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SalesforceとOutlookの連携イメージ
【簡単設定】Salesforceで新規取引先オブジェクトが登録されたら、Outlookに通知する方法
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フローボット活用術

2025-10-23

【簡単設定】Salesforceで新規取引先オブジェクトが登録されたら、Outlookに通知する方法

Tomomi Aizawa
Tomomi Aizawa

■概要

Salesforceに新しい取引先情報を登録するたび、関係者へOutlookで通知メールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか。手作業での連絡は時間がかかるだけでなく、送信漏れなどのミスにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、SalesforceとOutlookの連携がスムーズに実現し、取引先の新規登録をトリガーとして、自動で関係者へ通知メールを送信するため、こうした日々の定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Salesforceへの入力後、Outlookでの通知作成を手作業で行っている営業担当者の方
  • チーム内の情報共有を迅速かつ正確に行い、営業機会の損失を防ぎたいマネージャーの方
  • SalesforceとOutlookを連携させ、手作業による連絡業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Salesforceへの取引先登録をトリガーにメールが自動送信されるため、Outlookを都度開いてメールを作成する手間と時間を削減できます
  • 手作業での情報共有で起こりがちな連絡漏れや遅延を防ぎ、迅速で正確な情報連携を実現します

■フローボットの流れ

  1. はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します
  3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい宛先やメールの件名・本文などを指定します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Salesforceとの連携設定を行う際に、ご利用中の環境に合わせた任意のマイドメインURLを設定してください
  • Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスや、件名・本文にSalesforceから取得した情報を差し込むなど、内容を自由に設定できます

注意事項

  • Salesforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

とにかく早く試したい方へ

YoomにはSalesforceで新規取引先オブジェクトが登録されたら、Outlookに通知するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!


■概要

Salesforceに新しい取引先情報を登録するたび、関係者へOutlookで通知メールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか。手作業での連絡は時間がかかるだけでなく、送信漏れなどのミスにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、SalesforceとOutlookの連携がスムーズに実現し、取引先の新規登録をトリガーとして、自動で関係者へ通知メールを送信するため、こうした日々の定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Salesforceへの入力後、Outlookでの通知作成を手作業で行っている営業担当者の方
  • チーム内の情報共有を迅速かつ正確に行い、営業機会の損失を防ぎたいマネージャーの方
  • SalesforceとOutlookを連携させ、手作業による連絡業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Salesforceへの取引先登録をトリガーにメールが自動送信されるため、Outlookを都度開いてメールを作成する手間と時間を削減できます
  • 手作業での情報共有で起こりがちな連絡漏れや遅延を防ぎ、迅速で正確な情報連携を実現します

■フローボットの流れ

  1. はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します
  3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい宛先やメールの件名・本文などを指定します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Salesforceとの連携設定を行う際に、ご利用中の環境に合わせた任意のマイドメインURLを設定してください
  • Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスや、件名・本文にSalesforceから取得した情報を差し込むなど、内容を自由に設定できます

注意事項

  • Salesforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

「SalesforceとOutlookを使っていて、それぞれのデータを連携したい!」
「Salesforceに登録された取引先情報を、関係者にOutlookで共有しているけど、手作業で手間がかかっている...」
このように、日常的に利用するSaaS間の手作業によるデータ連携に、非効率さや限界を感じていませんか?
特に、顧客情報といった重要なデータを扱う上で、コピー&ペーストによる入力ミスや、情報共有の遅延は避けたいものです。

もし、Salesforceのデータ更新をきっかけに、Outlookへ必要な情報を自動で通知する仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放され、情報共有のスピードと正確性を向上させることができます。
本来時間を割くべき顧客との対話や戦略立案といったコア業務に、より多くの時間を投じることが可能です。

今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化を諦めていた方でもすぐに実践できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう!

SalesforceとOutlookを連携してできること

SalesforceとOutlookのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたアプリケーション間のデータ転記や情報共有を自動化できます。
例えば、Salesforceに新しい取引先が登録された際に、その情報を瞬時にOutlookで関係者に通知するといったことが可能になり、業務のスピードと正確性を向上できるかもしれません。

ここでは、Yoomに用意されている具体的な自動化テンプレートを複数ご紹介します。
アカウント登録後、テンプレートを「試してみる」だけで、すぐにSalesforceとOutlookの連携を実際に体験できますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!

