GmailでSVGファイルを受信したら、RPAでICOファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Webサイトのファビコン作成などで、SVGファイルをICO形式に変換する作業は、単純ですが手間のかかる業務ではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Webサイト制作などで、SVGからICOへのファイル変換を頻繁に行うデザイナーや開発者の方 Gmailで受け取ったSVGファイルを、手作業で変換してGoogle Driveに保存している方 ファイル形式の変換といった定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信をトリガーに、ファイル変換からGoogle Driveへの保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、ファイルの保存忘れや変換ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、オンラインのファイル変換ツールなどでSVGをICOに変換する操作を記録します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換されたICOファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールを特定するためのラベルを任意で設定してください。 RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、SVGからICOへの変換を行うため、ユーザーが利用するオンラインツールなどの操作手順を記録してください。 Google Driveでファイルをアップロードするアクションを設定する際に、変換後のファイルを保存するフォルダを任意で指定してください。 ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
「SVGファイルをICO形式に変換する作業が面倒…」
もし、メールなどで受信したSVGファイルを自動でICOファイルへ変換し、指定の場所に保存できる仕組み があれば、こうした繰り返し作業から解放されるでしょう。
そして、より創造的な業務にリソースを集中させることができるはずです！
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくても 簡単に設定できます。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSVGファイルをICOファイルに変換する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
GmailでSVGファイルを受信したら、RPAでICOファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Webサイトのファビコン作成などで、SVGファイルをICO形式に変換する作業は、単純ですが手間のかかる業務ではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Webサイト制作などで、SVGからICOへのファイル変換を頻繁に行うデザイナーや開発者の方 Gmailで受け取ったSVGファイルを、手作業で変換してGoogle Driveに保存している方 ファイル形式の変換といった定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信をトリガーに、ファイル変換からGoogle Driveへの保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、ファイルの保存忘れや変換ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、オンラインのファイル変換ツールなどでSVGをICOに変換する操作を記録します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換されたICOファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールを特定するためのラベルを任意で設定してください。 RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、SVGからICOへの変換を行うため、ユーザーが利用するオンラインツールなどの操作手順を記録してください。 Google Driveでファイルをアップロードするアクションを設定する際に、変換後のファイルを保存するフォルダを任意で指定してください。 ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
SVGファイルをICOファイルに自動変換する方法
普段お使いの様々なツールをきっかけに、SVGからICOへのファイル変換を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
これらの自動化を導入すれば、手作業での変換やそれに伴う時間のロスから解放され、よりスムーズな制作フローを実現できるでしょう。
メールを起点にSVGをICOに変換する
GmailなどでSVGファイルが添付されたメールを受信したことを起点に、RPAでICOファイルへと自動で変換し、指定のストレージサービスに保存 します。
GmailでSVGファイルを受信したら、RPAでICOファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Webサイトのファビコン作成などで、SVGファイルをICO形式に変換する作業は、単純ですが手間のかかる業務ではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Webサイト制作などで、SVGからICOへのファイル変換を頻繁に行うデザイナーや開発者の方 Gmailで受け取ったSVGファイルを、手作業で変換してGoogle Driveに保存している方 ファイル形式の変換といった定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信をトリガーに、ファイル変換からGoogle Driveへの保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、ファイルの保存忘れや変換ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、オンラインのファイル変換ツールなどでSVGをICOに変換する操作を記録します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換されたICOファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールを特定するためのラベルを任意で設定してください。 RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、SVGからICOへの変換を行うため、ユーザーが利用するオンラインツールなどの操作手順を記録してください。 Google Driveでファイルをアップロードするアクションを設定する際に、変換後のファイルを保存するフォルダを任意で指定してください。 ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
フォームへの入力を起点にSVGをICOに変換する
<span class="mark-yellow"フォームで送信されたSVGファイル</span>も自動でICOファイルに変換してストレージに格納。
外部からのファイル収集と変換作業を連携することで、管理の手間を削減できます。
フォームでSVGファイルが送信されたら、RPAでICOファイルに変換しOneDriveにアップロードする
試してみる
■概要
Webサイトのファビコン作成などで、SVGファイルをICOファイルに変換する際、オンラインツールを使って一つひとつ手作業で対応していませんか。ファイルのアップロードやダウンロードを繰り返す作業は、地味に時間を要し、手間がかかるものです。
■このテンプレートをおすすめする方
