出すことが可能です。
Yoomでは、DropboxとPipedriveに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
DropboxとPipedriveでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Dropboxは、ファイルのアップロードや保存をトリガーに、様々なシステムとの連携を自動化します。
GoogleフォームやOutlookからのファイルをアップロードし、Teamsに通知したりTrelloにカードを作成したりできます。
HubSpotやAirtableでの取引先登録時にフォルダを自動作成し、Google Meetの文字起こし保存や、音声・画像データからのテキスト抽出といったデータ処理も可能です。
Pipedriveは、スプレッドシートやTypeformからの情報でリードを自動作成できます。
リード登録時や取引追加時に、Google Chatへの通知やExcelへのデータ追加、OneDriveでのフォルダ作成など、情報管理を効率化します。
取引追加時には、AI要約をWebflowに追加したり、Trelloのカード作成、Google Meetでの会議スペース作成など、後続アクションを自動化できます。
DropboxとPipedriveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル共有や顧客情報への紐付け作業にかけていた時間を短縮できます！
また、人の手が介入しないため、転記ミスや登録漏れといった意図しないヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
チームや企業全体が正確な情報に基づいて業務を進められるようになって、顧客との対話や提案活動といったコア業務に集中できる環境が整いそうです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし今回紹介したような自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：この連携にSlackへの通知などを追加できますか？
A：はい、可能です！フローボットの終点にSlackやGoogle Chatといったコミュニケーションツールのアクションを追加することで、関係者に追加情報の詳細を共有できます。
関連テンプレート：Pipedriveで取引が更新されたら、Slackに通知する
Q：複数ファイルを一括アップロードした際の挙動は？
A：複数の名称の異なるファイルを同時にアップロードした場合、全てのファイル情報を一回のフローで取得することはできません。
そのため、一定時間後に2つ目、3つ目のファイルをその都度アップロードしてください。
Q：連携が失敗した場合、どのように気づけますか？
A：進行中のフローボットがエラーで停止された場合、Yoomに登録したメールアドレス宛てに通知が届きます。
エラーの原因として、設定内容・フローボット起動時の取得した値の誤りやアプリの接続切れなどが挙げられます。
エラー時の対応方法についてはこちらをご覧ください。
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