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Google Workspaceで新しいユーザーが追加されるたびに手動でGoogle Driveに専用フォルダを作成し適切な権限を設定する作業に手間を感じたり、異動やプロジェクト参加のたびにフォルダ作成に追われて本来の業務が滞ってしまったりしていませんか？
あるいは、フォルダの命名規則の統一が難しかったり、共有設定のミスによって、思わぬ情報の扱いミスが発生する可能性も否定できません。
もし、Google Workspaceにユーザーが登録されたタイミングで、自動的にGoogle Driveに必要なフォルダが作成され、適切な共有設定まで完了する仕組みを導入することで、こうしたフォルダ管理の手間から自然に解放され、新メンバーのオンボーディング支援や、より戦略的なIT管理業務に注力できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化設定は、ノーコードで簡単に導入でき、時間もかかりません。ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle Workspaceのユーザー登録と連動してGoogle Driveのフォルダを自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 新しい従業員の追加やプロジェクトメンバーの変更に伴い、Google Workspace でユーザーアカウントが作成されるたびに、手動でGoogle Drive に関連フォルダを作成していませんか？このような定型的な作業は手間がかかり、他の重要な業務への集中を妨げる一因となることがあります。このワークフローを活用すれば、Google Workspace へのユーザー登録をトリガーとして、Google Drive に特定のフォルダを自動で作成し、こうした課題を解決できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Google WorkspaceとGoogle Driveの連携を自動化する方法
Google Workspaceでのユーザー管理や情報更新をトリガーに、Google Driveでフォルダ作成やファイル操作を自動化する方法は多岐にわたります。
手作業による管理の手間を減らし、情報整理の効率も高まるため、ここでは代表的な自動化例をいくつかご紹介します！気になる内容があれば、ぜひチェックしてみてください。
Google Driveでフォルダを自動作成する
Google Workspaceに新しいユーザーが追加された際にそのユーザー専用のGoogle Driveフォルダを自動的に作成すると、手作業によるフォルダ作成の手間や設定ミスがなくなり、新メンバーがすぐに業務を開始できる環境が整います。
■概要 新しい従業員の追加やプロジェクトメンバーの変更に伴い、Google Workspace でユーザーアカウントが作成されるたびに、手動でGoogle Drive に関連フォルダを作成していませんか？このような定型的な作業は手間がかかり、他の重要な業務への集中を妨げる一因となることがあります。このワークフローを活用すれば、Google Workspace へのユーザー登録をトリガーとして、Google Drive に特定のフォルダを自動で作成し、こうした課題を解決できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Google Driveでのフォルダ作成をメールで通知する
Google Workspaceのユーザー登録に応じてGoogle Driveにフォルダが作成されたことをGmailなどのメールツールを通じて関係者に自動で通知することで、フォルダ作成の完了を確実に伝え情報共有の遅延を防ぎます。
■概要 新しいユーザーがGoogle Workspaceに登録されるたびに、手作業でGoogle Driveに専用フォルダを作成し、関係者にGmailで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、迅速な情報共有やアクセス権管理が求められる場面では、これらの作業の遅延やミスが業務全体の効率を低下させる要因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をトリガーとして、Google Driveでのフォルダ作成とGmailでの通知までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Google Driveでのフォルダ作成をチャットツールで通知する
Google Workspaceのユーザー登録に応じてGoogle Driveにフォルダが作成されたことをSlackなどのチャットツールに自動で通知することで、チーム内での情報共有を迅速化しコラボレーションを促進します。
■概要 新しいユーザーがGoogle Workspaceに追加されるたび、手動でGoogle Driveに専用フォルダを作成し、関係者にSlackで通知する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をトリガーに、Google Driveでのフォルダ作成とSlackへの通知が自動化され、これらの課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Google Workspaceのユーザー登録からDriveフォルダを自動作成するフローを作ってみよう
それではここから、代表的な例として「Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、そのユーザー専用のGoogle Driveフォルダを自動作成するフロー」について解説していきます。
この自動化により、手作業でのフォルダ作成や権限設定の手間を大幅に削減でき、ヒューマンエラーの防止にもつながります。
なお、この設定はYoomを使ってノーコードで進めていきます！まだYoomのアカウントをお持ちでない方は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 新しい従業員の追加やプロジェクトメンバーの変更に伴い、Google Workspace でユーザーアカウントが作成されるたびに、手動でGoogle Drive に関連フォルダを作成していませんか？このような定型的な作業は手間がかかり、他の重要な業務への集中を妨げる一因となることがあります。このワークフローを活用すれば、Google Workspace へのユーザー登録をトリガーとして、Google Drive に特定のフォルダを自動で作成し、こうした課題を解決できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ステップ1:マイアプリ連携の設定
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Google Workspace
こちらの画面が表示されたらGoogle アカウントにサインインするボタンから連携に進みます。
次の画面から、連携するメールアドレスとパスワードを入力します。
ログイン後は、そのまま権限の付与に進んでください。
権限の付与を行うとマイアプリ登録完了です。
Google Drive
こちらの画面が表示されたらGoogle アカウントにサインインするボタンから連携に進みます。
