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「プレゼンテーション資料（PPT）を取引先に送る際、毎回PDFに変換するのが手間…」
「チームで共有するために、受け取ったPPTファイルを一つずつPDF化してストレージにアップロードしている…」
このように、PPTからPDFへの変換作業に時間を取られていませんか？手作業での変換は、ファイル名の付け間違いや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
もし、<span class="mark-yellow">メールで受け取ったPPTファイルや、ストレージに追加されたPPTファイルを自動でPDFに変換し、指定のフォルダに保存できる仕組み</span>があれば、こうした面倒な作業やミスから解放されます。本来注力すべき資料作成や顧客対応など、コア業務にしっかりと時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に導入でき、手間や時間を大幅に削減できます。ぜひ自動化を取り入れて、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">PPTファイルをPDFに自動変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
PPTファイルをPDFに変換する作業は、ビジネスシーンで頻繁に発生しますが、毎回手作業で行うのは非効率です。ここでは、様々なトリガーを活用してPPTからPDFへの変換を自動化する具体的な方法をテンプレートで紹介します。
メール受信やフォーム送信、ファイルのアップロードなど、日々の業務フローに合わせて自動化を組み合わせることで、作業時間を大幅に削減できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどで特定のPPTファイルを受信したタイミングで、自動でPDFに変換し、指定の場所に保存できます</span>。
添付ファイルの変換や保存忘れを防ぎ、ファイル管理を効率化できます！
<span class="mark-yellow">Yoomのフォーム機能などでPPTファイルを受け付けた際に、自動でPDFに変換して任意のストレージサービスに保存できます。</span>
資料提出や応募受付などの業務フローもスムーズに進められます。
<span class="mark-yellow">DropboxなどのストレージサービスにPPTファイルがアップロードされたタイミングで、自動的にPDFへ変換して同じ場所に保存できます</span>。
チーム内でのファイル形式の統一や共有が簡単になります。
それではここから代表的な例として、Gmailで特定の条件に一致するメールを受信した際、添付されたPPTファイルを自動でPDFに変換し、Google Driveにアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずは、Yoomと各アプリの連携からはじめます。画面左側にある「マイアプリ」から、「+新規接続」をクリックしてください。
右上の検索窓から、Gmailを検索しましょう。
Gmailを選択したら、「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択してください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、先に進むとマイアプリ登録の完了です。
次は、Google Driveとの連携です。Gmailと同様、左上のマイアプリを選択後、「+新規接続」をクリックし、Google Driveを検索・選択してください。
Google Driveを選択したら、「Sign in with Google」をクリックします。
次に、アカウントを選択してください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、先に進むとマイアプリ登録の完了です。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
【要確認】トリガーの起動間隔について
【要確認】テストを行う際の注意点
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
「件名」や「FROM」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしてください。
二つ目のオペレーションにある、「ブラウザを操作する」をクリックしてください。
続いて、ブラウザ操作の詳細設定に進みます。
画面に表示されている1〜5の設定をはじめるにあたって、まずは「ブラウザを操作する」の設定方法を参考にしながら、Chrome拡張機能をインストールしてください。
【要確認】ブラウザを操作するオペレーションについて
Chrome拡張機能をインストール後、
今回は操作例として、以下のサイトを使用しています。用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
※以降の設定は、URLによって変わります。別のサイトを使用する際は一度アクションを削除してから再設定しましょう。
画面に表示される以下の内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「2.クリック」をクリックしてください。
次に、
「3.ファイルをアップロード」をクリックします。
次に、
「4.クリック」をクリックしてください。
次に、
「5.ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
次に、
テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
三つ目のオペレーションにある、「ファイルをアップロードする」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
次に、API接続設定です。
テストを実行し、Google Driveにファイルがアップロードされていれば、設定完了です。
Google Driveを確認後、「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
GmailやRPAを活用すれば、日々の業務を自動化して効率化できます。手間のかかる作業も、シンプルな設定だけで自動化できるので、プログラミング初心者の方にもおすすめです！
Gmailを活用した自動化では、メールの受信をきっかけに様々な業務フローを効率化できます。
例えば、ファイルの受信・自動返信・データ分析など、手作業を省くことでミス防止や迅速な対応が可能です。
情報の整理やスムーズな共有もスムーズに行えます。
RPAを使うことで、複雑な操作や定型作業も自動化できます。
ファイル変換やシステムへのデータ登録、日々のレポート作成なども自動で実行できるため、業務の効率化や人的ミスの削減に役立ちます。
RPAはブラウザ操作や他サービスとの連携にも強みがあります。
PPTファイルのPDF変換を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた変換・保存の手間をなくし、ファイル管理のミスを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は単純作業から解放され、資料の内容検討やプレゼンテーションの準備といった、より付加価値の高い業務に集中できるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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