【ノーコードで実現】Google Workspaceのユーザー登録に応じてGoogle Driveフォルダを自動作成する方法

Google Workspaceで新しいユーザーが追加されるたびに、手動でGoogle Driveに専用フォルダを作成する作業に手間を感じたり、異動やプロジェクト参加のたびにフォルダ作成に追われて本来の業務が滞ってしまったりしていませんか？

あるいは、フォルダの命名規則の統一が難しかったり、フォルダ作成時の対応漏れによって、思わぬ情報の扱いミスが発生する可能性も否定できません。

もし、Google Workspaceにユーザーが登録されたタイミングで、自動的にGoogle Driveに必要なフォルダが作成される仕組みがあれば、こうしたフォルダ管理の手間から解放されます。
さらに、新メンバーのオンボーディング支援や、より戦略的なIT管理業務に注力できる時間を生み出すことができるでしょう！

今回ご紹介する自動化設定は、ノーコードで簡単に導入でき、時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogle Workspaceのユーザー登録と連動してGoogle Driveのフォルダを自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでフォルダ作成する

試してみる

---

■概要

新しい従業員の追加やプロジェクトメンバーの変更に伴い、Google Workspace でユーザーアカウントが作成されるたびに、手動でGoogle Drive に関連フォルダを作成していませんか？このような定型的な作業は手間がかかり、他の重要な業務への集中を妨げる一因となることがあります。このワークフローを活用すれば、Google Workspace へのユーザー登録をトリガーとして、Google Drive に特定のフォルダを自動で作成し、こうした課題を解決できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspace と Google Drive を利用し、アカウント管理と連携したフォルダ作成を手作業で行っている方
• 情報システム部門や管理部門で、新規ユーザーごとの資料共有フォルダ作成業務の効率化を検討している方
• 手作業によるフォルダ作成の漏れや命名規則の不統一といった課題を抱えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspace でユーザーが登録されると、自動で Google Drive にフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Workspace と Google Drive をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで Google Workspace を選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションで Google Drive の「フォルダを作成する」アクションを設定し、指定した場所に新しいフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Drive でフォルダを作成するアクションにおいて、どの親フォルダの配下に新しいフォルダを作成するかを、フォルダIDで指定してください。
• 作成するフォルダの名前を、例えば登録されたユーザーの名前や日付などを含めて、任意の内容にカスタマイズしてください。

■注意事項

• Google Workspace、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Google Workspace・Google Driveの概要

ここではGoogle WorkspaceとGoogle Driveについて、それぞれの概要を説明していきます。
まずは今回連携するアプリがどのようなサービスなのか、簡単に押さえておきましょう。

Google Workspaceとは？

Google Workspaceは、Gmail、Google ドキュメント、Google Meetなど、Googleが提供する複数のビジネス向けツールをまとめた統合型サービスです。
メールやビデオ会議、スケジュール管理、資料作成といった業務に必要な機能を、ひとつのアカウントでまとめて利用できます。

クラウド上でファイルを保存・共有できるため、複数人でのリアルタイムな共同編集がしやすく、テレワークやチーム内の情報共有にも活用されています。
プランに応じてセキュリティ機能や管理者向けの権限管理機能も用意されており、組織の規模に合わせた使い方が可能です。

Google Driveとは

Google Driveは、Google Workspaceに含まれるクラウドストレージサービスです。
文書や画像、動画などさまざまな形式のファイルをオンライン上に保存し、パソコンやスマートフォンなど複数の端末からアクセスできます。

ファイルやフォルダには編集・コメント・閲覧といった権限を細かく設定できるため、社内はもちろん社外のメンバーとも安全にファイルを共有しやすいのが特徴です。
また、共有ドライブを使えばチーム単位でのファイル管理もまとめて行えます。

