【プログラミング不要】ChatGPTでPDFを自動で作成する方法

問い合わせ対応のたびにメールを確認し、返信文を作成する作業に時間や手間を感じていませんか？

一件ずつ丁寧に対応するほど、対応の抜け漏れやミスのリスクも高まります。
とはいえ、「AIを活用して効率化したいけれど、難しそう…」と感じている方も多いのではないでしょうか。

そんな方におすすめしたいのが、ノーコードツールYoomです！
本記事では、Gmailで受信した問い合わせメールに対して、ChatGPTで回答を作成し、PDFとして返信するフローをご紹介します。

設定はすべてノーコードで完結でき、エンジニアに頼らず導入できるのもポイントです。問い合わせ対応の品質を保ちながら、業務の負荷をぐっと軽減できます。

「業務効率化を進めたいけれど、どこから始めればいいかわからない」そんな方こそ、ぜひ最後までチェックしてみてください。

とにかく早く試したい方へ

Yoomにはを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

問い合わせメールをGmailで受信したらChatGPTで回答を生成し、PDF化して返信する

試してみる

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■概要

日々の業務で発生する問い合わせメールへの対応に、多くの時間を費やしてはいないでしょうか。一件ずつ内容を確認し、回答を作成して返信する作業は、担当者にとって大きな負担となり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の問い合わせメールを受信した際に、ChatGPTが自動で回答文を生成し、PDF化して返信するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでの問い合わせ対応に多くの工数を割かれているカスタマーサポート担当者の方
• ChatGPTを活用して、定型的な質問への回答作成を効率化したいと考えている方
• 手作業による返信対応でのミスをなくし、業務品質の向上を目指すチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信からChatGPTでの回答生成、PDF化、返信までを自動化するため、手作業で行っていた対応時間を削減できます。
• 自動化によって、添付ファイルの送り間違いや回答の抜け漏れといった人為的なミスを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとChatGPTをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、受信したメール内容に基づいた返信文案を作成します。
4. 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、生成したテキストを元にPDFファイルを作成します。
5. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成したPDFを添付して自動で返信メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードや、フローをチェックする間隔を任意で設定してください。
• ChatGPTでテキストを生成するアクションでは、どのような回答を生成させたいか、プロンプト（指示文）を自由にカスタマイズできます。
• Google スプレッドシートからPDFを発行する際、元となる雛形のスプレッドシート、PDFの保存先フォルダ、出力ファイル名を指定できます。
• 返信するGmailの本文は自由に設定でき、前のステップでChatGPTが生成したテキストなどを埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Miro、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

ChatGPTで書類を自動で作成する様々な方法

いろいろな方法で、ChatGPTでデータを自動で送信・転送することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！

気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにChatGPTの自動更新を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！

メールの受信内容をChatGPTに自動で送信・転送する

ChatGPTを活用して、問い合わせ対応の自動化を検討している企業やPDF形式での回答が求められる業務プロセスを持つチームにおすすめです。

問い合わせメールをGmailで受信したらChatGPTで回答を生成し、PDF化して返信する

試してみる

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■概要

日々の業務で発生する問い合わせメールへの対応に、多くの時間を費やしてはいないでしょうか。一件ずつ内容を確認し、回答を作成して返信する作業は、担当者にとって大きな負担となり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の問い合わせメールを受信した際に、ChatGPTが自動で回答文を生成し、PDF化して返信するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでの問い合わせ対応に多くの工数を割かれているカスタマーサポート担当者の方
• ChatGPTを活用して、定型的な質問への回答作成を効率化したいと考えている方
• 手作業による返信対応でのミスをなくし、業務品質の向上を目指すチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信からChatGPTでの回答生成、PDF化、返信までを自動化するため、手作業で行っていた対応時間を削減できます。
• 自動化によって、添付ファイルの送り間違いや回答の抜け漏れといった人為的なミスを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとChatGPTをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、受信したメール内容に基づいた返信文案を作成します。
4. 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、生成したテキストを元にPDFファイルを作成します。
5. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成したPDFを添付して自動で返信メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードや、フローをチェックする間隔を任意で設定してください。
• ChatGPTでテキストを生成するアクションでは、どのような回答を生成させたいか、プロンプト（指示文）を自由にカスタマイズできます。
• Google スプレッドシートからPDFを発行する際、元となる雛形のスプレッドシート、PDFの保存先フォルダ、出力ファイル名を指定できます。
• 返信するGmailの本文は自由に設定でき、前のステップでChatGPTが生成したテキストなどを埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Miro、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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問い合わせメールをOutlookで受信したらChatGPTで回答を生成し、PDF化して返信する

