【プログラミング不要】ChatGPTでPDFを自動で作成する方法

フォームのデータをChatGPTに自動で送信・転送する

フォームを用いて大量のデータを収集している担当者の方や収集データを迅速に要約し、報告書としてまとめたいビジネスユーザーの方におすすめです。

チャットツールのデータをChatGPTに自動で送信・転送する

ChatGPTを活用して効率的に情報を整理・分析し、PDFとしてまとめたいと考えている方やチーム内での情報共有をスムーズに行いたいプロジェクトマネージャーやリーダーの方におすすめです。

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ChatGPTのデータを自動で通知する様々な方法フローを作ってみよう

※今回のフローではOpenAIが開発した対話型AIツールchatgptを使用します。

それでは、さっそく実際にChatGPTでデータを自動で送信・転送するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

<span class="mark-yellow">今回は問い合わせメールをGmailで受信したらChatGPTで回答を生成し、PDF化して返信するフローボットを作成していきます！</span>

作成の流れは大きく分けて以下です。

• ChatGPTとGmail、Googleスプレッドシートをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Gmailのトリガー設定およびGoogleスプレッドシートとChatGPTのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：ChatGPTとGmail、Googleスプレッドシートをマイアプリ連携

今回使用するChatGPTとGmail、GoogleスプレッドシートをYoomのマイアプリに登録します！
先に登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。

1．ChatGPTのマイアプリ登録

画面右側の「新規接続」をクリックし、検索窓にChatGPTと入力します。表示された候補をクリックしましょう。

以下の画像のような画面が表示されるので、内容に従って入力しましょう。
ChatGPTのマイアプリ登録についてはこちらをご確認ください。

マイアプリにChatGPTが表示されたら完了です。

2．Gmailのマイアプリ登録

画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」を選択しましょう。

検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。

YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。

今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。

マイアプリにGmailが表示されます。

3．Google スプレッドシートのマイアプリ登録

画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。

検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、表示される候補をクリックしましょう。

Google スプレッドシートとYoomのアカウント連携画面が表示されます。赤枠の「Sign in with Google」をクリックしましょう。

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今回連携するGoogleアカウントを選択し、連携を進めましょう。
※全ての権限を付与するにチェックを入れます。

連携が完了するとマイアプリの画面にGoogle スプレッドシートが表示されます。

マイアプリへの登録が完了したら、次のステップへ進みましょう！

ステップ2：テンプレートをコピーする

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。

ステップ3：特定のキーワードに一致するメールを検知する

このフローではGmailで特定のキーワードが含まれるメールを受信したことを自動化のトリガー（起点）とするための設定を行います！

以下の赤枠をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面では今回連携するGmailのアカウントで間違いないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。

アプリトリガーのAPI接続設定の画面が表示されます。
内容に従って入力していきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。

※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

キーワードは任意のキーワードを設定します。
今回問い合わせ内容を確認したいため「問い合わせ」と入力しました。

入力後、対象のGmail宛に実際にメールを送信し「テスト」をクリックしましょう！
以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
この後、このアウトプットの内容を入力に使用することができます。
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。

テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。

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ステップ4：ChatGPTで問い合わせに対しての回答を取得する

Gmailで受け取った問い合わせに対して、ChatGPTで回答を取得するための設定を行います！
以下の赤枠をクリックしましょう。

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連携アカウントとアクションを選択する画面では、今回連携するChatGPTのアカウントか確認し「次へ」をクリックしましょう。

※ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）

https://openai.com/ja-JP/api/pricing/

※ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

API接続設定が表示されるので、設定を行っていきましょう！
メッセージ内容は以下の画面のように、入力項目の下に表示されるアウトプットから、「本文」をクリックします。
また、この内容を回答するように指示も入力しましょう！

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ロールはデフォルトではユーザーとなりますが、任意で選択しましょう！

temperatureは値が高いとランダムで予測しにくい出力が多く、面白く、斬新な提案がされることが多く、値が低いとより一貫した、明確で安定した出力が得られます。
今回はようやくなので、明確な答えに近いよう「0.5」を入力しました。

最大トークン数は実用的な範囲で考えると、 入力文（元のメール）のトークン数は約1,000トークン以内に収めると、要約の精度も保たれやすいです。
今回は200と入力しました。

モデルは「gpt-4o」を入力することをお勧めします。

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入力ができたら「テスト」をクリックしましょう！
テスト成功後以下のように、ChatGPTで得た回答が表示されます。
確認ができたら「保存する」をクリックします。

ステップ5：Googleスプレッドシートで書類を発行する

ChatGPTで取得した回答を送付するため、Googleスプレッドシートで書類を作成する設定を行います。
以下の「書類を発行する」をクリックしましょう。

書類の連携画面が表示されます。
今回連携するGoogleスプレッドシートであることを確認し入力を進めましょう！

品型書類の連携の箇所は、入力項目の下に表示される候補から入力します。

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発行書類に関しても同様に入力欄の下の候補からクリックします。

出力ファイル名は以下のように「件名につきまして」と入力します。

置換条件の設定の画面が表示されます。
以下の説明に従ってGoogleスプレッドシートを作成しましょう。
※雛形書類についてはこちらをご確認ください。

雛形書類作成後、テストを実行しましょう。
テスト成功後、以下の画面のようにPDFの作成が行われます。
内容を確認後「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6：Gmailで回答する

最後に作成したPDFを実際にGmailで送付するための設定を行います！

以下の赤枠をクリックしましょう。

メールの設定画面が表示されます。
返信を送信するGmailアカウントか確認しましょう！

メール内容を入力しましょう。

Fromは入力項目の下に表示される項目から選択します。

Toには、以下の画面のように、問い合わせの送信者（お客様のメールアドレス）を入力します。

件名は任意の内容を入力します。

本文に関しても入力を行いましょう。
以下では例として問い合わせ内容に関してPDFで回答した旨を記入しました！

入力完了後「次へ」をクリックしましょう！
テスト送信を行い、実際にGmailにメールが届いているか確認します。
送信と受信を確認後「保存する」をクリックします！

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ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

設定お疲れ様でした！

ChatGPTを使った便利な自動化例

ChatGPTとYoomを連携すれば、Yoomデータベースの情報や様々なSaaSの情報を用いてChatGPTに指示を出すことが可能です。
例えば、議事録の要約やメール文面からのテキスト抽出、商品説明の作成など様々な業務をChatGPTを用いて自動化することができます。

終わりに

問い合わせ対応の効率化を考える中で、AIを使った自動化に興味を持った方も多いのではないでしょうか。
本記事でご紹介したように、Yoomを使えばプログラミングの知識がなくても、ChatGPTとGmailを連携し、問い合わせメールへの返信を自動化することが可能です。

日々の業務をよりスムーズに進めたいと考えている方は、まずはYoomに無料登録して、便利さを実感してみてください。
あなたのチームにぴったりの自動化が、きっと見つかります。

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