Webサイトのアイコン作成などで、SVGからICOへのファイル変換を頻繁に行うWebデザイナーの方 複数のアイコンファイルを管理しており、手作業によるファイル形式の変換やアップロード業務を効率化したい方 定型的なファイル変換作業を自動化し、よりクリエイティブな業務に集中する時間を確保したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームにSVGファイルを送信するだけで、ICOファイルへの変換からOneDriveへの保存までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます 手動での変換やアップロード作業が不要になるため、ファイルの選択ミスや保存し忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveをYoomと連携します 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、SVGファイルをアップロードするためのファイルアップロードフォームを作成します 次に、オペレーションで「RPA機能」の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換ツール上でSVGファイルをICOファイルに変換する操作を記録します 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、RPAによって変換されたICOファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フローの起点となるフォームトリガーでは、フォームのタイトルや質問内容を任意で編集することが可能です RPA機能で設定するブラウザ操作では、変換に使用するオンラインツールやサイトを任意で指定できます OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダは運用に合わせて自由に設定してください ■注意事項
OneDriveとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
ストレージサービスへの保存を起点にSVGをICOに変換する
DropboxなどのストレージへのSVGアップロードを起点にICOへのファイル変換を行い、指定のフォルダに格納し直す こともできます。
ファイルのバックアップやチーム内での共有と同時に変換作業が完了するため、制作プロセス全体がスムーズになるでしょう。
DropboxにSVGファイルがアップロードされたら、RPAでICOファイルに変換し保存する
試してみる
■概要
Webサイトのファビコン作成などで、SVGファイルをICO形式に変換する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Webサイト制作などで、SVGファイルをICOファイルへ変換する作業を頻繁に行う方 手作業によるファイル変換の手間をなくし、よりコア業務に時間を活用したい方 Dropbox上でファイルの変換から管理までを一元化し、業務を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxにファイルをアップロードするだけで、SVGからICOへの変換が自動で実行されるため、手作業にかかっていた時間を削減できます 一連の作業が自動化されることで、ファイルの保存し忘れや形式の指定間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxをYoomと連携します 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーが検知したSVGファイルをダウンロードします 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のファイル変換サイトを操作してICOファイルへ変換します 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたICOファイルを指定のフォルダにアップロードします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、SVGファイルのアップロードを検知するフォルダのパスを任意で設定してください Dropboxに変換後のICOファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を任意に設定できます ■注意事項
DropboxとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
Gmailで受け取ったSVGをICOに自動変換するフローを作ってみよう
それではここから、代表的な例として「GmailでSVGファイルを受信したら、RPAでICOファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする 」フローを解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
テンプレートのコピー
Gmailのトリガーと各アクション（ファイル変換・アップロード）の設定
フロー稼働の準備
GmailでSVGファイルを受信したら、RPAでICOファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Webサイトのファビコン作成などで、SVGファイルをICO形式に変換する作業は、単純ですが手間のかかる業務ではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Webサイト制作などで、SVGからICOへのファイル変換を頻繁に行うデザイナーや開発者の方 Gmailで受け取ったSVGファイルを、手作業で変換してGoogle Driveに保存している方 ファイル形式の変換といった定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信をトリガーに、ファイル変換からGoogle Driveへの保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、ファイルの保存忘れや変換ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、オンラインのファイル変換ツールなどでSVGをICOに変換する操作を記録します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換されたICOファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールを特定するためのラベルを任意で設定してください。 RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、SVGからICOへの変換を行うため、ユーザーが利用するオンラインツールなどの操作手順を記録してください。 Google Driveでファイルをアップロードするアクションを設定する際に、変換後のファイルを保存するフォルダを任意で指定してください。 ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
※ 事前準備
RPA（ブラウザ操作）はGoogle Chromeでのみ設定が可能です。以下の事前準備を行ってください。
Google Chromeのブラウザをダウンロード 。
Chrome拡張機能の「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール 」を追加。
右上のメニューから「拡張機能を管理」をクリック。
「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細で「シークレットモードでの実行を許可する」のトグルを「オン」に設定。
これらの設定手順の詳細はこちらのヘルプページ でも説明されています。
ステップ1：GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
先ずは、Yoomと連携させたいGmailアカウントとGoogle Driveアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
アプリ一覧画面が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではGmail）を検索して選択。
「Sign in with Google」をクリック。
Googleのログイン画面に移ります。
内容を確認し、「次へ」をクリック。
YoomからGoogleへのアクセス権限の内容を確認し、「続行」をクリック。
マイアプリ画面に戻ります。 Gmailが追加されていることを確認してください。
続けて、Google Driveも連携していきましょう。
アプリ一覧画面でGoogle Driveを検索して選択。
「Sign in with Google」をクリック。
Googleのログイン画面に移ります。
マイアプリ画面にGoogle Driveも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレート から使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