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■概要

日々の問い合わせ対応において、メールの内容を確認し、回答を作成して返信する作業は手間がかかる業務ではないでしょうか。特に、定型的な問い合わせであっても一件ずつ手作業で対応していると、本来注力すべきコア業務の時間を圧迫してしまいます。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると、ChatGPTが自動で回答文を生成し、その内容をPDF化して自動で返信するまでの一連のプロセスを自動化し、こうした課題を解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookでの問い合わせ対応に多くの時間を費やしているカスタマーサポート担当者の方
• ChatGPTを活用して、定型的なメール返信業務を効率化したいと考えている方
• 手作業によるメール返信での対応漏れや、回答内容のばらつきを防ぎたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール確認からChatGPTでの文章作成、返信までを自動化し、手作業での対応に費やしていた時間を短縮できます。
• ChatGPTと指定のテンプレートを用いることで、担当者による回答の品質のばらつきをなくし、均質な対応を実現するため、業務の属人化を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、ChatGPT、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションで受信内容に基づいた回答文を作成します。
4. 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、生成したテキストを含むPDF書類を作成します。
5. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションで、作成したPDFを添付して返信メールを送信するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、件名や差出人など、フローを起動させたいメールの条件を任意で設定してください。
• ChatGPTに与えるプロンプト（指示文）は自由に編集できるため、自社の製品やサービスに合わせた回答を生成するようカスタムしてください。
• Google スプレッドシートでPDF化する際のテンプレートや、作成したPDFの保存先フォルダは任意で指定することが可能です。
• 返信するOutlookのメール設定では、宛先や件名、本文などを、受信したメールの情報や生成された内容に応じて動的に設定できます。

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フォームのデータをChatGPTに自動で送信・転送する

フォームを用いて大量のデータを収集している担当者の方や収集データを迅速に要約し、報告書としてまとめたいビジネスユーザーの方におすすめです。

Googleフォームに投稿された内容をChatGPTで要約、PDF化してGmailで送信する

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■概要

Googleフォームに寄せられるアンケートや問い合わせの回答を、一件ずつ確認して内容を要約し、報告書を作成する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、ChatGPTが自動で内容を要約し、PDF形式の報告書を作成してGmailで関係者に共有するまでの一連の流れを自動化でき、手作業による転記やまとめ作業の手間を省き、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームでアンケートや問い合わせを管理し、集計や報告に手間を感じている方
• ChatGPTを活用して情報収集や要約業務の効率化を図りたいと考えている担当者の方
• 複数のツール間を手作業で情報連携しており、業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームの回答内容の確認から要約、PDF作成、メール送信までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮することができます。
• 手作業による情報の転記やコピペが不要になることで、要約内容の抜け漏れや、送信先の間違いといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、ChatGPT、Googleスプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogleフォームの「特定の回答情報を取得」アクションを設定し、トリガーで取得した回答の詳細情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得したフォームの回答内容を要約するよう指示します。
5. その後、オペレーションでGoogleスプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約テキストを含むPDF書類を作成します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成したPDFファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定で、自動化の対象としたいフォームを任意で設定してください。
• ChatGPTに要約を依頼する際、プロンプト（指示文）を自由に編集できるため、要約の粒度や形式などを目的に合わせて調整してください。
• Googleスプレッドシートで作成するPDFのテンプレートは、レイアウトやロゴの配置、出力する項目などを自由にカスタマイズできます。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文を任意で設定したり、フォームの回答内容に応じて動的に変更したりすることが可能です。

