【ノーコードで実現】Microsoft Wordファイルを自動でPDFに変換する方法

フォームで受け取ったMicrosoft WordファイルをPDFへ自動変換する

<span class="mark-yellow">Googleフォームなどでファイル添付可能なフォームを通じてMicrosoft Wordファイルを受け取った際に、自動でPDF形式に変換し、指定したストレージサービスへ保存する</span>ことが可能です！
アンケート回答や申込書など、フォーム経由でのファイル提出が多い業務でのファイル管理を効率化できます。

メールツールで受信したMicrosoft WordファイルをPDFへ自動変換する

<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで特定のMicrosoft Wordファイルを受信した際に、自動でPDFに変換して指定のストレージサービスに格納する</span>ことができるので、メールでのファイル授受が多い場合に発生する変換の手間やミスを削減し、効率的なファイル管理を実現しましょう！

ストレージ上のMicrosoft Wordファイルを自動でPDFに変換するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、OneDriveの特定フォルダにMicrosoft Wordファイルが格納された際に、自動でPDFに変換して別の指定フォルダに格納するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• OneDriveとのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガー（OneDrive - 指定フォルダにファイルが追加されたら）の設定
• アクション（データ変換 - Microsoft WordをPDFに変換、OneDrive - 指定フォルダにファイルをアップロード）の設定
• フローをONにし、動作を確認

ステップ1:マイアプリ連携の設定

ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。

Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。

OneDrive

検索結果からOneDriveを選択します。Microsoftのサインイン画面に遷移するので、Microsoft 365のログイン情報を入力します。

ログイン情報の入力と追加、OneDriveのマイアプリ登録が完了です。

• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

ブラウザ操作用アカウント

マイアプリ画面内の「ブラウザ操作用アカウント」のタブを選択し、＋新規接続をクリックします。

下の画面が表示されます。

• サービス名・識別名
  
  • 任意の値を入力します。
• アカウント名
  
  • Chromeのログインアカウント
• パスワード
  
  • Chromeのパスワード

上記を入力し、追加ボタンをクリックすると操作用アカウントの追加が完了です。

Chromeの拡張機能

•  この操作はChromeを使用します。アカウントをご準備ください。
  
  • ヘルプ：「ブラウザを操作する」の設定方法
• Chromeの拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。

• 拡張機能：Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール

• Chromeの拡張機能を追加したら、拡張機能の管理からシークレットモードの実行を許可するようオンに設定してください。

• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
• フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。

ステップ2:テンプレートをコピー

マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。

下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！

コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。

ステップ3：アプリトリガー「特定のフォルダ内にファイルが作成または更新されたら」

テンプレートの1つ目の工程をクリックします。
この工程ではフローボットの起動間隔と、OneDrive内の指定したフォルダにMicrosoft Wordのファイルがアップロードされたことを検知する設定を行います。

（1/2）連携アカウントとアクションを選択

この画面では、以下の項目が設定済みです。

• タイトル
• アプリ
• OneDriveと連携するアカウント情報
• トリガーアクション

次へをクリックして進みましょう。

（2/2）アプリトリガーのAPI接続設定

• トリガー起動間隔
  
  • フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。

• ドライブID
  
  • 編集欄をクリックすると、プルダウンメニューが表示されます。この中にドライブIDが表示されるので、該当するドライブを選択します。選択すると、編集欄にIDが引用されます。
  • Yoomでは編集欄をクリック＜プルダウンメニューの中から値を選択する という操作が基本です。

• フォルダ名
  
  • Microsoft Wordのファイルを格納するフォルダの名称を入力してください。

ここまで設定ができたら、下へスクロールします。

• フォルダID
  
  • ここでも編集欄をクリックして表示される候補からフォルダを選択します。

テストの前に

指定したフォルダに、テスト用にMicrosoft Wordファイルをアップロードしてください。
ファイルが空・もしくはファイルをアップロードして1時間以上経つ場合はファイルを検知できずエラーになります。

ファイルのアップロードができたら、テストボタンをクリックします。

成功すると、以下のような結果が表示されます。

これは、YoomがOneDriveに正しくつながり、指定のMicrosoft Wordファイル（.docs）の情報が問題なく取得できていることを示すテスト結果です。
【ダウンロード可能か：はい、可能です（is_downloadable: true）】と記載されています。

取得できる項目・値は以下です。

この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。

アウトプットについて

この値は、後の工程で引用します。

保存をクリックして次の工程に進みましょう。

ステップ4：分岐「コマンドぺレーション」

テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、作成日時を条件にPDFに変換する・しないを判断するための設定を行います。

