Microsoft TeamsでWordファイルが投稿されたら、オンラインツールでExcel形式に変換してOutlookで送信する
試してみる
■概要
Word形式の報告書やリストなどをExcelに手作業で転記する業務は、時間がかかり面倒に感じることはないでしょうか。特に、急いでいる時にオンラインでWordをExcelに変換する方法を探し、都度対応している方もいるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft TeamsにWordファイルが投稿されるだけで、オンラインツールを利用したExcel形式への変換、そしてOutlookでのメール送信まで一連の流れを自動化し、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsで共有されたWordファイルの情報を、手作業でExcelに転記している方
- Wordで作成された申請書や報告書などを、Excelで集計・管理したいと考えている業務担当者の方
- オンラインでWordをExcelに変換する良い方法を探し、関連業務全体の自動化に関心がある方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへのファイル投稿をきっかけに、ファイル変換からメール送信までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換ミスや転記漏れ、メールの誤送信といったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、投稿されたWordファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換ツールを操作してWordからExcelへの変換を実行します。
- その後、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」や「ファイル名の変換」アクションを利用し、変換後のファイル名を整えます。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたExcelファイルを指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローボットを起動する対象のチャネルを任意で指定できます。
- RPA機能（ブラウザ操作）では、WordからExcelへの変換に利用するオンラインツールのURLや、クリック、入力といったブラウザ上の操作内容を自由に設定可能です。
- データ変換機能のアクションを利用して、変換後のExcelファイルに日付や元のファイル名を含めるなど、ファイル名を任意のルールで変更できます。
- Outlookでのメール送信アクションでは、宛先（To, CC, BCC）を自由に設定できるほか、件名や本文に固定テキストや前のステップで取得した情報を動的に埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Wordの表をMicrosoft Excelに貼り付けたらレイアウトが崩れてしまった…」
「Word文書を手作業でMicrosoft Excelに転記するのが面倒…」
このように、データ変換や転記作業に時間と手間を取られていませんか？
もし、受け取ったWordファイルをMicrosoft Excel形式に自動変換し、関係者に共有するまでの流れを省力化できる仕組みがあれば、日々の繰り返し作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を生み出せます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に始められ、すぐに効果を実感できます。ぜひこの機会に導入して、面倒なファイル変換作業を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはWordファイルをMicrosoft Excel形式に自動変換する業務フローのテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft TeamsでWordファイルが投稿されたら、オンラインツールでExcel形式に変換してOutlookで送信する
試してみる
■概要
Word形式の報告書やリストなどをExcelに手作業で転記する業務は、時間がかかり面倒に感じることはないでしょうか。特に、急いでいる時にオンラインでWordをExcelに変換する方法を探し、都度対応している方もいるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft TeamsにWordファイルが投稿されるだけで、オンラインツールを利用したExcel形式への変換、そしてOutlookでのメール送信まで一連の流れを自動化し、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsで共有されたWordファイルの情報を、手作業でExcelに転記している方
- Wordで作成された申請書や報告書などを、Excelで集計・管理したいと考えている業務担当者の方
- オンラインでWordをExcelに変換する良い方法を探し、関連業務全体の自動化に関心がある方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへのファイル投稿をきっかけに、ファイル変換からメール送信までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換ミスや転記漏れ、メールの誤送信といったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、投稿されたWordファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換ツールを操作してWordからExcelへの変換を実行します。
- その後、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」や「ファイル名の変換」アクションを利用し、変換後のファイル名を整えます。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたExcelファイルを指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローボットを起動する対象のチャネルを任意で指定できます。
- RPA機能（ブラウザ操作）では、WordからExcelへの変換に利用するオンラインツールのURLや、クリック、入力といったブラウザ上の操作内容を自由に設定可能です。
- データ変換機能のアクションを利用して、変換後のExcelファイルに日付や元のファイル名を含めるなど、ファイル名を任意のルールで変更できます。
- Outlookでのメール送信アクションでは、宛先（To, CC, BCC）を自由に設定できるほか、件名や本文に固定テキストや前のステップで取得した情報を動的に埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
WordファイルをExcelに変換して自動で連携する方法
普段お使いの様々なツールで受け取ったWordファイルを、自動でExcel形式に変換し、メールなどで共有する具体的な自動化テンプレートをご紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
チャットツールを起点にWordをExcelに変換する
Microsoft Teamsなどのチャットツールで共有されたWordファイルをトリガーとして、自動でExcel形式に変換し、メールで送信できます。
