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Microsoft Wordで作成した文書を取引先や顧客に共有する際、レイアウト崩れを防いだり、編集を制限したりするためにPDF形式に変換する機会は多いのではないでしょうか？
しかし、ファイルが増えるたびに手動で変換するのは手間がかかり、時には変換忘れや誤ったファイルを送ってしまうといったミスにも繋がりかねません。
もし、特定のフォルダにMicrosoft Wordファイルが保存されたタイミングや、フォーム・メールでMicrosoft Wordファイルを受け取ったタイミングで自動的にPDFへ変換し、指定の場所に保存される仕組みがあれば、このようなファイル変換に関する煩わしさから解放され、より生産的な業務に集中できる時間を確保できるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft WordファイルをPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
「OneDriveに格納されたWordをPDFに変換して、別のフォルダに格納する」フローを利用すると、WordファイルのPDF化が自動化されます。
ファイル移動も自動で行われるため、管理がしやすくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveを利用して社内ドキュメントの管理や共有を行っている方
・WordファイルのPDF変換作業に手間や時間がかかっていると感じている方
・書類の電子化やPDF保存の効率化を図りたいと考えている方
・自動的にWordファイルをPDF化して、整理された別フォルダへ格納したい方
・業務フロー全体をスピーディに進めて、バックオフィス業務を簡素化したい方
・手作業による変換ミスやファイル管理の煩雑さを軽減したい方
・同じ作業を繰り返していて、作業効率の向上を目指したい方
■注意事項
・OneDriveとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Microsoft WordファイルのPDF変換を自動化する方法
普段利用している様々なツールを起点として、Microsoft WordファイルをPDF形式へ自動で変換する具体的なテンプレートを紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ストレージサービス上のMicrosoft WordファイルをPDFへ自動変換する
OneDriveなどの特定のストレージサービスにMicrosoft Wordファイルがアップロードまたは更新されたことをトリガーとし、自動でPDFに変換して別のフォルダに格納する設定が可能です。
チーム内でのファイル共有や版管理が必要な場面で、常に最新のPDF版を用意しておくといった運用を自動化できますよ！
■概要
「OneDriveに格納されたWordをPDFに変換して、別のフォルダに格納する」フローを利用すると、WordファイルのPDF化が自動化されます。
ファイル移動も自動で行われるため、管理がしやすくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveを利用して社内ドキュメントの管理や共有を行っている方
・WordファイルのPDF変換作業に手間や時間がかかっていると感じている方
・書類の電子化やPDF保存の効率化を図りたいと考えている方
・自動的にWordファイルをPDF化して、整理された別フォルダへ格納したい方
・業務フロー全体をスピーディに進めて、バックオフィス業務を簡素化したい方
・手作業による変換ミスやファイル管理の煩雑さを軽減したい方
・同じ作業を繰り返していて、作業効率の向上を目指したい方
■注意事項
・OneDriveとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
フォームで受け取ったMicrosoft WordファイルをPDFへ自動変換する
Googleフォームなどでファイル添付可能なフォームを通じてMicrosoft Wordファイルを受け取った際に、自動でPDF形式に変換し、指定したストレージサービスへ保存することが可能です！
アンケート回答や申込書など、フォーム経由でのファイル提出が多い業務でのファイル管理を効率化できます。
■概要
「Googleフォームで受け取ったWordをPDFに変換して、Boxに格納する」ワークフローは、ファイル変換や格納の手間を削減します。
Googleフォームで受領したWordファイルが自動的にPDF化され、指定フォルダーに保存されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを用いて社内外からWordファイルの提出を受け付けている方
・提出されたWordファイルをスピーディにPDFへ変換し、共有・保管を効率化したい方
・従来、Wordファイルの変換やBoxへの格納を手作業で行っていたが、手間やミスを削減したいと考えている方
・ドキュメント管理ツールとしてBoxを利用している企業やチームの方
・複数部門・社員が関わるワークフローを自動化し、迅速にファイルを共有したい方
・ペーパーレス化や業務プロセスの効率化を推進したい管理部門・IT部門の方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
メールツールで受信したMicrosoft WordファイルをPDFへ自動変換する
Gmailなどのメールツールで特定のMicrosoft Wordファイルを受信した際に、自動でPDFに変換して指定のストレージサービスに格納することができるので、メールでのファイル授受が多い場合に発生する変換の手間やミスを削減し、効率的なファイル管理を実現しましょう！
■概要
「Gmailで受け取ったWordをPDFに変換して、Dropboxに格納する」ワークフローは、受信したファイルの管理を自動化します。
メールで届いた文書がPDF化され、指定のクラウドに整理されるため手間が減ります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで日常的にWordファイルを受け取る業務が発生する方
・受信したWord書類をPDF形式で管理・共有したいと考えている方
・PDF変換やDropboxへの格納作業を効率化して、手作業による負担を減らしたい方
・Dropboxを活用して社内・チームでファイル共有をしている企業や個人
・スピーディに文書ファイルをPDF化し、指定したフォルダに整理したい方
・書類の保存や配布業務の迅速な自動化を目指している管理部門やオフィスワーカー
■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ストレージ上のMicrosoft Wordファイルを自動でPDFに変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、OneDriveの特定フォルダにMicrosoft Wordファイルが格納された際に、自動でPDFに変換して別の指定フォルダに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：OneDrive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