Salesforceで新規取引先オブジェクトが登録されたら、Outlookに通知する

Salesforceに新しい取引先が登録されるたびに、その詳細情報(会社名、担当者名、連絡先など)を記載した通知を、指定した宛先にOutlookで自動送信します。

この仕組みにより、営業担当者や関係部署への情報共有がスピーディーに行われ、手動でのメール作成の手間や連絡漏れを完全に防ぐことができるため、チーム全体で迅速な対応が可能です。


■概要

Salesforceに新しい取引先情報を登録するたび、関係者へOutlookで通知メールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか。手作業での連絡は時間がかかるだけでなく、送信漏れなどのミスにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、SalesforceとOutlookの連携がスムーズに実現し、取引先の新規登録をトリガーとして、自動で関係者へ通知メールを送信するため、こうした日々の定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Salesforceへの入力後、Outlookでの通知作成を手作業で行っている営業担当者の方
  • チーム内の情報共有を迅速かつ正確に行い、営業機会の損失を防ぎたいマネージャーの方
  • SalesforceとOutlookを連携させ、手作業による連絡業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Salesforceへの取引先登録をトリガーにメールが自動送信されるため、Outlookを都度開いてメールを作成する手間と時間を削減できます
  • 手作業での情報共有で起こりがちな連絡漏れや遅延を防ぎ、迅速で正確な情報連携を実現します

■フローボットの流れ

  1. はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します
  3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい宛先やメールの件名・本文などを指定します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Salesforceとの連携設定を行う際に、ご利用中の環境に合わせた任意のマイドメインURLを設定してください
  • Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスや、件名・本文にSalesforceから取得した情報を差し込むなど、内容を自由に設定できます

注意事項

  • Salesforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

Salesforceで特定条件の新規取引先オブジェクトが登録されたら、Outlookに通知する

Salesforceに登録された新規取引先の情報の中から、「特定の業種」や「特定の売上規模」など、あらかじめ設定した条件に合致するものだけを抽出し、Outlookで関係者に通知する自動化フローです。

すべての更新を通知するのではなく、特に重要な情報のみを共有することで、不要な通知による混乱を避け、受け手は本当に必要な情報に集中できるため、より効率的な営業活動やフォローアップを実現します。


■概要

Salesforceに新規の取引先が登録された際、関係者への情報共有をOutlookで行う作業は重要ですが、手動での対応は手間がかかり、対応漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用することで、SalesforceとOutlookを連携させ、特定の条件に合致する取引先が登録された場合にのみ自動で通知を送ることが可能になり、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • SalesforceとOutlookを併用しており、手作業での通知業務に課題を感じている方
  • 特定の条件に合致する重要な取引先の登録を、関係者にリアルタイムで共有したい方
  • Salesforceでの登録情報を基にした通知の自動化で、ヒューマンエラーをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Salesforceに取引先が登録されると指定条件に基づき自動でOutlookから通知されるため、手作業での情報共有にかかる時間を短縮できます
  • 手動での連絡による通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します

■フローボットの流れ

  1. はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します
  3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションに進むよう設定します
  4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先に取引先登録の通知メールを自動で送信します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Salesforceとの連携設定では、ご利用の環境に合わせて任意のマイドメインURLを設定することが可能です
  • 通知を送信する条件となる分岐設定は、「特定の地域」や「取引額」など、業務内容に応じて自由にカスタマイズできます

注意事項

  • Salesforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。

SalesforceとOutlookの連携フローを作ってみよう

それでは、実際にSalesforceとOutlookを連携したフローを作成してみましょう。

今回はYoomというノーコード自動化ツールを使用して連携を進めていきますので、プログラミングの知識は一切不要です。
直感的な操作で設定が完了するため、ぜひ一緒に試してみてください!

もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「Salesforceで新規取引先オブジェクトが登録されたら、Outlookに通知する」フローを作成していきます!

作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

  • SalesforceとOutlookをマイアプリに連携する
  • テンプレートをコピーする
  • Salesforceのトリガー、Outlookと連携してメールを送る
  • トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

■概要

Salesforceに新しい取引先情報を登録するたび、関係者へOutlookで通知メールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか。手作業での連絡は時間がかかるだけでなく、送信漏れなどのミスにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、SalesforceとOutlookの連携がスムーズに実現し、取引先の新規登録をトリガーとして、自動で関係者へ通知メールを送信するため、こうした日々の定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Salesforceへの入力後、Outlookでの通知作成を手作業で行っている営業担当者の方
  • チーム内の情報共有を迅速かつ正確に行い、営業機会の損失を防ぎたいマネージャーの方
  • SalesforceとOutlookを連携させ、手作業による連絡業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Salesforceへの取引先登録をトリガーにメールが自動送信されるため、Outlookを都度開いてメールを作成する手間と時間を削減できます
  • 手作業での情報共有で起こりがちな連絡漏れや遅延を防ぎ、迅速で正確な情報連携を実現します

