Microsoft Wordで作成した文書を取引先や顧客に共有する際、レイアウト崩れを防いだり、編集を制限したりするためにPDF形式に変換する機会は多いのではないでしょうか？
もし、特定のフォルダにMicrosoft Wordファイルが保存されたタイミングや、フォーム・メールでMicrosoft Wordファイルを受け取ったタイミングで自動的にPDFへ変換し、指定の場所に保存される仕組み
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft WordファイルをPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
OneDriveに格納されたWordをPDFに変換して、別のフォルダに格納する
試してみる
■概要
OneDriveで書類を管理する際、WordファイルをPDFに変換して別のフォルダへ保存し直す作業に手間を感じていませんか。この手作業は単純ですが、件数が多いと時間がかかり、保存場所を間違えるといったミスも起こり得ます。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダでWordファイルが更新されると、自動でPDFに変換して指定のフォルダに格納できるため、手作業による手間やミスを解消し、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDrive上で、WordからPDFへのファイル変換と移動を手作業で行っている方 チームで共有するファイルの形式を統一し、管理を効率化したいと考えている方 手作業によるミスを減らし、書類管理業務の標準化を進めたい担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Wordファイルの更新をトリガーに、PDF変換から指定フォルダへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルの変換忘れや、異なるフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、分岐機能を設定し、Wordファイルのみを処理対象とするなど、実行条件を指定します。 続いて、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のWordファイルをダウンロードします。 その後、AI昨日の「ブラウザを操作する」を設定し、ダウンロードしたファイルをPDFに変換します。 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐オペレーションでは、特定のファイル形式のみを対象とするなど、後続の処理を実行するための条件を任意で設定してください。 AIによるブラウザ操作のオペレーションでは、PDF変換に使用するWebサイトのURLなど、自動操作の対象を任意で設定してください。 ■注意事項
OneDriveとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
Microsoft WordファイルのPDF変換を自動化する方法
普段利用している様々なツールを起点として、Microsoft WordファイルをPDF形式へ自動で変換する具体的なテンプレートを紹介します！
ストレージサービス上のMicrosoft WordファイルをPDFへ自動変換する
OneDriveなどの特定のストレージサービスにMicrosoft Wordファイルがアップロードまたは更新されたことをトリガーとし、自動でPDFに変換して別のフォルダに格納する 設定が可能です。
OneDriveに格納されたWordをPDFに変換して、別のフォルダに格納する
試してみる
■概要
OneDriveで書類を管理する際、WordファイルをPDFに変換して別のフォルダへ保存し直す作業に手間を感じていませんか。この手作業は単純ですが、件数が多いと時間がかかり、保存場所を間違えるといったミスも起こり得ます。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダでWordファイルが更新されると、自動でPDFに変換して指定のフォルダに格納できるため、手作業による手間やミスを解消し、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDrive上で、WordからPDFへのファイル変換と移動を手作業で行っている方 チームで共有するファイルの形式を統一し、管理を効率化したいと考えている方 手作業によるミスを減らし、書類管理業務の標準化を進めたい担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Wordファイルの更新をトリガーに、PDF変換から指定フォルダへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルの変換忘れや、異なるフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、分岐機能を設定し、Wordファイルのみを処理対象とするなど、実行条件を指定します。 続いて、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のWordファイルをダウンロードします。 その後、AI昨日の「ブラウザを操作する」を設定し、ダウンロードしたファイルをPDFに変換します。 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐オペレーションでは、特定のファイル形式のみを対象とするなど、後続の処理を実行するための条件を任意で設定してください。 AIによるブラウザ操作のオペレーションでは、PDF変換に使用するWebサイトのURLなど、自動操作の対象を任意で設定してください。 ■注意事項
OneDriveとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
フォームで受け取ったMicrosoft WordファイルをPDFへ自動変換する
Googleフォームなどでファイル添付可能なフォームを通じてMicrosoft Wordファイルを受け取った際に、自動でPDF形式に変換し、指定したストレージサービスへ保存する ことが可能です！
