「あー、また契約書作らなきゃ…」
「契約書を手作業で作成してメール送るのって、結構時間かかるんだよな...」
そんな思いを抱えていませんか？一件一件契約内容を確認して、フォーマットに入力して、送付して…考えただけで気が遠くなりそうですよね。
そこで活用したいのが、kintoneのデータを基に契約書を自動作成する仕組み！
実は、kintoneのデータを様々なツールに自動同期することができ、契約書作成のプロセスも自動化することができるんです。
たとえば、契約書を自動作成してメールで送信したり、自動作成した書類をクラウドストレージに保存したりすることも可能。
本記事では、業務プロセスの自動化をプログラミング不要で実現する方法を詳しく解説します。
非エンジニアでも安心のシンプルな手順のみで設定できるので、ぜひ最後までチェックしてみてくださいね。
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneを使った業務フローを自動化するためのテンプレートがすでに用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして早速スタートしましょう！
kintoneで特定のステータスに更新されたら契約書を作成し、Outlookで送信する
試してみる
■概要
kintoneで管理している案件が「契約締結」などの特定のステータスに更新された後、手作業で契約書を作成し、Outlookで送付する作業は手間がかかる上に、宛先間違いなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、契約書の作成からOutlookでのメール送信までを自動化でき、手作業による手間やヒューマンエラーといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで顧客管理を行い、契約書の発行・送付を手作業で行っている営業担当者の方
- 契約書の作成から送付までの定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい法務担当者の方
- 契約関連業務を効率化して、チーム全体の生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスが更新されると自動で契約書が作成・送付されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による書類の添付漏れや宛先の間違い、対応漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、契約書作成に必要な情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した契約書を添付して自動でメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です。
- メールの本文には、固定の文章だけでなく、kintoneから取得した会社名や担当者名などの情報を変数として埋め込み、個別の内容にカスタマイズできます。
kintoneで契約書を自動で作成する様々な方法
いろいろな方法で、kintoneのデータを活用して契約書を自動で作成することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になるテンプレートの「試してみる」をクリックして、Yoomのアカウントを作成するだけで、すぐに契約書の自動作成を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
kintoneのデータをメールで自動送信・転送する
kintoneで特定のステータスに更新された際に、自動的に契約書を作成し、関係者にメールで送信するフローです。
これにより、手動での契約書作成やメール送信の手間を削減し、業務の効率化と正確性の向上が期待できます。
kintoneのレコードが特定ステータスに更新されたら契約書PDFを作成し、Gmailで送信する
試してみる
■概要
kintoneで管理している案件のステータスが更新されるたびに、手作業で契約書を作成し、Gmailで送信する業務は手間がかかるだけでなく、ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、契約書PDFの作成からGmailでの送信までを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintone上で案件管理を行い、契約書作成・送付業務を担当している方
- 手作業での契約書作成やGmailでの送信に時間がかかり、効率化したい方
- 定型的な契約業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータス更新を起点に契約書作成とメール送信が自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手動での作業で起こりがちな、宛先間違いや書類の添付漏れ、ステータス更新の見落としなどのヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」を設定します。
- 続いて、kintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、契約書作成に必要な情報を取得します。
- 次に、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書PDFを作成します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成したPDFを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先やCC、BCCを任意のアドレスに設定することが可能です。
- メールの件名や本文は自由に編集でき、固定のテキストだけでなく、kintoneから取得した顧客名などの情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneで特定のステータスに更新されたら契約書を作成し、Outlookで送信する
試してみる
■概要
kintoneで管理している案件が「契約締結」などの特定のステータスに更新された後、手作業で契約書を作成し、Outlookで送付する作業は手間がかかる上に、宛先間違いなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、契約書の作成からOutlookでのメール送信までを自動化でき、手作業による手間やヒューマンエラーといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで顧客管理を行い、契約書の発行・送付を手作業で行っている営業担当者の方
- 契約書の作成から送付までの定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい法務担当者の方
