「また議事録作るの、自分か…」
Zoom会議が終わった瞬間、そんなため息をついていませんか？議事録の作成や要約、共有の作業は面倒でも避けられない作業ですよね、もし、この作業を自動化できたらと思っている方がいればこの記事が参考になるかもしれません。
たとえば、Zoomのミーティング終了をトリガーにして文字起こしから要約、さらにはGmailで情報共有をすることが可能です。また、普段使用しているコミュニケーションツールへの自動通知することやNotionなどのデータベースに議事録を保存するところまで自動化できます。もう「会議後に急いでまとめて送らなきゃ」と焦る必要はありません。
本記事では、そんな“議事録の自動化”を実現する具体的なテンプレートや連携フローについてご紹介します。興味のある方はぜひチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには「Zoomミーティング終了をトリガーに、音声を文字起こしして自動で他のツールへ保存や共有をする」業務フローのテンプレートが用意されています。今すぐ試してみたい方は、ぜひ以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Zoomミーティングが終了したら、議事録を作成してGmailで送信する
試してみる
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データから議事録を作成し、関係者に共有する作業に時間を要していませんか。手作業での文字起こしや要約、メール作成は手間がかかるだけでなく、共有の遅れや記載ミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、文字起こしから要約、Gmailでの共有までの一連のプロセスを自動化し、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方
- 会議後の情報共有を迅速かつ正確に行いたいチームリーダーやマネージャーの方
- 手作業による文字起こしやメール共有の非効率性を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング終了後の録画データ取得から文字起こし、要約、メール送信までが自動化され、議事録作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による文字起こしの誤りや、メールの宛先間違い、共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報共有の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」し、続けて「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」するアクションを設定します。
- 次に、Yoomの音声文字起こし機能で、ダウンロードした音声データを文字起こしします。
- 続いて、Yoomの要約機能で、文字起こししたテキストを要約します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを選択し、要約した内容などを本文に含めて、指定の宛先にメールを送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomの要約機能では、出力する文字数や形式など、要約する際の条件を任意でカスタムすることが可能です。
- Gmailでメールを送信するオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定できます。また、メールの件名や本文には、ミーティングの議題や参加者、要約結果といった前段のステップで取得した情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。 ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため） レコーディング情報を取得する際の注意点の詳細は、こちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoom会議の議事録作成・共有を自動化する様々な方法
Zoomミーティングが終わったら、議事録の作成から共有まで自動化することができます。
ここでは、会議の文字起こしや要約、そして様々なツールへの連携を自動で行う実際の自動化例をいくつか紹介していきます。
メールでの共有、チャットツールへの通知、データベースへの保存など、あなたの使い方に合った自動化フローを見つけて、日々の業務を効率化しましょう！
気になる自動化例をぜひお試しくださいね！
Zoom議事録をGmailやOutlookなどのメールツールで自動共有する
このテンプレートでは、Zoomミーティング終了後、自動で文字起こしされた議事録や要約、録画リンクなどをGmailやOutlookで送信して共有します。
手動でのメール作成や宛先設定、送信といった一連の手間が不要になり、すぐに会議内容を共有できるため、情報伝達の漏れを防ぎます。
Zoomミーティング終了後に録画リンクや議事録をOutlookで共有する
試してみる
■概要
Zoomミーティング終了後の情報共有、手作業で行っていませんか。録画を探し、議事録を作成して、Outlookでメールを作成・送信するといった一連の作業は、手間と時間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画データからAIが議事録を自動で作成し、Outlookで関係者へ共有するまでの一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの定例会議が多く、議事録の作成や情報共有に手間を感じている方
- 手作業による情報伝達で、共有漏れや遅延などの課題を抱えているチームリーダーの方
- Outlookを使った定型的なメール送信業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング後の録画共有から議事録作成、メール送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による共有内容の誤りや共有漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、続いて「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」します。
- 次に、音声文字起こし機能で、ダウンロードした録画データからテキストを抽出します。
- AI機能のアクションで、文字起こししたテキストを要約し、議事録を作成します。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションで、宛先や本文（要約した内容など）を設定し、メールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションでは、ミーティングIDにトリガーで取得した値を設定してください。
- 音声文字起こし機能では、音声ファイルに前段のオペレーションでダウンロードしたZoomのレコーディングファイルを選択します。
- AI機能で要約するテキストは、音声文字起こし機能によって出力されたテキストデータを選択してください。
- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文を任意に設定でき、AIによる要約結果など、前のステップで取得した情報を変数として組み込むことが可能です。