このように、Google WorkspaceとGoogle Driveは密接に連携しており、ユーザー管理や情報更新をきっかけにGoogle Drive上のフォルダ操作を自動化することで、日々の管理業務をさらに効率化できます。ここからは、具体的な自動化の方法を見ていきましょう。

Google WorkspaceとGoogle Driveの連携を自動化する方法

Yoomでは、Google Workspaceでのユーザー管理や情報更新をトリガーに、Google Driveでフォルダ作成やファイル操作を自動化するテンプレートが用意されています。

手作業による管理の手間を減らし、情報整理を効率化できる自動化テンプレートを代表的な例とともにいくつかご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひチェックしてみてください！

Google Driveでフォルダを自動作成する

Google Workspaceに新しいユーザーが追加された際にそのユーザー専用のGoogle Driveフォルダを自動的に作成すると、手作業によるフォルダ作成の手間や設定ミスを減らし、新メンバーが素早く業務を開始できる環境が整います。

Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでフォルダ作成する

試してみる

---

■概要

新しい従業員の追加やプロジェクトメンバーの変更に伴い、Google Workspace でユーザーアカウントが作成されるたびに、手動でGoogle Drive に関連フォルダを作成していませんか？このような定型的な作業は手間がかかり、他の重要な業務への集中を妨げる一因となることがあります。このワークフローを活用すれば、Google Workspace へのユーザー登録をトリガーとして、Google Drive に特定のフォルダを自動で作成し、こうした課題を解決できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspace と Google Drive を利用し、アカウント管理と連携したフォルダ作成を手作業で行っている方
• 情報システム部門や管理部門で、新規ユーザーごとの資料共有フォルダ作成業務の効率化を検討している方
• 手作業によるフォルダ作成の漏れや命名規則の不統一といった課題を抱えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspace でユーザーが登録されると、自動で Google Drive にフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Workspace と Google Drive をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで Google Workspace を選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションで Google Drive の「フォルダを作成する」アクションを設定し、指定した場所に新しいフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Drive でフォルダを作成するアクションにおいて、どの親フォルダの配下に新しいフォルダを作成するかを、フォルダIDで指定してください。
• 作成するフォルダの名前を、例えば登録されたユーザーの名前や日付などを含めて、任意の内容にカスタマイズしてください。

■注意事項

• Google Workspace、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Google Driveでのフォルダ作成をメールで通知する

Google Workspaceのユーザー登録に応じてGoogle Driveにフォルダが作成されたことをGmailなどのメールツールを通じて関係者に自動で通知することで、フォルダ作成の完了をスムーズに伝え、情報共有の遅延を防ぎます。

Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでフォルダ作成してGmailで通知する

試してみる

---

■概要

新しいユーザーがGoogle Workspaceに登録されるたびに、手作業でGoogle Driveに専用フォルダを作成し、関係者にGmailで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、迅速な情報共有やアクセス権管理が求められる場面では、これらの作業の遅延やミスが業務全体の効率を低下させる要因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をトリガーとして、Google Driveでのフォルダ作成とGmailでの通知までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspaceでユーザー管理を行い、Google DriveやGmailも活用しているIT管理者の方
• 新メンバーのオンボーディングプロセスで、フォルダ作成や通知作業に時間を取られている人事担当者の方
• 手作業によるフォルダ作成ミスや通知漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceにユーザーが登録されると、自動でGoogle Driveにフォルダが作成されGmailで通知されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるフォルダ名の入力間違いや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、業務の信頼性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Workspace、Google Drive、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで、Google Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで、Google Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、新しいユーザー用のフォルダを作成します。
4. 最後に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、フォルダ作成完了の旨を関係者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveでフォルダを作成するアクションでは、作成先の親フォルダIDや、作成するフォルダの名称を任意で指定してください。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレス、メールの件名、そして本文の内容を、運用に合わせてカスタマイズしてください。

■注意事項

• Google Workspace、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Google Driveでのフォルダ作成をチャットツールで通知する