Googleフォームで受け取ったWordをPDFに変換して、Boxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取ったWordファイルを都度PDFに変換し、Boxへ格納する作業に手間を感じていませんか。特に複数の担当者からファイルが送られてくる場合、手作業ではファイルの形式統一や格納漏れなどの懸念も生じます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、WordファイルのPDF変換からBoxへの格納までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームでWord形式のファイルを受け取り、手作業でPDF変換とBoxへの格納を行っている担当者の方 書類提出や申請業務などで、ファイル形式の統一と確実な保管プロセスを効率化したいと考えている方 日々の繰り返し作業を自動化し、より創造的な業務へ時間を活用したいと考えている全ての方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへのファイル添付からBoxへの格納までの一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業によるファイルの変換ミスや、Boxへの格納忘れ、格納場所の間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームに添付されたWordファイルを取得します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたWordファイルをPDF形式に変換するよう、任意のオンライン変換サービスやローカルアプリケーションの操作を記録・設定します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを指定してください。 RPA機能の設定では、WordファイルをPDFに変換するために使用する特定のウェブサイトのURLや操作手順を指定できる他、Google Driveからダウンロードしたファイル情報を変数として利用することが可能です。 Boxへのファイルアップロード設定では、変換後のPDFファイルを保存するフォルダを任意で指定してください。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
メールツールで受信したMicrosoft WordファイルをPDFへ自動変換する
Gmailなどのメールツールで特定のMicrosoft Wordファイルを受信した際に、自動でPDFに変換して指定のストレージサービスに格納する ことができるので、メールでのファイル授受が多い場合に発生する変換の手間やミスを削減し、効率的なファイル管理を実現しましょう！
Gmailで受け取ったWordをPDFに変換して、Dropboxに格納する
試してみる
■概要
日々の業務でGmailに届くWordファイルを、手作業でPDFに変換しDropboxへ格納する作業に追われていませんか？この繰り返し作業は時間を要するだけでなく、人的ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、WordファイルのPDF変換からDropboxへの格納までの一連のプロセスを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取るWordファイルのPDF変換とDropboxへの格納作業を効率化したい方 手作業によるファイル形式の変換やクラウドストレージへの保存作業に課題を感じている方 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信からファイル変換、Dropboxへの格納までが自動処理されるため、手作業に費やしていた時間を削減できます。 手動でのファイル操作に伴う、変換ミスや格納忘れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携する 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定する 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したメールに添付されたWordファイルをPDFへ変換するよう、ブラウザ操作を記録する 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、RPA機能で変換・ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダへアップロードする ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定「特定のラベルのメールを受信したら」では、自動化の対象としたいメールに付与されているラベルを任意で設定してください。 RPA機能の「ブラウザを操作する」では、例えばオンラインのPDF変換サービスのURLを指定し、WordファイルをアップロードしてPDFファイルをダウンロードするまでの一連のブラウザ操作を設定できます。 Dropboxの「ファイルをアップロード」では、アップロード先のフォルダパスやファイル名を任意で指定できます。ここで、RPA機能でダウンロードしたPDFファイルを選択することが可能です。 ■注意事項
Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ストレージ上のMicrosoft Wordファイルを自動でPDFに変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、OneDriveの特定フォルダにMicrosoft Wordファイルが格納された際に、自動でPDFに変換して別の指定フォルダに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら
※今回連携するアプリの公式サイト：OneDrive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
OneDriveとのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
トリガー（OneDrive - 指定フォルダにファイルが追加されたら）の設定
アクション（データ変換 - Microsoft WordをPDFに変換、OneDrive - 指定フォルダにファイルをアップロード）の設定
フローをONにし、動作を確認
OneDriveに格納されたWordをPDFに変換して、別のフォルダに格納する
試してみる
■概要
OneDriveで書類を管理する際、WordファイルをPDFに変換して別のフォルダへ保存し直す作業に手間を感じていませんか。この手作業は単純ですが、件数が多いと時間がかかり、保存場所を間違えるといったミスも起こり得ます。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダでWordファイルが更新されると、自動でPDFに変換して指定のフォルダに格納できるため、手作業による手間やミスを解消し、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDrive上で、WordからPDFへのファイル変換と移動を手作業で行っている方 チームで共有するファイルの形式を統一し、管理を効率化したいと考えている方 手作業によるミスを減らし、書類管理業務の標準化を進めたい担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Wordファイルの更新をトリガーに、PDF変換から指定フォルダへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルの変換忘れや、異なるフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、分岐機能を設定し、Wordファイルのみを処理対象とするなど、実行条件を指定します。 続いて、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のWordファイルをダウンロードします。 その後、AI昨日の「ブラウザを操作する」を設定し、ダウンロードしたファイルをPDFに変換します。 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐オペレーションでは、特定のファイル形式のみを対象とするなど、後続の処理を実行するための条件を任意で設定してください。 AIによるブラウザ操作のオペレーションでは、PDF変換に使用するWebサイトのURLなど、自動操作の対象を任意で設定してください。 ■注意事項
OneDriveとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
ステップ1:マイアプリ連携の設定
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリ連携して、操作が行えるようにしていきます。
OneDriveとYoomの連携
以下の手順をご参照ください。
Chromeの拡張機能について
Chromeの拡張機能を追加したら、拡張機能の管理からシークレットモードの実行を許可するようオンに設定してください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。
OneDriveに格納されたWordをPDFに変換して、別のフォルダに格納する
試してみる
■概要
OneDriveで書類を管理する際、WordファイルをPDFに変換して別のフォルダへ保存し直す作業に手間を感じていませんか。この手作業は単純ですが、件数が多いと時間がかかり、保存場所を間違えるといったミスも起こり得ます。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダでWordファイルが更新されると、自動でPDFに変換して指定のフォルダに格納できるため、手作業による手間やミスを解消し、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDrive上で、WordからPDFへのファイル変換と移動を手作業で行っている方 チームで共有するファイルの形式を統一し、管理を効率化したいと考えている方 手作業によるミスを減らし、書類管理業務の標準化を進めたい担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Wordファイルの更新をトリガーに、PDF変換から指定フォルダへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルの変換忘れや、異なるフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、分岐機能を設定し、Wordファイルのみを処理対象とするなど、実行条件を指定します。 続いて、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のWordファイルをダウンロードします。 その後、AI昨日の「ブラウザを操作する」を設定し、ダウンロードしたファイルをPDFに変換します。 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐オペレーションでは、特定のファイル形式のみを対象とするなど、後続の処理を実行するための条件を任意で設定してください。 AIによるブラウザ操作のオペレーションでは、PDF変換に使用するWebサイトのURLなど、自動操作の対象を任意で設定してください。 ■注意事項
OneDriveとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「特定のフォルダ内にファイルが作成または更新されたら」 テンプレートの1つ目の工程をクリックします。
この工程ではフローボットの起動間隔と、OneDrive内の指定したフォルダにMicrosoft Wordのファイルがアップロードされたことを検知する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
タイトル
アプリ
OneDriveと連携するアカウント情報
トリガーアクション
次へをクリック して進みましょう。
（2/2）アプリトリガーのAPI接続設定
トリガー起動間隔
フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できます。※ご契約のプラン
ドライブID
Yoomでは編集欄をクリック＜プルダウンメニューの中から値を選択する という操作が基本です。
フォルダ名
Microsoft Wordのファイルを格納するフォルダの名称を入力してください。
ここまで設定ができたら、下へスクロールします。
フォルダID
ここでも編集欄をクリックして表示される候補からフォルダを選択します。
テストの前に
指定したフォルダに、テスト用にMicrosoft Wordファイルをアップロードしてください。
ファイルのアップロードができたら、テストボタンをクリック します。
成功すると、以下のような結果が表示されます。
これは、YoomがOneDriveに正しくつながり、指定のMicrosoft Wordファイル（.docs）の情報が問題なく取得できていることを示すテスト結果です。
取得できる項目・値は以下です。
この項目と値をYoomでは「アウトプット（取得した値）」と定義しています。
この値は、後の工程で引用します。
保存をクリック して次の工程に進みましょう。
※取得した値
ステップ4：分岐「コマンドオぺレーション」 テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、作成日時を条件にPDFに変換する・しないを判断するための設定を行います。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
（1/1）分岐条件を指定
この画面では、以下の項目が設定済みです。
タイトル
分岐対象の取得した値
オペレーション：追加操作は不要ですが、選択肢は以下です。
取得した値：こちらも追加操作は不要です。選択できる項目は以下です。
分岐条件
最終更新日時の引用コードの格納先は、編集欄をクリックすると確認できます。条件を追加する場合は、下の「＋分岐条件を追加」ボタンから、条件を増やすことが可能です。
設定を確認したら保存するをクリック して次へ進みましょう。
ステップ5：アプリと連携する「ファイルをダウンロード」 テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、条件にあったファイルIDからファイルをダウンロードする設定を行います。
(1/2)アクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
タイトル
アプリ
OneDriveと連携するアカウント情報
アクション
次へをクリック して進みましょう。
（2/2）詳細を設定
ドライブID
ファイルのアイテムID
テストボタンをクリック します。成功すると、テストでアップロードしたファイルをフローボットがダウンロードできたことが表示されます。
保存するをクリック します。
ステップ6：ブラウザを操作する テンプレートの4つ目の工程をクリックします。この工程では、「https://www.ilovepdf.com/ja」にアクセスしてMicrosoft WordファイルをPDFに変換してダウンロードするまでの設定を行います。
（1/1）ブラウザ操作の詳細設定
この画面では、サイトにアクセスしてダウンロードするまでの工程が設定済みです。
