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【ノーコードで実現】Gmailで受信した予定を他のツールへ自動で連携する方法
■概要
Gmailで受信した打ち合わせなどの予定を、手作業でSalesforceの活動履歴に登録する作業は、件数が増えるほど手間がかかり、入力漏れやミスが発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動で内容を解析しSalesforceに活動履歴として登録するため、こうした手作業による登録業務を効率化し、顧客情報への反映漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した予定の管理を手作業で行っており、非効率だと感じている営業担当者の方
- Salesforceへの活動履歴の入力漏れやミスをなくしたいと考えているチームリーダーの方
- Gmailでのスケジュール調整からSalesforceへの情報登録までを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点にSalesforceへの活動履歴登録が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、メール送信者のアドレスなどから該当リードを特定します
- さらに、AI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、メール本文から予定日時や参加者といった情報を抽出します
- 最後に、Salesforceの「リードオブジェクトに活動履歴を登録」アクションを設定し、検索したリードに対して抽出した情報を活動履歴として登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceに活動履歴を登録するアクションでは、件名や説明といった各設定項目に、任意の固定テキストを入力したり、前段のトリガーやオペレーションで取得した値を埋め込んだりするなどのカスタマイズが可能です
■注意事項
- Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Gmailで受信した打ち合わせなどの予定を、手作業でSalesforceの活動履歴に登録する作業は、件数が増えるほど手間がかかり、入力漏れやミスが発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動で内容を解析しSalesforceに活動履歴として登録するため、こうした手作業による登録業務を効率化し、顧客情報への反映漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した予定の管理を手作業で行っており、非効率だと感じている営業担当者の方
- Salesforceへの活動履歴の入力漏れやミスをなくしたいと考えているチームリーダーの方
- Gmailでのスケジュール調整からSalesforceへの情報登録までを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点にSalesforceへの活動履歴登録が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、メール送信者のアドレスなどから該当リードを特定します
- さらに、AI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、メール本文から予定日時や参加者といった情報を抽出します
- 最後に、Salesforceの「リードオブジェクトに活動履歴を登録」アクションを設定し、検索したリードに対して抽出した情報を活動履歴として登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceに活動履歴を登録するアクションでは、件名や説明といった各設定項目に、任意の固定テキストを入力したり、前段のトリガーやオペレーションで取得した値を埋め込んだりするなどのカスタマイズが可能です
■注意事項
- Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
「Gmailで受け取った打ち合わせの招待メール、CRMに活動履歴として登録するのが地味に面倒…」
「スケジュールを手入力する時に、日付や時間を間違えてヒヤリとしたことがある…」
このように、Gmailで受信した予定を手作業で他のツールに転記する業務に、手間やリスクを感じていませんか？
もし、Gmailで受信した予定を、SalesforceなどのCRMに活動履歴として自動で登録したり、指定のチャットツールに通知したりできる仕組みがあれば、こうした日々の細かな入力作業から解放され、より戦略的な業務に集中できる貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減し、業務の正確性も向上させることが可能です。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailで受信した予定を他のアプリと連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Gmailで受信した打ち合わせなどの予定を、手作業でSalesforceの活動履歴に登録する作業は、件数が増えるほど手間がかかり、入力漏れやミスが発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動で内容を解析しSalesforceに活動履歴として登録するため、こうした手作業による登録業務を効率化し、顧客情報への反映漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した予定の管理を手作業で行っており、非効率だと感じている営業担当者の方
- Salesforceへの活動履歴の入力漏れやミスをなくしたいと考えているチームリーダーの方
- Gmailでのスケジュール調整からSalesforceへの情報登録までを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点にSalesforceへの活動履歴登録が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、メール送信者のアドレスなどから該当リードを特定します
- さらに、AI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、メール本文から予定日時や参加者といった情報を抽出します
- 最後に、Salesforceの「リードオブジェクトに活動履歴を登録」アクションを設定し、検索したリードに対して抽出した情報を活動履歴として登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceに活動履歴を登録するアクションでは、件名や説明といった各設定項目に、任意の固定テキストを入力したり、前段のトリガーやオペレーションで取得した値を埋め込んだりするなどのカスタマイズが可能です
■注意事項
- Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Gmailで受信した打ち合わせなどの予定を、手作業でSalesforceの活動履歴に登録する作業は、件数が増えるほど手間がかかり、入力漏れやミスが発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動で内容を解析しSalesforceに活動履歴として登録するため、こうした手作業による登録業務を効率化し、顧客情報への反映漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した予定の管理を手作業で行っており、非効率だと感じている営業担当者の方
- Salesforceへの活動履歴の入力漏れやミスをなくしたいと考えているチームリーダーの方
