Microsoft Wordで作成した文書を取引先や顧客に共有する際、レイアウト崩れを防いだり、編集を制限したりするためにPDF形式に変換する機会は多いのではないでしょうか？
もし、特定のフォルダにMicrosoft Wordファイルが保存されたタイミングや、フォーム・メールでMicrosoft Wordファイルを受け取ったタイミングで自動的にPDFへ変換し、指定の場所に保存される仕組み
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft WordファイルをPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
OneDriveに格納されたWordをPDFに変換して、別のフォルダに格納する
試してみる
■概要
OneDriveで書類を管理する際、WordファイルをPDFに変換して別のフォルダへ保存し直す作業に手間を感じていませんか。この手作業は単純ですが、件数が多いと時間がかかり、保存場所を間違えるといったミスも起こり得ます。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダでWordファイルが更新されると、自動でPDFに変換して指定のフォルダに格納できるため、手作業による手間やミスを解消し、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDrive上で、WordからPDFへのファイル変換と移動を手作業で行っている方 チームで共有するファイルの形式を統一し、管理を効率化したいと考えている方 手作業によるミスを減らし、書類管理業務の標準化を進めたい担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Wordファイルの更新をトリガーに、PDF変換から指定フォルダへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルの変換忘れや、異なるフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、分岐機能を設定し、Wordファイルのみを処理対象とするなど、実行条件を指定します。 続いて、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のWordファイルをダウンロードします。 その後、AI昨日の「ブラウザを操作する」を設定し、ダウンロードしたファイルをPDFに変換します。 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐オペレーションでは、特定のファイル形式のみを対象とするなど、後続の処理を実行するための条件を任意で設定してください。 AIによるブラウザ操作のオペレーションでは、PDF変換に使用するWebサイトのURLなど、自動操作の対象を任意で設定してください。 ■注意事項
OneDriveとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
Microsoft WordファイルのPDF変換を自動化する方法
普段利用している様々なツールを起点として、Microsoft WordファイルをPDF形式へ自動で変換する具体的なテンプレートを紹介します！
ストレージサービス上のMicrosoft WordファイルをPDFへ自動変換する
OneDriveなどの特定のストレージサービスにMicrosoft Wordファイルがアップロードまたは更新されたことをトリガーとし、自動でPDFに変換して別のフォルダに格納する 設定が可能です。
OneDriveに格納されたWordをPDFに変換して、別のフォルダに格納する
試してみる
■概要
OneDriveで書類を管理する際、WordファイルをPDFに変換して別のフォルダへ保存し直す作業に手間を感じていませんか。この手作業は単純ですが、件数が多いと時間がかかり、保存場所を間違えるといったミスも起こり得ます。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダでWordファイルが更新されると、自動でPDFに変換して指定のフォルダに格納できるため、手作業による手間やミスを解消し、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDrive上で、WordからPDFへのファイル変換と移動を手作業で行っている方 チームで共有するファイルの形式を統一し、管理を効率化したいと考えている方 手作業によるミスを減らし、書類管理業務の標準化を進めたい担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Wordファイルの更新をトリガーに、PDF変換から指定フォルダへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルの変換忘れや、異なるフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、分岐機能を設定し、Wordファイルのみを処理対象とするなど、実行条件を指定します。 続いて、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のWordファイルをダウンロードします。 その後、AI昨日の「ブラウザを操作する」を設定し、ダウンロードしたファイルをPDFに変換します。 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐オペレーションでは、特定のファイル形式のみを対象とするなど、後続の処理を実行するための条件を任意で設定してください。 AIによるブラウザ操作のオペレーションでは、PDF変換に使用するWebサイトのURLなど、自動操作の対象を任意で設定してください。 ■注意事項
OneDriveとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
フォームで受け取ったMicrosoft WordファイルをPDFへ自動変換する
Googleフォームなどでファイル添付可能なフォームを通じてMicrosoft Wordファイルを受け取った際に、自動でPDF形式に変換し、指定したストレージサービスへ保存する ことが可能です！
Googleフォームで受け取ったWordをPDFに変換して、Boxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取ったWordファイルを都度PDFに変換し、Boxへ格納する作業に手間を感じていませんか。特に複数の担当者からファイルが送られてくる場合、手作業ではファイルの形式統一や格納漏れなどの懸念も生じます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、WordファイルのPDF変換からBoxへの格納までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームでWord形式のファイルを受け取り、手作業でPDF変換とBoxへの格納を行っている担当者の方 書類提出や申請業務などで、ファイル形式の統一と確実な保管プロセスを効率化したいと考えている方 日々の繰り返し作業を自動化し、より創造的な業務へ時間を活用したいと考えている全ての方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへのファイル添付からBoxへの格納までの一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業によるファイルの変換ミスや、Boxへの格納忘れ、格納場所の間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームに添付されたWordファイルを取得します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたWordファイルをPDF形式に変換するよう、任意のオンライン変換サービスやローカルアプリケーションの操作を記録・設定します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを指定してください。 RPA機能の設定では、WordファイルをPDFに変換するために使用する特定のウェブサイトのURLや操作手順を指定できる他、Google Driveからダウンロードしたファイル情報を変数として利用することが可能です。 Boxへのファイルアップロード設定では、変換後のPDFファイルを保存するフォルダを任意で指定してください。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
メールツールで受信したMicrosoft WordファイルをPDFへ自動変換する
Gmailなどのメールツールで特定のMicrosoft Wordファイルを受信した際に、自動でPDFに変換して指定のストレージサービスに格納する ことができるので、メールでのファイル授受が多い場合に発生する変換の手間やミスを削減し、効率的なファイル管理を実現しましょう！
Gmailで受け取ったWordをPDFに変換して、Dropboxに格納する
試してみる
■概要
