・
とにかく早く試したい方へ
Yoomには「Google Workspaceでユーザー登録が行われた際に、契約書を自動作成してBoxに保存」を自動化するためのテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
このワークフローでは、Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してBoxに格納することが可能です。この自動化によって、スムーズかつ正確な処理が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを利用しており、新規ユーザー登録時に契約書の作成と保存を自動化したい管理者の方
・Boxを契約書の保存先として使用しているが、手動での管理に時間がかかっている方
・ユーザー登録プロセスの効率化を図り、業務の自動化を進めたいIT担当者の方
・契約書作成や保存におけるヒューマンエラーを減らしたい経営者の方
・業務フローの標準化を目指し、ワークフロー自動化ツールを導入したい企業の方
■注意事項
・Google Workspace、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。
「あれ、また契約書の作成に追われてる…？」
新しくメンバーを迎えるたびにテンプレートをコピーして、名前を入力。その後はPDFに変換してメールやチャットで送信…。そんなルーティン作業に、気づけば何時間も費やしていませんか？実はこの一連の流れ、Google Workspaceと他のサービスを連携することで、すべて自動化できるんです。たとえば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたタイミングで、契約書をGoogleドキュメントで自動生成するといったことができます。そのままBoxやGoogle Driveへ保存したり、SlackやDiscordに通知を飛ばしたり、Gmailで自動送信することまで可能です。
この記事では、そんなGoogle Workspaceの自動化方法についてご紹介していきます。実際のテンプレートを使って設定の流れを詳しく解説していきます。手間のかかる作業を、できるだけ減らしたいと考えている方は、ぜひ最後までご覧ください！
Google Workspaceとの連携で契約書作成を自動化する方法
Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、契約書を自動生成し、その後の処理までを一気通貫で自動化する方法を具体的なテンプレートを用いて紹介します！
この連携により、手作業による契約書作成の手間やミスを削減し、迅速かつ正確な契約プロセスを実現できます。
自社の運用に合った連携パターンを見つけて、業務効率化に繋げましょう！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
作成した契約書をストレージサービスに格納する
Google Workspaceでのユーザー登録をトリガーとして契約書を自動作成し、作成された契約書ファイルをBoxやGoogle Driveといった指定のストレージサービスに自動で格納します。
契約書の作成から保管までの一連の流れを効率化し、ファイル管理の手間を削減できます。
■概要
このワークフローでは、Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してBoxに格納することが可能です。この自動化によって、スムーズかつ正確な処理が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを利用しており、新規ユーザー登録時に契約書の作成と保存を自動化したい管理者の方
・Boxを契約書の保存先として使用しているが、手動での管理に時間がかかっている方
・ユーザー登録プロセスの効率化を図り、業務の自動化を進めたいIT担当者の方
・契約書作成や保存におけるヒューマンエラーを減らしたい経営者の方
・業務フローの標準化を目指し、ワークフロー自動化ツールを導入したい企業の方
■注意事項
・Google Workspace、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。
■概要
このワークフローでは、Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してGoogle Driveに格納することが可能です。これにより、手動作業の手間やミスを削減し、業務効率を向上させます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを活用しており、ユーザー登録時の契約書作成を自動化したい管理者の方
・契約書の作成や管理に手間がかかっている事務担当者の方
・業務プロセスの効率化を図り、時間を有効活用したい経営者やIT担当者の方
・契約書の一元管理をGoogle Drive上で実現したい企業の方
■注意事項
・Google Workspace、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。
作成した契約書をチャットツールに通知する
Google Workspaceでのユーザー登録に応じて契約書を自動作成し、その契約書ファイルをSlackやDiscordなどのチャットツールへ自動で通知します。
関係者への迅速な情報共有を実現し、コミュニケーションを円滑に進められるようになるでしょう！
■概要
このワークフローでは、Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してDiscordに通知することが可能です。これにより、手動での契約書作成や通知作業の手間を省き、スムーズなユーザーオンボーディングを実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを導入しており、新規ユーザー登録時の契約書作成を自動化したい方
・Discordを利用してチーム内での通知を円滑に行いたい運営者の方
・業務の効率化を図り、手動作業を減らしたいIT担当者の方
・ユーザーオンボーディングプロセスを標準化したい企業のマネージャーの方
■注意事項
・Google Workspace、Googleドキュメント、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。
作成した契約書をメールで送信する
Google Workspaceにユーザーが登録されると、契約書が自動で作成され、その契約書が添付されたメールをGmailやOutlookから自動で送信します。
契約書の送付プロセスが自動化されるので、担当者の手作業による送信の手間や宛先間違いのリスクを軽減できます。
■概要
このワークフローでは、Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してGmailに送信することが可能です。これにより、煩雑な手作業を省き、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを導入しており、新規ユーザーの管理業務を効率化したい方
・契約書の作成や送信に手間がかかっている人事・総務担当者の方
・業務プロセスの自動化を検討している中小企業の経営者
