Microsoft ExcelファイルをPDFに変換し、メールで自動送信する方法
こちらは、Google DriveにアップロードされたMicrosoft Excelファイルを自動でPDFに変換し、GmailやOutlookなどのメールツールで指定した宛先に送信するフローです。
このテンプレートを使うことで、<span class="mark-yellow">請求書送付やレポート提出の自動化が可能になります。送信ミスの予防にもつながります。</span>
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日々の業務で見積書や請求書、報告書など、様々な書類をMicrosoft Excelで作成している方もいるかもしれません。
作成したMicrosoft Excelファイルを他の人に共有したり、印刷したりする際には、書式崩れを防いだり、意図しない編集を防いだりするためにPDF形式へ変換することが多いのではないでしょうか？
ただ、毎回手作業でMicrosoft Excelファイルを開いてPDFとして保存するのは、意外と手間がかかるもの。特に、頻繁に変換作業が発生する場合や、複数のファイルをまとめて変換したい場合には、面倒に感じてしまうこともあるでしょう。
また、変換し忘れたり、意図しないファイルを送ってしまうリスクもあるため、注意が必要です。
この記事では、Microsoft ExcelからPDFへの変換作業を自動化する方法をご紹介します！
<span class="mark-yellow">プログラミングの知識は不要で、簡単な設定だけでOKです。指定したフォルダにファイルが追加されると、自動でPDFに変換され、保存・通知まで一括で行えます。</span>
作業の手間やミスを減らし、業務効率を高める方法として参考にしてみてください！
Yoomには「Microsoft Excelファイルを自動でPDFに変換する」業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
簡単な設定ですぐに自動化を試せます。今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft ExcelファイルをPDFに変換するだけでなく、その後のアクションも自動化することで、業務はさらに効率化されます。
たとえば、PDFに変換したファイルをチャットツールに通知したり、メールで送ったりできます。さらに、クラウドストレージに自動保存することも可能です。
ここでは、Microsoft ExcelからPDFへの変換をさらに便利にする自動化の例をいくつかご紹介します。
気になる自動化例をクリックして、体験を開始しましょう！
このテンプレートでは、Google DriveなどのストレージにMicrosoft Excelファイルがアップロードされると、自動でPDFに変換し、SlackやDiscordといったチャットツールへ通知します。
<span class="mark-yellow">チーム内で作成した書類を迅速に共有したり、レビュー依頼をスムーズに行ったりするのに役立ちます。</span>
こちらは、Google DriveにアップロードされたMicrosoft Excelファイルを自動でPDFに変換し、GmailやOutlookなどのメールツールで指定した宛先に送信するフローです。
このテンプレートを使うことで、<span class="mark-yellow">請求書送付やレポート提出の自動化が可能になります。送信ミスの予防にもつながります。</span>
Google DriveにMicrosoft Excelファイルが追加されると、自動でPDFに変換し、指定したフォルダやOneDriveなどの別のストレージサービスに格納するテンプレートです。
このテンプレートなら、<span class="mark-yellow">ファイルの整理やバックアップ作業を自動化し、必要なときにPDFファイルを探しやすくなります。</span>手作業でのファイル移動やコピーの手間も省けますね。
ここでは例として<span class="mark-yellow">「Google DriveにMicrosoft Excelのファイルがアップロードされたら、PDFに自動変換しSlackに通知する」</span>というフローを作成してみましょう。
この自動化により、ファイル変換の手間が省けるだけでなく、関係者への情報共有も迅速に行えるようになります。
[Yoomとは]
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずはじめにマイアプリ登録を行います。
左側の「マイアプリ」をクリック後、右の「新規接続」をクリックしてください。
「新規接続」をクリックしたら、アプリ一覧から「Microsoft Excel」を検索してください。
次にMicrosoftアカウントにログインします。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意くださいね。
最初に、Microsoftアカウントのメールアドレスを入力しましょう。
続けて、パスワードを入力してサインインして下さい。
マイアプリに「Microsoft Excel」が出てきたら、登録完了です！
アプリ一覧から「Google Drive」を検索しましょう。
以下画面が出てきたら「Sign with Google」をクリックして次に進みます。
使用したいGoogleアカウントを選んでください。
以下の画面を確認後、「次へ」をクリックです。
右下の「続行」で次に進みましょう。
マイアプリに「Google Drive」が出てきたら、マイアプリ登録完了です。
ここからフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
「特定のファイルが作成または更新され…」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進んで下さい。
次に、API接続設定です。
プルダウンからトリガーの起動間隔を選択しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分から設定可能です。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、注意してください！
フォルダIDは、候補から選択してください。
続いて、対象になるファイル名を入力します。
指定したフォルダ内のファイルが作成・更新されたら、トリガーが起動します。
設定ができたら、ファイルをアップロードしてからテストを行います。
テストが成功したら、以下のようにファイルの情報が取得できます。
取得した値を確認してください。この後に取得した値を使用して、フローボットを完成させていくので情報の抜け漏れがない確認しておきましょう！
「保存する」をクリックしてください。
「エクセルファイルをスプレッドシートに変換…」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進んで下さい。
API接続設定を行います。ファイルIDを候補から選択してください。
ファイル名を設定しましょう。今回は「ファイル名_変換後」に設定しました。
ファイル名は、取得した値の中から選ぶと自動で情報が反映されます。
フォルダIDは、候補から選んでください。
すべての項目の入力ができたら、テストを行ってください。
取得した値も確認して「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
「Google スプレッドシートをダウンロード」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進みましょう。
次にAPI接続設定です。ファイルIDは変換したファイルIDを候補から選択してください。
ファイルのタイプを選択します。
今回は、PDFに自動変換するフローなので、PDFを選びます。
設定ができたらテストを行います。
テストが成功したら、ダウンロードを行って書類を確認してください。問題がなければ「保存する」をクリックしてここまでの設定は完了です。
「ファイルを送る」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進みましょう。
続いて、API接続設定です。
チャンネルIDもしくはメンバーIDを候補から選択してください。指定したSlackのチャンネルに通知をします。
メッセージは設定例を参考に入力してください。Slackに通知する際のメッセージ内容です。
ファイルの添付方法は以下のように設定してください。
設定ができたらテストをして、テスト成功画面が出てきたら「保存する」をクリックしてください。
テストが成功すると、指定したSlackのチャンネルに通知が届きます。無事にファイルが届きました！
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！
Yoomでは、Microsoft ExcelFに関連する様々な業務を自動化できます。
書類作成やデータ連携など、業務効率化に役立つ、その他の便利な自動化テンプレートをご紹介します。
今回は、手間のかかるMicrosoft ExcelからPDFへのファイル変換作業を自動化する方法についてご紹介しました。手作業での変換は、時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりがちです。
ノーコードツールのYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、簡単な設定で自動化の仕組みを構築できます。<span class="mark-yellow">特定のフォルダにMicrosoft Excelファイルが保存されたことをきっかけに、自動でPDFに変換し、指定のチャットツールやメールで通知したり、クラウドストレージに保存したりといった一連の流れを実現可能です。</span>
これにより、ファイル変換や共有にかかる時間を削減できるだけでなく、ヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることにもつながります。Microsoft ExcelとPDFの変換作業だけでなく、このようなツールを使えば、日々の様々な定型業務を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を整えることができます。
今回ご紹介したテンプレートは、すぐに試すことができます。ぜひこの機会に、業務自動化による効率アップを体験してみてください！
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