・
「メールで受け取ったPDF、編集したいけどいちいちDOCXに変換するのが面倒…」
「大量のPDFを手作業で変換していたら、ファイルを取り違えたり、変換漏れが発生したりして困っている…」
このように、PDFからDOCXへのファイル変換作業に、日々手間やストレスを感じていませんか？
メールで受信したPDFファイルやストレージに保存されたPDFファイルを、自動でDOCXに変換し指定の場所に保存してくれる仕組みがあればとても助かります。
煩わしい手作業から解放され、ファイル形式にとらわれずスムーズに内容の編集や確認といった本来の業務に着手することができるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定が可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">PDFファイルをDOCX形式に変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
PDFファイルを編集可能なDOCXファイルに変換する作業は意外と手間がかかりますよね。
ここでは、様々なツールを起点として、このファイル変換プロセスを自動化する具体的なテンプレートを紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Outlookなどのメールツールで受信したPDFファイルをトリガーとして、自動でDOCX形式に変換し指定の場所に保存します。
メールでのファイルの受け取りが多い業務フローを大幅に効率化できます。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどでファイルが送信された際に、添付されたPDFファイルを自動でDOCXに変換し、後続の処理に連携する</span>ことができます。
申請書や申込書といったフォームからのファイル受付業務をスムーズに進められます。
<span class="mark-yellow">OneDriveをはじめとする各種ストレージサービスにPDFファイルがアップロードされたことを検知して、自動的にDOCXファイルへと変換するフロー</span>です。
チームでのファイル共有や管理が一層楽になります。
今回は、Outlookで特定のPDFファイルを受信した際に、RPAで自動的にDOCXファイルへ変換し、指定のMicrosoft SharePointフォルダに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をします。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず最初に、Yoomにログインします。
左メニューにあるマイアプリを押し、右上の新規接続というボタンを押しましょう！
Microsoft SharePointの連携
1,右上にある検索ボックスに「Microsoft SharePoint」と入力して、表示されたMicrosoft SharePointのアイコンをクリックします。
2,サインインします。
下記の画面が出てきますので、お持ちのMicrosoftのアカウントに登録のある電話番号やメールアドレスを入力しましょう！
入力ができたら、次へのボタンで次に進みます。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
3,アカウントのパスワードを入力して、「サインイン」をクリックします。
4,「マイアプリを登録しました」という表示が出てきたら、接続は完了です！
Outlookの連携
1,同様に、新規接続ボタンをクリックします。
2,右上の検索ボックスに「Outlook」と入力して、表示されたOutlookのアイコンをクリックします。
3,直前にMicrosoft SharePointのアプリ連携をしているので、自動的にログインされます。
自動的にログインされなかった場合は、アカウントを選択して再度サインインしましょう！
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1,上記バナーの「試してみる」をクリック
2,画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3,Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4,下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1,トリガー設定を行っていきます。
1つ目の赤枠をクリックしましょう。
2,連携するアカウント情報に間違いがないかを確認しましょう。
トリガーアクションは、「特定の件名のメールを受信したら」のままで問題ありません。
「次へ」ボタンをクリックします。
3,トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
※基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
4,Outlookで変換したいPDFのファイルを送信しておきましょう。
※今回は、以下のようなメールにPDFファイルを添付して送信しました。
5,Yoomの設定に戻ります。
ファイルを送信した先のメールフォルダIDを設定してください。
空欄をクリックすると候補が表示されますので、対象のメールフォルダIDを選択しましょう！
6,送信したメールの件名に含まれる言葉をキーワードとして設定しましょう！
設定が終わったら「テスト」ボタンを押してください。
7,「テスト成功」と表示が出たら、アウトプット（取得した値）が取得されます。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
8,最後に「保存する」ボタンをクリックして設定を保存します。
1,2番目の赤枠をクリック
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
2,分岐対象の取得した値はテンプレート通りで問題ありません。
3,分岐条件も特に変更の必要はありません。
設定を保存しておきましょう！
1,3つ目の赤枠をクリック
2,アカウント情報に引き続き間違いがなければ、テンプレートの設定のままで「次へ」ボタンを押します。
3,ステップ3で取得したメールIDが表示されていることを確認してください。