「OneDriveに格納されたWordをPDFに変換して、別のフォルダに格納する」フローを利用すると、WordファイルのPDF化が自動化されます。
ファイル移動も自動で行われるため、管理がしやすくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveを利用して社内ドキュメントの管理や共有を行っている方
・WordファイルのPDF変換作業に手間や時間がかかっていると感じている方
・書類の電子化やPDF保存の効率化を図りたいと考えている方
・自動的にWordファイルをPDF化して、整理された別フォルダへ格納したい方
・業務フロー全体をスピーディに進めて、バックオフィス業務を簡素化したい方
・手作業による変換ミスやファイル管理の煩雑さを軽減したい方
・同じ作業を繰り返していて、作業効率の向上を目指したい方
■注意事項
・OneDriveとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ステップ1:マイアプリ連携の設定
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリ連携して、操作が行えるようにしていきます。
OneDriveとYoomの連携
以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Chromeの拡張機能について
この操作はChromeを使用します。アカウントをご準備ください。
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。
下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
■概要
「OneDriveに格納されたWordをPDFに変換して、別のフォルダに格納する」フローを利用すると、WordファイルのPDF化が自動化されます。
ファイル移動も自動で行われるため、管理がしやすくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveを利用して社内ドキュメントの管理や共有を行っている方
・WordファイルのPDF変換作業に手間や時間がかかっていると感じている方
・書類の電子化やPDF保存の効率化を図りたいと考えている方
・自動的にWordファイルをPDF化して、整理された別フォルダへ格納したい方
・業務フロー全体をスピーディに進めて、バックオフィス業務を簡素化したい方
・手作業による変換ミスやファイル管理の煩雑さを軽減したい方
・同じ作業を繰り返していて、作業効率の向上を目指したい方
■注意事項
・OneDriveとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）アプリトリガーのAPI接続設定
ここまで設定ができたら、下へスクロールします。
テストの前に
指定したフォルダに、テスト用にMicrosoft Wordファイルをアップロードしてください。
ファイルが空・もしくはファイルをアップロードして1時間以上経つ場合はファイルを検知できずエラーになります。
ファイルのアップロードができたら、テストボタンをクリックします。
成功すると、以下のような結果が表示されます。
これは、YoomがOneDriveに正しくつながり、指定のMicrosoft Wordファイル（.docs）の情報が問題なく取得できていることを示すテスト結果です。
【ダウンロード可能か：はい、可能です（is_downloadable: true）】と記載されています。
取得できる項目・値は以下です。
この項目と値をYoomでは「アウトプット（取得した値）」と定義しています。
この値は、後の工程で引用します。
保存をクリックして次の工程に進みましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
（1/1）分岐条件を指定
この画面では、以下の項目が設定済みです。
最終更新日時の引用コードの格納先は、編集欄をクリックすると確認できます。条件を追加する場合は、下の「＋分岐条件を追加」ボタンから、条件を増やすことが可能です。
設定を確認したら保存するをクリックして次へ進みましょう。
(1/2)アクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）詳細を設定
テストボタンをクリックします。成功すると、テストでアップロードしたファイルをフローボットがダウンロードできたことが表示されます。
保存するをクリックします。
（1/1）ブラウザ操作の詳細設定
この画面では、サイトにアクセスしてダウンロードするまでの工程が設定済みです。
画面右下のテストボタンをクリックして動かしてみましょう。
上から順にアクションを辿っていき、最後まで成功するとPDFに変換されたファイルが取得できます。
右下の保存するボタンをクリックしましょう。
次へをクリックします。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）API接続設定
設定ができたら下へスクロールします。
すべての設定の確認ができたら、テストボタンをクリックしてください。成功すると、以下のような内容が表示されます。
保存するをクリックしましょう。
OneDrive上でPDFの格納が確認できました。
ステップ8（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
OneDriveとPDF変換を活用した便利な自動化例
本日ご紹介した連携以外にもOneDriveやPDFの変換を活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
OneDriveを活用した自動化例
メールに添付されたファイルや締結済み書類をOneDriveに自動格納可能です！
また、OneDriveにファイルが格納された際に、通知することもできますよ。
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしOneDriveに格納するフローです。
■概要「Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてOneDriveでファイルの権限を付与する」フローは、従業員情報の管理とファイルアクセス権限の設定を自動化する業務ワークフローです。新しい従業員がGoogle スプレッドシートに登録されると、その所属部署に基づいてOneDrive内の関連ファイルやフォルダへのアクセス権が自動的に付与されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを活用して従業員情報を管理している人事担当者
・OneDriveでのファイル共有や権限管理に時間を取られているIT管理者
・部署ごとに異なるアクセス権限を効率的に設定したいチームリーダー
・業務の自動化を通じて作業効率を向上させたい経営者
■注意事項
・Google スプレッドシートとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
