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とにかく早く試したい方へ
Yoomには「Google Workspaceでユーザー登録が行われた際に、契約書を自動作成してBoxに保存」を自動化するためのテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 新しいユーザーがGoogle Workspaceに追加されるたびに、手作業で契約書を作成し、Boxに格納する作業は手間がかかる上に、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、契約書の作成からBoxへの格納までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。手作業による煩雑なプロセスから解放され、より重要な業務に集中できるようになります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
「あれ、また契約書の作成に追われてる…？」
新しくメンバーを迎えるたびにテンプレートをコピーして、名前を入力。その後はPDFに変換してメールやチャットで送信…。そんなルーティン作業に、気づけば何時間も費やしていませんか？実はこの一連の流れ、Google Workspaceと他のサービスを連携することで、すべて自動化できるんです。たとえば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたタイミングで、契約書をGoogleドキュメントで自動生成するといったことができます。そのままBoxやGoogle Driveへ保存したり、SlackやDiscordに通知を飛ばしたり、Gmailで自動送信することまで可能です。
この記事では、そんなGoogle Workspaceの自動化方法についてご紹介していきます。実際のテンプレートを使って設定の流れを詳しく解説していきます。手間のかかる作業を、できるだけ減らしたいと考えている方は、ぜひ最後までご覧ください！
Google Workspaceとの連携で契約書作成を自動化する方法
Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、契約書を自動生成し、その後の処理までを一気通貫で自動化する方法を具体的なテンプレートを用いて紹介します！
この連携により、手作業による契約書作成の手間やミスを削減し、迅速かつ正確な契約プロセスを実現できます。
自社の運用に合った連携パターンを見つけて、業務効率化に繋げましょう！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
作成した契約書をストレージサービスに格納する
Google Workspaceでのユーザー登録をトリガーとして契約書を自動作成し、作成された契約書ファイルをBoxやGoogle Driveといった指定のストレージサービスに自動で格納します。
契約書の作成から保管までの一連の流れを効率化し、ファイル管理の手間を削減できます。
■概要 新しいユーザーがGoogle Workspaceに追加されるたびに、手作業で契約書を作成し、Boxに格納する作業は手間がかかる上に、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、契約書の作成からBoxへの格納までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。手作業による煩雑なプロセスから解放され、より重要な業務に集中できるようになります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
■概要新しいメンバーが入社するたびに、Google Workspaceへのユーザー登録後、雇用契約書などの書類作成や管理を手作業で行っていませんか。こうした定型的ながらも重要な作業は、手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、契約書を自動で作成してGoogle Driveに格納するまでの流れを構築し、入社手続きに関する業務を効率化できます。■このテンプレートをおすすめする方■このテンプレートを使うメリット■フローボットの流れ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント■注意事項
作成した契約書をチャットツールに通知する
Google Workspaceでのユーザー登録に応じて契約書を自動作成し、その契約書ファイルをSlackやDiscordなどのチャットツールへ自動で通知します。
関係者への迅速な情報共有を実現し、コミュニケーションを円滑に進められるようになるでしょう！
■概要 新しいメンバーが参加する際のGoogle Workspaceへのユーザー登録は喜ばしい反面、その後の契約書作成や関係部署への通知といった付随業務に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新規ユーザーが登録されると、契約書が自動で作成され、指定のDiscordチャンネルに通知までの一連の流れを自動化し、手作業による負担や連絡漏れといった課題を解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
作成した契約書をメールで送信する
Google Workspaceにユーザーが登録されると、契約書が自動で作成され、その契約書が添付されたメールをGmailやOutlookから自動で送信します。
契約書の送付プロセスが自動化されるので、担当者の手作業による送信の手間や宛先間違いのリスクを軽減できます。
■概要Google Workspaceに新しいユーザーが追加されるたびに、手作業で契約書を作成し、Gmailで送付する業務に手間を感じていないでしょうか。 特に、複数アプリ間での情報転記はミスが発生しやすく、管理も煩雑になりがちです。 このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、Googleドキュメントでの契約書作成からGmailでの自動送信までを一気通貫で自動化し、これらの課題をスムーズに解消します。■このテンプレートをおすすめする方■このテンプレートを使うメリット■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント■注意事項
■概要Google Workspaceに新しいユーザーが登録されるたびに、契約書を作成してOutlookで個別に送信する作業は、手間がかかり定型業務でありながらも負担に感じてはいないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、Googleドキュメントでの契約書発行からOutlookでのメール送信までの一連の流れを自動化し、手作業による煩雑なプロセスを効率化することが可能です。■このテンプレートをおすすめする方■このテンプレートを使うメリット■フローボットの流れ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント■注意事項