「Sign in with Google」をクリックすると、次の画面から、連携するメールアドレスとパスワードを入力する画面が表示されます。Googleサービスの連携ステップは基本的に同じ流れのため解説を割愛します。
同様にアクセス権限の付与まで進めるとマイアプリ連携の完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
■概要 新しい従業員の追加やプロジェクトメンバーの変更に伴い、Google Workspace でユーザーアカウントが作成されるたびに、手動でGoogle Drive に関連フォルダを作成していませんか？このような定型的な作業は手間がかかり、他の重要な業務への集中を妨げる一因となることがあります。このワークフローを活用すれば、Google Workspace へのユーザー登録をトリガーとして、Google Drive に特定のフォルダを自動で作成し、こうした課題を解決できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「ユーザーが登録されたら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。
この工程では、Webhookを使ってGoogle Workspaceに新しく追加されたユーザーを検知する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）アプリトリガーのAPI接続設定
いきなりテストボタンが表示されていますが、このテストは、Google WorkspaceのDirectory APIを使って「ユーザー情報の変更や追加などのイベントをリアルタイムに検知するWebhook通知の設定」が正しく行われるかどうかを確認するものです。
テストボタンをクリックします。テストに成功すると、以下のように表示されます。
この結果は、「Google Workspaceでユーザーが追加されたときに通知を受け取る設定（Webhook）」が正常に登録・接続されていることを示しています。
つまり、今後「ユーザーが追加されたとき」に、このWebhook設定に基づいて外部のアプリやフローに通知が飛ぶ準備ができた、ということになります。
次へをクリックします。
（3/3）アプリトリガーのAPI接続設定
Webhookのテストが成功したら、Google Workspaceに新規ユーザー（テスト用でOKです）を追加してください。
追加したら、正しく検知できるかテストします。
テストボタンをクリックします。成功すると、新規ユーザーの情報が取得できます。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
この値は、後の工程で引用します。
保存をクリックして次の工程に進みましょう。
ステップ4：アプリと連携する「フォルダを作成する」
テンプレートの3つ目をクリックします。この操作では、Google Driveの指定フォルダ内に、任意の名称の新規フォルダを作成する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へ ボタンをクリックします。
（2/2）API接続設定
編集欄をクリックすると、プルダウンメニューが表示されます。その中に、前の工程で取得した値の引用コードが格納されています。選択すると、編集欄に埋め込まれる仕組みです。
今回は、フォルダ名を{{作成日}}_{{ユーザーID}}というルールで設定してみました。
Yoomでは、編集欄をクリックし、プルダウンメニューから該当の項目を選択する操作がよく発生します。
設定ができたらテストボタンをクリックします。成功すると、指定した親フォルダ内に新規フォルダが作成されます。
Google Drive内でフォルダの作成が確認できました。
保存するボタンをクリックしてください。
ステップ5（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
Google WorkspaceやGoogle Driveを使用したその他の便利な自動化例
今回ご紹介したGoogle WorkspaceやGoogle Driveとの連携以外にも、たとえばチャットツールへ通知を送ったり、フォームの回答をもとにデータを整理したりすることも可能です。
このように、Google関連のAPIを活用することで、さまざまな業務をノーコードで自動化できます。気になる連携があれば、ぜひ一度試してみてください！
Google Workspaceを使ったその他の自動化例
Google Workspaceを起点とした業務自動化は、ユーザー登録や従業員管理の負担を大幅に軽減します。
たとえば、フォームの回答に応じたユーザー追加や、登録と同時に他ツールへの通知を行うテンプレートを使えば、オンボーディングやチーム間の情報共有がスムーズに。 手動対応の手間を省き、作業ミスも防げます。管理業務を効率化したい方にぴったりです。
■概要 Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Google Workspaceを使って業務を進めている方 ・Googleのツールを活用し、業務を進めているチームメンバー ・進捗管理やタスク管理でGoogleのツールを活用しているプロジェクトマネージャー 2.Notionデータベースを業務で扱う方 ・Notionデータベースで従業員情報を管理しているデータ管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット 従業員情報を管理する上で、Google WorkspaceとNotionを活用している場合、従業員の追加漏れで同期が取れないケースがあります。 このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が追加されたら、自動的にNotionにも追加することができるため、手動による追加作業が不要となり、効率的に管理業務を進めることができます。 ■注意事項 ・Google Workspace、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.グループウェアとしてGoogle Workspaceを採用している企業 ・従業員の入社時にスムーズな情報共有を実現したいバックオフィス担当者 2.Gmailを日常的に利用することが多い方 ・定型的なメールの送信作業を自動化して効率的に業務を進めたい方 ・GmailとGoogle Workspaceを連携して入社手続きを自動化したい企業の採用担当者 ■このテンプレートを使うメリット 「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」という自動化フローを導入することで、企業は数多くのメリットを享受できます。 また、メールの送信が自動化されることで、通知漏れが防げるのも大きな利点です。どの従業員にも確実に情報が伝わるため、入社初日からスムーズなスタートを切ることができるでしょう。 ■注意事項 ・Google WorkspaceとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 新しいメンバーが入社するたびに、利用している各ツールへの情報共有を手作業で行っていませんか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Google スプレッドシートを用いて業務を行う方 ・Google スプレッドシートでメンバー情報を一元管理しているバックオフィス担当者 ・Google スプレッドシートに入力された内容を使って、自動的に複数の処理を実行したいチーム管理者 2.Google Workspaceを日常的に活用している方 ・Google Workspaceへのユーザー登録に手間を感じている人事担当者 ・新しいチームメンバーをGoogle Workspaceに招待し忘れてしまったことがある方 ■このテンプレートを使うメリット Google Workspaceは、複数のメンバーで共同作業をする上で効果的なツールです。 このテンプレートは、Google スプレッドシートにユーザー情報が追加されたら自動でGoogle Workspaceにユーザーを追加することができます。 また、コミュニケーションツールと連携することで、追加したユーザー情報の共有も自動化することが可能です。 ■注意事項 ・Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。 Googleフォームで収集した従業員情報を活用して、Google Workspaceに自動的に新しい従業員を追加することができます。
