・
【ラクラク設定】PDFをOCRで読み取りテキストデータを抽出＆自動転記する方法
紙の書類や画像として保存されたPDFファイルの内容を、編集可能なテキストデータとして活用したい場面は多いのではないでしょうか。例えば、受け取った請求書や契約書のPDFから情報を抽出し、ツールに入力し直す作業。これは時間がかかる上に、入力ミスも起こりがちですよね…。
このような時にOCR（光学的文字認識）を使えば、PDFをテキストデータ化することは可能ですが、ツールを起動してファイルを読み込ませ、結果をコピーしてドキュメントなどにに貼り付ける…という一連の作業は、なかなかの手間です。
特に、日々多くのPDFファイルを処理する必要がある場合、かなりの負担になってしまいます。
そこでこの記事では、PDFファイルを自動的にOCRで読み取り、テキストデータを抽出して他のツールに自動で追加するという自動化の方法を徹底解説！
プログラミング不要で実現できる自動化のため、どなたでも簡単に導入可能です。業務負担軽減、効率化のためにも、ぜひご覧ください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、OCRを活用してPDFなどからテキストデータを自動抽出できる「業務自動化テンプレートを」が用意されています。
説明を読む前にまずは実際に動かしてみたいという方は、以下のバナーをクリックしてテンプレートを試してみてくださいね！
PDFをOCR処理してテキストデータをツールへ追加する様々な方法
PDFファイルの受け取り方は、チャットツールで送られてきたり、共有ストレージにアップロードされたり、定期的に特定の場所に格納されたりと様々ですよね。
そのため、ここでは様々な業務シーンに対応できるよう、多様なトリガー（きっかけ）からPDFを取得し、OCR処理を経てツールに保存する具体的な自動化例を紹介していきます。
なお、今回はテキストデータの追加先に例としてGoogleドキュメントを使用していますが、もちろんその他のツールに格納、送信することも可能です！
あなたの使い方に合った自動化フローを見つけて、日々の業務を効率化しましょう！
チャットツールで受け取ったPDFをOCR処理しテキストデータを追加する
SlackやMicrosoft TeamsなどのチャットツールでPDFファイルを受け取った際に、自動でOCR処理を実行し、抽出したテキストをGoogle ドキュメントとして保存できます。
チャットでのファイル共有が多いチームにおいて、手作業での転記やファイル管理の手間を削減し、情報の活用をスムーズにするのに役立ちます！
■概要
Microsoft TeamsのチャネルでPDFファイルを受け取るたびに、内容を確認して手作業で転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか。特に定型的な書類の場合、この繰り返し作業は非効率であり、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿されたPDFファイルをOCR機能が自動で読み取り、その内容をGoogleドキュメントに追記できるため、こうした課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsで受け取った請求書や申込書などのPDFを手作業で転記している方
- OCRを活用して、紙やPDF書類からのデータ抽出業務を自動化したいと考えている方
- Googleドキュメントを情報集約の場として活用しており、入力を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Teamsへのファイル投稿をトリガーに、OCRでの読取りからGoogleドキュメントへの転記までが自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業による転記作業がなくなることで、入力内容の間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」を設定して、監視したいチャネルを指定します。
- 次に、ファイルが添付されているメッセージのみを処理対象とするため、オペレーションで分岐機能を設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「ファイルをダウンロードする」アクションでTeamsに投稿されたPDFファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションで、抽出したテキスト情報を指定のファイルに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローボットを起動する対象のチームやチャネルを任意で指定してください。
- OCR機能のオペレーションでは、読み取りたいPDFのファイル形式や、抽出したいテキストの項目などを任意に設定できます。
- Googleドキュメントのオペレーションでは、テキストを追記したいドキュメントのファイルIDやフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Microsoft TeamsのチャネルでPDFファイルを受け取るたびに、内容を確認して手作業で転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか。特に定型的な書類の場合、この繰り返し作業は非効率であり、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿されたPDFファイルをOCR機能が自動で読み取り、その内容をGoogleドキュメントに追記できるため、こうした課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsで受け取った請求書や申込書などのPDFを手作業で転記している方
- OCRを活用して、紙やPDF書類からのデータ抽出業務を自動化したいと考えている方
- Googleドキュメントを情報集約の場として活用しており、入力を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Teamsへのファイル投稿をトリガーに、OCRでの読取りからGoogleドキュメントへの転記までが自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業による転記作業がなくなることで、入力内容の間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」を設定して、監視したいチャネルを指定します。