Google Workspaceのユーザー登録に応じてGoogle Driveにフォルダが作成されたことをSlackなどのチャットツールに自動で通知することで、チーム内での情報共有を迅速化しコラボレーションを促進します。

Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでフォルダ作成してSlackに通知する

試してみる

---

■概要

新しいユーザーがGoogle Workspaceに追加されるたび、手動でGoogle Driveに専用フォルダを作成し、関係者にSlackで通知する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をトリガーに、Google Driveでのフォルダ作成とSlackへの通知が自動化され、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspaceで新規ユーザーのオンボーディング業務を担当しているIT管理者の方
• Google Driveでのフォルダ作成やSlackでの通知連絡を手作業で行っているチームの方
• ユーザー追加に伴う定型業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceにユーザーが登録されると、Google Driveでのフォルダ作成やSlackへの通知が自動で行われるため、手作業の時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダ作成の漏れや通知の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性と迅速性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Workspace、Google Drive、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定することで、新規ユーザーの登録を検知します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定し、新規ユーザー用のフォルダを自動で作成します。
4. 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「メッセージを送る」アクションを設定することで、指定したチャンネルにフォルダ作成完了の通知を送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveでフォルダを作成するアクションでは、作成先の親フォルダIDを指定し、作成するフォルダの名称を例えば「（ユーザー名）様 専用フォルダ」のように任意で設定してください。
• Slackでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルIDを指定し、メッセージ内容を「〇〇さんのGoogle Driveフォルダを作成しました。URLはこちらです。」のように自由にカスタマイズしてください。

■注意事項

• Google Workspace、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Google Workspaceのユーザー登録からGoogle Driveフォルダを自動作成するフローを作ってみよう

それではここから、代表的な例として「Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、そのユーザー専用のGoogle Driveフォルダを自動作成するフロー」について解説していきます。

なお、この設定はYoomを使ってノーコードで進めていきます！
まだYoomのアカウントをお持ちでない方は、登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google Workspace ／ Google Drive

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

1. Google WorkspaceとGoogle Driveのマイアプリ連携
2. テンプレートをコピー
3. Google Workspaceのトリガー設定とGoogle Driveのアクション設定
4. トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでフォルダ作成する

試してみる

---

■概要

新しい従業員の追加やプロジェクトメンバーの変更に伴い、Google Workspace でユーザーアカウントが作成されるたびに、手動でGoogle Drive に関連フォルダを作成していませんか？このような定型的な作業は手間がかかり、他の重要な業務への集中を妨げる一因となることがあります。このワークフローを活用すれば、Google Workspace へのユーザー登録をトリガーとして、Google Drive に特定のフォルダを自動で作成し、こうした課題を解決できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspace と Google Drive を利用し、アカウント管理と連携したフォルダ作成を手作業で行っている方
• 情報システム部門や管理部門で、新規ユーザーごとの資料共有フォルダ作成業務の効率化を検討している方
• 手作業によるフォルダ作成の漏れや命名規則の不統一といった課題を抱えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspace でユーザーが登録されると、自動で Google Drive にフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Workspace と Google Drive をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで Google Workspace を選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションで Google Drive の「フォルダを作成する」アクションを設定し、指定した場所に新しいフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Drive でフォルダを作成するアクションにおいて、どの親フォルダの配下に新しいフォルダを作成するかを、フォルダIDで指定してください。
• 作成するフォルダの名前を、例えば登録されたユーザーの名前や日付などを含めて、任意の内容にカスタマイズしてください。

■注意事項

• Google Workspace、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

詳細を見る 試してみる

ステップ1:マイアプリ連携の設定

ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。

Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。

Google Workspace

下記のナビをご参照ください。

• Google Workspaceは、ミニプラン以上をご利用の方向けのアプリです。フリープランやパーソナルプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
• 有料プラン（パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているGoogle Workspaceも問題なくお試しいただけます。詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。

