GmailでWebPを受信したら、PDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
Webサイトなどから入手した画像がWebP形式で、取引先への送付や資料作成のために毎回PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。この手作業によるWebPからPDFへのファイル変換は、地味に時間を要し、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信すると、添付されたWebPファイルを自動でPDFに変換し、指定のDropboxフォルダへ格納するため、こうしたファイル形式の変換業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信したWebPファイルを、日常的にPDFへ手動で変換している方 Dropbox上でファイルを管理しており、フォーマットを統一する作業を自動化したい方 WebPからPDFへの変換のような定型業務をなくし、より重要な業務へ集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの受信を起点に、WebPからPDFへの変換、Dropboxへの格納までを自動化し、手作業の時間を削減します 手作業によるファイルの変換漏れや、格納先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したWebPファイルをPDF形式に変換します 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのファイルアップロードアクションで、任意のフォルダパスを設定し、ファイルを格納する場所を自由に指定できます
■注意事項
Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。
「このWebPファイル、どうやってPDFに変換しよう…」
このように、WebPという比較的新しい画像形式の取り扱いに戸惑ったり、手作業でのファイル変換に手間を感じたりしていませんか？
もしメールやチャットツールでWebPファイルを受け取った際に自動でPDF形式に変換し、指定のオンラインストレージに保存される仕組み があれば、ファイル形式の違いを気にすることなくスムーズな情報共有 が実現できます！
今回ご紹介する自動化の設定はプログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の細かな作業時間を削減できるので、ぜひこの機会に導入してファイル管理業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ YoomにはWebPファイルをPDF形式に自動で変換する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
GmailでWebPを受信したら、PDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
Webサイトなどから入手した画像がWebP形式で、取引先への送付や資料作成のために毎回PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。この手作業によるWebPからPDFへのファイル変換は、地味に時間を要し、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信すると、添付されたWebPファイルを自動でPDFに変換し、指定のDropboxフォルダへ格納するため、こうしたファイル形式の変換業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信したWebPファイルを、日常的にPDFへ手動で変換している方 Dropbox上でファイルを管理しており、フォーマットを統一する作業を自動化したい方 WebPからPDFへの変換のような定型業務をなくし、より重要な業務へ集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの受信を起点に、WebPからPDFへの変換、Dropboxへの格納までを自動化し、手作業の時間を削減します 手作業によるファイルの変換漏れや、格納先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したWebPファイルをPDF形式に変換します 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのファイルアップロードアクションで、任意のフォルダパスを設定し、ファイルを格納する場所を自由に指定できます
■注意事項
Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。
WebPファイルをPDFに自動変換するテンプレート紹介 ここでは、様々なツールをきっかけにWebPファイルをPDFに自動変換し、オンラインストレージに保存する具体的なテンプレートを紹介します。
これによりファイル形式の変換作業から解放され、業務をよりスムーズに進められますね。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールで受信したWebPファイルをPDFに変換する Gmailなどに添付されたWebPファイルを自動で抽出し、PDFに変換してDropboxなどの指定のオンラインストレージに保存する フローです。
メールを確認するたびに手動で変換・保存する手間をなくし、ファイル管理を効率化できます。
GmailでWebPを受信したら、PDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
Webサイトなどから入手した画像がWebP形式で、取引先への送付や資料作成のために毎回PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。この手作業によるWebPからPDFへのファイル変換は、地味に時間を要し、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信すると、添付されたWebPファイルを自動でPDFに変換し、指定のDropboxフォルダへ格納するため、こうしたファイル形式の変換業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信したWebPファイルを、日常的にPDFへ手動で変換している方 Dropbox上でファイルを管理しており、フォーマットを統一する作業を自動化したい方 WebPからPDFへの変換のような定型業務をなくし、より重要な業務へ集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの受信を起点に、WebPからPDFへの変換、Dropboxへの格納までを自動化し、手作業の時間を削減します 手作業によるファイルの変換漏れや、格納先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したWebPファイルをPDF形式に変換します 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのファイルアップロードアクションで、任意のフォルダパスを設定し、ファイルを格納する場所を自由に指定できます
■注意事項
Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。
チャットで受信したWebPファイルをPDFに変換する Slackなどのチャットツールで共有されたWebPファイルをPDFに自動変換し、Boxなどのストレージサービスに保存する フローです。
コミュニケーションの流れを止めずに、必要なファイルを適切な形式で管理できます。
SlackでWebPを受信したら、PDFに変換してBoxに格納する
試してみる
■概要
デザイン業務などで扱うWebP形式の画像を、関係者への共有のために都度PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。手作業でのファイル変換は時間がかかるだけでなく、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Slackに投稿されたWebPファイルを自動でPDFに変換し、Boxの指定フォルダへ格納します。こうしたwebp to pdfのような定型業務を自動化することで、ファイル管理の手間を削減し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackで共有されたWebP画像を、手作業でPDFに変換してBoxに保存している方 日常的に発生するwebp to pdfのようなファイル変換作業の効率化を検討している方 チームで利用するファイルの管理プロセスを自動化し、業務の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
Slackへの投稿を起点に変換とBoxへの格納が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 手作業によるファイルの変換ミスや、指定フォルダへの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。 続けて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをPDF形式に変換します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackのトリガー設定では、フローボットの起動対象としたいチャンネルを任意で設定してください。 Boxにファイルをアップロードするアクションでは、格納先としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定することが可能です。
■注意事項
Slack、BoxにのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。