■フローボットの流れ

  1. はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します
  3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい宛先やメールの件名・本文などを指定します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Salesforceとの連携設定を行う際に、ご利用中の環境に合わせた任意のマイドメインURLを設定してください
  • Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスや、件名・本文にSalesforceから取得した情報を差し込むなど、内容を自由に設定できます

注意事項

  • Salesforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

ステップ1:SalesforceとOutlookをマイアプリに連携する

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

SalesforceとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン(チームプラン・サクセスプラン)には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけますぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね!

OutlookとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

※Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

連携が完了するとYoomのマイアプリにSalesforceとOutlookが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう!

ステップ2:テンプレートをコピーする

ここから、フローの作成に入ります!
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。


■概要

Salesforceに新しい取引先情報を登録するたび、関係者へOutlookで通知メールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか。手作業での連絡は時間がかかるだけでなく、送信漏れなどのミスにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、SalesforceとOutlookの連携がスムーズに実現し、取引先の新規登録をトリガーとして、自動で関係者へ通知メールを送信するため、こうした日々の定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Salesforceへの入力後、Outlookでの通知作成を手作業で行っている営業担当者の方
  • チーム内の情報共有を迅速かつ正確に行い、営業機会の損失を防ぎたいマネージャーの方
  • SalesforceとOutlookを連携させ、手作業による連絡業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Salesforceへの取引先登録をトリガーにメールが自動送信されるため、Outlookを都度開いてメールを作成する手間と時間を削減できます
  • 手作業での情報共有で起こりがちな連絡漏れや遅延を防ぎ、迅速で正確な情報連携を実現します

■フローボットの流れ

  1. はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します
  3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい宛先やメールの件名・本文などを指定します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Salesforceとの連携設定を行う際に、ご利用中の環境に合わせた任意のマイドメインURLを設定してください
  • Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスや、件名・本文にSalesforceから取得した情報を差し込むなど、内容を自由に設定できます

注意事項

  • Salesforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう!

ステップ3:Salesforceのトリガー設定

(1)Salesforceと連携して、取引先オブジェクトに新規レコードが登録された際の設定を行っていきましょう!
アプリトリガーの「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックします。

(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Salesforceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※起動間隔はプランによって異なりますので、ご注意ください。

料金プランについて | Yoomヘルプセンター

基本的には最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします!

下へ進み、赤線を確認の上、マイドメインURLを入力します。

入力が終わったら「テスト」をクリックする前にSalesforceにテスト用の取引先オブジェクトを登録します。
登録できたらYoomに戻り「テスト」をクリックしましょう!

「取得した値」にSalesforceの情報が反映されればテスト成功です。
「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下のサイトをご参照ください!

アウトプットについて

「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう!

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ステップ4:Outlookと連携し、メールを送る

(1)次にOutlookと連携して、メールを送ります!
「メールを送る」をクリックします。

(2)「メールの設定」画面から、Gmailと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「メールを送る」のままで下へ進みましょう。

下へ進み、「To」に送信先を記入します。
「件名」に文章+取得した値や日付を使って会社名や当日の日付を入れることで必要なメールを検索しやすくなりますよ!
画像ではフローボットを起動した日時を入れるように設定しています。

本文に入力した内容がOutlookに反映されます。
先ほど取得した値を使うことで、都度変更することなくSalesforceの情報を引用できます。
入力が終わったら「次へ」をクリックしましょう!

(3)「メール送信のテスト」画面から送信内容を確認し「テスト」をクリックしましょう。

__wf_reserved_inherit

テストに成功すると、OutlookにSalesforceの情報が送信されていました!
Yoomに戻り「保存する」をクリックしましょう。

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ステップ5:トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

お疲れ様でした!これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。

実際にフローボットを起動して、Salesforceで新規取引先オブジェクトが登録されたら、Outlookに通知されているかを確認してみてくださいね!

