GmailでPPTXファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
プレゼン資料などをPPTX形式で受け取り、報告書やWebコンテンツ作成のためにPNG画像へ変換する作業に、手間を感じていませんか。一つ一つのファイルを開いて変換・保存する作業は単純ですが、積み重なると多くの時間を要します。
このワークフローは、Gmailで特定のPPTXファイルを受信するだけで、RPAが自動で変換を行い、Google Driveの指定フォルダへ保存します。定型的なファイル変換作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的にPPTXファイルをPNG画像に変換しており、作業の効率化を求めている方
- Gmailで受け取った添付ファイルを、手作業で変換・保存しているマーケティングや営業企画担当者の方
- 変換作業における、ファイル名のつけ間違いや保存忘れなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 手動で行っていたファイル変換とアップロード作業が自動化され、これまで費やしていた時間を他の業務に充てることが可能になります
- 手作業による変換時の設定ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の安定化に貢献します
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したPPTXファイルをPNGに変換する操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガーでは、自動化のきっかけとしたいメールを判別するためのラベルを任意で設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先となるフォルダのIDを任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
資料作成や情報共有の過程で、「PowerPointのスライドを画像として書き出して、他のドキュメントに貼り付けたい」「特定のスライドだけをPNG形式で保存したい」といった場面は頻繁に発生します。
しかし、スライドの枚数が多かったり、この作業が定期的に発生したりすると、ひとつひとつ手作業で変換・保存するのは時間がかかり、ファイル名の管理も煩雑になりがちです。
もし、メールで受信したPowerPointファイルや、特定のフォルダに保存されたPowerPointファイルを自動で検知し、瞬時にPNG形式の画像ファイルへ変換して指定の場所に保存する仕組みがあれば、こうした定型的な変換作業から解放され、より創造的な業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはPowerPoint（pptx）ファイルを画像（png）に変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
GmailでPPTXファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
プレゼン資料などをPPTX形式で受け取り、報告書やWebコンテンツ作成のためにPNG画像へ変換する作業に、手間を感じていませんか。一つ一つのファイルを開いて変換・保存する作業は単純ですが、積み重なると多くの時間を要します。
このワークフローは、Gmailで特定のPPTXファイルを受信するだけで、RPAが自動で変換を行い、Google Driveの指定フォルダへ保存します。定型的なファイル変換作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的にPPTXファイルをPNG画像に変換しており、作業の効率化を求めている方
- Gmailで受け取った添付ファイルを、手作業で変換・保存しているマーケティングや営業企画担当者の方
- 変換作業における、ファイル名のつけ間違いや保存忘れなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 手動で行っていたファイル変換とアップロード作業が自動化され、これまで費やしていた時間を他の業務に充てることが可能になります
- 手作業による変換時の設定ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の安定化に貢献します
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したPPTXファイルをPNGに変換する操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガーでは、自動化のきっかけとしたいメールを判別するためのラベルを任意で設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先となるフォルダのIDを任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
PowerPoint（pptx）をPNG画像に自動変換する方法
普段お使いの様々なツールを起点として、PowerPointファイルを自動でPNG画像に変換する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
この連携により、手作業によるファイル変換の手間をなくし、業務のスピードを向上させることができます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールを起点にPowerPointを画像に変換する
Gmailなどのメールツールで特定のPowerPointファイルを受信したことをきっかけに、自動でPNG画像へ変換することができるので、メールで送られてきたプレゼン資料をすぐに画像として活用したい場合に非常に便利です！
GmailでPPTXファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
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■概要
プレゼン資料などをPPTX形式で受け取り、報告書やWebコンテンツ作成のためにPNG画像へ変換する作業に、手間を感じていませんか。一つ一つのファイルを開いて変換・保存する作業は単純ですが、積み重なると多くの時間を要します。
このワークフローは、Gmailで特定のPPTXファイルを受信するだけで、RPAが自動で変換を行い、Google Driveの指定フォルダへ保存します。定型的なファイル変換作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的にPPTXファイルをPNG画像に変換しており、作業の効率化を求めている方
- Gmailで受け取った添付ファイルを、手作業で変換・保存しているマーケティングや営業企画担当者の方
- 変換作業における、ファイル名のつけ間違いや保存忘れなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 手動で行っていたファイル変換とアップロード作業が自動化され、これまで費やしていた時間を他の業務に充てることが可能になります
- 手作業による変換時の設定ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の安定化に貢献します