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォーム、ChatGPT、Googleスプレッドシート、GmailとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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Jotformに投稿された内容をChatGPTで要約、PDF化してGmailで送信する

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■概要

Jotformで収集したアンケートや問い合わせの回答を確認し、内容をまとめて関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。手作業でのコピペや要約は時間がかかるだけでなく、他の重要な業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Jotformに新しい回答が送信されると、ChatGPTがその内容を自動で要約し、PDFとして生成した上でGmailから関係者へ送信する一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで収集した情報の確認や、関係者への共有作業を効率化したいと考えている方
• ChatGPTを活用して、フォームから得られた長文のテキスト情報を要約・整理したい方
• 複数のツールをまたいで発生する定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの投稿から内容の要約、PDF化、メール送信までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや要約の抜け漏れ、メールの添付忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Jotform、ChatGPT、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信された回答内容を取得します。
4. 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得した回答内容を要約するように指示します。
5. 次に、オペレーションでGoogleスプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、要約されたテキストを元にPDFファイルを作成します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成したPDFファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Jotformのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で設定してください。
• ChatGPTのオペレーションでは、要約の文字数や形式など、プロンプト（指示文）を任意の内容にカスタムすることが可能です。
• Googleスプレッドシートの書類発行アクションでは、PDFのレイアウトや差し込む項目などを任意で設定したテンプレートを使用できます。
• Gmailの送信設定では、送信先のメールアドレスや件名、本文をJotformの取得内容に応じて任意で設定できます。

■注意事項

• Jotform、ChatGPT、Googleスプレッドシート、GmailとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。

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チャットツールのデータをChatGPTに自動で送信・転送する

ChatGPTを活用して効率的に情報を整理・分析し、PDFとしてまとめたいと考えている方やチーム内での情報共有をスムーズに行いたいプロジェクトマネージャーやリーダーの方におすすめです。

Slackで特定のキーワードが投稿されたらChatGPTで情報を整理し、PDFを生成してアップロードする

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■概要
「Slackで特定のキーワードが投稿されたらChatGPTで情報を整理し、PDFを生成してアップロードする」ワークフローは、チーム内のコミュニケーションを効率化し、情報管理を自動化する業務ワークフローです。
これにより、手動での情報整理やドキュメント作成の手間を省き、スピーディーかつ正確な情報共有が可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackを日常的に利用しており、特定のキーワードに基づいた情報整理を自動化したいビジネスユーザーの方
• ChatGPTを活用して効率的に情報を整理・分析し、PDFとしてまとめたいと考えている方
• チーム内での情報共有をスムーズに行いたいプロジェクトマネージャーやリーダーの方
• 手動でのドキュメント作成に時間を取られており、自動化によって業務効率を向上させたい企業のIT担当者の方
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■このテンプレートを使うメリット

• 業務効率の向上：特定のキーワード投稿時に自動で情報整理からPDF作成までを一連の流れで実行するため、手作業の手間を大幅に削減できます。
• 情報の一元管理：生成されたPDFが自動的にアップロードされるため、必要な情報を一箇所に集約しやすくなります。
• 迅速な情報共有：整理されたPDFを即座に共有できるため、チーム全体での情報共有がスムーズになり、意思決定のスピードが向上します。
  

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Microsoft Teamsで特定のキーワードが投稿されたらChatGPTで情報を整理し、PDFを生成してアップロードする

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■概要
Microsoft Teams内で特定のキーワードが投稿された際に、Yoomを活用してChatGPTで情報を整理し、自動的にPDFを生成・アップロードするワークフローです。
これにより、チーム内の情報共有が効率化され、必要な情報をすぐに閲覧・保存できるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsを日常的に使用しており、情報整理に時間を取られているビジネスパーソン
• ChatGPTやPDF作成の自動化に興味があり、業務効率化を図りたい管理者
• チーム内での情報共有をスムーズにし、必要な資料を効率的に準備したいプロジェクトリーダー
• API連携やRPAを活用して、業務ワークフローを最適化したいIT担当者
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■このテンプレートを使うメリット

