Gmailでdocsファイルを受信したら、RPAでjpegファイルに変換し返信する
試してみる
■概要
Wordで作成したdocsファイルを、画像形式であるjpegに変換する作業は、意外と手間がかかるものです。手作業での変換は時間がかかるだけでなく、他の重要な業務を中断させる原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のdocsファイルを受信するだけで、RPA機能が自動で`docs to jpeg`の変換を実行し、変換後のファイルをメールで返信します。定型的なファイル変換作業から解放され、より創造的な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
`docs to jpeg`のようなファイル変換作業を頻繁に行い、効率化したいと考えている方 外部から受領したdocsファイルを、資料作成のためにjpeg形式へ変換している方 ファイル変換の依頼対応に時間を取られ、本来の業務に集中できずにいる方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの受信をトリガーに`docs to jpeg`の変換から返信までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます 手作業によるファイル形式の変換ミスや、変換後のファイルの送り間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます ■フローボットの流れ
はじめに、GmailをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、フローを起動する条件となるキーワードなどを指定します 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したdocsファイルをjpeg形式に変換するWebサイト上の操作などを記録します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、変換後のjpegファイルを添付してメールを返信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能では、`docs to jpeg`の変換に利用するWebサイトやブラウザ上での操作内容を、ユーザーの環境に合わせて任意で設定できます 返信メールを送るGmailのアクションでは、送信先メールアドレスを任意で設定できます。また、本文には固定テキストのほか、受信メールの件名や送信者といった情報を変数として自動で差し込めます ■注意事項
GmailとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
「ドキュメントファイルの一部だけを画像として共有したい！」
もし、メールなどで受け取ったdocsファイル（WordやGoogleドキュメント） を自動でjpegファイルに変換し、関係者に共有したりできる仕組み があれば、こうした日々の煩わしさから解放されるでしょう。
そして、より付加価値の高いコア業務に集中する時間を生み出せるはずです！
今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定 できて、手間や時間もかかりません。
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはdocsファイルをjpegに変換する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailでdocsファイルを受信したら、RPAでjpegファイルに変換し返信する
試してみる
■概要
Wordで作成したdocsファイルを、画像形式であるjpegに変換する作業は、意外と手間がかかるものです。手作業での変換は時間がかかるだけでなく、他の重要な業務を中断させる原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のdocsファイルを受信するだけで、RPA機能が自動で`docs to jpeg`の変換を実行し、変換後のファイルをメールで返信します。定型的なファイル変換作業から解放され、より創造的な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
`docs to jpeg`のようなファイル変換作業を頻繁に行い、効率化したいと考えている方 外部から受領したdocsファイルを、資料作成のためにjpeg形式へ変換している方 ファイル変換の依頼対応に時間を取られ、本来の業務に集中できずにいる方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの受信をトリガーに`docs to jpeg`の変換から返信までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます 手作業によるファイル形式の変換ミスや、変換後のファイルの送り間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます ■フローボットの流れ
はじめに、GmailをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、フローを起動する条件となるキーワードなどを指定します 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したdocsファイルをjpeg形式に変換するWebサイト上の操作などを記録します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、変換後のjpegファイルを添付してメールを返信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能では、`docs to jpeg`の変換に利用するWebサイトやブラウザ上での操作内容を、ユーザーの環境に合わせて任意で設定できます 返信メールを送るGmailのアクションでは、送信先メールアドレスを任意で設定できます。また、本文には固定テキストのほか、受信メールの件名や送信者といった情報を変数として自動で差し込めます ■注意事項
GmailとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
docsファイルをjpegに自動変換する方法
普段お使いのツールに届いたdocsファイルを、自動でjpegファイルに変換する具体的なテンプレートを紹介します。
手作業でのファイル変換の手間をなくし、業務効率を向上させることができるでしょう。
メールツールを起点にdocsファイルをjpegに変換する