• 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。

（1/1）分岐条件を指定

この画面では、以下の項目が設定済みです。

• タイトル
• 分岐対象の取得した値
  
  • オペレーション：追加操作は不要ですが、選択肢は以下です。

「分岐する」の設定方法

• 取得した値：こちらも追加操作は不要です。選択できる項目は以下です。

• 分岐条件
  
  • 事前設定では、取得したファイルの作成日時とOneDriveの最終更新日時に一致することが条件に指定されています。

最終更新日時の引用コードの格納先は、編集欄をクリックすると確認できます。条件を追加する場合は、下の「＋分岐条件を追加」ボタンから、条件を増やすことが可能です。

設定を確認したら保存するをクリックして次へ進みましょう。

ステップ5：アプリと連携する「ファイルをダウンロード」

テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、条件にあったファイルIDからファイルをダウンロードする設定を行います。

(1/2)アクションを選択

この画面では、以下の項目が設定済みです。

• タイトル
• アプリ
• OneDriveと連携するアカウント情報
• アクション

次へをクリックして進みましょう。

（2/2）詳細を設定

• ドライブID
  
  • 1つ目の工程で入力したIDを設定します。こちらも編集欄をクリックして候補から選択できます。
• ファイルのアイテムID
  
  • 事前設定で、前の操作で取得したアイテムIDの引用コードが埋め込まれています。この引用コードは編集欄をクリックすると表示されるプルダウンメニュー内に格納されています。

テストボタンをクリックします。成功すると、テストでアップロードしたファイルをフローボットがダウンロードできたことが表示されます。

‍保存するをクリックします。

ステップ6：ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」

テンプレートの4つ目の工程をクリックします。この工程では、「https://www.ilovepdf.com/ja」にアクセスしてMicrosoft WordファイルをPDFに変換してダウンロードするまでの設定を行います。

（1/1）ブラウザ操作の詳細設定

この画面では、サイトにアクセスしてダウンロードするまでの工程が設定済みです。

1. URLにアクセス（https://www.ilovepdf.com/ja/word_to_pdf）
2. ファイルをアップロード
3. クリック
4. 待機（変換に要する時間）
5. ファイルをダウンロード

「ブラウザを操作する」の設定方法

画面右下のテストボタンをクリックして動かしてみましょう。

上から順にアクションを辿っていき、最後まで成功するとPDFに変換されたファイルが取得できます。

右下の保存するボタンをクリックしましょう。

次へをクリックします。

ステップ7：アプリと連携する「ファイルをアップロード」

テンプレートの5つ目の工程をクリックします。この工程では、前の操作で取得したPDFを指定したフォルダにアップロードする設定を行います。

（1/2）連携アカウントとアクションを選択

この画面では、以下の項目が設定済みです。

• タイトル
• アプリ
• OneDriveと連携するアカウント情報
• アクション

次へをクリックして進みましょう。

（2/2）API接続設定

• ドライブID
  
  • 編集欄をクリックして、該当のドライブを選択します。
• 格納先フォルダ名
  
  • PDFを格納するフォルダ名を入力します。

設定ができたら下へスクロールします。

• 格納先フォルダのアイテムID
  
  • 編集欄をクリックして表示されたフォルダ名を選択します。
• ファイル名
  
  • 事前設定で、1つ目の工程で取得したアイテムIDの引用コードが埋め込まれています。このコードも編集欄をクリックして表示されるメニュー内に格納されています。
  • 編集欄に、拡張子の.pdfを追加入力します。

• ファイルの添付方法
  
  • 事前設定で、取得した値を使用するが選択されていますので、追加操作は不要です。

すべての設定の確認ができたら、テストボタンをクリックしてください。成功すると、以下のような内容が表示されます。

保存するをクリックしましょう。ちなみに、OneDrive上でPDFの格納が確認できました。

ステップ8（最終）:アプリトリガーをONにする

全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。

トリガーをONにして、フローボットを起動します。

トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。<span class="mark-yellow">プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。</span>

トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。

OneDriveを使った便利な自動化例

メールに添付されたファイルや締結済み書類をOneDriveに自動格納可能です！
また、OneDriveにファイルが格納された際に、通知することもできますよ。

まとめ

Microsoft WordファイルをPDFに変換する作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル変換の手間を大幅に削減し、変換漏れやファイル選択ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、文書共有プロセスがスムーズになり、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことが可能になります！

今回ご紹介したようなファイル変換の自動化は、ノーコード自動化ツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に実現できます。
もしMicrosoft WordからPDFへの変換作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！