- Gmailでのスケジュール調整からSalesforceへの情報登録までを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点にSalesforceへの活動履歴登録が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、メール送信者のアドレスなどから該当リードを特定します
- さらに、AI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、メール本文から予定日時や参加者といった情報を抽出します
- 最後に、Salesforceの「リードオブジェクトに活動履歴を登録」アクションを設定し、検索したリードに対して抽出した情報を活動履歴として登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceに活動履歴を登録するアクションでは、件名や説明といった各設定項目に、任意の固定テキストを入力したり、前段のトリガーやオペレーションで取得した値を埋め込んだりするなどのカスタマイズが可能です
■注意事項
- Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Gmailの予定連携を自動化する方法
普段お使いのGmailと様々なツールを連携させて、予定の登録や管理を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
データベース/CRMサービスにGmailの予定を連携する
Gmailで受信した予定の情報をトリガーに、SalesforceなどのCRMツールに活動履歴として自動で記録することができるため、手作業による転記の手間や入力ミスをなくし、顧客情報の一元管理を効率化できます。
■概要
Gmailで受信した打ち合わせなどの予定を、手作業でSalesforceの活動履歴に登録する作業は、件数が増えるほど手間がかかり、入力漏れやミスが発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動で内容を解析しSalesforceに活動履歴として登録するため、こうした手作業による登録業務を効率化し、顧客情報への反映漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した予定の管理を手作業で行っており、非効率だと感じている営業担当者の方
- Salesforceへの活動履歴の入力漏れやミスをなくしたいと考えているチームリーダーの方
- Gmailでのスケジュール調整からSalesforceへの情報登録までを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点にSalesforceへの活動履歴登録が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、メール送信者のアドレスなどから該当リードを特定します
- さらに、AI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、メール本文から予定日時や参加者といった情報を抽出します
- 最後に、Salesforceの「リードオブジェクトに活動履歴を登録」アクションを設定し、検索したリードに対して抽出した情報を活動履歴として登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceに活動履歴を登録するアクションでは、件名や説明といった各設定項目に、任意の固定テキストを入力したり、前段のトリガーやオペレーションで取得した値を埋め込んだりするなどのカスタマイズが可能です
■注意事項
- Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Gmailで受信した打ち合わせなどの予定を、手作業でSalesforceの活動履歴に登録する作業は、件数が増えるほど手間がかかり、入力漏れやミスが発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動で内容を解析しSalesforceに活動履歴として登録するため、こうした手作業による登録業務を効率化し、顧客情報への反映漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した予定の管理を手作業で行っており、非効率だと感じている営業担当者の方
- Salesforceへの活動履歴の入力漏れやミスをなくしたいと考えているチームリーダーの方
- Gmailでのスケジュール調整からSalesforceへの情報登録までを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点にSalesforceへの活動履歴登録が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、メール送信者のアドレスなどから該当リードを特定します
- さらに、AI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、メール本文から予定日時や参加者といった情報を抽出します
- 最後に、Salesforceの「リードオブジェクトに活動履歴を登録」アクションを設定し、検索したリードに対して抽出した情報を活動履歴として登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceに活動履歴を登録するアクションでは、件名や説明といった各設定項目に、任意の固定テキストを入力したり、前段のトリガーやオペレーションで取得した値を埋め込んだりするなどのカスタマイズが可能です
■注意事項
- Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Gmailで受信した予定をSalesforceに自動で登録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定の条件のメールを受信した際に、Salesforceに活動履歴として自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Salesforce
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとSalesforceをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Gmailのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにして、フローの動作確認をする
■概要
Gmailで受信した打ち合わせなどの予定を、手作業でSalesforceの活動履歴に登録する作業は、件数が増えるほど手間がかかり、入力漏れやミスが発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動で内容を解析しSalesforceに活動履歴として登録するため、こうした手作業による登録業務を効率化し、顧客情報への反映漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した予定の管理を手作業で行っており、非効率だと感じている営業担当者の方
- Salesforceへの活動履歴の入力漏れやミスをなくしたいと考えているチームリーダーの方
- Gmailでのスケジュール調整からSalesforceへの情報登録までを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点にSalesforceへの活動履歴登録が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、メール送信者のアドレスなどから該当リードを特定します
- さらに、AI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、メール本文から予定日時や参加者といった情報を抽出します
