GmailでJPG画像ファイルを受信したら、PDFファイルに自動変換してMicrosoft Teamsに転送する
試してみる
■概要
「GmailでJPG画像ファイルを受信したら、PDFファイルに自動変換してMicrosoft Teamsに転送する」ワークフローは、メール添付ファイルの処理を効率化する業務ワークフローです。
Gmailに届いたJPGファイルを自動でPDFに変換し、必要なチームに迅速に共有することで、手作業の手間や時間を大幅に削減します。
これにより、情報共有のスピードアップと業務のスムーズな進行が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを頻繁に利用し、添付ファイルの処理に手間を感じている方
・JPGファイルを受け取る機会が多く、PDFに変換する作業を自動化したい方
・Microsoft Teamsでの情報共有を迅速化し、チームの連携を強化したい管理者
・業務プロセスの効率化を図り、手作業によるミスを減らしたい企業のIT担当者
・添付ファイルの自動変換と転送を通じて、業務フローを最適化したい方
■注意事項
・Microsoft Teams、Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
日々の業務で、Gmailで受け取った画像ファイルをわざわざPDFに変換してからMicrosoft Teamsの特定のチャネルにアップロードしたり、Microsoft Teamsで共有された報告書（PDF）を画像形式に変換してGmailで送付したりといった作業に手間を感じていませんか？
これらのファイル形式の変換や、アプリ間での転送作業は、一つ一つは小さな手間でも積み重なると大きな時間的負担となり、時には変換ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます…
もし、Gmailで特定のファイル形式の添付ファイルを受信した際に、自動で希望の形式に変換し、即座にMicrosoft Teamsの関連チャネルやメンバーに通知する仕組みや、逆にMicrosoft Teams上のファイルをGmail経由で自動送信できる仕組みがあれば、これらの煩わしさから解放され、より戦略的な業務や創造的な活動に集中できる貴重な時間を確保できるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に構築でき、日々のルーティンワークを効率化するので、ぜひこの機会に導入して、業務プロセスをもっとスマートにしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailで受信した添付ファイルを自動でファイル変換し、Microsoft Teamsに連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
GmailでJPG画像ファイルを受信したら、PDFファイルに自動変換してMicrosoft Teamsに転送する
試してみる
■概要
「GmailでJPG画像ファイルを受信したら、PDFファイルに自動変換してMicrosoft Teamsに転送する」ワークフローは、メール添付ファイルの処理を効率化する業務ワークフローです。
Gmailに届いたJPGファイルを自動でPDFに変換し、必要なチームに迅速に共有することで、手作業の手間や時間を大幅に削減します。
これにより、情報共有のスピードアップと業務のスムーズな進行が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを頻繁に利用し、添付ファイルの処理に手間を感じている方
・JPGファイルを受け取る機会が多く、PDFに変換する作業を自動化したい方
・Microsoft Teamsでの情報共有を迅速化し、チームの連携を強化したい管理者
・業務プロセスの効率化を図り、手作業によるミスを減らしたい企業のIT担当者
・添付ファイルの自動変換と転送を通じて、業務フローを最適化したい方
■注意事項
・Microsoft Teams、Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
GmailとMicrosoft Teamsを連携する自動化の方法
GmailとMicrosoft Teamsの間で発生する添付ファイルのやり取りや、それに伴うファイル形式の変換作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使ってご紹介します！
これにより、手作業によるファイル変換の手間や、アプリ間のファイル移動にかかる時間を大幅に削減し、コミュニケーションの迅速化と業務の正確性向上を実現できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailで受信した添付ファイルを自動で変換してMicrosoft Teamsに転送する
Gmailで特定の種類の画像ファイル（例：JPG、PNG）やPDFファイルを受信した際に、それらを自動的に別の指定形式（例：JPGからPDFへ、PNGからJPGへ、PDFからJPGへ）に変換し、Microsoft Teamsの特定のチャネルやダイレクトメッセージに自動で転送するフローです。
ファイル形式の不一致による手間や、手動での変換・アップロード作業から解放され、チーム内での迅速かつスムーズな情報共有が可能になります！
GmailでJPG画像ファイルを受信したら、PDFファイルに自動変換してMicrosoft Teamsに転送する
試してみる
■概要
「GmailでJPG画像ファイルを受信したら、PDFファイルに自動変換してMicrosoft Teamsに転送する」ワークフローは、メール添付ファイルの処理を効率化する業務ワークフローです。
Gmailに届いたJPGファイルを自動でPDFに変換し、必要なチームに迅速に共有することで、手作業の手間や時間を大幅に削減します。
これにより、情報共有のスピードアップと業務のスムーズな進行が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを頻繁に利用し、添付ファイルの処理に手間を感じている方
・JPGファイルを受け取る機会が多く、PDFに変換する作業を自動化したい方
・Microsoft Teamsでの情報共有を迅速化し、チームの連携を強化したい管理者
・業務プロセスの効率化を図り、手作業によるミスを減らしたい企業のIT担当者