• 情報整理の時間短縮：特定キーワードの検出からPDF作成まで自動化することで、手作業の手間を削減します。
• 一貫した資料作成：ChatGPTによる情報整理により、常に統一されたフォーマットのPDFが生成され、資料の品質が向上します。
• 効率的な情報共有：生成されたPDFを自動でアップロードするため、チームメンバー全員が必要な情報にスピーディーにアクセス可能です。
  

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ChatGPTのデータを自動で通知する様々な方法フローを作ってみよう

※今回のフローではOpenAIが開発した対話型AIツールchatgptを使用します。

それでは、さっそく実際にChatGPTでデータを自動で送信・転送するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は問い合わせメールをGmailで受信したらChatGPTで回答を生成し、PDF化して返信するフローボットを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下です。

• ChatGPTとGmail、Google スプレッドシートをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Gmailのトリガー設定およびGoogle スプレッドシートとChatGPTのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

問い合わせメールをGmailで受信したらChatGPTで回答を生成し、PDF化して返信する

試してみる

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■概要

日々の業務で発生する問い合わせメールへの対応に、多くの時間を費やしてはいないでしょうか。一件ずつ内容を確認し、回答を作成して返信する作業は、担当者にとって大きな負担となり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の問い合わせメールを受信した際に、ChatGPTが自動で回答文を生成し、PDF化して返信するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでの問い合わせ対応に多くの工数を割かれているカスタマーサポート担当者の方
• ChatGPTを活用して、定型的な質問への回答作成を効率化したいと考えている方
• 手作業による返信対応でのミスをなくし、業務品質の向上を目指すチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信からChatGPTでの回答生成、PDF化、返信までを自動化するため、手作業で行っていた対応時間を削減できます。
• 自動化によって、添付ファイルの送り間違いや回答の抜け漏れといった人為的なミスを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとChatGPTをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、受信したメール内容に基づいた返信文案を作成します。
4. 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、生成したテキストを元にPDFファイルを作成します。
5. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成したPDFを添付して自動で返信メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードや、フローをチェックする間隔を任意で設定してください。
• ChatGPTでテキストを生成するアクションでは、どのような回答を生成させたいか、プロンプト（指示文）を自由にカスタマイズできます。
• Google スプレッドシートからPDFを発行する際、元となる雛形のスプレッドシート、PDFの保存先フォルダ、出力ファイル名を指定できます。
• 返信するGmailの本文は自由に設定でき、前のステップでChatGPTが生成したテキストなどを埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Miro、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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ステップ1：ChatGPTとGmail、Google スプレッドシートをマイアプリ連携

今回使用するChatGPTとGmail、Google スプレッドシートをYoomのマイアプリに登録します！
先に登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。

