「チームメンバーのOutlook予定表を一覧でまとめて管理したい…」
「定期的に予定表の情報をMicrosoft Excelに転記して報告資料を作成するのが面倒…」
このように、Outlookの予定表を手作業で一覧にまとめる業務に、時間や手間がかかっていると感じていませんか？
もし、指定した日時にOutlookの予定表から情報を自動で抽出し、Microsoft Excelなどの別アプリに一覧として同期できる仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放されます。
スケジュール管理や報告業務にかかる時間を削減し、より戦略的な業務に集中する時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookの予定表一覧を自動で取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
指定日時にOutlookの予定表一覧をMicrosoft Excelに自動同期する
試してみる
■概要
Outlookの予定表に登録されたスケジュールを、手作業で一覧にして管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
特に、チーム全体の予定を把握したり、定期的な報告資料を作成したりする際には、転記作業に多くの時間が割かれがちです。
このワークフローを活用すれば、定期的にOutlookから予定表の一覧情報を自動で取得し、Microsoft Excelのファイルへ同期することが可能で、こうした日々の定型業務を効率化し、より重要な業務へ集中する時間を創出します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookの予定表を一覧で管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
・チームメンバーのスケジュールをMicrosoft Excelで管理し、共有しているマネージャーの方
・定期的に発生する報告業務のため、Outlookの予定表一覧の作成を効率化したい方
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookの予定表一覧をMicrosoft Excelに自動同期するフローを作ってみよう
それではここから、指定した日時にOutlookの予定表一覧をMicrosoft Excelに自動で同期するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／Microsoft Excel
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OutlookとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
指定日時にOutlookの予定表一覧をMicrosoft Excelに自動同期する
試してみる
■概要
Outlookの予定表に登録されたスケジュールを、手作業で一覧にして管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
特に、チーム全体の予定を把握したり、定期的な報告資料を作成したりする際には、転記作業に多くの時間が割かれがちです。
このワークフローを活用すれば、定期的にOutlookから予定表の一覧情報を自動で取得し、Microsoft Excelのファイルへ同期することが可能で、こうした日々の定型業務を効率化し、より重要な業務へ集中する時間を創出します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookの予定表を一覧で管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
・チームメンバーのスケジュールをMicrosoft Excelで管理し、共有しているマネージャーの方
・定期的に発生する報告業務のため、Outlookの予定表一覧の作成を効率化したい方
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：OutlookとMicrosoft Excelをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Outlookのマイアプリ連携
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の手順をご参照ください。
Microsoft Excelのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
指定日時にOutlookの予定表一覧をMicrosoft Excelに自動同期する
試してみる
■概要
Outlookの予定表に登録されたスケジュールを、手作業で一覧にして管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
特に、チーム全体の予定を把握したり、定期的な報告資料を作成したりする際には、転記作業に多くの時間が割かれがちです。
このワークフローを活用すれば、定期的にOutlookから予定表の一覧情報を自動で取得し、Microsoft Excelのファイルへ同期することが可能で、こうした日々の定型業務を効率化し、より重要な業務へ集中する時間を創出します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookの予定表を一覧で管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
・チームメンバーのスケジュールをMicrosoft Excelで管理し、共有しているマネージャーの方
・定期的に発生する報告業務のため、Outlookの予定表一覧の作成を効率化したい方
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：スケジュールのトリガー設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「スケジュールトリガー」をクリックしてください。
「実行時間の指定」の画面が、表示されます。
フローボットが起動する日時を指定していきましょう。
今回のテストでは【平日】の【9時】に指定するので、下図のように設定しました。
曜日指定以外にも、日付指定やCron設定を使用して自由に設定することができます。
実行頻度を細かく調整することができます。
詳しくは、Cron設定の設定方法をご参照ください。
最後に「保存する」を押して次へ進みましょう。
ステップ4：Outlookのアクション設定
「予定表一覧を取得」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Outlookと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
ここで、テスト操作の準備を行います。
取得する予定が必要なので、Outlookで実行してみましょう。
作成する内容は、架空の情報（「テスト会議」や「テストMT」など）でOKです。
準備が完了したら、Yoomに戻り設定を進めていきます。
予定表から予定を取得する期間を指定します。
「開始日時」と「終了日時」は、テンプレートで1日の予定が取得できるよう設定してあります。
問題がなければ「テスト」を行ってください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
予定の情報が反映していればOKです。
「保存する」を押して次に進みましょう！
ステップ5：繰り返し処理の設定
Outlookで予定が複数ある場合に、1件ずつ順番に処理するための設定を行います。
「コマンドオペレーション」を、クリックしてください。
繰り返し対象の取得した値を設定します。
- オペレーション：予定表一覧を取得
- 取得した値：件名のリスト
と
- オペレーション：予定表一覧を取得
- 取得した値：本文プレビューのリスト
に設定されていることを確認してください。
Yoomでは、用途によって様々な繰り返し処理の設定が可能です。
詳しくは下記ページを、参考にしてください。
