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Google Workspaceで新しいユーザーが追加されるたびに手動でGoogle Driveに専用フォルダを作成し適切な権限を設定する作業に手間を感じたり、異動やプロジェクト参加のたびにフォルダ作成に追われて本来の業務が滞ってしまったりしていませんか？
あるいは、フォルダの命名規則の統一が難しかったり、共有設定のミスによって、思わぬ情報の扱いミスが発生する可能性も否定できません。
もし、Google Workspaceにユーザーが登録されたタイミングで、自動的にGoogle Driveに必要なフォルダが作成され、適切な共有設定まで完了する仕組みを導入することで、こうしたフォルダ管理の手間から自然に解放され、新メンバーのオンボーディング支援や、より戦略的なIT管理業務に注力できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化設定は、ノーコードで簡単に導入でき、時間もかかりません。ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle Workspaceのユーザー登録と連動してGoogle Driveのフォルダを自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでフォルダ作成する」フローは、新しいユーザーの追加時に自動的に対応するフォルダをGoogle Drive上に作成する業務ワークフローです。これにより、ユーザーごとのファイル管理が効率化され、情報の整理や共有がスムーズになります。特に、Google WorkspaceとGoogle Driveを活用している組織にとって、手間を省きつつ一貫したファイル管理を実現する便利なソリューションです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを導入しており、新規ユーザー登録時に手動でフォルダを作成する作業を削減したい管理者の方
・Google Drive上でのフォルダ管理が煩雑になっていて、効率的な整理方法を模索しているチームリーダーの方
・新規ユーザーの追加に伴う手動作業を自動化し、業務の効率化を図りたいIT担当者の方
・情報共有やファイル管理の一元化を目指し、Google Workspaceと連携したワークフローを構築したい方
■注意事項
・Google Workspace、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google WorkspaceとGoogle Driveの連携を自動化する方法
Google Workspaceでのユーザー管理や情報更新をトリガーに、Google Driveでフォルダ作成やファイル操作を自動化する方法は多岐にわたります。
手作業による管理の手間を減らし、情報整理の効率も高まるため、ここでは代表的な自動化例をいくつかご紹介します！気になる内容があれば、ぜひチェックしてみてください。
Google Driveでフォルダを自動作成する
Google Workspaceに新しいユーザーが追加された際にそのユーザー専用のGoogle Driveフォルダを自動的に作成すると、手作業によるフォルダ作成の手間や設定ミスがなくなり、新メンバーがすぐに業務を開始できる環境が整います。
■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでフォルダ作成する」フローは、新しいユーザーの追加時に自動的に対応するフォルダをGoogle Drive上に作成する業務ワークフローです。これにより、ユーザーごとのファイル管理が効率化され、情報の整理や共有がスムーズになります。特に、Google WorkspaceとGoogle Driveを活用している組織にとって、手間を省きつつ一貫したファイル管理を実現する便利なソリューションです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを導入しており、新規ユーザー登録時に手動でフォルダを作成する作業を削減したい管理者の方
・Google Drive上でのフォルダ管理が煩雑になっていて、効率的な整理方法を模索しているチームリーダーの方
・新規ユーザーの追加に伴う手動作業を自動化し、業務の効率化を図りたいIT担当者の方
・情報共有やファイル管理の一元化を目指し、Google Workspaceと連携したワークフローを構築したい方
■注意事項
・Google Workspace、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Driveでのフォルダ作成をメールで通知する
Google Workspaceのユーザー登録に応じてGoogle Driveにフォルダが作成されたことをGmailなどのメールツールを通じて関係者に自動で通知することで、フォルダ作成の完了を確実に伝え情報共有の遅延を防ぎます。
■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでフォルダ作成してGmailに通知する」ワークフローは、新規ユーザーのオンボーディングをスムーズに行うための業務ワークフローです。ユーザー登録と同時に自動でドライブフォルダを作成し、Gmailで関係者に通知することで、手動作業の手間を省き、効率的な管理を実現します。Google Workspace ドライブの活用が簡単にできるこのワークフローで、業務を自動化しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを導入しており、新規ユーザー管理を効率化したい管理者の方
・手動でフォルダ作成や通知を行っているため、作業負担を軽減したいチームリーダーの方
・業務ワークフローを自動化し、ミスを防ぎたいIT担当者の方
・新入社員のオンボーディングプロセスを標準化したい経営者の方
■注意事項
・Google Workspace、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Driveでのフォルダ作成をチャットツールで通知する
Google Workspaceのユーザー登録に応じてGoogle Driveにフォルダが作成されたことをSlackなどのチャットツールに自動で通知することで、チーム内での情報共有を迅速化しコラボレーションを促進します。
■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでフォルダ作成してSlackに通知する」ワークフローは、新規ユーザーの登録プロセスを自動化し、チームの連携を強化する業務ワークフローです。Google Workspaceに新しいユーザーが追加されると、自動的にGoogle Drive上に専用フォルダが作成され、そのフォルダへのアクセス権も適切に設定されます。さらに、Slackに通知が送信されるため、チームメンバーは新しいユーザーの情報を共有し、迅速に対応することが可能です。このワークフローを導入することで、手動作業の手間を省き、業務効率とコミュニケーションの質を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを利用してユーザー管理を行っている管理者の方