このため、どちらかのツールに従業員が追加されたら自動的に同期を取れるようにしたいと感じているかもしれません。
また、コミュニケーションツールと連携することで従業員の追加情報を特定のメンバーに通知することもできるため、スピーディーな情報連携が可能になります。
まず、業務プロセスの効率化です。新入社員の登録と同時に自動的にメールが送信されるため、人事担当者が一つ一つ手動でメールを送信する手間を削減できます。
これにより、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。
特にGoogle WorkspaceとMicrosoft Teamsを併用している環境では、ユーザー登録後に手動で通知する手間や、共有漏れのリスクが課題になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたタイミングで、自動的にMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知でき、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
これにより、既存ユーザーの部署異動などがあった際にも通知できます。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
しかし、ユーザー追加の度に対応が必要となり、効率化を図りたいと考えているかもしれません。
Google Workspaceでの手動による対応が不要となるため、重要な作業に注力することができます。
「Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する」ワークフローは、新しい従業員の登録プロセスをスムーズに自動化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
これにより、担当者は手動での入力作業を減らし、エラーを防ぐことで管理業務の効率化を実現します。特に人事担当者やチームリーダーにとって、日々の登録業務を簡単かつ確実に行える便利なワークフローです。一貫した手続きが実現することで、新しい管理者への引き継ぎもスムーズになります。
Google Driveを使ったその他の自動化例
Google Driveと他のサービスを連携させることで、ファイルの保存や通知業務を自動化できます。
たとえば、SalesforceやZoomなどで発生するファイルの管理をDriveに任せたり、SlackやNotionに自動通知・記録することが可能です。業務のスピードアップと共有ミスの防止に貢献し、チーム全体の連携もより円滑になります。
■概要 Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google Driveに新しいファイルを追加するたびに、その情報を手動でNotionのデータベースに転記していませんか？この作業は定型的でありながら、情報の入力漏れやミスが発生しやすく、手間のかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、自動でNotionにレコードが作成されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業 ・取引先ごと情報管理を行う業務担当 ・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方 ・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方 2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方 ・担当企業ごとのフォルダを作成している方 ・管理するデータをわかりやすく共有したい方 ■このテンプレートを使うメリット Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。 チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。 ■注意事項 ・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Zoomでミーティングが終了したらレコーティングファイルを取得して、Google Driveに連携して指定のフォルダに格納するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Zoomを使用したミーティングを頻繁に行う方 ・社内のミーティングを行う統括部門の方 ・ウェビナーなどを企画開催するプランナーや企画部門の方 ・Web面接を担当する人事部門の方 2.Google Driveによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者 ・会議の議事録を毎回格納する必要のある会議書記の方 ・プレゼンデータごとの質疑応答をまとめる書記業務の担当者 3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務効率化を目指している中小企業の経営者 ・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者 ■このテンプレートを使うメリット ・ミーティング終了後に自動でファイルの格納を行うので、手間が削減できます。 ・定型業務の自動化することによりDXを推進します。 ■注意事項
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
・Zoomと Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
Google Workspaceのユーザー登録とGoogle Driveのフォルダ作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた煩雑なフォルダ管理業務から解放され、設定ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
これにより情報システム担当者や各部門の管理者は、新メンバーの受け入れ準備を迅速かつ正確に行えるようになり、より戦略的な業務や本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしGoogle WorkspaceやGoogle Driveを活用した業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