- 最後に、Salesforceの「リードオブジェクトに活動履歴を登録」アクションを設定し、検索したリードに対して抽出した情報を活動履歴として登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceに活動履歴を登録するアクションでは、件名や説明といった各設定項目に、任意の固定テキストを入力したり、前段のトリガーやオペレーションで取得した値を埋め込んだりするなどのカスタマイズが可能です
■注意事項
- Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Gmailで受信した打ち合わせなどの予定を、手作業でSalesforceの活動履歴に登録する作業は、件数が増えるほど手間がかかり、入力漏れやミスが発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動で内容を解析しSalesforceに活動履歴として登録するため、こうした手作業による登録業務を効率化し、顧客情報への反映漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した予定の管理を手作業で行っており、非効率だと感じている営業担当者の方
- Salesforceへの活動履歴の入力漏れやミスをなくしたいと考えているチームリーダーの方
- Gmailでのスケジュール調整からSalesforceへの情報登録までを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点にSalesforceへの活動履歴登録が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、メール送信者のアドレスなどから該当リードを特定します
- さらに、AI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、メール本文から予定日時や参加者といった情報を抽出します
- 最後に、Salesforceの「リードオブジェクトに活動履歴を登録」アクションを設定し、検索したリードに対して抽出した情報を活動履歴として登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceに活動履歴を登録するアクションでは、件名や説明といった各設定項目に、任意の固定テキストを入力したり、前段のトリガーやオペレーションで取得した値を埋め込んだりするなどのカスタマイズが可能です
■注意事項
- Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステップ1：GmailとSalesforceをマイアプリ登録
GmailとSalesforceをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
SalesforceとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。
ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
マイアプリにGmailとSalesforceが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
■概要
Gmailで受信した打ち合わせなどの予定を、手作業でSalesforceの活動履歴に登録する作業は、件数が増えるほど手間がかかり、入力漏れやミスが発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動で内容を解析しSalesforceに活動履歴として登録するため、こうした手作業による登録業務を効率化し、顧客情報への反映漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した予定の管理を手作業で行っており、非効率だと感じている営業担当者の方
- Salesforceへの活動履歴の入力漏れやミスをなくしたいと考えているチームリーダーの方
- Gmailでのスケジュール調整からSalesforceへの情報登録までを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点にSalesforceへの活動履歴登録が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、メール送信者のアドレスなどから該当リードを特定します
- さらに、AI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、メール本文から予定日時や参加者といった情報を抽出します
- 最後に、Salesforceの「リードオブジェクトに活動履歴を登録」アクションを設定し、検索したリードに対して抽出した情報を活動履歴として登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceに活動履歴を登録するアクションでは、件名や説明といった各設定項目に、任意の固定テキストを入力したり、前段のトリガーやオペレーションで取得した値を埋め込んだりするなどのカスタマイズが可能です
■注意事項
- Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Gmailで受信した打ち合わせなどの予定を、手作業でSalesforceの活動履歴に登録する作業は、件数が増えるほど手間がかかり、入力漏れやミスが発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動で内容を解析しSalesforceに活動履歴として登録するため、こうした手作業による登録業務を効率化し、顧客情報への反映漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した予定の管理を手作業で行っており、非効率だと感じている営業担当者の方
- Salesforceへの活動履歴の入力漏れやミスをなくしたいと考えているチームリーダーの方
- Gmailでのスケジュール調整からSalesforceへの情報登録までを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点にSalesforceへの活動履歴登録が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、メール送信者のアドレスなどから該当リードを特定します
- さらに、AI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、メール本文から予定日時や参加者といった情報を抽出します
- 最後に、Salesforceの「リードオブジェクトに活動履歴を登録」アクションを設定し、検索したリードに対して抽出した情報を活動履歴として登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceに活動履歴を登録するアクションでは、件名や説明といった各設定項目に、任意の固定テキストを入力したり、前段のトリガーやオペレーションで取得した値を埋め込んだりするなどのカスタマイズが可能です
■注意事項
- Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Gmailで受信した予定を、Salesforceに活動履歴として登録する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
ステップ3：Gmailのトリガー設定
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGmailに、予定を送信しておきましょう！
※後続のGmailのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は、下図のような予定を用意してみました。
テスト用のため、予定の内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「キーワード」は、任意の値を設定しましょう。
ここで設定したキーワードに一致したメールを受信したらフローボットを起動します。
キーワードには、演算子の利用も可能です。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくは、こちらをご参照ください。
