GmailでJPGを受信したら、PDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
取引先から送られてくる見積書の画像や、Webサイトからダウンロードした資料のキャプチャなど、ビジネスの現場ではJPG形式の画像を扱う機会が多くあります。こうしたJPGファイルを、後から管理しやすいようにPDF形式へ手作業で変換し、特定のフォルダに保存している方も多いのではないでしょうか。
もしメールでJPGファイルを受信した際や、特定のフォームから画像が送信された際に、自動でPDF形式に変換して指定のストレージサービスに保存される仕組み があれば、面倒なファイル変換や整理作業から解放され、本来の業務により多くの時間を割くことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に始められ、日々のルーチン業務を効率化できます。 ぜひこの機会に導入して、反復作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはJPGファイルをPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
GmailでJPGを受信したら、PDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
JPGからPDFへの変換を自動化する方法
普段の業務で発生するJPGファイルからPDFファイルへの変換作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
メールで受信したJPGをPDFに変換する
Gmailなどのメールツールで特定のJPGファイルを受信したことをきっかけに、自動でPDFに変換し、Dropboxなどのストレージサービスに格納する ことができます。
メールに添付された画像の変換・保存作業を効率化し、対応漏れや保存忘れを防ぎます。
GmailでJPGを受信したら、PDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
フォームで受信したJPGをPDFに変換する
フォームでJPGファイルが送信された際に、自動でPDFに変換してGoogle Driveなどのストレージサービスにアップロードする ことも可能です。
問い合わせや申し込みフォーム経由で受け取った画像ファイルの管理をスムーズに行えます。
フォームでJPGを受信したら、PDFに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
ストレージ上のJPGをPDFに変換する
Google Driveなどの特定のストレージサービスにJPGファイルがアップロードされたことをトリガーとして、自動でPDFに変換し、Boxなどの他ストレージサービスに格納する フローも構築できます。
複数サービス間でのファイル管理とフォーマット統一を自動で実現できます。
Google DriveにアップロードされたJPGをPDFに変換して、Boxに格納する
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受信したJPGファイルをPDFに変換しDropboxに格納するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定の条件に合うJPGファイルを受信した際に、自動でPDFに変換してDropboxの指定フォルダに格納するフロー を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Gmail、Dropboxのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
トリガー（Gmail）とアクション（ファイル形式の変換、Dropboxへの保存）の設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
GmailでJPGを受信したら、PDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
ステップ1：GmailとDropboxをマイアプリ連携 GmailとDropboxをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
【Gmailのマイアプリ連携】 「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックし、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
【Dropboxのマイアプリ連携】 「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
次の画面で、「メールアドレス」を入力してください。
続いて、「パスワード」を入力して、Dropboxの連携が完了です！
マイアプリ一覧に各アプリのアイコンが表示されていることを確認し、次の工程に進みましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする ここから、フローを作っていきましょう！
GmailでJPGを受信したら、PDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
以下の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Gmailのトリガー設定 最初の設定です！ここから、「GmailでJPGを受信したら、PDFに変換してDropboxに格納する」フローの設定を行います。
次の画面で、以下の内容を確認後、「次へ」をクリックして進みましょう！
タイトル：任意で修正
連携するアカウント：合っているか確認
アクション：「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選択
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしていきます！
今回は、以下のメールを受け取った設定で進めていきます。キーワードは「JPG」に設定しました。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
「トリガーの起動時間」 は、5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。プラン によって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「キーワード」 は、先ほどテスト送信したメールの文章に含まれているキーワードを入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット(取得した値)が表示されます。こちら
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
最後に、「保存する」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
ステップ4：ブラウザを操作する設定 以下の赤枠をクリックしましょう！
[注意事項]
ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあり、期間中は有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
ブラウザを操作するオペレーションの設定手順に困ったときは、こちら もチェックしてください。
事前にこちら から「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」というChrome拡張機能を追加してください。
「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細をクリックし、「シークレットモードでの実行を許可する」をオンにしましょう。
続いて、Yoomの画面で、ブラウザ操作の詳細を設定します。最初に「サイトにアクセス」をクリックしましょう。こちら のヘルプページを確認し、ひとつずつ設定を行ってください。
設定が完了したら、右下の「テスト」をクリックします。
アウトプット はこの後の設定で活用するので、間違いがないか確認してください。
ステップ5：Dropboxの設定
いよいよ最後の設定です！赤枠部分をクリックしてください。
次の画面で、内容を確認後、「次へ」をクリックしてください。
タイトル：任意で修正
連携するアカウント：合っているか確認
アクション：「ファイルをアップロード」を選択
ここでは、必須項目を設定していきます！
続いて、「ファイルの添付方法」と「ファイル」を設定します。
入力を終えたら、「テスト」をクリックしましょう！アウトプットに表示されたことを確認後、「保存する」を押下します。
以上で、「GmailでJPGを受信したら、PDFに変換してDropboxに格納する」フローボットの完成です！
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了 フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です！
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Dropboxを使うことで、ファイルのアップロードやフォルダの作成、他サービスとの連携も自動で行えるようになります。手動での管理作業を減らせるため、ヒューマンエラーの防止やチームでのリアルタイムな情報共有にも役立ちます。
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
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Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
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Docusignで書類が締結したら、書類をDropboxに格納する
試してみる
フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存する
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Slackを活用すると、ファイルのアップロード通知や音声データの文字起こしなど、情報の共有や業務フローの自動化が可能です。必要な情報をすぐにチームへ届けることで、コミュニケーションの活性化や作業漏れの防止にもつながります。
まとめ
JPGファイルをPDFに変換する一連の作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル形式の変換と保存の手間を丸ごと削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぎながらファイル管理を効率化できます。
これにより、画像ファイルの取り扱いに関する煩雑な業務から解放され、本来時間を割くべきクリエイティブな業務や戦略的なタスクに集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、様々なSaaSやAIを組み合わせた複雑な業務フローを直感的な操作で簡単に構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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