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「リスト作成に膨大な時間がかかってしまう」
「手作業での情報収集や入力ではミスが起こりやすい」
「せっかくリストを作っても情報が古くなりがち」
このような課題を抱えている方も多いのではないでしょうか。また、営業リスト作成に追われるあまり、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや提案活動に十分な時間を割けないというジレンマも、多くの営業担当者が直面する問題ですよね。
そこで便利なのが、<span class="mark-yellow">AIが最新情報に基づいて自動で高精度な営業リストを作成し、指定したツールに通知してくれる仕組み</span>です！
この仕組みにより、これらの悩みから解放され、営業活動の効率を大幅に向上させることができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にでき、これまでリスト作成にかけていた手間や時間を大幅に削減できるので、ぜひこの機会に導入して、営業活動全体の最適化を目指しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AIを活用して営業リストを作成する業務フローを自動化する</span>テンプレートがすでに用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
AIを活用して営業リストを自動作成し、その結果をSlackなどのコミュニケーションツールに通知することで、営業活動の初動を早め、チーム全体の情報共有をスムーズにする方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてください！
<span class="mark-yellow">Google Driveなどのストレージサービスに見込み顧客に関するファイルがアップロードされたことをトリガーに、ファイルの内容をOCRで読み取り、AIが営業リストを自動で作成してSlackに通知する</span>ことができます。
ファイルベースの情報収集からリスト作成、チームへの共有までを一気通貫で自動化し、手作業による手間と時間を大幅に削減できることが期待できます。
<span class="mark-yellow">指定した日時になると、Google スプレッドシートなどに蓄積された見込み顧客の情報をAIが自動で取得・分析し、最新の営業リストを作成してDiscordに通知する</span>こともできます。
定期的なリストの更新と共有を自動化し、常に新鮮な情報に基づいたアプローチが可能になるでしょう。
<span class="mark-yellow">フォームに見込み顧客に関するファイルが添付されて回答された際に、そのファイル情報をOCRで読み取り、AIが営業リストを作成してMicrosoft Teamsに通知する</span>ことも可能です。
イベントや問い合わせで得た新しいリード情報を迅速にリスト化し、営業チーム内で即座に共有して対応の迅速化をサポートします。
それではここから代表的な例として、「Google Driveに見込み顧客一覧のファイルがアップロードされた際に、OCRでファイル内容を読み取ってAIが営業リストを作成し、その結果をSlackに通知する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Google Driveのマイアプリ登録】
検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補から選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomと連携するGoogleアカウントでログインしたら連携完了です！
※認証時にGoogle Driveへの権限を全て許可してください。
【Google スプレッドシートのマイアプリ登録】
先ほど同様に、検索窓でGoogle スプレッドシートを検索し、表示された候補からアプリを選択します。
Google Driveのマイアプリ登録と同じ手順で、Yoomと連携するGoogleアカウントを選択したら連携完了です！
※認証時に、Google スプレッドシートへの権限を全て許可してください。
【Slackのマイアプリ登録】
こちらも同じように検索窓にSlackと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
アクセス権限許可画面が表示されるので、Yoomと連携するチャンネルをプルダウンから選択しましょう。最後に「許可する」をクリックして、連携完了です！
※Slackのマイアプリ登録方法について、詳細はこちらをご参照ください。
ここから実際に、フローの設定を進めていきます。
簡単に設定できるようにテンプレートを利用しているので、下記のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、Google Driveの特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成された際に、フローボットが起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報がフローで使用するもので間違いないか確認しましょう。基本的には、ステップ1で連携した情報が反映されていますよ！
トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
次に、トリガーの起動間隔を、プルダウンメニューから選択します。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、迅速なデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択します。候補は連携しているアカウントに紐づいて表示されますよ！