日々の業務でGmailに届くWordファイルを、手作業でPDFに変換しDropboxへ格納する作業に追われていませんか？この繰り返し作業は時間を要するだけでなく、人的ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、WordファイルのPDF変換からDropboxへの格納までの一連のプロセスを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取るWordファイルのPDF変換とDropboxへの格納作業を効率化したい方 手作業によるファイル形式の変換やクラウドストレージへの保存作業に課題を感じている方 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信からファイル変換、Dropboxへの格納までが自動処理されるため、手作業に費やしていた時間を削減できます。 手動でのファイル操作に伴う、変換ミスや格納忘れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携する 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定する 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したメールに添付されたWordファイルをPDFへ変換するよう、ブラウザ操作を記録する 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、RPA機能で変換・ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダへアップロードする ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定「特定のラベルのメールを受信したら」では、自動化の対象としたいメールに付与されているラベルを任意で設定してください。 RPA機能の「ブラウザを操作する」では、例えばオンラインのPDF変換サービスのURLを指定し、WordファイルをアップロードしてPDFファイルをダウンロードするまでの一連のブラウザ操作を設定できます。 Dropboxの「ファイルをアップロード」では、アップロード先のフォルダパスやファイル名を任意で指定できます。ここで、RPA機能でダウンロードしたPDFファイルを選択することが可能です。 ■注意事項
Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ストレージ上のMicrosoft Wordファイルを自動でPDFに変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、OneDriveの特定フォルダにMicrosoft Wordファイルが格納された際に、自動でPDFに変換して別の指定フォルダに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら
※今回連携するアプリの公式サイト：OneDrive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
OneDriveとのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
トリガー（OneDrive - 指定フォルダにファイルが追加されたら）の設定
アクション（データ変換 - Microsoft WordをPDFに変換、OneDrive - 指定フォルダにファイルをアップロード）の設定
フローをONにし、動作を確認
OneDriveに格納されたWordをPDFに変換して、別のフォルダに格納する
試してみる
■概要
OneDriveで書類を管理する際、WordファイルをPDFに変換して別のフォルダへ保存し直す作業に手間を感じていませんか。この手作業は単純ですが、件数が多いと時間がかかり、保存場所を間違えるといったミスも起こり得ます。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダでWordファイルが更新されると、自動でPDFに変換して指定のフォルダに格納できるため、手作業による手間やミスを解消し、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDrive上で、WordからPDFへのファイル変換と移動を手作業で行っている方 チームで共有するファイルの形式を統一し、管理を効率化したいと考えている方 手作業によるミスを減らし、書類管理業務の標準化を進めたい担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Wordファイルの更新をトリガーに、PDF変換から指定フォルダへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルの変換忘れや、異なるフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、分岐機能を設定し、Wordファイルのみを処理対象とするなど、実行条件を指定します。 続いて、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のWordファイルをダウンロードします。 その後、AI昨日の「ブラウザを操作する」を設定し、ダウンロードしたファイルをPDFに変換します。 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐オペレーションでは、特定のファイル形式のみを対象とするなど、後続の処理を実行するための条件を任意で設定してください。 AIによるブラウザ操作のオペレーションでは、PDF変換に使用するWebサイトのURLなど、自動操作の対象を任意で設定してください。 ■注意事項
OneDriveとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
ステップ1:マイアプリ連携の設定
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリ連携して、操作が行えるようにしていきます。
OneDriveとYoomの連携
以下の手順をご参照ください。
Chromeの拡張機能について
Chromeの拡張機能を追加したら、拡張機能の管理からシークレットモードの実行を許可するようオンに設定してください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。
OneDriveに格納されたWordをPDFに変換して、別のフォルダに格納する
試してみる
■概要
OneDriveで書類を管理する際、WordファイルをPDFに変換して別のフォルダへ保存し直す作業に手間を感じていませんか。この手作業は単純ですが、件数が多いと時間がかかり、保存場所を間違えるといったミスも起こり得ます。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダでWordファイルが更新されると、自動でPDFに変換して指定のフォルダに格納できるため、手作業による手間やミスを解消し、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDrive上で、WordからPDFへのファイル変換と移動を手作業で行っている方 チームで共有するファイルの形式を統一し、管理を効率化したいと考えている方 手作業によるミスを減らし、書類管理業務の標準化を進めたい担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Wordファイルの更新をトリガーに、PDF変換から指定フォルダへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルの変換忘れや、異なるフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、分岐機能を設定し、Wordファイルのみを処理対象とするなど、実行条件を指定します。 続いて、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のWordファイルをダウンロードします。 その後、AI昨日の「ブラウザを操作する」を設定し、ダウンロードしたファイルをPDFに変換します。 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐オペレーションでは、特定のファイル形式のみを対象とするなど、後続の処理を実行するための条件を任意で設定してください。 AIによるブラウザ操作のオペレーションでは、PDF変換に使用するWebサイトのURLなど、自動操作の対象を任意で設定してください。 ■注意事項
OneDriveとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「特定のフォルダ内にファイルが作成または更新されたら」 テンプレートの1つ目の工程をクリックします。
この工程ではフローボットの起動間隔と、OneDrive内の指定したフォルダにMicrosoft Wordのファイルがアップロードされたことを検知する設定を行います。