GmailでSVGファイルを受信したら、RPAでICOファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Webサイトのファビコン作成などで、SVGファイルをICO形式に変換する作業は、単純ですが手間のかかる業務ではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Webサイト制作などで、SVGからICOへのファイル変換を頻繁に行うデザイナーや開発者の方 Gmailで受け取ったSVGファイルを、手作業で変換してGoogle Driveに保存している方 ファイル形式の変換といった定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信をトリガーに、ファイル変換からGoogle Driveへの保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、ファイルの保存忘れや変換ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、オンラインのファイル変換ツールなどでSVGをICOに変換する操作を記録します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換されたICOファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールを特定するためのラベルを任意で設定してください。 RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、SVGからICOへの変換を行うため、ユーザーが利用するオンラインツールなどの操作手順を記録してください。 Google Driveでファイルをアップロードするアクションを設定する際に、変換後のファイルを保存するフォルダを任意で指定してください。 ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：トリガーとなるラベルの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（メール受信）を設定していきます。
Gmailの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリック。
「タイトル」は任意の名称に変更可能です。
連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。こちらのヘルプページ をご覧ください。
「ラベル」にトリガーとなるメールのラベルを設定。受信メールのラベル付け
指定したラベルに振り分けられるテスト用のメールを、連携しているGmailアカウントに送信します。
Yoomに戻り、「テスト」をクリック。
テストが成功すると、「取得した値」に受信したメールの情報が追加されます。こちらのヘルプページ をご覧ください。
テスト用に送信したメールが取得できていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。 ステップ4：RPAによるファイルの変換
受信したSVGの添付ファイルを、RPAでICOに変換していきましょう！
※ ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。
RPA機能の「ブラウザを操作する」をクリック。
適宜「タイトル」を変更。
以降は、ファイル変換に使用するツールに合わせて自由にカスタマイズしてください。こちらのヘルプページ で詳しく説明されています。
今回は操作例としてConvertioを使用してファイルを変換しています。
「2.クリック」で変換サイト内の「ファイルを選ぶ」をクリックする。
「3.ファイルをアップロード」で、ステップ3で取得した添付ファイルを変換サイトにアップロード。
「4.クリック」で変換サイト内の「変換」をクリック。
「5.ファイルをダウンロード」で変換されたファイルをダウンロード。
設定を終えたら、画面右下の「テスト」をクリック。
テストに成功すると、「取得した値」にダウンロードしたファイルが追加されます。
ステップ5：ファイルのアップロード
それでは、変換したファイルをGoogle Driveにアップロードしましょう。
Google Driveの「ファイルをアップロードする」をクリック。
適宜「タイトル」を変更。
連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
「格納先のフォルダID」に、ファイルをアップロードしたいフォルダのIDを設定。ID部分 ）から取得することもできます。
「ファイル名」を自由に設定しましょう。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」にはデフォルトで、RPAアクションで取得したファイルが設定されています。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
テストに成功すると、対象のファイルが指定したフォルダにアップロードされます。
期待通りの結果であることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。 ステップ6：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
Gmailを使った自動化例 Gmail の送受信をきっかけに、様々な業務を自動化できます。例えば、受信したメールの内容をNotion に追加したり、アンケート結果をMicrosoft Excel に格納したりすることが可能です。
また、受信した添付ファイルをFileforce にアップロードしたり、Yoomメール に転送してOneDrive に保存したりといったファイル管理も自動化できます。
逆に、Googleスプレッドシート で管理しているリスト宛に一括でメールを送信することも可能です。
■概要
Gmailで受信したお客様からの問い合わせや注文メールの内容を、手作業でNotionのデータベースに転記していませんか。この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストのミスや転記漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、AIが自動で内容を解析しNotionへ追加するため、情報集約の手間を省き、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信した情報をNotionで管理しており、手入力に手間を感じている方 メールからの情報転記ミスをなくし、データ管理の正確性を向上させたいチームの方 問い合わせ対応やタスク管理の初動を自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
特定のGmailを受信するだけでNotionに情報が自動で追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業による転記作業がなくなることで、入力間違いや重要な情報の転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、受信メール本文から必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、受信したメール本文から「会社名」「担当者名」「問い合わせ内容」など、どのような情報を抽出するかを任意で設定してください。 Notionの「レコードを追加する」では、追加するデータベースや各項目に設定する値を任意で設定できます。固定のテキストを設定したり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として設定することが可能です。 ■注意事項
Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した添付ファイルをFileforceにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書などの添付ファイルを、都度ダウンロードしてFileforceに手動でアップロードしていませんか？この作業は単純ですが件数が増えると時間がかかり、アップロード先の指定ミスなども起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、添付ファイルを自動でFileforceにアップロードできるため、手作業による手間とミスを削減し、ファイル管理業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信した請求書や見積書を手動でFileforceに保存している経理や営業の方 添付ファイルのダウンロードやリネーム、アップロード作業に多くの時間を費やしている方 手作業によるファイルの保存漏れや保存先のミスをなくしたいと考えている管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
