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■概要
Outlookで管理しているカレンダーの予定を、チームにGoogle Chatで共有する際、その都度手作業で通知していませんか？重要な予定の共有には手間がかかり、伝達漏れのリスクも伴います。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されました。OutlookとGoogle Chatを連携させ、カレンダーに新しいイベントが登録されると、その内容を自動でGoogle Chatへ通知します。これにより、チーム内のスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「Outlookのカレンダーに予定が入ったら、関係者にGoogle Chatで通知しているけど、毎回手動でやるのが面倒...」
「重要な予定の通知漏れがあって、トラブルになりかけたことがある...」
このように、OutlookとGoogle Chatを併用する中で、手作業による情報連携に手間や不安を感じていませんか？
特に、重要な予定やタスクの共有は、迅速かつ正確に行う必要がありますが、人の手による作業ではどうしても限界があります。
もし、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録された際に、その内容を自動でGoogle Chatの指定したスペースに通知する仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放されます。
また、通知漏れのリスクをなくし、より重要な業務に安心して集中できる時間を創出できるでしょう。
今回はプログラミング不要で誰でも簡単に設定できる自動化の方法をご紹介します！
YoomにはOutlookとGoogle Chatを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Outlookで管理しているカレンダーの予定を、チームにGoogle Chatで共有する際、その都度手作業で通知していませんか？重要な予定の共有には手間がかかり、伝達漏れのリスクも伴います。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されました。OutlookとGoogle Chatを連携させ、カレンダーに新しいイベントが登録されると、その内容を自動でGoogle Chatへ通知します。これにより、チーム内のスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
OutlookとGoogle ChatのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていた情報共有のプロセスを自動化できます。
例えば、Outlookカレンダーの更新情報を素早くGoogle Chatに通知することで、チーム内の情報共有をスムーズにし、確認漏れを防ぐことが可能です。
これにより、コミュニケーションコストの削減と業務の迅速化を実現できるので、気になる自動化例があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されるたびに、その詳細情報を手動でコピーしてGoogle Chatに投稿する作業は、手間がかかる上に通知漏れのリスクも伴います。
このテンプレートを利用すれば、イベント登録をトリガーに、会議名、日時、参加者といった情報を自動でGoogle Chatの指定スペースに通知でき、チームへの迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■概要
Outlookで管理しているカレンダーの予定を、チームにGoogle Chatで共有する際、その都度手作業で通知していませんか？重要な予定の共有には手間がかかり、伝達漏れのリスクも伴います。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されました。OutlookとGoogle Chatを連携させ、カレンダーに新しいイベントが登録されると、その内容を自動でGoogle Chatへ通知します。これにより、チーム内のスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
全てのカレンダーイベントを通知するのではなく、「特定のキーワードを含むイベント」や「特定の参加者が含まれる会議」のみを共有したい場合に便利なのがこの自動化です。
手動での選別と通知作業はミスが発生しやすく非効率ですが、この連携は特定条件で処理を分ける分岐処理を含むため、重要なイベント情報だけを自動で抽出し、関係者に漏れなく通知するといった、より柔軟な情報共有が可能です。
■概要
日々の業務でOutlookとGoogle Chatを併用していると、Outlookのカレンダーに登録された予定をGoogle Chatへ手動で共有する作業に手間を感じることはないでしょうか。また、手作業による共有では、重要な予定の伝達漏れも発生しがちです。このワークフローは、Outlookのカレンダーに特定の条件を満たすイベントが登録されると、その内容を自動でGoogle Chatに通知するため、こうした課題を解消し、チーム内のスムーズな情報連携を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、実際にOutlookとGoogle Chatを連携したフローを作成してみましょう。
今回ご紹介する方法は、プログラミングの知識がなくても画面の指示に従って操作するだけで、簡単に自動化の仕組みを構築できます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、Google Chatに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
■概要
Outlookで管理しているカレンダーの予定を、チームにGoogle Chatで共有する際、その都度手作業で通知していませんか？重要な予定の共有には手間がかかり、伝達漏れのリスクも伴います。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されました。OutlookとGoogle Chatを連携させ、カレンダーに新しいイベントが登録されると、その内容を自動でGoogle Chatへ通知します。これにより、チーム内のスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでOutlookと検索し対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、Microsoftアカウントでログインしてください。
アカウントをお持ちでない場合は、画面の案内に沿って作成します。
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでGoogle Chatと検索し対象アプリをクリックしてください。
※下記のように検索結果に2種類表示されますが、「Google Chat（OAuth）」の方を選択しましょう。
※Google Chatとの連携は、Google Workspace環境のみでご利用いただけます。
詳しい方法や設定については、こちらの説明をチェックしてくださいね。