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したPPTXファイルをPNGに変換する操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガーでは、自動化のきっかけとしたいメールを判別するためのラベルを任意で設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先となるフォルダのIDを任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
フォームを起点にPowerPointを画像に変換する
YoomのフォームなどでPowerPointファイルがアップロードされた際に、自動でPNG画像へ変換することができるため、ファイル提出フローにこの自動化を組み込むことで、手動での変換作業をまるごとなくせます。
フォームでPPTXファイルが送信されたら、RPAでPNGファイルに変換しOneDriveにアップロードする
試してみる
■概要
プレゼンテーション資料を画像ファイルに変換する際、一枚ずつ手作業で保存し直していませんか。この定型的な作業は時間がかかる上、ファイル名の付け間違いといったミスも起こりがちです。
このワークフローは、フォームにPPTXファイルをアップロードするだけで、RPAが自動で変換を行い、指定のOneDriveに保存します。ファイル変換に伴う一連の作業を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 手作業での変換に手間を感じている、企画・営業・マーケティング担当者の方
- 複数のメンバーから収集したPPTXファイルを画像化し、OneDriveで一元管理したい方
- ファイル形式の変換といったノンコア業務を自動化し、生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームにファイルをアップロードするだけで、pptxからpngへの変換と保存が完了するため、手作業の時間を削減できます。
- 自動で処理されるため、ファイルの変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、PPTXファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、アップロードされたPPTXファイルをPNGファイルへ変換するブラウザ操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ファイルアップロードに使用するフォームのタイトルや質問項目は、用途に応じて自由に編集することが可能です。
- 変換後のPNGファイルを格納するOneDriveのフォルダは、任意のドライブID、および格納先フォルダのアイテムIDを設定することで指定できます。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ストレージサービスを起点にPowerPointを画像に変換する
DropboxなどのストレージサービスにPowerPointファイルがアップロードされたタイミングで、自動でPNG画像に変換することも可能であり、チームで共有している資料の画像化を効率的に行えます。
DropboxにPPTXファイルがアップロードされたら、RPAでPNGファイルに変換し保存する
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■概要
プレゼンテーション資料などを共有する際、PowerPointのPPTXファイルをPNGに変換する作業に手間を感じていませんか。特に、複数のファイルを処理する場合、手作業では時間がかかり、ミスも起こりやすくなります。このワークフローは、DropboxにPPTXファイルをアップロードするだけで、RPA機能が自動でPNGファイルに変換し、指定のフォルダに保存します。この一連の変換作業を自動化し、日々の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- プレゼン資料など、手作業でファイル変換を行っている方
- Dropboxをファイル管理に利用しており、関連業務の効率化を目指している方
- RPAを活用して、定型的なファイル変換作業の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのアップロードを起点で変換が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル操作が不要になることで、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したPPTXファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをPNG形式に変換する操作を行います。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPNGファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」で、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。
- Dropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションでは、対象のファイルがアップロードされたフォルダのパスを正しく設定してください。
- 変換後のPNGファイルを保存するDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、保存先となるフォルダのパスを任意で設定してください。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Gmailで受信したPowerPointをPNG画像に変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、GmailでPPTXファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Gmail、Google Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とRPA、Google Driveのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
GmailでPPTXファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
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■概要
プレゼン資料などをPPTX形式で受け取り、報告書やWebコンテンツ作成のためにPNG画像へ変換する作業に、手間を感じていませんか。一つ一つのファイルを開いて変換・保存する作業は単純ですが、積み重なると多くの時間を要します。
このワークフローは、Gmailで特定のPPTXファイルを受信するだけで、RPAが自動で変換を行い、Google Driveの指定フォルダへ保存します。定型的なファイル変換作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的にPPTXファイルをPNG画像に変換しており、作業の効率化を求めている方
- Gmailで受け取った添付ファイルを、手作業で変換・保存しているマーケティングや営業企画担当者の方