- 次に、ファイルが添付されているメッセージのみを処理対象とするため、オペレーションで分岐機能を設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「ファイルをダウンロードする」アクションでTeamsに投稿されたPDFファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションで、抽出したテキスト情報を指定のファイルに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローボットを起動する対象のチームやチャネルを任意で指定してください。
- OCR機能のオペレーションでは、読み取りたいPDFのファイル形式や、抽出したいテキストの項目などを任意に設定できます。
- Googleドキュメントのオペレーションでは、テキストを追記したいドキュメントのファイルIDやフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ストレージサービス上のPDFをOCR処理しテキストデータを追加する
BoxやDropboxなどのオンラインストレージサービスに特定のPDFファイルがアップロードされると、自動的にそのファイルをOCRで読み取り、内容をGoogle ドキュメントとして生成・保存できます。
これにより、契約書や申込書といったストレージに集約される書類の情報を、検索・編集可能な形式で効率的に管理できるようになるはずです！
■概要
Boxにアップロードされた請求書や契約書などのPDFファイルの内容を手作業で確認し、転記する業務は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxに特定のファイルがアップロードされると、OCR機能が自動でファイル内の文字情報を読み取り、指定のGoogleドキュメントに内容を追記するため、こうした課題を解消し、書類管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxでPDF形式の書類を管理しており、手作業での転記業務に課題を感じている方
- 契約書や申込書など、定型的な書類から文字情報を抽出する業務を自動化したい方
- BoxとGoogleドキュメントを日常的に利用し、二つのアプリ間の連携を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの文字抽出からGoogleドキュメントへの記録までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションで、監視対象のフォルダを設定します
- オペレーションの分岐機能を設定し、PDFファイルのみを処理するなど、特定の条件を設定します
- オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルを取得します
- オペレーションでOCR機能の「画像やPDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のドキュメントに追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、自動化の起点としたいフォルダを任意で指定することが可能です。
- OCR機能では、PDFファイル内のどの項目を抽出するかを任意で設定できます。
- Googleドキュメントへの連携では、テキストを追記する対象のドキュメントファイルなどを任意でカスタムできます。
■注意事項
- Box、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や契約書などのPDFファイル。その内容を確認し、手作業でドキュメントに転記する業務は、手間がかかる上に転記ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、DropboxにPDFファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、指定のGoogleドキュメントに内容を追記するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存した請求書などのPDF情報を、手作業で転記している方
- OCR機能を活用して、紙やPDF書類のデータ化業務を効率化したいと考えている方
- DropboxとGoogleドキュメントを連携させ、書類管理を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取からGoogleドキュメントへの転記までが自動化され、手作業の時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropBoxとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropBoxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像やPDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報を指定のドキュメントに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DropBoxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能のオペレーションでは、読み取りたいPDFファイルの中から抽出したい項目を任意で設定できます。
- Googleドキュメントのオペレーションでは、テキスト情報を追記したい対象のドキュメントファイルを任意で指定してください。
■注意事項
- Dropbox、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Boxにアップロードされた請求書や契約書などのPDFファイルの内容を手作業で確認し、転記する業務は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxに特定のファイルがアップロードされると、OCR機能が自動でファイル内の文字情報を読み取り、指定のGoogleドキュメントに内容を追記するため、こうした課題を解消し、書類管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxでPDF形式の書類を管理しており、手作業での転記業務に課題を感じている方
- 契約書や申込書など、定型的な書類から文字情報を抽出する業務を自動化したい方
- BoxとGoogleドキュメントを日常的に利用し、二つのアプリ間の連携を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの文字抽出からGoogleドキュメントへの記録までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションで、監視対象のフォルダを設定します
- オペレーションの分岐機能を設定し、PDFファイルのみを処理するなど、特定の条件を設定します
- オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルを取得します
- オペレーションでOCR機能の「画像やPDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のドキュメントに追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、自動化の起点としたいフォルダを任意で指定することが可能です。
- OCR機能では、PDFファイル内のどの項目を抽出するかを任意で設定できます。
- Googleドキュメントへの連携では、テキストを追記する対象のドキュメントファイルなどを任意でカスタムできます。
■注意事項
- Box、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や契約書などのPDFファイル。その内容を確認し、手作業でドキュメントに転記する業務は、手間がかかる上に転記ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、DropboxにPDFファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、指定のGoogleドキュメントに内容を追記するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存した請求書などのPDF情報を、手作業で転記している方
- OCR機能を活用して、紙やPDF書類のデータ化業務を効率化したいと考えている方
- DropboxとGoogleドキュメントを連携させ、書類管理を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取からGoogleドキュメントへの転記までが自動化され、手作業の時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropBoxとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropBoxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像やPDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報を指定のドキュメントに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DropBoxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能のオペレーションでは、読み取りたいPDFファイルの中から抽出したい項目を任意で設定できます。
- Googleドキュメントのオペレーションでは、テキスト情報を追記したい対象のドキュメントファイルを任意で指定してください。
■注意事項
- Dropbox、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
カレンダーの予定や指定した日時をトリガーにPDFをOCR処理しテキストデータを追加する
「毎週月曜日の朝9時」のように決まったスケジュールで、特定の場所（例：ファイルサーバー上の指定フォルダ）にあるPDFファイルを自動でOCR処理したり、Google カレンダーに特定の予定が登録されたことをきっかけに、関連するPDFを処理してGoogle ドキュメントを作成したりできます。
定期的なレポート作成業務や、イベントに紐づく書類の整理・準備作業を自動化する際に便利ですね！
■概要
「定期的にファイルサーバー上のPDFをOCRで読み取り、Googleドキュメントに追加する」ワークフローは、ファイルサーバーに保存されたPDFファイルを自動的にOCR処理し、内容をGoogleドキュメントに統合する業務ワークフローです。
これにより、手作業でのPDF変換やデータ移行の手間を削減し、効率的な文書管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- ファイルサーバー上のPDF文書を頻繁に検索・編集する必要がある方
- OCR技術を活用して、紙文書のデジタル化を推進したい企業
- Googleドキュメントを中心に業務を管理しているチーム
- 手動でのPDF変換作業に時間と労力を取られている事務担当者
- デジタル文書の一元管理を目指しているIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
- 作業効率の向上：自動でPDFをOCR読み取りし、Googleドキュメントに追加するため手間が省けます。
- データの一元管理：Googleドキュメントに統合されることで、情報の共有とアクセスが容易になります。
- 精度の高いデータ変換：AI搭載のOCR機能により、正確なテキスト抽出が可能です。
■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたらPDFをOCRで読み取り、Googleドキュメントに追加する」ワークフローは、スケジュール管理と文書化の自動化を実現します。
このフローにより、手動でのデータ入力や書類作成の手間を削減し、業務効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーを日常的に利用しているビジネスパーソン
- 予定の情報をドキュメントとして整理したい方
- 手動でのPDF変換やデータ入力に時間を取られている事務担当者
- OCR技術を活用して効率的なデータ管理を目指している方
- Googleドキュメントで統一された情報管理を希望するチームリーダー
- 業務プロセスの自動化を検討している中小企業の経営者
■このテンプレートを使うメリット
- 業務効率の向上：手動作業を自動化することで、時間と労力を節約できます。
- データの正確性向上：OCRによる自動読み取りでヒューマンエラーを減少させます。
- 情報の一元管理：GoogleカレンダーとGoogleドキュメント間でデータをシームレスに連携します。
- ドキュメントの検索性向上：OCRで変換されたテキストデータにより、ドキュメント内の検索が容易になります。
■概要
「定期的にファイルサーバー上のPDFをOCRで読み取り、Googleドキュメントに追加する」ワークフローは、ファイルサーバーに保存されたPDFファイルを自動的にOCR処理し、内容をGoogleドキュメントに統合する業務ワークフローです。
これにより、手作業でのPDF変換やデータ移行の手間を削減し、効率的な文書管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- ファイルサーバー上のPDF文書を頻繁に検索・編集する必要がある方
- OCR技術を活用して、紙文書のデジタル化を推進したい企業