OneDriveに新しいファイルがアップロードされるたびに、関係者へSlackで通知する作業は、単純ですが重要な業務ではないでしょうか。しかし、手作業での通知は手間がかかる上に、対応が遅れたり、連絡を忘れてしまうといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダへのファイルアップロードを検知し、即座にSlackへ通知を自動送信するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveとSlackを連携させ、ファイル共有に関する連絡を自動化したい方
・手作業による通知に手間を感じ、連絡漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
・チーム内での迅速な情報共有体制を構築し、業務の生産性を高めたい方
■注意事項
・OneDriveとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「OneDriveにファイルが格納されたら、Discordに通知する」フローは、ファイル管理とチームコミュニケーションを自動で連携させる業務ワークフローです。
OneDriveに新しいファイルが追加された際に、自動でDiscordへ書き込み通知が送信されるため、チームメンバー全員が最新のファイル情報を迅速に共有できます。これにより、情報の伝達漏れを防ぎ、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveとDiscordを日常的に利用しているチームや組織の方
・ファイルの更新や追加時に即時の通知が必要な管理者の方
・手動での通知作業を省き、業務効率を向上させたい方
・チーム内の情報共有を強化し、コミュニケーションを円滑にしたいIT担当者の方
・プロジェクト管理やファイル共有において、自動化を活用したいビジネスパーソンの方
■注意事項
・OneDriveとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Salesforceで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。
Outlookで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードするフローです。
メールで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■概要
「指定日時にOneDriveの特定フォルダのファイルをすべて自動削除する」ワークフローは、不要なファイルを定期的に整理し、ストレージの効率化を図るための業務ワークフローです。
このワークフローを利用すれば、指定した日時に自動で特定フォルダ内のファイルを一括削除でき、効率的なファイル管理が実現します。
一時保存したファイルを自動的に削除することで、手動での管理作業を減らし、ストレージ容量の無駄遣いを防ぐことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にOneDrive上の不要ファイルを整理したいと考えているビジネスユーザーの方
・ストレージ容量の管理に課題を感じているIT管理者の方
・手動でのファイル削除作業を自動化し、業務効率を向上させたいチームリーダーの方
・OneDriveを活用しているが、ファイル管理に時間を取られている経営者の方
■注意事項
・OneDriveとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
PDF変換を活用した自動化例
その他のツールと連携し、様々なデータをPDFに変換して指定したファイルに格納します。
手作業による手間やヒューマンエラーを減らし、業務が効率化しますよ！
■概要
Discordで受け取ったWordファイルを、都度手作業でPDFに変換してOneDriveに格納する作業に手間を感じていませんか。
この一連の作業は定型的でありながら、ファイルの変換漏れや保存ミスが許されないため、気を遣う業務の一つです。
このワークフローは、Discordでのファイル受信をきっかけに、WordファイルをPDFへ変換し、指定のOneDriveフォルダへ自動で格納します。
こうした定型業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Discordで受け取ったWordファイルを手作業でPDFに変換している方
・ファイルの変換や保存作業における、人的ミスの発生に課題を感じている方
・RPAなどを活用して定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方
■注意事項
・Discord、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
■概要
Discordのチャンネルで共有された画像や書類を、その都度手動でPDFに変換しGoogle Driveに保存する作業は、手間がかかる上に保存漏れのリスクも伴います。特にチームでの情報共有において、この手作業は非効率的ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Discordで受信したファイルを自動でPDF化し、指定のGoogle Driveフォルダに格納できます。これにより、PDFへの変換・保存フローが効率化され、重要な情報の管理がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Discordでのファイル共有が多く、手動でPDFに変換して保存している方
・チームで共有された情報を一元管理するため、PDFへの変換・保存フローの自動化を検討している方
・ファイル管理のルールを統一し、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方
■注意事項
・Discord、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
DropboxにアップロードされたJPGファイルを、一つひとつ手作業でPDFに変換し、さらにBoxへ格納する作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにJPGファイルが追加されるだけで、自動でPDFに変換しBoxへ格納する一連の処理が完了するため、ファイル形式の変換に伴う煩雑な作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとBoxを併用し、手動でファイルをPDFに変換・移動している方
・Dropboxにアップロードした画像ファイルのPDF化を効率化したいと考えている方
・定型的なファイル変換作業における、格納先の間違いなどのミスをなくしたい方
■注意事項
・Dropbox、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は「『ブラウザを操作する』の設定方法」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
■概要