・添付ファイルの自動変換と転送を通じて、業務フローを最適化したい方
■注意事項
・Microsoft Teams、Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
GmailでPNG画像ファイルを受信したら、JPG画像ファイルに自動変換してMicrosoft Teamsに転送する
試してみる
■概要
「GmailでPNG画像ファイルを受信したら、JPG画像ファイルに自動変換してMicrosoft Teamsに転送する」フローは、添付ファイルの自動変換とスムーズな共有を実現する業務ワークフローです。
Gmailで受け取ったPNG形式の画像ファイルを、自動的にJPG形式に変換し、Microsoft Teamsに転送します。
これにより、異なるファイル形式間の手動変換作業を省略し、チーム内での効率的な情報共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルの形式変換に手間を感じている方
・Microsoft Teamsでのファイル共有を効率化したいチームリーダー
・画像ファイルの管理・共有を自動化したいIT担当者
・日常業務の中でファイル形式の統一を図りたい企業の方
■注意事項
・Microsoft Teams、Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
Gmailで特定のPDFファイルを受信したら、JPG画像ファイルに自動変換してMicrosoft Teamsに転送する
試してみる
■概要
「Gmailで特定のPDFファイルを受信したら、JPG画像ファイルに自動変換してMicrosoft Teamsに転送する」フローは、メール添付のPDFファイルを効率よく画像形式に変換し、チーム内で迅速に共有する業務ワークフローです。
このフローを活用すれば、Gmailで受信したPDF添付ファイルを自動的にJPGに変換し、Microsoft Teamsに自動転送。
添付ファイルの自動変換を通じて、情報共有のスピードと効率を大幅に向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に利用しており、添付ファイルの管理に手間を感じているビジネスユーザーの方
・PDF形式の資料をMicrosoft Teamsでチームと効率的に共有したい方
・添付ファイルの自動変換を活用して業務の自動化を図りたいIT担当者の方
・手動でのファイル変換作業を減らし、他の重要な業務に集中したい方
■注意事項
・Microsoft Teams、Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
Gmailで受信したJPG画像をPDFに変換しMicrosoft Teamsへ自動転送するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、GmailでJPG形式の画像ファイルが添付されたメールを受信した際に、その画像を自動でPDFファイルに変換し、Microsoft Teamsの指定したチャネルに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
- Microsoft TeamsとGmail、OneDriveをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Gmailのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにして、フローの動作確認をする
GmailでJPG画像ファイルを受信したら、PDFファイルに自動変換してMicrosoft Teamsに転送する
試してみる
■概要
「GmailでJPG画像ファイルを受信したら、PDFファイルに自動変換してMicrosoft Teamsに転送する」ワークフローは、メール添付ファイルの処理を効率化する業務ワークフローです。
Gmailに届いたJPGファイルを自動でPDFに変換し、必要なチームに迅速に共有することで、手作業の手間や時間を大幅に削減します。
これにより、情報共有のスピードアップと業務のスムーズな進行が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを頻繁に利用し、添付ファイルの処理に手間を感じている方
・JPGファイルを受け取る機会が多く、PDFに変換する作業を自動化したい方
・Microsoft Teamsでの情報共有を迅速化し、チームの連携を強化したい管理者
・業務プロセスの効率化を図り、手作業によるミスを減らしたい企業のIT担当者
・添付ファイルの自動変換と転送を通じて、業務フローを最適化したい方
■注意事項
・Microsoft Teams、Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ステップ1：Microsoft TeamsとGmail、OneDriveをマイアプリ連携
はじめに、Microsoft TeamsとGmail、OneDriveをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGmailに、JPG画像ファイルを送信しておきましょう！
※後続のトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のような画像を送信してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
※送信したメール内容は、以下画像です。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Microsoft Teams」と入力し、検索結果からMicrosoft Teamsのアイコンを選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
3.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
4.続いてGmailをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGmailを検索します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
