【プログラミング不要】JFIF画像をPDFに自動で変換する方法

「このJFIFファイル、PDFに変換して共有したいけど、いちいち変換サイトを使うのは面倒…」
「大量のJFIF画像をPDFに変換する作業に時間がかかって、他の仕事が進まない…」

このように、あまり馴染みのないJFIF画像の扱いや、手作業でのファイル変換に手間を感じていませんか？

もし、<span class="mark-yellow">受け取ったJFIFファイルを自動でPDFに変換し、指定の場所に保存できる仕組み</span>があれば、こうしたファイル変換の繰り返し作業から解放されるでしょう。

そして、より生産的な業務に集中する時間を確保できるはずです！

今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して、ファイル変換作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomには<span class="mark-yellow">JFIFファイルをPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

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JFIF画像をPDFに自動変換する方法

普段お使いのメールツールやフォーム、ストレージサービスなどと連携してJFIF画像をPDFに自動で変換する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。手作業でのファイル変換の手間をなくし、業務をスムーズに進めましょう。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

メールツールを起点にJFIF画像をPDFに変換する

GmailなどのメールツールでJFIFファイルを受信したことをきっかけに、自動でPDFファイルに変換してストレージサービスに保存することができます。メールでのファイル授受が多い業務フローを効率化し、手作業による変換ミスや対応漏れを防ぎましょう。

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フォームを起点にJFIF画像をPDFに変換する

フォームに添付されたJFIFファイルもPDFへの自動変換が可能です。ユーザーからのファイル提出や申請フローなどを効率化し、後続の処理を迅速に進めましょう。

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ストレージサービスを起点にJFIF画像をPDFに変換する

DropboxなどのストレージサービスにアップロードされたJFIFファイルをPDFに変換し、指定したフォルダに保存し直すといったフローも構築できます。
ストレージ上でのファイル管理を効率化することで、手間をかけずに整理された状態を保てます。

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GmailとRPAを連携してJFIF画像をPDFに変換するフローを作ってみよう

それではここから、代表的な例として「GmailでJFIFファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする」フローを解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• Gmailのトリガー・RPA（ファイル変換）・ファイルアップロードの設定
• フロー稼働の準備

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※ 事前準備

RPA（ブラウザ操作）はGoogle Chromeでのみ設定が可能です。以下の事前準備を行ってください。

1. Google Chromeのブラウザをダウンロード。
2. Chrome拡張機能の「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」を追加。

3. 右上のメニューから「拡張機能を管理」をクリック。
4. 「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細で「シークレットモードでの実行を許可する」のトグルを「オン」に設定。

これらの設定手順の詳細はこちらのヘルプページでも説明されています。

ステップ1：GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携

先ずは、Yoomと連携させたいGmailアカウントとGoogle Driveアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。

1. Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
2. マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。

3. アプリ一覧画面が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではGmail）を検索して選択します。

4. 「Sign in with Google」をクリック。

5. Googleのログイン画面に移ります。
   連携させるアカウントを選択してください。

6. 内容を確認し、「次へ」をクリック。

7. YoomからGoogleへのアクセス権限の内容を確認し、「続行」をクリック。
   「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。

8. マイアプリ画面に戻ります。

Gmailが追加されていることを確認してください。

続けて、Google Driveも連携していきましょう。

1. アプリ一覧画面でGoogle Driveを検索して選択。

2. 「Sign in with Google」をクリック。

3. Googleのログイン画面に移ります。
   以降はGmailのマイアプリ登録と同じ手順で進めてください。

マイアプリ画面にGoogle Driveも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

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そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。

ステップ3：トリガーとなるラベルの設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（メール受信）を設定していきます。

1. Gmailの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリック。

2. 「タイトル」は任意の名称に変更可能です。
   アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
3. 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。

4. 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
   トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
   そのプランの最短の起動間隔にすることで、メール受信時により早くファイル変換とアップロードが行えるようになります。
   ※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
   起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

5. 「ラベル」にトリガーとなるメールのラベルを設定。
   入力欄をクリックすると、連携しているGmailアカウントから候補が表示されますので、対象となるラベルを選択してください。
   検索欄にラベル名を入れることで候補が絞られます。
   参照）受信メールのラベル付け