チーム内でのファイル共有と後続のデータ処理をスムーズに連携させ、業務のスピードを向上させましょう！
Microsoft TeamsでWordファイルが投稿されたら、オンラインツールでExcel形式に変換してOutlookで送信する
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■概要
Word形式の報告書やリストなどをExcelに手作業で転記する業務は、時間がかかり面倒に感じることはないでしょうか。特に、急いでいる時にオンラインでWordをExcelに変換する方法を探し、都度対応している方もいるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft TeamsにWordファイルが投稿されるだけで、オンラインツールを利用したExcel形式への変換、そしてOutlookでのメール送信まで一連の流れを自動化し、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsで共有されたWordファイルの情報を、手作業でExcelに転記している方
- Wordで作成された申請書や報告書などを、Excelで集計・管理したいと考えている業務担当者の方
- オンラインでWordをExcelに変換する良い方法を探し、関連業務全体の自動化に関心がある方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへのファイル投稿をきっかけに、ファイル変換からメール送信までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換ミスや転記漏れ、メールの誤送信といったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、投稿されたWordファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換ツールを操作してWordからExcelへの変換を実行します。
- その後、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」や「ファイル名の変換」アクションを利用し、変換後のファイル名を整えます。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたExcelファイルを指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローボットを起動する対象のチャネルを任意で指定できます。
- RPA機能（ブラウザ操作）では、WordからExcelへの変換に利用するオンラインツールのURLや、クリック、入力といったブラウザ上の操作内容を自由に設定可能です。
- データ変換機能のアクションを利用して、変換後のExcelファイルに日付や元のファイル名を含めるなど、ファイル名を任意のルールで変更できます。
- Outlookでのメール送信アクションでは、宛先（To, CC, BCC）を自由に設定できるほか、件名や本文に固定テキストや前のステップで取得した情報を動的に埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ストレージサービスを起点にWordをExcelに変換する
Boxなどのストレージサービスに、Wordファイルがアップロードされ次第、Excel形式への自動変換とメール送信を行います。
ファイル管理とデータ活用のフローを一本化し、手作業による変換ミスや共有漏れを防ぎましょう。
BoxにWordファイルがアップロードされたら、オンラインツールでExcel形式に変換してGmailで送信する
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■概要
Wordで作成されたリストや表をExcelで再利用したい際に、手作業でコピー＆ペーストしたり、オンラインの変換ツールを探して都度アップロードしたりする作業は手間がかかるものです。
このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されており、指定したBoxフォルダにWordファイルをアップロードするだけで、Excel形式への変換とGmailでの送信までを自動で実行します。日常的に発生するファイル変換の手間を省き、よりスムーズな業務進行を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wordで作成されたデータをExcelで集計・加工する業務を頻繁に行う方
- 毎回WordをExcelにオンラインで変換する方法を探し、手作業での対応に非効率を感じている方
- BoxとGmailを利用しており、ファイル変換から共有までの一連の流れを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルをアップロードするだけで変換と送信が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手作業によるファイルの変換ミスや、宛先間違い、添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したWordファイルを取得します
- 次に、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換ツール上でExcel形式に変換する操作を実行します
- 次に、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、必要に応じて保存ファイル名に用いる情報を整えます
- 次に、同じくデータ変換機能の「ファイル名の変換」アクションで、変換後のファイル名を指定のルールに沿って変更します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、変換・リネームしたExcelファイルを添付して指定の宛先に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダを任意で指定することが可能です
- RPA機能（ブラウザ操作）では、WordからExcelへの変換に利用するオンラインツールのURLや、画面上でのクリック操作などを自由にカスタマイズできます
- データ変換機能を用いることで、変換後のExcelファイル名を「【変換済】YYYYMMDD_元のファイル名」のように、日付や固定の文字列を加えて自由に変更できます
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先（To,Cc,Bcc）を任意に設定できるだけでなく、件名や本文にファイル名といった動的な情報を埋め込むことも可能です
■注意事項
- Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
フォームを起点にWordをExcelに変換する
Yoomのフォーム機能でWordファイルが添付・送信された際に、Excelファイルへ自動変換してメールで送信することも可能です。
報告書や申請書の提出フローを効率化し、担当者の確認作業の負担を削減できます。
フォームでWordファイルが送信されたら、オンラインツールでExcel形式に変換してZoho Mailで送信する
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■概要
Wordファイルで受け取った情報を、都度Excelに手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームで受信したWordファイルをオンラインでExcel形式に変換し、指定の宛先へメールで自動送信する一連の流れを構築できます。WordをExcelに変換するより効率的な方法を探している方におすすめです。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wordで作成された報告書などを、定期的にExcelへ手作業で転記している方