Google Drive

こちらの画面が表示されたらGoogleアカウントにサインインするボタンから連携に進みます。

Googleアカウントの選択画面が表示されるので、連携したいアカウントをクリックしてください。

選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。

アクセス権限の確認画面が表示されるので、「続行」をクリックして連携を完了させましょう。

以上でマイアプリ連携の完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。

Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでフォルダ作成する

試してみる

---

■概要

新しい従業員の追加やプロジェクトメンバーの変更に伴い、Google Workspace でユーザーアカウントが作成されるたびに、手動でGoogle Drive に関連フォルダを作成していませんか？このような定型的な作業は手間がかかり、他の重要な業務への集中を妨げる一因となることがあります。このワークフローを活用すれば、Google Workspace へのユーザー登録をトリガーとして、Google Drive に特定のフォルダを自動で作成し、こうした課題を解決できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspace と Google Drive を利用し、アカウント管理と連携したフォルダ作成を手作業で行っている方
• 情報システム部門や管理部門で、新規ユーザーごとの資料共有フォルダ作成業務の効率化を検討している方
• 手作業によるフォルダ作成の漏れや命名規則の不統一といった課題を抱えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspace でユーザーが登録されると、自動で Google Drive にフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Workspace と Google Drive をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで Google Workspace を選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションで Google Drive の「フォルダを作成する」アクションを設定し、指定した場所に新しいフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Drive でフォルダを作成するアクションにおいて、どの親フォルダの配下に新しいフォルダを作成するかを、フォルダIDで指定してください。
• 作成するフォルダの名前を、例えば登録されたユーザーの名前や日付などを含めて、任意の内容にカスタマイズしてください。

■注意事項

• Google Workspace、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

詳細を見る 試してみる

下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！

コピーしたテンプレートは、フローボットに追加されます。
フローボットは左のメニューバーからアクセス可能です。

ステップ3：アプリトリガー「ユーザーが登録されたら」

テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。

この工程では、Webhookを使ってGoogle Workspaceに新しく追加されたユーザーを検知する設定を行います。

連携アカウントとアクションを選択

この画面では、以下の項目が設定済みです。

• アプリ
• Google Workspaceと連携するアカウント情報
• アクション

次へをクリックして進みましょう。

アプリトリガーのAPI接続設定

「Webhook URLを登録」ボタンをクリックし、Webhookの設定を行います。

この設定では、Google WorkspaceのDirectory APIを利用して、ユーザー情報の変更や追加などのイベントをリアルタイムで検知できるようにします。

「Webhook URLを登録」をクリックしましょう。

この結果は、「Google Workspaceでユーザーが追加されたときに通知を受け取る設定（Webhook）」が正常に登録・接続されていることを示しています。

• イベント「ユーザー追加」に対して
• 通知を受け取るチャンネル（Webhook）が作成され
• その情報がJSON形式で返され
• ステータスが success なので、エラーは発生していません

つまり、今後「ユーザーが追加されたとき」に、このWebhook設定に基づいて外部のアプリやフローに通知が飛ぶ準備ができた、ということになります。

次へをクリックします。

アプリトリガーのAPI接続設定

Webhookのテストが成功したら、Google Workspaceに新規ユーザー（テスト用でOKです）を追加してください。
今回はテスト用に「田村テスト」というユーザーを追加しました。