- Googleドキュメントを中心に業務を管理しているチーム
- 手動でのPDF変換作業に時間と労力を取られている事務担当者
- デジタル文書の一元管理を目指しているIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
- 作業効率の向上：自動でPDFをOCR読み取りし、Googleドキュメントに追加するため手間が省けます。
- データの一元管理：Googleドキュメントに統合されることで、情報の共有とアクセスが容易になります。
- 精度の高いデータ変換：AI搭載のOCR機能により、正確なテキスト抽出が可能です。
■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたらPDFをOCRで読み取り、Googleドキュメントに追加する」ワークフローは、スケジュール管理と文書化の自動化を実現します。
このフローにより、手動でのデータ入力や書類作成の手間を削減し、業務効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーを日常的に利用しているビジネスパーソン
- 予定の情報をドキュメントとして整理したい方
- 手動でのPDF変換やデータ入力に時間を取られている事務担当者
- OCR技術を活用して効率的なデータ管理を目指している方
- Googleドキュメントで統一された情報管理を希望するチームリーダー
- 業務プロセスの自動化を検討している中小企業の経営者
■このテンプレートを使うメリット
- 業務効率の向上：手動作業を自動化することで、時間と労力を節約できます。
- データの正確性向上：OCRによる自動読み取りでヒューマンエラーを減少させます。
- 情報の一元管理：GoogleカレンダーとGoogleドキュメント間でデータをシームレスに連携します。
- ドキュメントの検索性向上：OCRで変換されたテキストデータにより、ドキュメント内の検索が容易になります。
受信したPDFをOCRで抽出しテキストデータを追加するフローを作ってみよう
それでは、ここから実際に自動化を導入する設定方法について紹介します！
今回は例として「Slackに送信されたPDFをOCRで読み取り、Google ドキュメントに追加する」自動化フローの作成手順を例として解説します。このフローを使えば、Slackで受け取ったPDFの内容確認や転記作業から解放されるはずです！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- SlackとGoogle ドキュメントのマイアプリ登録
- 自動化テンプレートのコピー
- Slackの トリガー設定とGoogleドキュメントのアクション設定
- フローをONにし、動作確認
ステップ1：SlackとGoogle ドキュメントをマイアプリ連携
SlackとGoogle ドキュメントをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Slackのマイアプリ連携】
YoomにログインしたあとYoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、右の新規接続を選択します。
検索窓にSlackと入力し、Slackを選択します。
以下の画面が表示されたら、チャンネルを選択後、赤枠の「許可する」をクリックします。
これで、Slackの連携は完了です！
【Google ドキュメントのマイアプリ連携】
次に、Google ドキュメントをマイアプリに登録します。
先ほどと同様に、マイアプリの新規接続一覧から、Google ドキュメントをクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、「続行」を選択して進みましょう！
マイアプリにSlackとGoogle ドキュメントが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Slackのトリガー設定
最初の設定です！以下の赤枠をクリックしてください。
クリックすると以下のような画面に移ります。
タイトルとアクションを任意で設定し、連携するアカウント情報を確認しましょう。間違いがなければ、「次へ」をクリックして進んでくださいね。
アプリトリガーのAPI接続設定をします。
ここでは、Slackに送信されたPDFをトリガーにするため、Slackで送信がまだの方はSlackの画面に移り、送信しましょう！
※以下は、例としてSlackにテスト送信したものです。今回は、以下のメッセージを受け取った設定で進めていきます。
Slackで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
- 「トリガーの起動時間」は任意で設定してください。ここでは、5分で設定をしています。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。 - 「チャンネルID」は候補から先ほどメッセージを送信したチャンネルを選択してください。以下の画像のように、入力欄をクリックして表示される候補から設定できます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット（取得した値）が表示されます。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。
先ほどテスト送信したSlackの内容が反映されていれば、OKです。
最後に、「保存する」をクリックしましょう。これで、Slackのトリガー設定は完了です！
ステップ4：ファイルをダウンロードする設定
以下の赤枠をクリックしましょう。
クリックすると以下のような画面に移ります。タイトルとアクションを任意で設定し、連携するアカウント情報を確認しましょう。
間違いがなければ、「次へ」をクリックして進んでくださいね。
続いて、API接続設定の画面に遷移したら、「ファイルのダウンロードリンク」を入力しましょう。
以下の画像のように、入力欄をクリックして表示される候補から選択します！設定が完了後、「テスト」をクリックしてください。
テストに成功したら、「取得した値」に表示されているか確認し、問題なければ、「保存する」をクリックして次に進みましょう！
ステップ5：OCRでの読み取り設定
赤枠部分の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRは一部有料プランで利用可能な機能です。他プランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、ぜひこの機会に色々と試してみてくださいね！
以下の画面が表示されるので、設定を確認し、次に進みましょう！
- 「タイトル」→画像・PDFから文字を読み取る
- 「アクション」→【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字を読み取る（5タスク）