URLにアクセス（https://www.ilovepdf.com/ja/word_to_pdf）
ファイルをアップロード
クリック
待機（変換に要する時間）
ファイルをダウンロード
画面右下のテストボタンをクリック して動かしてみましょう。
上から順にアクションを辿っていき、最後まで成功するとPDFに変換されたファイルが取得できます。
右下の保存するボタンをクリック しましょう。
次へをクリック します。
ステップ7：アプリと連携する「ファイルをアップロード」 テンプレートの5つ目の工程をクリックします。この工程では、前の操作で取得したPDFを指定したフォルダにアップロードする設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
タイトル
アプリ
OneDriveと連携するアカウント情報
アクション
次へをクリック して進みましょう。
（2/2）API接続設定
ドライブID
格納先フォルダ名
設定ができたら下へスクロールします。
格納先フォルダのアイテムID
ファイル名
編集欄に、拡張子の.pdfを追加入力します。
ファイルの添付方法 すべての設定の確認ができたら、テストボタンをクリック してください。成功すると、以下のような内容が表示されます。
保存するをクリック しましょう。
ステップ8（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
OneDriveとPDF変換を活用した便利な自動化例
本日ご紹介した連携以外にもOneDriveやPDFの変換を活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
OneDriveを活用した自動化例
メールに添付されたファイルや締結済み書類をOneDriveに自動格納可能です！
Docusignで書類が締結したら、書類をOneDriveに格納する
試してみる
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしOneDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書の管理や保存を頻繁に行う必要がある方
法務担当者や契約管理担当者 営業担当者や営業マネージャー ビジネスオーナーや事業開発担当者 2.手動での証明書ダウンロードやファイル格納作業を減らし、自動化したいと考えている方
業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者 契約書の整理・保管を効率的に行いたい担当者 3.DocuSignとOneDriveを日常的に活用している方
DocuSignを利用して契約書の締結を行っている法務チーム OneDriveを活用してデータの保存や共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書の管理やダウンロード作業が不要になり証明書が自動的にOneDriveに保存されるため、管理が容易になります。
・OneDriveを使用することで、メンバーはいつでもどこからでも証明書にアクセスできるようになります。
■注意事項
・DocuSign、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてOneDriveでファイルの権限を付与する
試してみる
■概要
新しい従業員が入社するたびに、Google スプレッドシートの情報をもとに手作業でOneDriveのアクセス権限を付与する業務は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じたOneDriveのフォルダ権限付与が自動で完了し、こうした管理業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとOneDriveで従業員のアクセス権限を管理している方 部署ごとの情報統制のため、手作業でフォルダの権限設定を行っている担当者の方 新メンバーの入社対応など、定型的なアカウント管理業務を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの情報追加だけでOneDriveの権限付与が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 手動での設定による権限の付与間違いや設定漏れを防ぎ、適切な情報アクセス管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとOneDriveをYoomと連携します。 トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定し、対象のシートを指定します。 次に、オペレーションで「進路切り替え機能」を設定し、スプレッドシートから取得した部署の情報をもとに処理を分岐させます。 最後に、分岐したそれぞれの進路でOneDriveの「フォルダやファイルの権限を付与する」アクションを設定し、対象の従業員に適切な権限を付与します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
進路切り替え機能では、Google スプレッドシートから取得した「部署」列の値などをもとに「営業部の場合」「開発部の場合」といった条件を設定し、その後の処理を分岐させることが可能です。 OneDriveで権限を付与するアクションでは、対象とするフォルダやファイル、また付与する権限の種類（閲覧のみ、編集可能など）を任意で設定できます。 ■注意事項
Google スプレッドシートとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
OneDriveに新しいファイルがアップロードされるたびに、関係者へSlackで通知する作業は、単純ですが重要な業務ではないでしょうか。しかし、手作業での通知は手間がかかる上に、対応が遅れたり、連絡を忘れてしまうといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダへのファイルアップロードを検知し、即座にSlackへ通知を自動送信するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDriveとSlackを連携させ、ファイル共有に関する連絡を自動化したい方 手作業による通知に手間を感じ、連絡漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 チーム内での迅速な情報共有体制を構築し、業務の生産性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
OneDriveへのファイルアップロードをきっかけに自動で通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。 手動での対応による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の実現に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、任意のチャンネルへ通知を送るように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルを任意のものに設定してください。 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込むことで、動的に作成することが可能です。 ■注意事項
OneDriveとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OneDriveにファイルが格納されたら、Discordに通知する
試してみる
■概要
OneDriveに保存したファイルをチームメンバーに共有する際、都度Discordで通知するのは手間ではないでしょうか。手動での通知は、連絡漏れや遅延の原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルが格納されると自動でDiscordにメッセージが送信されるため、こうした共有作業を効率化し、情報伝達の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDriveとDiscordを日常業務で利用し、手作業での通知に手間を感じている方 ファイル共有の連絡を自動化し、チームへの情報伝達の漏れや遅延を防ぎたい方 定型的な通知作業をなくし、より重要な業務に集中できる時間を確保したい方 ■このテンプレートを使うメリット
OneDriveへのファイル格納をトリガーに自動で通知が作成されるため、これまで手作業で行っていた共有連絡の時間を短縮することができます。 手動での通知作業が不要になるため、連絡のし忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveとDiscordをYoomと連携する 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」アクションを設定する 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、任意のチャンネルへの通知内容を作成する ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveのトリガー設定では、通知の起動対象としたい任意のフォルダを指定することが可能です。 Discordの通知先は任意のチャンネルを設定できます。また、通知するメッセージ本文は、固定テキストのほか、前のステップで取得したファイル名などの動的な情報を組み込んで自由に作成できます。 ■注意事項
OneDriveとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Salesforceで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する
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■概要
Salesforceで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.CRMツールとしてSalesforceを利用している企業
・Salesforceで顧客情報を一元管理している企業
2.ファイル管理としてOneDriveを利用している方
・ファイル管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを使うと、Salesforceに取引先が登録されたら、自動的にOneDriveにフォルダが作成されます。
また、手作業による業務が減るため人為的なミスも減ります。
■注意事項
・SalesforceとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
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■概要
Outlookで受信するメールの添付ファイル管理に手間を感じていませんか？重要なファイルを一つずつ手作業でダウンロードし、OneDriveにアップロードするのは時間がかかり、保存忘れのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoftのメールに届いた添付ファイルを自動でOneDriveにアップロードできるため、手作業による手間やミスを減らし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、手動でOneDriveに保存している方 Microsoft製品を中心に業務を行い、メールの添付ファイルの自動アップロードに関心がある方 ファイルの保存漏れや手作業によるミスを減らし、業務を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでメールを受信すると添付ファイルが自動でOneDriveにアップロードされるため、手作業での保存にかかっていた時間を削減できます。 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。 トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。 オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定して、そのフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。 OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。 アップロードするファイル名は、受信日時や送信元メールアドレスなどの情報と組み合わせて、任意の名称に設定することが可能です。 ■注意事項
OutlookとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
メールで届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしMicrosoft Teamsに通知する
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■概要
メールで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.メールでのファイル受信を頻繁に行う企業やチーム
顧客やクライアントからのファイルがメールで届くことが多い業務担当者 メールで受信したファイルを効率的に管理したい企業の管理者 2.OneDriveを利用している企業やチーム
OneDriveを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者 ファイルの一元管理やアクセス権限の管理を重要視している企業 3.Microsoft Teamsを利用している企業やチーム
Microsoft Teamsを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業 4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