OutlookのデータをSalesforceに連携したい場合

今回はSalesforceからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookの情報をSalesforceに連携させたい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Outlookでタスクが作成されたら、Salesforceにレコードを作成する

Outlookで新しいタスクが作成されたタイミングをトリガーとして、<span  class="mark-yellow">SalesforceにToDoやケースなどのレコードを自動で作成します。</span>

例えば、メールで受けた顧客からの依頼をOutlookタスクとして登録するだけで、自動的にSalesforceの対応リストにも追加されるため、タスクの管理漏れを防ぎ、顧客対応履歴をSalesforceに一元化することが可能です。


■概要

Outlookで管理している重要なタスク情報を、手作業でSalesforceに転記する作業に手間を感じていませんか。このような手作業は、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因となりがちです。このワークフローを活用することで、OutlookとSalesforceの連携が自動化され、Outlook上でタスクが作成されると、Salesforceに自動でレコードが作成されるため、業務の効率化と正確性の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Outlookのタスク情報を手作業でSalesforceへ入力している営業担当者の方
  • OutlookとSalesforce間のデータ連携を自動化し、チームの生産性を高めたいと考えている方
  • SaaS間の情報転記におけるミスや抜け漏れを未然に防ぎたいと考えている管理者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • Outlookでタスクが作成されると、自動でSalesforceにレコードが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
  • 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、OutlookとSalesforceをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでSalesforceの「カスタムオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、Outlookのタスク情報がSalesforceの任意の項目に紐づくように設定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Salesforceとの連携設定では、ご利用の環境に合わせて任意のマイドメインURLを指定できます。これにより、本番環境だけでなくSandbox環境など、特定の環境に接続することが可能です。

注意事項

  • Outlook、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

Outlookで特定条件のタスクが作成されたら、Salesforceにレコードを作成する

Outlookで作成されたタスクの中から、「件名に特定のキーワードを含む」や「優先度が高い」といった条件に合致するものだけを対象に、Salesforceへレコードを自動作成するフローです。

すべてのタスクではなく、重要度の高いものや特定の案件に関連するものだけをSalesforceに連携することで、営業担当者は対応すべきタスクを効率的に把握し、優先順位をつけたアクションを実行できます。


■概要

Outlookで管理しているタスク情報を、Salesforceへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、時間を要するだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、OutlookとSalesforceの連携を自動化でき、特定条件のタスクが作成された際にSalesforceへレコードを自動で作成するため、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Outlookでのタスク管理とSalesforceへの顧客情報入力をそれぞれ手作業で行っている方
  • OutlookとSalesforce間のデータ連携における、入力の手間や情報共有の遅延を解消したい方
  • 営業活動における情報入力を効率化し、よりコア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Outlookのタスク作成をきっかけにSalesforceへレコードが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
  • 手作業でのデータ移行が不要になることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます

■フローボットの流れ

  1. はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
  3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします
  4. 最後に、オペレーションでSalesforceの「カスタムオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、Outlookのタスク情報を基にレコードを作成します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • 分岐機能では、件名や優先度など、レコードを作成したいタスクの条件を任意で設定してください
  • Salesforceと連携する際に、ご利用の環境に応じた任意のマイドメインURLを設定してください

注意事項

  • Outlook、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。

SalesforceとOutlookのAPIを使ったその他の自動化例

SalesforceやOutlookのテンプレートを活用することで、リード管理やメール通知、スケジュール調整などの業務を効率化できます。
日々のやりとりや情報登録の自動化により、手間を減らしながらスピーディーな対応が可能です。

Salesforceを使った便利な自動化例

Salesforceでは、リードや商談の登録をトリガーに、他のアプリに情報を連携したり、カレンダーやメールのアクションを自動化したりできます。
CRMデータを起点に営業活動や顧客対応をスムーズに進めたい場合に活躍しますよ!


■概要
Salesforceで管理しているリード情報を確認した後、都度Gmailを開いて定型メールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか? 特に、対応件数が多い場合には作業が煩雑になり、送信ミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Salesforceのリード詳細ページからワンクリックでGmailの定型メールを自動で送信できるため、こうした日々のルーティンワークを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
  • Salesforceで管理するリードに対し、Gmailで定型メールを手作業で送信している営業担当者の方
  • 日々のメール送信業務に時間を要しており、本来注力すべきコア業務の時間を確保したいと考えている方
  • メールの宛先間違いや本文の記載ミスといった、手作業によるヒューマンエラーを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
  • Salesforceの画面から直接Gmailのメール送信が実行されるため、アプリ間の画面遷移や手入力の手間を省き、作業時間を短縮できます。
  • 宛先や本文をあらかじめテンプレートとして設定しておくことで、手作業による宛先間違いや内容の記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
  1. はじめに、ご利用のSalesforceとGmailのアカウントをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リード詳細ページから起動」アクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、送信先のメールアドレスや件名、本文などを指定します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
  • Salesforceの設定では、ご利用の環境に合わせてマイドメインURLを任意で設定してください。
  • Gmailのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文を自由にカスタマイズすることが可能です。
  • 本文には、Salesforceから取得したリードの会社名やお名前といった情報を変数として埋め込むことで、個別の内容を含むメールを自動で送信できます。
■注意事項
  • Salesforce、GmailそれぞれをYoomと連携してください。
  • Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
  • Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