■注意事項
- ZoomとOutlookをYoomに連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomミーティングが終了したら、議事録を作成してGmailで送信する
試してみる
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データから議事録を作成し、関係者に共有する作業に時間を要していませんか。手作業での文字起こしや要約、メール作成は手間がかかるだけでなく、共有の遅れや記載ミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、文字起こしから要約、Gmailでの共有までの一連のプロセスを自動化し、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方
- 会議後の情報共有を迅速かつ正確に行いたいチームリーダーやマネージャーの方
- 手作業による文字起こしやメール共有の非効率性を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング終了後の録画データ取得から文字起こし、要約、メール送信までが自動化され、議事録作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による文字起こしの誤りや、メールの宛先間違い、共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報共有の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」し、続けて「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」するアクションを設定します。
- 次に、Yoomの音声文字起こし機能で、ダウンロードした音声データを文字起こしします。
- 続いて、Yoomの要約機能で、文字起こししたテキストを要約します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを選択し、要約した内容などを本文に含めて、指定の宛先にメールを送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomの要約機能では、出力する文字数や形式など、要約する際の条件を任意でカスタムすることが可能です。
- Gmailでメールを送信するオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定できます。また、メールの件名や本文には、ミーティングの議題や参加者、要約結果といった前段のステップで取得した情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。 ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため） レコーディング情報を取得する際の注意点の詳細は、こちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoom議事録をNotionやGoogle スプレッドシートなどのデータベースへ自動で保存する
Zoomミーティングが終了すると、自動で文字起こしと要約を行い、その内容をNotionのデータベースやGoogle スプレッドシートに情報を追加します。
手作業での転記ミスもなくなり議事録管理の効率が向上するため、会議の記録を一元管理でき、後から特定の会議内容を探したり、情報を分析したりする際に便利です。
Zoomミーティングが終了したら、議事録を作成してNotionに追加する
試してみる
■概要
Zoomミーティング後の議事録作成、録画を聞き直してNotionにまとめる作業に時間がかかっていませんか？このワークフローを活用することで、ミーティング終了をきっかけに、AIが自動で文字起こしと要約を行い、Notionに議事録ページを作成します。面倒な手作業から解放され、重要な議論の内容を速やかにチームへ共有することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZoomでのWebミーティングが多く、Notionへの議事録作成に手間を感じている方
- ミーティング内容の記録や共有の抜け漏れを防ぎ、情報共有を円滑にしたいチームリーダーの方
- AIを活用して議事録作成業務を効率化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング終了後の録画ダウンロードから文字起こし、Notionへの追加までが自動化されるため、議事録作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による文字起こしの聞き間違いや、Notionへの転記ミスなどを防ぎ、議事録の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションと「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、音声文字起こし機能の「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードした音声ファイルをテキスト化します。
- さらに、要約機能の「要約する」アクションで、文字起こししたテキストから議事録の要点を抽出します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約した内容などを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionの「レコードを追加する」アクションでは、議事録を追加したいデータベースを任意で設定してください。
- データベースの各項目（プロパティ）には、AIで要約した議事録の内容だけでなく、Zoomから取得したミーティングのトピックや開催日時などを自由に割り当てることが可能です。
■注意事項
- Zoom、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- ミーティングが終了したら・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため） レコーディング情報を取得する際の注意点の詳細は、こちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomが終了したら要約してGoogle スプレットシートに追加する
試してみる
◼️概要
Zoomで会話した内容を自動的に要約して文字起こしし、Google スプレットシートに記載します。
会話の聞き逃しを回避でき、Google スプレットシートにて管理できるので仕事の効率を上げることができます。
◼️注意事項
・ZoomとGoogle スプレットシートそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
・フリープラン、ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使
用することができます。
Zoom議事録をSlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールへ自動で共有する
このテンプレートを使えば、Zoomミーティング終了後に、自動で生成された議事録の文字起こしと要約を指定したSlackチャンネルやMicrosoft Teamsのチームへ通知することができます。
