とにかく早く試したい方へ
Yoomには「Google Workspaceでユーザー登録が行われた際に、契約書を自動作成してBoxに保存」を自動化するためのテンプレートが用意されています。
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してBoxに格納する
試してみる
■概要
新しい従業員が入社するたび、Google Workspaceへのアカウント発行に加え、契約書の作成やファイル管理といった定型業務に追われていませんか？これらの業務を手作業で行うと、時間がかかるだけでなく、書類の作成ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録されると、契約書の作成からBoxへの格納までを自動化し、入社に伴う管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceでのユーザー管理と契約書作成を担当する人事・総務担当者の方 Boxを活用して書類管理をしており、手作業でのアップロードを効率化したい方 入社手続きに関連する一連の定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録を起点に、契約書の作成からBoxへの格納までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を削減できます。 手作業による書類の作成ミスや格納漏れ、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
はじめに、Box、Google Workspace、GoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、取得したユーザー情報をもとに「書類を発行する」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行された契約書を指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Boxの「ファイルをアップロード」アクションでは、格納するファイル名を任意で設定できます。前のステップで取得したユーザー名などの情報を含めることで、管理しやすいファイル名を自動で付与することが可能です。
■注意事項
Google Workspace、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。 Box、Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プラン のページをご参照ください。
「あれ、また契約書の作成に追われてる…？」
新しくメンバーを迎えるたびにテンプレートをコピーして、名前を入力。その後はPDFに変換してメールやチャットで送信…。そんなルーティン作業に、気づけば何時間も費やしていませんか？実はこの一連の流れ、Google Workspaceと他のサービスを連携することで、すべて自動化できるんです。 たとえば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたタイミングで、契約書をGoogleドキュメントで自動生成するといったことができます。そのままBoxやGoogle Driveへ保存したり、SlackやDiscordに通知を飛ばしたり、Gmailで自動送信することまで可能です。
この記事では、そんなGoogle Workspaceの自動化方法についてご紹介していきます。実際のテンプレートを使って設定の流れを詳しく解説 していきます。手間のかかる作業を、できるだけ減らしたいと考えている方は、ぜひ最後までご覧ください！
Google Workspaceとの連携で契約書作成を自動化する方法
Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、契約書を自動生成し、その後の処理までを一気通貫で自動化する方法を具体的なテンプレートを用いて紹介します！
作成した契約書をストレージサービスに格納する
Google Workspaceでのユーザー登録をトリガーとして契約書を自動作成し、作成された契約書ファイルをBoxやGoogle Driveといった指定のストレージサービスに自動で格納します。
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してBoxに格納する
試してみる
■概要
新しい従業員が入社するたび、Google Workspaceへのアカウント発行に加え、契約書の作成やファイル管理といった定型業務に追われていませんか？これらの業務を手作業で行うと、時間がかかるだけでなく、書類の作成ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録されると、契約書の作成からBoxへの格納までを自動化し、入社に伴う管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceでのユーザー管理と契約書作成を担当する人事・総務担当者の方 Boxを活用して書類管理をしており、手作業でのアップロードを効率化したい方 入社手続きに関連する一連の定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録を起点に、契約書の作成からBoxへの格納までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を削減できます。 手作業による書類の作成ミスや格納漏れ、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
はじめに、Box、Google Workspace、GoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、取得したユーザー情報をもとに「書類を発行する」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行された契約書を指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Boxの「ファイルをアップロード」アクションでは、格納するファイル名を任意で設定できます。前のステップで取得したユーザー名などの情報を含めることで、管理しやすいファイル名を自動で付与することが可能です。
■注意事項
Google Workspace、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。 Box、Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プラン のページをご参照ください。
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
Google Workspaceに新しいユーザーを登録するたびに、手作業で契約書を作成してGoogle Driveに格納する業務は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に、入社対応などが重なると担当者の大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、契約書の作成から指定フォルダへの格納までを自動化し、これらの課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceでユーザー管理を行い、入社手続きなどを担当されている人事・労務担当者の方 ユーザー登録に伴う契約書の作成を手作業で行っており、業務を効率化したいと考えている管理部門の方 書類作成や管理におけるヒューマンエラーを減らし、業務品質の向上を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録を起点として、契約書の作成とGoogle Driveへの格納が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による書類作成時の記載ミスや、格納先のフォルダ間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとGoogleドキュメントをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの情報を取得します 最後に、オペレーションでYoomの書類発行機能を使い、「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を作成してGoogle Driveに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Yoomの書類発行機能「書類を発行する」オペレーションにて、テンプレートとして使用するGoogleドキュメントのファイルIDを任意で設定してください。 同じく「書類を発行する」オペレーション内で、作成した書類を格納したいGoogle DriveのフォルダIDと、出力する際のファイル名をそれぞれ任意で設定してください。
■注意事項