Gmailなどのメールツールで特定のdocsファイルを受信したら、自動的にjpegファイルへと変換 します。
メールでのファイル受信が多い業務フローを効率化し、変換漏れや対応遅れのリスクをなくしましょう。
Gmailでdocsファイルを受信したら、RPAでjpegファイルに変換し返信する
試してみる
■概要
Wordで作成したdocsファイルを、画像形式であるjpegに変換する作業は、意外と手間がかかるものです。手作業での変換は時間がかかるだけでなく、他の重要な業務を中断させる原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のdocsファイルを受信するだけで、RPA機能が自動で`docs to jpeg`の変換を実行し、変換後のファイルをメールで返信します。定型的なファイル変換作業から解放され、より創造的な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
`docs to jpeg`のようなファイル変換作業を頻繁に行い、効率化したいと考えている方 外部から受領したdocsファイルを、資料作成のためにjpeg形式へ変換している方 ファイル変換の依頼対応に時間を取られ、本来の業務に集中できずにいる方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの受信をトリガーに`docs to jpeg`の変換から返信までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます 手作業によるファイル形式の変換ミスや、変換後のファイルの送り間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます ■フローボットの流れ
はじめに、GmailをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、フローを起動する条件となるキーワードなどを指定します 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したdocsファイルをjpeg形式に変換するWebサイト上の操作などを記録します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、変換後のjpegファイルを添付してメールを返信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能では、`docs to jpeg`の変換に利用するWebサイトやブラウザ上での操作内容を、ユーザーの環境に合わせて任意で設定できます 返信メールを送るGmailのアクションでは、送信先メールアドレスを任意で設定できます。また、本文には固定テキストのほか、受信メールの件名や送信者といった情報を変数として自動で差し込めます ■注意事項
GmailとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
チャットツールを起点にdocsファイルをjpegに変換する
Slackなどのチャットツールでのdocsファイル受信を起点にすること もできます。
チーム内でのファイル共有や確認作業がよりスムーズになり、コミュニケーションロスも防げるでしょう。
Slackでdocsファイルを受信したら、RPAでjpegファイルに変換しOutlookで送信する
試してみる
■概要
報告書などで受け取ったdocxファイルを、毎回手作業でjpgに変換する業務に手間を感じていませんか。単純な作業でありながら、数が多いと時間を要し、本来注力すべき業務を圧迫することもあります。
■このテンプレートをおすすめする方
定常的にdocxからjpgへの変換作業があり、手間に感じている方 Slackで受け取ったファイルを元に、資料作成や報告業務を行っている方 ファイル形式の変換とメール送信における、ヒューマンエラーを防止したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへのファイル投稿を起点に、docxからjpgへの変換とメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 人の手による変換ミスや添付ファイルの付け間違い、送信先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定します。 次に、オペレーションの「ブラウザを操作」でRPA機能を起動し、任意のファイル変換サイトでdocxファイルをjpgに変換する操作を設定します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、変換後のjpgファイルを添付して指定の宛先に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「ブラウザを操作」機能では、実際にdocxからjpgへの変換を行うWebサイトや、そのサイト上での具体的な操作を任意で設定してください。 Outlookでのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。また、件名や本文は固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。 ■注意事項
Slack、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
フォームを起点にdocsファイルをjpegに変換する
Googleフォームなどでdocsファイルが送信されることもありますよね。
このテンプレートを活用すれば、申請書や報告書などフォーム経由で集めたファイルを画像化して、次のプロセスに繋げることができます。
Googleフォームでdocsファイルを受信したら、RPAでjpegファイルに変換しメールで送信する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取ったGoogleドキュメント（docs）ファイルを、都度手作業でJPEG（jpeg）形式に変換して送付する業務に、手間や時間を取られていませんか。このワークフローは、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、RPA機能がdocsからjpegへのファイル変換を自動で行い、指定の宛先にメールで送信する一連の流れを自動化します。こうした定型業務を自動化することで、作業時間を短縮し、より生産的な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取ったdocsファイルを、手作業でjpegに変換している方 docsからjpegへのファイル変換作業を自動化し、業務を効率化したいと考えている方 RPAを活用して、ブラウザ上の様々な定型的なファイル操作を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