6. JFIFファイルを添付したテスト用のメールを、連携しているGmailアカウントに送信します。この時、送信したメールが指定したラベルに振り分けられるようにしてください。
   ※ テスト用メールの例

7. Yoomに戻り、「テスト」をクリック。
   ※ 直近1時間以内に指定したラベルのメールを受信していない場合はテストに失敗します。

8. テストが成功すると、「取得した値」に受信したメールの情報が追加されます。
   これらの値は、以降のアクションで変数（フローが稼働する度に更新される値）として使用できるようになります。
   詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

9. テスト用に送信したメールが取得できていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。
   トリガーとなるメールの設定が完了し、フロー画面に戻ります。

ステップ4：RPAによるファイルの変換

受信したJFIFの添付ファイルを、RPAでPDFに変換していきましょう！

※ ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。
フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中は有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください！

1. RPA機能の「ブラウザを操作する」をクリック。

2. 適宜「タイトル」を変更。

3. ブラウザ上で実際に自動化したい操作を行いながらアクションを設定していきましょう。
4. 各アクションの設定方法については、こちらのヘルプページで詳しく説明されています。

• テンプレートには例として、Convertioを使用したファイル変換の操作が設定されています。
• ファイル変換に使用するウェブサービスや社内ルール、用途に応じたカスタマイズが可能です。

• アクセスするURLは変更せずにアクションのみ変更したい場合は、こちらを参考にアクションの追加・削除を行ってください。
• Convertio以外のウェブサービスを用いる場合、全てのアクションを設定し直す必要があります。フロー画面でRPAアクションを削除するか、編集画面で不要なアクションを削除してから「＋」で「ブラウザで操作を指定」を実行してください。

4. 以下はRPAアクションを削除して再設定する際の流れの例です。

5. ファイル変換に用いるウェブサービスのURLを指定し、「操作を開始する」をクリック。
   ※ ここでは操作例としてYoomのトップページを指定しています。

6. Yoom側では編集画面に遷移すると同時に、シークレットブラウザが立ち上がります。自動化したい操作をシークレットブラウザ上で実施しましょう。
   左下の「通常のブラウザ操作」をOFFにし、操作を実行したい要素にカーソルを合わせてクリックすると、実行する操作のメニューが表示されます。
   ※ ここでは操作例として「連携アプリ」を「クリック」します。

7. 「追加する」をクリックすると、Yoom側の編集画面に指定した操作が追加されます。

8. このような流れで設定を続けてください。

9. 設定を終えたら、画面右下の「テスト」をクリック。
   順に処理が実行されていくため、テストが完了するまで数秒ほどお待ちください。

10. テストに成功すると、「取得した値」にダウンロードしたファイルが追加されます。
    期待する形式に変換されていることを確認し、「保存する」をクリック。

ステップ5：ファイルのアップロード

それでは、変換したファイルをGoogle Driveにアップロードしましょう。

1. Google Driveの「ファイルをアップロードする」をクリック。

2. 適宜「タイトル」を変更。
3. 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。

4. 「格納先のフォルダID」に、ファイルをアップロードしたいフォルダのIDを設定。
   入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されるため、対象となるフォルダを選択してください。
   検索欄にフォルダ名を入力すると候補が絞られます。
   ※ フォルダURL（/folders/ID部分）から取得することもできます。

5. 「ファイル名」を自由に設定しましょう。
   入力欄クリック時に表示されるトリガーアクションやRPAアクションのメニューから、これまでに取得した値を選択可能です。
   項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。

6. 「ファイルの添付方法」と「ファイル」にはデフォルトで、RPAアクションで取得したファイルが設定されています。
7. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。

8. テストに成功すると、対象のファイルが指定したフォルダにアップロードされます。
   ※ アップロードされたファイルの例

9. 期待通りの結果であることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。

ステップ6：フロー稼働の準備

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
JFIFファイルが添付されたメールを送信し、添付ファイルがPDFに変換されてGoogle Driveの指定したフォルダにアップロードされていれば成功です。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

GmailとRPAを活用したその他の自動化例

Googleフォームでの回答をDeepLで翻訳してGmailに送信したり、Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードしたりできます。また、Gmailで特定のメールを受信したらZendeskにチケットを作成したり、Google Driveに新しくファイルが作成されたらGmailにメールを送付することも可能です。さらに、Gmailで受信した内容をもとにStreakにタスクを作成するといった自動化も行えます。

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まとめ

JFIF画像からPDFへの変換作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル変換の手間と時間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも解消できます。</span>

ファイル形式の違いを気にすることなくスムーズに情報共有や書類作成が行えるようになることで、本来集中すべきコア業務に専念できる環境が整うでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化はノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！