ここで設定したフォルダ内にファイルがアップロード（もしくは、フォルダが作成）されると、フローボットが自動的に起動するようになるため、見込み顧客の一覧を管理しているフォルダを設定するようにしましょう。
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
先ほど「フォルダID」に設定したフォルダ内に、テスト用の見込み顧客一覧をアップロードしてください。
今回は下図のような一覧をアップロードしました！
アップロードが完了したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、「取得した値」に先ほどアップロードしたファイル情報が、アウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認したら、「保存する」をクリックして次のステップに進みましょう！
続いて、ステップ3で取得したファイル情報を使って、Google Driveにアップされた見込み顧客一覧をダウンロードする設定を行います。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
先ほど同様に、タイトルは必要に応じて変更しましょう。連携するアカウント情報は、ステップ3と同じものであるか確認してくださいね！
アクションは変更せず「ファイルをダウンロードする」のままにして、「次へ」をクリックしてください。
次に、「ファイルID」をアウトプットを使って設定します。
入力欄をクリックして表示される「取得した値」の「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」内にある、「ファイルID」を選択してください。
設定後は「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、テスト用にアップロードしたファイルのダウンロードボタンが表示されます。「ダウンロード」を押して、先ほどアップした見込み顧客一覧がダウンロードできていることを確認してみてくださいね！
確認したら「保存する」をクリックして、次の設定に進みます。
続いて、OCRを使って、ステップ4でダウンロードしたファイルから文字を読み取る設定をしていきます。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっています。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるため、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができます。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください。
タイトルは必要に応じて変更し、アクションを活用する業務内容に合わせて選択します。
デフォルトでは、「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が設定されていますが、下図の中から自由に設定できるので、活用シーンに合わせて選択してみてくださいね！
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
次に、詳細設定を下記のようにしていきます。
・ファイルの添付方法：Google Driveからダウンロードしたファイルを使うので、下図のように設定してください。
・抽出したい項目：ファイルから抽出したいテキストデータの項目を設定します。「会社名」や「担当者名」など、抽出したい項目をカンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回は「全文」を抽出して後続のフローで営業リストを作成していくので、下図のように設定しています。
・使用するAI：文字の読み取りに使用するAIを選択します。デフォルトではClaudeが設定されていますが、下図から自由に選択できるので、お好みで選択してください！
・言語：ファイルから文字を読み取る言語を設定します。日本語のファイルデータから文字を読み取る場合は「日本語」を設定し、英語の場合は「英語」を設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、「抽出したい項目」に設定した項目が、正しく抽出できていることを確認してみてくださいね！
確認後、「保存する」をクリックして次のステップに進みます。
続いて、生成AIを使ってテキストを自動生成する設定を行います。
ここでは見込み顧客一覧をもとに、営業リスト用のテキストデータを生成する設定していきますよ！
「テキストを生成する」をクリックしてください。
先ほどと同じようにタイトルは任意で編集し、アクションは生成したいテキストの文字数に合わせて選択しましょう。
デフォルトでは「テキストを生成｜1,000文字以内（5タスク）」が設定されていますよ！
活用する業務内容に合わせて、自由に設定してみてくださいね。
次に、生成AIへ送るプロンプトの設定をしていきます。
毎回同じテキストを使用する定型文と、見込み顧客一覧の情報を引用するアウトプットを使用して、活用する業務内容に合ったプロンプトを自由に設定してみましょう！
今回は下図のように設定してみました。
「言語」には、生成するテキストの言語を指定します。
特に指定がなければ、プロンプトの言語に合わせて生成されますよ！
活用シーンに合わせて英語などでもテキストを生成できるので、お好みで設定してみてください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、見込み顧客一覧を基に営業リスト用のテキストデータが生成されていることを確認しましょう。
※回答がイマイチだな…と感じた場合は、プロンプトを編集して再度試してみてくださいね！
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みましょう！