手動でのファイル管理や通知作業の手間を省きたいIT担当者 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したい業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのファイルのアップロードや通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・ファイルが安全にOneDriveに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、ファイル管理や情報共有がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・OneDrive、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
指定日時にOneDriveの特定フォルダのファイルをすべて自動削除する
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■概要
OneDriveの特定フォルダにファイルが溜まり、手作業での定期的な削除に手間を感じていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
OneDriveを利用し、定期的なファイル整理や削除に手間を感じている方 手作業によるファイル削除の時間を削減し、他の業務に集中したい方 OneDriveのストレージを定期的にクリーンアップし、管理を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
指定した日時にOneDriveの特定フォルダ内のファイルが自動で削除されるため、手作業によるファイル整理の時間を短縮できます。 定期的なファイル削除作業を自動化することで、削除忘れや手作業によるミスを防ぎ、ファイル管理業務の品質を保つことができます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。 次に、オペレーションでOneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションを設定し、削除対象のファイル情報を取得します。 続けて、オペレーションで繰り返し処理機能の「アイテムIDを1件ずつ取得する」アクションを設定し、取得したファイル情報を1件ずつ処理できるようにします。 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイル・フォルダを削除」アクションを設定し、繰り返し処理で取得した各ファイルを順次削除します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーの設定では、ファイルを削除したい任意の日時（例：毎月1日の午前9時など）や繰り返し周期をユーザーの運用に合わせて設定してください。 OneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションでは、削除対象ファイルが格納されているドライブID、フォルダ名、またはフォルダのアイテムIDを正確に設定してください。 繰り返し処理機能の設定では、前のステップであるOneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションで取得したファイル一覧の値を、繰り返し対象として正しく連携させてください。 OneDriveの「ファイル・フォルダを削除」アクションでは、削除するファイルのドライブIDとアイテムIDを、繰り返し処理で1件ずつ取得されるそれぞれのファイル情報と動的に連携するように設定してください。 ■注意事項
OneDriveとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
PDF変換を活用した自動化例
その他のツールと連携し、様々なデータをPDFに変換して指定したファイルに格納します。
DiscordでWordファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しOneDriveに格納する
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■概要
Discordで受け取ったWordファイルを、都度手作業でPDFに変換してOneDriveに格納する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Discordで受け取ったWordファイルを手作業でPDFに変換している方 ファイルの変換や保存作業における、人的ミスの発生に課題を感じている方 RPAなどを活用して定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Discordでのファイル受信からOneDriveへの格納までが自動化されるため、手作業で行っていたファイル変換や保存の時間を短縮します。 自動で処理が実行されることで、ファイルの変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、DiscordとOneDriveをYoomと連携します。 トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定して、特定のチャンネルを監視します。 次に、オペレーションの分岐機能で、メッセージにWordファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定し、添付されたWordファイルを取得します。 オペレーションのRPA機能で、オンラインのファイル変換サービスなどを利用してWordをPDFに変換するブラウザ操作を自動化します。 オペレーションのデータ抽出機能で、ファイル名など必要な情報を抽出します。 オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。 最後に、オペレーションでTodoistなどを利用して、担当者に確認依頼のタスクを自動で作成することも可能です。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Discordのトリガー設定では、メッセージを監視するサーバーIDやチャンネルIDを任意で設定してください。 分岐機能では、ファイル名の拡張子などを条件に設定し、特定のファイル形式の場合のみ後続の処理を実行するようカスタマイズが可能です。 RPA機能では、操作対象のWebサイトやクリックするボタン、入力するテキストなどを自由に設定でき、ファイル名なども変数を用いて動的に設定できます。 正規表現によるデータの抽出では、元のファイル名から特定の部分だけを抜き出すなど、抽出したい内容に合わせてパターンをカスタマイズしてください。 OneDriveへのファイルアップロードでは、保存先のフォルダパスやファイル名を、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を利用して任意に設定できます。 ■注意事項
Discord、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Discordで添付ファイルを受信したら、PDFに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
Discordのチャンネルで共有された画像や書類を、その都度手動でPDFに変換しGoogle Driveに保存する作業は、手間がかかる上に保存漏れのリスクも伴います。特にチームでの情報共有において、この手作業は非効率的ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Discordで受信したファイルを自動でPDF化し、指定のGoogle Driveフォルダに格納できます。これにより、PDFへの変換・保存フローが効率化され、重要な情報の管理がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
