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取引先から送られてくる見積書の画像や、Webサイトからダウンロードした資料のキャプチャなど、ビジネスの現場ではJPG形式の画像を扱う機会が多くあります。こうしたJPGファイルを、後から管理しやすいようにPDF形式へ手作業で変換し、特定のフォルダに保存している方も多いのではないでしょうか。
もし<span class="mark-yellow">メールでJPGファイルを受信した際や、特定のフォームから画像が送信された際に、自動でPDF形式に変換して指定のストレージサービスに保存される仕組み</span>があれば、面倒なファイル変換や整理作業から解放され、本来の業務により多くの時間を割くことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に始められ、日々のルーチン業務を効率化できます。 ぜひこの機会に導入して、反復作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">JPGファイルをPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段の業務で発生するJPGファイルからPDFファイルへの変換作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで特定のJPGファイルを受信したことをきっかけに、自動でPDFに変換し、Dropboxなどのストレージサービスに格納する</span>ことができます。
メールに添付された画像の変換・保存作業を効率化し、対応漏れや保存忘れを防ぎます。
<span class="mark-yellow">フォームでJPGファイルが送信された際に、自動でPDFに変換してGoogle Driveなどのストレージサービスにアップロードする</span>ことも可能です。
問い合わせや申し込みフォーム経由で受け取った画像ファイルの管理をスムーズに行えます。
<span class="mark-yellow">Google Driveなどの特定のストレージサービスにJPGファイルがアップロードされたことをトリガーとして、自動でPDFに変換し、Boxなどの他ストレージサービスに格納する</span>フローも構築できます。
複数サービス間でのファイル管理とフォーマット統一を自動で実現できます。
それではここから代表的な例として、Gmailで特定の条件に合うJPGファイルを受信した際に、自動でPDFに変換してDropboxの指定フォルダに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとDropboxをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックし、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったら、ページ下部の「続行」を選択します。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にDropboxと入力し、Dropboxを選択します。
次の画面で、「メールアドレス」を入力してください。
続いて、「パスワード」を入力して、Dropboxの連携が完了です！
マイアプリ一覧に各アプリのアイコンが表示されていることを確認し、次の工程に進みましょう！
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！ここから、「GmailでJPGを受信したら、PDFに変換してDropboxに格納する」フローの設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
次の画面で、以下の内容を確認後、「次へ」をクリックして進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしていきます！
ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
今回は、以下のメールを受け取った設定で進めていきます。キーワードは「JPG」に設定しました。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット(取得した値)が表示されます。
※取得した値についての説明はこちら
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
最後に、「保存する」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
以下の赤枠をクリックしましょう！
[注意事項]
事前にこちらから「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」というChrome拡張機能を追加してください。
その後、右上の設定から「拡張機能を管理」をクリックし、シークレットモードの設定を行います。
「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細をクリックし、「シークレットモードでの実行を許可する」をオンにしましょう。
続いて、Yoomの画面で、ブラウザ操作の詳細を設定します。最初に「サイトにアクセス」をクリックしましょう。
こちらのヘルプページを確認し、ひとつずつ設定を行ってください。
なお、「タイトル」は必要に応じて変更してくださいね。
設定が完了したら、右下の「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示され、その下に「アウトプット」が表示されます。
アウトプットはこの後の設定で活用するので、間違いがないか確認してください。
確認できたら、「保存する」をクリックしましょう。
以上で、ブラウザを操作する設定が完了です！
いよいよ最後の設定です！赤枠部分をクリックしてください。
次の画面で、内容を確認後、「次へ」をクリックしてください。
ここでは、必須項目を設定していきます！
フォルダパスの入力を任意で行ったあと、「ファイル名」を設定します。入力欄をクリックして表示される「取得した値」を引用して、入力も可能です。
入力する際は、入力欄下の注釈を参照して入力してくださいね。
続いて、「ファイルの添付方法」と「ファイル」を設定します。
以下のように設定をしてください。
入力を終えたら、「テスト」をクリックしましょう！アウトプットに表示されたことを確認後、「保存する」を押下します。
以上で、「GmailでJPGを受信したら、PDFに変換してDropboxに格納する」フローボットの完成です！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Dropboxを使うことで、ファイルのアップロードやフォルダの作成、他サービスとの連携も自動で行えるようになります。手動での管理作業を減らせるため、ヒューマンエラーの防止やチームでのリアルタイムな情報共有にも役立ちます。
Slackを活用すると、ファイルのアップロード通知や音声データの文字起こしなど、情報の共有や業務フローの自動化が可能です。必要な情報をすぐにチームへ届けることで、コミュニケーションの活性化や作業漏れの防止にもつながります。
JPGファイルをPDFに変換する一連の作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル形式の変換と保存の手間を丸ごと削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぎながらファイル管理を効率化できます。</span>
これにより、画像ファイルの取り扱いに関する煩雑な業務から解放され、本来時間を割くべきクリエイティブな業務や戦略的なタスクに集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、様々なSaaSやAIを組み合わせた複雑な業務フローを直感的な操作で簡単に構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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