詳細設定の画面に遷移したら、注意事項を確認しましょう。
「ファイルの添付方法」を選択します。
デフォルトで、先ほど添付したファイルが対象になっています。特にこだわりがなければこのままで大丈夫です！
次に、「抽出したい項目」を設定します。
今回は以下のように設定しました！入力する際は、入力欄下の注釈を参考にして入力しましょう。
使用するAIを任意で選択しましょう。
設定できたら、「テスト」をクリックします！
テストに成功したら「取得した値」を確認し、問題がなければ「保存する」をクリックしてくださいね。
なお、ここで取得した値はアウトプットと呼びます。このアウトプットをGoogle ドキュメントに追加することが可能です！
これで、画像・PDFから文字を読み取る設定は完了です！
ステップ6：Google ドキュメントに追加する設定
いよいよ、最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
以下の画面に遷移したら、タイトルとアクションは任意で設定し、連携するアカウント情報を確認しましょう。
間違いがなければ、「次へ」をクリックします。
すると、API接続設定の画面が表示されるので、各項目を入力しましょう。
-
ドキュメントID：表示される候補から、書き込みたいGoogle ドキュメントを選択してください。
※URL内の「/document/d/●●●/」の部分がドキュメントIDとなります。
「追加するテキスト」を設定しましょう。任意で作成した文章と前ステップで取得した情報を組み合わせて自由に入力してください。
※今回は以下のように設定してみました！
入力が完了後、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功したら、最後にGoogle ドキュメントに追加されているか確認してください。
無事に追加されましたね！
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
OCRを活用したその他の自動化例
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイル内容を確認し、都度チームに共有する作業に手間を感じていませんか。
手作業での確認や通知は、時間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内のテキストをAI-OCRが自動で読み取り、その内容を即座にDiscordへ通知することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointでのファイル管理とDiscordでの情報共有を手作業で行っている方
- アップロードされたファイルの内容確認とチームへの共有作業に手間を感じている担当者の方
- OCR機能を活用して、ファイル内のテキストデータを業務に活かしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SharePointへのファイルアップロードから内容の文字起こし、Discordへの通知までを自動化し、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による確認漏れや、テキストのコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキストを記載したメッセージを特定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定で、監視対象としたいサイトID、アイテムID、ドライブIDをそれぞれ任意で指定してください。
- AI機能のOCR設定では、対象ファイルの添付方法や読み取る言語、特定の項目のみを抽出するかどうかなどを任意でカスタマイズしてください。
- Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルIDを指定し、通知するメッセージの文面を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要展示会や商談で交換した大量の名刺、その後のデータ入力に手間を感じていませんか。手作業での入力は時間がかかる上、入力ミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、フォームに名刺の画像をアップロードするだけで、OCR機能が自動でテキスト情報を読み取り、Microsoft Excelのリストへ格納します。面倒なデータ入力作業を自動化し、より正確で迅速な顧客管理を実現できます。■このテンプレートをおすすめする方- 交換した名刺の情報を手作業でMicrosoft Excelに入力している営業担当者の方
- OCR機能を活用して名刺のデータ化を自動化し、入力ミスを防ぎたい方
- 名刺情報の管理を効率化して、迅速に顧客アプローチを行いたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- フォームから名刺画像をアップロードするだけで、OCRによるテキスト抽出からMicrosoft Excelへの格納までが自動で実行されるため、データ入力の時間を短縮できます。
- 手作業での転記がなくなることで、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft ExcelとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。このフォームに名刺画像をアップロードするよう設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、フォームで受け取った名刺画像からテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションで、OCR機能が読み取ったテキスト情報を指定のファイルに格納します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、処理完了を担当者などに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームでは、名刺画像のアップロード欄以外に、担当者名など任意の回答項目を自由に設定できます。
- OCR機能では、名刺画像から読み取りたいテキスト項目（会社名、氏名、電話番号など）を任意で設定可能です。
- Microsoft Excelでは、格納先のアイテムIDやシート名を任意で設定し、OCR機能で取得した値をどの列に格納するかを自由に設定できます。
- Gmailでの通知設定では、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文にOCRで読み取った会社名や氏名などの情報を含めて送信することも可能です。