設定されていない場合は、「取得した値」のOutlookのアイコンをクリックして、メールIDを設定します。
4,メールIDが確認できたら、「テスト」をクリック
5,「テスト成功」と表示が出たら、添付ファイルの情報が取得した値に反映されています。
6,最後に設定を保存しましょう。
1,赤枠をクリックしてください。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。
ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらもチェックしてみてください。
2,アカウント情報を確認してください。
問題がなければ、アクション設定などはテンプレートの設定のままで次へ進みましょう！
3,ステップ3で取得した値がメールIDに設定されていることを確認してください。
設定がされていない場合は、一番上のOutlookのアイコンをクリックしてメールIDを設定します。
4,ファイルIDも同様に設定します。
先ほどステップ5で取得したファイルIDを設定してください。
設定が終わったら、最後に「テスト」をクリックしましょう！
5,テスト成功でメールに添付したファイルが取得した値に反映されています！
「保存する」ボタンで設定を保存して、このフローの設定は終了です。
1,「ブラウザを操作する」と表記のある赤枠をクリック
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。
フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください！
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。
設定手順に困ったときは、こちらもチェックしてみてくださいね！
2,シークレットモードでの実行を許可する事前準備をしましょう。
こちらのページから説明に沿って「Yoomブラウザ操作オペレーション設定ツール」というChrome拡張機能を追加してください。
その後、右上の設定から「拡張機能」「拡張機能を管理」の順にクリックします。
3,「Yoomブラウザ操作オペレーション設定ツール」の表示が出たら、左下の「詳細」をクリックします。
4,「シークレットモードでの実行を許可する」のトグルをオンにしましょう。
5,完了したらYoomのページに戻り、ブラウザを更新（リロード）してください。
6,続いて、ブラウザ操作の詳細を設定します。
1つ目の設定では対象のURLを入力して「保存する」をクリックします。
※今回は操作例として、Convertioを使用しています。
用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってくださいね！
※シークレートモードが解除されてしまった場合はこちらのヘルプページも確認しながら設定を行いましょう。
7,2つ目以降の工程も、順にクリックして設定を保存していきましょう！
8,すべての設定の保存が終わったら、画面下部の「テスト」をクリックします。
9,テストに成功したら、取得した値に変換したDOCXファイルが表示されています！
最後に、右下にある「保存する」ボタンをクリックしましょう。
1,赤枠をクリック
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
2,操作条件の設定を行います。
変換タイプが「正規表現によるデータの置換」になっているか確認しましょう。
「データを操作・変換する」の設定方法についてはこちらのヘルプページも活用してくださいね！
3,「取得した値」の中から、置換対象を選択します。
4,抽出箇所を正規表現で指定します。
今回はステップ5で取得したファイル名を指定したいので、以下のような設定になります。
※正規表現の例は下のサイトをご参照ください。
正規表現の記載方法
設定が済んだら、テストを実行してみましょう。
5,テストに成功すると、取得した値が表示されます。
最後に「保存する」ボタンを押します。
1,最後のフローを作成します。赤枠をクリック
2,アカウント情報の間違いがないかを確認します。
アクションも特に変更の必要はありません。「次へ」をクリック
3,Microsoft SharePoint上のファイルの格納先を指定します。
サイトIDを表示された候補の中から選択しましょう。
4,同じくドライブIDも指定します。
5,格納先フォルダ名には、ファイルの格納したいフォルダ名に含まれるキーワードを入力してください。
※今回は、以下のフォルダに格納するため、以下の設定にしています。
6,ファイル名には、あらかじめテンプレートでステップ8で取得した値が入力されています。
もし入力されていなかった場合は、「正規表現によるデータの置換」→「置換後の値」を選択しましょう！
7,ファイルの添付方法については、テンプレート通りで問題ありません。
全ての設定が完了したら、「テスト」ボタンでテストを実行してみましょう！
8,テストに成功すると、Microsoft SharePoint上にファイルがアップロードされています。
確認してみましょう！
9,DOCXファイルが確認できます！
10,最後に設定を保存ボタンで保存しておきましょう。
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
Yoomでは、Outlookに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
メールの受信をトリガーに、ファイルの形式変換やOCRなどの処理を自動化することで、業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
PDFからDOCXへのファイル変換を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた変換作業の手間と時間の削減が可能です。
また、ファイルの取り違えといったヒューマンエラーも防ぐことができることから、ファイル形式を意識することなく、本来集中すべき業務により多くの時間を割けるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで業務フローを構築できます。
もしファイル変換作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
.png)
.webp)
.webp)
