【プログラミング不要】kintoneで契約書を自動で作成する方法

kintoneのデータをチャットツールに自動で送信・転送する

kintoneで特定のステータスに更新されると、自動的に契約書を作成し、チャットツールに通知するフローです。
契約業務の進捗と契約書データをタイムリーにチャットツールに自動通知できることで、チームの情報共有がスムーズになるでしょう。

kintoneのデータをストレージサービスに自動で書き込み・転記する

kintoneで特定のステータスに更新された際に、自動的に契約書を作成し、クラウドストレージに格納するフローです。
kintoneのステータスを更新するだけで、契約書作成と保存までを自動で行えるため、手作業による手間を大幅に削減して時間を節約できるでしょう。

kintoneで契約書を自動で作成するフローを作ってみよう

それでは、さっそくkintoneのデータを活用して、契約書を自動で作成するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は、「kintoneで特定のステータスに更新されたら契約書を作成し、Outlookで送信する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• kintone、Googleドキュメント、Outlookのマイアプリ登録
• テンプレートをコピーする
• kintoneのトリガー設定および各アクション設定
• トリガーをONにして動作確認

ステップ1：使用するアプリのマイアプリ登録

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、フローボット上で操作を行えるようにしていきます。Yoomにログインし、左側のメニューにある「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「新規接続」を選択してください。

【kintoneのマイアプリ登録】

1. 検索する
検索ボックスにkintoneと入力し、kintoneのアイコンをクリックします。 

2. Yoomと連携するアカウント情報の登録
‍「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を入力して、「追加」をクリックしましょう。

※詳しいkintoneのマイアプリ登録方法は、こちらをご参照ください。
※kintoneのマイアプリ登録がうまくいかない場合は、こちらを参照してみてくださいね！

以下の表示が出たら連携完了です！

【Googleドキュメントのマイアプリ登録】

1.検索する
‍検索ボックスにGoogleドキュメントと入力し、Googleドキュメントのアイコンをクリックします。

2.Googleアカウントにサインインする
‍以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックしてください。

3.Yoomと連携するアカウントの選択
‍Yoomと連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。

4.アクセス権限の選択
‍Googleドキュメントへのアクセス権限を全て許可し、「続行」をクリックしましょう。

下記の表示が出たら連携完了です！

【Outlookのマイアプリ登録】

※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けと一般法人向け（Microsoft 365 Business）の2つのプランがあります。
一般法人向けプランに加入していない場合にはYoomとの連携に失敗する可能性があるので、注意してくださいね。

1.検索する
‍検索ボックスにOutlookと入力し、Outlookのアイコンをクリックします。

2.Yoomと連携するアカウントにサインインする
Microsoft 365にログインしている場合は、そのまま連携が完了します。

ログインしていない場合は以下の画面が出てくるので、Yoomと連携するアカウントでログインしてください。

下記の表示が出たら連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートが用意されているので、まずはこちらをコピーしましょう。Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

クリックすると、下図のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートが自動的にコピーされるので、「OK」を押して設定を進めていきます。

ステップ3：kintoneのトリガー設定

まずは、kintoneで指定のステータスに更新されたら、フローボットが自動的に起動するようにするため、アプリトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」をクリックしてください。

連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションは「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」のままにして、「次へ」進みましょう。

次に、Webhookのイベント受信設定です。
ここでは、フローボットを起動する対象となるkintoneアプリとの連携を行っていきます。
まだ、kintoneで対象のアプリを作成していない場合は、このタイミングで作成してくださいね！
また、この後のテスト操作でステータスを更新する必要があるので、架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）で良いので、レコードを追加しておきましょう。

今回は下図のようなアプリを作成してみました！

kintoneでアプリの準備が整ったらYoom画面に戻り、Webhook URLをコピーしてください。

先ほど作成したkintoneアプリに移動し、右上の歯車マークをクリックします。

設定タブから「Webhook」を選択してください。

Webhookの作成画面で「追加する」をクリックします。

Webhook URL欄に先ほどコピーしたURLを貼り付けましょう。「https://」が重複してしまうので、その部分だけ削除してください。
通知を送信する条件は「ステータスの更新」にチェックをつけ、「保存」をクリックします。
※詳しい設定方法はこちらをご覧ください。

保存を押すと下図の画面が表示されるので、赤枠の「アプリの設定」をクリックしてください。遷移先の画面で、「アプリを更新」をクリックしましょう。

Webhookの設定が完了したら、先ほど作成したkintoneのアプリ内にあるレコードのステータスを更新してください。
更新後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。テストが成功すると、ステータスを更新したレコードのデータがアウトプットとして取得されます。
正しく情報が取得できていることを確認しましょう。

※アウトプットについて
‍アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。

最後に、「保存」を押して次の設定に進みましょう！

ステップ4：kintoneのレコード取得設定

続いて、kintoneのレコード情報を取得する設定を行います。
「レコードを取得する」をクリックしてください。

連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。スクロールし、データベースの連携欄を入力しましょう。
ここには、ステップ3でWebhookのイベント受信設定をしたkintoneアプリの「アプリID」を入力してください。
入力できたら、「次へ」を押して進みましょう。