- 契約関連業務を効率化して、チーム全体の生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスが更新されると自動で契約書が作成・送付されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による書類の添付漏れや宛先の間違い、対応漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、契約書作成に必要な情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した契約書を添付して自動でメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です。
- メールの本文には、固定の文章だけでなく、kintoneから取得した会社名や担当者名などの情報を変数として埋め込み、個別の内容にカスタマイズできます。
kintoneのデータをチャットツールに自動で送信・転送する
kintoneで特定のステータスに更新されると、自動的に契約書を作成し、チャットツールに通知するフローです。
契約業務の進捗と契約書データをタイムリーにチャットツールに自動通知できることで、チームの情報共有がスムーズになるでしょう。
kintoneで特定のステータスに更新されたら契約書を作成し、Microsoft Teamsで通知する
試してみる
■概要
「kintoneで特定のステータスに更新されたら契約書を作成し、Microsoft Teamsで通知する」フローは、契約管理業務をスムーズに進める業務ワークフローです。
kintoneのステータス更新と連動して自動的に契約書を作成し、Microsoft Teamsでチームに通知することが可能です。
業務の効率化とミスの防止に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneを利用して契約管理を行っている企業の契約担当者の方
- 契約書作成や通知作業に手間を感じている営業チームのリーダーの方
- 業務ワークフローの自動化を検討しているIT担当者の方
- Microsoft Teamsを活用してチーム内コミュニケーションを強化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 契約書作成の自動化：kintoneのステータス更新に応じて自動で契約書が作成され、手作業の手間を大幅に削減できます。
- リアルタイムな通知機能：Microsoft Teamsへの通知により、チーム全体に即座に情報を共有でき、迅速な対応が可能になります。
- ミスの防止と業務効率化：自動化によりヒューマンエラーを減少させ、業務プロセスを効率的に進められます。
kintoneのデータをストレージサービスに自動で書き込み・転記する
kintoneで特定のステータスに更新された際に、自動的に契約書を作成し、クラウドストレージに格納するフローです。
kintoneのステータスを更新するだけで、契約書作成と保存までを自動で行えるため、手作業による手間を大幅に削減して時間を節約できるでしょう。
kintoneで特定のステータスに更新されたら契約書を作成し、Boxに保存する
試してみる
■概要
kintoneで管理している案件のステータスが更新されるたびに、手作業で契約書を作成し、Boxへ保存する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は、入力ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに契約書を自動で作成し、Boxへ保存までを自動化できるため、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneでのステータス更新後、契約書作成やBoxへの保存を手作業で行っている方
- 手作業による契約書作成時の入力ミスや、ファイル保存漏れなどのリスクをなくしたい方
- kintoneとBoxを活用した一連の契約業務フローを自動化し、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータス更新を起点に契約書の作成、Boxへの保存までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を短縮します。
- 手作業での書類作成やファイルアップロードがなくなるため、転記ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Google ドキュメント、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「指定のステータスに更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコード情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を発行します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行した契約書をアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google ドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、あらかじめ作成しておいた雛形書類を指定することで、任意のレイアウトに基づいたPDF書類の作成が可能です。
- Boxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、発行された契約書を保存するBox内の具体的なフォルダを指定してください。
■注意事項
- kintone、Googleドキュメント、BoxとYoomを連携してください。
- 事前に契約書の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、こちらをご参照ください。
kintoneで特定のステータスに更新されたら契約書を作成し、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
kintoneで管理している案件のステータスが更新されるたびに、手作業で契約書を作成し、Dropboxへ保存する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、入力ミスや保存漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、契約書作成からDropboxへの保存までを自動化できるため、こうした定型業務の課題を解消し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintone上で管理する案件のステータス変更に伴う、契約書作成に手間を感じている方
- Googleドキュメントの雛形を利用して、契約書作成からDropboxへの保存までを自動化したい方