会議に参加できなかったメンバーへの情報共有がスムーズになるほか、議事録をもとにした議論をすぐに開始できるため、チーム内のコミュニケーション活性化にも繋がりますよ。
Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Slackに通知する
試してみる
■概要
Zoomでミーティングが終了したら自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomミーティングを頻繁に利用してSlackで情報共有するチーム
・ミーティングの内容を文字起こしして記録に残したい方
・議事録作成の手間を省いて業務効率を向上させたい方
・会議の内容をSlackでチームメンバーに共有したい方
2.会議の内容を分析・活用したい方
・文字起こしデータを分析して発言内容や議論の傾向を把握したい方
・自動要約機能で会議の要点を素早く把握して次のアクションに繋げたい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomはオンライン会議を効率的するツールですが、ミーティング終了後に議事録を作成するのは作成担当者は時間と手間がかかってしまい情報共有の遅れに繋がる可能性があります。
このフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了後に内容をAIで文字起こしと要約して議事録化したものをSlackに通知します。これによって作成担当者の手間を省くことができます。また、会議を欠席したメンバーもSlackで共有された情報を確認することで、議論の内容を把握してプロジェクトにスムーズに参加することができます。
■注意事項
・Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.会議の内容を迅速に共有し、チームの生産性を向上させたい方
- プロジェクトマネージャーやチームリーダー
- 部署やチーム全体で会議情報を共有する必要がある担当者
- 会議の内容を迅速かつ正確に記録したい方
2.手動での会議録の作成や共有を減らし、自動化したいと考えている方
- 業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者
- 会議の内容を迅速に要約し、共有することで時間を節約したい方
3.ZoomとMicrosoft Teamsを日常的に活用している方
- Zoomを利用してオンライン会議を頻繁に開催しているユーザー
- Microsoft Teamsを利用してチーム内のコミュニケーションや情報共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ミーティング終了後に自動的に文字起こしと要約を行うことで、人手による作業時間を大幅に節約することができます。
・AIオペレーションを使用して自動で文字起こしおよび要約することにより、会議での議論や決定事項を正確に記録することが可能です。
■注意事項
・Zoom、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zoomミーティングが終了したら、議事録を作成してGmailで送信するフローを作ってみよう
ここでは、Zoomミーティングが終了したタイミングで、AIが文字起こしと要約を行い、その結果をGmailで自動送信するフローの設定手順を解説します。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ZoomとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Zoomのトリガー設定およびアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Zoomミーティングが終了したら、議事録を作成してGmailで送信する
試してみる
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データから議事録を作成し、関係者に共有する作業に時間を要していませんか。手作業での文字起こしや要約、メール作成は手間がかかるだけでなく、共有の遅れや記載ミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、文字起こしから要約、Gmailでの共有までの一連のプロセスを自動化し、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方
- 会議後の情報共有を迅速かつ正確に行いたいチームリーダーやマネージャーの方
- 手作業による文字起こしやメール共有の非効率性を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング終了後の録画データ取得から文字起こし、要約、メール送信までが自動化され、議事録作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による文字起こしの誤りや、メールの宛先間違い、共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報共有の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」し、続けて「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」するアクションを設定します。
- 次に、Yoomの音声文字起こし機能で、ダウンロードした音声データを文字起こしします。
- 続いて、Yoomの要約機能で、文字起こししたテキストを要約します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを選択し、要約した内容などを本文に含めて、指定の宛先にメールを送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomの要約機能では、出力する文字数や形式など、要約する際の条件を任意でカスタムすることが可能です。
- Gmailでメールを送信するオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定できます。また、メールの件名や本文には、ミーティングの議題や参加者、要約結果といった前段のステップで取得した情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。 ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため） レコーディング情報を取得する際の注意点の詳細は、こちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ登録
まずは、マイアプリ登録を行いましょう。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
Zoomのマイアプリ登録
Zoomのマイアプリ登録から行っていきましょう。
アプリ一覧から「Zoom」を検索してください。
次にこちらの記事を参考にClient IDとClient secretを取得してください。
取得後にClient IDとClient secret入力したら右下の「追加」をクリックです。
次に進みましょう。
以下画面が出てきたら、「Allow」をクリックしたら完了です！
以上で「Zoom」のマイアプリ登録が完了です！
Gmailのマイアプリ登録
続いて、Gmailのマイアプリ登録です。
アプリの一覧から「Gmail」を検索してください。