フォームで受信したWebPファイルをPDFに変換する フォームを通じてアップロードされたWebPファイルを自動でPDFへ変換し、Google Driveなどの指定場所に格納する フローです。
アンケートや応募フォームなどで受け取った画像ファイルの取り扱いが非常にスムーズになります。
フォームでWebPを受信したら、PDFに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
Webサイトなどで広く使われるWebP形式の画像ですが、いざ資料として利用しようとすると互換性の問題で一手間かかることはないでしょうか。このワークフローは、フォームで受信したWebP形式のファイルを自動でPDFに変換し、Google Driveへ格納する作業を自動化します。日常的なwebp to pdfの変換作業から解放され、ファイル管理の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
WebP形式の画像ファイルを取り扱うことが多く、PDFへの変換を手間に感じている方 様々な形式のファイルを受け取るため、管理しやすいようPDF形式に統一したいと考えている方 webp to pdfのような定型的なファイル変換作業を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
フォームが送信されるだけで自動で処理が実行されるため、これまでwebp to pdfの変換作業にかけていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルの変換漏れや、保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高められます。
■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。このフォームにWebPファイルをアップロードする項目を作成します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、フォームで受け取ったWebPファイルをPDF形式に自動で変換します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダへ格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーで設定する質問項目は、ファイルのアップロード欄以外にも、業務に応じて自由に設定することが可能です。 変換後のPDFファイルを格納するGoogle Driveのフォルダは、任意の格納先フォルダIDを設定することが可能です。
■注意事項
Google DriveとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。
Gmailで受信したWebPをPDFに変換するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、GmailでWebPを受信したら、PDFに変換してDropboxに格納する フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとDropboxのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定、ファイル変換設定、Dropboxのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
GmailでWebPを受信したら、PDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
Webサイトなどから入手した画像がWebP形式で、取引先への送付や資料作成のために毎回PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。この手作業によるWebPからPDFへのファイル変換は、地味に時間を要し、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信すると、添付されたWebPファイルを自動でPDFに変換し、指定のDropboxフォルダへ格納するため、こうしたファイル形式の変換業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信したWebPファイルを、日常的にPDFへ手動で変換している方 Dropbox上でファイルを管理しており、フォーマットを統一する作業を自動化したい方 WebPからPDFへの変換のような定型業務をなくし、より重要な業務へ集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの受信を起点に、WebPからPDFへの変換、Dropboxへの格納までを自動化し、手作業の時間を削減します 手作業によるファイルの変換漏れや、格納先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したWebPファイルをPDF形式に変換します 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのファイルアップロードアクションで、任意のフォルダパスを設定し、ファイルを格納する場所を自由に指定できます
■注意事項
Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。
ステップ1：GmailとDropboxのマイアプリ連携 Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGmailを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
同様にDropboxを検索してください。お使いのアカウントを選択、またはメールアドレスを入力し「続行」をクリックします。
パスワードを入力し「ログイン」をクリックしましょう。
「許可」をクリックするとDropboxのマイアプリ連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピー Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
GmailでWebPを受信したら、PDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
Webサイトなどから入手した画像がWebP形式で、取引先への送付や資料作成のために毎回PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。この手作業によるWebPからPDFへのファイル変換は、地味に時間を要し、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信すると、添付されたWebPファイルを自動でPDFに変換し、指定のDropboxフォルダへ格納するため、こうしたファイル形式の変換業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信したWebPファイルを、日常的にPDFへ手動で変換している方 Dropbox上でファイルを管理しており、フォーマットを統一する作業を自動化したい方 WebPからPDFへの変換のような定型業務をなくし、より重要な業務へ集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの受信を起点に、WebPからPDFへの変換、Dropboxへの格納までを自動化し、手作業の時間を削減します 手作業によるファイルの変換漏れや、格納先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したWebPファイルをPDF形式に変換します 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのファイルアップロードアクションで、任意のフォルダパスを設定し、ファイルを格納する場所を自由に指定できます
■注意事項
Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Gmailのトリガー設定 「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のまま、「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プラン
次にフローボットを起動するためのキーワードを設定してください。今回は、件名の単語やフレーズでメールを検索する「subject:」という演算子を使っています。
※演算子についての詳細はこちら
最後に、連携したGmailアドレスに上記のキーワードを含むWebPファイル付きメールを送信しましょう。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻りテストしてください。
成功したら保存しましょう。アウトプット
ステップ4：ファイル変換設定 ※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
「ブラウザを操作する」をクリック。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法について、設定手順に困ったときはこちら もチェックしてみてくださいね。
まずChrome拡張機能 を追加します。
Chrome拡張機能とは、GoogleChromeブラウザに機能を追加することができるアドオンツールです。
今回は操作例としてConvertioを使用していますが、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使いましょう。
その後のフローは予め設定されているので、そのままテストを実行してください。
全て成功したら保存してください。ファイル形式がWebPからPDFに変換されました！
ステップ5：Dropboxのアクション設定 「ファイルをアップロード」をクリック。