ステップ4：データベースの設定
1.データベースを操作する「レコードを取得する」をクリックしてください。
「Salesforceと連携するアカウント情報」を確認し、「実行アクション」はそのままで、データベースの連携の各項目を設定していきます。
2.「マイドメインUR」「オブジェクトのAPI参照名」は、事前に作成したデータベースを、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
各項目を入力・確認し、「次へ」をクリック。
3.詳細設定を行います。
「取得したいレコードの条件」の各項目は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
※左側の項目に対応した値を右側で選択し、取得するレコード条件を設定します。
今回は、以下画像のように設定しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、レコード取得に成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ5：テキストからデータを抽出する設定
1.続いて、AI技術を使って、テキストからデータを抽出する設定を行います。
「テキスト抽出」をクリックしましょう。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。
設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「対象のテキスト」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「抽出したい項目」は、データから抽出したい項目を設定します。
ここで抽出したテキストデータを用いて、Salesforceにデータを追加するため、Salesforceに追加したい項目を全て設定するようにしましょう。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくデータが抽出されていることを確認しましょう。
確認後、「保存する」をクリックします。
ステップ6：Salesforceの活動履歴を登録する設定
1.アプリと連携する「リードオブジェクトに活動履歴を登録」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「マイドメインURL」は、入力欄下の注釈に沿って、入力しましょう。
「リードID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「件名」「日付」は、入力欄をクリックして表示される取得した値(テキスト抽出)から選択してください。
「優先度」は、プルダウンから選択してください。
「コメント」は、入力欄をクリックして表示される取得した値(テキスト抽出)から選択してください。
※コメントの内容は、固定の文章や取得した値など、自由にカスタマイズできるので、通知したい形式で設定してみてくださいね。
※固定値で設定すると、毎回同じ内容が通知されてしまいます。今回の「Gmailで受信した予定です。」などの文は固定値で設定しても大丈夫ですが、それ以外は、取得した値を設定するようにしましょう。
今回は、以下画像のように設定しました。
設定完了後は「テスト」を行い、下図のようにテスト成功が表示されていることを確認しましょう。
実際にSalesforceにデータが追加されることを確認してください。確認後、保存しましょう。
ステップ7：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。
赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Gmailを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、GmailのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Gmailで受け取ったメールをトリガーに、SalesforceやAirtableなどに自動でデータを登録することができます。
これにより、手動での入力作業を減らし、迅速なデータ更新が実現するでしょう。
■概要Calendlyで日程調整が完了した後、参加者への資料送付などを手作業で行っていませんか？手作業での対応は手間がかかるだけでなく、送信漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Calendlyに新しい予定が登録されたタイミングをきっかけに、自動でGmailから資料送付メールを送信できるため、日程調整後のフォローアップ業務を効率化し、スムーズな情報提供を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Calendlyで調整した予定の参加者へ、Gmailを使い手動で資料を送付している方
- 手作業による資料の送付漏れや、対応の遅延といった課題を削減したい方
- 日程調整からフォローアップまでの一連の業務フローを自動化し、効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット- Calendlyへの予定登録をトリガーに、Gmailから自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた情報連携の時間を短縮できます。
- 手作業による資料の送り忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、参加者への情報提供に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、CalendlyとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定が登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Calendlyで取得した情報をもとにメールが送信されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、送信するメールの宛先、件名、本文を任意の内容に設定してください。例えば、Calendlyの予定情報から取得した参加者のメールアドレスを宛先に設定し、事前に用意した件名と本文で資料を送付する、といったカスタマイズが可能です。
■注意事項- Calendly、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要DocuSignで管理している契約の進捗状況を、一件ずつ手動で確認していませんか？定期的な確認作業は手間がかかる上に、対応漏れが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にDocuSignの契約情報を取得し、特定の条件に合致した場合のみGmailで関係者に通知を送信できるため、面倒な確認作業から解放され、重要な契約の進捗管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignでの契約管理で、定期的なステータス確認を手作業で行っている方
- 契約の進捗に応じて、関係者へのリマインドメールを都度作成・送信している方
- 手作業による確認漏れや通知漏れを防ぎ、業務の確実性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 指定したスケジュールでDocuSignの情報を自動取得するため、手動での確認作業やメール送信にかかっていた時間を削減できます。
- 人の手による確認漏れや通知漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、契約管理業務の確実性を向上させます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとGmailをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、このワークフローを起動したい日時を指定します。
