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「SalesforceとOutlookを使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
「Salesforceに登録された取引先情報を、関係者にOutlookで共有しているけど、手作業で手間がかかっている...」
このように、日常的に利用するSaaS間の手作業によるデータ連携に、非効率さや限界を感じていませんか？
特に、顧客情報といった重要なデータを扱う上で、コピー＆ペーストによる入力ミスや、情報共有の遅延は避けたいものです。
もし、<span class="mark-yellow">Salesforceのデータ更新をきっかけに、Outlookへ必要な情報を自動で通知する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、情報共有のスピードと正確性を向上させることができます。
本来時間を割くべき顧客との対話や戦略立案といったコア業務に、より多くの時間を投じることが可能です。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化を諦めていた方でもすぐに実践できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SalesforceとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SalesforceとOutlookのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたアプリケーション間のデータ転記や情報共有を自動化できます。
例えば、Salesforceに新しい取引先が登録された際に、その情報を瞬時にOutlookで関係者に通知するといったことが可能になり、業務のスピードと正確性を向上できるかもしれません。
ここでは、Yoomに用意されている具体的な自動化テンプレートを複数ご紹介します。
アカウント登録後、テンプレートを「試してみる」だけで、すぐにSalesforceとOutlookの連携を実際に体験できますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Salesforceに新しい取引先が登録されるたびに、その詳細情報（会社名、担当者名、連絡先など）を記載した通知を、<span class="mark-yellow">指定した宛先にOutlookで自動送信します。</span>
この仕組みにより、営業担当者や関係部署への情報共有がスピーディーに行われ、手動でのメール作成の手間や連絡漏れを完全に防ぐことができるため、チーム全体で迅速な対応が可能です。
Salesforceに登録された新規取引先の情報の中から、「特定の業種」や「特定の売上規模」など、あらかじめ設定した条件に合致するものだけを抽出し、<span class="mark-yellow">Outlookで関係者に通知する自動化フローです。</span>
すべての更新を通知するのではなく、特に重要な情報のみを共有することで、不要な通知による混乱を避け、受け手は本当に必要な情報に集中できるため、より効率的な営業活動やフォローアップを実現します。
それでは、実際にSalesforceとOutlookを連携したフローを作成してみましょう。
今回はYoomというノーコード自動化ツールを使用して連携を進めていきますので、プログラミングの知識は一切不要です。
直感的な操作で設定が完了するため、ぜひ一緒に試してみてください！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Salesforceで新規取引先オブジェクトが登録されたら、Outlookに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
まず、自動化に必要なSalesforceとOutlookをYoomに連携させるため「マイアプリ登録」を行います。
画面の指示に従って各サービスのアカウント情報を入力し、連携を許可するだけで、ツール間の連携が可能になりますよ！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Salesforceをクリックします。
(2)Salesforceのログイン画面から、「ユーザー名」と「パスワード」を入力しログインをクリックします。
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけますぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね！
(3)次にOutlookの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からOutlookをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
サインイン画面から、お持ちのアカウントでログインをします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにSalesforceとOutlookが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
(1)Salesforceと連携して、取引先オブジェクトに新規レコードが登録された際の設定を行っていきましょう！
アプリトリガーの「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックします。
(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Salesforceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※起動間隔はプランによって異なりますので、ご注意ください。
基本的には最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！
下へ進み、赤線を確認の上、マイドメインURLを入力します。
入力が終わったら「テスト」をクリックする前にSalesforceにテスト用の取引先オブジェクトを登録します。
登録できたらYoomに戻り「テスト」をクリックしましょう！
「取得した値」にSalesforceの情報が反映されればテスト成功です。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
(1)次にOutlookと連携して、メールを送ります！
「メールを送る」をクリックします。
(2)「メールの設定」画面から、Gmailと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「メールを送る」のままで下へ進みましょう。
下へ進み、「To」に送信先を記入します。
「件名」に文章＋取得した値や日付を使って会社名や当日の日付を入れることで必要なメールを検索しやすくなりますよ！
画像ではフローボットを起動した日時を入れるように設定しています。
本文に入力した内容がOutlookに反映されます。
先ほど取得した値を使うことで、都度変更することなくSalesforceの情報を引用できます。
入力が終わったら「次へ」をクリックしましょう！
(3)「メール送信のテスト」画面から送信内容を確認し「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、OutlookにSalesforceの情報が送信されていました！
Yoomに戻り「保存する」をクリックしましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、Salesforceで新規取引先オブジェクトが登録されたら、Outlookに通知されているかを確認してみてくださいね！
今回はSalesforceからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookの情報をSalesforceに連携させたい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookで新しいタスクが作成されたタイミングをトリガーとして、<span class="mark-yellow">SalesforceにToDoやケースなどのレコードを自動で作成します。</span>
例えば、メールで受けた顧客からの依頼をOutlookタスクとして登録するだけで、自動的にSalesforceの対応リストにも追加されるため、タスクの管理漏れを防ぎ、顧客対応履歴をSalesforceに一元化することが可能です。
Outlookで作成されたタスクの中から、「件名に特定のキーワードを含む」や「優先度が高い」といった条件に合致するものだけを対象に、<span class="mark-yellow">Salesforceへレコードを自動作成するフローです。</span>
すべてのタスクではなく、重要度の高いものや特定の案件に関連するものだけをSalesforceに連携することで、営業担当者は対応すべきタスクを効率的に把握し、優先順位をつけたアクションを実行できます。
SalesforceやOutlookのテンプレートを活用することで、リード管理やメール通知、スケジュール調整などの業務を効率化できます。
日々のやりとりや情報登録の自動化により、手間を減らしながらスピーディーな対応が可能です。
Salesforceでは、リードや商談の登録をトリガーに、他のアプリに情報を連携したり、カレンダーやメールのアクションを自動化したりできます。
CRMデータを起点に営業活動や顧客対応をスムーズに進めたい場合に活躍しますよ！
Outlookでは、メール受信や定期スケジュールをトリガーに、Microsoft TeamsやMicrosoft Excel、Backlogなどと連携した通知・記録の自動化が可能です。
社内外との連絡やルーチン業務の情報共有を効率化したい場合に役立ちます。
この記事では、SalesforceとOutlookを連携し、業務を自動化する方法についてご紹介しました。
これまで手作業で行っていたSalesforceとOutlook間のデータ転記や情報共有を自動化することで、<span class="mark-yellow">日々の繰り返し作業にかかる時間を削減し、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は常に正確な情報に基づいて迅速に業務を進められるようになり、創出された時間を使って、より戦略的で付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも、画面をクリックして設定するだけで簡単に実現できます。
もし、SalesforceやOutlookに関連する業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
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