【ノーコードで実現】Google Workspaceのユーザー情報をもとに契約書を自動作成する方法

作成した契約書をチャットツールに通知する　

Google Workspaceでのユーザー登録に応じて契約書を自動作成し、その契約書ファイルをSlackやDiscordなどのチャットツールへ自動で通知します。
関係者への迅速な情報共有を実現し、コミュニケーションを円滑に進められるようになるでしょう！

作成した契約書をメールで送信する

Google Workspaceにユーザーが登録されると、契約書が自動で作成され、その契約書が添付されたメールをGmailやOutlookから自動で送信します。
契約書の送付プロセスが自動化されるので、担当者の手作業による送信の手間や宛先間違いのリスクを軽減できます。

Google Workspaceへの登録と契約書の保存を自動化するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、契約書を自動で作成し、指定のBoxフォルダに格納するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用してノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

作成の流れは大きく分けて以下です。

• Google Workspace・Googleドキュメント・Boxのマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Google Workspaceのトリガー設定と、Googleドキュメント、Boxのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1: Google Workspace・Googleドキュメント・Boxのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。

Google Workspaceのマイアプリ登録

では、さっそくGoogle Workspaceをマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にGoogle Workspaceと入力するとGoogle Workspaceのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

Google Workspaceは、チームプランとサクセスプランでのみ利用可能なアプリです。フリープランやミニプランでは、フローボットのオペレーションやデータコネクトがうまく動作しないことがあるので、注意してください。
なお、チームプラン・サクセスプランなどの有料プランには2週間の無料トライアルがあります。
「ちゃんと使えるかな？」って不安なときは、この期間中にいろいろ触ってみるといいですよ！

1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。

2.連携するアカウントを選択してください。

3.以下の画面が表示されます。
「次へ」をクリックしてください。
その後、アクセスを求められるので、内容を確認した後「続行」をクリックしてください。

Googleドキュメントのマイアプリ登録

Googleドキュメントも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきますので、「Sign in with Google」をクリックしてください。
そこから先は先ほどのGoogle Workspaceと同じように進めれば、Google ドキュメントのマイアプリ登録は完了です。

Boxのマイアプリ登録

最後に、Boxを検索しましょう！

1.Boxのログイン画面が表示されます。
連携したいアカウントにログインしてください。

2.「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。
これで、Boxのマイアプリ登録は完了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogle Workspace・Googleドキュメント・Boxのアイコンが表示されているか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます

ステップ3:ユーザーが登録されたら起動するトリガーの設定

まず、一番上の「ユーザーが登録されたら」のアイコンをクリックします。

Google Workspaceと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「ユーザーが登録されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。

ここで、Google Workspaceの画面でユーザー登録を行いましょう。
その後、「テスト」をクリックし、問題がなければ「次へ」をクリックしてください。

以下の画面が表示されます。
「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:Google Workspaceでユーザーを検索する設定

次に、「ユーザーを検索」のアイコンをクリックします。

Google Workspaceと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
アクションには「ユーザーを検索」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。

各項目を設定していきます。

• 検索項目：プルダウンから選択できます。今回は取得した値を使用するため、メールアドレスにしています。

• キーワード：デフォルトではユーザーのメールアドレスが設定されています。入力欄をクリックすると取得した値が引用できます。
  

設定が終わったら「テスト」をクリックして確認。
問題がなければ、「保存する」を押せばOKです！

ステップ5:書類を発行する設定

次に、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。

Googleドキュメントと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。

各項目を設定していきます。

• 雛形書類の連携：入力欄をクリックすると以下のように候補が表示されるので、その中から選択しましょう。
  

• 発行書類：格納先のGoogle DriveフォルダIDは先ほどと同じようにクリックすると候補が表示されます。
  

• 出力ファイル名は元から設定されています。入力欄をクリックすると以下のように取得した情報が引用できます。
  設定が終わったら「次へ」をクリックしましょう。
  

置換条件の設定を行います。雛形書類の設定は以下のリンク先を参照して作成してください。「書類を発行する」の設定方法
今回は、例として以下のような雛形書類を使用しています。

置換後の文字列と置換対象の文字列を選択していきましょう。
置換後の文字列は入力欄をクリックして、「ユーザーを検索」の欄から引用していきます。

設定が終わったらテストをクリックし、問題がなければ保存しましょう。

ステップ6:Boxに格納する設定

最後に、「ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。

Boxと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
アクションには「ファイルをアップロード」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。

各項目を設定していきます。

• ファイル名：拡張子を含んだファイル名を入力しましょう。以下のようにGoogle Workspaceからの情報を引用することもできます。

• 格納先フォルダのコンテンツID：BoxのURLから取得できます。赤枠で囲った箇所がコンテンツIDです。
  

• ファイルの添付方法：プルダウンで選択できます。
  

設定が終わったら、「テスト」をクリックしましょう。
画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」を押せばOKです！

ステップ7:テストと確認

おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。

以上が、Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してBoxに格納する方法でした！

Google WorkspaceのAPIを使ったその他の自動化例

Google WorkspaceのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Google Workspaceを使った自動化例

GoogleフォームやJotformの回答をもとに新規ユーザーを自動追加したり、Google スプレッドシートに行が追加された際にユーザーを登録することが可能です。さらに、登録されたユーザー情報をもとにMicrosoft Teamsへ通知を送ったり、Notionのデータベースに自動で追加することができます。

まとめ

この記事では、「Google Workspaceのユーザー情報をもとに契約書を自動作成する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたタイミングをトリガーとして、契約書の作成からストレージへの保存、チャット通知やメール送信までを一気通貫で自動化することで、作業の手間を大幅に削減できます。

<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介した契約書作成の自動化フロー以外にも、さまざまな業務に応用できるテンプレートが豊富に用意されています。</span>フォームの回答やスプレッドシートの更新、チャットでの依頼など、日常業務に合わせた自動化を選べるのが魅力です。

「契約書作成に時間を取られている」「通知や共有をもっとスムーズにしたい」「手作業によるミスを減らしたい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して、自社に合った自動化を体験してみてください。

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