続いて、kintoneアプリからレコードの情報を取得する設定を行います。
「会社名」や「担当者名」など、必ず値が入る項目が「空でない」と条件を指定することで、レコードの情報を全て取得できるようになります。
条件を追加することも可能なので、活用する業務内容に合わせてカスタマイズしてみてくださいね！

入力ができたら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、kintoneのレコード情報がアウトプットとして取得できます。
レコードの情報が正しく取得できていることを確認し、「保存する」をクリックして次に進みましょう！

ステップ5：Googleドキュメントで契約書を自動作成する設定

続いて、kintoneのデータを活用して、Googleドキュメントで契約書を自動作成する設定を行います。
「書類を発行する」をクリックしてください。

‍【契約書の雛形・書類格納先の事前準備】

契約書を自動作成するにあたり、事前に雛形となるGoogleドキュメントの設定と、作成された書類の格納先を設定しておきましょう。

• Googleドキュメントの雛形
  今回は、下記のようなGoogleドキュメントの雛形を作成してみました！
  雛形を作成する際の注意点として、{}で囲った文字列が「置換対象の文字列」となりますので、「置換対象」にしてkintoneのデータを引用したい部分は、{}で囲って入力してください。
  ※詳しくはこちらのヘルプページをご覧ください
  

• 書類格納先の準備
  Google Driveに格納先となるフォルダを作成しておきましょう。
  今回はマイドライブに「TEST」というフォルダを作成してみました！
  

GoogleドキュメントとGoogle Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
先ほど準備した内容を元に、必要項目を入力してください。

ドキュメントの「ファイルID」と、書類格納先であるGoogle Driveの「フォルダID」は、入力欄下の注釈を参考に入力しましょう。

出力ファイル名をお好みで設定してください。
ここで設定したファイル名で、自動作成された契約書がGoogle Driveに格納されます。
アウトプットを使用することもできるので、「会社名」など、kintoneのデータを引用したい部分はアウトプットを用いて設定しましょう。
「契約書」や「御中」など、どの契約書でも同じテキストを使用する値は直接入力してください。

次に、Googleドキュメントで作成した契約書の雛形のうち、「置換対象」の値をkintoneのデータに置き換える設定です。
画面左側にあるGoogleドキュメントの{}で囲った置換対象の文字列を、右側で指定するアウトプットの値に置き換えて書類を自動作成できます。
入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、各項目について、それぞれ該当するkintoneのデータを選択しましょう。

今回は、下図のように置換後の文字列を設定してみました！

入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、自動作成された契約書のダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。

「ダウンロード」ボタンを押して、kintoneのデータが正しく雛形に反映された契約書が作成されていることを確認しましょう。

Google Driveに、指定したファイル名でGoogleドキュメントファイルとPDFファイルが格納されていることも確認してみてくださいね！

確認後、Yoom画面に戻って「保存する」をクリックして次に進みましょう。‍

ステップ6：Outlookのメール送信設定

最後に、作成した契約書をOutlookで自動送信する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。

アカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
ページ下に進み、自動送信するメールの内容を設定しましょう。
入力欄をクリックすると下図のようにアウトプットが表示されます。アウトプットを活用して、「To」に送信先となるメールアドレスを設定してください。

「件名」を設定し、「本文」に自動送信する内容を設定していきます。
「お世話になっております。」など、定型的な文章は直接入力し、「会社名」や「担当者氏名」など、kintoneの情報を引用する部分はアウトプットを用いて入力しましょう。

今回は下図のように設定してみました！

設定完了後、「次へ」をクリックします。
先ほど設定したメールの内容が表示されるので、内容の最終チェックを行いましょう。修正点がなければ、「テスト」を実行してください。
※「テスト」をクリックすると、実際に「To」に設定したメールアドレス宛にメールが送信されます。テスト送信を行っても支障のないアドレスに一旦変更しておくことをおすすめします。

テストが成功すると、「To」に指定したメールアドレス宛にメールが送信されます。
自動作成された契約書が添付された状態で、正しくメールが届いていることを確認しましょう。

確認できたら保存しましょう。

ステップ7：トリガーをONにして動作確認

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると下図のようなポップアップが表示されるので、「トリガーをON」にします。設定したフローボットが起動するので、動作確認をしてみましょう！

kintoneを使った便利な自動化例

kintoneのデータをSlackなどのチャットツールに通知したり、クラウドストレージに自動でフォルダを作成したり、名刺情報を更新することも可能です。逆に、他のデータベースの情報を基に、kintoneのデータを更新することもできます。

終わりに

いかがでしたか？kintoneを活用した契約書の自動作成フローは、業務の効率化だけでなく、ミスの削減や対応スピードの向上にもつながります。契約業務を迅速化することで、よりスムーズな営業活動をサポートできるでしょう。
Yoomを使えば、一見複雑そうな契約書の自動作成フローも、プログラミング不要で誰でも簡単に実現可能に。

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フローは自由にカスタマイズできるので、ぜひ自社の業務に合った最適な自動化フローを構築してみてくださいね。

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