■注意事項- Microsoft Excel、GmailとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
海外の取引先からメールで届く見積書は、内容の確認や翻訳、手動でのデータ入力に手間がかかるのではないでしょうか。特に、言語の壁や手作業による転記ミスは、業務の遅延やトラブルのもとになりやすいものです。このワークフローを活用すれば、メール受信をきっかけに、添付された見積書をOCRで読み取り、DeepLで翻訳し、その内容を自動でGoogle スプレッドシートへ追加でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外との取引が多く、届いた見積書の内容確認や管理に手間を感じている方
- DeepLとGoogle スプレッドシートを使い、手作業で見積書情報を翻訳・転記している方
- 見積書処理のヒューマンエラーを減らし、業務の標準化を進めたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から翻訳、転記までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業による翻訳漏れや、スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、見積書データを正確に管理することができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DeepLとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーとして「メール受信」を設定し、特定条件のメール受信時にフローが起動するようにします。
- OCR機能で、メールに添付された見積書ファイルからテキストを抽出します。
- 抽出されたテキストをDeepLで翻訳します（「テキストを翻訳」アクションを使用）。
- 翻訳された内容を、Google スプレッドシートの指定シートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーの設定では、件名に含まれる特定の文字列や送信元メールアドレスを条件として指定し、意図したメールのみでフローを起動させることが可能です。
- OCR機能の設定では、読み取るファイルの指定方法の変更や、見積金額や納期など、特定の項目のみを抽出するようカスタムできます。
- DeepLの設定では、翻訳先の言語や、文章のトーン（フォーマル/インフォーマルなど）を任意で選択することが可能です。
- Google スプレッドシートの設定では、データを出力するスプレッドシートやシートを指定し、どの列にどの情報を反映させるかを自由にカスタムできます。
■注意事項
- DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
展示会や商談で受け取った名刺の情報は、その後のアプローチに不可欠ですが、一枚ずつ手作業でデータ入力するのは手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像を添付して送信するだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、Trelloにカードとして追加します。
面倒なデータ入力作業から解放され、迅速な情報共有とタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとTrelloを使い、手作業で名刺情報を管理している方
- 展示会などで獲得した名刺の管理を効率化し、素早くフォローアップを行いたい営業担当者の方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、顧客情報の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに名刺画像を添付するだけでTrelloへカードが自動作成されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、TrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺画像ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基に指定のリストへカードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- OCR機能のアクション設定では、会社名や氏名、電話番号といった、名刺から抽出したい項目を任意で設定・追加することが可能です。
- Trelloで新しいカードを作成するアクションでは、カードを追加したいボードのIDやリストのID、カードのタイトルなどを任意で設定してください。
■注意事項
- GoogleフォームとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
Outlookに届く請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度開いて内容を確認し、手動でMediumに転記していませんか？
こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信すると添付ファイルが自動でOCR処理され、その内容がMediumに投稿されるため、手作業による情報転記の手間を省き、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した添付ファイルの内容を、手作業でMediumに投稿している方
- OCR技術を活用して、画像やPDFからの文字起こし業務を効率化したいと考えている方
- コンテンツ作成や情報共有のプロセスを自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信を起点に、添付ファイルのOCR処理からMediumへの投稿までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を短縮します。
- 手動での転記作業がなくなるため、内容の入力ミスや投稿漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMediumをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、対象の添付ファイルを特定します。
- 次に、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、特定したファイルをYoom上にダウンロードします。
- その後、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキスト化します。