Discordでのファイル共有が多く、手動でPDFに変換して保存している方 チームで共有された情報を一元管理するため、PDFへの変換・保存フローの自動化を検討している方 ファイル管理のルールを統一し、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Discordでのファイル受信をきっかけにPDF変換と保存が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます 手作業によるファイルの変換忘れや、Google Driveへの保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
はじめに、DiscordとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します 続いて、オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定します 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを自動操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをPDF形式に変換します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Discordのトリガー設定では、監視対象としたいサーバーIDおよびチャンネルIDを任意で設定してください Google Driveにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先となるフォルダIDを任意で設定してください
■注意事項
Discord、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください
DropboxでJPGファイルがアップロードされたらPDFに変換して、Boxに格納する
試してみる
■概要
DropboxにアップロードされたJPGファイルを、一つひとつ手作業でPDFに変換し、さらにBoxへ格納する作業に手間を感じていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
DropboxとBoxを併用し、手動でファイルをPDFに変換・移動している方 Dropboxにアップロードした画像ファイルのPDF化を効率化したいと考えている方 定型的なファイル変換作業における、格納先の間違いなどのミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxへのファイル追加をトリガーに、PDFへの変換からBoxへの格納までが自動化され、手作業の時間を削減できます。 手動でのファイル形式の変換や移動がなくなるため、変換漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを自動操作する」を選択し、ダウンロードしたJPGファイルをPDFに変換する処理を設定します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換後のPDFファイルを格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのパスや、特定のファイル名を任意で設定可能です。 Boxへファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先のフォルダを示すコンテンツIDを任意で設定可能です。
■注意事項
Dropbox、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は「『ブラウザを操作する』の設定方法」 をご参照ください。
GmailでODTファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
ODT形式のファイルを受け取るたびに、手作業でPDFに変換して保存する業務に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
ODTファイルで送付される書類を、都度手作業でPDFに変換して管理している方 定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方 GmailとGoogle Driveを日常的に利用し、ファイル管理の効率化を図りたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのファイル受信をきっかけに、odtからpdfへの変換と保存が自動で完結するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションを設定して、受信したODTファイルをPDFへ変換する操作を記録します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします ■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意で設定してください RPA機能におけるブラウザ操作は、ユーザーが利用するファイル変換ツールやPC環境に合わせて、操作内容を柔軟に設定することが可能です Google Driveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダIDやアップロードするファイル名を任意で指定できます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Google Driveの特定フォルダにGoogleドキュメントが作成されたら、PDFでダウンロードしDiscordで通知する
試してみる
■概要
Googleドキュメントで作成した書類をPDFに変換し、関係者に共有する作業は定型業務でありながら、手間がかかる場合があります。特に、手作業での変換や共有は、遅延や共有漏れの原因になることも少なくありません。このワークフローは、PDF作成のような仕組みをノーコードで実現し、Google Driveへのドキュメント作成をトリガーに、PDFファイルの生成からDiscordでの通知までを自動化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで作成したドキュメントを手作業でPDF化し、共有している方 PDF作成を効率化する仕組みを導入し、書類作成プロセスを自動化したい方 Discordを活用して、チームへのスムーズな情報共有と業務効率化を目指す方 ■このテンプレートを使うメリット