Google Workspace、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。
作成した契約書をチャットツールに通知する
Google Workspaceでのユーザー登録に応じて契約書を自動作成し、その契約書ファイルをSlackやDiscordなどのチャットツールへ自動で通知します。
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してDiscordに通知する
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■概要
新しいメンバーが入社した際、Google Workspaceへのユーザー登録から契約書の作成、そして関連部署への通知といった一連の業務に手間を感じていませんか？手作業での対応は、情報の転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されると、契約書の作成からDiscordへの通知までを自動で実行し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceでユーザー管理を行い、入社手続きに手間を感じている人事・労務担当者の方 新メンバーの契約書作成や関係部署への通知を手作業で行い、効率化を考えている方 Discordを社内連絡ツールとして活用し、情報共有の自動化に関心がある方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録を起点に契約書の作成や通知が自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。 手作業による契約書作成時の情報転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
はじめに、Discord、Google Workspace、GoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 オペレーションで、Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。 続いて、書類発行機能の「書類を発行する」アクションを設定し、取得したユーザー情報をもとに契約書を作成します。 最後に、Discordの「ファイルを送信」アクションを設定し、作成した契約書ファイルを指定のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Discordへファイルを送信するアクションで、通知先となる任意のサーバーIDとチャンネルIDを設定してください。
■注意事項
Google Workspace、Googleドキュメント、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。
作成した契約書をメールで送信する
Google Workspaceにユーザーが登録されると、契約書が自動で作成され、その契約書が添付されたメールをGmailやOutlookから自動で送信します。
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してGmailに送信する
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■概要
新しいメンバーの追加に伴うGoogle Workspaceへのユーザー登録後、契約書などの書類作成や送付といった一連の作業に手間を感じていませんか？手作業での対応は、情報の転記ミスやメールの送信漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録されるだけで、契約書の自動作成からGmailでの送信までを完結させることができ、入社手続きに関する業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceでユーザー管理を行なっており、入社手続きを効率化したい人事・労務担当者の方 手作業での契約書作成やメール送付に時間がかかり、コア業務に集中できていない方 定型的な事務作業を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている管理部門の責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録を起点に、書類発行とメール送信が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による書類の入力ミスや、Gmailでの宛先間違い、添付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
はじめに、Gmail、Google Workspace、GoogleドキュメントをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します 次に、オペレーションの書類発行機能で「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに書類を作成します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付してメールを送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Gmailでメールを送るアクションでは、宛先や件名を任意のテキストや値で設定してください。 メールの本文は、前のオペレーションで取得したユーザー情報などを活用しながら、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
Google Workspace、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してOutlookに送信する
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■概要
Google Workspaceに新しいユーザーを登録するたび、関連する契約書を作成してOutlookで個別に送付する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローは、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、契約書の自動作成からOutlookでのメール送信まで一連の流れを自動化するためのものです。手作業による非効率な業務を解消し、よりスムーズなユーザーオンボーディングを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceでユーザー管理を行い、入社手続きなどを担当している方 契約書の作成からOutlookでの送付までを手作業で行っている法務・総務担当者の方 ユーザー登録から始まる一連のオンボーディングプロセスを自動化したいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録を起点に契約書の発行と送信が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による情報の転記ミスや宛先の設定間違い、書類の添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Google Workspace、Googleドキュメント、OutlookをYoomと連携する 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定する 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの情報を取得する 次に、オペレーションでYoomの書類発行機能を活用し、事前に用意したテンプレートから契約書を自動で発行する 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、発行した書類を添付してメールを送信する ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスとなる宛先や件名を任意の値で設定してください。 メールの本文には、固定の文章だけでなく、前のステップで取得したユーザー名などの情報を組み込んで、パーソナライズされた内容を作成することが可能です。
■注意事項
Google Workspace、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。
Google Workspaceへの登録と契約書の保存を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、契約書を自動で作成し、指定のBoxフォルダに格納するフローを解説していきます！登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
作成の流れは大きく分けて以下です。
Google Workspace・Googleドキュメント・Boxのマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