- WordをExcelにオンラインで変換する方法を、さらに効率化したいと考えている方
- ファイル形式の変換からメール送信までの一連の業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点にファイル変換とメール送信が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
- 手作業によるデータのコピー＆ペーストミスや、変換後のファイルの添付間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho MailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、Wordファイルを受け取るためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換ツールを操作してWordからExcelへのファイル変換を実行します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」や「ファイル名の変換」アクションを設定し、出力されたファイル名を分かりやすいように整えます。
- 最後に、オペレーションでZoho Mailの「ファイルのアップロード」および「メールを送信(添付ファイル有り)」アクションを設定し、変換・リネームしたExcelファイルを指定の宛先に自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、ファイル添付欄に加えて、報告者名や提出日といった項目を任意で追加・設定することが可能です。
- RPA機能のブラウザ操作では、WordからExcelに変換するために利用するオンラインツールのURLや、クリックや入力といった一連の操作を自由に設定できます。
- データ変換機能を利用して、変換後のファイル名に日付やフォームで取得した特定の情報を組み込むなど、任意のファイル名に変更することが可能です。
- Zoho Mailでのメール送信先は自由に設定でき、本文には固定のテキストだけでなく、フォームで受け取った値などを変数として埋め込めます。
■注意事項
- Zoho MailとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
チャットツールに投稿されたWordファイルをExcelに変換して、自動で送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsの特定のチャネルにWordファイルが投稿されたら、オンラインツールでExcel形式に変換し、そのファイルをOutlookから自動でメール送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Microsoft TeamsとOutlookのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Teamsのトリガー設定とオンライン変換ツール、Outlookのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Microsoft TeamsでWordファイルが投稿されたら、オンラインツールでExcel形式に変換してOutlookで送信する
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■概要
Word形式の報告書やリストなどをExcelに手作業で転記する業務は、時間がかかり面倒に感じることはないでしょうか。特に、急いでいる時にオンラインでWordをExcelに変換する方法を探し、都度対応している方もいるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft TeamsにWordファイルが投稿されるだけで、オンラインツールを利用したExcel形式への変換、そしてOutlookでのメール送信まで一連の流れを自動化し、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsで共有されたWordファイルの情報を、手作業でExcelに転記している方
- Wordで作成された申請書や報告書などを、Excelで集計・管理したいと考えている業務担当者の方
- オンラインでWordをExcelに変換する良い方法を探し、関連業務全体の自動化に関心がある方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへのファイル投稿をきっかけに、ファイル変換からメール送信までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換ミスや転記漏れ、メールの誤送信といったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、投稿されたWordファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換ツールを操作してWordからExcelへの変換を実行します。
- その後、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」や「ファイル名の変換」アクションを利用し、変換後のファイル名を整えます。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたExcelファイルを指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローボットを起動する対象のチャネルを任意で指定できます。
- RPA機能（ブラウザ操作）では、WordからExcelへの変換に利用するオンラインツールのURLや、クリック、入力といったブラウザ上の操作内容を自由に設定可能です。
- データ変換機能のアクションを利用して、変換後のExcelファイルに日付や元のファイル名を含めるなど、ファイル名を任意のルールで変更できます。
- Outlookでのメール送信アクションでは、宛先（To, CC, BCC）を自由に設定できるほか、件名や本文に固定テキストや前のステップで取得した情報を動的に埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Microsoft TeamsとOutlookのマイアプリ連携
まずは、Yoomと各アプリの連携からはじめます。画面左側にある「マイアプリ」から、「+新規接続」をクリックしてください。
右上の検索窓から、Microsoft Teamsを検索しましょう。
【要確認】Microsoft 365（旧Office 365）について
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるためご注意ください。
※Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項
Microsoft365アカウントにサインインすると、マイアプリ登録が完了します。
次に、Outlookとの連携です。Microsoft Teamsと同様、左上のマイアプリを選択後、「+新規接続」をクリックし、Outlookを検索・選択してください。
以下の画面に遷移したら、サインインします（サインインしている場合は、すぐに連携されます）。
ステップ2：テンプレートをコピー
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