- 変換作業における、ファイル名のつけ間違いや保存忘れなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 手動で行っていたファイル変換とアップロード作業が自動化され、これまで費やしていた時間を他の業務に充てることが可能になります
- 手作業による変換時の設定ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の安定化に貢献します
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したPPTXファイルをPNGに変換する操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガーでは、自動化のきっかけとしたいメールを判別するためのラベルを任意で設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先となるフォルダのIDを任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ステップ1：GmailとGoogle Driveをマイアプリ連携
それぞれのアプリをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Gmailのマイアプリ連携】
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、検索欄からGmailを検索するか、一覧から探してください。
次の画面で、「Sign in with Google」を押下します。
アカウント選択画面になるので、今回連携したいアカウントをクリックします。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。
続いて、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックし、「続行」を押下してください。
以上で、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
【Google Driveのマイアプリ連携】
先ほどと同様に「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGoogle Driveと入力し、選択します。
次の画面で、赤枠部分の「Sign in with Google」を押下してください。
その後、Gmailと同様に連携するアカウントでログインし、進んだらGoogle Driveのマイアプリ連携が完了です！
マイアプリ一覧に各アプリのアイコンが表示されていることを確認後、次のステップに進みましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
GmailでPPTXファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
プレゼン資料などをPPTX形式で受け取り、報告書やWebコンテンツ作成のためにPNG画像へ変換する作業に、手間を感じていませんか。一つ一つのファイルを開いて変換・保存する作業は単純ですが、積み重なると多くの時間を要します。
このワークフローは、Gmailで特定のPPTXファイルを受信するだけで、RPAが自動で変換を行い、Google Driveの指定フォルダへ保存します。定型的なファイル変換作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的にPPTXファイルをPNG画像に変換しており、作業の効率化を求めている方
- Gmailで受け取った添付ファイルを、手作業で変換・保存しているマーケティングや営業企画担当者の方
- 変換作業における、ファイル名のつけ間違いや保存忘れなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 手動で行っていたファイル変換とアップロード作業が自動化され、これまで費やしていた時間を他の業務に充てることが可能になります
- 手作業による変換時の設定ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の安定化に貢献します
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したPPTXファイルをPNGに変換する操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガーでは、自動化のきっかけとしたいメールを判別するためのラベルを任意で設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先となるフォルダのIDを任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクト一覧から確認できます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！
ここからは、「GmailでPPTXファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする」フローを設定していきます。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう！
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、「トリガーの起動時間」を設定します。
5分・10分・15分・30分・60分から選択してください。基本的には最短の時間を設定しておくのがおすすめです！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
次に、「ラベル」を設定します。
今回は、特定のラベルがついたメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、作成しましょう！
作成方法は、公式HPを参考にしてください。
※今回はテスト操作のため、赤枠のラベルを作成してみました。以下のメールを受信した想定で進めていきます！
Gmailの設定が完了したら、入力欄をクリックして表示される「候補」から該当のラベルを選択します。
PPTXファイルを添付したメールを送信後、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、アウトプットが表示されます。
ここで取得したアウトプットを、後のアクションで利用します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
最後に「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。
ステップ4：ブラウザを操作する設定
以下の赤枠をクリックしましょう！
[注意事項]
- ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあり、期間中は有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定手順に困ったときは、こちらもチェックしてください。
ブラウザを操作するオペレーション設定では事前準備が必要です。
まずは、こちらから「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」というChrome拡張機能を追加してください。
そのあと、右上の設定から「拡張機能を管理」をクリックし、シークレットモードの設定を行います。