手動で行っていたdocsからjpegへの変換とメール送信が自動化されるため、作業時間を短縮し、他のコア業務にリソースを割くことができます。 ファイルの変換忘れやメールの宛先間違いといった、手作業に起因するヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで受信したdocsファイルを取得します。 次に、YoomのRPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを設定し、docsからjpegへの変換処理を実行します。 最後に、メール機能で「メールを送る」アクションを設定し、変換されたjpegファイルを添付して指定の宛先に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能では、docsからjpegへのファイル変換に利用するWebサイトや、ブラウザ上での具体的な操作内容を任意で設定できます。 メール機能では、送信先のメールアドレスを自由に設定可能です。また、メールの件名や本文に固定のテキストだけでなく、Googleフォームの回答内容といった変数を埋め込むこともできます。 ■注意事項
Gmailで受信したdocsファイルをjpegに変換するフローを作ってみよう
それではここから、代表的な例として「Gmailでdocsファイルを受信したら、RPAでjpegファイルに変換し返信する 」フローを解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Gmailのマイアプリ連携
テンプレートのコピー
トリガーとなるメールと各アクション（ファイル変換・メール送信）の設定
フロー稼働の準備
Gmailでdocsファイルを受信したら、RPAでjpegファイルに変換し返信する
試してみる
■概要
Wordで作成したdocsファイルを、画像形式であるjpegに変換する作業は、意外と手間がかかるものです。手作業での変換は時間がかかるだけでなく、他の重要な業務を中断させる原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のdocsファイルを受信するだけで、RPA機能が自動で`docs to jpeg`の変換を実行し、変換後のファイルをメールで返信します。定型的なファイル変換作業から解放され、より創造的な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
`docs to jpeg`のようなファイル変換作業を頻繁に行い、効率化したいと考えている方 外部から受領したdocsファイルを、資料作成のためにjpeg形式へ変換している方 ファイル変換の依頼対応に時間を取られ、本来の業務に集中できずにいる方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの受信をトリガーに`docs to jpeg`の変換から返信までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます 手作業によるファイル形式の変換ミスや、変換後のファイルの送り間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます ■フローボットの流れ
はじめに、GmailをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、フローを起動する条件となるキーワードなどを指定します 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したdocsファイルをjpeg形式に変換するWebサイト上の操作などを記録します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、変換後のjpegファイルを添付してメールを返信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能では、`docs to jpeg`の変換に利用するWebサイトやブラウザ上での操作内容を、ユーザーの環境に合わせて任意で設定できます 返信メールを送るGmailのアクションでは、送信先メールアドレスを任意で設定できます。また、本文には固定テキストのほか、受信メールの件名や送信者といった情報を変数として自動で差し込めます ■注意事項
GmailとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
※ 事前準備
RPA（ブラウザ操作）はGoogle Chromeでのみ設定が可能です。設定用のChrome拡張機能 を追加しましょう。
シークレットモードでの実行を許可してください。
これらの設定手順の詳細はこちらのヘルプページ で説明されています。
ステップ1：Gmailのマイアプリ連携
先ずは、Yoomと連携させたいGmailアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
アプリ一覧画面が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではGmail）を検索して選択。
「Sign in with Google」をクリック。
Googleのログイン画面に移ります。
内容を確認し、「次へ」をクリック。
YoomからGoogleへのアクセス権限の内容を確認し、「続行」をクリック。
マイアプリ画面に戻ります。
Gmailが追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレート から使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
Gmailでdocsファイルを受信したら、RPAでjpegファイルに変換し返信する
試してみる
■概要
Wordで作成したdocsファイルを、画像形式であるjpegに変換する作業は、意外と手間がかかるものです。手作業での変換は時間がかかるだけでなく、他の重要な業務を中断させる原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のdocsファイルを受信するだけで、RPA機能が自動で`docs to jpeg`の変換を実行し、変換後のファイルをメールで返信します。定型的なファイル変換作業から解放され、より創造的な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