- 手作業による契約書の情報入力ミスや、ファイル保存の漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータス更新だけで契約書の作成からDropboxへの保存までが完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- kintoneのレコード情報を基に書類が自動で生成されるので、手作業による転記ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコードの情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された契約書ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、任意の書類テンプレートを設定可能です。書類内の各項目には、固定テキストやkintoneから取得した顧客名などの情報を変数として差し込めます。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダやファイル名を自由にカスタマイズできます。ファイル名には、固定値のほか、顧客名や日付など前のステップで取得した情報を変数として利用可能です。
■注意事項
- kintone、Googleドキュメント、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 事前に契約書の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、こちらをご参照ください。
kintoneで契約書を自動で作成するフローを作ってみよう
それでは、さっそくkintoneのデータを活用して、契約書を自動で作成するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「kintoneで特定のステータスに更新されたら契約書を作成し、Outlookで送信する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- kintone、Googleドキュメント、Outlookのマイアプリ登録
- テンプレートをコピーする
- kintoneのトリガー設定および各アクション設定
- トリガーをONにして動作確認
kintoneで特定のステータスに更新されたら契約書を作成し、Outlookで送信する
試してみる
■概要
kintoneで管理している案件が「契約締結」などの特定のステータスに更新された後、手作業で契約書を作成し、Outlookで送付する作業は手間がかかる上に、宛先間違いなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、契約書の作成からOutlookでのメール送信までを自動化でき、手作業による手間やヒューマンエラーといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで顧客管理を行い、契約書の発行・送付を手作業で行っている営業担当者の方
- 契約書の作成から送付までの定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい法務担当者の方
- 契約関連業務を効率化して、チーム全体の生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスが更新されると自動で契約書が作成・送付されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による書類の添付漏れや宛先の間違い、対応漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、契約書作成に必要な情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した契約書を添付して自動でメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です。
- メールの本文には、固定の文章だけでなく、kintoneから取得した会社名や担当者名などの情報を変数として埋め込み、個別の内容にカスタマイズできます。
ステップ1：使用するアプリのマイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、フローボット上で操作を行えるようにしていきます。Yoomにログインし、左側のメニューにある「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「新規接続」を選択してください。
【kintoneのマイアプリ登録】
1. 検索する
検索ボックスにkintoneと入力し、kintoneのアイコンをクリックします。
2. Yoomと連携するアカウント情報の登録
「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を入力して、「追加」をクリックしましょう。
※詳しいkintoneのマイアプリ登録方法は、こちらをご参照ください。
※kintoneのマイアプリ登録がうまくいかない場合は、こちらを参照してみてくださいね！
以下の表示が出たら連携完了です！
【Googleドキュメントのマイアプリ登録】
1.検索する
検索ボックスにGoogleドキュメントと入力し、Googleドキュメントのアイコンをクリックします。
2.Googleアカウントにサインインする
以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックしてください。
3.Yoomと連携するアカウントの選択
Yoomと連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
4.アクセス権限の選択
Googleドキュメントへのアクセス権限を全て許可し、「続行」をクリックしましょう。
下記の表示が出たら連携完了です！
【Outlookのマイアプリ登録】
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けと一般法人向け（Microsoft 365 Business）の2つのプランがあります。
一般法人向けプランに加入していない場合にはYoomとの連携に失敗する可能性があるので、注意してくださいね。
1.検索する
検索ボックスにOutlookと入力し、Outlookのアイコンをクリックします。
2.Yoomと連携するアカウントにサインインする
Microsoft 365にログインしている場合は、そのまま連携が完了します。
ログインしていない場合は以下の画面が出てくるので、Yoomと連携するアカウントでログインしてください。
下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートが用意されているので、まずはこちらをコピーしましょう。Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
kintoneで特定のステータスに更新されたら契約書を作成し、Outlookで送信する
試してみる
■概要