GmailからのファイルダウンロードとFileforceへのアップロードが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 手作業による添付ファイルの保存漏れやファイル名の付け間違い、保存先の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとFileforceをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などの条件に基づいて後続の処理を分岐させます。 次に、オペレーションでAI機能を設定し、メールの内容などからファイル名に利用するテキストを生成します。 最後に、オペレーションでFileforceの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを指定してください。 分岐機能では、メールの件名や差出人などの情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。 AI機能のプロンプトは自由に編集でき、メール本文から抽出した情報などを用いて、任意の命名規則でファイル名を生成できます。 Fileforceのアクション設定では、ファイルの保存先フォルダやファイル名を自由に指定でき、ファイル名には前段で取得した情報を変数として利用可能です。 ■注意事項
Gmail、FileforceのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 AIでのファイル名の変換が正しくない場合があるため、ご注意ください。
Gmailで受け取ったファイルをYoomメールに転送して、OneDriveに保存する
試してみる
■概要
Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GmailとOneDriveを業務で使用している方
・Gmailを使用して顧客とのやりとりをしている担当者
・OneDriveを使用してファイル管理をしている担当者
・GmailとOneDriveを連携した効率化を検討している方
2.手動によるファイル保存の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・手動作業が多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Gmailで受け取ったファイルを自動的にOneDriveへ保存することで、業務の効率化を図ることができます。
・ファイルを自動的にOneDriveへ保存できるため、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
・Gmailからファイルの保存作業をする必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
・フローボットをカスタマイズすることで、OneDriveへファイル保存後、コミュニケーションツールへ通知を出すこともできます。
■注意事項
・Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Microsoft Excelに保存する
試してみる
■概要
Gmailで受け取るアンケートの回答などを、手作業でMicrosoft Excelに転記する業務に手間を感じていませんか。一つひとつコピー＆ペーストを行う作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、内容を自動でMicrosoft Excelに格納できるため、こうした定型業務を効率化し、データの正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取るアンケート結果の集計に時間を要しているマーケティング担当者の方 Microsoft Excelへのデータ入力を手作業で行っており、ミスや手間を削減したいと考えている方 定期的なデータ集計業務を自動化し、より重要な分析業務に時間を割きたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでアンケートメールを受信するたびに自動でMicrosoft Excelへ内容が格納されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelのアクションを設定し、抽出したデータを指定のファイル・シートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを検知の対象にするか任意で設定してください。 AI機能の設定では、受信したメール本文のどのテキストを対象に、どの項目（氏名、回答内容など）を抽出するかを具体的に指定できます。 Microsoft Excelでデータを追加するアクションを設定する際に、格納先のファイルやシート名、どの列にどのデータを入力するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して 」をご参照ください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストに対し、一件ずつ手作業でメールを送るのは手間がかかり、宛先間違いなどのミスも起こりがちではないでしょうか。 特に、顧客リストへの案内やイベント参加者へのお礼など、定期的に発生する業務は担当者の負担になりやすい作業です。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのリスト情報を基に、Gmailから自動でメールを送信する一連の流れを構築でき、こうした課題を解消へと導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで管理するリストをもとに、手作業でメールを作成・送信している方 営業リストやイベント参加者リストなど、特定の宛先へ定型文の連絡をする機会が多い方 Gmailでのメール送信業務を効率化し、本来注力すべきコア業務に時間を割きたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの情報を参照して自動でメールを送信するため、これまで手作業での転記や送信に費やしていた時間を短縮できます 宛先や本文への情報転記を自動化することで、入力間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomに連携します 次に、トリガーで「手動で起動」を選択し、任意のタイミングでフローを開始できるように設定します 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、送信対象のリスト情報を取得します 次に、オペレーションで「ループ機能」を設定し、取得したリストの行数分だけ処理を繰り返すようにします ループ処理の中で、Google スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、リストから一行ずつ情報を取得します 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したメールアドレス宛にメールを送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートから値を取得、またはレコードを取得する際に、対象としたいスプレッドシートのIDやシート名、セルの範囲を任意で設定してください ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した値のうち、繰り返し処理の対象としたい値を任意で指定します Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。また、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した氏名といった情報を変数として埋め込み、パーソナライズすることも可能です ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
SVGからICOへのファイル変換作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた繰り返しの変換作業にかかる時間をなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
デザイナーや開発者は単純作業から解放され、より付加価値の高いクリエイティブ業務やコア業務に集中できる環境を整えられるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化はノーコードツール「Yoom」 を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。こちら から無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