・AIやOCR技術を活用して、契約書の正確性と迅速性を向上させたいIT担当者
・複数のSaaSアプリを連携させて、統合的な業務フローを構築したい方
・ミスや漏れを防ぎつつ、契約手続きを標準化したいチームリーダー
■注意事項
・Google Workspace、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。
■概要
このワークフローでは、Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してOutlookに送信することが可能です。この自動化によって、日常の業務フローをスムーズに運用するためのサポートが実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
• Google Workspaceを導入しており、新規ユーザーの登録時に自動で契約書を作成・送信したいIT担当者の方
• 契約書の作成や送信に時間を取られ、業務効率化を図りたい経営者やマネージャーの方
• Outlookを利用しており、Google Workspaceとの連携を強化したい方
• API連携や自動化ツールに興味があり、Yoomを活用して業務ワークフローを最適化したい方
• 契約書の正確性を高め、ヒューマンエラーを減少させたい人事・法務担当者の方
• 日常業務の標準化を目指し、新しい担当者への引き継ぎを簡素化したいチームリーダーの方
■注意事項
・Google Workspace、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。
Google Workspaceへの登録と契約書の保存を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、契約書を自動で作成し、指定のBoxフォルダに格納するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用してノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
このワークフローでは、Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してBoxに格納することが可能です。この自動化によって、スムーズかつ正確な処理が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを利用しており、新規ユーザー登録時に契約書の作成と保存を自動化したい管理者の方
・Boxを契約書の保存先として使用しているが、手動での管理に時間がかかっている方
・ユーザー登録プロセスの効率化を図り、業務の自動化を進めたいIT担当者の方
・契約書作成や保存におけるヒューマンエラーを減らしたい経営者の方
・業務フローの標準化を目指し、ワークフロー自動化ツールを導入したい企業の方
■注意事項
・Google Workspace、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。
ステップ1: Google Workspace・Googleドキュメント・Boxのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google WorkspaceとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Google Workspaceは、チームプランとサクセスプランでのみ利用可能なアプリです。フリープランやミニプランでは、フローボットのオペレーションやデータコネクトがうまく動作しないことがあるので、注意してください。
なお、チームプラン・サクセスプランなどの有料プランには2週間の無料トライアルがあります。
「ちゃんと使えるかな？」って不安なときは、この期間中にいろいろ触ってみるといいですよ！
GoogleドキュメントとYoomのマイアプリ登録
Googleドキュメントも同じように検索して、アイコンをクリックします。
以下の画面が出てきますので、「Sign in with Google」をクリックしてください。
そこから先は先ほどのGoogle Workspaceと同じように進めれば、Google ドキュメントのマイアプリ登録は完了です。
BoxとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
マイアプリの画面にGoogle Workspace・Googleドキュメント・Boxのアイコンが表示されているか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
■概要
このワークフローでは、Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してBoxに格納することが可能です。この自動化によって、スムーズかつ正確な処理が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを利用しており、新規ユーザー登録時に契約書の作成と保存を自動化したい管理者の方
・Boxを契約書の保存先として使用しているが、手動での管理に時間がかかっている方
・ユーザー登録プロセスの効率化を図り、業務の自動化を進めたいIT担当者の方
・契約書作成や保存におけるヒューマンエラーを減らしたい経営者の方
・業務フローの標準化を目指し、ワークフロー自動化ツールを導入したい企業の方
■注意事項
・Google Workspace、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
ステップ3:ユーザーが登録されたら起動するトリガーの設定
まず、一番上の「ユーザーが登録されたら」のアイコンをクリックします。
Google Workspaceと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「ユーザーが登録されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
ここで、Google Workspaceの画面でユーザー登録を行いましょう。
その後、「テスト」をクリックし、問題がなければ「次へ」をクリックしてください。
以下の画面が表示されます。
「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
ステップ4:Google Workspaceでユーザーを検索する設定
次に、「ユーザーを検索」のアイコンをクリックします。
Google Workspaceと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
アクションには「ユーザーを検索」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきます。
設定が終わったら「テスト」をクリックして確認。
問題がなければ、「保存する」を押せばOKです！
ステップ5:書類を発行する設定
次に、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。
Googleドキュメントと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
各項目を設定していきます。
