Zoom議事録をNotionやGoogle スプレッドシートなどのデータベースへ自動で保存する
Zoomミーティングが終了すると、自動で文字起こしと要約を行い、その内容をNotionのデータベースやGoogle スプレッドシートに情報を追加します。
手作業での転記ミスもなくなり議事録管理の効率が向上するため、会議の記録を一元管理でき、後から特定の会議内容を探したり、情報を分析したりする際に便利です。
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「また議事録作るの、自分か…」
Zoom会議が終わった瞬間、そんなため息をついていませんか？議事録の作成や要約、共有の作業は面倒でも避けられない作業ですよね、もし、この作業を自動化できたらと思っている方がいればこの記事が参考になるかもしれません。
たとえば、Zoomのミーティング終了をトリガーにして文字起こしから要約、さらにはGmailで情報共有をすることが可能です。また、普段使用しているコミュニケーションツールへの自動通知することやNotionなどのデータベースに議事録を保存するところまで自動化できます。もう「会議後に急いでまとめて送らなきゃ」と焦る必要はありません。
本記事では、そんな“議事録の自動化”を実現する具体的なテンプレートや連携フローについてご紹介します。興味のある方はぜひチェックしてみてください！
Yoomには「Zoomミーティング終了をトリガーに、音声を文字起こしして自動で他のツールへ保存や共有をする」業務フローのテンプレートが用意されています。今すぐ試してみたい方は、ぜひ以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Zoomミーティングが終わったら、議事録の作成から共有まで自動化することができます。
ここでは、会議の文字起こしや要約、そして様々なツールへの連携を自動で行う実際の自動化例をいくつか紹介していきます。
メールでの共有、チャットツールへの通知、データベースへの保存など、あなたの使い方に合った自動化フローを見つけて、日々の業務を効率化しましょう！
気になる自動化例をぜひお試しくださいね！
このテンプレートでは、Zoomミーティング終了後、自動で文字起こしされた議事録や要約、録画リンクなどをGmailやOutlookで送信して共有します。
手動でのメール作成や宛先設定、送信といった一連の手間が不要になり、すぐに会議内容を共有できるため、情報伝達の漏れを防ぎます。
Zoomミーティングが終了すると、自動で文字起こしと要約を行い、その内容をNotionのデータベースやGoogle スプレッドシートに情報を追加します。
手作業での転記ミスもなくなり議事録管理の効率が向上するため、会議の記録を一元管理でき、後から特定の会議内容を探したり、情報を分析したりする際に便利です。
このテンプレートを使えば、Zoomミーティング終了後に、自動で生成された議事録の文字起こしと要約を指定したSlackチャンネルやMicrosoft Teamsのチームへ通知することができます。
会議に参加できなかったメンバーへの情報共有がスムーズになるほか、議事録をもとにした議論をすぐに開始できるため、チーム内のコミュニケーション活性化にも繋がりますよ。
ここでは、Zoomミーティングが終了したタイミングで、AIが文字起こしと要約を行い、その結果をGmailで自動送信するフローの設定手順を解説します。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずは、マイアプリ登録を行いましょう。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
Zoomのマイアプリ登録から行っていきましょう。
アプリ一覧から「Zoom」を検索してください。
次にこちらの記事を参考にClient IDとClient secretを取得してください。
取得後にClient IDとClient secret入力したら右下の「追加」をクリックです。
次に進みましょう。
以下画面が出てきたら、「Allow」をクリックしたら完了です！
以上で「Zoom」のマイアプリ登録が完了です！
続いて、Gmailのマイアプリ登録です。
アプリの一覧から「Gmail」を検索してください。
以下の画面が出てきたら赤枠内の「 Sign in with Google」をクリックです。
使用したいGoogleアカウントを選択してください。
パスワードを入力して、Googleアカウントにログインしましょう。
以上で「Gmail」のマイアプリ登録が完了です！
ここからフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
「ミーティングが終了したら」をクリックしてください。
Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。
現在は「ミーティングが終了したら」「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションがZoomの有料プランのみの対応となっていますので、確認しましょう。
詳しくはこちらの記事をチェックしてくださいね。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進んで下さい。
続いて、API設定を行います。
トリガーの起動間隔をプルダウンから選択します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分から設定できます。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔がおすすめです。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
今回は「5分」の起動間隔に設定しました。
次にメールアドレスを入力してください。
Zoomアカウントのメールアドレスです。