以下の画面が表示されるので、「Sign In with Google」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、Client IDとClient Secretをそれぞれ入力し、「登録する」をクリックしましょう。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Outlookで管理しているカレンダーの予定を、チームにGoogle Chatで共有する際、その都度手作業で通知していませんか？重要な予定の共有には手間がかかり、伝達漏れのリスクも伴います。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されました。OutlookとGoogle Chatを連携させ、カレンダーに新しいイベントが登録されると、その内容を自動でGoogle Chatへ通知します。これにより、チーム内のスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「カレンダーにイベントが登録されたら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Outlookと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてOutlookでカレンダーにイベントを登録しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
Yoomの操作画面に戻ります。
指定した間隔でOutlookをチェックし、トリガーとなるアクション（カレンダーにイベントが登録されたこと）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
タイムゾーンは注釈に沿って入力してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、テスト用にカレンダーへ登録したイベント情報が取得されるか確認しましょう。
テストに成功すると、Outlookに登録されたイベントの情報が一覧で表示されます。
このとき表示される取得した値（＝アウトプット）をもとに、後続のステップでGoogle Chatへの通知が可能になります。
内容を確認し、問題がなければ「保存する」をクリックして進めましょう。
「メッセージを送信」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google Chatと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
Google Chatのどのスペースにメッセージを通知するかを指定しましょう。
ここで入力したスペース名に、通知が送られます。
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
通知するメッセージの内容を設定します。
入力欄をクリックすると、前のステップでOutlookから取得済みのアウトプットが表示されるので、任意のテキストと組み合わせて自由に内容をカスタマイズすることも可能です。
また、Google Chatでメンション付きのメッセージを送ることも可能です。
詳しくはこちらをご確認ください。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した送信先にメッセージが正しく届くか確認しましょう。
なお、テストでは実際にGoogle Chatのスペースに投稿されます。
あらかじめメンバーに伝えておくか、テスト用のスペースを使うのがおすすめです！
テストに成功すると、Google Chatに通知されたメッセージの情報が表示されます。
Google Chatを開いて、実際に指定した内容でメッセージが通知されているか確認してみましょう。
今回は以下の通り通知されていました！
※黒塗り部分にはイベントIDが表示されています。
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Outlookカレンダーにイベントが登録されたタイミングで、指定したGoogle Chatスペースにその詳細が自動で通知されるようになります。
実際にOutlookでイベントを作成し、Google Chatに通知が届くかを確認してみましょう。
今回はOutlookからGoogle Chatへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にGoogle Chatの特定のメッセージをOutlookで受信したい場合など、逆方向の連携もYoomなら簡単に実現できます。
Google Chatでの重要なやり取りやタスク依頼を、普段の業務で使っているOutlookでも確認したいというニーズに応える自動化です。
このテンプレートを使えば、Google Chatの特定スペースへの投稿をトリガーとして、その内容をOutlookにメールとして自動送信できるため、情報を見逃すことなくタスク管理を一元化できます。
■概要
日々の業務でGoogle ChatとOutlookを併用していると、複数のツールを確認する手間や、重要な通知の見落としが発生しがちではないでしょうか。
特に、メインの連絡ツールがOutlookの場合、Google Chatの確認が後回しになることもあるかもしれません。
このワークフローは、Google Chatの特定スペースにメッセージが投稿された際に、その内容を自動でOutlookにメール通知します。この連携により、ツールを横断する手間を省き、重要な情報の見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「@メンションされたメッセージのみ」や「『【重要】』というキーワードが含まれる投稿のみ」など、特定の条件に合致するメッセージだけをOutlookに通知したい場合に最適です。
この自動化は条件分岐を活用した柔軟な設定が特徴で、無関係な通知に煩わされることなく、本当に重要な情報だけをOutlookで受け取ることが可能となり、より効率的なコミュニケーションが実現します。
■概要
Google Chatでの活発なコミュニケーションの中で、重要な情報やメンションを見逃してしまうことはありませんか？複数のツールを確認する手間から、対応が必要なメッセージが埋もれてしまうこともあります。
このワークフローは、Google Chatで特定の条件に合致したメッセージが投稿された際に、自動でOutlookへメール通知を送る仕組みを構築します。これにより、Google ChatとOutlook間の情報連携が円滑になり、重要なコミュニケーションの見逃しを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
今回ご紹介した連携以外にも、OutlookやGoogle Chatを活用することで、通知業務や情報整理をよりスムーズに行えます。
日々のメール受信やファイル生成、タスク登録などのアクションをトリガーに自動化を進めてみてください。
受信メールやスケジュールイベントを起点に、社内外のツールと連携してアクションを自動化できます。
たとえば、メール内容のAI抽出やSlack・Talknoteへの通知、Stripe決済後のサンクスメール送信などが可能です。
◼️概要
Microsoft Teamsの特定のチャンネルに文章が投稿されたら、自動的にOutlookを使ってメールで転送します。
Outlookのメールの本文や宛先は自由に変更してご利用ください。