- オペレーションでは、DocuSignの「特定のエンベロープの情報を取得する」アクションを設定し、確認したい契約情報を取得します。
- 次に、分岐機能を使って、取得した情報をもとに後続の処理を続けるかどうかを判断する条件（例：契約ステータスなど）を設定します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、条件に合致した場合にのみ指定した内容のメールが自動で送信されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガー機能では、毎日、毎週、毎月など、ワークフローを実行したい日時や頻度を任意で設定してください。
- DocuSignで情報を取得する際、どの契約情報（エンベロープID）を取得するかを固定値や変数を用いて設定できます。
- 分岐機能では、DocuSignから取得した情報（契約ステータスなど）を元に、「特定のステータスの場合のみ」後続のメール送信を行う、といった条件を自由に設定可能です。
- Gmailの送信設定では、宛先、件名、本文を自由にカスタマイズでき、DocuSignで取得した契約者名や契約名などの情報をメール本文に自動で差し込むこともできます。
■注意事項- DocuSign、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要新入社員の受け入れ準備において、入社日直前のアカウント発行業務は、複数のツールへの手入力が必要となり、担当者の方の負担になりがちです。特に、適切なタイミングでのアカウント発行と通知は、スムーズなオンボーディングのために重要ですが、手作業では漏れや遅れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、入社日の3日前を起点としてGoogle WorkspaceやZoomのアカウントを自動で発行し、本人宛にGmailで通知する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- 新入社員のアカウント発行業務を効率化したい人事・労務担当者の方
- 複数のSaaSアカウントを手作業で管理している情報システム部門の方
- 入社手続きに関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- 入社日に合わせてアカウント発行から通知までが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業によるアカウント情報の設定ミスや、通知の送り忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な業務遂行を支援します。
■フローボットの流れ- はじめに、Zoom、Google Workspace、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでデータベース機能を選択し、「条件に合致するレコードに更新されたら」というアクションを設定します。ここでは入社日が3日後に迫った従業員情報を対象とします。
- 次に、オペレーションで計算機能を設定し、入社日などの日付情報を処理します。
- 必要に応じて待機機能を設定し、後続の処理を指定した時間だけ待機させます。
- 次に、Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、アカウントを作成します。
- 続いて、Zoomの「ユーザーを追加」アクションを設定し、アカウントを作成します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成したアカウント情報を本人宛に送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- データベース機能では、取得したいレコードの条件（例えば、特定の部署や役職など）を任意にカスタマイズできます。
- 日時・日付の加算減算のオペレーションでは、前段のデータベースで取得した入社日などの値を変数として利用し、変換後の形式を選択することが可能です。
- 待機機能を利用する際は、後続の処理を開始するまでの待機時間を任意で設定できます。
- Google WorkspaceやZoomでユーザーを追加する際に、氏名やメールアドレスなどの各項目に、データベースから取得した情報を変数として設定できます。
- Gmailの設定では、宛先、件名、メッセージ内容を自由に設定でき、前段のオペレーションで作成したアカウント情報などを変数として本文に含めることも可能です。
■注意事項- Zoom、Google Workspace、GmailそれぞれとYoomを連携させてください。
- Google Workspace、「待機する」オペレーションは、パーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
◼️概要
SalesforceとGmailを連携し、YoomのChrome拡張機能を利用して、Salesforceのリード情報ページからYoomのフローボットを1Clickで起動し、Gmailで定型メールを自動的に送信します。
定型メールの内容を自由に変更してご利用ください。
サービス資料などの添付ファイルも併せて送付することが可能です。
◼️注意事項
・Gmail、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・YoomのChrome拡張機能をインストールしてご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要freee会計で経費申請が作成されるたびに、手動で関係者にメール通知をしていませんか。この作業は定型的でありながら、対応が遅れると精算プロセス全体に影響を及ぼす可能性があり、また通知漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、freee会計に経費申請が作成されたことをトリガーに、設定した宛先へGmailで自動でメールを送信し、経費申請に関する通知業務の自動化を実現できます。■このテンプレートをおすすめする方- freee会計での経費申請の確認や通知を手作業で行っている経理担当者の方
- 部下からの経費申請を迅速に把握し、承認プロセスを円滑に進めたいマネージャーの方
- 経費精算フローのDXを推進し、バックオフィス業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- freee会計への申請と同時にGmailで自動通知されるため、都度メールを作成して送信する手間と時間を削減することができます。
- 手作業による通知の送信漏れや宛先間違いを防ぎ、確実な情報伝達によって経費精算プロセスを円滑にします。
■フローボットの流れ- はじめに、freee会計とGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでfreee会計を選択し、「経費申請が作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送信する」アクションを設定し、申請内容を通知するメールが自動送信されるように構成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスを任意のアドレスに設定することが可能です。
- メールの件名や本文には、固定のテキストを設定できるだけでなく、トリガーで取得したfreee会計の申請者名や金額などの情報を埋め込み、動的に作成することが可能です。
■注意事項- freee会計、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要特定のメールを受信するたびに、手作業でSendGridのリストにコンタクト情報を登録し、さらにGmailで返信メールを作成・送信する作業は手間がかかる上に、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、メール受信をきっかけにSendGridへのコンタクト追加からGmailでの自動返信まで、一連の対応を自動化することが可能です。手作業の手間をなくし、迅速で正確なコミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- SendGridに手動でコンタクト情報を登録しており、作業を効率化したいメールマーケティング担当者の方