kintoneで管理している案件が「契約締結」などの特定のステータスに更新された後、手作業で契約書を作成し、Outlookで送付する作業は手間がかかる上に、宛先間違いなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、契約書の作成からOutlookでのメール送信までを自動化でき、手作業による手間やヒューマンエラーといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで顧客管理を行い、契約書の発行・送付を手作業で行っている営業担当者の方
- 契約書の作成から送付までの定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい法務担当者の方
- 契約関連業務を効率化して、チーム全体の生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスが更新されると自動で契約書が作成・送付されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による書類の添付漏れや宛先の間違い、対応漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、契約書作成に必要な情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した契約書を添付して自動でメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です。
- メールの本文には、固定の文章だけでなく、kintoneから取得した会社名や担当者名などの情報を変数として埋め込み、個別の内容にカスタマイズできます。
クリックすると、下図のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートが自動的にコピーされるので、「OK」を押して設定を進めていきます。
ステップ3：kintoneのトリガー設定
まずは、kintoneで指定のステータスに更新されたら、フローボットが自動的に起動するようにするため、アプリトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」をクリックしてください。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションは「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」のままにして、「次へ」進みましょう。
次に、Webhookのイベント受信設定です。
ここでは、フローボットを起動する対象となるkintoneアプリとの連携を行っていきます。
まだ、kintoneで対象のアプリを作成していない場合は、このタイミングで作成してくださいね！
また、この後のテスト操作でステータスを更新する必要があるので、架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）で良いので、レコードを追加しておきましょう。
今回は下図のようなアプリを作成してみました！
kintoneでアプリの準備が整ったらYoom画面に戻り、Webhook URLをコピーしてください。
先ほど作成したkintoneアプリに移動し、右上の歯車マークをクリックします。
設定タブから「Webhook」を選択してください。
Webhookの作成画面で「追加する」をクリックします。
Webhook URL欄に先ほどコピーしたURLを貼り付けましょう。「https://」が重複してしまうので、その部分だけ削除してください。
通知を送信する条件は「ステータスの更新」にチェックをつけ、「保存」をクリックします。
※詳しい設定方法はこちらをご覧ください。
保存を押すと下図の画面が表示されるので、赤枠の「アプリの設定」をクリックしてください。遷移先の画面で、「アプリを更新」をクリックしましょう。
Webhookの設定が完了したら、先ほど作成したkintoneのアプリ内にあるレコードのステータスを更新してください。
更新後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。テストが成功すると、ステータスを更新したレコードのデータがアウトプットとして取得されます。
正しく情報が取得できていることを確認しましょう。
※アウトプットについて
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
最後に、「保存」を押して次の設定に進みましょう！
ステップ4：kintoneのレコード取得設定
続いて、kintoneのレコード情報を取得する設定を行います。
「レコードを取得する」をクリックしてください。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。スクロールし、データベースの連携欄を入力しましょう。
ここには、ステップ3でWebhookのイベント受信設定をしたkintoneアプリの「アプリID」を入力してください。
入力できたら、「次へ」を押して進みましょう。
続いて、kintoneアプリからレコードの情報を取得する設定を行います。
「会社名」や「担当者名」など、必ず値が入る項目が「空でない」と条件を指定することで、レコードの情報を全て取得できるようになります。
条件を追加することも可能なので、活用する業務内容に合わせてカスタマイズしてみてくださいね！
入力ができたら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、kintoneのレコード情報がアウトプットとして取得できます。
レコードの情報が正しく取得できていることを確認し、「保存する」をクリックして次に進みましょう！
ステップ5：Googleドキュメントで契約書を自動作成する設定
続いて、kintoneのデータを活用して、Googleドキュメントで契約書を自動作成する設定を行います。
「書類を発行する」をクリックしてください。
【契約書の雛形・書類格納先の事前準備】
契約書を自動作成するにあたり、事前に雛形となるGoogleドキュメントの設定と、作成された書類の格納先を設定しておきましょう。
-
Googleドキュメントの雛形
今回は、下記のようなGoogleドキュメントの雛形を作成してみました！
雛形を作成する際の注意点として、{}で囲った文字列が「置換対象の文字列」となりますので、「置換対象」にしてkintoneのデータを引用したい部分は、{}で囲って入力してください。
※詳しくはこちらのヘルプページをご覧ください
-
書類格納先の準備
Google Driveに格納先となるフォルダを作成しておきましょう。
今回はマイドライブに「TEST」というフォルダを作成してみました！
GoogleドキュメントとGoogle Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
先ほど準備した内容を元に、必要項目を入力してください。
ドキュメントの「ファイルID」と、書類格納先であるGoogle Driveの「フォルダID」は、入力欄下の注釈を参考に入力しましょう。
出力ファイル名をお好みで設定してください。
ここで設定したファイル名で、自動作成された契約書がGoogle Driveに格納されます。
アウトプットを使用することもできるので、「会社名」など、kintoneのデータを引用したい部分はアウトプットを用いて設定しましょう。