表示された画面で「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細をクリックしてください。
「シークレットモードでの実行を許可する」をオンにしましょう！
Yoomの画面に戻り、ブラウザ操作の詳細を設定します。
こちらのヘルプページを参照して、設定を行ってください。なお、アクション名は任意の名称を設定してください。
「1.URLにアクセス」では対象のURLに任意のURLを入力して「保存する」をクリックします。
これにより、Yoomが自動でブラウザを開き、指定したサイトに対してブラウザ操作を指定できるようになります。
※今回は操作例として、外部変換サイトを使用しています。用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズしてご利用ください。ご自身で指定したサイト上で、アクションを一つずつ設定していきましょう。なお、設定の方法はヘルプページを参考にしてください！
「2.ファイルをアップロード」では、デフォルトで、前段階で取得した添付ファイルが設定されています。こちらも特段変更は不要です。
他の3~5の工程は、クリックして「保存」をしてください。
すべての設定が終わったら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、アウトプットが表示されます。
※アウトプットに表示された「ファイル」にカーソルを合わせると、PNGファイルのダウンロードが可能です。
※PPTXファイルに複数のスライドが含まれている場合は、変換後の出力はZIP形式となり、各スライドが個別のPNGファイルとして保存されますので、ご注意ください。
最後に「保存する」でRPA機能の設定は完了です。
ステップ5：Google Driveにファイルをアップロードする設定
いよいよ最後の設定です！赤枠部分をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、必須項目を設定しましょう！
-
格納先のファイルID：入力欄をクリックして表示される「候補」から引用して設定します。
-
ファイル名：任意の名称に設定してください。
※以下のように、アウトプットを引用して設定も可能です。
-
ファイルの添付方法：「取得した値を使用する」を選択
-
ファイル：「ファイル」を選択
入力が完了したら「テスト」→「保存する」をクリックします。
アウトプットが表示されたら、Google Driveの画面に移り、確認しましょう！
以上で、「GmailでPPTXファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする」フローボットの設定が完了です！お疲れ様でした。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
GmailやRPAを活用したその他の自動化例
Yoomでは、今回ご紹介したフロー以外にもGmailやRPAを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、GmailやRPAに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Google Meetで会議スペースを発行する
試してみる
■概要
社内外の打ち合わせや面談の日程調整後、手動で会議URLを発行してメールで送付する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、件数が増えると大きな負担となり、URLの貼り間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、Google Meetの会議スペース発行と案内メールの送信までを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでのやり取りが多く、手動での会議設定を効率化したいと考えている方
- Google Meetでの会議案内メールの作成や送信を自動化したいと考えている方
- 会議設定の漏れやURLの送付ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定ラベルのメール受信を起点に会議発行と案内が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による会議URLの発行忘れや、送付先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle MeetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Meetを選択し、「会議スペースを作成」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した会議URLを記載した案内メールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいメールのラベルを設定してください。
- Gmailでメールを送信するオペレーションでは、宛先や件名、本文の内容を自由に設定できます。前段のオペレーションで取得したGoogle MeetのURLなどを変数として本文に含めることも可能です。
■注意事項
- GmailとGoogle MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した画像をOCRでテキスト抽出し、LINEでブロードキャストメッセージを送信する
試してみる
■概要
Gmailで受信したチラシやキャンペーン画像の情報を、手作業でLINEに転記して顧客に案内していませんか？この作業は時間がかかる上に、転記ミスが発生しやすいという課題があります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付された画像をOCR機能が自動でテキスト化し、LINE公式アカウントからブロードキャストメッセージとして一斉送信できます。情報発信業務の効率化と迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く画像ベースの案内を、LINEで迅速に共有したいと考えている店舗運営者の方
- テキストの抽出とLINEへの転記作業に、時間や手間を感じているマーケティング担当者の方
- OCRとLINE公式アカウントを連携させ、情報発信業務の自動化を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信後、自動で画像がテキスト化されLINEで送信されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手作業によるテキストのコピー＆ペーストが不要になることで、転記ミスや送信先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとLINE公式アカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化したいメールの条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定して、受信メールに添付された画像ファイルを読み込みます。
- 最後に、オペレーションでLINE公式アカウントの「ブロードキャストメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストをメッセージとして送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、読み取った画像の中から特定のテキスト項目のみを抽出するなど、抽出範囲を任意でカスタムすることが可能です。