- 受信した特定のメールに対し、Gmailでの定型的な一次対応を自動化したいと考えている方
- メールを起点とした定型業務を自動化することで、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- メール受信をトリガーにSendGridへの登録が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での転記が不要になり、メールアドレスの入力ミスやコンタクトの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとSendGridをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、対象のメール条件を指定します。
- 次に、オペレーションでSendGridを選択し、「コンタクトリストに新規コンタクトを追加」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、コンタクト追加の完了通知などを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- SendGridで新規コンタクトを追加する際、トリガーで受信したメールの差出人情報（メールアドレスなど）を変数として設定項目に埋め込むことが可能です。
- Gmailでメールを送信する際、通知先を任意に設定できるほか、本文に固定のテキストだけでなく、前段のフローで取得した情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項- Gmail、SendGridのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要Gmailで受信するお問い合わせの管理に、手間や時間を取られていませんか。手作業でAirtableなどの管理ツールに情報を転記していると、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のお問い合わせメールを受信するだけで、AIが自動で内容を解析し、Airtableのデータベースへ情報を登録します。手作業による転記作業から解放され、顧客対応の迅速化と管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信したお問い合わせ情報をAirtableへ手動で転記しているご担当者の方
- お問い合わせ管理の自動化によって、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいチームリーダーの方
- 顧客対応の初動を早め、データ管理を一元化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailでメールを受信すると自動でAirtableへ情報が登録されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 手作業での転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとAirtableをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」を設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から氏名や会社名、お問い合わせ内容などの必要な情報を抽出します。
- 最後に、Airtableの「レコードを作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報をもとに新しいレコードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、受信したメールの本文や件名などから、抽出したい項目（例：氏名、会社名、連絡先など）を任意で設定可能です。
- Airtableにレコードを作成する際、どのフィールドにどの情報を登録するかを自由に設定できます。AI機能で抽出した値を、対応するフィールドに割り当ててください。
■注意事項- Gmail、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信したメールに含まれる署名情報、一つひとつコピーしてMazricaに入力していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、署名情報を自動で抽出しMazricaにコンタ-クト情報として登録できるため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとMazricaを日常的に利用し、手作業での顧客情報登録に手間を感じている方
- 新規リード獲得後のデータ入力を効率化し、素早いアプローチを目指す営業担当者の方
- 入力ミスによる機会損失を防ぎ、データ精度を向上させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したメールの署名情報を自動でMazricaに登録するため、これまで手作業で行っていたコピー＆ペーストの時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記がなくなることで、名前や連絡先の入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMazricaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定してフローボットが起動するきっかけを作ります。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から署名情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMazricaを選択し、「コンタクト情報を登録」アクションで、抽出したデータを基に新しいコンタクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、抽出したい情報（会社名、氏名、メールアドレスなど）や、抽出元のテキスト（メール本文など）を任意で設定してください。
- Mazricaにコンタクト情報を登録する際、データ抽出機能で取得したどの情報をどの項目（名前、メールアドレス、電話番号など）に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- GmailとMazricaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。
■注意事項
- Gmail、DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Calendlyで調整した予定の参加者へ、Gmailを使い手動で資料を送付している方
- 手作業による資料の送付漏れや、対応の遅延といった課題を削減したい方
- 日程調整からフォローアップまでの一連の業務フローを自動化し、効率化したい方
- Calendlyへの予定登録をトリガーに、Gmailから自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた情報連携の時間を短縮できます。
- 手作業による資料の送り忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、参加者への情報提供に繋がります。
- はじめに、CalendlyとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定が登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Calendlyで取得した情報をもとにメールが送信されるように設定します