・新規ユーザーのオンボーディングプロセスを効率化したい人事担当者の方
・Google DriveとSlackを活用してチームの連携を強化したいチームリーダーの方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を最適化したいIT担当者の方
・業務フローの自動化に興味があり、Yoomを活用したいと考えている方
■注意事項
・Google Workspace、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceのユーザー登録からDriveフォルダを自動作成するフローを作ってみよう
それではここから、代表的な例として「Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、そのユーザー専用のGoogle Driveフォルダを自動作成するフロー」について解説していきます。
この自動化により、手作業でのフォルダ作成や権限設定の手間を大幅に削減でき、ヒューマンエラーの防止にもつながります。
なお、この設定はYoomを使ってノーコードで進めていきます！まだYoomのアカウントをお持ちでない方は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでフォルダ作成する」フローは、新しいユーザーの追加時に自動的に対応するフォルダをGoogle Drive上に作成する業務ワークフローです。これにより、ユーザーごとのファイル管理が効率化され、情報の整理や共有がスムーズになります。特に、Google WorkspaceとGoogle Driveを活用している組織にとって、手間を省きつつ一貫したファイル管理を実現する便利なソリューションです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを導入しており、新規ユーザー登録時に手動でフォルダを作成する作業を削減したい管理者の方
・Google Drive上でのフォルダ管理が煩雑になっていて、効率的な整理方法を模索しているチームリーダーの方
・新規ユーザーの追加に伴う手動作業を自動化し、業務の効率化を図りたいIT担当者の方
・情報共有やファイル管理の一元化を目指し、Google Workspaceと連携したワークフローを構築したい方
■注意事項
・Google Workspace、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステップ1:マイアプリ連携の設定
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Google Workspace
こちらの画面が表示されたらGoogle アカウントにサインインするボタンから連携に進みます。
次の画面から、連携するメールアドレスとパスワードを入力します。
ログイン後は、そのまま権限の付与に進んでください。
権限の付与を行うとマイアプリ登録完了です。
Google Drive
こちらの画面が表示されたらGoogle アカウントにサインインするボタンから連携に進みます。
「Sign in with Google」をクリックすると、次の画面から、連携するメールアドレスとパスワードを入力する画面が表示されます。Googleサービスの連携ステップは基本的に同じ流れのため解説を割愛します。
同様にアクセス権限の付与まで進めるとマイアプリ連携の完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでフォルダ作成する」フローは、新しいユーザーの追加時に自動的に対応するフォルダをGoogle Drive上に作成する業務ワークフローです。これにより、ユーザーごとのファイル管理が効率化され、情報の整理や共有がスムーズになります。特に、Google WorkspaceとGoogle Driveを活用している組織にとって、手間を省きつつ一貫したファイル管理を実現する便利なソリューションです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを導入しており、新規ユーザー登録時に手動でフォルダを作成する作業を削減したい管理者の方
・Google Drive上でのフォルダ管理が煩雑になっていて、効率的な整理方法を模索しているチームリーダーの方
・新規ユーザーの追加に伴う手動作業を自動化し、業務の効率化を図りたいIT担当者の方
・情報共有やファイル管理の一元化を目指し、Google Workspaceと連携したワークフローを構築したい方
■注意事項
・Google Workspace、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「ユーザーが登録されたら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。
この工程では、Webhookを使ってGoogle Workspaceに新しく追加されたユーザーを検知する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）アプリトリガーのAPI接続設定
いきなりテストボタンが表示されていますが、このテストは、Google WorkspaceのDirectory APIを使って「ユーザー情報の変更や追加などのイベントをリアルタイムに検知するWebhook通知の設定」が正しく行われるかどうかを確認するものです。
テストボタンをクリックします。テストに成功すると、以下のように表示されます。
この結果は、「Google Workspaceでユーザーが追加されたときに通知を受け取る設定（Webhook）」が正常に登録・接続されていることを示しています。
つまり、今後「ユーザーが追加されたとき」に、このWebhook設定に基づいて外部のアプリやフローに通知が飛ぶ準備ができた、ということになります。
次へをクリックします。
（3/3）アプリトリガーのAPI接続設定
Webhookのテストが成功したら、Google Workspaceに新規ユーザー（テスト用でOKです）を追加してください。
追加したら、正しく検知できるかテストします。
テストボタンをクリックします。成功すると、新規ユーザーの情報が取得できます。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
この値は、後の工程で引用します。
保存をクリックして次の工程に進みましょう。
ステップ4：アプリと連携する「フォルダを作成する」
テンプレートの3つ目をクリックします。この操作では、Google Driveの指定フォルダ内に、任意の名称の新規フォルダを作成する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へ ボタンをクリックします。