Google Workspaceへの登録と契約書の保存を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、契約書を自動で作成し、指定のBoxフォルダに格納するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用してノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要 新しいユーザーがGoogle Workspaceに追加されるたびに、手作業で契約書を作成し、Boxに格納する作業は手間がかかる上に、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、契約書の作成からBoxへの格納までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。手作業による煩雑なプロセスから解放され、より重要な業務に集中できるようになります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ステップ1: Google Workspace・Googleドキュメント・Boxのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google WorkspaceとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Google Workspaceは、チームプランとサクセスプランでのみ利用可能なアプリです。フリープランやミニプランでは、フローボットのオペレーションやデータコネクトがうまく動作しないことがあるので、注意してください。
なお、チームプラン・サクセスプランなどの有料プランには2週間の無料トライアルがあります。
「ちゃんと使えるかな？」って不安なときは、この期間中にいろいろ触ってみるといいですよ！
GoogleドキュメントとYoomのマイアプリ登録
Googleドキュメントも同じように検索して、アイコンをクリックします。
以下の画面が出てきますので、「Sign in with Google」をクリックしてください。
そこから先は先ほどのGoogle Workspaceと同じように進めれば、Google ドキュメントのマイアプリ登録は完了です。
BoxとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
マイアプリの画面にGoogle Workspace・Googleドキュメント・Boxのアイコンが表示されているか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
■概要 新しいユーザーがGoogle Workspaceに追加されるたびに、手作業で契約書を作成し、Boxに格納する作業は手間がかかる上に、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、契約書の作成からBoxへの格納までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。手作業による煩雑なプロセスから解放され、より重要な業務に集中できるようになります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
ステップ3:ユーザーが登録されたら起動するトリガーの設定
まず、一番上の「ユーザーが登録されたら」のアイコンをクリックします。
Google Workspaceと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「ユーザーが登録されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
ここで、Google Workspaceの画面でユーザー登録を行いましょう。
その後、「テスト」をクリックし、問題がなければ「次へ」をクリックしてください。
以下の画面が表示されます。
「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
ステップ4:Google Workspaceでユーザーを検索する設定
次に、「ユーザーを検索」のアイコンをクリックします。
Google Workspaceと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
アクションには「ユーザーを検索」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきます。
設定が終わったら「テスト」をクリックして確認。
問題がなければ、「保存する」を押せばOKです！
ステップ5:書類を発行する設定
次に、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。
Googleドキュメントと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
各項目を設定していきます。
置換条件の設定を行います。雛形書類の設定は以下のリンク先を参照して作成してください。「書類を発行する」の設定方法
今回は、例として以下のような雛形書類を使用しています。
置換後の文字列と置換対象の文字列を選択していきましょう。
置換後の文字列は入力欄をクリックして、「ユーザーを検索」の欄から引用していきます。
設定が終わったらテストをクリックし、問題がなければ保存しましょう。
ステップ6:Boxに格納する設定
最後に、「ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。
Boxと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
アクションには「ファイルをアップロード」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきます。
設定が終わったら、「テスト」をクリックしましょう。
画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」を押せばOKです！
ステップ7:テストと確認
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してBoxに格納する方法でした！
Google WorkspaceのAPIを使ったその他の自動化例
Google WorkspaceのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Google Workspaceを使った自動化例
GoogleフォームやJotformの回答をもとに新規ユーザーを自動追加したり、Google スプレッドシートに行が追加された際にユーザーを登録することが可能です。さらに、登録されたユーザー情報をもとにMicrosoft Teamsへ通知を送ったり、Notionのデータベースに自動で追加することができます。