※今回設定するテンプレートは、OneDriveも使用するため、OneDriveもマイアプリ登録しましょう。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からOneDriveを検索します。
Microsoft Teamsの登録と同様に、メールアドレス・パスワードを入力し、登録します。
マイアプリにMicrosoft TeamsとGmail、OneDriveが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
GmailでJPG画像ファイルを受信したら、PDFファイルに自動変換してMicrosoft Teamsに転送する
試してみる
■概要
「GmailでJPG画像ファイルを受信したら、PDFファイルに自動変換してMicrosoft Teamsに転送する」ワークフローは、メール添付ファイルの処理を効率化する業務ワークフローです。
Gmailに届いたJPGファイルを自動でPDFに変換し、必要なチームに迅速に共有することで、手作業の手間や時間を大幅に削減します。
これにより、情報共有のスピードアップと業務のスムーズな進行が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを頻繁に利用し、添付ファイルの処理に手間を感じている方
・JPGファイルを受け取る機会が多く、PDFに変換する作業を自動化したい方
・Microsoft Teamsでの情報共有を迅速化し、チームの連携を強化したい管理者
・業務プロセスの効率化を図り、手作業によるミスを減らしたい企業のIT担当者
・添付ファイルの自動変換と転送を通じて、業務フローを最適化したい方
■注意事項
・Microsoft Teams、Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
ステップ3：Microsoft Teamsのトリガー設定
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】GmailでJPG画像ファイルを受信したら、PDFファイルに自動変換してMicrosoft Teamsに転送する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「ラベル」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
ステップ4：分岐の設定
1.分岐「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
オペレーションに「特定のラベルのメールを受信したら」、アウトプットに検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。
「分岐する」の設定方法
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：ブラウザを操作する設定
事前準備をしましょう！
「ブラウザを操作する」設定を行うため、事前に拡張機能を追加しておきましょう。
1)こちらのページから追加してください。
2)追加後、拡張機能を管理＞「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細を開き、以下画像の赤枠部分を「許可」にしておきましょう。
以上で、事前準備は完了です！
1.「ブラウザを操作する」をクリックしましょう。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。設定手順に困ったときは、こちらもチェックしてみてくださいね。
表示されている各アクションの項目を確認してください。
この画面では、取得したJPG画像ファイルをPDFファイルに自動変換するための各アクションが表示されています。
確認したら「テスト」を実行しましょう。画面内のフローボットが起動します。
詳しい設定方法はこちらを確認してください。
すべてのアクションが成功し、ファイルを取得できたら「保存する」をクリックします。
ステップ6：OneDriveの設定
1.アプリと連携する「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「格納先フォルダのアイテムID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択しましょう。
※取得した値を使用して、以下画像のように設定します。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ7：Microsoft Teamsの設定
1.アプリと連携する「チャネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「チームID」「チャネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
添付ファイル情報を設定します。
「ファイル名」「ファイルURL」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にMicrosoft Teamsにデータが通知されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
ステップ8：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
GmailとMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、GmailやMicrosoft TeamsのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Gmailを使った便利な自動化例
データベースに記録されたリスト宛にメールを送信することが可能です！
また、Gmailに添付されたファイルをクラウドシステムに格納することもできます。
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードするフローです。
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
■概要
・Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
・同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
試してみる