以下の画面が出てきたら赤枠内の「 Sign in with Google」をクリックです。
使用したいGoogleアカウントを選択してください。
パスワードを入力して、Googleアカウントにログインしましょう。
以上で「Gmail」のマイアプリ登録が完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここからフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
Zoomミーティングが終了したら、議事録を作成してGmailで送信する
試してみる
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データから議事録を作成し、関係者に共有する作業に時間を要していませんか。手作業での文字起こしや要約、メール作成は手間がかかるだけでなく、共有の遅れや記載ミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、文字起こしから要約、Gmailでの共有までの一連のプロセスを自動化し、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方
- 会議後の情報共有を迅速かつ正確に行いたいチームリーダーやマネージャーの方
- 手作業による文字起こしやメール共有の非効率性を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング終了後の録画データ取得から文字起こし、要約、メール送信までが自動化され、議事録作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による文字起こしの誤りや、メールの宛先間違い、共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報共有の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」し、続けて「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」するアクションを設定します。
- 次に、Yoomの音声文字起こし機能で、ダウンロードした音声データを文字起こしします。
- 続いて、Yoomの要約機能で、文字起こししたテキストを要約します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを選択し、要約した内容などを本文に含めて、指定の宛先にメールを送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomの要約機能では、出力する文字数や形式など、要約する際の条件を任意でカスタムすることが可能です。
- Gmailでメールを送信するオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定できます。また、メールの件名や本文には、ミーティングの議題や参加者、要約結果といった前段のステップで取得した情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。 ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため） レコーディング情報を取得する際の注意点の詳細は、こちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ3：アプリのトリガー設定
「ミーティングが終了したら」をクリックしてください。
Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。
現在は「ミーティングが終了したら」「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションがZoomの有料プランのみの対応となっていますので、確認しましょう。
詳しくはこちらの記事をチェックしてくださいね。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進んで下さい。
続いて、API設定を行います。
トリガーの起動間隔をプルダウンから選択します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分から設定できます。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔がおすすめです。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
今回は「5分」の起動間隔に設定しました。
次にメールアドレスを入力してください。
Zoomアカウントのメールアドレスです。
最後にテストを行いましょう。
テストの成功画面を確認したら、取得した値を確認してください。
今回はテストを行えていないため出ていませんが、テストを行った際に取得した値の右横に値が出てくれば、OKです。
こちらの取得した値を活用して、フローを完成させていきます。
「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ4：ミーティングのレコーディング情報を取得する
次に「ミーティングのレコーディング情報を取得」をクリックです。
以下の画面が出て来たら、アカウント情報を確認して次に進みましょう。
続いて、API接続設定です。
ミーティングIDは、Zoomの会議のIDです。
ミーティングIDは取得した値から選択してください。
ここでも最後にテストを行いましょう。
テストが成功したら、「保存する」をクリックして次に進みます。
ステップ5：ミーティングのレコードファイルをダウンロード
続いて「ミーティングのレコーディングファイルをダ…」をクリックしてください。
以下の画面が出現したら、連携するアカウント情報を確認して次に進みます。
続いて、API接続設定です。
ダウンロードURLを設定します。
ZoomミーティングのレコーディングURLです。
ダウンロードURLを取得した値から選択してください。
テストを行いましょう。
テストが成功したら、「保存する」をクリックして次に進みます。
ステップ6：音声データを文字起こしする
次は「音声データを文字起こしする」をクリックしましょう。
OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
また、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
続いて、アクション選択の設定です。
アクションは、プルダウンから選択しましょう。
今回は「30分の文字起こし」を選びましたが、会議が60分の場合は「60分の文字起こし」を選択するのがおすすめです。
以下の画面を確認したら、次に進んで下さい。
詳細を設定します。
まずはファイルの添付方法です。
以下のように設定しましょう。
言語を選びましょう。
今回は「日本語」を選択しました。
テストを行いましょう。
テストが成功したら以下の画面が出現します。
取得した値を確認後、「保存する」をクリックして、次に進みます。
ステップ7：要約する
次に「要約する」をクリックです。
以下の画面を確認したら、次に進みます。
詳細を設定します。
要約対象のテキストには、文字起こしの解析結果を選択しましょう。
取得した値から「解析結果」を選んでください。
文字数を設定します。
内容に合わせて、文字数を入力してください。
今回は300文字に設定しましたが、文字数が多い場合は500文字でもいいかもしれませんね。
要約の条件は、要約の際の条件のことです。