■概要 新しいメンバーが入社するたびに、利用している各ツールへの情報共有を手作業で行っていませんか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Google スプレッドシートを用いて業務を行う方 ・Google スプレッドシートでメンバー情報を一元管理しているバックオフィス担当者 ・Google スプレッドシートに入力された内容を使って、自動的に複数の処理を実行したいチーム管理者 2.Google Workspaceを日常的に活用している方 ・Google Workspaceへのユーザー登録に手間を感じている人事担当者 ・新しいチームメンバーをGoogle Workspaceに招待し忘れてしまったことがある方 ■このテンプレートを使うメリット Google Workspaceは、複数のメンバーで共同作業をする上で効果的なツールです。 このテンプレートは、Google スプレッドシートにユーザー情報が追加されたら自動でGoogle Workspaceにユーザーを追加することができます。 また、コミュニケーションツールと連携することで、追加したユーザー情報の共有も自動化することが可能です。 ■注意事項 ・Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Google Workspaceを使って業務を進めている方 ・Googleのツールを活用し、業務を進めているチームメンバー ・進捗管理やタスク管理でGoogleのツールを活用しているプロジェクトマネージャー 2.Notionデータベースを業務で扱う方 ・Notionデータベースで従業員情報を管理しているデータ管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット 従業員情報を管理する上で、Google WorkspaceとNotionを活用している場合、従業員の追加漏れで同期が取れないケースがあります。 このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が追加されたら、自動的にNotionにも追加することができるため、手動による追加作業が不要となり、効率的に管理業務を進めることができます。 ■注意事項 ・Google Workspace、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。 Googleフォームで収集した従業員情報を活用して、Google Workspaceに自動的に新しい従業員を追加することができます。 ■概要 Jotformで収集した情報を基に、手作業でGoogle Workspaceへ新規ユーザーを登録する作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
特にGoogle WorkspaceとMicrosoft Teamsを併用している環境では、ユーザー登録後に手動で通知する手間や、共有漏れのリスクが課題になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたタイミングで、自動的にMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知でき、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
これにより、既存ユーザーの部署異動などがあった際にも通知できます。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
しかし、ユーザー追加の度に対応が必要となり、効率化を図りたいと考えているかもしれません。
Google Workspaceでの手動による対応が不要となるため、重要な作業に注力することができます。
このため、どちらかのツールに従業員が追加されたら自動的に同期を取れるようにしたいと感じているかもしれません。
また、コミュニケーションツールと連携することで従業員の追加情報を特定のメンバーに通知することもできるため、スピーディーな情報連携が可能になります。
「Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する」ワークフローは、新しい従業員の登録プロセスをスムーズに自動化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
これにより、担当者は手動での入力作業を減らし、エラーを防ぐことで管理業務の効率化を実現します。特に人事担当者やチームリーダーにとって、日々の登録業務を簡単かつ確実に行える便利なワークフローです。一貫した手続きが実現することで、新しい管理者への引き継ぎもスムーズになります。
特に、新入社員の受け入れが重なる時期などには、担当者の負担が大きくなることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Jotformにフォームが送信されるだけでGoogle Workspaceへのユーザー追加が自動的に行われ、こうした課題をスムーズに解消できます。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
まとめ
この記事では、「Google Workspaceのユーザー情報をもとに契約書を自動作成する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたタイミングをトリガーとして、契約書の作成からストレージへの保存、チャット通知やメール送信までを一気通貫で自動化することで、作業の手間を大幅に削減できます。
Yoomには、今回ご紹介した契約書作成の自動化フロー以外にも、さまざまな業務に応用できるテンプレートが豊富に用意されています。フォームの回答やスプレッドシートの更新、チャットでの依頼など、日常業務に合わせた自動化を選べるのが魅力です。
「契約書作成に時間を取られている」「通知や共有をもっとスムーズにしたい」「手作業によるミスを減らしたい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して、自社に合った自動化を体験してみてください。
関連記事：【Google Workspace API】各種アプリとの連携方法から活用事例まで徹底解説。
よくあるご質問
Q：この自動化にはGoogle Workspace側の管理者権限が必要ですか？
A：Googleサービス群とYoomの連携はOAuthにより認証されますが、このとき操作の権限範囲は原則的に連携したGoogleアカウントに依存します。
Googleサービス群とYoomの連携段階では、Googleアカウント側の権限に依存した内容となるため細かい操作権限の調整はできませんが、Googleアカウント自体の権限範囲を調整することで対応は可能です。
詳しくはこちらをご覧ください。
Q：契約書に差し込める情報は他にありますか？
A：はい。可能です。
Google Workspaceで「ユーザーを検索」した際に、取得した値に役職や部門名が表示された状態で、「書類を発行する」フローで「置換後の文字列と置換対象の文字列」をマッピングをすることができます。
Q：自動化の途中でエラーが起きたらどうなりますか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。
連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