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoomでウェビナーを頻繁に開催する方
・ウェビナー終了後に参加者へのフォローメールを欠かさず送りたいが、手動での作業に手間を感じている方
・ウェビナーの参加者に迅速かつ効率的にフォローメールを送りたい方
2. Gmailを主要なコミュニケーション手段として利用している方
・Gmailを日常的に使っており、テンプレートメールを自動化することで業務効率を上げたい方
・参加者全員に個別にメールを送る手間を省きたい方
■注意事項
・ZoomとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、GmailとChatGPTの連携を活用して、顧客からの問い合わせ対応を自動化することが可能です。この自動化により、対応のスピードと精度が向上し、担当者の業務負担を軽減できるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用して多数の問い合わせメールを受け取っているサポート担当者の方
・ChatGPTとGmailの連携を通じて業務の自動化を図りたいIT担当者の方
・顧客対応の迅速化と品質向上を目指している経営者の方
・業務効率を高めつつ、顧客満足度を維持・向上させたい企業の担当者の方
■注意事項
・ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Microsoft Teamsを使った便利な自動化例
Salesforceのリード情報や毎月月末にMicrosoft Teamsに通知することも可能です！
Microsoft Teamsのチャネル内容を他システムに転送することもできます。
Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが送信されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Microsoft TeamsとSlackを併用している環境で、情報の確認漏れやツール間の手作業による転記に手間を感じることはないでしょうか。
重要なメッセージを見逃したり、都度コピー＆ペーストで共有する作業は、コミュニケーションの遅延や非効率の原因となります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をトリガーに、Slackの指定チャネルへ自動で通知できるため、ツールを横断した情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとSlackを併用しており、情報共有の漏れや手間をなくしたいと考えている方
・部署やチーム間で利用するチャットツールが異なり、円滑な連携に課題を感じている方
・手作業による情報伝達を自動化し、コミュニケーションロスを防ぎたいと考えている方
■注意事項
・Microsoft Teams、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでメールを自動的に送る
試してみる
■概要
・Microsoft Teamsのチャンネルに文章が投稿されたら、自動的にOutlookを使って別の箇所にメールを送ります。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
Salesforceのリードオブジェクトにレコードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「Salesforceのリードオブジェクトにレコードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローは、営業チームの迅速な対応を支援する業務ワークフローです。
新しいリードがSalesforceに登録されるたびに、自動的にMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、チーム全体がリアルタイムで情報を共有できます。
これにより、リードフォローアップのタイミングを逃さず、効率的な営業活動が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用してリード管理を行っている営業担当者の方
・Microsoft Teamsでチームコミュニケーションを強化したい営業マネージャーの方
・リードの迅速なフォローアップを自動化し、営業効率を向上させたい企業の経営者
・Yoomを利用してSalesforceとMicrosoft Teamsの連携を簡単に設定したいIT担当者の方
■注意事項
・Salesforce、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
毎月の月末にフローボットを起動してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
毎月の月末に起動して通知するフローボットです。分岐後の右側にフローを追加してください。
アンケートフォームに回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
アンケートフォームに新しい回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加してMicrosoft Teamsに通知するフローです。
まとめ
GmailとMicrosoft Teams間で発生する添付ファイルの形式変換や転送作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル操作の時間を大幅に短縮し、変換ミスや送信漏れといったヒューマンエラーのリスクも効果的に低減できます。
これにより、担当者は煩雑なルーティンワークから解放され、より創造的で付加価値の高い業務に注力できる環境が整い、チーム全体のコミュニケーション効率の向上も見込めます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの専門知識がない方でも、画面の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしファイル管理やアプリ連携の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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