- 最後に、オペレーションでMediumの「Create Post」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストデータを用いて投稿を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールが格納されるフォルダIDを任意で設定してください。これにより、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます。
- OCR機能の設定では、読み取る文字数や抽出したい特定の項目、使用するAIモデル、書類の言語などを任意で指定することが可能です。
- Mediumへの投稿設定では、投稿するユーザーIDや投稿のタイトル、コンテンツのフォーマット（HTMLやMarkdownなど）を任意で設定してください。
■注意事項
- Medium、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイル内容を確認し、都度チームに共有する作業に手間を感じていませんか。
手作業での確認や通知は、時間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内のテキストをAI-OCRが自動で読み取り、その内容を即座にDiscordへ通知することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointでのファイル管理とDiscordでの情報共有を手作業で行っている方
- アップロードされたファイルの内容確認とチームへの共有作業に手間を感じている担当者の方
- OCR機能を活用して、ファイル内のテキストデータを業務に活かしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SharePointへのファイルアップロードから内容の文字起こし、Discordへの通知までを自動化し、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による確認漏れや、テキストのコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキストを記載したメッセージを特定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定で、監視対象としたいサイトID、アイテムID、ドライブIDをそれぞれ任意で指定してください。
- AI機能のOCR設定では、対象ファイルの添付方法や読み取る言語、特定の項目のみを抽出するかどうかなどを任意でカスタマイズしてください。
- Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルIDを指定し、通知するメッセージの文面を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 交換した名刺の情報を手作業でMicrosoft Excelに入力している営業担当者の方
- OCR機能を活用して名刺のデータ化を自動化し、入力ミスを防ぎたい方
- 名刺情報の管理を効率化して、迅速に顧客アプローチを行いたいチームリーダーの方
- フォームから名刺画像をアップロードするだけで、OCRによるテキスト抽出からMicrosoft Excelへの格納までが自動で実行されるため、データ入力の時間を短縮できます。
- 手作業での転記がなくなることで、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。
- はじめに、Microsoft ExcelとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。このフォームに名刺画像をアップロードするよう設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、フォームで受け取った名刺画像からテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションで、OCR機能が読み取ったテキスト情報を指定のファイルに格納します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、処理完了を担当者などに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、名刺画像のアップロード欄以外に、担当者名など任意の回答項目を自由に設定できます。
- OCR機能では、名刺画像から読み取りたいテキスト項目（会社名、氏名、電話番号など）を任意で設定可能です。
- Microsoft Excelでは、格納先のアイテムIDやシート名を任意で設定し、OCR機能で取得した値をどの列に格納するかを自由に設定できます。
- Gmailでの通知設定では、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文にOCRで読み取った会社名や氏名などの情報を含めて送信することも可能です。
- Microsoft Excel、GmailとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
海外の取引先からメールで届く見積書は、内容の確認や翻訳、手動でのデータ入力に手間がかかるのではないでしょうか。特に、言語の壁や手作業による転記ミスは、業務の遅延やトラブルのもとになりやすいものです。このワークフローを活用すれば、メール受信をきっかけに、添付された見積書をOCRで読み取り、DeepLで翻訳し、その内容を自動でGoogle スプレッドシートへ追加でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外との取引が多く、届いた見積書の内容確認や管理に手間を感じている方
- DeepLとGoogle スプレッドシートを使い、手作業で見積書情報を翻訳・転記している方
- 見積書処理のヒューマンエラーを減らし、業務の標準化を進めたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から翻訳、転記までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業による翻訳漏れや、スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、見積書データを正確に管理することができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DeepLとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーとして「メール受信」を設定し、特定条件のメール受信時にフローが起動するようにします。
- OCR機能で、メールに添付された見積書ファイルからテキストを抽出します。