Microsoft TeamsでWordファイルが投稿されたら、オンラインツールでExcel形式に変換してOutlookで送信する
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■概要
Word形式の報告書やリストなどをExcelに手作業で転記する業務は、時間がかかり面倒に感じることはないでしょうか。特に、急いでいる時にオンラインでWordをExcelに変換する方法を探し、都度対応している方もいるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft TeamsにWordファイルが投稿されるだけで、オンラインツールを利用したExcel形式への変換、そしてOutlookでのメール送信まで一連の流れを自動化し、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsで共有されたWordファイルの情報を、手作業でExcelに転記している方
- Wordで作成された申請書や報告書などを、Excelで集計・管理したいと考えている業務担当者の方
- オンラインでWordをExcelに変換する良い方法を探し、関連業務全体の自動化に関心がある方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへのファイル投稿をきっかけに、ファイル変換からメール送信までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換ミスや転記漏れ、メールの誤送信といったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、投稿されたWordファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換ツールを操作してWordからExcelへの変換を実行します。
- その後、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」や「ファイル名の変換」アクションを利用し、変換後のファイル名を整えます。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたExcelファイルを指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローボットを起動する対象のチャネルを任意で指定できます。
- RPA機能（ブラウザ操作）では、WordからExcelへの変換に利用するオンラインツールのURLや、クリック、入力といったブラウザ上の操作内容を自由に設定可能です。
- データ変換機能のアクションを利用して、変換後のExcelファイルに日付や元のファイル名を含めるなど、ファイル名を任意のルールで変更できます。
- Outlookでのメール送信アクションでは、宛先（To, CC, BCC）を自由に設定できるほか、件名や本文に固定テキストや前のステップで取得した情報を動的に埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Microsoft Teamsのトリガー設定
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
- タイトル：任意設定（例：「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」）
- アプリ：Microsoft Teamsを選択
- Microsoft Teamsと連携するアカウント情報：アカウントを選択
- トリガーアクション：任意設定（例：「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」）
- 「次へ」をクリック
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。各必須項目を設定しましょう。入力項目をクリックすると、候補が表示されるので、以下の画像を参考にチームIDとチャネルIDを選択してください。
※トリガーの起動間隔について
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
-
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うため、ご注意ください。
- 基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
設定ができたら、テストの前にトリガーアクション（メッセージの送信）を行います。
【要確認】テストを行う際の注意点
- エラーが表示された場合は、Microsoft TeamsでWordファイルを送受信してみてください。
- その後、「再テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されれば設定完了です。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
「メッセージ内容」や「送信日時」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしてください。
ステップ4：フォルダを取得する設定
二つ目のオペレーションにある、「フォルダ情報を取得する」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
- タイトル：任意設定（例：「フォルダ情報を取得する」）
- アプリ： Microsoft Teamsを選択
- Microsoft Teamsと連携するアカウント情報：アカウントを選択
- アクション：任意設定（例：「フォルダ情報を取得する」）
確認と設定ができたら次に進みましょう！
次に、API接続設定です。各項目を設定して「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。内容を確認し、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：ファイルをダウンロードする設定
三つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
- タイトル：任意設定（例：「ファイルをダウンロード」）
- アプリ：Microsoft Teamsを選択
- Microsoft Teamsと連携するアカウント情報：アカウントを選択
- アクション：任意設定（例：「ファイルをダウンロード」）
次に、API接続設定です。
ドライブIDとファイルIDは、ここまでの設定で取得したアウトプットから選択しましょう。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、ファイルの内容を確認してみましょう。
ステップ6：ブラウザの操作設定
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せます。
四つ目のオペレーションにある、「ブラウザを操作する」をクリックしてください。
続いて、ブラウザ操作の詳細設定に進みます。
事前準備
まずは「ブラウザを操作する」の設定方法を参考にしながら、Chrome拡張機能をインストールしてください。
【要確認】ブラウザを操作するオペレーションについて
- ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるためご注意ください。
Chrome拡張機能をインストールした後は、以下の手順で設定を進めます。
この記事ではConvert Word to Excel Online for Freeを使用しています。用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