`docs to jpeg`のようなファイル変換作業を頻繁に行い、効率化したいと考えている方 外部から受領したdocsファイルを、資料作成のためにjpeg形式へ変換している方 ファイル変換の依頼対応に時間を取られ、本来の業務に集中できずにいる方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの受信をトリガーに`docs to jpeg`の変換から返信までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます 手作業によるファイル形式の変換ミスや、変換後のファイルの送り間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます ■フローボットの流れ
はじめに、GmailをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、フローを起動する条件となるキーワードなどを指定します 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したdocsファイルをjpeg形式に変換するWebサイト上の操作などを記録します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、変換後のjpegファイルを添付してメールを返信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能では、`docs to jpeg`の変換に利用するWebサイトやブラウザ上での操作内容を、ユーザーの環境に合わせて任意で設定できます 返信メールを送るGmailのアクションでは、送信先メールアドレスを任意で設定できます。また、本文には固定テキストのほか、受信メールの件名や送信者といった情報を変数として自動で差し込めます ■注意事項
GmailとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：トリガーとなるメールの設定（キーワード）
先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（メール受信）を設定していきます。
Gmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。
「タイトル」は任意の名称に変更可能です。
連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
「キーワード」に任意のキーワードを設定。
指定したキーワードを含むメールを、連携しているGmailアカウントにテスト送信します。
Yoomに戻り、「テスト」をクリック。
テストが成功すると、「取得した値」に受信したメールの情報が追加されます。こちらのヘルプページ をご覧ください。
テスト用に送信したメールが取得できていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。 ステップ4：RPAによるファイルの変換
ステップ3で取得した添付ファイルを、RPAでjpegに変換していきましょう。
※ ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。
RPA機能の「ブラウザを操作する」をクリック。
適宜「タイトル」を変更。
以降は、ファイル変換に使用するツールに合わせて自由にカスタマイズしてください。こちらのヘルプページ で詳しく説明されています。
まず、「1.URLにアクセス」をクリックして、任意のアクション名と変換サイトのURLを入力します。
次に、アウトプットを利用してアップロードするファイルを設定します。
待機してからファイルをダウンロードします。
設定を終えたら、画面右下の「テスト」をクリック。
テストに成功すると、「取得した値」にダウンロードしたファイルが追加されます。
ステップ5：メールの送信
それでは、変換後のファイルを添付したメールをGmailで送信しましょう。
Gmailの「メールを送る」をクリック。
適宜「タイトル」を変更。
連携アカウントの確認。
メール内容の「To」に宛先のメールアドレスを設定。
任意で「From」「CC」「BCC」にメールアドレスを設定。
取得した値を用いて、「件名」と「本文」を設定しましょう。
設定を終えたら、「次へ」をクリック。
メールの送信内容を確認し、「テスト」をクリック。
テストに成功したら、指定した送信先にメールが届いているかを確認しましょう。
期待通りにメールが送信されていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。 ステップ6：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
Gmailを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Gmailと連携したさまざまな自動化を簡単に実現できます。
受信したメール内容をデータベースへ自動登録、添付ファイルのクラウドストレージへのアップロード、特定のURLの短縮とチャットツールへの通知、さらにはフォーム回答からの文章生成と自動返信まで、日々のメール業務をシームレスに連携します。
Googleフォームの情報をもとにDifyで文章を生成してGmailで自動返信する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた問い合わせや申し込みに対し、一つひとつ手作業で返信メールを作成していませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームを使った問い合わせ対応で、手作業での返信に手間を感じている方 Difyを活用して、顧客へのパーソナライズされたメール返信を自動化したい方 生成AIを日々の業務に取り入れ、コミュニケーションの効率化を図りたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答送信から返信までを自動化するため、メール作成にかかる時間を短縮することができます。 返信内容の誤りや宛先間違い、送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、安定した顧客対応を実現します。 ■フローボットの流れ
Googleフォーム、Dify、GmailをYoomと連携します。 トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 オペレーションでDifyの「チャットメッセージを送信」アクションを設定し、フォームの回答内容を基に返信文章を生成させます。 オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Difyで生成した文章を本文に含めたメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象とするフォームを指定してください。 Difyでチャットメッセージを送信するアクションでは、どのような文章を生成するかを指示するクエリを設定できます。 Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文などを自由に設定できます。 ■注意事項
