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「Slackに投稿された依頼内容をもとに、毎回手作業でPDFを作成するのが手間…」
「内容をコピー＆ペーストする際に、ミスがないか何度も確認するのがストレス…」
このように、Slack上の情報を起点としたPDF書類の作成業務に、非効率さや煩わしさを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Slackにメッセージが投稿されたら、その内容を自動で取得してPDF書類を生成し、関係者に連携できる仕組み</span>があれば、これらの定型業務から解放され、より創造的なコア業務に集中できる貴重な時間を確保できるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に構築でき、日々の業務負担を軽減可能です。
ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SlackのメッセージからPDF書類を作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Slackにメッセージが投稿されたら、その内容を抽出し、GoogleドキュメントをテンプレートとしてPDF書類を自動発行するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[Slack]
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Slackのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
【Google ドキュメントのマイアプリ連携】
同様にマイアプリから「新規接続」を押した後、Googleドキュメントを検索し、クリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択します。
以下の画面で「次へ」をクリックします。
以下の画面で「続行」をクリックします。
これでGoogleドキュメントのマイアプリ登録は完了です。
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です。
これから「SlackのメッセージからPDF書類を自動で作成し連携する」フローを設定していきます！
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
以下の内容を確認したら、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、「トリガーの起動間隔」と「チャンネルID」を入力します。
テストをする前に、Slackにメッセージを投稿しましょう！
Slackでメッセージが投稿されたことをきっかけにフローボットが起動します。
今回はテスト用に以下のメッセージを投稿してみました。
投稿後、Yoomの画面に戻って「テスト」を押してください。
テストに成功すると、先ほどテスト投稿した内容が取得した値に表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
問題がなければ、「保存」をクリックしましょう。これで、トリガー設定が完了しました！
次に、先ほどのSlackのテキストからデータを抽出します。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションを選択するページに遷移します。
内容を確認し、次へをクリックしてください。
詳細設定のページに遷移します。
対象のテキストにSlackのメッセージ本文を選択しました。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
抽出したい項目を設定します。
入力できたら、テストをクリックしてください。
成功すると、以下のように値が取得できます。
保存をクリックしてください。
Googleフォームの内容をもとに、書類を自動で発行する設定をします。
まず準備として発行書類の雛形を用意しておきましょう。
今回は以下のような雛形を用意しました。
用意したらYoomの設定画面に戻り「書類を発行する」をクリック。
書類の連携をします。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に雛形となる書類を連携します。
先ほど用意したドキュメントのファイルIDを候補から選択してください。
同様に格納先のGoogle DriveフォルダIDを選択しましょう。
最後に出力ファイル名を設定して「次へ」をクリックしてください。
固定の文章や、Googleフォームから取得した値を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
置換条件の設定に移るので「設定方法」に従って設定を進めていきましょう。
まずデフォルトで置換対象の文字列が並んでいますが、これが雛形の項目と合っていない場合は「↻ 置換条件を再取得」をクリックしてください。
「置換対象の文字列」に対応する項目を「置換後の文字列」に設定していきましょう。
以下のようにGoogleフォームから取得した値を選択すると、フォームの回答内容を変数として反映させることができます。
全ての項目を埋めたらテストしてください。
成功すると書類をダウンロードできます。
早速「ダウンロード」から見てみましょう。
雛形に沿って、Googleフォームの回答内容を反映した書類ができました！
また、先ほど指定したGoogle Driveのフォルダに書類が格納されました。
雛形と同じ形式(今回でいうとGoogleドキュメント)とPDFの2種類で作成・格納されます。
上記を確認し、問題なければ忘れずにYoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、SlackのメッセージからPDF書類を自動で作成し連携する方法でした！
メッセージが投稿されたら、タスク管理やデータベースへ情報を自動転記します。
逆に、データベースやEC、メールなど外部ツールでのイベントをトリガーに、通知することも可能です。
手動での情報連携や通知漏れをなくし、チームの業務を効率化します。
SlackのメッセージをトリガーとしたPDF書類作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた転記やファイル作成といった一連の業務をなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぎながら、迅速な書類発行を実現できるでしょう。</span>
これにより、担当者は単純作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：投稿メッセージの形式が不規則でも対応できますか？
A：Slackへの投稿は完全に自由なテキストでも問題ありませんが、フローが正しく顧客情報を認識するためには、ある程度フォーマットを揃えておくことが推奨されます。
統一することにより、Yoom側でのデータ抽出などがスムーズに進みます。
Q：Googleドキュメント以外のテンプレートは使えますか？
A：はい、可能です。
Google スプレッドシートやMicrosoft Excelのテンプレートを使うことも可能です。
Q：処理が失敗した場合、どのように通知されますか？
A：Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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