使用するサイトのURLを「対象のURL」に入力して保存します。
以降の設定は、使用するサイトによって異なりますが参考にしながら進めてください。設定につまづいたらヘルプページも用意しています。
アクションを選択すると、Yoomでの入力画面が表示されます。
ひとつずつ設定しながら保存、と繰り返してきましょう。
ファイルをダウンロードする設定の際には、ダウンロードに少し時間がかかることを想定して、待機時間を設けておきます。
すべての設定ができたらテストを行って、指定した通りにアクションが進むか確認しましょう。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます！
ステップ7：データ置換の設定
五つ目のオペレーションにある、「正規表現によるデータの置換（元のファイル名から拡張子を削除）」をクリックしてください。
続いて、操作条件の設定に進みます。
- タイトル：任意設定（例：「正規表現によるデータの置換（元のファイル名から拡張子を削除）」）
- 変換タイプ：任意設定（例：「正規表現によるデータの置換」）
※正規表現に関するヘルプページの一覧と、「データを操作・変換する」の設定方法をあわせてご覧ください。
- 置換対象：任意設定（例：「ファイル名」）
- 置換箇所を正規表現で指定
設定ができたら「テスト」をクリックしてください。
テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
ステップ8：ファイル名の変換
六つ目のオペレーションにある、「ファイル名の変換」をクリックしてください。
続いて、操作条件の設定に進みます。
- タイトル：任意設定（例：「ファイル名の変換」）
- 変換タイプ：任意設定（例：「ファイル名の変換」）
- ファイル名変換対象の値：任意設定（例：「Excelファイル」）
- 変更後のファイル名：任意設定（例：「Excelファイル」「置換後の値」）
- ファイル名変換後の取得した値の項目名：任意設定（例：「ファイル名変換後のファイル」）
- 「保存する」をクリック
ステップ9：Outlookでメールを送信する設定
最後のオペレーションにある、「メールを送る」をクリックしてください。
続いて、メールの設定に進みます。
- タイトル：任意設定（例：「メールを送る」）
- アプリ：Outlookを選択
- Outlookと連携するアカウント情報：アカウントを選択
メール内容では、
- 件名：任意設定（例：「【送付】」「ファイル名変換後のファイル」）
- 本文：任意設定（例：「Microsoft Teamsの●●チャネルに投稿されたファイルのExcel変換が完了したため、送付いたします。」）
- 「次へ」をクリック
次に、メール送信のテストです。
メールの送信内容を確認し、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、指定したアドレスにメールが届いていれば、設定完了です。
テストの成功を確認後、最後に「保存する」をクリックしてください。
ステップ9：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
データ変換を活用したその他の自動化例
Yoomなら、日々の業務で発生するデータ変換作業も自動化できるため、作業負担を大きく減らせます。
たとえば、フォームの回答やファイルの内容を自動で最適な形式に変換したり、複数サービス間でのデータ連携も簡単に実現できます。
手作業によるミス防止や、業務全体の効率化にもつながるので、ぜひ活用してみてください。
Discordに送信された内容で複数ファイルを作成・結合し、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Discordで共有される情報から書類を作成・格納する作業に手間を感じていませんか。
これらの作業は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Discordへのメッセージ投稿をきっかけにAIが必要なデータを抽出し、複数の書類を作成・結合した後、Google Driveに格納するまでを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordで共有された情報をもとに、手作業で書類作成を行っている方
- 複数のファイルを手動で結合し、Google Driveに格納する作業に非効率を感じている方
- AIを活用して、日々の定型業務を自動化したいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordへの投稿からファイル作成、結合、格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの作成・結合漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Discord、Google スプレッドシート、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メッセージ内容から必要な情報を取り出します。
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを2つ設定し、抽出したデータを用いてそれぞれ書類を作成します。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションで、作成した2つのPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、通知を監視したいサーバーやチャンネルを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、Discordのメッセージからどの情報を抽出するかを指定でき、抽出精度を高めるためのプロンプトも自由に設定できます。
- Google スプレッドシートで書類を発行する際には、テンプレートとなる任意の雛形ファイルを指定してください。
雛形内の変数部分にAIで抽出した値が挿入されます。 - PDFファイルを結合するオペレーションでは、どのファイルを結合対象にするかを任意で設定できます。
- Google Driveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやアップロードする際のファイル名を自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Discord、Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、全角カタカナを半角に変換し更新する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたら、全角カタカナを半角に変換し更新する」ワークフローは、データ入力時の文字形式統一を自動化する業務ワークフローです。
Google スプレッドシートで新しいデータが追加されるたびに、全角カタカナが自動的に半角に変換されます。
これにより、データの一貫性を保ちつつ、手作業による文字変換の手間を省くことができます。
また、YoomのAPI連携やRPA機能を活用することで、業務効率が大幅に向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでカタカナデータを頻繁に入力・管理している方
- データ入力時の全角カタカナと半角カタカナの混在に困っている方
- 手作業での文字変換に時間を取られている業務担当者
- データの一貫性と正確性を重視するチームリーダー
- 業務プロセスの自動化を検討している経営者
■このテンプレートを使うメリット