Gmailで受け取ったファイルをYoomメールに転送して、OneDriveに保存する
試してみる
■概要
Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GmailとOneDriveを業務で使用している方
・Gmailを使用して顧客とのやりとりをしている担当者
・OneDriveを使用してファイル管理をしている担当者
・GmailとOneDriveを連携した効率化を検討している方
2.手動によるファイル保存の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・手動作業が多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Gmailで受け取ったファイルを自動的にOneDriveへ保存することで、業務の効率化を図ることができます。
・ファイルを自動的にOneDriveへ保存できるため、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
・Gmailからファイルの保存作業をする必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
・フローボットをカスタマイズすることで、OneDriveへファイル保存後、コミュニケーションツールへ通知を出すこともできます。
■注意事項
・Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
試してみる
■概要
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
■注意事項
・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信したメール内のURLをBitlyで短縮し、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
Gmailを頻繁に利用し、多数のURLを扱うビジネスパーソン URLの短縮作業を手動で行っており、作業効率を向上させたい方 チーム内での情報共有をスムーズに行いたい管理者 Bitlyを活用してリンクの管理を簡便化したい方 Google Chatを利用しているチームで、迅速な通知を実現したい方 ■このテンプレートを使うメリット
作業時間の短縮：URLの短縮と通知が自動化され、手動作業が不要になります。 情報共有の効率化：短縮されたURLが即座にGoogle Chatに通知され、チーム全体で迅速に情報を共有できます。 URL管理の簡便化：Bitly連携により、リンクの整理が容易になり、視認性も向上します。
Gmailで受信した添付ファイルをFileforceにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書などの添付ファイルを、都度ダウンロードしてFileforceに手動でアップロードしていませんか？この作業は単純ですが件数が増えると時間がかかり、アップロード先の指定ミスなども起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、添付ファイルを自動でFileforceにアップロードできるため、手作業による手間とミスを削減し、ファイル管理業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信した請求書や見積書を手動でFileforceに保存している経理や営業の方 添付ファイルのダウンロードやリネーム、アップロード作業に多くの時間を費やしている方 手作業によるファイルの保存漏れや保存先のミスをなくしたいと考えている管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
GmailからのファイルダウンロードとFileforceへのアップロードが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 手作業による添付ファイルの保存漏れやファイル名の付け間違い、保存先の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとFileforceをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などの条件に基づいて後続の処理を分岐させます。 次に、オペレーションでAI機能を設定し、メールの内容などからファイル名に利用するテキストを生成します。 最後に、オペレーションでFileforceの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを指定してください。 分岐機能では、メールの件名や差出人などの情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。 AI機能のプロンプトは自由に編集でき、メール本文から抽出した情報などを用いて、任意の命名規則でファイル名を生成できます。 Fileforceのアクション設定では、ファイルの保存先フォルダやファイル名を自由に指定でき、ファイル名には前段で取得した情報を変数として利用可能です。 ■注意事項
Gmail、FileforceのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 AIでのファイル名の変換が正しくない場合があるため、ご注意ください。
まとめ
docsファイルからjpegファイルへの変換作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた<span class="mark-yellow">ファイル変換の手間や待ち時間も、ヒューマンエラーのリスクも減らせます。
変換した画像はすぐに資料作成やデザイン業務に活用できるため、クリエイティブな作業に集中できる環境を整えられるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化はノーコードツール「Yoom」 を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。こちら から無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