会議の内容の要約のため、箇条書きにまとめてもらうのもいいかもしれまんね。
言語を日本語以外にしたい場合は、言語の欄に入力してみてください。
最後にテストを行ってみてくださいね。
テスト成功画面が出てきたら「保存する」をクリックして次に進みましょう。
ステップ8：メールを送る
「メールを送る」をクリックしてください。
続いて、通知用のメールの内容を設定していきます。
連携するアカウント情報を確認して、下にスクロールしてください。
Toにはメールアドレスを入力してください。
件名は設定例を参考に入力してください。
今回は「【要確認】トピック_議事録」に設定しました。
トピックは取得した値から選択しました。
次はメールの本文です。
設定例を参考に入力してください。
{{二重カッコ}}の部分は取得した値から引用しています。
要約結果はメール本文に必ず入れるのがおすすめです。
こちらも取得した値の「要約結果」から入力可能です。
レコーディングの共有用URLと閲覧用パスコードも取得した値から選択できます。
ここまで設定したら、次へ進みましょう。
メールの内容を確認後、テストします。
ちなみに今回は取得した値は反映されていませんが、通常のテストの際は反映されますので、設定した通りにメール本文が入っているか確認してください。
テストが成功したら、メールが届いているかも確認してみてください。
「保存する」をクリックしてください。
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ステップ9：フローボットの自動化設定
最後に以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！
ZoomのAPIを使ったその他の自動化例
ZoomのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Zoomを使った自動化例
Zoomミーティング終了後に録画データをDropboxへ自動保存したり、SalesforceやGoogle フォーム、Jotformの情報をもとにZoom会議を自動作成することが可能です。また、Zoomウェビナー終了後にはHubSpotで参加者情報を自動登録するなど、他ツールと組み合わせた連携も柔軟に対応できます。
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleフォームを活用している方
・Googleフォームを情報収集のツールとして利用している方
2.Zoomでミーティングを開催している方
・手動によるZoomへの操作を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomの会議を作成する際に手動で登録する必要があり、Googleフォームで収集した情報を元に入力している場合、時間がかかり手間だと感じているかもしれません。
[Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成する]を活用することで、自動でZoomの会議をすることができ、手動による入力作業を効率化します。
また、入力誤りなどのヒューマンエラーを防止できるため、管理工数を削減することが可能です。
■注意事項
・Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Jotformの回答をもとに、Zoomの会議を作成し、通知する
試してみる
■概要
Jotformで受け付けたイベント予約や面談希望に対し、都度Zoomの会議URLを発行して連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業では対応の遅れやURLの送付ミスなども起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Jotformへの回答が送信されるだけでZoomの会議作成から通知までを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受け付けた申し込みに対し、都度手動でZoom会議を作成している方
- 会議URLの連絡ミスや対応遅れを防ぎ、スムーズな日程調整を実現したい方
- JotformとZoom、Slackを連携させ、定型業務の自動化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformへの回答をトリガーにZoom会議の作成と通知が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による会議設定やURLのコピー＆ペーストが不要になり、入力ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Jotform、Zoom、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、フォームで送信された内容を取得します。
- オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、取得した回答内容をもとに会議を作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成されたZoom会議のURLなどを指定のチャンネルへ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、自動化の対象とするフォームを任意で選択してください。フォーム内の質問項目や回答形式も自由にカスタマイズ可能です。
- Zoomのミーティング作成アクションでは、会議のトピックや議題にJotformで取得した情報を動的に埋め込んだり、固定の案内文を設定したりできます。
- Slackでメッセージを送信するアクションでは、通知したいチャンネルや、送信するメッセージの本文などを任意で設定してください。
■注意事項
- Jotform、Zoom、SlackとYoomを連携してください。
Salesforceから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する
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■概要
Salesforceで顧客情報を管理し、Zoomでオンライン会議を行う際、手作業で会議URLを発行して情報を転記する作業に手間を感じていませんか。こうした個別の作業は、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションの時間を奪ってしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、Salesforce上の情報をもとにZoomの会議URLが自動で作成されるため、日程調整にかかる作業を効率化し、よりスムーズな営業活動を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとZoomを利用したオンライン会議の日程調整を効率化したい営業担当者の方
- 手作業によるURL発行や情報転記によるミスをなくし、顧客対応を円滑にしたい方
