【ラクラク設定】PDFをOCRで読み取り、Google ドキュメントに自動変換する方法

紙の書類や画像として保存されたPDFファイルの内容を、編集可能なテキストデータとして活用したい場面は多いのではないでしょうか。例えば、受け取った請求書や契約書のPDFから情報を抽出し、Google ドキュメントに入力し直す作業。これは時間がかかる上に、入力ミスも起こりがちですよね…。

このような時にOCR（光学的文字認識）を使えば、PDFをテキストデータ化することは可能ですが、ツールを起動してファイルを読み込ませ、結果をコピーしてドキュメントに貼り付ける…という一連の作業は、なかなかの手間です。
特に、日々多くのPDFファイルを処理する必要がある場合、かなりの負担になってしまいます。

そこでこの記事では、PDFファイルを受け取ったら自動的にOCRで内容を読み取り、Googleドキュメントとして保存するという自動化の方法を徹底解説！
プログラミング不要で実現できる自動化のため、どなたでも簡単に導入可能です。業務負担軽減、効率化のためにも、ぜひご覧ください！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはOCRやGoogle ドキュメントを使った業務フローを自動化できるテンプレートが用意されています。
説明を読む前にまずは実際に動かしてみたいという方は、以下のバナーをクリックしてテンプレートを試してみてください！

PDFをOCR処理し、Google ドキュメントへテキストを追加する様々な方法

PDFファイルの受け取り方は、チャットツールで送られてきたり、共有ストレージにアップロードされたり、定期的に特定の場所に格納されたりと様々ですよね。
そのため、ここでは様々な業務シーンに対応できるよう、多様なトリガー（きっかけ）からPDFを取得し、OCR処理を経てGoogle ドキュメントにテキストを自動変換・保存する具体的な自動化例を紹介していきます。

あなたの使い方に合った自動化フローを見つけて、日々の業務を効率化しましょう！

チャットツールで受け取ったPDFをOCR処理し、Google ドキュメントにテキストを追加する

SlackやMicrosoft TeamsなどのチャットツールでPDFファイルを受け取った際に、自動でOCR処理を実行し、抽出したテキストをGoogle ドキュメントとして保存できます。
チャットでのファイル共有が多いチームにおいて、手作業での転記やファイル管理の手間を削減し、情報の活用をスムーズにするのに役立ちます！

ストレージサービス上のPDFをOCR処理し、Google ドキュメントにテキストを追加する

BoxやDropboxなどのオンラインストレージサービスに特定のPDFファイルがアップロードされると、自動的にそのファイルをOCRで読み取り、内容をGoogle ドキュメントとして生成・保存できます。
これにより、契約書や申込書といったストレージに集約される書類の情報を、検索・編集可能な形式で効率的に管理できるようになるはずです！

カレンダーの予定や指定した日時をトリガーにPDFをOCR処理し、Google ドキュメントにテキストを追加する

「毎週月曜日の朝9時」のように決まったスケジュールで、特定の場所（例：ファイルサーバー上の指定フォルダ）にあるPDFファイルを自動でOCR処理したり、Google カレンダーに特定の予定が登録されたことをきっかけに、関連するPDFを処理してGoogle ドキュメントを作成したりできます。
定期的なレポート作成業務や、イベントに紐づく書類の整理・準備作業を自動化する際に便利ですね！

受信したPDFをOCRで読み取り、Google ドキュメントに追加するフローを作ってみよう

それでは、ここから実際に自動化を導入する設定方法について紹介します！
今回は「Slackに送信されたPDFをOCRで読み取り、Google ドキュメントに追加する」自動化フローの作成手順を例として解説します。このフローを使えば、Slackで受け取ったPDFの内容確認や転記作業から解放されるはずです！

もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

SlackとGoogle ドキュメントのマイアプリ登録
自動化テンプレートのコピー
Slackのトリガー設定とGoogleドキュメントのアクション設定
フローをONにし、動作確認

ステップ1：SlackとGoogle ドキュメントをマイアプリ連携

SlackとGoogle ドキュメントをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！

【Slackのマイアプリ連携】

YoomにログインしたあとYoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、右の新規接続を選択します。

検索窓にSlackと入力し、Slackを選択します。

以下の画面が表示されたら、チャンネルを選択後、赤枠の「許可する」をクリックします。

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これで、Slackの連携は完了です！

【Google ドキュメントのマイアプリ連携】

次に、Google ドキュメントをマイアプリに登録します。
先ほどと同様に、マイアプリの新規接続一覧から、Google ドキュメントをクリックしてください。

以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。

連携したいアカウントを選択します。

画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、「続行」を選択して進みましょう！

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マイアプリにSlackとGoogle ドキュメントが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Slackのトリガー設定

最初の設定です！以下の赤枠をクリックしてください。

クリックすると以下のような画面に移ります。
タイトルとアクションを任意で設定し、連携するアカウント情報を確認しましょう。間違いがなければ、「次へ」をクリックして進んでくださいね。

アプリトリガーのAPI接続設定をします。
ここでは、Slackに送信されたPDFをトリガーにするため、Slackで送信がまだの方はSlackの画面に移り、送信しましょう！

※以下は、例としてSlackにテスト送信したものです。今回は、以下のメッセージを受け取った設定で進めていきます。

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Slackで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。

「トリガーの起動時間」は任意で設定してください。ここでは、5分で設定をしています。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「チャンネルID」は候補から先ほどメッセージを送信したチャンネルを選択してください。以下の画像のように、入力欄をクリックして表示される候補から設定できます。

入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。

テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット（取得した値）が表示されます。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。

先ほどテスト送信したSlackの内容が反映されていれば、OKです。

最後に、「保存する」をクリックしましょう。これで、Slackのトリガー設定は完了です！

‍ステップ4：ファイルをダウンロードする設定

以下の赤枠をクリックしましょう。

クリックすると以下のような画面に移ります。タイトルとアクションを任意で設定し、連携するアカウント情報を確認しましょう。
間違いがなければ、「次へ」をクリックして進んでくださいね。

続いて、API接続設定の画面に遷移したら、「ファイルのダウンロードリンク」を入力しましょう。
以下の画像のように、入力欄をクリックして表示される候補から選択します！設定が完了後、「テスト」をクリックしてください。

テストに成功したら、「取得した値」に表示されているか確認し、問題なければ、「保存する」をクリックして次に進みましょう！

‍ステップ5：OCRでの読み取り設定

赤枠部分の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。

※OCRは一部有料プランで利用可能な機能です。他プランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、ぜひこの機会に色々と試してみてくださいね！