◼️概要

SalesforceとGoogleカレンダーを連携し、Salesforceに商談が登録されたら、商談担当者のGoogleカレンダーに自動的に予定を登録するフローボットです。

Salesforceの商談オブジェクトに「商談実施日」という項目を「日付/時間」のデータ型で作成し、こちらの項目に設定された日時でGoogleカレンダーに予定を登録するため

「商談実施日」という項目を新たに追加した上でご利用ください。

Googleカレンダーに登録される予定は1時間枠で作成が行われますが、「商談終了時間を作成」という項目の設定を変更することで、時間枠の変更が可能です。

◼️注意事項

・Googleカレンダー、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。

・Salesforceの商談情報が登録されてから5~15分程でフローボットが起動します。

・Yoomのチームプランもしくはサクセスプランでご利用いただけます。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。


■概要

Salesforceの商談情報が登録されたら、Googleスプレッドシートに商談情報を追加するフローです。

Googleスプレッドシートに追加するタスクの内容などは自由にカスタマイズが可能です。

■注意事項

・Salesforce、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。

・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。


■概要

Salesforceにリードオブジェクトにレコードが登録されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.営業部門

・Salesforceで管理しているリードをHubSpotにも自動で反映させ、営業活動を効率化したいチーム

・リード情報を一元管理し、迅速なフォローアップを行いたいチーム

2.マーケティングチーム

・Salesforceで取得したリード情報をHubSpotで活用し、マーケティングキャンペーンやリードナーチャリングを強化したいチーム

・リードの行動履歴を基に、パーソナライズされたマーケティング戦略を実施したいチーム

3.カスタマーサポートチーム

・Salesforceのリード情報をHubSpotにも共有し、顧客対応の一貫性を保ちたいチーム

・リードから顧客への変換プロセスをスムーズに管理したいチーム

■このテンプレートを使う

・リードデータを基にした分析が強化され、マーケティングや営業戦略の効果測定が容易になります。

・Salesforceにリードが登録されるたびに自動でHubSpotにコンタクトを作成することで、手動でのデータ入力の手間を省くことができます。

■注意事項

・HubSpot、SalesforceのそれぞれとYoomを連携させてください。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。


■概要

Salesforceのリードオブジェクトに新しいレコードが登録されたら、kintoneにもレコードを登録してSlackに通知するフローです。

Salesforceとkintone、Slackを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にkintoneのレコード登録とSlackに通知がされるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。

■注意事項

・Salesforce、kintone、SlackそれぞれとYoomを連携してください。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

Outlookを使った便利な自動化例

Outlookでは、メール受信や定期スケジュールをトリガーに、Microsoft TeamsやMicrosoft Excel、Backlogなどと連携した通知・記録の自動化が可能です。
社内外との連絡やルーチン業務の情報共有を効率化したい場合に役立ちます。


■概要

GmailやOutlookに届いたメールの内容でBacklogに課題を追加するフローボットです。

GmailやOutlookからYoomで作成したメールアドレス宛にメールを転送してご利用ください。

Backlogに登録する内容を自由に変更してご利用ください。

■注意事項

・BacklogとYoomを連携してください。


■概要

イベントや商談で受け取った名刺の管理に、手間や時間を取られていませんか。手作業でのデータ入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスやお礼メールの送信漏れといった課題にも繋がります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像が送信されるだけで、OCRによるテキスト化からMicrosoft Excelへのデータ追加、Outlookでのお礼メール送信までを自動で完結させ、これらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • GoogleフォームやMicrosoft Excel、Outlookを使い名刺情報を管理している方
  • 手作業でのデータ入力や転記に多くの時間を費やしている営業・マーケティング担当者の方
  • 名刺交換後のお礼メールを迅速かつ確実に送信したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