Yoomの操作画面に戻ります。
追加したら、正しく検知できるかテストするため、テストボタンをクリックしましょう。

テストに成功すると、追加された新規ユーザーの情報が取得できます。

この項目と値をYoomでは「取得した値」と定義しており、この後のステップで利用できます。

※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。

完了をクリックして次の工程に進みましょう。

ステップ4：アプリと連携する「フォルダを作成する」

テンプレートの2つ目をクリックします。

この操作では、Google Driveの指定フォルダ内に、任意の名称の新規フォルダを作成する設定を行います。

連携アカウントとアクションを選択

この画面では、以下の項目が設定済みです。

• アプリ
• Google Driveと連携するアカウント情報
• アクション

次へボタンをクリックします。

API接続設定

• フォルダ名 
  • 新規フォルダの名称を設定します。同じ名称だとエラーになってしまいますので、取得したユーザーIDの値を用いて設定しました。

編集欄をクリックすると、メニューが表示され、前の工程でGoogle Workspaceから取得した値が格納されています。
選択すると、編集欄に埋め込まれる仕組みになっています。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
また、画像のとおりテキスト（固定値）と組み合わせて作成することも可能です。

今回は、フォルダ名を{{ユーザーID}}_専用フォルダという名称で設定してみました。

Yoomでは、編集欄をクリックし、プルダウンメニューから該当の項目を選択する操作がよく発生します。

• 作成先のフォルダID
• 新規作成するフォルダの親フォルダを指定します。編集欄をクリックすると【フォルダの候補】が表示されるので、選択しましょう。

設定ができたらテストボタンをクリックします。
成功すると、指定した親フォルダ内に新規フォルダが作成されます。

Google Driveを開き、設定した内容でフォルダが作成されているか確認してみましょう。
今回は以下のとおり作成されていました。

設定した名称も正しく反映されていますね。

問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。

ステップ5（最終）:アプリトリガーをONにする

全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。

トリガーのON/OFFは右上のトグルから切り替えが可能です。
プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。

Google WorkspaceやGoogle Driveを使用したその他の便利な自動化例

今回ご紹介したGoogle WorkspaceやGoogle Driveとの連携以外にも、たとえばチャットツールへ通知を送ったり、フォームの回答をもとにデータを整理したりすることも可能です。

このように、Google関連のAPIを活用することで、さまざまな業務をノーコードで自動化できます。気になる連携があれば、ぜひ一度試してみてください！

Google Workspaceを使ったその他の自動化例

Google Workspaceを起点とした業務自動化は、ユーザー登録や従業員管理の負担を軽減します。

たとえば、フォームの回答に応じたユーザー追加や、登録と同時に他ツールへの通知を行うテンプレートを使えば、オンボーディングやチーム間の情報共有がスムーズに。手動対応の手間を省き、作業ミスも防げます。管理業務を効率化したい方にぴったりです。

Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する

試してみる

---

■概要
「Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する」ワークフローは、新しい従業員の登録プロセスをスムーズに自動化する業務ワークフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームを利用して新規従業員の情報を収集している人事担当者の方
• Google WorkspaceとGoogleフォームを連携させて業務を効率化したいチームリーダーの方
• 新入社員の登録プロセスを標準化・自動化したい経営者の方

‍
■このテンプレートを使うメリット

Googleフォームで収集した従業員情報を活用して、Google Workspaceに自動的に新しい従業員を追加することができます。
これにより、担当者は手動での入力作業を減らし、エラーを防ぐことで管理業務の効率化を実現します。特に人事担当者やチームリーダーにとって、日々の登録業務を簡単かつ確実に行える便利なワークフローです。一貫した手続きが実現することで、新しい管理者への引き継ぎもスムーズになります。

詳細を見る 試してみる

Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加する

試してみる

---

■概要

Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加するフローです。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

1.Google スプレッドシートを用いて業務を行う方

・Google スプレッドシートでメンバー情報を一元管理しているバックオフィス担当者

・Google スプレッドシートに入力された内容を使って、自動的に複数の処理を実行したいチーム管理者

‍

2.Google Workspaceを日常的に活用している方

・Google Workspaceへのユーザー登録に手間を感じている人事担当者

・新しいチームメンバーをGoogle Workspaceに招待し忘れてしまったことがある方

‍‍

■このテンプレートを使うメリット

Google Workspaceは、複数のメンバーで共同作業をする上で効果的なツールです。
しかし、ユーザー追加の度に対応が必要となり、効率化を図りたいと考えているかもしれません。