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、送信するメールの宛先、件名、本文を任意の内容に設定してください。例えば、Calendlyの予定情報から取得した参加者のメールアドレスを宛先に設定し、事前に用意した件名と本文で資料を送付する、といったカスタマイズが可能です。
- Calendly、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約管理で、定期的なステータス確認を手作業で行っている方
- 契約の進捗に応じて、関係者へのリマインドメールを都度作成・送信している方
- 手作業による確認漏れや通知漏れを防ぎ、業務の確実性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでDocuSignの情報を自動取得するため、手動での確認作業やメール送信にかかっていた時間を削減できます。
- 人の手による確認漏れや通知漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、契約管理業務の確実性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとGmailをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、このワークフローを起動したい日時を指定します。
- オペレーションでは、DocuSignの「特定のエンベロープの情報を取得する」アクションを設定し、確認したい契約情報を取得します。
- 次に、分岐機能を使って、取得した情報をもとに後続の処理を続けるかどうかを判断する条件（例：契約ステータスなど）を設定します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、条件に合致した場合にのみ指定した内容のメールが自動で送信されるようにします。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、毎日、毎週、毎月など、ワークフローを実行したい日時や頻度を任意で設定してください。
- DocuSignで情報を取得する際、どの契約情報（エンベロープID）を取得するかを固定値や変数を用いて設定できます。
- 分岐機能では、DocuSignから取得した情報（契約ステータスなど）を元に、「特定のステータスの場合のみ」後続のメール送信を行う、といった条件を自由に設定可能です。
- Gmailの送信設定では、宛先、件名、本文を自由にカスタマイズでき、DocuSignで取得した契約者名や契約名などの情報をメール本文に自動で差し込むこともできます。
■注意事項
- DocuSign、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 新入社員のアカウント発行業務を効率化したい人事・労務担当者の方
- 複数のSaaSアカウントを手作業で管理している情報システム部門の方
- 入社手続きに関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 入社日に合わせてアカウント発行から通知までが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業によるアカウント情報の設定ミスや、通知の送り忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な業務遂行を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Google Workspace、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでデータベース機能を選択し、「条件に合致するレコードに更新されたら」というアクションを設定します。ここでは入社日が3日後に迫った従業員情報を対象とします。
- 次に、オペレーションで計算機能を設定し、入社日などの日付情報を処理します。
- 必要に応じて待機機能を設定し、後続の処理を指定した時間だけ待機させます。
- 次に、Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、アカウントを作成します。
- 続いて、Zoomの「ユーザーを追加」アクションを設定し、アカウントを作成します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成したアカウント情報を本人宛に送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- データベース機能では、取得したいレコードの条件（例えば、特定の部署や役職など）を任意にカスタマイズできます。
- 日時・日付の加算減算のオペレーションでは、前段のデータベースで取得した入社日などの値を変数として利用し、変換後の形式を選択することが可能です。
- 待機機能を利用する際は、後続の処理を開始するまでの待機時間を任意で設定できます。
- Google WorkspaceやZoomでユーザーを追加する際に、氏名やメールアドレスなどの各項目に、データベースから取得した情報を変数として設定できます。
- Gmailの設定では、宛先、件名、メッセージ内容を自由に設定でき、前段のオペレーションで作成したアカウント情報などを変数として本文に含めることも可能です。
■注意事項
- Zoom、Google Workspace、GmailそれぞれとYoomを連携させてください。
- Google Workspace、「待機する」オペレーションは、パーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
◼️概要
SalesforceとGmailを連携し、YoomのChrome拡張機能を利用して、Salesforceのリード情報ページからYoomのフローボットを1Clickで起動し、Gmailで定型メールを自動的に送信します。
定型メールの内容を自由に変更してご利用ください。
サービス資料などの添付ファイルも併せて送付することが可能です。
◼️注意事項
・Gmail、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・YoomのChrome拡張機能をインストールしてご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- freee会計での経費申請の確認や通知を手作業で行っている経理担当者の方
- 部下からの経費申請を迅速に把握し、承認プロセスを円滑に進めたいマネージャーの方
- 経費精算フローのDXを推進し、バックオフィス業務を効率化したいと考えている方
- freee会計への申請と同時にGmailで自動通知されるため、都度メールを作成して送信する手間と時間を削減することができます。
- 手作業による通知の送信漏れや宛先間違いを防ぎ、確実な情報伝達によって経費精算プロセスを円滑にします。
- はじめに、freee会計とGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでfreee会計を選択し、「経費申請が作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送信する」アクションを設定し、申請内容を通知するメールが自動送信されるように構成します
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスを任意のアドレスに設定することが可能です。
- メールの件名や本文には、固定のテキストを設定できるだけでなく、トリガーで取得したfreee会計の申請者名や金額などの情報を埋め込み、動的に作成することが可能です。
- freee会計、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- SendGridに手動でコンタクト情報を登録しており、作業を効率化したいメールマーケティング担当者の方