- LINE公式アカウントで送信するメッセージ本文は、固定の文章を設定するだけでなく、OCR機能で取得したテキストを変数として埋め込むなど、自由に設定できます。
■注意事項
・GmailとLINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信した画像をRPA経由で圧縮してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した画像をRPA経由で圧縮してGoogle Driveに格納する」ワークフローです。
メールで受け取った画像ファイルを自動的に圧縮し、効率的にGoogle Driveへ保存することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで頻繁に画像を受信し、手動で管理に時間を取られている方
- 画像ファイルのサイズが大きく、Google Driveの容量を効果的に活用したい方
- 業務プロセスの自動化を進め、日常業務の効率化を目指している企業のIT担当者
- RPAやAPI連携を利用して、既存の業務フローを改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
日々大量の画像をGmailで受信すると、その管理や保管に手間がかかることがあります。
さらに、画像ファイルのサイズが大きいと、ストレージの容量を圧迫する原因にもなります。
そこで、このワークフローを活用すれば、受信した画像を自動で圧縮し、Google Driveに整理整頓して保存することが可能です。
これにより、手動でのファイル管理が不要となり、業務の効率化が図れます。
また、自動処理により、人為的なミスや漏れを防ぎ、データ管理の信頼性が向上します。
Gmailで受信した画像をRPA経由で圧縮後、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
Gmailで受信した画像ファイルを、その都度手作業で圧縮してDropboxに保存していませんか？この定型業務は手間がかかるだけでなく、ファイルサイズを意識しないとストレージを圧迫する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、RPAが画像を自動で圧縮し、指定したDropboxフォルダへ保存までを完結させることができ、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで画像を受け取る業務が多く、手作業での管理に課題を感じている方
- Dropboxのストレージを有効活用するため、ファイルの圧縮を徹底したい方
- RPAを活用した業務自動化で、日々の定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール確認からファイル圧縮、アップロードまでの一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ファイルの保存し忘れや圧縮漏れ、保存先フォルダの間違いといった手作業によるミスを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGmailから添付ファイルを取得し、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで画像圧縮サイトなどを操作します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮された画像をアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとしたいメールのラベルなどを任意で設定してください。
- RPA機能の設定では、利用する画像圧縮サイトのURLや、操作対象となるアップロードボタンなどを任意で設定してください。
- Dropboxのファイルアップロード設定では、保存先としたいフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- GmailとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Gmailで書類データを受信したら、情報を読み取ってLINEに通知する
試してみる
■概要
取引先からGmailで請求書などの書類を受け取った際、確認が遅れたり、内容を手入力する手間に課題を感じたりすることはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイル付きメールをきっかけに、OCR機能で書類情報を自動的に読み取り、その内容をスムーズにLINE公式アカウントへ通知できます。これにより、重要な書類の見落としを防ぎ、迅速な情報共有と確認作業の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った請求書や注文書の内容確認、転記作業を手間に感じている方
- 外出先でもスマートフォンで書類の内容を迅速に把握したいと考えている営業担当者の方
- 書類の見落としや対応漏れを防ぎ、業務の確実性を向上させたい経理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した書類の内容をOCRが自動で読み取り通知するため、手作業での情報確認や転記作業の時間を短縮できます。
- 手動での確認作業で起こりがちな見落としや、別システムへの入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとLINE公式アカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定し、自動化の対象としたいメールの条件を指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定して、メールに添付された書類ファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでLINE公式アカウントの「テキストメッセージを送信」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を本文に含めて通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを指定してください。
- OCR機能では、読み取りたい書類の種類に応じて、請求金額や会社名など、抽出する項目を自由にカスタマイズできます。
- LINE公式アカウントへの通知設定では、通知先のユーザーやグループを指定可能です。また、通知メッセージには固定のテキストに加え、OCR機能で取得した情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- GmailとLINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
まとめ
PowerPointファイルを画像に変換する作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル変換の手間をまるごと削減し、ヒューマンエラーの心配もなくすことができます。
これにより、必要な画像を迅速に準備して他の資料作成やチャットでの共有に活用できるため、日々の業務スピードが格段に向上し、より付加価値の高い仕事に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