ステップ3と同様、アクションはテンプレート通りに「ファイルをアップロード」のまま、「次へ」をクリックします。
API接続設定に移るので、まず任意でフォルダのパスを入力しましょう。今回は例としてデザイン原案フォルダに格納します。
次に「ファイル名」を入力してください。日付や、ステップ4で変換したファイルのアウトプットを選択すると変数として利用できます。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は予め設定されている通りで大丈夫なので、そのままテストしましょう。
成功したら保存してください。
Dropboxに、PDF形式に変換されたファイルが格納されました！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了 最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、GmailでWebPを受信したら、PDFに変換してDropboxに格納する方法 でした！
Dropboxを活用したその他の自動化例 Yoomでは、PDFへの変換以外にもDropboxを活用した様々な自動化を実現できます。
Dropboxは、ファイル保管に留まらず、業務自動化の中心となります。
Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、LINE WORKSに通知する
試してみる
■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
オンラインフォームを活用して顧客やクライアントから請求書情報を収集している経理担当者 フォーム入力を基に請求書を作成・管理したい企業の管理者 2.Dropboxを利用している企業やチーム
Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者 請求書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業 3.LINE WORKSを利用している企業やチーム
LINE WORKSを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業 4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
手動での請求書管理や通知作業の手間を省きたい経理担当者 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、LINE WORKSそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームで受け取った添付ファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取ったファイル付きの回答を、一件ずつ手作業でPDFに変換し、Dropboxへ保存していませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、変換ミスや保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、添付ファイルのダウンロードからPDF形式への変換、Dropboxへの格納までを自動化でき、ファイル管理に関する業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取ったファイルを都度PDF化してDropboxで管理している方 手作業によるファイルのダウンロードや形式変換、アップロードに手間を感じている方 RPAを活用して、ファイル形式の変換といった定型業務を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答からファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業によるファイルの変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」フローが起動するように設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。 その次に、「ブラウザを操作する」アクションを用いて、ダウンロードしたファイルをPDF形式に変換する処理を設定します。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるGoogleフォームは、フォームのIDを指定することで、任意のフォームに変更することが可能です。 Googleフォームの回答内容は後続のオペレーションで自由に利用できるため、例えば回答者の氏名などをDropboxにアップロードする際のファイル名に設定するといったカスタマイズができます。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
Googleフォームの回答内容をもとに請求書を発行して、Dropboxに自動アップロードする
試してみる
■概要
Googleフォームで収集した情報を元に請求書を作成しDropboxへ保存する作業は、件数が増えると入力ミスや手間が気になりませんか？手作業での繰り返しは時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Microsoft Excelでの請求書発行からDropboxへのファイルアップロードまでを自動化し、これらの課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け付けた回答を元に、手作業で請求書を作成している方 Microsoft Excelで作成した請求書を都度Dropboxへアップロードしている方 請求書発行業務の効率化とミス削減を目指す経理担当者や事業運営者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームの回答からMicrosoft Excelでの請求書作成、Dropboxへの保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるデータ転記ミスや、Dropboxへのファイルアップロード漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Microsoft Excel、DropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、Googleフォームの回答内容を元に「書類を発行する」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、発行された請求書ファイルを指定のフォルダへ「ファイルをアップロード」するアクションを設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、事前にデザインを整えた請求書の雛形を用意しておくことで、自社フォーマットに合わせた請求書の自動作成が可能です。 Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、アップロード先のフォルダパスやファイル名を固定値で指定するだけでなく、Googleフォームの回答内容など、前段のオペレーションで取得した動的な情報を活用して設定することもできます。 ■注意事項
Googleフォーム、Microsoft Excel、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Dropboxに格納されたファイル情報をNotionに追加する
試してみる
■概要
Dropboxに新しいファイルを追加するたびに、ファイル名や共有リンクをNotionのデータベースに手作業で転記していませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
DropboxとNotionでファイル管理を行っており、手作業での情報転記に手間を感じている方 チーム内でのファイル共有や情報管理のプロセスを効率化したい方 手作業による定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxへのファイル追加時にNotionへ自動で情報が記録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 手動での情報転記が不要になるため、ファイル名の入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、お使いのDropboxアカウントをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定します。ここで、Dropboxから取得した情報をNotionデータベースのどの項目に追加するかを指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「レコードを追加する」では、どのプロパティにDropboxから取得したどの情報（ファイル名、共有リンクなど）を登録するかを任意に設定してください。 ■注意事項
DropboxとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ WebPファイルをPDFへ自動変換する仕組みを導入することで、これまで手作業で行っていたファイル形式の変換と保存作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクをなくすことができます。 これで必要なファイルをいつでも適切な形式で関係者と共有できますね。
その結果、コミュニケーションや業務の停滞を防いで、より創造的なタスクに時間を使えるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もしファイル管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちら から無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