- 受信した特定のメールに対し、Gmailでの定型的な一次対応を自動化したいと考えている方
- メールを起点とした定型業務を自動化することで、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信をトリガーにSendGridへの登録が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での転記が不要になり、メールアドレスの入力ミスやコンタクトの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSendGridをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、対象のメール条件を指定します。
- 次に、オペレーションでSendGridを選択し、「コンタクトリストに新規コンタクトを追加」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、コンタクト追加の完了通知などを自動で送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- SendGridで新規コンタクトを追加する際、トリガーで受信したメールの差出人情報（メールアドレスなど）を変数として設定項目に埋め込むことが可能です。
- Gmailでメールを送信する際、通知先を任意に設定できるほか、本文に固定のテキストだけでなく、前段のフローで取得した情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Gmail、SendGridのそれぞれとYoomを連携させてください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したお問い合わせ情報をAirtableへ手動で転記しているご担当者の方
- お問い合わせ管理の自動化によって、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいチームリーダーの方
- 顧客対応の初動を早め、データ管理を一元化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信すると自動でAirtableへ情報が登録されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 手作業での転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAirtableをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」を設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から氏名や会社名、お問い合わせ内容などの必要な情報を抽出します。
- 最後に、Airtableの「レコードを作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報をもとに新しいレコードを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、受信したメールの本文や件名などから、抽出したい項目（例：氏名、会社名、連絡先など）を任意で設定可能です。
- Airtableにレコードを作成する際、どのフィールドにどの情報を登録するかを自由に設定できます。AI機能で抽出した値を、対応するフィールドに割り当ててください。
■注意事項
- Gmail、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信したメールに含まれる署名情報、一つひとつコピーしてMazricaに入力していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、署名情報を自動で抽出しMazricaにコンタ-クト情報として登録できるため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとMazricaを日常的に利用し、手作業での顧客情報登録に手間を感じている方
- 新規リード獲得後のデータ入力を効率化し、素早いアプローチを目指す営業担当者の方
- 入力ミスによる機会損失を防ぎ、データ精度を向上させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したメールの署名情報を自動でMazricaに登録するため、これまで手作業で行っていたコピー＆ペーストの時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記がなくなることで、名前や連絡先の入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMazricaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定してフローボットが起動するきっかけを作ります。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から署名情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMazricaを選択し、「コンタクト情報を登録」アクションで、抽出したデータを基に新しいコンタクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、抽出したい情報（会社名、氏名、メールアドレスなど）や、抽出元のテキスト（メール本文など）を任意で設定してください。
- Mazricaにコンタクト情報を登録する際、データ抽出機能で取得したどの情報をどの項目（名前、メールアドレス、電話番号など）に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- GmailとMazricaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。
■注意事項
- Gmail、DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
GmailとSalesforceの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた予定情報の転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、営業担当者は顧客との打ち合わせ履歴などを正確かつタイムリーに管理でき、より迅速なフォローアップやコア業務である商談活動に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q:メール本文からの情報抽出がうまくいかない場合の対処法は？
A:抽出条件の設定を工夫することで、精度が向上する場合があります。
例えば、指示内容を入力する部分に「本文冒頭にある商品名を抽出してください」など情報の位置を指定したり、「画像URLは除外してください」のような不要な情報を除外する条件を入れることも可能です。
条件を明確にすることで、AIが誤った情報を拾う可能性を減らせることができますので、ぜひお試しください。
Q:連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A:連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
詳しくは、こちらのヘルプページをご参照ください。
Q:Salesforce以外のCRMでも連携できますか？
A:はい、可能です。
Salesforce以外にも、kintone・Notion・Just.DB・HubSpotなどでも連携することができます。
Yoomでは、本記事でご紹介したテンプレート以外にも様々なテンプレートをご用意しております。
テンプレート検索は、こちらをご参照ください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