（2/2）API接続設定
編集欄をクリックすると、プルダウンメニューが表示されます。その中に、前の工程で取得した値の引用コードが格納されています。選択すると、編集欄に埋め込まれる仕組みです。
今回は、フォルダ名を{{作成日}}_{{ユーザーID}}というルールで設定してみました。
Yoomでは、編集欄をクリックし、プルダウンメニューから該当の項目を選択する操作がよく発生します。
設定ができたらテストボタンをクリックします。成功すると、指定した親フォルダ内に新規フォルダが作成されます。
Google Drive内でフォルダの作成が確認できました。
保存するボタンをクリックしてください。
ステップ5（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
Google WorkspaceやGoogle Driveを使用したその他の便利な自動化例
今回ご紹介したGoogle WorkspaceやGoogle Driveとの連携以外にも、たとえばチャットツールへ通知を送ったり、フォームの回答をもとにデータを整理したりすることも可能です。
このように、Google関連のAPIを活用することで、さまざまな業務をノーコードで自動化できます。気になる連携があれば、ぜひ一度試してみてください！
Google Workspaceを使ったその他の自動化例
Google Workspaceを起点とした業務自動化は、ユーザー登録や従業員管理の負担を大幅に軽減します。
たとえば、フォームの回答に応じたユーザー追加や、登録と同時に他ツールへの通知を行うテンプレートを使えば、オンボーディングやチーム間の情報共有がスムーズに。 手動対応の手間を省き、作業ミスも防げます。管理業務を効率化したい方にぴったりです。
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加するフローです。
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。
■概要
「Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、ユーザー管理とコミュニケーションの効率化を実現する業務ワークフローです。
新しいメンバーがGoogle Workspaceに追加されると、Microsoft Teamsに通知が送信されます。
また、手動での通知作業を自動化することで、管理者の負担を軽減し、ミスを防止します。
これにより、チーム全体への迅速な情報共有が可能となり、新メンバーの歓迎や必要なサポートをスムーズに提供できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceでのユーザー管理を効率化したいIT担当者の方
・Microsoft Teamsを活用してチームコミュニケーションを円滑にしたいチームリーダーの方
・新規ユーザー登録時の通知作業を自動化したい運営業務担当者の方
・業務フローを最適化したい企業のITマネージャーの方
・手動での通知によるミスを減らし、正確な情報共有を目指す管理者の方
■注意事項
・Google Workspace、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加するフローです。
■概要
「Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する」ワークフローは、新しい従業員の登録プロセスをスムーズに自動化する業務ワークフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して新規従業員の情報を収集している人事担当者の方
・Google WorkspaceとGoogleフォームを連携させて業務を効率化したいチームリーダーの方
・新入社員の登録プロセスを標準化・自動化したい経営者の方
■注意事項
・Google Workspace、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Driveを使ったその他の自動化例
Google Driveと他のサービスを連携させることで、ファイルの保存や通知業務を自動化できます。
たとえば、SalesforceやZoomなどで発生するファイルの管理をDriveに任せたり、SlackやNotionに自動通知・記録することが可能です。業務のスピードアップと共有ミスの防止に貢献し、チーム全体の連携もより円滑になります。
■概要
Google Driveに新しいファイルが作成されたら、Google Chatで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとGoogle Chatを業務で使用している方
・Google Driveを使用してファイル管理をしている担当者
・手動によるGoogle Chatのメッセージ入力を自動化したいと考えている方
■注意事項
・Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
このワークフローでは、Google Driveに新しいファイルをアップロードすると、自動的にNotionにそのファイル情報がまとめられます。この自動化によって、ファイルの追跡や共有がスムーズになり、チーム内での情報共有が円滑に進みます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを活用して大量のファイルを管理している方
・Notionでの情報整理やプロジェクト管理を効率化したいチームリーダーの方
・手動でのファイル情報入力に時間を取られている業務担当者の方
・notionとgoogledriveの連携を活用して業務プロセスを自動化したい方
■注意事項
・Google DriveとNotionをYoomに連携させる必要があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
Zoomでミーティングが終了したらレコーティングファイルを取得して、Google Driveに連携して指定のフォルダに格納するフローです。
まとめ
Google Workspaceのユーザー登録とGoogle Driveのフォルダ作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた煩雑なフォルダ管理業務から解放され、設定ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
これにより情報システム担当者や各部門の管理者は、新メンバーの受け入れ準備を迅速かつ正確に行えるようになり、より戦略的な業務や本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしGoogle WorkspaceやGoogle Driveを活用した業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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