「定期的に送られてくるExcelデータを手作業でCSVに変換するのって面倒…」
「大量のExcelファイルをCSVに変換していると、ミスが起きないか心配…」
このように、ExcelファイルからCSV形式への変換作業に、時間や手間を取られていませんか？
単純な繰り返し作業でありながら、データを取り扱う上で欠かせないプロセスであるため気も抜けません。
もし、<span class="mark-yellow">メールで受信したExcel（.xlsx）ファイルを自動で検知し、瞬時にCSV形式へ変換して指定の場所に保存できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されるでしょう。
そして、より重要な分析や戦略立案といったコア業務に集中できる時間を生み出すことができるはずです！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、導入に手間や時間もかかりません。
ファイル変換の自動化を導入して、面倒な単純作業から解放されましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには<span class="mark-yellow">Excel（.xlsx）ファイルをCSV形式に自動で変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
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Excel（.xlsx）ファイルをCSVに自動変換する方法
普段お使いの様々なツールを起点として、ExcelファイルからCSVファイルへの変換を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
データ加工のプロセスを効率化し、後続の業務へスムーズにデータを連携させることが可能になりますよ。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールで受信したExcelファイルをCSVに変換する
<span class="mark-yellow">Gmailなどで特定のExcelファイルを受信したことをトリガーに、RPA（ブラウザ操作）で自動的にファイル形式をCSVに変換し、指定のストレージに保存する</span>するフローです。
定期的なレポート処理などの手作業をなくし、迅速なデータ活用を実現しましょう！
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フォームで受け取ったExcelファイルをCSVに変換する
フォームで送信されたExcelファイルを自動でCSVに変換してOneDriveなどに格納することも可能。
データ収集から加工までのプロセスをシームレスに自動化し、手作業によるタイムラグやミスをなくします。
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ストレージ上のExcelファイルをCSVに変換する
DropboxなどのストレージサービスにExcelファイルがアップロードされたことをきっかけに、自動でCSVに変換して保存し直す仕組みも。
ファイル管理とデータ加工作業を一体化し、チームでのデータ共有やシステム連携を円滑に進めることができます。
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メールで受信したExcelファイルをCSVに変換するフローを作ってみよう
それではここから、代表的な例として「GmailでXLSXファイルを受信したら、RPAでCSVファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする」フローを解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- Gmailのトリガー・RPA（ファイル変換）・ファイルアップロードの設定
- フロー稼働の準備
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※ 事前準備
RPA（ブラウザ操作）はGoogle Chromeでのみ設定が可能です。以下の事前準備を行ってください。
- Google Chromeのブラウザをダウンロード。
- Chrome拡張機能の「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」を追加。
- 右上のメニューから「拡張機能を管理」をクリック。
- 「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細で「シークレットモードでの実行を許可する」のトグルを「オン」に設定。
これらの設定手順の詳細はこちらのヘルプページでも説明されています。
ステップ1：GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
先ずは、Yoomと連携させたいGmailアカウントとGoogle Driveアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
- Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
- マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
- アプリ一覧画面が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではGmail）を検索して選択。
- 「Sign in with Google」をクリック。
- Googleのログイン画面に移ります。
連携させるアカウントを選択してください。
- 内容を確認し、「次へ」をクリック。
- YoomからGoogleへのアクセス権限の内容を確認し、「続行」をクリック。
「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。
- マイアプリ画面に戻ります。
Gmailが追加されていることを確認してください。
続けて、Google Driveも連携していきましょう。
- アプリ一覧画面でGoogle Driveを検索して選択。
- 「Sign in with Google」をクリック。
- Googleのログイン画面に移ります。
以降はGmailのマイアプリ登録と同じ手順で進めてください。
マイアプリ画面にGoogle Driveも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
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そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：トリガーとなるラベルの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（メール受信）を設定していきます。
- Gmailの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリック。
- 「タイトル」は任意の名称に変更可能です。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。 - 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
