Microsoft Excelのデータをチャットツールに自動で通知する
Microsoft Excelとコミュニケーションツールを連携させることで、書類作成後の情報共有が自動化され、通知の抜け漏れを防げます。
OneDriveに保存されたファイルをもとに契約書を作成し、SlackやDiscordにすぐに共有することが可能です。やりとりがスムーズになり、業務の効率化にもつながります。
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契約書作成のたびに情報を入力したり、保存先を整理したりと、Microsoft Excelでの管理に手間を感じていませんか？
とはいえ、効率化したいと思っても、設定が難しそうでつい後回しになってしまう…そんな方も多いのではないでしょうか。
そんなときに役立つのが、ノーコードツールYoomです。たとえば<span class="mark-yellow">Yoomを使えば、フォーム入力をもとに契約書をExcelで自動作成し、そのままBoxに保存するフローを誰でもかんたんに組めます。</span>
転記ミスの防止や作業時間の削減に役立ち、契約書の管理がスムーズになります。
この記事では、Microsoft Excelを活用して契約書作成を効率化するおすすめのデータ連携方法をご紹介します。「日々の業務を少しでも楽にしたい」と感じている方は、ぜひご覧ください。
YoomにはMicrosoft Excelを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
いろいろな方法でMicrosoft Excelのデータを自動で通知することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにMicrosoft Excelの自動通知を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
入力フォームの情報をもとにMicrosoft Excelで契約書を作成し、自動でBoxやGoogle Driveなどのストレージサービスに保存できます。
<span class="mark-yellow">自動化することで手動入力によるヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の手間も削減できます。</span>
Microsoft Excelとコミュニケーションツールを連携させることで、書類作成後の情報共有が自動化され、通知の抜け漏れを防げます。
OneDriveに保存されたファイルをもとに契約書を作成し、SlackやDiscordにすぐに共有することが可能です。やりとりがスムーズになり、業務の効率化にもつながります。
フォームで収集したデータを自動でMicrosoft Excelに反映することができます。自動化することで、フォームの内容を転記する手間を省くことができます。Microsoft Excelへの入力作業を減らしたい方におすすめです！
それでは、さっそく実際にMicrosoft Excelで契約書を自動で作成するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
<span class="mark-yellow">今回は入力フォームの情報をMicrosoft Excelの雛形で契約書を発行し、Boxに保存するフローを作成していきます！</span>
以下の流れで進めていきましょう！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Microsoft Excelをクリックします。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
(2)Microsoftのサインイン画面が出てきます。使用するアカウントを入力しサインインしましょう！
(3)次に、Boxの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からBoxをクリックします。
Boxへのアクセス画面から、メールアドレス、パスワードを入力し、承認をクリックします。
(4)ログインすると下の画像が出てくるので、「Grant access to Box」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにMicrosoft ExcelとBoxが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
(1)フォームに回答された際の設定をします。
Yoomフォームトリガーの「契約情報送信フォーム」をクリックします。
(2)「フォーム作成」画面から、質問内容と回答方法をプルダウンから選択します。
ここでの回答はMicrosoft Exceでの契約書作成時に使用するので、必要な情報が取得できるようにしておきましょう！
下へ進み、完了ページの見出し、完了メッセージと説明文が必要な方は入力します。
入力した内容が回答者へ自動送信されます。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「フォームの表示確認と詳細設定」画面から、フォームの表示を確認します。
赤枠のプレビューページ、完了ページをクリックすると回答者にどのように見えるのかを確認することができます！
また、「取得した値」の各項目に回答のサンプルを入力すると、この値を使ってこの後の操作でテストを行うことができます。(フローが動くとフォームの回答が自動反映されるようになります。)
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
フォームの内容に問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう！
(1)次にMicrosoft Excelと連携して、契約書を発行します。
あらかじめ、Microsoft Excelで契約書の雛形を作成しておきましょう！
雛形を作成したらYoomに戻りましょう！
「契約書を発行する」をクリックします。
(2)「書類の連携」画面から、Microsoft Excelと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認します。
下へ進み、ファイルの保存場所、ドライブID、ファイル名（任意）、アイテムIDを入力します。ドライブID、アイテムID、シート名は下の画像のように候補から選択ができます。
Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定詳細は以下をチェックしてみてください。
【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックしましょう！
発行書類では、作成した契約書の格納先やファイル名を設定します。
下の画像のように、文中に「取得した値」を使用することで、フォームで得た情報を引用することができます！
入力が完了したら「次へ」をクリックします。
(3)「置換条件の設定」画面から置換後の文字列に「取得した値」を使って入力します。
詳しい設定方法は下記のサイトをご参照ください。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(1)次にBoxと連携して、先ほど作成した契約書をアップロードします。
「ファイルをアップロード」をクリックします。
(2)Boxの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Boxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、「次へ」をクリックします。
（3）「API接続設定」画面から赤線を確認の上、入力をしましょう！
入力が完了したら「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、入力フォームの情報でMicrosoft Excelの雛形で契約書を発行し、Boxに保存されているかを確認してみてくださいね！
Microsoft Excelと各種ツールを連携すれば、タスクやチケット、コンタクトの情報を自動で記録・共有できます。日々の手作業を減らし、抜け漏れのないスムーズな業務運用が実現します。
Microsoft Excelを使った契約書の作成も、Yoomを活用すれば手作業の負担を減らし、効率よく進めることができます。フォーム入力をきっかけに書類を自動作成し、保存先までしっかり管理できるため、業務全体の見直しにもつながります。
ノーコードで始められるので、プログラミングの知識がなくても安心です。
「もっと簡単に書類作成の手間をなくしたい」と感じた方は、Yoomに登録して自動化の便利さを体感してみてください。
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