- 営業チーム全体の業務プロセスを標準化し、生産性の向上を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceから直接Zoomミーティングを作成できるため、アプリ間の手作業による情報転記がなくなり、日程調整にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるURLの発行漏れや、会議情報の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、一貫した品質での顧客対応を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カスタムオブジェクトのレコードから起動」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報を活用して会議を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、利用環境に合わせてマイドメインURL、カスタムオブジェクトのAPI参照名、起動ページのURLサンプルを任意で設定してください。
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、Salesforceから取得した情報を活用し、ミーティングのトピックや説明などを任意の内容に設定できます。
■注意事項
- SalesforceとZoomのそれぞれと、Yoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Salesfoece上から直接トリガーを起動させることができます。
Zoomのウェビナーが終了したら、HubSpotで参加者情報をコンタクトに登録する
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■概要
Zoomでのウェビナー開催後、参加者リストをHubSpotへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的ながらも重要な作業は、時間や手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを招く原因にもなりがちです。このワークフローを活用すると、ウェビナー終了をきっかけに参加者情報をHubSpotへ自動で登録できます。これにより、手作業による負担やミスを解消して、より迅速なフォローアップ活動を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナーを定期的に開催し、参加者管理を効率化したいマーケティング担当者の方
- HubSpotへのリード情報登録を手作業で行っており、工数削減を目指しているご担当者の方
- ウェビナー後の迅速なアプローチで、商談化率の向上を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ウェビナー終了後に参加者情報が自動で登録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- システムが情報を正確に連携するため、手作業による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客データの質を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのZoomアカウントとHubSpotアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」フローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナーの参加者情報を取得する」アクションを設定します。
- 取得した複数の参加者情報に対して処理を行うため、オペレーションで「繰り返し処理」を設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中でHubSpotの「コンタクトを作成」アクションを設定し、参加者一人ひとりの情報をHubSpotに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのウェビナー登録フォームで収集する参加者情報（氏名、会社名、役職など）の項目は、任意でカスタマイズが可能です。
- HubSpotにコンタクトを登録する際、Zoomから取得したどの情報をHubSpotのどのコンタクトプロパティに割り当てるか、任意で設定してください。
■注意事項
- Zoom、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する
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■概要
Zoomでのミーティング後、録画データを手動でダウンロードし、Dropboxなどのストレージサービスに保存する作業は、件数が増えると大きな手間になるのではないでしょうか。また、保存のし忘れやファイル名の付け間違いといったミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画データを自動でDropboxに保存できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、録画データのダウンロードや共有に手間を感じている方
- 手作業によるファイルのアップロードで、保存漏れなどのミスを防ぎたい方
- ZoomとDropboxを連携させ、議事録やナレッジの管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティングが終了すると、録画データが自動でDropboxに保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのアップロード作業が不要になることで、保存のし忘れやファイル名の誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、録画情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomの各オペレーションでは、トリガーで取得した情報をもとに、対象となるミーティングIDやレコーディングのダウンロードURLを設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名は固定のテキストだけでなく、ミーティングのトピックや開催日時といった情報を組み合わせて任意に設定することが可能です。
■注意事項
- Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
- クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご確認ください。
まとめ
この記事では、「Zoomミーティング終了時に議事録を自動作成する方法」について、プログラミング不要で実現する具体的な手順をご紹介しました。
Zoomのミーティング終了をトリガーに、録画データの取得・文字起こし・要約・共有までを一連のフローで自動化することで、会議後の作業時間を減らすことができます。議事録の共有漏れや転記ミスを防ぐことにもつながり、チーム全体の情報共有がスムーズになるはずです。
Yoomには、今回ご紹介した議事録自動作成以外にも、Zoomと連携したさまざまな業務自動化テンプレートが揃っています。たとえば、フォーム送信をきっかけにZoom会議を作成したり、ウェビナー後に参加者情報を自動登録したりと、柔軟に業務に組み込むことが可能です。
「議事録作成が負担」「会議情報をチームでスムーズに共有したい」「後から会議内容を見返したい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用した自動化を試してみてください。
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