Google Workspaceのトリガー設定と、Googleドキュメント、Boxのアクション設定
トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してBoxに格納する
試してみる
■概要
新しい従業員が入社するたび、Google Workspaceへのアカウント発行に加え、契約書の作成やファイル管理といった定型業務に追われていませんか？これらの業務を手作業で行うと、時間がかかるだけでなく、書類の作成ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録されると、契約書の作成からBoxへの格納までを自動化し、入社に伴う管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceでのユーザー管理と契約書作成を担当する人事・総務担当者の方 Boxを活用して書類管理をしており、手作業でのアップロードを効率化したい方 入社手続きに関連する一連の定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録を起点に、契約書の作成からBoxへの格納までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を削減できます。 手作業による書類の作成ミスや格納漏れ、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
はじめに、Box、Google Workspace、GoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、取得したユーザー情報をもとに「書類を発行する」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行された契約書を指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Boxの「ファイルをアップロード」アクションでは、格納するファイル名を任意で設定できます。前のステップで取得したユーザー名などの情報を含めることで、管理しやすいファイル名を自動で付与することが可能です。
■注意事項
Google Workspace、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。 Box、Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プラン のページをご参照ください。
ステップ1: Google Workspace・Googleドキュメント・Boxのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google WorkspaceとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Google Workspaceは、チームプランとサクセスプランでのみ利用可能なアプリです。フリープランやミニプランでは、フローボットのオペレーションやデータコネクトがうまく動作しないことがあるので、注意してください。
GoogleドキュメントとYoomのマイアプリ登録
Googleドキュメントも同じように検索して、アイコンをクリックします。
以下の画面が出てきますので、「Sign in with Google」 をクリックしてください。
BoxとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
マイアプリの画面にGoogle Workspace・Googleドキュメント・Boxのアイコンが表示されているか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してBoxに格納する
試してみる
■概要
新しい従業員が入社するたび、Google Workspaceへのアカウント発行に加え、契約書の作成やファイル管理といった定型業務に追われていませんか？これらの業務を手作業で行うと、時間がかかるだけでなく、書類の作成ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録されると、契約書の作成からBoxへの格納までを自動化し、入社に伴う管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceでのユーザー管理と契約書作成を担当する人事・総務担当者の方 Boxを活用して書類管理をしており、手作業でのアップロードを効率化したい方 入社手続きに関連する一連の定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録を起点に、契約書の作成からBoxへの格納までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を削減できます。 手作業による書類の作成ミスや格納漏れ、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
はじめに、Box、Google Workspace、GoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、取得したユーザー情報をもとに「書類を発行する」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行された契約書を指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Boxの「ファイルをアップロード」アクションでは、格納するファイル名を任意で設定できます。前のステップで取得したユーザー名などの情報を含めることで、管理しやすいファイル名を自動で付与することが可能です。
■注意事項
Google Workspace、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。 Box、Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プラン のページをご参照ください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
ステップ3:ユーザーが登録されたら起動するトリガーの設定
まず、一番上の「ユーザーが登録されたら」のアイコンをクリックします。
Google Workspaceと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
ここで、Google Workspaceの画面でユーザー登録を行いましょう。
以下の画面が表示されます。
ステップ4:Google Workspaceでユーザーを検索する設定
次に、「ユーザーを検索」のアイコンをクリックします。
Google Workspaceと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
各項目を設定していきます。
検索項目： プルダウンから選択できます。今回は取得した値を使用するため、メールアドレスにしています。
キーワード： デフォルトではユーザーのメールアドレスが設定されています。入力欄をクリックすると取得した値が引用できます。
設定が終わったら「テスト」をクリックして確認。
ステップ5:書類を発行する設定
次に、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。
Googleドキュメントと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
各項目を設定していきます。
雛形書類の連携： 入力欄をクリックすると以下のように候補が表示されるので、その中から選択しましょう。
発行書類：格納先のGoogle DriveフォルダID は先ほどと同じようにクリックすると候補が表示されます。
出力ファイル名 は元から設定されています。入力欄をクリックすると以下のように取得した情報が引用できます。
置換条件の設定 を行います。雛形書類の設定は以下のリンク先を参照して作成してください。「書類を発行する」の設定方法
置換後の文字列と置換対象の文字列を選択していきましょう。
設定が終わったらテストをクリックし、問題がなければ保存しましょう。
ステップ6:Boxに格納する設定
最後に、「ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。
Boxと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
各項目を設定していきます。
ファイル名： 拡張子を含んだファイル名を入力しましょう。以下のようにGoogle Workspaceからの情報を引用することもできます。
格納先フォルダのコンテンツID： BoxのURLから取得できます。赤枠で囲った箇所がコンテンツIDです。
設定が終わったら、「テスト」をクリックしましょう。
ステップ7:テストと確認
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
以上が、Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してBoxに格納する方法でした！
