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「Zoho CRMに登録した取引先情報をもとに、Googleドキュメントで毎回契約書や送付状を作成している」
「手作業での情報コピー＆ペーストに時間がかかるし、入力ミスも発生しがち…」
日々の業務でZoho CRMとGoogleドキュメントを利用する中で、このようなデータ連携に関する課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Zoho CRMに新しい取引先が登録されたタイミングで、必要な情報が差し込まれたGoogleドキュメントの書類が自動で生成される仕組み</span>があれば、こうした定型的ながらも重要な書類作成業務から解放され、顧客とのコミュニケーションといった本来注力すべきコア業務に多くの時間を割くことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に構築でき、日々の反復作業をなくし業務をより効率的に進めるための具体的な方法ですので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Zoho CRMとGoogleドキュメントを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Zoho CRMとGoogleドキュメントのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのアプリケーション間でのデータ転記やファイル管理を自動化できます。
これにより、書類作成の時間を短縮し、ヒューマンエラーを削減することが可能になります。
これから具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、ご自身の業務に当てはまるものや、効率化できそうだと感じるものがあれば、ぜひ「試してみる」ボタンからその効果を体験してみてください。登録はわずか30秒で完了しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Zoho CRMに新しい取引先情報が登録されるたびに、その情報を基に契約書や挨拶状などを手動で作成する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。
しかし、この連携を使えば取引先が作成されたことをトリガーに、<span class="mark-yellow">会社名や担当者名などの情報が差し込まれたGoogleドキュメントが自動で生成される</span>ため、書類作成の手間を削減し、迅速かつ正確な書類発行を実現できます。
この自動化は、Zoho CRMから必要な情報を抽出してGoogleドキュメントに反映させる構成となっています。
特定の商談に関連する見積書や提案書をGoogleドキュメントで作成した後、そのファイルのリンクをZoho CRMの該当商談レコードに手動で貼り付ける作業は、手間がかかる上に、リンクの貼り忘れや間違いといったミスを引き起こす可能性があります。
この自動化を活用することで、<span class="mark-yellow">作成したGoogleドキュメントのリンクが自動で関連するZoho CRMの商談情報に追記される</span>ため、商談に関連する書類を一元管理でき、情報へのアクセス性が向上します。
それでは、さっそく実際にZoho CRMとGoogleドキュメントを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでZoho CRMとGoogleドキュメントの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho CRM／Googleドキュメント
[Yoomとは]
今回はZoho CRMで取引先が作成されたら、Googleドキュメントで書類を発行するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
次にGoogleドキュメントの連携を進めていきましょう。
検索ボックスにGoogleドキュメントと入力し、アプリをクリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。
連携したいアカウントを選択します。
確認画面で「次へ」をクリックし、先に進みます。
追加アクセスの確認画面が表示されますので、「次へ」をクリックします。
これでマイアプリ連携がすべて完了しました！
以下の「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたらテンプレートのコピーが完了です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。OKを押して設定を進めていきましょう。
以下の画面で、「取引先が作成されたら(Webhook)」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルは任意でわかりやすいものを設定しましょう。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
Zohoドメインを入力します。
Zoho CRMにログイン後のURLで確認できます。（「https://crm.zoho.jp/～～～」の場合は「.jp」を選択します。）
チャネルIDを入力します。
こちらは任意の数字を入力しましょう。
入力できたらテストを実行します。
テストが成功したら次へ進みましょう。
この後行う連携テストのために、Zoho CRMで取引先を作成しておきましょう。
準備ができたら、テストを実行してみましょう。
テストが成功したら「取得した値」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に「保存」をクリックし、アプリトリガーの設定完了です！