ODT形式のファイルを受け取るたびに、手作業でPDFに変換して保存する業務に手間を感じていませんか。
特に、odt to pdfのファイル変換は定型的でありながらも、積み重なると多くの時間を要する作業です。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のODTファイルを受信するだけで、RPAが自動でPDFファイルへ変換しGoogle Driveへ格納します。
これにより、ファイル形式の変換と保存に関わる手作業を削減し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ODTファイルで送付される書類を、都度手作業でPDFに変換して管理している方
・定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方
・GmailとGoogle Driveを日常的に利用し、ファイル管理の効率化を図りたい方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
■概要
Googleドキュメントで作成した書類をPDFに変換し、関係者に共有する作業は定型業務でありながら、手間がかかる場合があります。
特に、手作業での変換や共有は、遅延や共有漏れの原因になることも少なくありません。
このワークフローは、PDF作成のような仕組みをノーコードで実現し、Google Driveへのドキュメント作成をトリガーに、PDFファイルの生成からDiscordでの通知までを自動化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveで作成したドキュメントを手作業でPDF化し、共有している方
・PDF作成を効率化する仕組みを導入し、書類作成プロセスを自動化したい方
・Discordを活用して、チームへのスムーズな情報共有と業務効率化を目指す方
■注意事項
・Google Drive、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
フォームで受け取ったDOCファイルを、都度手作業でPDFに変換していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、変換忘れや保存先の間違いといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローは、フォーム送信をトリガーとして、RPAが自動でDOCからPDFへのファイル変換を行い、Boxへ格納する一連の流れを自動化します。
定型業務の手間を省き、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームで受け取ったDOCファイルを、都度手作業でPDFに変換している方
・ファイル変換の効率的な方法を探し、ファイル管理を自動化したい方
・RPAを活用して、ファイル形式の変換といった定型業務の自動化を検討している方
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
■概要
WordPress.orgで作成・更新するコンテンツは重要な資産ですが、その更新履歴を保全することは手間がかかる作業ではないでしょうか。
特に投稿を更新するたびに手動でコンテンツをPDF化して履歴として保管する作業は、時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、WordPressの投稿更新をトリガーに、自動で更新時点のコンテンツ内容をPDFとしてBoxへ格納する一連の流れを構築できます。
手作業による手間やミスをなくし、効率的なサイト運営を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・WordPress.orgでサイトを運営しており、公開コンテンツのバージョン管理や変更履歴を自動で残したいと考えている方
・重要な規約や技術情報など、更新時点のエビデンスをPDFとして簡単にアーカイブしたいと考えている方
・コンテンツの更新頻度が高く、手動でのPDF化や格納作業を手間に感じている方
■注意事項
・WordPress.org、Box、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Webサイトの情報を定期的にPDF化して保存する作業に、手間を感じていませんか。特定のWebサイトに毎回アクセスし、手動でPDFに変換して保存するのは時間がかかるだけでなく、対応漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にWebサイトのPDF変換からBoxへの保存までを実行します。手作業による定点観測や情報収集から解放され、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・手作業によるWebサイトのPDF変換作業を自動化し、情報収集を効率化したい方
・Webサイトの定点観測を行っており、保存忘れや更新漏れなどのミスをなくしたい方
・BoxにWebサイトの情報をPDFで一元管理し、チームでの共有を円滑にしたい方
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
まとめ
Microsoft WordファイルをPDFに変換する作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル変換の手間を大幅に削減し、変換漏れやファイル選択ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、文書共有プロセスがスムーズになり、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことが可能になります！
今回ご紹介したようなファイル変換の自動化は、ノーコード自動化ツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に実現できます。
もしMicrosoft WordからPDFへの変換作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携に失敗した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？
A：
連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばチャットツールなどに自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから再連携を試み、上書きすることで復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：OneDrive以外のストレージでも同じ自動化は可能ですか？
A：
はい、可能です。
その際は他のストレージサービスとマイアプリ連携し、今回の記事のOneDriveのアクションを、他のアプリのアクションに変更してお試しください。
Q：PDFを作成した後、Slackなどに自動で通知できますか？
A：
はい、できます。
その場合はSlackとマイアプリ連携し、最後に「チャンネルにメッセージを送信する」アクションを追加してください。