ドキュメント作成後に発生するPDF変換やファイル共有の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます 手動でのファイル変換ミスや、Discordへの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとDiscordをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションに分岐機能を設定し、作成されたファイルがGoogleドキュメントの場合のみ、後続の処理に進むように条件を指定します 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「Googleドキュメントをダウンロード」アクションを選択し、ダウンロード形式をPDFに指定します 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のチャンネルに通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダをIDで任意に指定してください Google DriveでPDFをダウンロードする際、ファイル名をトリガーで取得したドキュメント名などを活用して動的に設定することが可能です Discordへの通知メッセージには、ファイル名や作成日時といった動的な情報を組み込んで、より分かりやすい通知内容にカスタマイズできます ■注意事項
Google Drive、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
フォームでDOCファイルが送信されたら、RPAでPDFファイルに変換してBoxに格納する
試してみる
■概要
フォームで受け取ったDOCファイルを、都度手作業でPDFに変換していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、変換忘れや保存先の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローは、フォーム送信をトリガーとして、RPAが自動でDOCからPDFへのファイル変換を行い、Boxへ格納する一連の流れを自動化します。定型業務の手間を省き、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け取ったDOCファイルを、都度手作業でPDFに変換している方 ファイル変換の効率的な方法を探し、ファイル管理を自動化したい方 RPAを活用して、ファイル形式の変換といった定型業務の自動化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信を起点にファイル変換からBoxへの格納までを自動化し、手作業でのファイル操作にかかっていた時間を短縮します 手動での「convert doc to pdf」作業やファイルアップロードによる、変換漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎます ■フローボットの流れ
はじめに、BoxをYoomと連携します 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションでDOCファイルをPDFファイルに変換するプロセスを設定します 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、RPAで変換したPDFファイルを格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーでは、DOCファイルのアップロード項目以外にも、氏名や日付など任意の回答項目を自由に設定できます RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、ユーザーが利用しているファイル変換ツールや環境に合わせて、操作内容を柔軟に設定してください Boxにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダや、ファイル名を任意で設定することが可能です ■注意事項
BoxとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
WordPress.orgで投稿が更新されたら、コンテンツ内容をPDF化してBoxに格納する
試してみる
■概要
WordPress.orgで作成・更新するコンテンツは重要な資産ですが、その更新履歴を保全することは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に投稿を更新するたびに手動でコンテンツをPDF化して履歴として保管する作業は、時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。
■このテンプレートをおすすめする方
WordPress.orgでサイトを運営しており、公開コンテンツのバージョン管理や変更履歴を自動で残したいと考えている方 重要な規約や技術情報など、更新時点のエビデンスをPDFとして簡単にアーカイブしたいと考えている方 コンテンツの更新頻度が高く、手動でのPDF化や格納作業を手間に感じている方 ■このテンプレートを使うメリット
WordPress.orgの投稿が更新されるとコンテンツ内容のPDFが自動で作成・格納されるため、これまで手動で行っていた作業の時間を短縮できます。 自動化によって更新内容のPDF化漏れや操作ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なコンテンツの変更履歴を一貫した形式で管理することが可能になります。 ■フローボットの流れ
はじめに、WordPress.orgとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでWordPress.orgを選択し、「投稿が更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された投稿内容をもとにコンテンツ内容を保管する書類を作成します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成した書類を指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleドキュメントで書類を発行する際に、ベースとなる任意の雛形書類（ドキュメントのファイルID）を指定できます。これにより、フォーマットを統一したバックアップの作成が可能です。 ■注意事項
WordPress.org、Box、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
Microsoft WordファイルをPDFに変換する作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル変換の手間を大幅に削減し、変換漏れやファイル選択ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
今回ご紹介したようなファイル変換の自動化は、ノーコード自動化ツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に実現できます。こちら
よくあるご質問
Q：連携に失敗した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？
A：
連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口
Q：OneDrive以外のストレージでも同じ自動化は可能ですか？
A：
はい、可能です。
Q：PDFを作成した後、Slackなどに自動で通知できますか？
A：
はい、できます。