1．ChatGPTのマイアプリ登録

画面右側の「新規接続」をクリックし、検索窓にChatGPTと入力します。表示された候補をクリックしましょう。

以下の画像のような画面が表示されるので、内容に従って入力しましょう。
ChatGPTのマイアプリ登録についてはこちらをご確認ください。

マイアプリにChatGPTが表示されたら完了です。

2．Gmailのマイアプリ登録

画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」を選択しましょう。

検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。

YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。

今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。

マイアプリにGmailが表示されます。

3．Google スプレッドシートのマイアプリ登録

画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。

検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、表示される候補をクリックしましょう。

Google スプレッドシートとYoomのアカウント連携画面が表示されます。赤枠の「Sign in with Google」をクリックしましょう。

今回連携するGoogleアカウントを選択し、連携を進めましょう。
※全ての権限を付与するにチェックを入れます。

連携が完了するとマイアプリの画面にGoogle スプレッドシートが表示されます。

マイアプリへの登録が完了したら、次のステップへ進みましょう！

ステップ2：テンプレートをコピーする

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

問い合わせメールをGmailで受信したらChatGPTで回答を生成し、PDF化して返信する

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■概要

日々の業務で発生する問い合わせメールへの対応に、多くの時間を費やしてはいないでしょうか。一件ずつ内容を確認し、回答を作成して返信する作業は、担当者にとって大きな負担となり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の問い合わせメールを受信した際に、ChatGPTが自動で回答文を生成し、PDF化して返信するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでの問い合わせ対応に多くの工数を割かれているカスタマーサポート担当者の方
• ChatGPTを活用して、定型的な質問への回答作成を効率化したいと考えている方
• 手作業による返信対応でのミスをなくし、業務品質の向上を目指すチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信からChatGPTでの回答生成、PDF化、返信までを自動化するため、手作業で行っていた対応時間を削減できます。
• 自動化によって、添付ファイルの送り間違いや回答の抜け漏れといった人為的なミスを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとChatGPTをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、受信したメール内容に基づいた返信文案を作成します。
4. 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、生成したテキストを元にPDFファイルを作成します。
5. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成したPDFを添付して自動で返信メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードや、フローをチェックする間隔を任意で設定してください。
• ChatGPTでテキストを生成するアクションでは、どのような回答を生成させたいか、プロンプト（指示文）を自由にカスタマイズできます。
• Google スプレッドシートからPDFを発行する際、元となる雛形のスプレッドシート、PDFの保存先フォルダ、出力ファイル名を指定できます。
• 返信するGmailの本文は自由に設定でき、前のステップでChatGPTが生成したテキストなどを埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Miro、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。

ステップ3：特定のキーワードに一致するメールを検知する

このフローではGmailで特定のキーワードが含まれるメールを受信したことを自動化のトリガー（起点）とするための設定を行います！

以下の赤枠をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面では今回連携するGmailのアカウントで間違いないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。

アプリトリガーのAPI接続設定の画面が表示されます。
内容に従って入力していきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。

※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

キーワードは任意のキーワードを設定します。
今回問い合わせ内容を確認したいため「問い合わせ」と入力しました。

入力後、対象のGmail宛に実際にメールを送信し「テスト」をクリックしましょう！
以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
この後、このアウトプットの内容を入力に使用することができます。
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。

テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：ChatGPTで問い合わせに対しての回答を取得する

Gmailで受け取った問い合わせに対して、ChatGPTで回答を取得するための設定を行います！
以下の赤枠をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面では、今回連携するChatGPTのアカウントか確認し「次へ」をクリックしましょう。

※ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）

https://openai.com/ja-JP/api/pricing/

※ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

API接続設定が表示されるので、設定を行っていきましょう！
メッセージ内容は以下の画面のように、入力項目の下に表示されるアウトプットから、「本文」をクリックします。
また、この内容を回答するように指示も入力しましょう！

ロールはデフォルトではユーザーとなりますが、任意で選択しましょう！

temperatureは値が高いとランダムで予測しにくい出力が多く、面白く、斬新な提案がされることが多く、値が低いとより一貫した、明確で安定した出力が得られます。
今回は要約なので、明確な答えに近いよう「0.5」を入力しました。

最大トークン数は実用的な範囲で考えると、 入力文（元のメール）のトークン数は約1,000トークン以内に収めると、要約の精度も保たれやすいです。
今回は200と入力しました。

モデルは「gpt-4o」を入力することをお勧めします。

入力ができたら「テスト」をクリックしましょう！
テスト成功後以下のように、ChatGPTで得た回答が表示されます。
確認ができたら「保存する」をクリックします。

ステップ5：Google スプレッドシートで書類を発行する

ChatGPTで取得した回答を送付するため、Google スプレッドシートで書類を作成する設定を行います。
以下の「書類を発行する」をクリックしましょう。

書類の連携画面が表示されます。
今回連携するGoogle スプレッドシートであることを確認し入力を進めましょう！

品型書類の連携の箇所は、入力項目の下に表示される候補から入力します。

発行書類に関しても同様に入力欄の下の候補からクリックします。

出力ファイル名は以下のように「件名につきまして」と入力します。

置換条件の設定の画面が表示されます。
以下の説明に従ってGoogle スプレッドシートを作成しましょう。
※雛形書類についてはこちらをご確認ください。

雛形書類作成後、テストを実行しましょう。
テスト成功後、以下の画面のようにPDFの作成が行われます。
内容を確認後「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6：Gmailで回答する