間に分岐処理を追加することで、Microsoft Teamsの投稿内容に応じてメールの内容や宛先を分岐することも可能です。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
◼️概要
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信するフローです。
メッセージを自動転送することにより漏れを防ぐことができ、業務効率化を図れます。
◼️注意事項
・ Outlook、SlackそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出し、Talknoteに通知するフローです。
OutlookやGmailなどからメールを転送するか、Yoomのメールアドレスに直接メールを送信することでも使用可能です。
Talknoteの設定項目やメールからのテキスト抽出項目は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Outlook、TalknoteそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
・無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Stripeで支払いが行われたらOutlookでサンクスメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Stripeで決済を受け付けている事業者
・手作業でサンクスメールを送信する手間を省いて業務効率を向上させたい方
2.Stripeの決済情報に基づいて顧客対応を行いたい方
・顧客ごとにパーソナライズされたサンクスメールを送信したい方
■このテンプレートを使うメリット
Stripeはオンライン決済ツールですが、支払いが完了するたびに手動でサンクスメールを送信するのは人的なミスや顧客対応の遅れに繋がる可能性が生じてしまいます。
このフローを活用すれば、Stripeで支払いが行われるとGmailから自動的にサンクスメールが送信されます。
このことによって手作業でのメール送信が不要になるため業務効率が向上し顧客対応の迅速化を図ることができます。
■注意事項
・Stripe、OutlookのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
Microsoft Excelへの集計処理や毎月の請求書発行処理など、様々な用途でご活用ください。
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐をするはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
さまざまなアプリのアクションをトリガーに、通知を自動配信してチーム内の共有を支援します。
たとえば、NotionやAsanaの更新情報、Zoomの会議終了後の要約、Gmail受信メールの通知連携が可能です。
■概要
Asanaでタスクが登録されたら、Google Chatに自動的に通知を送るフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaでタスク管理をしている方
・チームメンバーのタスクをAsanaで管理しているプロジェクトマネージャー
・進捗管理をAsanaで行い各担当者へタスクをアサインしたり、優先度の調整を行っている方
2.Google Chatを使ってタスク情報を共有している方
・社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを日常的に利用している方
・タスクの把握漏れを防止するために、新しく登録されたタスクをGoogle Chatでメンバーに共有している方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaに登録されたタスクをGoogle Chatで共有する場合、通常はその都度通知を送る必要があるため、手間がかかると思います。
また、手動だとタスクが登録されてから通知を送るまでに遅れが生じやすく、スピーディに情報共有することが難しくなってしまいます。
このような課題を解決する手段として、このテンプレートは適しています。
このテンプレートを使うと、Asanaに登録されたタスクをGoogle Chatに自動で通知できるため、手動による通知作業が不要になります。
自動で通知されるため、情報共有がスピーディになり、各担当者はタスクの情報をすぐに把握できるようになるでしょう。
また、手動で通知作業をしていると共有し忘れるリスクを孕みますが、自動化によって、そのようなリスクも軽減できます。
■注意事項
・Asana、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
重要なクライアントからのメールやシステムアラートなど、すぐに確認したい連絡を見逃してしまい、対応が遅れてしまった経験はありませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、Google Chatへ自動で通知することが可能です。これにより、重要な情報の見落としを防ぎ、チーム全体での迅速な情報共有と対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・GmailとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoomでミーティングが終了したら自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomミーティングを頻繁に利用してGoogle Chatで情報共有する部署
・議事録作成の手間を省いて業務効率を向上させたい方
・会議の内容をGoogle Chatでチームメンバーに共有したい方
2.会議の内容を分析・活用したい方
・文字起こしデータを分析して発言内容や議論の傾向を把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
会議後の議事録作成は、参加者にとって大きな負担となることがあります。
音声データからの書き起こしや発言の整理、要約など、多くの手間と時間がかかることで本来の業務に集中できない原因となることも少なくありません。
このフローを導入すれば、Zoomミーティング終了後にAIが自動的に会議内容を文字起こしと要約を作成し、その文字起こし結果がGoogle Chatに送信されるため、会議参加者は議事録作成の手間がなくなる事によって、会議内容の振り返りや次のアクションに集中することが可能となり業務の改善に繋がります。
■注意事項
・Zoom、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
本記事では、OutlookとGoogle Chatを連携し、情報共有を自動化する方法についてご紹介しました。
Outlookカレンダーのイベント登録をトリガーにGoogle Chatへ自動通知する仕組みを構築することで、これまで手作業で行っていた連絡業務の手間を排除し、ヒューマンエラーによる通知漏れのリスクを防ぐことができます。
これにより、チーム全体の情報共有が迅速かつ正確になり、担当者は本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、その効果を体験してみてください！