最後に「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：Microsoft Excelのアクション設定
最初にレコードを追加するMicrosoft Excelのシートを、作成しておきましょう。
今回のテストでは下図のように作成しました。
作成が完了したら、Yoomに戻り設定を進めていきます。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Microsoft Excelと連携するアカウントに間違いがないかを確認してください。
データベースの連携を行います。
「ファイルの保存場所」は、プルダウンから選択してください。
「ドライブID」「アイテムID」「シート名」は、候補から選択しましょう。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「テーブル範囲」は、作成したシートに合わせて直接入力してください。
完了したら「次へ」をクリックします。
作成したシートに合わせて、フィールドが表示されます。
取得した値を活用し、レコードの値を設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にレコードが作成されるので、Microsoft Excelを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「保存する」を押してください。
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
Outlookを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Outlookを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Outlookに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Outlookで受信したメールの内容をAIで要約してMicrosoft Teamsに通知したり、添付ファイルをPDFに変換してDropboxに格納ができます。
また、Salesforceのリード詳細ページやYoomデータベースの更新、Teamsへの投稿をトリガーに定型メールを自動送信が可能です。
さらに、毎月月末や毎日指定の時間にメールを自動送信して、チームの目標周知などをサポートします。
これにより、受信メールの処理と後続アクションを自動化し、情報共有と定型業務の効率化を実現できます。
Outlookで受信したファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
「Outlookで受信したファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する」ワークフローを利用すると、受信したファイルの管理が容易になります。
PDFに変換してDropboxに格納するため、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを利用して多くのファイルを受信している方
・受信したファイルをスピーディにPDFに変換し管理したい方
・Dropboxを使ってクラウド上でファイルを効率的に整理整頓したい方
・手動でのファイル処理に時間を取られずに、より迅速に業務を進めたい方
・企業内で情報共有を迅速化し、業務効率を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Outlook、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Yoomデータベースでレコードが更新されたらOutlookでメールを送る
試してみる
レコードが更新されたら、そのレコード情報を用いてOutlook経由でメールを送信します。
Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信
試してみる
Salesforceのリード詳細ページから、Outlookで定型メールを送信します。メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。
Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでメールを自動的に送る
試してみる
■概要
・Microsoft Teamsのチャンネルに文章が投稿されたら、自動的にOutlookを使って別の箇所にメールを送ります。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
Outlookで受信したメールをChatworkに転送する
試してみる
Outlookで受信したメールをChatworkに転送するフローボットです。Yoomで作成したメールアドレス宛にOutlookからメールを転送することでChatworkにメールの内容を連携することが可能です。
Outlookにメールが届いたら、要約してMicrosoft Teamsに送信する
試してみる
Outlookに新しいメールを受信したらその本文の内容をChatGPTで要約して、要約した文面をMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加する
試してみる
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。
毎日決まった時間に、Outlookでメールを自動的に送信するフローボットです。社内通知など定型メールの送信にご利用ください。
毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
試してみる
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
毎月決まった日時に起動し、担当者が目標を記入してその内容をOutlookメールでチームに周知する
試してみる
■概要
・毎月決まった日時に起動し、チーム目標の周知などを自動化するフローです。
・自動的にフローが起動しつつ、変数の箇所を担当者に記入してもらうといった自動化と手動の組み合わせを行うこともできます。
■実際にフローボットを起動させた際の動き
https://youtu.be/Y-9BXPTdaio
まとめ
Outlookの予定表と他のアプリを連携し一覧化する作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた予定の集計や転記作業から解放され、ヒューマンエラーのない正確なスケジュール管理が実現できます。
これにより、定期的な報告業務やチーム全体の状況把握にかかる時間を削減でき、空いた時間でより付加価値の高いコア業務に取り組むことが可能になります。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：チームメンバーの予定も一覧にできますか？
A：はい、可能です。
社内の共有カレンダーと連携することで、チームメンバーの予定も取得できます。
その場合は、Outlookの連携アカウントを共有カレンダーにアクセス可能なアカウントに設定してご利用ください。
Q：Microsoft Excel以外（スプレッドシート等）にも出力できますか？
A：はい、可能です。
業務に合わせて自由にフローボットを作成・カスタマイズできるため、使用しているツールとも連携できます。
今回のフローを修正する場合は、Microsoft Excelのアクションを削除し、「+」から使用したいツールを追加・連携してください。
基本的なフローボットの作成方法はこちらからご確認いただけます。どんなツールが連携できるかは連携可能なアプリから確認してください。
Q：特定の条件で予定を絞り込むことはできますか？
A：はい、可能です。
ミニプラン以上でご利用できる分岐設定を使うことで、特定の条件のものだけを後続できるようになります。
例えば、「特定のキーワードを含む予定のみ」や「自分が開催者の予定のみ」といった条件でも分岐できます。
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