置換条件の設定を行います。雛形書類の設定は以下のリンク先を参照して作成してください。「書類を発行する」の設定方法
今回は、例として以下のような雛形書類を使用しています。
置換後の文字列と置換対象の文字列を選択していきましょう。
置換後の文字列は入力欄をクリックして、「ユーザーを検索」の欄から引用していきます。
設定が終わったらテストをクリックし、問題がなければ保存しましょう。
ステップ6:Boxに格納する設定
最後に、「ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。
Boxと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
アクションには「ファイルをアップロード」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきます。
設定が終わったら、「テスト」をクリックしましょう。
画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」を押せばOKです！
ステップ7:テストと確認
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してBoxに格納する方法でした！
Google WorkspaceのAPIを使ったその他の自動化例
Google WorkspaceのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Google Workspaceを使った自動化例
GoogleフォームやJotformの回答をもとに新規ユーザーを自動追加したり、Google スプレッドシートに行が追加された際にユーザーを登録することが可能です。さらに、登録されたユーザー情報をもとにMicrosoft Teamsへ通知を送ったり、Notionのデータベースに自動で追加することができます。
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加するフローです。
■概要
「Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、ユーザー管理とコミュニケーションの効率化を実現する業務ワークフローです。
新しいメンバーがGoogle Workspaceに追加されると、Microsoft Teamsに通知が送信されます。
また、手動での通知作業を自動化することで、管理者の負担を軽減し、ミスを防止します。
これにより、チーム全体への迅速な情報共有が可能となり、新メンバーの歓迎や必要なサポートをスムーズに提供できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceでのユーザー管理を効率化したいIT担当者の方
・Microsoft Teamsを活用してチームコミュニケーションを円滑にしたいチームリーダーの方
・新規ユーザー登録時の通知作業を自動化したい運営業務担当者の方
・業務フローを最適化したい企業のITマネージャーの方
・手動での通知によるミスを減らし、正確な情報共有を目指す管理者の方
■注意事項
・Google Workspace、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加するフローです。
■概要
「Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する」ワークフローは、新しい従業員の登録プロセスをスムーズに自動化する業務ワークフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して新規従業員の情報を収集している人事担当者の方
・Google WorkspaceとGoogleフォームを連携させて業務を効率化したいチームリーダーの方
・新入社員の登録プロセスを標準化・自動化したい経営者の方
■注意事項
・Google Workspace、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
このワークフローでは、Jotformの回答をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを自動追加することが可能です。このワークフローにより、情報がスムーズにGoogle Workspaceへ反映され、管理業務が簡素化されます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformを利用して新規ユーザーの情報を集めている管理者の方
・Google Workspaceでのユーザー追加作業を自動化したいIT担当者の方
・フォームからのデータを活用して効率的にユーザー管理を行いたい企業の経営者の方
■注意事項
・Jotform、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定と最新回答取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
この記事では、「Google Workspaceのユーザー情報をもとに契約書を自動作成する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたタイミングをトリガーとして、契約書の作成からストレージへの保存、チャット通知やメール送信までを一気通貫で自動化することで、作業の手間を大幅に削減できます。
Yoomには、今回ご紹介した契約書作成の自動化フロー以外にも、さまざまな業務に応用できるテンプレートが豊富に用意されています。フォームの回答やスプレッドシートの更新、チャットでの依頼など、日常業務に合わせた自動化を選べるのが魅力です。
「契約書作成に時間を取られている」「通知や共有をもっとスムーズにしたい」「手作業によるミスを減らしたい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して、自社に合った自動化を体験してみてください。
関連記事：【Google Workspace API】各種アプリとの連携方法から活用事例まで徹底解説。
よくあるご質問
Q：この自動化にはGoogle Workspace側の管理者権限が必要ですか？
A：Googleサービス群とYoomの連携はOAuthにより認証されますが、このとき操作の権限範囲は原則的に連携したGoogleアカウントに依存します。
Googleサービス群とYoomの連携段階では、Googleアカウント側の権限に依存した内容となるため細かい操作権限の調整はできませんが、Googleアカウント自体の権限範囲を調整することで対応は可能です。
詳しくはこちらをご覧ください。
Q：契約書に差し込める情報は他にありますか？
A：はい。可能です。
Google Workspaceで「ユーザーを検索」した際に、取得した値に役職や部門名が表示された状態で、「書類を発行する」フローで「置換後の文字列と置換対象の文字列」をマッピングをすることができます。
Q：自動化の途中でエラーが起きたらどうなりますか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。
連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
.avif)
.png)
.avif)