Google WorkspaceのAPIを使ったその他の自動化例
Google WorkspaceのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Google Workspaceを使った自動化例
GoogleフォームやJotformの回答をもとに新規ユーザーを自動追加したり、Google スプレッドシートに行が追加された際にユーザーを登録することが可能です。さらに、登録されたユーザー情報をもとにMicrosoft Teamsへ通知を送ったり、Notionのデータベースに自動で追加することができます。
Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、利用している各ツールへの情報共有を手作業で行っていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkspaceとMicrosoft Teamsを使い、新メンバーの受け入れ対応を行っている方 メンバー追加のたびに発生する手作業での通知業務をなくし、効率化したいと考えている方 情報共有の漏れや遅延を防ぎ、スムーズなオンボーディングを実現したいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録を起点に自動で通知が実行されるため、これまで手動通知にかけていた作業時間を他の業務に充てることができます。 手作業による通知漏れや連絡先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者へ確実な情報共有を行うことで業務の標準化に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知したい内容を登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Workspaceのトリガーは、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションにも変更可能です。 Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先となるチームIDとチャネルIDを候補の中から任意で選択します。 ■注意事項
Google Workspace、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを用いて業務を行う方
・Google スプレッドシートでメンバー情報を一元管理しているバックオフィス担当者
・Google スプレッドシートに入力された内容を使って、自動的に複数の処理を実行したいチーム管理者
2.Google Workspaceを日常的に活用している方
・Google Workspaceへのユーザー登録に手間を感じている人事担当者
・新しいチームメンバーをGoogle Workspaceに招待し忘れてしまったことがある方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceは、複数のメンバーで共同作業をする上で効果的なツールです。
このテンプレートは、Google スプレッドシートにユーザー情報が追加されたら自動でGoogle Workspaceにユーザーを追加することができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで、追加したユーザー情報の共有も自動化することが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加する
試してみる
■概要
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを使って業務を進めている方
・Googleのツールを活用し、業務を進めているチームメンバー
・進捗管理やタスク管理でGoogleのツールを活用しているプロジェクトマネージャー
2.Notionデータベースを業務で扱う方
・Notionデータベースで従業員情報を管理しているデータ管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
従業員情報を管理する上で、Google WorkspaceとNotionを活用している場合、従業員の追加漏れで同期が取れないケースがあります。
このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が追加されたら、自動的にNotionにも追加することができるため、手動による追加作業が不要となり、効率的に管理業務を進めることができます。
■注意事項
・Google Workspace、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する
試してみる
■概要
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームを利用して新規従業員の情報を収集している人事担当者の方 Google WorkspaceとGoogleフォームを連携させて業務を効率化したいチームリーダーの方 新入社員の登録プロセスを標準化・自動化したい経営者の方 このテンプレートを使うメリット
Googleフォームで収集した従業員情報を活用して、Google Workspaceに自動的に新しい従業員を追加することができます。
Jotformの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■概要
Jotformで収集した情報を基に、手作業でGoogle Workspaceへ新規ユーザーを登録する作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。
■このテンプレートをおすすめする方
Jotformで収集した情報をもとに、手作業でGoogle Workspaceにユーザー登録している方 新規メンバーのオンボーディングプロセスを効率化したいと考えている情報システム担当者の方 フォーム回答後の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Jotformへのフォーム送信をきっかけに、自動でユーザーが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、名前やメールアドレスの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、JotformとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したフォームの回答内容を取得します。 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、前のオペレーションで取得した情報を基にユーザーを追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Jotformのトリガー設定では、ユーザー追加のきっかけとしたいフォームを任意で設定してください。 Google Workspaceのオペレーションでは、氏名やメールアドレスといった各項目に、Jotformから取得したどの回答内容を反映させるかを任意で設定してください。 ■注意事項
Jotform、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。 JotformのWebhook設定と最新回答取得方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
この記事では、「Google Workspaceのユーザー情報をもとに契約書を自動作成する方法」 について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Yoomには、今回ご紹介した契約書作成の自動化フロー以外にも、さまざまな業務に応用できるテンプレートが豊富に用意されています。 フォームの回答やスプレッドシートの更新、チャットでの依頼など、日常業務に合わせた自動化を選べるのが魅力です。
「契約書作成に時間を取られている」「通知や共有をもっとスムーズにしたい」「手作業によるミスを減らしたい」 と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して、自社に合った自動化を体験してみてください。
👉 今すぐ無料でアカウントを発行する
関連記事： 【Google Workspace API】各種アプリとの連携方法から活用事例まで徹底解説。
よくあるご質問
Q：この自動化にはGoogle Workspace側の管理者権限が必要ですか？
A：Googleサービス群とYoomの連携はOAuthにより認証されますが、このとき操作の権限範囲は原則的に連携したGoogleアカウントに依存します。こちら
Q：契約書に差し込める情報は他にありますか？
A：はい。可能です。
Q：自動化の途中でエラーが起きたらどうなりますか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。ヘルプページ こちら
