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「フォームで受け取った回答を、一件一件Googleドキュメントに手作業で転記している…」
「画像ファイルに記載されたテキストを、目視で確認しながらドキュメントに打ち込んでいる…」
このように、様々な場所にある情報をGoogleドキュメントへ入力する定型業務に、多くの時間を費やしてはいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">フォームの回答内容をGoogleドキュメントに自動保存できる仕組み</span>があれば、こうした単純作業から解放され、より創造的な業務に集中する時間を確保できるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に構築可能です。
日々のデータ入力業務の手間を削減できるので、ぜひこの機会に導入して、業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Googleドキュメントへのデータ入力を自動化する業務フローのテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここからは、普段お使いの様々なツールから、Googleドキュメントへのデータ入力を自動化する方法を、具体的なテンプレートを用いてご紹介します。
この自動化によって、手作業による転記ミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性とスピードを向上させることが可能です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleフォームで受け付けた回答を、自動でGoogleドキュメントに記録する</span>ことができるので、アンケート結果や問い合わせ内容の転記作業をなくし、迅速な情報共有を実現します！
<span class="mark-yellow">Google Driveに保存されたファイルをOCRでテキスト化し、その内容をGoogleドキュメントに自動で追加する</span>ことで、紙の書類や画像データからの面倒な文字起こし作業を効率化できます。
<span class="mark-yellow">Gmailなどで受信した特定のメールの内容を、Googleドキュメントの末尾に自動で追記する</span>こともできるため、重要なメールの見落としを防ぎ、情報を一元管理することが可能になります。
それではここから代表的な例として、Googleフォームに回答が送信されたら、その内容をGoogleドキュメントに自動で保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[Googleドキュメント]／[Googleフォーム]
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
こちらのナビで紹介しているGoogle スプレッドシートを参考に、GoogleフォームとGoogleドキュメントのマイアプリ連携をしてください。
以下の「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたらテンプレートのコピーが完了です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。OKを押して設定を進めていきましょう。
以下の画面で、「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択します。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用のプランによって設定できる最短の間隔が異なるので、料金プランを事前に確認しておきましょう。
どれにするか迷っている場合は、まず一番短い時間で試してみるのがおすすめです。
この後行う連携テストで使用するGoogleフォームを用意し、回答の送信までしておきましょう。
今回は以下のフォーム・回答を使用します。
フォームIDは、テスト用に用意したフォームのURLで確認できます。
すべて入力できたらテストを実行してみましょう。
テストが成功すると取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
また、YoomのGoogleフォームでは、デフォルトで取得できる値は「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっており、ユーザーの回答内容を取得するためには、手動で追加する必要があります。
「取得する値を追加」をクリックしましょう。
追加したい値の「+」をクリックします。
追加する値に表示されたら、鉛筆のマークを推して項目名などをわかりやすく設定します。
取得したい項目を追加できたら「完了」で設定を保存し、アプリトリガーの設定完了です！
次に、Googleドキュメントで新しいドキュメントを作成するアクションの設定を進めていきましょう。
赤枠の「新しいドキュメントを作成する」をクリックします。
連携アカウントとアクションは、先ほどと同様に確認して次へ進んでください。
ドキュメントのタイトルは任意の内容を入力します。
固定値だけでなく、取得した値も利用することが可能です。
準備ができたら、テストを実行してみましょう。
テストが成功したら「完了」をクリックして次へ進みます。
次に、Googleドキュメントで作成したドキュメントの文末に、テキストを追加するアクションの設定を進めていきましょう。
赤枠の「文末にテキストを追加」をクリックします。
連携アカウントとアクションは、先ほどと同様に確認して次へ進んでください。
ドキュメントIDを入力します。
入力欄をクリックすると選択肢が表示されますので、「新しいドキュメントを作成する」のアクションで取得した値の中から選びましょう。
追加するテキストを入力します。
こちらはGoogleフォームの回答から取得した値の中から選びましょう。
すべて入力できたらテストを実行してみましょう。
テストが成功すると、作成したGoogleドキュメントにテキストが追加されていますので、確認してみてください。
確認できたら、Yoomの画面に戻り「完了」をクリックします。
お疲れさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上ですべての設定が完了です！
様々なツールの情報をトリガーに、Googleドキュメントを自動生成またはテキストを追加します。
また、画像からのテキスト抽出や、フォーム回答に基づく書類発行・保存にも対応。
手動による記録や転記の手間を解消し、情報の集約・共有を迅速化します。
Googleドキュメントへのデータ入力を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたフォームの回答やメール内容の転記作業から解放され、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。</span>
これにより、情報共有がスムーズになり、より付加価値の高い業務に集中できる時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしデータ入力の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が途中で失敗したらどうなりますか？
A：Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
また、アクション設定時の「テスト」ボタンでもエラーがあれば内容が表示されます。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：回答内容によって処理を分岐できますか？
A：はい、できます。
ミニプラン以上で利用できる「分岐」オペレーションを使うことで、複数の条件を組み合わせて処理を分岐させることが可能です。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：既存の特定ドキュメントに追記できますか？
A：はい、できます。
その場合はドキュメントを作成するアクションを削除し、文末にテキストを追加するアクションで任意のドキュメントIDを指定してください。
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