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「メールに添付された請求書PDFの内容を、一つ一つ手作業でMicrosoft Excelに転記している…」
「大量のPDFファイルから必要な情報だけを抜き出して一覧表にする作業に時間がかかる…」
このように、PDFファイルからMicrosoft Excelへの転記作業に、多くの労力を費やしていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">メールで受信したPDFファイルや、特定のフォルダに保存されたPDFファイルを自動で読み取り、必要な情報を抽出してMicrosoft Excelファイルに変換・保存できる仕組み</span>があれば、面倒な手作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を創出できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">PDFファイルをMicrosoft Excelに変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールを起点として、PDFファイルをMicrosoft Excelに自動変換する方法を、具体的なテンプレートを使ってご紹介します！
手作業での定型業務を自動化すれば、ヒューマンエラーの防止や業務効率の向上につながります。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Outlookなどのメールツールで特定のPDFファイルを受信したことをきっかけに、ファイル内の情報を読み取ってMicrosoft Excelに自動変換</span>できるので、請求書や注文書のデータ入力作業などを効率化できます！
<span class="mark-yellow">SlackなどのチャットツールにPDFファイルが投稿された際、その内容を自動でMicrosoft Excelファイルに変換する</span>ことも可能です。
チーム内での情報共有やデータ管理がよりスムーズになります。
<span class="mark-yellow">GoogleフォームなどのフォームツールにPDFファイルが添付・送信された際、自動でMicrosoft Excelへの変換処理を起動させる</span>ことも可能です。
アンケートの集計や申込書の管理といった業務の手間を削減します。
それではここから代表的な例として、Outlookから特定のPDFファイルが送信されたら、RPAでMicrosoft Excelファイルに変換し、OneDriveに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずは、Yoomと各アプリの連携からはじめます。画面左側にある「マイアプリ」から、「+新規接続」をクリックしてください。
右上の検索窓から、Outlookを検索しましょう。
【要確認】Microsoft 365（旧Office 365）について
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるため、ご注意ください。
※Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項
Microsoft365アカウントにサインインすると、マイアプリ登録が完了します。
次は、OneDriveとの連携です。
Outlookと同様、左上のマイアプリを選択後、「+新規接続」をクリックし、OneDriveを検索・選択してください。
すでに、Microsoft365アカウントにサインインしていますので、以上でマイアプリ登録が完了します。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
以下の画像を参考に、「トリガーの起動間隔」「メールフォルダID」を設定します。
【要確認】トリガーの起動間隔について
「キーワード」を指定し、「テスト」をクリックしましょう。
【要確認】テストを行う際の注意点
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
この値は後のフローで使用します。
「メールID」や「件名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
Yoomの機能を使い、メールの件名・添付ファイルの有無といった条件に応じて後続の処理を分岐させます。
二つ目のオペレーションにある、「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
【要確認】分岐設定について
続いて、分岐条件を指定に進みます。
先ほどと同様に、タイトルは変更可能です。
それぞれの内容を確認し、「保存する」をクリックしましょう。
Outlookにて、メールにある添付ファイル情報を取得するための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「メールID」をステップ3で取得した値を活用して設定します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、最新の値を反映することができます！
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
テストの成功を確認して、「保存する」をクリックします。
Outlookにて、メールにある添付ファイルのダウンロード設定をします。
四つ目のオペレーションにある、「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
前のステップと同様に、取得した値から「メールID」「ファイルID」を設定し、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時に送信したファイルと同じかどうか確認してみてください。
RPA機能で任意のオンラインツールを操作し、ダウンロードしたファイルをアップロードして変換処理を行います。
五つ目のオペレーションにある、「ブラウザを操作する」をクリックしてください。
続いて、ブラウザ操作の詳細設定に進みます。
画面に表示されている1〜5の設定をはじめるにあたって、まずは「ブラウザを操作する」の設定方法を参考にしながら、Chrome拡張機能をインストールしてください。
【要確認】ブラウザを操作するオペレーションについて
拡張機能を追加後、
ページ右上の「︙」→「拡張機能」→「拡張機能を管理」→Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツールの「詳細」 →シークレット モードでの実行を許可するを「オン」にしてください。
「タイトル」を確認し、「1.URLにアクセス」をクリックします。
オペレーションでは、Convertioが設定されていますが、社内ルールや用途に合わせてURLを適宜変更してください。
任意のブラウザ操作に変更したいときなど、具体的な手順については、「ブラウザを操作する」の設定方法を参考にしてみてください。
「2.ファイルをアップロード」以降は、あらかじめ設定されています。2〜5までそれぞれの内容を確認したら、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
Yoomの機能を使って、ファイル名の拡張子を削除し、「元のファイル名.変換後の拡張子」という形でファイルを保存するための設定をします。
六つ目のオペレーションにある、「正規表現によるデータの置換」をクリックしてください。
続いて、操作条件の設定に進みます。
「タイトル」「変換タイプ」を確認しましょう。
※「変換タイプ」は、「変更」をクリックして表示されるポップアップ画面で変更可能です。
「置換対象」は、取得した値をから「ファイル名の一覧」を選択します。
「置換箇所を正規表現で指定」は、以下のように設定しています。確認後、「テスト」をクリックしてください。
※変更する場合は、正規表現に関するヘルプページの一覧をご覧ください。
テストの成功を確認して、「保存する」をクリックしてください。
変換後のファイルをOneDriveにアップロードするための設定をします。
最後のオペレーションにある、「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
以下の画像を参考に、「ドライブID」「格納先フォルダのアイテムID」を設定します。
「ファイル名」「ファイル」を確認後、「テスト」をクリックしましょう。
テストを実行し、OneDriveにファイルがアップロードされていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
Outlookを使った自動化は、今回ご紹介した内容以外にも多様な業務に応用可能です。
例えば、Outlookで受信したPDFやWordファイルを自動で変換し、指定のクラウドストレージサービスに格納するテンプレートが揃っています。これにより、手動でのファイル変換作業を削減し、業務の効率化が可能です。
日々の業務効率化のヒントとして、関連するテンプレートをぜひご活用ください。
PDFファイルからMicrosoft Excelへの変換作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">手作業に伴う入力ミスや確認の手間をなくし、業務の正確性を向上させられます。</span>これにより、担当者は単純作業から解放され、データ分析や企画立案といった、より戦略的な業務にリソースを集中させることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、様々なSaaSやAIを組み合わせた複雑な業務フローを直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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