最後にテストを行いましょう。
テストの成功画面を確認したら、取得した値を確認してください。
今回はテストを行えていないため出ていませんが、テストを行った際に取得した値の右横に値が出てくれば、OKです。
こちらの取得した値を活用して、フローを完成させていきます。
「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
次に「ミーティングのレコーディング情報を取得」をクリックです。
以下の画面が出て来たら、アカウント情報を確認して次に進みましょう。
続いて、API接続設定です。
ミーティングIDは、Zoomの会議のIDです。
ミーティングIDは取得した値から選択してください。
ここでも最後にテストを行いましょう。
テストが成功したら、「保存する」をクリックして次に進みます。
続いて「ミーティングのレコーディングファイルをダ…」をクリックしてください。
以下の画面が出現したら、連携するアカウント情報を確認して次に進みます。
続いて、API接続設定です。
ダウンロードURLを設定します。
ZoomミーティングのレコーディングURLです。
ダウンロードURLを取得した値から選択してください。
テストを行いましょう。
テストが成功したら、「保存する」をクリックして次に進みます。
次は「音声データを文字起こしする」をクリックしましょう。
OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
また、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
続いて、アクション選択の設定です。
アクションは、プルダウンから選択しましょう。
今回は「30分の文字起こし」を選びましたが、会議が60分の場合は「60分の文字起こし」を選択するのがおすすめです。
以下の画面を確認したら、次に進んで下さい。
詳細を設定します。
まずはファイルの添付方法です。
以下のように設定しましょう。
言語を選びましょう。
今回は「日本語」を選択しました。
テストを行いましょう。
テストが成功したら以下の画面が出現します。
取得した値を確認後、「保存する」をクリックして、次に進みます。
次に「要約する」をクリックです。
以下の画面を確認したら、次に進みます。
詳細を設定します。
要約対象のテキストには、文字起こしの解析結果を選択しましょう。
取得した値から「解析結果」を選んでください。
文字数を設定します。
内容に合わせて、文字数を入力してください。
今回は300文字に設定しましたが、文字数が多い場合は500文字でもいいかもしれませんね。
要約の条件は、要約の際の条件のことです。
会議の内容の要約のため、箇条書きにまとめてもらうのもいいかもしれまんね。
言語を日本語以外にしたい場合は、言語の欄に入力してみてください。
最後にテストを行ってみてくださいね。
テスト成功画面が出てきたら「保存する」をクリックして次に進みましょう。
「メールを送る」をクリックしてください。
続いて、通知用のメールの内容を設定していきます。
連携するアカウント情報を確認して、下にスクロールしてください。
Toにはメールアドレスを入力してください。
件名は設定例を参考に入力してください。
今回は「【要確認】トピック_議事録」に設定しました。
トピックは取得した値から選択しました。
次はメールの本文です。
設定例を参考に入力してください。
{{二重カッコ}}の部分は取得した値から引用しています。
要約結果はメール本文に必ず入れるのがおすすめです。
こちらも取得した値の「要約結果」から入力可能です。
レコーディングの共有用URLと閲覧用パスコードも取得した値から選択できます。
ここまで設定したら、次へ進みましょう。
メールの内容を確認後、テストします。
ちなみに今回は取得した値は反映されていませんが、通常のテストの際は反映されますので、設定した通りにメール本文が入っているか確認してください。
テストが成功したら、メールが届いているかも確認してみてください。
「保存する」をクリックしてください。
メールが届いていればOKです！
最後に以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！
ZoomのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Zoomミーティング終了後に録画データをDropboxへ自動保存したり、SalesforceやGoogle フォーム、Jotformの情報をもとにZoom会議を自動作成することが可能です。また、Zoomウェビナー終了後にはHubSpotで参加者情報を自動登録するなど、他ツールと組み合わせた連携も柔軟に対応できます。
この記事では、「Zoomミーティング終了時に議事録を自動作成する方法」について、プログラミング不要で実現する具体的な手順をご紹介しました。
Zoomのミーティング終了をトリガーに、録画データの取得・文字起こし・要約・共有までを一連のフローで自動化することで、会議後の作業時間を減らすことができます。議事録の共有漏れや転記ミスを防ぐことにもつながり、チーム全体の情報共有がスムーズになるはずです。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介した議事録自動作成以外にも、Zoomと連携したさまざまな業務自動化テンプレートが揃っています。</span>たとえば、フォーム送信をきっかけにZoom会議を作成したり、ウェビナー後に参加者情報を自動登録したりと、柔軟に業務に組み込むことが可能です。
「議事録作成が負担」「会議情報をチームでスムーズに共有したい」「後から会議内容を見返したい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用した自動化を試してみてください。
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