  • 名刺情報の読み取りからデータ登録、メール送信までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
  • 手作業によるデータの転記ミスや入力漏れ、お礼メールの送信忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft Excel、OutlookをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します。
  3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームで受け取った名刺画像ファイルを取得します。
  4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードした画像からテキスト情報を抽出します。
  5. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、抽出した情報を指定のファイルに追加します。
  6. 最後に、Outlookの「メールを送る」を設定し、抽出したメールアドレス宛に自動でお礼メールを送信します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Googleフォームのトリガー設定では、対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。
  • OCR機能では、名刺画像から抽出したい項目(会社名、部署、氏名、メールアドレスなど)を任意でカスタマイズできます。
  • Microsoft Excelへの追加アクションでは、OCRで読み取ったどの情報をどの列に割り当てるか、柔軟に設定できます。
  • Outlookのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、OCRで取得した氏名などの情報を本文に差し込むことも可能です。

■注意事項

  • Googleフォーム、Google Drive、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
  • AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
  • Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらをご参照ください。
  • OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

■概要

Notionに新しくページが作成されたらOutlookにメールを送信するフローです。

NotionとOutlookを連携することで、新しく作成されたページを自動的にOutlookに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。

■注意事項

・Notion、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。


■概要
日々Outlookに届く大量のメール、特に長文の内容把握やチームへの共有に時間を取られていませんか。
手作業でのコピペや要約は手間がかかるだけでなく、共有漏れや遅延の原因にもなり得ます。
このワークフローは、Outlookで受信した特定のメールをAIが自動で要約し、Microsoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化します。
これにより、情報共有の迅速化と業務効率の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
  • OutlookとMicrosoft Teamsを連携させ、メールの情報共有を効率化したい方
  • 重要なメールの内容をAIで要約し、チームへ迅速に共有したいと考えている方
  • 手作業でのメール確認や転記作業から解放され、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
  • Outlookで受信したメールをAIが自動で要約しMicrosoft Teamsへ投稿するため、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮できます。
  • 自動化によって重要なメールの見落としやチームへの共有漏れを防ぎ、確実な情報伝達を支援します。
■フローボットの流れ
  1. はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
  3. 続けて、オペレーションでAIによる要約機能を設定し、受信したメールの本文を要約します。
  4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約した内容を指定のチャネルに投稿します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
  • Outlookは、任意の受信フォルダを設定できます。
  • 要約の条件や文字数は、目的に合わせて自由にカスタマイズできます。
  • Microsoft Teamsは、任意の通知先を設定可能です。また、メッセージはメールの送信元や要約内容など、前段で取得した値の変数と固定のテキストを組み合せて設定できます。
■注意事項
  • Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

毎月決まった日時に起動し、チーム目標の周知などを自動化するフローです。

自動的にフローが起動しつつ、変数の箇所を担当者に記入してもらうといった自動化と手動の組み合わせを行うこともできます。

実際にフローボットを起動させた際の動き https://youtu.be/Y-9BXPTdaio

※Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

まとめ

この記事では、SalesforceとOutlookを連携し、業務を自動化する方法についてご紹介しました。
これまで手作業で行っていたSalesforceとOutlook間のデータ転記や情報共有を自動化することで、日々の繰り返し作業にかかる時間を削減し、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、担当者は常に正確な情報に基づいて迅速に業務を進められるようになり、創出された時間を使って、より戦略的で付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うはずです。

今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも、画面をクリックして設定するだけで簡単に実現できます。
もし、SalesforceやOutlookに関連する業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください!

関連記事:【簡単設定】Outlookでタスクが作成されたら、Salesforceにレコードを作成する方法

よくあるご質問

Q:通知メールの本文は自由に編集できますか?

A:はい。可能です。
取引先名や日時(タイムスタンプ)も一緒にメッセージ本文に加えるなど、Salesforceから取得した値だけでなく、変数も加えることができます。

Q:Outlookのメール受信をきっかけに連携できますか?

A:はい。Yoomでは、「Outlookでタスクが作成されたら、Salesforceにレコードを作成する」などのOutlookのメール受信をきっかけとしたテンプレートを様々用意しています。
ぜひ活用してみてください!

Q:連携が失敗した場合、エラーに気づく仕組みはありますか?

A:連携エラーが発生すると通知が行われます。
連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。

Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
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この記事を書いた人
Tomomi Aizawa
Tomomi Aizawa
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