「契約書」や「御中」など、どの契約書でも同じテキストを使用する値は直接入力してください。
次に、Googleドキュメントで作成した契約書の雛形のうち、「置換対象」の値をkintoneのデータに置き換える設定です。
画面左側にあるGoogleドキュメントの{}で囲った置換対象の文字列を、右側で指定するアウトプットの値に置き換えて書類を自動作成できます。
入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、各項目について、それぞれ該当するkintoneのデータを選択しましょう。
今回は、下図のように置換後の文字列を設定してみました！
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、自動作成された契約書のダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
「ダウンロード」ボタンを押して、kintoneのデータが正しく雛形に反映された契約書が作成されていることを確認しましょう。
Google Driveに、指定したファイル名でGoogleドキュメントファイルとPDFファイルが格納されていることも確認してみてくださいね！
確認後、Yoom画面に戻って「保存する」をクリックして次に進みましょう。
ステップ6：Outlookのメール送信設定
最後に、作成した契約書をOutlookで自動送信する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
アカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
ページ下に進み、自動送信するメールの内容を設定しましょう。
入力欄をクリックすると下図のようにアウトプットが表示されます。アウトプットを活用して、「To」に送信先となるメールアドレスを設定してください。
「件名」を設定し、「本文」に自動送信する内容を設定していきます。
「お世話になっております。」など、定型的な文章は直接入力し、「会社名」や「担当者氏名」など、kintoneの情報を引用する部分はアウトプットを用いて入力しましょう。
今回は下図のように設定してみました！
設定完了後、「次へ」をクリックします。
先ほど設定したメールの内容が表示されるので、内容の最終チェックを行いましょう。修正点がなければ、「テスト」を実行してください。
※「テスト」をクリックすると、実際に「To」に設定したメールアドレス宛にメールが送信されます。テスト送信を行っても支障のないアドレスに一旦変更しておくことをおすすめします。
テストが成功すると、「To」に指定したメールアドレス宛にメールが送信されます。
自動作成された契約書が添付された状態で、正しくメールが届いていることを確認しましょう。
確認できたら保存しましょう。
ステップ7：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると下図のようなポップアップが表示されるので、「トリガーをON」にします。設定したフローボットが起動するので、動作確認をしてみましょう！
kintoneを使った便利な自動化例
kintoneのデータをSlackなどのチャットツールに通知したり、クラウドストレージに自動でフォルダを作成したり、名刺情報を更新することも可能です。逆に、他のデータベースの情報を基に、kintoneのデータを更新することもできます。
Salesforceに新規リードが登録されたら、kintoneに登録する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceとkintoneを併用し、リード情報の手入力に手間を感じている方
- データ入力のミスや漏れを防ぎ、リード管理の精度を高めたい営業担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの効率化を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceにリード情報が登録されると、自動でkintoneへデータが同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「Salesforceに新規リードが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得したSalesforceのリード情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定時に、ご利用の環境に合わせたマイドメインURLを設定してください
- kintoneにレコードを追加する際に、どの項目にどの情報を登録するかを自由に設定できますSalesforceから取得した情報を動的に設定したり、特定のテキストを固定値として入力したりすることが可能です
■注意事項
- Salesforce、KintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する
試してみる
■概要
kintoneに登録した顧客情報や案件情報をもとに、ChatGPTでメールの文面や報告書を作成する際、手作業でのコピー＆ペーストに手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されるだけで、ChatGPTが自動でテキストを生成し、指定のフィールドに内容を反映させることが可能です。生成AIを活用した定型文の作成業務を自動化し、作業時間を短縮します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとChatGPTを日常的に利用し、手作業での情報連携に課題を感じている方
- kintoneのデータに基づき、ChatGPTでメール文面や報告書を効率的に作成したい方
- kintoneと生成AIを連携させ、業務プロセスの自動化を具体的に進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録を起点にテキスト生成と更新が自動で実行されるため、手作業でのコピー＆ペーストや文章作成にかかる時間を短縮します。
- 人の手による転記作業がなくなるため、情報の入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」を設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にテキストを生成させます。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを該当レコードの指定フィールドに反映します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、フローを起動させたい対象アプリのWebhookイベントを設定してください。
- kintoneでレコードを取得するアクションでは、情報を取得したいレコードの条件を任意で設定してください。
- ChatGPTでテキストを生成するアクションでは、生成したい文章の指示（プロンプト）をメッセージ内容に設定してください。