続いて、ステップ6で生成したテキストデータを使って、営業リストを発行する設定を行います。
設定を進める前に、こちらのヘルプページを参考にして、書類の雛形を作成しておいてくださいね！
今回は下図のように雛形を作成しています。
「書類を発行する」をクリックしてください。
タイトルを必要に応じて編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するものであるかを確認しましょう。
雛形書類の連携には、先ほど営業リストの雛形を作成したスプレッドシートを設定します。
「スプレッドシートのファイルID」の入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されるので、該当のものを選択してくださいね！
次に、発行後の書類についての設定です。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」には、作成した営業リストを格納するGoogle Driveのフォルダを設定します。こちらも入力欄をクリックすると候補が表示されるので、候補から該当のフォルダを選択しましょう。
「出力ファイル名」には、作成した営業リストのファイル名を設定します。
ここで設定したファイル名で、先ほど指定したGoogle Driveのフォルダに格納されるようになりますよ！
たとえば、日付のアウトプットを活用して下図のように設定すると、営業リストを発行した日付でファイル名を設定できます。
設定が完了したら「次へ」をクリックし、置換条件の設定に進みます。
先ほど作成した営業リストの雛形の{内容}の部分を、ステップ6で生成したテキストデータに置き換える設定をしていきますよ！
「置換対象の文字列」と「置換後の文字列」をそれぞれ下図のように設定してください。
設定完了後は「テスト」をクリックし、自動作成された営業リストが指定したGoogle Driveに格納されていることを確認しましょう。
「ファイル名」で指定した通りの名前で格納されていますね！
ファイルを開いて、ステップ6で生成したテキストデータを基に営業リストが作成されていることも確認してみましょう。
見込み顧客一覧のデータに基づいたテキストで、営業リストが作成されていますね！
確認したらYoomの画面に戻って「保存する」をクリックし、次の設定に進みます。
最後に、ステップ7で作成した営業リストをSlackに送信する設定を行います。
「ファイルを送る」をクリックしてください。
これまでと同じようにタイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報がフローで使用するものであるかを確認しましょう。アクションは「ファイルを送る」のままにして、「次へ」をクリックしてください。
次に、API接続設定です。
「チャンネルIDもしくはメンバーID」欄に、営業リストを送信するチャンネルを設定します。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されるので、候補から該当のチャンネルを選択してくださいね！
「メッセージ」には、ファイルを送信する際のメッセージを設定します。
空欄でも問題ないですが、「営業リストが作成されました。」等、自由に設定してみましょう！<@メンバーID>と記載することで、特定のメンバーにメンションをつけてメッセージを送信することも可能です。
「ファイルの添付方法」は、ステップ7で作成した営業リストを使用するので、下図のように設定してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックして、指定したSlackのチャンネルに、営業リストが届いていることを確認しましょう！
指定したメッセージで、ステップ7で作成された営業リストが届いていましたよ！
確認後はYoomの画面に戻って「保存する」をクリックし、設定完了です。
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が、「Google Driveに見込み顧客一覧のファイルがアップロードされた際に、OCRでファイル内容を読み取ってAIが営業リストを作成し、その結果をSlackに通知する」フローの作成手順でした！
OCR機能を活用することで、紙や画像ベースの情報をデジタルデータに変換し、さまざまな業務の自動化が実現できます。
Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCRで読み取りMicrosoft Excelに追加したり、DocuSignで契約が完了した書類を自動で読み取り、内容をMicrosoft Teamsに通知することができます。名刺データをAI-OCRで読み取ってGoogleスプレッドシートに保存したり、DropboxにアップロードされたファイルをOCRで処理してAirtableに転記することも可能です。
この記事では、「OCR機能を使って営業リストを自動作成し、チャットツールに通知する方法」について、プログラミング不要で実現する具体的な手順をご紹介しました。
OCRによって紙やPDFの情報をデジタル化し、そのまま営業リストとして整形・共有するプロセスは、手入力の手間を省くだけでなく、情報の取りこぼしや転記ミスを防ぐうえでも非常に有効です。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したOCR活用以外にも、営業や事務作業を効率化する多彩なテンプレートが豊富に用意されています。</span>ストレージやフォーム、チャットツールとの連携など、業務フローに合った自動化を柔軟に選べる点も魅力です。
「営業リストの作成に毎回時間がかかる」「スキャン書類の活用に困っている」「情報共有のスピードを上げたい」――そんな課題をお持ちの方は、まずはテンプレートを使って、その便利さをぜひ体感してみてください。
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