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「このWEBPファイル、どうやってPDFに変換しよう…」
「毎回変換サイトを開いて作業するのが地味に面倒…」
このように、WEBPという比較的新しい画像形式の取り扱いに戸惑ったり、手作業でのファイル変換に手間を感じたりしていませんか？
特に取引先やチーム内で書類を共有する際にはPDF形式が求められることも多く、その都度変換作業が発生するのは非効率です。
もし<span class="mark-yellow">メールやチャットツールでWEBPファイルを受け取った際に自動でPDF形式に変換し、指定のオンラインストレージに保存される仕組み</span>があれば、ファイル形式の違いを気にすることなくスムーズな情報共有が実現できます！
今回ご紹介する自動化の設定はプログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の細かな作業時間を削減できるので、ぜひこの機会に導入してファイル管理業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">WEBPファイルをPDF形式に自動で変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、様々なツールをきっかけにWEBPファイルをPDFに自動変換し、オンラインストレージに保存する具体的なテンプレートを紹介します。
これによりファイル形式の変換作業から解放され、業務をよりスムーズに進められますね。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどに添付されたWEBPファイルを自動で抽出し、PDFに変換してDropboxなどの指定のオンラインストレージに保存する</span>フローです。
メールを確認するたびに手動で変換・保存する手間をなくし、ファイル管理を効率化できます。
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールで共有されたWEBPファイルをPDFに自動変換し、Boxなどのストレージサービスに保存する</span>フローです。
コミュニケーションの流れを止めずに、必要なファイルを適切な形式で管理できます。
<span class="mark-yellow">フォームを通じてアップロードされたWEBPファイルを自動でPDFへ変換し、Google Driveなどの指定場所に格納する</span>フローです。
アンケートや応募フォームなどで受け取った画像ファイルの取り扱いが非常にスムーズになります。
それではここから代表的な例として、GmailでWebpを受信したら、PDFに変換してDropboxに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGmailを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
同様にDropboxを検索してください。お使いのアカウントを選択、またはメールアドレスを入力し「続行」をクリックします。
パスワードを入力し「ログイン」をクリックしましょう。
「許可」をクリックするとDropboxのマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のまま、「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にフローボットを起動するためのキーワードを設定してください。今回は、件名の単語やフレーズでメールを検索する「subject:」という演算子を使っています。
※演算子についての詳細はこちら
最後に、連携したGmailアドレスに上記のキーワードを含むWEBPファイル付きメールを送信しましょう。
今回は以下のように、件名に「デザイン」というワードが入ったメールを送信しました。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻りテストしてください。
成功したら保存しましょう。
ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用します。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
「ブラウザを操作する」をクリック。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法について、設定手順に困ったときはこちらもチェックしてみてくださいね。
まずChrome拡張機能を追加します。
Chrome拡張機能とは、GoogleChromeブラウザに機能を追加することができるアドオンツールです。
こちらを利用することで、Yoomにアクセスすることなく特定のアプリ上からフローボットを直接起動させることができます。
今回は操作例としてConvertioを使用していますが、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使いましょう。
「1.URLにアクセス」をクリックし、任意のアクション名と対象のURLを入力して保存することでカスタマイズできます。
その後のフローは予め設定されているので、そのままテストを実行してください。
1から順番にテストが実行されていきます。
4.待機のアクションは少し時間がかかりますがそのまま待ちましょう。
全て成功したら保存してください。ファイル形式がWEBPからPDFに変換されました！
「ファイルをアップロード」をクリック。
ステップ3と同様、アクションはテンプレート通りに「ファイルをアップロード」のまま、「次へ」をクリックします。
API接続設定に移るので、まず任意でフォルダのパスを入力しましょう。今回は例としてデザイン原案フォルダに格納します。
次に「ファイル名」を入力してください。日付や、ステップ4で変換したファイルのアウトプットを選択すると変数として利用できます。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は予め設定されている通りで大丈夫なので、そのままテストしましょう。
成功したら保存してください。
Dropboxに、PDF形式に変換されたファイルが格納されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、GmailでWebpを受信したら、PDFに変換してDropboxに格納する方法でした！
Yoomでは、PDFへの変換以外にもDropboxを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、Dropboxに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Dropboxは、ファイル保管に留まらず、業務自動化の中心となります。
音声文字起こしから請求書発行、ファイル変換、他ツール連携まで、多岐にわたる連携で手作業を削減し、業務効率を向上させます。
WEBPファイルをPDFへ自動変換する仕組みを導入することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル形式の変換と保存作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクをなくすことができます。</span>これで必要なファイルをいつでも適切な形式で関係者と共有できますね。
その結果、コミュニケーションや業務の停滞を防いで、より創造的なタスクに時間を使えるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もしファイル管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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