このテンプレートは、Google スプレッドシートにユーザー情報が追加されたら自動でGoogle Workspaceにユーザーを追加することができます。
Google Workspaceでの手動による対応が不要となるため、重要な作業に注力することができます。

また、コミュニケーションツールと連携することで、追加したユーザー情報の共有も自動化することが可能です。

‍

■注意事項

・Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。

・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する

試してみる

---

■概要

Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

1.グループウェアとしてGoogle Workspaceを採用している企業

・従業員の入社時にスムーズな情報共有を実現したいバックオフィス担当者

‍

2.Gmailを日常的に利用することが多い方

・定型的なメールの送信作業を自動化して効率的に業務を進めたい方

・GmailとGoogle Workspaceを連携して入社手続きを自動化したい企業の採用担当者

‍

■このテンプレートを使うメリット

「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」という自動化フローを導入することで、企業は数多くのメリットを享受できます。
まず、業務プロセスの効率化です。新入社員の登録と同時に自動的にメールが送信されるため、人事担当者が一つ一つ手動でメールを送信する手間を削減できます。
これにより、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。

また、メールの送信が自動化されることで、通知漏れが防げるのも大きな利点です。どの従業員にも確実に情報が伝わるため、入社初日からスムーズなスタートを切ることができるでしょう。

‍

■注意事項

・Google WorkspaceとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。

・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

---

■概要

新しいメンバーが入社するたびに、利用している各ツールへの情報共有を手作業で行っていませんか。
特にGoogle WorkspaceとMicrosoft Teamsを併用している環境では、ユーザー登録後に手動で通知する手間や、共有漏れのリスクが課題になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたタイミングで、自動的にMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知でき、迅速かつ正確な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google WorkspaceとMicrosoft Teamsを使い、新メンバーの受け入れ対応を行っている方
• メンバー追加のたびに発生する手作業での通知業務をなくし、効率化したいと考えている方
• 情報共有の漏れや遅延を防ぎ、スムーズなオンボーディングを実現したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceへのユーザー登録を起点に自動で通知が実行されるため、これまで手動通知にかけていた作業時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による通知漏れや連絡先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者へ確実な情報共有を行うことで業務の標準化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知したい内容を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Workspaceのトリガーは、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションにも変更可能です。
  これにより、既存ユーザーの部署異動などがあった際にも通知できます。
• Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先となるチームIDとチャネルIDを候補の中から任意で選択します。

■注意事項

• Google Workspace、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

詳細を見る 試してみる

Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加する

試してみる

---

■概要

Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加するフローです。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

1.Google Workspaceを使って業務を進めている方

・Googleのツールを活用し、業務を進めているチームメンバー

・進捗管理やタスク管理でGoogleのツールを活用しているプロジェクトマネージャー

‍

2.Notionデータベースを業務で扱う方

・Notionデータベースで従業員情報を管理しているデータ管理者の方

‍‍

■このテンプレートを使うメリット

従業員情報を管理する上で、Google WorkspaceとNotionを活用している場合、従業員の追加漏れで同期が取れないケースがあります。
このため、どちらかのツールに従業員が追加されたら自動的に同期を取れるようにしたいと感じているかもしれません。

このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が追加されたら、自動的にNotionにも追加することができるため、手動による追加作業が不要となり、効率的に管理業務を進めることができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで従業員の追加情報を特定のメンバーに通知することもできるため、スピーディーな情報連携が可能になります。

‍

■注意事項

・Google Workspace、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。

・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

詳細を見る 試してみる

 

Google Driveを使ったその他の自動化例

Google Driveと他のサービスを連携させることで、ファイルの保存や通知業務を自動化できます。

たとえば、SalesforceやZoomなどで発生するファイルの管理をDriveに任せたり、SlackやNotionに自動通知・記録することが可能です。業務のスピードアップと共有ミスの防止に貢献し、チーム全体の連携もより円滑になります。

Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

試してみる

---

■概要

Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業

・取引先ごと情報管理を行う業務担当

・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方

・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方

‍

2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方

・担当企業ごとのフォルダを作成している方

・管理するデータをわかりやすく共有したい方

‍‍

■このテンプレートを使うメリット

Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。

チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。

‍

■注意事項

・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Zoomミーティング終了後レコーティングファイルを取得して、Google Driveに格納する

試してみる

---

■概要

Zoomでのミーティング後、レコーディングファイルを手動でダウンロードし、Google Driveへアップロードする作業に手間を感じていませんか。
また、対応漏れやアップロード先の間違いなど、ヒューマンエラーが発生することもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了すると自動でレコーディングファイルを取得し、指定のGoogle Driveフォルダへ格納する一連の流れを自動化し、これらの課題を円滑に削減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomミーティングのレコーディングを、議事録やナレッジとしてチームで共有している方
• 手作業でのファイル管理に非効率を感じ、自動化による業務改善を検討している方
• 重要なレコーディングファイルの保存し忘れや、共有漏れなどのミスを未然に防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomミーティング終了後に自動でレコーディングが保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
• 手作業で起こりうる保存し忘れやアップロード先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定します
4. 続けて、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティングのホストをメールアドレスで指定することが可能です。
• Google Driveへのファイルアップロード時に、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。ミーティング情報などをファイル名に含めることで、後の管理が容易になります。

■注意事項

• Zoom、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。

詳細を見る 試してみる

Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する

試してみる

---

■概要

Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとGoogle Chatを連携させ、情報共有を円滑にしたいと考えている方
• 手作業による通知の手間や、共有漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
• チーム内でのファイル共有プロセスを標準化し、業務効率を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイル作成時に自動で通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
• 通知プロセスが自動化されることで、連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。この際、監視対象としたいフォルダを指定します
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したい内容を記述します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatへの通知設定では、メッセージを送付したいスペースやダイレクトメッセージを任意で指定することが可能です
• 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定できるだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込み、動的な内容にすることもできます

■注意事項

• Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。 

詳細を見る 試してみる

Google Driveに新規ファイルが追加されたらNotionにレコードを作成する

試してみる

---

■概要

Google Driveに新しいファイルを追加するたびに、その情報を手動でNotionのデータベースに転記していませんか？この作業は定型的でありながら、情報の入力漏れやミスが発生しやすく、手間のかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、自動でNotionにレコードが作成されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとNotionでファイル管理を行い、手作業での情報転記に手間を感じている方
• チーム内のファイル共有プロセスを自動化し、情報共有の漏れをなくしたいと考えている方
• SaaS間の連携によって業務を効率化する、具体的な方法を探しているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルが追加されると自動でNotionへレコードが作成されるため、これまで手作業に費やしていた転記作業の時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、ファイル名やURLの入力間違いや、レコードの作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル・フォルダ情報を取得」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルの詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したファイル情報をデータベースに反映させます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、ファイルの追加を監視したい特定のフォルダを任意で設定してください。
• Notionのオペレーション設定では、レコードを追加したいデータベースを任意で指定してください。
• Notionデータベースの各プロパティ（項目）に、トリガーとなったGoogle Driveから取得したどの情報（ファイル名やURLなど）を反映させるか任意で設定してください。

■注意事項

• Google DriveとNotionをYoomに連携させる必要があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください

詳細を見る 試してみる

まとめ

Google Workspaceのユーザー登録とGoogle Driveのフォルダ作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた煩雑なフォルダ管理業務から解放され、設定ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより情報システム担当者や各部門の管理者は、新メンバーの受け入れ準備を迅速かつ正確に行えるようになり、より戦略的な業務や本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。

もしGoogle WorkspaceやGoogle Driveを活用した業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問