最後に作成したPDFを実際にGmailで送付するための設定を行います！

以下の赤枠をクリックしましょう。

メールの設定画面が表示されます。
返信を送信するGmailアカウントか確認しましょう！

メール内容を入力しましょう。

Fromは入力項目の下に表示される項目から選択します。

Toには、以下の画面のように、問い合わせの送信者（お客様のメールアドレス）を入力します。

件名は任意の内容を入力します。

本文に関しても入力を行いましょう。
以下では例として問い合わせ内容に関してPDFで回答した旨を記入しました！

入力完了後「次へ」をクリックしましょう！
テスト送信を行い、実際にGmailにメールが届いているか確認します。
送信と受信を確認後「保存する」をクリックします！

ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

設定お疲れ様でした！

ChatGPTを使った便利な自動化例

ChatGPTとYoomを連携すれば、Yoomデータベースの情報や様々なSaaSの情報を用いてChatGPTに指示を出すことが可能です。
例えば、議事録の要約やメール文面からのテキスト抽出、商品説明の作成など様々な業務をChatGPTを用いて自動化することができます。

Google スプレッドシートに追加された内容からOpenAIで画像を生成し、取得したURLをGoogle スプレッドシートに更新する

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■概要

Google スプレッドシートに追加された内容からOpenAIで画像を生成し、取得したURLをGoogle スプレッドシートに更新するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Google スプレッドシートを業務で活用している方

・コメント機能でリアルタイムに質疑応答を行うチームリーダー

・外出先でも資料の編集を行う営業担当

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2.OpenAIを業務に活用している企業

・広告キャンペーンなイメージ画像を生成してもらうマーケティング部門の担当者

・データの分析に使用している総務担当者

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■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートは編集内容が即座に反映されるため、最新の情報をチームに共有するツールとして適しています。
しかしGoogle スプレッドシートに追加された内容を、手入力で OpenAIに入力するのは手間がかかり、非効率な働き方を助長する可能性があります。

業務の効率化を目指し、可能な箇所は自動化したいと考える方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートに内容が追加されたら自動でOpenAIに入力し、画像の生成を行うことで、手入力による手間を省きます。
また登録された内容を引用して使用することで、手作業によるミスをなくします。

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■注意事項‍

・Google スプレッドシート、OpenAIのそれぞれとYoomを連携してください。

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Slackに投稿されたメッセージをOpenAIで翻訳し、結果をスレッドに返信する

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■概要

海外のメンバーや顧客とのやり取りで、Slackのメッセージを都度翻訳ツールにコピー＆ペーストする作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は、コミュニケーションの速度を低下させる原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルに投稿されたメッセージをOpenAIが自動で翻訳し、結果をスレッドに返信するため、言語の壁を意識することなくスムーズなコミュニケーションが実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 海外拠点や多国籍のメンバーとSlackで頻繁にやり取りする方
• Slackのメッセージを手作業で翻訳しており、手間や時間を削減したい方
• OpenAIを活用して、日々のコミュニケーションを効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackへの投稿をきっかけに自動で翻訳と返信が実行されるため、手作業での翻訳やコピペに費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での翻訳作業がなくなることで、原文のコピーミスや翻訳漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、円滑なコミュニケーションを支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとOpenAIをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、対象のチャンネルを指定します。
3. 次に、オペレーションでOpenAIを選択し、「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定し、トリガーで取得したメッセージを翻訳するようプロンプトで指示します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「スレッドにメッセージを送る」アクションを設定し、トリガーとなったメッセージのスレッドに翻訳結果を投稿します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」では、どのようなテキストを作成するかをプロンプトで細かく設定できます。例えば、翻訳する言語の指定や、文章のトーンなどを自由に調整することが可能です。
• Slackの「スレッドにメッセージを送る」では、送信先の他、メッセージ内容に固定のテキストを入れたり、前段のオペレーションで取得した翻訳結果などの動的な値を埋め込むといったカスタムが可能です。