- kintoneでレコードを更新するアクションでは、対象のアプリIDや更新したいレコードの条件、更新後の値をそれぞれ設定してください。
■注意事項
- kintone、ChatGPTそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
- ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
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■概要
kintoneに顧客情報や案件情報を登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手作業で作成していませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、フォルダの命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をトリガーに、Microsoft SharePointへ任意のフォルダを自動で作成し、こうした定型業務の手間やミスを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとMicrosoft SharePoint間で、手作業での情報連携に手間を感じている方
- 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録のみでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーをきっかけに登録されたレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、Webhookを送信するイベント（レコードの登録、編集、削除など）を任意で設定してください。
- kintoneでレコードを取得するアクションを設定する際に、取得対象としたいレコードの条件を任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDやドライブID、親フォルダを指定し、フォルダ名にはkintoneから取得した情報を組み込むなど任意で設定が可能です。
■注意事項
- kintoneとMicrosoft SharePointそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
- Microsoft365をご契約中の場合のみご利用いただけます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kintoneのコメントで自分がメンションされたらSlackに通知
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■概要
kintoneのコメントで自身がメンションされたら、そのコメント内容をSlackのDMに送信するフローボットです。
kintoneのコメントをSlack上ですぐに確認したい場合などにご利用ください。
■注意事項
・kintone、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・プライベートチャンネルに送信することも可能です。
・事前にプライベートチャンネルのインテグレーションでYoomのアプリをインストールしてください。
kintoneの新規レコードをSansanに登録する
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■概要
kintoneで管理している顧客情報を、Sansanへ手作業で転記する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはないでしょうか？
これらの情報はビジネスにおいて重要であるため、正確かつ迅速に処理する必要があります。
このワークフローを活用すれば、kintoneに新規レコードが登録されると、自動でSansanにもデータが登録されるため、二重入力の手間やヒューマンエラーを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとSansanの両方を利用しており、二重入力の手間をなくしたいと考えている方
- 手作業による顧客情報の転記ミスや登録漏れを防ぎ、データの正確性を高めたい方
- SaaS間の連携を自動化し、営業活動や顧客管理の効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneに情報を一度登録するだけでSansanにも自動でデータが反映されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。
- システムが自動でデータを連携するので、手作業による入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データ品質の維持に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとSansanをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を連携します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを取得する」アクションでは、取得したいレコードの条件を任意で設定してください。
- Sansanの「名刺データを登録」アクションでは、kintoneから取得したどの情報を、名刺交換日や氏名、部署名、役職名などのどの項目に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- kintone、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
- Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
終わりに
いかがでしたか？kintoneを活用した契約書の自動作成フローは、業務の効率化だけでなく、ミスの削減や対応スピードの向上にもつながります。契約業務を迅速化することで、よりスムーズな営業活動をサポートできるでしょう。
Yoomを使えば、一見複雑そうな契約書の自動作成フローも、プログラミング不要で誰でも簡単に実現可能に。
「本当に簡単に設定できるの？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒で完了！登録後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
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フローは自由にカスタマイズできるので、ぜひ自社の業務に合った最適な自動化フローを構築してみてくださいね。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしませんか？
ぜひこの機会に自動化を取り入れて、業務効率の改善や、よりクリエイティブな業務に集中できる環境作りを実現してみてください。
