メール受信をもとにNotionのテンプレートページを自動作成する
特定の差出人や件名など、条件に一致するメールを受信したタイミングで、メール本文や件名などの情報を含んだNotionページを自動で作成します。
例えば、GmailやOutlookで特定プロジェクトに関する依頼メールを受信したら、タスク管理用のNotionページを自動生成するといった活用が考えられます。
メールの見落としを防ぎ、タスクや情報の整理を効率化できるでしょう。
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Yoomには、フォーム入力などの情報をもとにNotionのテンプレートページを自動作成するためのテンプレートが用意されています。
説明を読む前に「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化フローを体験してみましょう！
Notionは多機能でとても便利なツールですが、議事録や日報、プロジェクト管理ページなど、定型的なページを繰り返し作成する場面も多いのではないでしょうか？
「毎回テンプレートを複製して、必要な情報を手入力するのが少し面倒…」
「入力項目が多くて、抜け漏れがないか心配…」
このように感じている方もいるかもしれません。
もし、フォームへの入力やメールの受信といったアクションをきっかけに、必要な情報が反映されたNotionページが自動で作成されたら、とても便利になるはずです。
この記事では、特別なプログラミング知識がなくても、様々なトリガーからNotionのテンプレートページを自動で作成する方法について、具体的な手順や活用例を交えながらわかりやすく解説します。
<span class="mark-yellow">日々の繰り返し作業から解放され、より重要な業務に集中するためのヒントがきっと見つかるはずです！</span>
Notionでテンプレートを作成する際、手動での作業が多く、時間と手間がかかるという問題があります。特に、複数の情報源からデータを手動で転記し、ページを一つ一つ作成する作業は効率が悪く、ミスも発生しやすいです。しかし、Notionのテンプレート作成を自動化することで、こうした手作業の負担を軽減し、効率的に業務を進めることが可能になります。
もし、こうした自動化を簡単に実現したいのであれば、ノーコードツールの活用を検討するのが一つの方法です。これにより、複数のアプリをスムーズに連携させ、業務の効率化を実現することができます。
どのような情報をきっかけにNotionページを作成したいかは、業務内容によって様々です。
ここでは、フォーム入力、メール受信、データベース更新など、多様なトリガーに対応したNotionテンプレートページ作成の自動化テンプレートをご紹介します。ご自身の使い方に合った自動化を見つけて、業務効率化を実現しましょう。
問い合わせフォームや申し込みフォーム、社内申請フォームなどへの回答があった際に、その内容をNotionの所定のテンプレートに自動で反映してページを作成します。
例えば、YoomフォームやGoogleフォームで受け付けた顧客からの問い合わせ内容をもとに、対応状況を管理するためのNotionページを自動生成することが可能です。
これにより、手動での転記作業やページ作成の手間がなくなるため、迅速な対応や情報管理の抜け漏れ防止につながります。
特定の差出人や件名など、条件に一致するメールを受信したタイミングで、メール本文や件名などの情報を含んだNotionページを自動で作成します。
例えば、GmailやOutlookで特定プロジェクトに関する依頼メールを受信したら、タスク管理用のNotionページを自動生成するといった活用が考えられます。
メールの見落としを防ぎ、タスクや情報の整理を効率化できるでしょう。
Google スプレッドシートやAirtableなどのデータベースに行やレコードが新しく追加されたことをトリガーとして、そのデータに基づいたNotionページを自動で作成します。
例えば、管理している顧客リスト（Google スプレッドシート）に新しい顧客情報が追加されたら、その顧客の詳細情報をまとめたNotionページを自動生成する、といった使い方ができます。
データが更新されるたびに手動で関連ページを作成する手間を省けるため、情報の連携がスムーズになります。
ここでは、Yoomに用意されているテンプレートの中から、「フォームの情報をもとに、Notionでテンプレートページを作成する」フローを例に、具体的な設定手順を解説します。
このフローを使えば、Yoomフォームで受け付けた内容を、指定したNotionのテンプレートページに自動で反映させることができます。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回は、大きく以下の流れで設定を進めます。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Notionのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「フォームトリガー フォーム」をクリックしてみましょう！
2) 回答フォームを作成します。
今回は、プロジェクト名・発案者の部署・開始予定・想定終了日・プロジェクト概要を回答してもらうフォームを作成しています。
取得したい情報にあわせて質問を編集してみてください。
右上の「レビューページ」をクリックすると実際の表記も確認することができますよ。
回答フォームを完了した際に表示される、完了ページの内容の設定も可能です。
有料プランの場合のみ設定が可能な設定項目もあるため、こちらを参照してください。
※完了ページのプレビューは次のページで確認できます。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
3)「取得した値」はこの後のフローで回答のサンプルとして表示されます。
ここではわかりやすいようにサンプルを入力してください。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ページを作成」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ページを作成」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を説明に沿って入力します。
ページタイトルには先ほど取得した回答フォームの情報をアウトプットとして挿入することができます。
候補から該当するものを選択して、入力してくださいね。
コンテンツもアウトプットを利用して設定しました。
入力できたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、保存しましょう。
Notionには以下のように作成されました。
これで【フォームの情報をもとに、Notionでテンプレートページを作成する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Notionは様々な業務で活用できるため、テンプレートページの作成以外にも自動化できる作業はたくさんあります。
YoomではNotionと他のツールを連携させるためのテンプレートも豊富に用意しています。
ここでは実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
今回は、「Notion テンプレ 作成」の自動化に焦点を当て、様々なトリガーからNotionのテンプレートページを自動生成する方法について解説しました。
フォーム入力、メール受信、データベース更新など、日々の業務で発生する様々な情報をきっかけに、面倒なNotionページの作成作業を自動化できることがご理解いただけたのではないでしょうか。
手作業によるコピー＆ペーストや情報入力の手間がなくなるだけでなく、入力ミスや対応漏れを防ぎ、より迅速かつ正確に情報をNotionに集約できます。
これにより、繰り返し作業から解放され、より創造的で付加価値の高い業務に集中できるようになるでしょう。
<span class="mark-yellow">Yoomでは、今回ご紹介したようなNotion連携の自動化フローを、プログラミングの知識がなくても、どなたでも簡単に構築できます。</span>Notionのテンプレートページ作成だけでなく、データベースへのアイテム追加や他のツールとの連携など、アイデア次第で様々な業務を効率化できます。
ぜひYoomのテンプレートを活用して、Notionを使った業務の自動化を体験してみてください！
Q：条件に応じて作成先や内容を変えられますか？
A：はい、分岐条件を追加することで登録対象となる内容も細かく絞り込むことができます。
ただ、分岐設定は有料プランでご利用いただけます。詳しくはこちらをご確認ください。
Q：自動化が失敗した場合はどうなりますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
Q：Yoomの無料プランではどこまで自動化できますか？
A：NotionとYoomフォームはフリープランで利用できるアプリです。
Yoomには、各プランごとに利用可能な機能や、毎月の無料タスク数・無料ライセンス数が異なります。
詳しい機能比較や料金プランについては、以下のヘルプページをご参照ください。
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