次に、Zoho CRMで作成された取引先情報を取得するアクションの設定を進めていきましょう。
赤枠の「取引先情報を取得」をクリックします。
連携アカウントとアクションは、先ほどと同様に確認して次へ進んでください。
取引先IDを入力します。
入力欄をクリックすると選択肢が表示されますので、先ほど取得した値の中から選びましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
Zohoドメインを入力します。
すべて入力できたらテストを実行してみましょう。
テストが成功したら、設定を保存して次へ進みます。
次に、Zoho CRMから取得した情報から、テキストを抽出するアクションの設定を進めていきましょう。
赤枠の「テキスト抽出」をクリックします。
連携アカウントとアクションは、先ほどと同様に確認して次へ進んでください。
なお、()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって変換タイプを選択してください。
対象のテキストを入力します。
入力欄をクリックし、取得した値の中から選びましょう。
すべて入力できたらテストを実行してみましょう。
テストが成功したら、設定を保存して次に進みます。
次に、Googleドキュメントで書類を発行するアクションの設定を進めていきましょう。
赤枠の「書類を発行する」をクリックします。
Googleドキュメントの連携アカウント情報を確認しましょう。
この後行うテストで使用するGoogleドキュメントを作成しておきましょう。
作成したドキュメントで指定した項目が書類にそのまま置き換えられて反映されるので、書類に記載したい項目をここで指定しておきましょう。
ドキュメントのファイルIDを入力します。
作成した雛形書類のIDを選択しましょう。
格納先のフォルダIDを指定します。
入力欄をクリックすると表示される候補の中から選びましょう。
出力ファイル名を入力します。
取得した値から選択する以外に、手動入力を組み合わせて設定することもできます。
置換対象の文字列と置換後の文字列を指定します。
置換後の文字列は取得した値から選択しましょう。
すべて入力できたらテストを実行してみましょう。
テストが成功すると、指定したフォルダにPDFが作成されていますので確認してみてください。
PDFの内容も、設定した項目が反映されているかどうか確認してみましょう。
確認できたら、Yoomの画面に戻り「保存する」をクリックします。
お疲れさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上ですべての設定が完了です！
Yoomでは、Zoho CRMとGoogleドキュメントに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
Zoho CRMとGoogleドキュメントでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Googleフォームで送信された名刺画像やスプレッドシートの更新情報、Slackのファイル内容などをトリガーに、OCRやAIで情報を処理しZoho CRMに見込み客・取引先を自動登録・更新します。
登録後はHubSpotとの連携、承認後のメール送付、OneDriveへのフォルダ作成、Asanaなどのタスク管理ツールへのタスク同期を自動化し、LINE WORKSやSlackへ通知します。
これにより、煩雑なデータ入力と後処理を自動化し、営業活動への注力を実現できます。
GoogleフォームやZoho Forms、Yoomのフォーム回答、Hubspotのステータス更新などから、各種書類（契約書、見積書など）をGoogleドキュメントで自動発行し、Google Driveに保存します。
また、Google Meetの議事録やメールのPDF内容、Google Chatでの議論などを自動でGoogleドキュメントに記録できます。
作成した書類は、OutlookやGmailで送信したり、クラウドサインで契約を締結したりできます。
これにより、煩雑な文書作成と転記の手間を解消し、情報共有と業務プロセスの迅速化を実現できます。
Zoho CRMとGoogleドキュメントの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたZoho CRMの顧客情報をもとにした書類作成や、関連ファイルリンクの転記といった作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は反復作業から解放され、より迅速かつ正確に業務を進められるようになり、顧客対応や戦略立案といった、本来注力すべき創造的なコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が途中で失敗したらどうなりますか？
A：Yoomでは進行していたフローボットがエラーとなり、停止された場合にワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、アクション設定時の「テスト」ボタンでもエラーがあれば内容が表示されます。
詳しくはこちらのページをご確認ください。
それでも解決しない場合は、下記よりお問い合わせください。
Yoomお問い合わせ窓口
Q：Zoho CRMで独自に追加したカスタム項目も連携できますか？
A：はい、取得した値から選択できる項目であれば設定可能です。
もし、連携したい値が取得した値の中にない場合、取得する値の追加を行っていただくことで連携が可能になります。
取得する値の追加についてはこちらをご確認ください。
Q：「取引先作成」以外のZoho CRMの操作もトリガーにできますか？
A：はい、トリガーアクションの設定の際に、取引先の更新などをはじめ他の操作をトリガーに指定していただくことも可能です。
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