■注意事項

• SlackとのOpenAIそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）

https://openai.com/ja-JP/api/pricing/

• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Asanaに作成されたタスクをOpenAIでタスクの詳細説明を生成してコメントを追加する

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■概要  
Asanaに作成されたタスクに対し、OpenAIを活用して詳細な説明を自動生成し、コメントとして追加するワークフローです。これにより、タスクの理解が深まり、チーム全体の業務効率を向上させます。Yoomを通じたAsanaとOpenAIの連携が、日常のタスク管理をサポートします。

■このテンプレートをおすすめする方  
・Asanaでのタスク管理をより効率的に行いたいプロジェクトマネージャー  
・タスク詳細の記入に時間を割きたくないチームリーダー  
・AIを活用して業務プロセスを自動化したい企業担当者  
・チーム内の情報共有を円滑にしたい管理職  
・タスクの内容理解を迅速に行いたいメンバー

■このテンプレートを使うメリット  
・タスク詳細の自動生成で作業時間を削減することができます。  
・コメント機能によりチーム内の情報共有の向上が期待できます。
・業務プロセスの自動化による効率化とエラー防止が見込めます。

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Zoom通話内容を文字起こしし、OpenAIで要約後Google スプレッドシートに追加する

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■概要

Zoomでの会議後、録画を聞き直して議事録を作成する作業に時間を取られていませんか。手作業での文字起こしや要約は手間がかかる上、重要な内容を正確にまとめるのは難しいものです。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了するだけで、AIが自動で内容を文字起こし・要約し、Google スプレッドシートに記録します。議事録作成の手間を省き、会議内容の管理を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでの商談や打ち合わせが多く、議事録作成の工数を削減したい営業担当者の方
• 会議の決定事項やタスクをOpenAIで要約し、チームで効率的に共有したい方
• Google スプレッドシートで会議録を管理しており、入力作業を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoom会議終了後の文字起こしから要約、転記までを自動化し、議事録作成にかかる時間を短縮します。
• 手作業による文字の聞き間違いや要約の抜け漏れ、転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoom、OpenAI、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」フローが起動するように設定します。
3. 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、対象の録画データを特定します。
4. 次に、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションで、音声ファイルをYoom内に取得します。
5. 取得した音声ファイルを、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションでテキストデータに変換します。
6. テキスト化されたデータを、ChatGPTの「テキストの生成」アクションで指定した内容に沿って要約します。
7. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、要約された内容を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AIによる文字起こしでは、話者分離の有無などを設定できます。会議の形式に合わせて設定を調整することで、より精度の高いテキスト化が可能です。
• ChatGPTによるテキスト生成では、プロンプトを自由に編集できます。「ですます調で要約して」「箇条書きでまとめて」など、出力したい形式を指定することが可能です。

■注意事項

• ‍‍OpenAI、Zoom、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
• ミーティングが終了したら
• ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398-zoom%E3%81%A7%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E3%83%AC%E3%82%B3%E3%83%BC%E3%83%87%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E5%BE%97%E3%81%99%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E6%B3%A8%E6%84%8F%E7%82%B9

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終わりに

問い合わせ対応の効率化を考える中で、AIを使った自動化に興味を持った方も多いのではないでしょうか。
本記事でご紹介したように、Yoomを使えばプログラミングの知識がなくても、ChatGPTとGmailを連携し、問い合わせメールへの返信を自動化することが可能です。

日々の業務をよりスムーズに進めたいと考えている方は、まずはYoomに無料登録して、便利さを実感してみてください。
あなたのチームにぴったりの自動化が、きっと見つかります。