このフローでは、文字変換の自動化により全角カタカナを半角にスムーズに変換することで手作業を削減し、作業効率を向上させます。
また、統一された文字形式により、データの整合性と正確性が保たれます。
手動での変換作業が不要になるため、他の重要な業務に時間を割くことができます。
Googleフォームから回答が送信されたら正規表現による置換処理を自動で行い、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケートや申込情報をGoogle スプレッドシートへ手作業で転記し、さらに特定のルールに基づいてテキストを修正する作業は、手間がかかる上にミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、AI機能が正規表現を用いて自動でテキストの置換処理を行い、整形されたデータをGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集したデータの表記ゆれを手作業で修正し、非効率を感じている方
- テキストの置換や転記のミスをなくし、Google スプレッドシートのデータ精度を向上させたい方
- 正規表現を用いたテキスト処理を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からテキストの置換、スプレッドシートへの追加までを自動化し、手作業によるデータ加工や転記に費やしていた時間を削減します。
- 自動処理によって、手作業で起こりがちな置換ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでAI機能の「データを操作・変換する」アクションを設定し、正規表現を用いた置換ルールを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、整形後のデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「データを操作・変換する」アクションにて、置換対象としたいフォームの回答項目や、適用する正規表現の変換ルールを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションにて、データを出力するファイルやシート、列に対して、どの値を登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
毎週YouTubeからレポートを取得し、書類を自動作成してDropBoxに保存する
試してみる
■概要
毎週のYouTubeチャンネルのレポート作成業務に、手間や時間を取られていないでしょうか？
手作業でのデータ収集や書類作成は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでYouTubeのレポート情報を自動で取得し、Google スプレッドシートを雛形に書類を作成後、Dropboxへ保存する一連の流れを自動化し、定型的なレポーティング業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- YouTubeチャンネルのレポート作成を定期的に手作業で行っているマーケティング担当者の方
- 複数のSaaSを跨いだデータ集計や書類作成業務の効率化を検討しているチームリーダーの方
- 定型的なレポーティング業務を自動化し、分析などのコア業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎週決まった日時にレポート取得から書類作成、保存までを自動で実行するため、これまで手作業で行っていたレポーティング業務の時間を短縮できます。
- 手動でのデータ収集や転記作業が不要になるため、数値の入力ミスやファイルの保存忘れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、YouTube、Google スプレッドシート、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでデータ操作・変換機能の「1週間前の日付を取得」アクションを設定し、レポート対象期間を定めます。
- 次に、オペレーションでYouTubeの「チャンネルレポートを取得」アクションを設定します。
- その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータをもとに書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成した書類を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、レポートを作成したい曜日や時間など、任意の日時を設定してください。
- データ操作・変換機能では、レポート期間の指定方法に合わせて、対象とするテキストや変換ルールを任意で設定します。
- YouTubeでチャンネルレポートを取得するアクションでは、対象のチャンネルIDや、取得したいレポート期間の開始日・終了日を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、レポートの雛形となる書類や、取得したデータを反映させるための置換後の文字列を任意で設定します。
- Dropboxでファイルをアップロードするアクションでは、作成したレポートを保存したいフォルダのパスやファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- YouTube、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して通知する
試してみる
■概要
「Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して通知する」ワークフローは、Slackで共有された日付情報を「YYYYMMDD」形式に自動変換し、必要なメンバーに通知する業務ワークフローです。日付データの一貫性を保ちつつ、通知作業の手間を省くことで、チームのコミュニケーションをスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackを日常的に活用しており、日付データの管理に課題を感じている方
- 「YYYYMMDD」形式でのデータ統一を図りたいチームリーダー
- 手動での日付変換や通知作業に時間を取られている業務担当者
- チーム内の情報共有を効率化し、ミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して、自動的に通知されるため、手動でのデータ変換の手間を省けます。
投稿された日付データを変換することで手動入力によるフォーマットのばらつきを防ぎ、データの一貫性を保てます。
自動化によって、データ変換におけるヒューマンエラーを防止でき、正確なデータ管理を実現できます。
まとめ
WordからExcelへのファイル変換と共有を自動化することで、これまで手作業で行っていた変換・転記・メール作成といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。これにより、時間のかかる定型業務から解放され、データの分析や次のアクションの検討といった、より創造的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えばプログラミングの知識がない方でも簡単に始められます。直感的な操作で業務フローを構築できるので、興味があればまずは無料登録し、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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