- 抽出されたテキストをDeepLで翻訳します（「テキストを翻訳」アクションを使用）。
- 翻訳された内容を、Google スプレッドシートの指定シートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーの設定では、件名に含まれる特定の文字列や送信元メールアドレスを条件として指定し、意図したメールのみでフローを起動させることが可能です。
- OCR機能の設定では、読み取るファイルの指定方法の変更や、見積金額や納期など、特定の項目のみを抽出するようカスタムできます。
- DeepLの設定では、翻訳先の言語や、文章のトーン（フォーマル/インフォーマルなど）を任意で選択することが可能です。
- Google スプレッドシートの設定では、データを出力するスプレッドシートやシートを指定し、どの列にどの情報を反映させるかを自由にカスタムできます。
■注意事項
- DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
展示会や商談で受け取った名刺の情報は、その後のアプローチに不可欠ですが、一枚ずつ手作業でデータ入力するのは手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像を添付して送信するだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、Trelloにカードとして追加します。
面倒なデータ入力作業から解放され、迅速な情報共有とタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとTrelloを使い、手作業で名刺情報を管理している方
- 展示会などで獲得した名刺の管理を効率化し、素早くフォローアップを行いたい営業担当者の方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、顧客情報の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに名刺画像を添付するだけでTrelloへカードが自動作成されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、TrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺画像ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基に指定のリストへカードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- OCR機能のアクション設定では、会社名や氏名、電話番号といった、名刺から抽出したい項目を任意で設定・追加することが可能です。
- Trelloで新しいカードを作成するアクションでは、カードを追加したいボードのIDやリストのID、カードのタイトルなどを任意で設定してください。
■注意事項
- GoogleフォームとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
Outlookに届く請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度開いて内容を確認し、手動でMediumに転記していませんか？
こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信すると添付ファイルが自動でOCR処理され、その内容がMediumに投稿されるため、手作業による情報転記の手間を省き、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した添付ファイルの内容を、手作業でMediumに投稿している方
- OCR技術を活用して、画像やPDFからの文字起こし業務を効率化したいと考えている方
- コンテンツ作成や情報共有のプロセスを自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信を起点に、添付ファイルのOCR処理からMediumへの投稿までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を短縮します。
- 手動での転記作業がなくなるため、内容の入力ミスや投稿漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMediumをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、対象の添付ファイルを特定します。
- 次に、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、特定したファイルをYoom上にダウンロードします。
- その後、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキスト化します。
- 最後に、オペレーションでMediumの「Create Post」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストデータを用いて投稿を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールが格納されるフォルダIDを任意で設定してください。これにより、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます。
- OCR機能の設定では、読み取る文字数や抽出したい特定の項目、使用するAIモデル、書類の言語などを任意で指定することが可能です。
- Mediumへの投稿設定では、投稿するユーザーIDや投稿のタイトル、コンテンツのフォーマット（HTMLやMarkdownなど）を任意で設定してください。
■注意事項
- Medium、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
今回紹介した自動化を導入すれば、これまで手作業で行っていたPDFからのテキスト抽出、コピー＆ペースト、ファイル作成といった一連の作業が自動化できるイメージを掴めましたか？
自動化することで時間短縮とミスの削減につながる可能性もあり、今まで手間をかけていた業務が効率的になるはずです！
また、通常なら専門知識が無ければ難しい自動化の導入も、Yoomならプログラミング不要で実現できるため、今すぐ業務効率化を図るこも難しくはありません。
もし、日々の定型業務に追われ、本来注力すべきコア業務に時間を割けていないと感じているなら、業務自動化を検討してみてはいかがでしょうか。
まずは無料プランから今回紹介したようなテンプレートを試してみて、その効果を実感してみてくださいね！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