- 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、メール受信時により早くファイル変換とアップロードが行えるようになります。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- 「ラベル」にトリガーとなるメールのラベルを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているGmailアカウントから候補が表示されますので、対象となるラベルを選択してください。
検索欄にラベル名を入れることで候補が絞られます。
参照）受信メールのラベル付け
- Excelファイルを添付したテスト用のメールを、連携しているGmailアカウントに送信します。この時、送信したメールが指定したラベルに振り分けられるようにしてください。
※ テスト用メールの例
- Yoomに戻り、「テスト」をクリック。
※ 直近1時間以内に指定したラベルのメールを受信していない場合はテストに失敗します。
- テストが成功すると、「取得した値」に受信したメールの情報が追加されます。
これらの値は、以降のアクションで変数（フローが稼働する度に更新される値）として使用できるようになります。
詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- テスト用に送信したメールが取得できていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。
トリガーとなるメールの設定が完了し、フロー画面に戻ります。
ステップ4：RPAによるファイルの変換
受信したExcelの添付ファイルを、RPAでCSVに変換していきましょう！
※ ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。
フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中は有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください！
- RPA機能の「ブラウザを操作する」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- ブラウザ上で実際に自動化したい操作を行いながらアクションを設定していきましょう。
各アクションの設定方法については、こちらのヘルプページで詳しく説明されています。
- テンプレートには例として、Convertioを使用したファイル変換の操作が設定されています。
用途や社内ルールなどに応じてカスタマイズしてください。
- Convertio以外のウェブサービスを用いる場合、全てのアクションを設定し直す必要があります。
フロー画面でRPAアクションを削除するか、編集画面で不要なアクションを削除してから「＋」で「ブラウザで操作を指定」を実行してください。
- アクセスするURLは変更せずにアクションのみ変更したい場合は、こちらを参考にアクションの追加・削除を行ってください。
- 以下はRPAアクションを削除して再設定する際の流れの例です。
- ファイル変換に用いるウェブサービスのURLを指定し、「操作を開始する」をクリック。
※ ここでは操作例としてYoomのトップページを指定しています。
- Yoom側では編集画面に遷移すると同時に、シークレットブラウザが立ち上がります。自動化したい操作をシークレットブラウザ上で実施しましょう。
左下の「通常のブラウザ操作」がOFFにし、操作を実行したい要素にカーソルを合わせてクリックすると、実行する操作のメニューが表示されます。
※ ここでは操作例として「連携アプリ」を「クリック」します。
- 「追加する」をクリックすると、Yoom側の編集画面に指定した操作が追加されます。
- 設定を終えたら、画面右下の「テスト」をクリック。
順に処理が実行されていくため、テストが完了するまで数秒ほどお待ちください。
- テストに成功すると、「取得した値」にダウンロードしたファイルが追加されます。
期待する形式に変換されていることを確認し、「保存する」をクリック。
ステップ5：ファイルのアップロード
それでは、変換したファイルをGoogle Driveにアップロードしましょう。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
- 「格納先のフォルダID」に、ファイルをアップロードしたいフォルダのIDを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されるため、対象となるフォルダを選択してください。
検索欄にフォルダ名を入力すると候補が絞られます。
※ フォルダURL（/folders/ID部分）から取得することもできます。
- 「ファイル名」を自由に設定しましょう。
入力欄クリック時に表示されるトリガーアクションやRPAアクションのメニューから、これまでに取得した値を選択可能です。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。
- 「ファイルの添付方法」と「ファイル」にはデフォルトで、RPAアクションで取得したファイルが設定されています。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、対象のファイルが指定したフォルダにアップロードされます。
※ アップロードされたファイルの例
- 期待通りの結果であることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ6：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Excelファイルが添付されたメールを送信し、CSVに変換されたファイルがGoogle Driveの指定したフォルダにアップロードされていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
GmailとRPAを活用したその他の自動化例
GmailとRPAを活用することで、フォームに入力された情報からGoogle スプレッドシートのテンプレートを使ってPDF帳票や請求書を自動で作成し、承認後に送付したり、Google スプレッドシートのURLを添付してメールで送付したりできます。また、Google ドキュメントのテンプレートを用いて書類を作成し、Gmailで送信するといった自動化も可能です。
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まとめ
ExcelファイルからCSVへの変換作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ加工の手間を大幅に削減し、変換ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
データ処理に追われる時間をなくすことで、分析や活用といった、より付加価値の高い業務にリソースを集中させられるようになるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化はノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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