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「Outlookのカレンダーに予定が入ったら、関係者にGoogle Chatで通知しているけど、毎回手動でやるのが面倒...」
「重要な予定の通知漏れがあって、トラブルになりかけたことがある...」
このように、OutlookとGoogle Chatを併用する中で、手作業による情報連携に手間や不安を感じていませんか？
特に、重要な予定やタスクの共有は、迅速かつ正確に行う必要がありますが、人の手による作業ではどうしても限界があります。
もし、<span class="mark-yellow">Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録された際に、その内容を自動でGoogle Chatの指定したスペースに通知する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放されます。
また、通知漏れのリスクをなくし、より重要な業務に安心して集中できる時間を創出できるでしょう。
今回はプログラミング不要で誰でも簡単に設定できる自動化の方法をご紹介します！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとGoogle Chatを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとGoogle ChatのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていた情報共有のプロセスを自動化できます。
例えば、Outlookカレンダーの更新情報を素早くGoogle Chatに通知することで、チーム内の情報共有をスムーズにし、確認漏れを防ぐことが可能です。
これにより、コミュニケーションコストの削減と業務の迅速化を実現できるので、気になる自動化例があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されるたびに、その詳細情報を手動でコピーしてGoogle Chatに投稿する作業は、手間がかかる上に通知漏れのリスクも伴います。
このテンプレートを利用すれば、<span class="mark-yellow">イベント登録をトリガーに、会議名、日時、参加者といった情報を自動でGoogle Chatの指定スペースに通知</span>でき、チームへの迅速かつ正確な情報共有を実現します。
全てのカレンダーイベントを通知するのではなく、「特定のキーワードを含むイベント」や「特定の参加者が含まれる会議」のみを共有したい場合に便利なのがこの自動化です。
手動での選別と通知作業はミスが発生しやすく非効率ですが、この連携は特定条件で処理を分ける分岐処理を含むため、<span class="mark-yellow">重要なイベント情報だけを自動で抽出し、関係者に漏れなく通知する</span>といった、より柔軟な情報共有が可能です。
それでは、実際にOutlookとGoogle Chatを連携したフローを作成してみましょう。
今回ご紹介する方法は、プログラミングの知識がなくても画面の指示に従って操作するだけで、簡単に自動化の仕組みを構築できます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、Google Chatに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでOutlookと検索し対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、Microsoftアカウントでログインしてください。
アカウントをお持ちでない場合は、画面の案内に沿って作成します。
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでGoogle Chatと検索し対象アプリをクリックしてください。
※下記のように検索結果に2種類表示されますが、「Google Chat（OAuth）」の方を選択しましょう。
※Google Chatとの連携は、Google Workspace環境のみでご利用いただけます。
詳しい方法や設定については、こちらの説明をチェックしてくださいね。
以下の画面が表示されるので、「Sign In with Google」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、Client IDとClient Secretをそれぞれ入力し、「登録する」をクリックしましょう。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「カレンダーにイベントが登録されたら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Outlookと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてOutlookでカレンダーにイベントを登録しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
Yoomの操作画面に戻ります。
指定した間隔でOutlookをチェックし、トリガーとなるアクション（カレンダーにイベントが登録されたこと）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
タイムゾーンは注釈に沿って入力してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、テスト用にカレンダーへ登録したイベント情報が取得されるか確認しましょう。
テストに成功すると、Outlookに登録されたイベントの情報が一覧で表示されます。
このとき表示される取得した値（＝アウトプット）をもとに、後続のステップでGoogle Chatへの通知が可能になります。
内容を確認し、問題がなければ「保存する」をクリックして進めましょう。
「メッセージを送信」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google Chatと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
Google Chatのどのスペースにメッセージを通知するかを指定しましょう。
ここで入力したスペース名に、通知が送られます。
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
通知するメッセージの内容を設定します。
入力欄をクリックすると、前のステップでOutlookから取得済みのアウトプットが表示されるので、任意のテキストと組み合わせて自由に内容をカスタマイズすることも可能です。
また、Google Chatでメンション付きのメッセージを送ることも可能です。
詳しくはこちらをご確認ください。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した送信先にメッセージが正しく届くか確認しましょう。
なお、テストでは実際にGoogle Chatのスペースに投稿されます。
あらかじめメンバーに伝えておくか、テスト用のスペースを使うのがおすすめです！
テストに成功すると、Google Chatに通知されたメッセージの情報が表示されます。
Google Chatを開いて、実際に指定した内容でメッセージが通知されているか確認してみましょう。
今回は以下の通り通知されていました！
※黒塗り部分にはイベントIDが表示されています。
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Outlookカレンダーにイベントが登録されたタイミングで、指定したGoogle Chatスペースにその詳細が自動で通知されるようになります。
実際にOutlookでイベントを作成し、Google Chatに通知が届くかを確認してみましょう。
今回はOutlookからGoogle Chatへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にGoogle Chatの特定のメッセージをOutlookで受信したい場合など、逆方向の連携もYoomなら簡単に実現できます。
Google Chatでの重要なやり取りやタスク依頼を、普段の業務で使っているOutlookでも確認したいというニーズに応える自動化です。
このテンプレートを使えば、<span class="mark-yellow">Google Chatの特定スペースへの投稿をトリガーとして、その内容をOutlookにメールとして自動送信</span>できるため、情報を見逃すことなくタスク管理を一元化できます。
「@メンションされたメッセージのみ」や「『【重要】』というキーワードが含まれる投稿のみ」など、特定の条件に合致するメッセージだけをOutlookに通知したい場合に最適です。
この自動化は条件分岐を活用した柔軟な設定が特徴で、<span class="mark-yellow">無関係な通知に煩わされることなく、本当に重要な情報だけをOutlookで受け取る</span>ことが可能となり、より効率的なコミュニケーションが実現します。
今回ご紹介した連携以外にも、OutlookやGoogle Chatを活用することで、通知業務や情報整理をよりスムーズに行えます。
日々のメール受信やファイル生成、タスク登録などのアクションをトリガーに自動化を進めてみてください。
受信メールやスケジュールイベントを起点に、社内外のツールと連携してアクションを自動化できます。
たとえば、メール内容のAI抽出やSlack・Talknoteへの通知、Stripe決済後のサンクスメール送信などが可能です。
さまざまなアプリのアクションをトリガーに、通知を自動配信してチーム内の共有を支援します。
たとえば、NotionやAsanaの更新情報、Zoomの会議終了後の要約、Gmail受信メールの通知連携が可能です。
本記事では、OutlookとGoogle Chatを連携し、情報共有を自動化する方法についてご紹介しました。
Outlookカレンダーのイベント登録をトリガーにGoogle Chatへ自動通知する仕組みを構築することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた連絡業務の手間を排除し、ヒューマンエラーによる通知漏れのリスクを防ぐことができます。</span>
これにより、チーム全体の情報共有が迅速かつ正確になり、担当者は本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、その効果を体験してみてください！
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